Sistema Unico de Información de Tramites SUIT

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
Repblica de Colombia

SISTEMA UNICO INFORMACION DE TRMITES - SUIT


Funcionamiento del SUIT

Entidades Pblicas
ENTIDAD 1 ENTIDAD 2
S. U. I. T WEB
INTERNET
ENTIDAD 3
Programa Gobierno en Linea

www.gobiernoenlinea.gov.co
Administrador de Trmites
DAFP
Registra trmite -SUITRevisa, valida y aprueba la publicacin de los trmites
Ciudadanos

Ingreso Repblica de Colombia www.suit.gobiernoenlinea.gov.co/admin
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SOLICITUD CLAVE ACCESO


Ingreso SUIT


Tareas pendientes - SUIT


MENU HERRAMIENTA


ENTIDAD INFORMACION GENERAL


ENTIDAD SEDES Y PUNTOS ATENCION


TRAMITES Y SERVICIOS


CONTENIDO HOJA DE VIDA DEL TRMITE

Informacin General Informacin trmite en qu consiste y nombre A quin va dirigido Clasificacin del trmite Lugares y Fechas Fecha o perodo especfico Lugar y horario trmite Pasos y Requisitos Requisitos trmites Documentos para el trmite Pasos de Inicio hasta la finalizacin Datos sobre pago trmite Cuentas bancarias pago trmite Pasos que se deben realizar al interior de la entidad para ejecutar el trmite Respuesta Dependencia, quien responde y medio de respuesta Seguimiento ciudadano Vigencia del trmite Normas y estadsticas Norma que regula trmite Estadstica Nmero trmites elaborados, proyectados, Duracin, Costos Tipo Racionalizacin del trmite


INGRESO INFORMACION AL SUIT


LUGARES Y FECHAS


PASOS Y REQUISITOS - requisitos


PASOS Y REQUISITOS -documentos


PASOS Y REQUISITOS -documentos


PASOS Y REQUISITOS pasos ciudadano


PASOS Y REQUISITOS - pasos internos entidad


RESPUESTA - dependencia, seguimiento


RESPUESTA - vigencia tramite


NORMAS Y ESTADISTICAS


NORMAS Y ESTADISTICAS


Componente permite Adjuntar documentos al Tramite o servicio en el ingreso informacin al SUIT


Como adjuntar archivo


Como adjuntar archivo


Como eliminar archivo adjunto


Aspectos importantes levantamiento informacin de tramites

1. 2. Realizar la evaluacin para obtener la clave y contrasea y proceder a registrar la informacin en el SUIT. Realizar conjuntamente con el lder o dueo del proceso y con el Administrador de Trmites, el inventario de los trmites y servicios de la entidad Levantar la informacin en los formatos en Excel de las Hojas de Vida de trmite/servicio Conjuntamente, con el Administrador de Trmites, deben validar la informacin registrada con los dueos del proceso Registrar la informacin en el SUIT
3. 4. 5.


Para tener en cuenta al ingreso de informacin

1.
Utilizar lenguaje ciudadano en el ingreso de informacin En lo posible evitar el uso de trminos tcnicos o en ingls La redaccin debe ser clara, concreta, precisa y sencilla Tener en cuenta las reglas ortogrficas Utilizar mayscula nicamente al inicio de un ttulo, oracin, frase Utilizar mayscula sostenida nicamente para enunciar siglas
2. 3. 4. 5. 6.


Aspectos importantes en ingreso informacin al SUIT


Nombre del trmite/servicio

1. Debe ser claro y conciso, como se tiene definido en la entidad (ej. Certificado judicial, impuesto predial). Tener como referencia el nombre del trmite como lo cita la norma que lo crea. En ningn caso puede corresponder a la accin del ciudadano frente a la entidad. Utilizar nombres cortos, concretos y precisos para que el usuario los pueda identificar con facilidad.
2.
3.


En qu consiste
De qu trata el trmite: Definir o describir el concepto tcnico del trmite/servicio. Ej. Impuesto predial: Como propietario, poseedor o usufructuario de predios ubicados en la jurisdiccin del Distrito Capital de Bogot (segn corresponda), debe declarar y pagar el impuesto Predial Unificado una vez al ao.


Lugares y Fechas
La informacin de sedes, direcciones, nmeros telefnicos y horarios de atencin debe ser registrada por el Administrador de Contenidos, previo al registro de la informacin del trmite/servicio. En el campo de sedes/puntos de atencin, en el item comentarios se debe registrar un horario especial para el trmite/servicio, en el evento que se requiera (Ej. apostilla y legalizaciones) y no volver a ingresar la informacin de direcciones y nmeros de telfono


Pasos y Requisitos
1. Realizar vnculos a documentos (ej formularios) para la interaccin en el SUIT Analizar pasos, requisitos y documentos desde el punto de vista de la ejecucin del trmite por parte del usuario Utilizar verbos en infinitivo para describir los pasos Enumerar los pasos de una manera secuencial y lgica Diferenciar pasos del usuario de los pasos al interior de la entidad
2.
3. 4. 5.


Normas
1. Realizar vnculos de las normas a la pgina Web de la entidad
2. 3.
Relacionar toda la normatividad que regula el trmite, comenzando por la Ley que lo crea El epgrafe se escribe a continuacin del nmero de la normatividad, teniendo en cuenta de no mencionar all los artculos, los cuales van en un campo diferente


Conclusiones
1. Responsabilidad y alto compromiso con el pas en la informacin contenida en el SUIT Asesorar y capacitar a Administradores de Trmites en la Poltica Antitrmites y SUIT Presentar evaluacin para obtener usuario y clave del SUIT Validar conformacin del Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea en las entidades Levantar inventario de trmites y servicios
2.
3. 4.
5.


ERRORES FRECUENTES REVISION DE TRAMITES INGRESADO EN EL SUIT


ERRORES FRECUENTES - REVISION DE TRAMITES

Falta revisin de ortografa, redaccin y signos de puntuacin. El nombre del trmite no est de acuerdo a la norma No hay claridad con la definicin del en que consiste Algunos trmites aplican a una persona especfica, sin embargo, seleccionan Todos Existe confusin entre lo que es un documento y un requisito. Exigen documentos y/o requisitos que no estn en la norma



No relacionan documento con requisito correctamente. No hay registro de todos los documentos que expresa la norma Los pasos que realiza el usuario no estn registrados en su totalidad y no estn No hay concordancia entre los pasos del usuario y los pasos al interior de la entidad. Existe confusin con la dependencia que resuelve el trmite. No definen exactamente cual es el resultado del trmite.



No hay claridad en la descripcin del medio para realizar seguimiento. No se registr la vigencia del trmite. No saben usar el campo de notas especiales. Se registro normatividad que no es la correspondiente al trmite. Algunos artculos registrados no corresponden al trmite. No se realiz el link correctamente, es decir, sobre el nmero de la normatividad.


ESTADOS TRAMITES Y SERVICIOS EN EL SUIT


ESTADO DEL TRMITE

Identificacin de Trmites
Es la relacin de la totalidad de trmites reportados por las entidades de la administracin pblica, que se pueden encontrar en cualquiera de las siguientes fases de desarrollo:
En edicin: La entidad est registrando la informacin del trmite y debe enviarla
para su aprobacin en el Departamento Administrativo Funcin Pblica.

Pendiente de Aprobacin: El trmite fue enviado por la entidad y el grupo de
trmites del Departamento Administrativo Funcin Pblica lo est revisando para su aprobacin y publicacin.
Corregir y complementar: El trmite debe ser ajustado por la entidad en algn
tem.
Pendiente de Actualizacin: El trmite esta siendo objeto de modificaciones
formales por parte de la entidad sin que se despublique del Portal.

Pendiente de Edicin: El trmite esta siendo objeto de modificaciones estructurales
por parte de la entidad y causa su despublicacin del Portal.

Publicado: el trmite se ajust a los lineamientos y se aprob su publicacin en el
Portal del Estado Colombiano.


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ACTUALIZACIN DE LA INFORMACIN DE LA ENTIDAD


EN CORRECCIN






ENVIAR PARA ACTUALIZACIN




VISUALIZACION DEL TRAMITE PORTAL DEL ESTADO COLOMBIANO PEC


PREVIEW TRAMITES ENQUE CONSISTE, PASOS, REQUISITOS


PREVIEW TRAMITES VIGENCIA, DOCUMETOS, PAGOS


PREVIEW TRAMITES NORMATIVIDAD


PREVIEW TRAMITES PUNTOS DE ATENCIN


Direccin: Carrera 6 No. 12- 62 Bogot PBX 3344080 86 Fax 3410515 Lnea Gratuita de atencin al cliente 018000917770 Tel: 5621811 - 5667637 - 5610397 3340037 PBX 3344080 Ext. 124, 172, 182 webmaster@dafp.gov.co

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