Pedoman Dokumen.Akreditasi Puskesmas dan Klinik .

7/14 Lampira
n

PEMERINTAH KABUPATEN GARUT

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS RKK
Jln. Proklamasi No. 07 No Tlp. ( 0262 ) 232670 Tarogong- Garut

KEBIJAKAN PUSKESMAS RKK

NOMOR: A/ II/Kb/ 6/ 14/ 005.

TENTANG

PENGENDALIAN DOKUMMEN PUSKESMAS.

Menimbang : a. bahwa pentingnya sistem pengendalian dokumen untuk memudahkan

didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian dalam
pelaksanaannya,
b. bahwa sebagi pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas,
baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi
Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas,

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan

Peraturan Peundang- undangan ( lembar Negara Republik Indonesia
Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembar Negara Nomor 2851) ;
2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah
( Lembar Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4437), sebagaimana telah
beberapa kali diubah, terahir dengan Undang-Undang Nomor 12
Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor
32 tahun 2004 Tentang Pemerintah Daerah ( Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2008, Tambahan Lembar Negara
Republik Indonesia Nomor 4844) ;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 79 tahun 2005 tentang Pedoman
Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah
Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/ Kota ( Lembaran
Negara Republik Indonesia tahun 2005 Nomor 165, Tambahan
Lembar Negara Republik Indonesia Nomor 4593
4. Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007
tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah,
Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten /
Kota ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82,
Tambahan Lembar Negara Republik Indonesia Nomor 4741 ) ;
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang
Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah;
6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 tentang Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah;
7. Kepmenkes nomor: 269/ Menkes/ Per / III/ 2008, Tentang Rekam
Medik;
8. Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 23 Tahun 2008 tentang
Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas Daerah Kabupaten
Garut ( Lembaran Daerah Kabupaten Garut Tahun 2008 Nomor 38),
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten
 Garut Nomor 6 Tahun 2009 tentang Perubahan Atas Peraturan
Daerah Kabupaten Garut Nomor 23 Tahun 2008 tentang
Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas Daerah Kabupaten
Garut ( Lembaran Daerah Kabupaten Garut Tahun 2009 Nomor 6 ) ;
9. Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 24 Tahun 2008 tentang
Pembentukan dan Susunan Organisasi Lembaga Teknis Daerah
Kabupaten Garut ( Lembaran Daerah Kabupaten Garut Tahun 2008
Nomor 39 ) ;
10. Peraturan Bupati Nomor 316 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Garut
11. Manajemen Kearsipan, Alamsyah, Gramedia Pustaka Utama,1995.
12. Sistem kearsipan, Manajemen Perkantorkan, Depkes.RI.2009.
13. Standar Akreditasi Puskesmas Kriteria 2.3.11. Elemen Penilaian 4,

MEMUTUSKAN

MENETAPKA : 1. Pengendalian dokumen Puskesmas RKK dengan sistem pengelolaan

N KEBIJAKAN dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun
penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran
maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan,
kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan
dokumen akreditasi Puskesmas,
3. Dokumen/ arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian masih
tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunit-
unit pelayanan,
4. Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang frekuensi pemakaiannya
sudah rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik
apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah.
5. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori,
disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap
Puskesmas.
6. Kelompok dokumen kelompok jenis- jenis dokumen/ rekaman
(contoh kelompok SPO),
Kesatu : PENGENDALIAN DOKUMEN AKREDITASI PUSKESMAS RKK
WAJIB MENTAATI SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN
YANG TELAH DITENTUKAN DIDALAM KEBIJAKAN
PENGENDALIAN DOKUMEN INI,

Kedua : Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai berikut:

A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
1. Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
a. Bab I, (A/I),
b. Bab II, (A/II),
c. Bab III, (A/ III),
2. Pelayanan Upaya kode : B,
a. Bab IV, (B/ IV),
b. Bab V, (B/ V),
 c. Bab VI, (B/ VI),
d. Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan upaya
(contoh upaya KIA= B/ KIA, upaya promkes = B/ Promkes,
dan lain- lain),
3. Pelayanan Klinis kode : C,
a. Bab VII, (C/ VII),
b. Bab VIII, (C/ VIII),
c. Bab IX, (C/ IX),
4. Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
5. Daftar tilik disingkat: Dt,
6. Kerangka Acuan disingkat: KA,
7. Surat Keputusan disingkat: SK,
8. Kebijakan disingkat: Kb,
9. Dokumen ekternal disingkat: Dek,
10. Manual Mutu disingkat MM.
11. Pedoman Mutu disingkat PM,
12. Audit Internal disingkat AI.
B. Penyimpanan Dokumen/ arsip.
1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan sekurang-
kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien
meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan,
kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan
jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas
harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap
resep harus diberi tanda:
a. Umum: resep umum,
b. Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi
kesehatan,
c. Gratis/ Jamkesmas/ Jamkesda/ Jamsostek/ Jampersal untuk
resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari
pembiayaan retribusi,
3. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/ arsip aturan Pemerintah Daerah
Kabupaten Kabupaten Garut,
4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing
kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen
(admen) menyimpan master dokumen semua kelompok
pelayanan dan program,
C. Sistem penomoran:
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah
Kabupaten Garut
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem
pengkodean yang telah ditentukan,
 3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean,
4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode dokumen,
Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen:
Contoh: B/ IV/SPO/ 6/ 13/ 005 (B: Kode pelayanan upaya, IV:
Bab IV, SPO: Standar Prosedur Operasional,6: bulan 6/ Januari ,
13 tahun 2015, 005: nomor urut SPO),

Ketiga : Kebijakan ini berlaku mulai diberlakukan kebijakan ini, dengan

ketentuan apabila ada kekeliruan akan dilakukan perubahan
sebagaimana mestinya.

Garut, 2 Januari 2015

Kepala Puskesmas RKK

Dr. RRK.
NIP. 1111111111
 LAMPIRAN : KEBIJAKAN PUSKESMAS
RKK
NOMOR: : A/ II/Kb/ 6/ 14/ 005.
FORMAT- FORMAT YANG DISTANDARKAN

1. Format Standar Prosedur Operasional, (SPO),

2. Format rekam klinis,

3. Format resep,

4. Format rujukan ekternal,

5. Format rujukan internal,

6. Format persetujuan tindakan (Inform Consent),

7. Format penolakan tindakan,

8. Format permintaan rujukan ekternal,

9. Format penolakan rujukan ekternal

10. Format permintaan pulang paksa,

11. Format penolakan pasien pulang,

Garut, 2 Januari 2015.

Kepala Puskesmas RKK

Dr. RKK
NIP. 1111111111