'CO-CREATIE IS EEN ANDERE MANIER VAN DENKEN'

CentriCitsoLUtionsJUni2011

Co-creatie is een andere manier van denken

Wie iets van co-creatie wil weten, kan niet om Andr Wierdsma heen. Hij promoveerde met Co-creatie van verandering, dat werd genomineerd als boek van het jaar door de Orde van organisatiedeskundigen en -adviseurs (OOA). De hoogleraar organiseren en co-creren aan de Nyenrode Business Universiteit heeft inmiddels meerdere boeken over het onderwerp geschreven en kan er bevlogen over spreken. Een gesprek met Andr Wierdsma neemt al snel de vorm van een college aan, doordat hij de basis van de co-creatie uitlegt en de uitleg met talrijke voorbeelden doorspekt. De kern: Co-creatie is een andere manier van denken. Een manier van denken waarmee je veel meer kunt bereiken dan met de traditionele manier van denken.
Als ik uit zou moeten leggen wat co-creatie is, kan ik heel simpel antwoorden. Het is de manier van samenwerken, waarin je accepteert dat je interafhankelijk bent, elkaar nodig hebt, en dat er verschillen zijn die je wederzijds respecteert, begint Andr Wierdsma met een definitie. Dat lijkt simpel, maar niet als je bedenkt dat de dominante denkstroom van management gebaseerd is op de gedachte dat er een beste manier is. Wij gaan uit van het principe meten is weten. Dat je weet wat de beste manier is als je iets goed bestudeerd hebt. Degene die het probleem of de materie het beste snapt, legt het uit en de anderen moeten het daarmee eens zijn. De fundamentele manier van denken is dat je met goed onderzoek achter de waarheid komt. We werken op basis van consensus en via communicatie overreden we elkaar. Dat is een essentile logica in onze manier van denken.

Co-Creatieiseenanderemaniervandenken
Door veel kennis en ervaring komen de veelweters boven in de organisatie te zitten. Dat is samengevat ongeveer 3.000 jaar cultuurgeschiedenis in denken. Degenen die aan de top staan beslissen -want die weten het meesten de rest voert het uit. Op deze structuur werkt bijvoorbeeld ook de overheid. Hirarchisch. een klein beetje water bij de wijn gedaan. Mensen zeggen niet wat ze denken en frustreren met hun handelen het proces. Bij co-creatie gaat het anders. Degene die 80 voorstelde denkt: Ik vind eigenlijk 80, maar we zijn via een goed gesprek op basis van uitwisseling van argumenten op 52 uitgekomen. We gaan handelen. Als blijkt dat 52 te weinig is, zal hij niet zijn gelijk vanaf de daken gaan schreeuwen, mede dankzij de goede discussie die er is geweest. Het besluit wordt genomen om de uitkomst bij te stellen naar 56. Hierdoor wordt zijn aandeel belangrijker. Er is handelend bewezen dat hij gelijk heeft. Dat is iets anders dan in de discussie vooraf je gelijk proberen te halen en dan te gaan handelen. Wierdsma stelt vervolgens dat overheidsorganisaties dit proces vaak niet toepassen en te traditioneel zijn. Managers weten het en de rest moet de uitvoering voor de rekening nemen. Strategie en uitvoering bij de overheid staan te weinig met elkaar in contact. Strategie zit hoog en uitvoering zit laag in de organisatie. Verkeerd. Want op het gebied van de uitvoering worden de strategische beslissingen ge-nomen. Essentieel is dat wanneer je in een dynamische omgeving kennis wilt vergaren, je niet kunt leren, want voor je het weet is de kennis alweer verouderd. In een dynamische organisatie moet je meedoen, je moet handelen om tot kennis te komen.

Een eigen werkelijkheid

Om deze manier van denken te kunnen doorbreken, wat volgens Wierdsma nodig is om tot enige vorm van co-creatie te komen, moet je volgens hem begrijpen hoe de mens denkt en hoe die de wereld om zich heen ziet. Je hebt de natuurwetenschap. De goede denkwijze daarbij is het uitsluiten. Het is het n of het ander. Je bent zwanger of niet. Een beetje zwanger is niet mogelijk. Maar in de sociale wetenschap ligt het anders. Daar is Yin Yang een betere manier van denken. De sociale werkelijkheid is niet de werkelijkheid die je in absolute tegenstellingen kunt formuleren. Iets is nooit helemaal goed of slecht. Uit sociaalwetenschappelijk onderzoek blijkt dat wij in contact staan met de werkelijkheid via onze eigen taal en eigen denkconstructen. Wij zien de wereld niet zoals die is, maar zoals wij die maken. Iemand die technisch georinteerd is, kijkt anders naar de wereld dan een econoom. Er is wel een werkelijkheid, maar de betekenis ervan creren wij zelf.

Eisen aan het proces

Er zijn wel eisen aan de co-creatieve manier om tot de beste oplossing te komen. Allereerst is de dialoog essentieel voor co-creatie. Bij een overleg heeft ieder een ander beeld. We onderhandelen met elkaar, waarbij iedereen laat zien wat hij ervan snapt. We moeten met elkaar een platform creren waarin we de bestaande verschillen herkennen en erkennen. Een tweede kwaliteitseis is dat in het proces van uiten van meningen en gevoelens de mensen elkaar serieus nemen. Het moet op een machtsvrije basis gebeuren. Bij een zorgvuldig proces, zonder uitsluiting van mensen, krijg je de beste beslissingsinhoud. Alle overwegingen zijn dan op tafel gekomen. Het is wel van belang dat er een tijdigheid aan dit proces verbonden is. En een derde eis is de acceptatie van een beslissing. Essentieel in mijn denken is dat we het niet eens moeten worden, maar met de verschillen moeten leren leven en met elkaar gaan handelen. Een jood, een christen en een moslim worden het nooit met elkaar eens over het hiernamaals. Dat hoeft ook niet als je een brug moet bouwen. Er moet een pragmatische instelling zijn.

Buitenwereld
Het proces van co-creatie levert een betekenis van de werkelijkheid op. De interne actoren gaan na een fatsoenlijk gesprek op tijdelijke basis handelen. Hierdoor kunnen ook externe partners hun inbreng in het proces hebben. In het oude model: eerst denken en dan doen. In mijn model: een beetje nadenken, dynamiek accepteren en door te handelen tot de waarheid komen. En de buitenwereld mee laten praten. Als ambtenaar kun je niet zeggen: Dit vindt de burger belangrijk. Probeer het uit, kijk wat de burger echt wil. Je kunt er lang over fantaseren, maar je moet het doen. Probeer het in twee gemeenten, zie wat er gebeurt en leer ervan. Dan haal je de buitenwereld binnen. Dat is belangrijk voor een succesvol project. Want de externe wereld heeft niets te maken met de psychologie van de interne wereld van de organisatie en de bazen. Het gaat de externen om de kwaliteit van de dienstverlening en om de hoogte van de prijs. De stem van de mensen, die geen belang hebben, is belangrijk, want die houdt de discussie scherp. Er is wel een verantwoordelijke in dit proces. Dat is degene die stelt dat je niet kunt blijven praten, maar dat je ook moet handelen. Anderen zullen die leider accepteren. Niet omdat hij het beter weet, maar omdat het gesprek zorgvuldig is geweest. Vaak zeggen mensen dat ze geen autoriteit meer accepteren. Maar dat is niet zo, dat doen mensen wel. Een goed voorbeeld is de Rijdende Rechter. Als je maar niet anoniem bent, je komt luisteren naar de mensen - als je dus een gezicht hebt dan accepteren ze ook je beslissing. Ook de overheid kan aan deze criteria voldoen. Dit is mijn beslissing en hier 2

Handelen
Andr Wierdsma geeft aan de hand van een voorbeeld aan wat de verschillen zijn tussen de manieren van denken en waarom je moet handelen om achter de beste oplossing te komen. Stel er zijn drie personen die iets bespreken. De eerste komt met 40, de tweede de baas met 60 en de derde met 80. Uiteindelijk wordt besloten dat het 52 moet zijn. In een bureau-cratische organisatie denkt de persoon die 80 voorstelde: 52 Is veel te weinig, ik doe het gewoon op mijn manier en vertel er niets over. Hij is overruled, want de baas wilde 60 en die heeft maar

Co-Creatieiseenanderemaniervandenken
zult u het mee moeten doen. De mensen zijn opgelucht dat het voorbij is, omdat het proces zorgvuldig is geweest. De overheid doet het als autoriteit beter door het volk naar binnen te halen en mee te laten praten. Vooral als je maatregelen neemt die mensen raken. Dan moet je met die mensen in gesprek gaan.

Overheid
De vraag is of bij de overheid de verandering in denken al in gang is gezet. We hebben al geconstateerd dat bij de overheid beleidsvoorbereiding vaak gescheiden is van beleidsuitvoering. Dan is het al lastiger om te veranderen. Hoe kan het dat jij in je ivoren toren het weet? Ga met de mensen praten die aan het loket werken. De Tweede Kamer neemt beslissingen zonder enige kennis en respect voor de consequenties. De verandering van een wetje of aanpassing van de regels betekent nieuwe instructies voor al het baliepersoneel en aanpassing van de systemen. Het kost miljoenen en miljoenen. Daar staan ze niet bij stil, want dat hoort bij de uitvoering. Het is wisselend hoe de overheid ermee omgaat. Veel grootschalige organisaties en bedrijven hebben moeite om dergelijke ontwikkelingen bij te houden. Waar het bijvoorbeeld wel duidelijk werkt zijn bedrijven in softwareontwikkeling. Die blijven niet oeverloos praten, maar gaan aan de slag met goede ideen. De directeur moet de voorwaarden scheppen om te kunnen werken, maar de programmeurs hebben de oplossingen. Het is volgens Wierdsma niet zo dat een partij co-creatie kan afdwingen. Het is naar zijn idee wel noodzakelijk om de kloof tussen overheid en burger te dichten. Co-creatie is volgens mij een voorwaarde om zaken voor elkaar te krijgen, want als partijen die noodzakelijkerwijs samen moeten niet verbonden raken, gaat het niet werken. Als de overheid en burger niet gekoppeld worden, zijn de beslissingen niet geworteld en de consequenties niet te overzien. Het gaat om de denkwijze, het proces. Er mag natuurlijk wel een partij zijn die het voortouw neemt. Hoogleraar In t Veld heeft een keer gezegd dat wanneer je bij de overheid iets voor elkaar wilt krijgen, dat alleen lukt als geloofwaardige figuren van verschillende partijen met elkaar een bondje maken. Zij spreken af: Wij gaan het gewoon regelen. Dan ontstaat er een netwerk van personen die begrijpen dat het probleem opgelost moet worden. Er mag dan een voortrekker zijn, maar ze weten dat ze elkaar nodig hebben. Co-creatie is voor mij dus duidelijk niet de inspraakrondes bij de overheid waar telkens dezelfde veertig opgewonden standjes binnenkomen.

Andr WierdsmA Andreas Franciscus Maria (Andr) Wierdsma is een Nederlands bedrijfskundige en hoogleraar Organiseren en co-creren aan de Nyenrode Business Universiteit. Daarnaast is Wierdsma verbonden als hoogleraar Management and organisation aan CEIBS (China Europe International Business School in Shanghai), waar hij tweemaal per jaar lesgeeft. Wierdsma studeerde bedrijfskunde aan de universiteit Nyenrode en organisatie- en klinische psychologie aan de Vrije universiteit van Amsterdam. Sinds 1978 werkt hij als docent aan de universiteit Nyenrode. Hij is een van de oprichters van het Executive Management Development Center (EMDC) Meer dan 25 jaar ervaring op het grensvlak van management- en organisatieontwikkeling. Sinds 1999 is hij hoogleraar. De onderzoeksinteresse van Wierdsma liggen op het gebied van interculturele communicatie, complexe besluitvorming, de lerende organisatie, leiderschap en verandermanagement. In zijn oratie uit 1999 breekt Wierdsma een lans voor het stakeholdersmodel in plaats van het shareholdersmodel. Te vaak zijn bedrijven nog eenzijdig gericht op het creren van korte termijn shareholder value. Medewerkers zijn dan resources waar je op kunt bezuinigen. Opleiden is dan kosten maken in plaats van investeren. De waarde van werknemers en een cultuur van respectvol samenwerken staan helaas niet op de balans. Zijn laatste boeken zijn Co-creatie van veranderingen (1999, promotie). Leidinggeven aan co-crerend veranderen (2001, oratie) en samen met Joop Swieringa Lerend organiseren en veranderen (2011).

Centric IT Solutions Antwerpseweg 8 2803 PB Gouda P.O. Box 338 2800 AH Gouda T +31 182 34 57 01 F +31 182 34 50 01 E info.pss@centric.eu

OVERHEID MOET ANTICIPEREN OP UITWISSELING VAN INFORMATIE

centric it sOlutiOns Juni 2011

Overheid moet anticiperen op uitwisseling van informatie

De Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) presenteerde 15 maart het rapport over de iOverheid. Het Kabinet zal er dit najaar op reageren. Hoogleraar Corien Prins stelde samen met haar staf het rapport op. Enkele conclusies zijn: de overheid denkt nog vanuit de eOverheid, terwijl er sprake is van een iOverheid (zie kader) en de uitwisseling van informatie enigzins reguleren door het opzetten van een iAuthoriteit en een iPlatform. Maar eerst moet de overheid zich bewust zijn van de vernetwerkte informatiestromen die het handelen van de overheid bepalen. Corien Prins legt uit.
Volgens het rapport denkt de overheid nog te veel in termen van techniek en niet in termen van informatiestromen. Kunt u dat uitleggen? Ja, dat kan aan de hand van diverse discussies in de Tweede Kamer. Daar gaat het over een bepaalde applicatie, bijvoorbeeld het elektronisch patintendossier (EPD) of de OV-chipkaart. Die worden los bediscussieerd, vooral vanuit het standpunt wat technologie mogelijk maakt. Met de OV-chipkaart kun je makkelijk reizigers vervoeren en met het EPD kun je levens redden. Maar wat je ziet als die applicaties eenmaal gebruikt worden, is dat ze een schat aan informatie genereren en de belangrijkste motivatie voor het gebruik en de verdere uitbouw van de applicatie het genereren van informatie wordt. Informatie die vervolgens weer met andere organisaties

Overheid mOet anticiperen Op uitwisseling van infOrmatie

is te delen. Er wordt echter niet gedebatteerd over alle complexe informatiestromen die tussen applicaties en organisaties ontstaan. Bovendien wordt informatie steeds vaker uitgewisseld over de grenzen van beleidsterreinen heen. Bijvoorbeeld informatie die wordt verzameld op het gebied van dienstverlening, wordt gebruik bij controles. De overheid heeft onvoldoende besef van de vernetwerkte informatie-overheid en discussieert dus ook niet over de grenzen van deze ontwikkeling. U spreekt over het ontstaan van een iOverheid, terwijl we nog denken vanuit de eOverheid. Is het problematisch als beleid en politiek niet inspringen op die verschuiving? En van de redenen dat we menen dat de overheid kwetsbaar wordt heeft te maken met de risicos voor de kwaliteit van informatie. Ik kan dat het beste uitleggen met het bekende spel een verhaal aan elkaar doorgeven. Ik vertel jou een verhaal in je oor, jij vertelt het weer door en als het verhaal weer bij mij terugkomt, is het een heel ander verhaal geworden. Dat zie je bij informatie die in netwerken wordt doorgegeven in principe ook als een potentieel risico. Want als ik informatie verzamel, zit het vaak in een context. Ik weet iets over die burger en waarom de informatie bij zijn omstandigheden hoort. Maar als die informatie wordt hergebruikt voor andere doeleinden, is de informatie uit de context gehaald. En dat heeft weer mogelijke gevolgen voor de kwaliteit van de informatie. Een ander punt is dat de overheid eindeloos informatie blijft verzamelen en nauwelijks informatie weggooit. Bijvoorbeeld de politie stelt dat de informatie altijd nog eens van pas kan komen. Maar na acht jaar kan informatie verouderd zijn en dus kwalitatief ook niet meer in orde zijn. Verder spreken we als het gaat om de inzet van ICT door de overheid vaak over risicos van beveiliging. Lekken in termen van privacyschending en dus risicos voor de burgers. Maar we praten nauwelijks over risicos voor de overheid. Informatie is een heel belangrijke bron geworden voor de overheid om beleid mee te voeren, maar een goede discussie over de randvoorwaarden voor de kwaliteit van dat instrument en over de kwaliteitsgaranties ontbreekt. Hoe moet de overheid het beleid aanpassen, want de digitalisering gaat verder? Het gaat inderdaad door. Wij zeggen ook heel duidelijk dat het rapport niet beoogt digitalisering een halt toe te roepen. De digitale overheid is er en er liggen absoluut ook kansen. Alleen is er wel heel veel vertrouwen in technologie en in informatie. Wij zeggen dat je aandacht moet hebben voor de technologie, maar ook voor de grondstof: de informatie en de kwaliteit daarvan. Is er bij het verzamelen van informatie een spanningsveld tussen burger en overheid op het gebied van de privacy? Er is sprake van een aantal factoren. De iOverheid is ontstaan onder de politieke radar. De politiek spreekt er dus niet over, er wordt ook niet op gestuurd en er wordt al helemaal niet gezegd; dit doen we niet. Dat is iets anders dan de voortgang van de technologie tegenhou2 den, maar misschien moet je af en toe ook eens zeggen dat een bepaalde koppeling niet gewenst is. Een goed voorbeeld is het schietincident in Alphen aan de Rijn. De politie stelde dat zij over de informatie van de GGZ zou moeten beschikken. Dus de politie wil inzicht in de databank van de GGZ. Moeten we in deze wens meegaan? Bovendien zijn hier ook alternatieven te bedenken. Bijvoorbeeld: de politie mag de GGZ bellen en vragen of de persoon een dossier heeft. Alleen een ja of nee moet voldoende zijn als antwoord. Dat maakt een stuk minder inbreuk op de privacy. Dus de discussie is er niet. Denkt u dat die er wel gaat komen? We hebben meer dan tweehonderd gesprekken gevoerd met mensen binnen de overheid over dit onderwerp. Een groot aantal van die mensen, die betrokken zijn bij beleid of wetgeving, worstelen zelf ook met vragen. Moeten we dit willen? Wat zijn de randvoorwaarden? Waar houdt het op? Wanneer vergeten we ooit iets? Wanneer gooien we iets weg? Het is niet zo dat we maar wat doen, maar er ontbreekt een debat en daarmee een visie. De combinatie van gegevensstromen is complex. Ook mensen die verantwoordelijk zijn voor beleid hebben geen zicht op het bredere plaatje. Zij zien veelal alleen de applicatie waar zij zelf de verantwoordelijkheid voor hebben. Zij zien niet wat de applicatie betekent in het grotere geheel. We doen dan ook niet alleen inhoudelijke maar ook een aantal institutionele aanbevelingen. Zoals een Commissie voor de iOverheid, die ervoor zorgt dat het bredere plaatje van informatiestromen in beeld komt en ontwikkelingen tijdig worden gesignaleerd. Moet hiervoor wet- en regelgeving komen en kan de overheid de informatie nog wel beschermen? Dat informatie soms op straat komt te liggen is een realiteit, omdat het niet altijd is te vermijden. Kijk naar wikileaks. Daar moet je oog voor hebben. Vanuit de samenleving wil je een zo goed mogelijke beveiliging, maar die is nooit optimaal. Vanwege bepaalde kwetsbaarheden zouden we dus soms kunnen en moeten zeggen dit doen we niet, want de risicos zijn voor zowel burgers als de overheid te groot. Het rapport concludeert ook dat je soms grenzen moet stellen. We spreken over drie waarschuwingsvlaggen. Is er sprake van n van deze drie dan heeft de overheid na te denken over mogelijke en wenselijke grenzen. De eerste vlag is van toepassing wanneer gegevens worden vernetwerkt. De tweede bij pro-actief in beeld krijgen van burgers, dus bij het maken van profielen zoals een type kind of belastingbetaler en de derde bij het samenstellen en verrijken van informatie. Is er wel een vorm van controle en kan ICT hier een rol in spelen? Er is wel enige controle, want de overheid is natuurlijk grotendeels semi-gesloten. Dat is anders dan informatie op het internet, die veelal vrij toegankelijk is. Vanuit die semi-geslotenheid kun je sturen. Alleen moet je als overheid oppassen dat je niet zo voortvarend en zonder besef blijft koppelen en je uiteindelijk een open

Overheid mOet anticiperen Op uitwisseling van infOrmatie

omgeving wordt. Je moet alert zijn dat je niet een internetstructuur aanneemt bij de informatiestromen, waarbij alles open is. Is er druk op de overheid om opener te worden, bijvoorbeeld van Europa? Je ziet duidelijk een druk vanuit Europa dat instellingen informatie delen met andere instellingen. Kijk naar de uitwisseling van bankgegevens. Wij zeggen in het rapport dat beleid en politiek eerder oog moeten hebben voor de plannen die vanuit Europa komen en de betekenis voor de bestaande situatie, zodat je vooraf kunt sturen. Europa is niet ineens een gegeven dat over je heen komt. Nee, daar ben je bij. Er wordt gesteld dat ICT een neutraal instrument is. Kan de overheid volgens u nog wel neutraal zijn ten opzichte van deze ontwikkeling? Nee, volgens ons niet. In de politieke discussie wordt ICT veelal als een tool gezien. Zo van vroeger deden we het op papier, nu digitaal, maar in feite verandert er niets. Maar als je bijvoorbeeld kijkt naar het pro-actief sturen op risicokinderen. Dat was nooit mogelijk geweest zonder ICT. Dus het simpele feit dat je ICT in handen hebt gekregen, betekent dat je nieuwe doelen kunt realiseren en daarmee is het dus niet neutraal. Je kunt andere keuzes in je beleid maken. Dat kan zowel positief als negatief zijn. Een positief voorbeeld is de uitwisseling van informatie die nodig is om het hele systeem van toeslagen te realiseren. Dat we kunnen zien welke mensen ondersteuning nodig hebben. Dat is zo detaillistisch en nooit te realiseren voor 16 miljoen burgers als er geen ICT was. Kortom, ICT is meer dan een tool. Het biedt nieuwe beleidsopties. Jullie hebben voor de sturing drie aanbevelingen gedaan, denkt u dat die worden overgenomen? Belangrijk is om duidelijk te maken dat we drie institutionele aanbevelingen doen, een commissie, een iPlatform en een iAuthoriteit. Maar we stellen niet drie nieuwe organisaties voor. Met andere woorden het gaat ons niet om het oprichten van nieuwe instanties, maar om het beleggen van functies en dat zou net zo goed bij bestaande organisaties kunnen. Bijvoorbeeld bij het College Bescherming Persoons-gegevens die de functie van de iAuthoriteit voor burgers ter hand zou kunnen nemen. Burgers die verstrikt zijn geraakt in de vernetwerkte informatiestromen, bijvoorbeeld omdat alle organisaties maar oude gegevens blijven rondpompen. Instanties wijzen nu naar elkaar, omdat zij gegevens soms niet zomaar kunnen wissen omdat ze die van een andere instanties hebben ontvangen. Zon iAuthoriteit kan optreden en met doorzettingsmacht verantwoordelijkheid beleggen en afdwingen dat de informatie veranderd moet worden. Maar wordt er gehoor aan gegeven? Dat moeten we afwachten. Op WRR-rapporten heeft het kabinet te reageren. De reactie op dit rapport komt waarschijnlijk in het najaar. En naar aanleiding daarvan vindt er mogelijk een debat plaats in de Tweede Kamer. 3 En dan is het de vraag of men dit wel of niet gaat opvolgen. Dat is nu moeilijk te zeggen. Maar los van de politieke reactie lijkt de analyse van het rapport op onderdelen wel te worden opgepakt. Wij constateren bijvoorbeeld dat er een groeiende kloof is tussen beleid en uitvoering als het gaat om de inzet van ICT. Applicaties worden bedacht op de tekentafel als beleid en als ze klaar zijn, mag de uitvoering ermee aan de slag. Maar de uitvoering heeft in veel gevallen nauwelijks mee mogen praten over de inhoud. Dus die krijgen een systeem waar ze lang niet altijd alles mee kunnen, zelfs de uitvoering van de wet met behulp van applicaties lukt soms niet. Dan krijg je van die miljoenenmislukkingen. We stellen als aanbeveling in het rapport dat de overheid veel meer moet doen aan goed opdrachtgeverschap. Dat betekent meer kennis in huis hebben op het snijvlak van technologie, beleid en uitvoering. De overheid moet niet alleen inzetten op de puur technische kennis. Het gaat juist om kennis op het snijvlak van beleid, uitvoering, technologie en informatie. U stelt ook dat de transparantie van iOverheid moet worden vergroot. Ja, daarom ook de aanbeveling van een i-Platform. Niet twintig verschillende digitale loketten langs moeten lopen om je gegevens te veranderen dan wel te achterhalen. Mijnoverheid.nl, mijnbelasting.nl, mijnuwv.nl, noem maar op. Waarom niet de n-loket-gedachte, zoals die ooit bij de eOverheid is bedacht, ook voor transparantie, via mijnoverheid.nl. Cruciaal voor de privacybescherming, maar ook voor de bijdrage van burgers aan de kwaliteit van de overheidsinformatiehuishouding. Geef burgers inzage in hun gegevens. Zij weten het beste wanneer gegevens niet meer kloppen. Corien Prins Prof. mr. J.E.J. (Corien) Prins is sinds 1994 hoogleraar recht en informatisering aan de Universiteit van Tilburg. In deze functie is zij verbonden aan het Tilburg Institute for Law Technology and Society (TILT). Sinds 1 januari 2008 is zij lid van de WRR. Corien Prins studeerde aan de Universiteit Leiden rechtsgeleerdheid alsmede Slavische taal- en letterkunde en was eerder werkzaam bij de afdeling recht en informatica van de Universiteit Leiden. Na haar promotie in Leiden in 1991, verbleef ze in 1993 als visiting professor aan the Hasting Law School in San Francisco. Prins is lid van de Koninklijke Academie van Wetenschappen en onder meer redacteur van het Nederlands Juristenblad. Onder haar leiding zijn de afgelopen jaren diverse rapporten verschenen over reguleringsaspecten van nieuwe technologie.

De WetensChaPPelijke raaD voor het regeringsbeleiD De Wetenschappelijk Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) is een onafhankelijk adviesorgaan voor de Nederlandse regering. De WRR geeft de regering gevraagd en ongevraagd advies over onderwerpen

Overheid mOet anticiperen Op uitwisseling van infOrmatie

vanuit een langetermijnperspectief. Deze onderwerpen zijn sectoroverstijgend en hebben betrekking op maatschappelijke vraagstukken waarmee de regering in de toekomst te maken kan krijgen. De WRR-adviezen krijgen hun weerslag in openbare rapporten, die zowel een probleem-stellend als en adviserend karakter kunnen hebben. De WRR bestaat uit zeven raadsleden met hun stafleden. Corien Prins is als raadslid verantwoordelijk voor het rapport over de iOverheid. van eoverheiD naar ioverheiD De alomtegenwoordige inzet van ICT door de overheid heeft ervoor gezorgd dat deze niet langer meer als een eOverheid, gericht op dienstverlening en gebruikmakend van techniek, kan worden gekarakteriseerd. In de dagelijkse praktijk is veeleer een iOverheid ontstaan, gekenmerkt door informatiestromen en -netwerken en gericht op niet alleen dienstverlening, maar ook controle en zorg. Deze iOverheid brengt vergaande veranderingen in de relatie tussen burgers en overheden met zich mee. Alhoewel deze iOverheid in de praktijk van beleid en uitvoering heel concreet is en daarmee rele gevolgen heeft, is ze nog nauwelijks op de politiek-bestuurlijke radar verschenen. Vanuit deze constatering bepleit dit rapport het verankeren van het besef een iOverheid te zijn als een centrale opdracht en doet het een reeks inhoudelijke en institutionele aanbevelingen om de noodzakelijke paradigmawisseling van eOverheid naar iOverheid in goede banen te leiden. (bron: www.ioverheid.nu) Centric IT Solutions Antwerpseweg 8 2803 PB Gouda P.O. Box 338 2800 AH Gouda T +31 182 34 57 01 F +31 182 34 50 01 E info.pss@centric.eu

Regionale uitvoeringsdiensten
Samen onderweg naar een betere samenwerking

Versie: Datum: Auteur: Afdeling:

1.0 16 augustus 2011 Niels van der Kolk Belasting & Vastgoed

Inhoudsopgave

Regionale uitvoeringsdiensten 1.1 Waarom regionale uitvoeringsdiensten?

3 3

Drie modellen 2.1 Het centrale model 2.2 Het decentrale model 2.3 Het netcentrisch model

4 4 5 6

De toekomstverwachting 3.1 Flexibiliteit vereist 3.2 Een model kiezen: een groeipad 3.3 Financieel aantrekkelijk 3.4 Uitbreiding van de mogelijkheden

7 7 7 8 8

Waarom Centric?

10

Copyright 2011, Centric Holding

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopien, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Centric Holding.

Regionale uitvoeringsdiensten

Op dit moment zijn verschillende organisaties bezig met het oprichten van regionale uitvoeringsdiensten (RUD's). De eerste RUD's zijn inmiddels gevormd. Centric volgt de ontwikkelingen op de voet en zet haar expertise in om uitvoeringsdiensten te ondersteunen. In dit artikel gaan we kort in op de aanleiding van het oprichten van de RUD's. Daarna bespreken wij de drie mogelijke verschijningsvormen van deze RUD's en de gevolgen van deze verschijningsvormen voor uw ICT-infrastructuur. Ten slotte geven wij onze visie op de regionale uitvoeringsdiensten.

1.1

Waarom regionale uitvoeringsdiensten?

De belangrijkste reden voor het oprichten van regionale uitvoeringsdiensten is de verbetering van de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Expertise op Wabo- en milieugebied is schaars of duur. Hierdoor hebben niet alle organisaties deze expertise zelf in huis. Daarom is regionale samenwerking wenselijk. Op dit moment zijn ongeveer 500 instanties betrokken bij omgevingsregels, toezicht en handhaving. De samenwerking tussen de verschillende instanties verloopt moeizaam. De komst van de RUD's moet deze samenwerking verbeteren. Deze samenwerking voor vergunningverlening, toezicht en handhaving is niet nieuw. Verschillende gemeenten hebben bijvoorbeeld al taken belegd bij een milieudienst. Met de komst van de regionale uitvoeringsdiensten krijgt deze regionale samenwerking een wettelijke impuls.

Drie modellen

Het aansluiten bij regionale uitvoeringsdiensten heeft grote consequenties voor uw organisatie en voor uw ICT-infrastructuur. In bijna alle situaties zal de RUD een aantal taken van gemeenten, provincies en waterschappen overnemen, terwijl een deel van de taken bij de organisaties achterblijven. Zo zal bijvoorbeeld een gemeente bij een aanvraag voor een omgevingsvergunning zelf het bouwaspect behandelen, terwijl de RUD het milieuaspect behandeld. De minister heeft aan provincies gevraagd om een leidende rol te nemen bij de oprichting van RUD's. Doordat er niet n model vanuit het ministerie van Milieu en Infrastructuur wordt opgelegd, ontstaan de uitvoeringsdiensten in verschillende vormen. Er ontstaan voor de ICTinfrastructuur drie hoofdvormen: Het centrale model Het decentrale model Het netcentrisch model1

2.1

Het centrale model

In het centrale model werken de regionale uitvoeringsdienst en alle aangesloten organisaties centraal met hetzelfde systeem.

Gemeente

RUD
Provincie Waterschap

Het voordeel van het centrale model is dat informatie n keer wordt opgeslagen. Alle organisaties gebruiken de actuele gegevens. Er is geen synchronisatie nodig. Met regionale autorisatie zorgt u dat organisaties alleen toegang hebben tot gegevens uit hun verzorgingsgebied. De RUD behoudt het overzicht over het volledige verzorgingsgebied.
1

Gebaseerd op het boek van Ben van Lier Luhmann ontmoet the matrix, zie ook het proefschrift.

De RUD houdt eenvoudig het overzicht, doordat de gegevens van het hele verzorgingsgebied in een database beschikbaar zijn. Hierdoor kan de RUD bijvoorbeeld eenvoudig rapportages over het volledige verzorgingsgebied maken. Een nadeel van het centrale model is dat de gegevens van de verschillende organisaties moeten worden samengevoegd in n systeem. Dit betekent een uitgebreid implementatietraject met meerdere conversies. Het centrale model is niet nieuw. Verschillende milieudiensten gebruiken nu al Centric-software met het centrale model om de gegevens van alle aangesloten gemeenten te beheren.

2.2

Het decentrale model

In het decentrale model behoudt elke organisatie zijn eigen systeem. De regionale uitvoeringsdienst werkt in de systemen van de verschillende organisaties.

Gemeente

RUD
Provincie Waterschap

Een voordeel van het decentrale model is dat dit model direct is in te voeren. De gemeenten geven de medewerkers van de regionale uitvoeringsdienst toegang tot hun systeem. De medewerkers van de RUD kunnen direct aan de slag. Voor het decentrale model is geen nieuwe software nodig en zijn er geen conversies nodig. Een nadeel van het decentrale model is dat de gegevens van alle aangesloten organisaties los staan. Hiermee wordt het lastig om het overzicht te houden over het gehele verzorgingsgebied van de regionale uitvoeringsdienst. Ook zullen verschillende organisaties verschillende softwarepakketten gebruiken. In dit geval moeten medewerkers van de uitvoeringsdienst met verschillende systemen leren werken.

2.3

Het netcentrisch model

In het netcentrisch model gebruikt de regionale uitvoeringsdienst een eigen systeem. Alle aangesloten organisaties behouden hun eigen systeem. De verschillende systemen wisselen gegevens uit op basis van open standaarden, zodat alle organisaties beschikken over de actuele gegevens en gegevens slechts n keer worden uitgevraagd. Gemeenten hebben bijvoorbeeld alleen gegevens uit hun verzorgingsgebied en de uitvoeringsdienst heeft gegevens van alle aangesloten organisaties. Wanneer een aangesloten organisatie of de uitvoeringsdienst een mutatie doorvoert, worden de wijzigingen automatisch uitgewisseld.

Gemeente

RUD
Provincie Waterschap

Een voordeel van het netcentrisch model is dat iedere organisatie autonoom blijft. Zij kunnen bestaande oplossingen blijven gebruiken of gefaseerd vervangen. Bestaande koppelingen binnen die organisaties met bijvoorbeeld het zakensysteem of het documentmanagementsysteem blijven werken. Het uitwisselen van gegevens verloopt via berichtenverkeer op basis van open standaarden, waardoor er geen conversies nodig zijn. In deze opzet kunnen samenwerkingen tussen organisaties eenvoudig worden opgezet en gewijzigd. Het is een flexibele manier van werken en ook de wijzigingen voor de medewerkers blijven beperkt. Met dit model beperk je grote veranderingstrajecten en onzekerheid. Om gegevens uit te wisselen tussen de verschillende systemen, is er een standaard uitwisselingsformaat nodig. Alleen met een standaard uitwisselingsformaat weet u zeker dat u alle systemen aan elkaar kunt koppelen en dat u werkelijk autonoom blijft. Centric werkt op dit moment samen met andere partijen aan een open standaard. Wij pleiten ervoor dat deze open standaard een landelijke standaard wordt.

De toekomstverwachting

Wij verwachten dat de regionale uitvoeringsdiensten ontstaan in alle drie de vormen. Daarnaast ontstaan er ook tussenvormen. Zo zullen er organisaties binnen een regio zijn die alle Wabo-taken bij de RUD onderbrengen. Deze organisaties werken bijvoorbeeld via het centrale model. Andere organisaties binnen hetzelfde verzorgingsgebied, zullen slechts een deel van hun taken bij de RUD onderbrengen. Deze organisaties gaan dan werken volgens het netcentrisch model. Centric levert voor vergunningen, toezicht en handhaven Key2Vergunningen. Door de flexibele opzet, de zelf in te richten workflow en de servicelaag voor koppelingen, ondersteunt Key2Vergunningen alle verschijningsvormen. Wij verwachten dat de meeste organisaties uiteindelijk naar het centrale model toegroeien, maar op korte termijn biedt een netcentrische aanpak de grootste kans op succes.

3.1

Flexibiliteit vereist

Verschillende organisaties hebben verschillende behoeftes. Elke organisatie heeft eigen eisen aan bijvoorbeeld brieven en toetsing. Daarbij komt dat de ene organisatie slechts een deel van haar taken bij de RUD onderbrengt (basispakket), terwijl de andere organisatie al haar Wabo-taken bij de RUD onderbrengt. Door deze verscheidenheid aan taken en door de verschillende eisen, moet de RUD flexibel zijn. De regionale uitvoeringsdienst moet zowel flexibel zijn in de taken die zij ondersteunt, als in de procedures die zij uitvoert. Een RUD kan alleen werken met een systeem die deze flexibiliteit ondersteund. Zo moeten er voor elke organisatie bijvoorbeeld andere briefsjablonen worden gebruikt. Ook moeten specifieke wensen en eisen uit het werkproces gewoon door de workflow worden ondersteund. Door de schaalbaarheid en flexibiliteit van Key2Vergunningen, is Key2Vergunningen de ideale oplossing voor elke uitvoeringsdienst.

3.2

Een model kiezen: een groeipad

Welk ICT-model voor u het beste is, hangt af van het samenwerkingsmodel waar u zich bij aansluit en de taken die u onderbrengt bij de RUD. Organisaties gaan steeds intensiever met de RUD samenwerken en brengen steeds meer taken onder bij de RUD. Wellicht komt het zelfs zo ver dat uiteindelijk de RUD zoveel taken overneemt dat een centraal model het meest effectief is. We zijn echter ook reel: Het is onwaarschijnlijk dat alle organisaties in 2013 al klaar zijn voor een volledig centraal model. Op dit moment hebben gemeenten, provincies en milieudiensten hun eigen oplossing. Veel organisaties hebben met de komst van de Wabo genvesteerd in ICT. Vanzelfsprekend wilt u deze investering behouden en wilt u deze investering gebruiken als basis voor uw RUD-oplossing. Bij ons is dat mogelijk. Daarom ondersteunen onze oplossingen alle uitvoeringsvormen van de RUD. Om zoveel mogelijk rendement te halen uit uw investeringen, adviseren wij om te beginnen met het netcentrisch model. Zo haalt u het maximale uit bijvoorbeeld bestaande Wabo-investeringen en voorkomt u grote verandertrajecten in uw organisatie. Met slechts n koppelvlak werkt u direct volledig geautomatiseerd samen met de regionale uitvoeringsdienst en andere partners. Door het

gebruik van standaarden maakt het niet uit welke software u gebruikt. U werkt dan samen met de RUD zonder dat er grote investeringen nodig zijn. Binnen het netcentrisch model heeft de RUD toegang tot alle relevante gegevens. Hiermee kan de RUD al zijn taken uitvoeren. Ook brengt u eenvoudig extra taken onder bij de RUD. De RUD hoeft alleen een paar extra gegevens uit te wisselen. Niet voor niets adviseren het IPO en het ICTU allebei het netcentrisch model. Vanuit dit model is het eenvoudig mogelijk door te groeien naar het centrale model.

3.3

Financieel aantrekkelijk

Wanneer u kiest voor een bepaald model, wilt u natuurlijk zo min mogelijk kosten voor de implementatie. Als u voor onze oplossingen kiest dan hoeft u geen extra licenties af te nemen. U kunt uw bestaande licenties, of delen daarvan, inbrengen in uw RUD-situatie. De licenties of delen van de licenties zijn overdraagbaar. De investeringen die u al hebt gemaakt, blijven behouden.

3.4

Uitbreiding van de mogelijkheden

Om de verschillende modellen nog beter te ondersteunen, breiden wij onze applicaties op korte termijn uit met nieuwe mogelijkheden. Hieronder noemen wij twee actuele voorbeelden: Om gegevens tussen verschillende systemen uit te wisselen, moet er een open uitwisselingsformaat komen. Wij werken actief mee met de landelijke initiatieven om deze open standaard te realiseren. Samen met andere partijen pleiten wij ervoor dat deze open standaard als landelijke standaard wordt geadopteerd.

Ook ontwikkelen wij een portal om informatie uit alle aangesloten systemen binnen de RUD eenvoudig te raadplegen. U krijgt hiermee overzicht over de lopende zaken binnen het hele verzorgingsgebied en kunt eenvoudig rapporten maken. De portal baseren wij op een standaard uitwisselingsformaat. De eerste demonstratieversie is beschikbaar, kijk op www.centric.eu/rud voor een voorbeeld.

Figuur 1 Voorbeeld portal

Als laatste noemen wij de mogelijkheden van onze huidige oplossing. Hierin is het nu al mogelijk conform het centrale model regionale autorisatie in te regelen. Met deze regionale autorisatie kunnen verschillende organisaties in n oplossing werken terwijl ze alleen toegang hebben tot hun eigen gegevens. Met onze oplossing kan de RUD bepalen welke organisaties inzicht hebben in welk deel van het verzorgingsgebied. De RUD kan zelf inzicht houden in alle gegevens van de aangesloten organisaties.

Waarom Centric?

Centric is klaar voor de regionale uitvoeringsdiensten. Of u nu een gemeente, provincie, waterschap, RUD of andere partner bent. Met onze oplossingen ondersteunen wij elke organisatie in elke verschijningsvorm. Wij bewijzen dit al vele jaren met onze oplossingen voor vergunningen, toezicht en handhaven. Stuk voor stuk oplossingen die uiteenlopende organisaties ondersteunen bij hun taken. Centric is een leverancier met een rijke historie, veel kennis en een gegarandeerde continuteit. Als totaalleverancier ondersteunen wij u bij complexe vraagstukken zoals de integratie met basisregistraties, integratie met documentmanagementsystemen, koppelingen met het Omgevingsloket online, zaakgericht werken, samenwerking met de RUDs en het volledig automatiseren van de uitvoeringsdienst zelf. De toenemende bezuinigingen en de aankomende vergrijzing zorgen voor nieuwe uitdagingen binnen alle organisaties. Wij kunnen u volledig ontzorgen met bijvoorbeeld ons rekencentrum voor cloud computing of iTV.Loket. Daarnaast profiteert u van onze samenwerking met Oranjewoud en XCent voor bijvoorbeeld advies en personele capaciteit. Heeft u nog vragen of wilt u meer informatie? Neem dan contact met ons op via (0182) 34 57 01 of info.pss@centric.eu.

10