ANEXO No. 9 DOCUMENTO TCNICO PRESTACIN DEL SERVICIO DE ACOMPAAMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIN DE LAS FASES DE INTERACCIN Y TRANSACCIN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA EN EL ORDEN TERRITORIAL
Coordinacin de Articulacin y Gestin
TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 2.1. 2.1.1. 2.1.2. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 3. 3.1. 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.6.1. 3.6.2. 3.6.3. 3.6.4. 3.6.5. 3.6.6.
ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIN ASPECTOS GENERALES DEL MODELO METODOLGICO MODELO GENERAL OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS MODELO AVANZADO OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS PROCESO DE ACOMPAAMIENTO ENFOQUE TCNICO Y METODOLGICO DEL ACOMPAAMIENTO FASES Y ETAPAS DEL ACOMPAAMIENTO MODELO GENERAL MODELO AVANZADO METAS DEL ACOMPAAMIENTO ACTORES DEL MODELO METODOLGICO ARQUITECTURA TEMTICA HERRAMIENTA TRANSACCIONAL ARQUITECTURA DE LA HERRAMIENTA MODELO DE COMPONENTES MODELO DE CAPAS INFRAESTRUCTURA FSICA INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA GENERALIDADES
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1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIN
La Estrategia de Gobierno en lnea tiene por objeto contribuir, mediante el aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC), a la construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente, ms participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, lo cual redunda en un sector productivo ms competitivo, una administracin pblica moderna y una comunidad ms informada y con mejores instrumentos para la participacin. En relacin con las normas concernientes al desarrollo, implementacin y fortalecimiento de la Estrategia de Gobierno en lnea, se destacan las siguientes: La Directiva Presidencial No. 2 de 2000, imparte instrucciones para la construccin gradual de la Estrategia en las entidades pblicas. La Directiva Presidencial No. 10 de 2002, Ley 790 de 2002 y el Documento CONPES 3248 de 2003 introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno en lnea como proceso estructural de la renovacin y modernizacin de la administracin pblica. El Documento CONPES 3292 de 2004 precisa acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios con la administracin pblica. La Ley 527 de 1999 y la Ley 962 de 2005, definen las reglas de validez de los mensajes de datos y las firmas electrnicas que se utilizan en los procedimientos administrativos. El Documento CONPES 3249 de 2003, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, fomentan la transparencia y eficiencia en la contratacin pblica con el uso de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin - TIC. La Ley Estatutaria 1266 de 2008, define reglas sobre el manejo de la informacin contenida en bases de datos personales. El Decreto 1151 de 2008 define expresamente los principios y objetivos de la Estrategia de Gobierno en lnea por parte de la Administracin Pblica colombiana y las fases y tiempos para avanzar en dicha Estrategia. La Ley 1341 del 30 de julio de 2009 por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la informacin y la organizacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones TIC. El documento CONPES 3650 DE 2010, declara al Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea como de importancia estratgica
Los principios aplicables a la Estrategia de Gobierno en lnea establecidos en el Decreto 1151 de 2008, son los siguientes: Gobierno centrado en el ciudadano, Visin Unificada del Estado, Acceso equitativo y multicanal, Gobierno en Lnea es ms que tecnologa, Proteccin de la informacin del individuo y Credibilidad y confianza en el Gobierno en Lnea. En cuanto a los ejes de accin definidos para garantizar el logro de los objetivos, la Estrategia concentra sus esfuerzos en tres: Mejorar la provisin de servicios a los ciudadanos y empresas, promover la implementacin de mecanismos que faciliten la transparencia del Estado y la participacin ciudadana y mejorar la eficiencia del Estado.
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Definicin Es la fase inicial mediante la cual las entidades habilitan sus sitios Web para proveer en lnea informacin junto con esquemas de bsqueda bsicas, en su mayora se mantiene esttica y no existe interaccin en lnea sino una relacin unidireccional. Adicionalmente se crea un portal de Gobierno que ofrece acceso a travs de un solo punto a la informacin que publican las entidades en sus sitios Web. Interaccin en Lnea Es la fase en la cual los sitios Web son actualizados con mayor regularidad y se habilita la comunicacin de dos vas de entidades con ciudadanos y empresas, con las consultas en lnea e interaccin con servidores pblicos. Se ofrecen mecanismos que acercan al ciudadano con la administracin, le posibilitan contactarla y hacer uso de la informacin que proveen las entidades en sus sitios Web. Transaccin en Lnea Es la fase en la que se proveen transacciones electrnicas para la obtencin de productos y servicios, mediante canales seguros y ofreciendo la posibilidad de navegar el sitio en cualquier otro idioma diferente al espaol. Transformacin en Lnea Es la fase en la cual se realizan cambios en la forma de operar del Estado, de forma que se eliminan los lmites entre entidades y se organizan los servicios alrededor de necesidades de ciudadanos y empresas, quienes pueden acceder a estos servicios por mltiples canales y/o ventanillas nicas virtuales. Para esto, las instituciones deben estar interconectadas y sus sistemas de informacin misionales integrados, aprovechando la Intranet Gubernamental. Adicionalmente, se habilitan herramientas de personalizacin para que los usuarios adapten los sitios Web a sus preferencias. Democracia en Lnea Es la fase en la cual el ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en lnea, que ha interiorizado en sus prcticas el Gobierno en Lnea, siendo stas de uso cotidiano para el ciudadano. El Gobierno incentiva a la ciudadana a contribuir en la construccin y seguimiento de polticas, planes, programas y temas legislativos, as como a participar en la toma de decisiones y, en general, est dispuesto a involucrar a la sociedad en un dilogo abierto de doble va. En esta fase las entidades ofrecen especficamente informacin, servicios y trmites en lnea para incluir a las poblaciones ms vulnerables. La Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial, busca fortalecer las entidades locales, departamentales y regionales, en la medida que estas son la base de las interacciones Estado-ciudadano y la mxima expresin de la gobernabilidad en lo territorial. Para ello, se han desarrollado un conjunto de acciones de alcance estratgico y complementario, que le ayudarn a las entidades territoriales, a avanzar en las cinco fases de la Estrategia de Gobierno en lnea. En la Fase de Informacin el Programa Agenda de Conectividad ha realizado el acompaamiento a los municipios en dos etapas: una primera que se adelant durante los aos 2006 y 2007 en la que se beneficiaron 619 municipios; la segunda se desarroll entre los aos 2007 y 2008, beneficiando a 426 municipios. En
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Adicionalmente, a raz de la expedicin del Decreto 1151 de 2008 y con el fin de reforzar y profundizar la fase de Informacin, se desarroll entre junio de 2008 y diciembre de 2009 un ciclo de actualizacin y sostenibilidad para 1095 municipios y 32 departamentos. Este modelo integral de intervencin se plante en cuatro grandes momentos: Sensibilizacin: Conocimiento sobre la Estrategia de Gobierno en lnea y el marco conceptual del proceso. Coordinacin institucional: Identificacin de los flujos de informacin y definicin de acciones conjuntas para el proceso de implementacin del Gobierno en lnea en el orden territorial. Capacitacin y profundizacin: Desarrollo y apropiacin de los contenidos definidos para la implementacin de la Fase de Informacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Sostenibilidad y socializacin: Definicin de las acciones que garanticen la permanencia de los resultados y generen capacidad instalada.
Por otro lado, para avanzar en el desarrollo de las Fases de Interaccin y Transaccin de Gobierno en lnea en el orden territorial, el Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea, dise a travs de una consultora realizada durante el segundo semestre del ao 2008 con la Universidad Externado de Colombia, el Modelo de Abordaje que se define como el conjunto de acciones de planeacin, acompaamiento, ejecucin, apropiacin y monitoreo que adelantarn la Nacin y las entidades territoriales para promover el desarrollo de las fases de Interaccin y Transaccin. El Modelo de Abordaje, se deriva en primer lugar de la necesidad de apoyar a las entidades territoriales en sus procesos de fortalecimiento institucional y de participacin ciudadana y en segundo lugar, para ayudar a las entidades territoriales a cumplir con las obligaciones definidas en el Decreto 1151 de 2008.
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A partir de estos cinco componentes y teniendo en cuenta los objetivos planteados por la Estrategia de Gobierno en lnea se formularon dos modelos, uno general y uno avanzado, los cuales se derivan de las grandes diferencias identificadas entre los Departamentos, reas Metropolitanas y Municipios del pas, en cuanto al nivel de desarrollo institucional y el avance en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. El Modelo General pretende abarcar a la mayor parte de los Municipios y el Modelo Avanzado est concebido para operar en catorce (14) de las diez y seis (16) reas metropolitanas del pas y en veintinueve (29) de los treinta y dos (32) departamentos1 del Pas, sin perjuicio que no se ejecute en aquellas reas metropolitanas que no cuenten con las capacidades necesarias para adelantar las actividades de este Modelo y deban ser destinatarias nicamente del Modelo General o en aquellas regiones que presenten una integracin poltica, econmica o social que permita darles el tratamiento de reas metropolitanas. En estos casos, es necesario evaluar con detenimiento los resultados del diagnstico que se realice en las entidades avanzadas y vinculadas2. No obstante para la ejecucin de los contratos derivados de este proceso de contratacin, las reas metropolitanas de Medelln y Barranquilla no sern tenidas en cuenta, teniendo en cuenta que sern acompaadas directamente por la Gobernacin respectiva. A continuacin, se presenta el alcance de cada uno de los Modelos y los objetivos generales y especficos que persiguen, en relacin con los cinco componentes anteriormente explicados.
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Componente Marco Legal Promover el conocimiento y la aplicacin de la normatividad vinculada con la gestin de la informacin y el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea. Propiciar el desarrollo o ajuste normativo en cada entidad del orden territorial, para apoyar el desarrollo y sostenibilidad de las fases de Interaccin y Transaccin de la Estrategia de Gobierno en lnea.
Componente Contenidos y Servicios Mejorar y ampliar la oferta de informacin, trmites y servicios que las entidades del orden territorial brindan a travs de su sitio Web. Promover la habilitacin y uso de mecanismos de interaccin y participacin en lnea, que faciliten la comunicacin con los ciudadanos y posibiliten el contacto entre la administracin local y la comunidad. Optimizar los procedimientos que soportan la prestacin de trmites y servicios en los departamentos y municipios. Generar una red de prcticas y conocimiento que apoye el avance de la Estrategia de Gobierno en lnea en el orden territorial.
Componente Demanda Crear mecanismos e instrumentos, para favorecer e incentivar el acceso a las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, y el uso de los servicios de Gobierno en lnea, por parte de los ciudadanos y las empresas. Componente Tecnologa Propiciar las condiciones tecnolgicas requeridas por las entidades del orden territorial para el desarrollo de las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin de la Estrategia de Gobierno en lnea.
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ANEXO No. 9 DOCUMENTO TCNICO GOBIERNO EN LNEA EN EL ORDEN TERRITORIAL 2.2. Modelo Avanzado
El Modelo Avanzado, integra acciones de planeacin, acompaamiento, capacitacin, ejecucin, apropiacin y monitoreo; en el caso de los Departamentos busca fortalecer su capacidad tcnica de asesora, asistencia e intermediacin hacia los municipios de su jurisdiccin en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea que faciliten la interaccin entre las administraciones locales y la comunidad, y en las reas metropolitanas busca fomentar e implementar acciones conjuntas transversales sectoriales que faciliten la integracin e identificacin regional, mejoren su competitividad y promuevan la implementacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones que permitan prestar ms y mejores servicios en los municipios que las integran. Este modelo busca adems que aquellos municipios que han logrado mayores avances en el cumplimiento de los requerimientos de las fases de Gobierno en lnea, coadyuven en el desarrollo conjunto de trmites y servicios, en los municipios que hacen parte de cada rea metropolitana. El Modelo Avanzado pretende fomentar el desarrollo regional replicando casos exitosos de gestin de trmites y servicios que permitan reducir costos de transaccin, que atiendan las particularidades de los municipios y viabilicen el cumplimiento de la fase de Transaccin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Por esta razn, el Modelo Avanzado no se soporta exclusivamente en la provisin de informacin, servicios y trmites en lnea en los trminos generales de las fases de Interaccin y Transaccin, sino que propicia la integracin de las entidades territoriales como elemento necesario para mejorar su competitividad como regin y facilitar el desarrollo de un Gobierno en lnea regional. En sntesis, la adopcin del Modelo Avanzado, se justifica por la necesidad del acompaamiento de la Nacin hacia las entidades territoriales, para llevar a cabo las acciones para la habilitacin y apropiacin eficaz de sistemas y servicios en los departamentos y las reas metropolitanas, como herramientas de apoyo a la gestin pblica y para promover la participacin ciudadana.
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Para la fase de informacin se debe tomar la lnea de base establecida por el Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea
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Etapa Preparacin y Sensibilizacin (PS) (Aplica para fases de interaccin y transaccin) Diagnstico y Plan de Accin (DPA)
de de
Metas Autoridades locales informadas y comprometidas con el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea en su departamento y municipio9. Funcionarios sensibilizados, informados y capacitados acerca del alcance de la Estrategia de Gobierno en lnea y la articulacin de la misma, con otros procesos de modernizacin de la Administracin Pblica. Diagnstico y lnea de base de cada entidad del orden territorial, a partir de los componentes del modelo y con relacin al avance de la Estrategia de Gobierno en lnea. Plan de acompaamiento formulado en coordinacin con las entidades territoriales. Comits de Gobierno en lnea, conformados y asumiendo el liderazgo de la Estrategia en cada departamento y municipio. Plan de Accin de Gobierno en lnea elaborado y socializado, en las entidades territoriales, que no cuenten con este instrumento de planeacin estratgica. Plan de Accin de Gobierno en lnea revisado y ajustado a partir de los resultados obtenidos del diagnstico, para el caso de las entidades que cuentan con este instrumento. Funcionarios sensibilizados, informados y capacitados acerca del alcance de la Estrategia de Gobierno en lnea y de su articulacin con otros procesos de modernizacin de la Administracin Pblica. Actos administrativos requeridos expedidos para garantizar que la informacin y contenidos del sitio Web, se encuentren actualizados y disponibles. Puntos de acceso a Internet, de naturaleza pblica y/o privada, existentes en cada entidad territorial, habilitados para el uso de los ciudadanos y comunidad. Funcionarios sensibilizados, informados y capacitados sobre la implementacin y el uso de las herramientas de interaccin habilitadas en las entidades del orden territorial. Ciudadanos y empresarios sensibilizados, informados y capacitados sobre el uso de las herramientas de interaccin habilitadas en las entidades del orden territorial. Mecanismos de interaccin en produccin en el sitio web con evidencia de utilizacin de acuerdo con los estndares que definan conjuntamente la Interventoria y el Programa. Entidades del orden territorial que identifican las necesidades de los ciudadanos en materia de informacin, contenidos y servicios mediante el uso de las herramientas de interaccin (encuestas). Entidades del orden territorial que habilitan y utilizan mecanismos de interaccin que faciliten la comunicacin con los ciudadanos y posibiliten el contacto entre la administracin y la comunidad. Entidades del orden territorial que publican y difunden la informacin de los trmites y servicios que prestan a los ciudadanos por medio del sitio Web y ofrecen la descarga de formularios asociados con los servicios y trmites que prestan. Entidades del orden territorial que se preparan para la Fase de Transaccin.
Para todas las actividades o productos relacionados con sensibilizacin o capacitacin a servidores pblicos, se deben convocar mnimo dos personas por dependencia del ente territorial, dos personas por entidad adscrita al ente territorial y dos personas por entidad vinculada al ente territorial.
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Metas Las entidades del orden territorial designadas cuentan con el marco jurdico, que les permite la provisin de los trmites y servicios electrnicos. Las entidades del orden territorial cuentan con el marco jurdico que define las reglas de privacidad y uso de sus sitios Web y de las herramientas y servicios asociados a estos. Las entidades del orden territorial realizan los ajustes en la estructura organizativa para la implantacin de trmites y servicios por medios electrnicos. Dos trmites tipo optimizados de los definidos por el Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea y estandarizados por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica para las entidades territoriales asignadas en la regin. Un trmite modelado de los dos optimizados en el punto anterior en la herramienta transaccional desarrollada para la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial. Informacin levantada de todos los trmites y servicios de la entidad para las entidades que cuenten con sus propios sistemas de trmites en lnea. Tres trmites y un servicio implementados en las entidades territoriales. Las entidades del orden territorial ponen al servicio del ciudadano tres trmites y un servicio automatizado. Las entidades del orden territorial documentan, difunden y socializan las prcticas y experiencias del desarrollo e implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en el orden territorial. Las entidades del orden territorial utilizan y se apropian de la solucin tecnolgica desarrollada por el Programa Agenda de Conectividad, para prestar por medios electrnicos los trmites priorizados. Las entidades territoriales se capacitan en la solucin tecnolgica desarrollada por el Programa, para prestar por medios electrnicos los trmites priorizados. Las entidades del orden territorial mejoran sus condiciones de infraestructura tecnolgica. Entidades Territoriales estimuladas o incentivadas en el cumplimiento de las
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Etapa Etapa de Preparacin, Sensibilizacin y Diagnstico (PSD) Etapa de Anlisis del Diagnstico y Definicin del Plan de Accin (ADDP) Etapa de Ejecucin del Plan de Accin (EPA) Etapa de Sostenibilidad (SD) -
Metas Autoridades Locales sensibilizadas y comprometidas con el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea. Lnea de base levantada identificando los requerimientos institucionales, de informacin y tecnolgicos que resulten necesarios para la implementacin de trmites y servicios en lnea. Diagnsticos por sector de gobierno para cada entidad territorial sobre el avance en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Funcionarios de cada entidad territorial sensibilizados y capacitados sobre la Estrategia de Gobierno en lnea. Funcionarios, empresarios y comunidad en general conocedores de los diagnsticos sectoriales a partir del desarrollo de talleres. Experiencias exitosas identificadas y socializadas en materia de implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Plan de accin formulado en conjunto por entidades ncleo y entidades vinculadas, incluyendo actividades locales y metropolitanas, a partir del resultado del diagnstico. Trmites y Servicios identificados como susceptibles de ser implementados en los municipios del rea metropolitana. Mecanismos de interaccin en produccin en el sitio Web con evidencia de utilizacin de acuerdo con los estndares que definan conjuntamente la Interventoria y el Programa. Aplicaciones de trmites y/o servicios en lnea que sern implementadas obtenidas, evaluadas y parametrizadas. Aplicaciones seleccionadas en produccin en las entidades destinatarias del rea metropolitana. Encuentros de municipios de reas metropolitanas ejecutados. Seguimiento personalizado por parte del coordinador de modelo avanzado para revisar el cumplimiento de las fases de Gobierno en lnea y el avance en la implementacin del plan de accin. Informe consolidado sobre el avance de los todos los municipios del rea Metropolitana sobre el avance o rezago de las Entidades Territoriales que la conforman en cuanto la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial.
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Metas Autoridades Departamentales y funcionarios de la gobernacin y de las entidades descentralizadas sensibilizados y comprometidos con el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea y con la asistencia tcnica a los municipios para el efecto. Funcionarios de las Contraloras Territoriales sensibilizados y capacitados en el Modelo de Auditoria sobre Gobierno en Lnea. Diagnsticos por sector de gobierno incluyendo a las entidades descentralizadas, sobre el avance en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Equipos de asistencia tcnica en Gobierno en lnea conformados. Funcionarios, empresarios y comunidad en general conocedores de los diagnsticos sectoriales de implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea a partir del desarrollo de talleres. Plan de Accin de Gobierno en lnea elaborado y socializado, en los Departamentos que no cuenten con este instrumento de planeacin estratgica. Plan de Accin de Gobierno en lnea revisado y ajustado a partir de los resultados obtenidos del diagnstico, para el caso de los Departamentos que cuentan con este instrumento. Equipos de asistencia tcnica capacitados en la Estrategia de Gobierno en lnea, en la formulacin y seguimiento de planes, en la generacin de capacidades en lo local y en la administracin de riesgos, todo esto enfocado al cumplimiento del Manual de Gobierno en lnea. Equipos de asistencia tcnica con conocimientos suficientes para orientar y reformular los Planes de Accin de Gobierno en lnea. Equipos de asistencia tcnica capacitados en la optimizacin y modelamiento de trmites y servicios. Equipos de asistencia tcnica empoderados en la administracin departamental. Optimizacin y automatizacin de tres trmites y un servicio: Esto implica: a) Levantamiento de la lnea base o situacin inicial de los trmites. b) Registro e inscripcin de trmites y servicios a travs del SUIT. c) Racionalizacin, simplificacin y estandarizacin de dos trmites de los optimizados por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica d) Modelamiento en la herramienta de transaccin suministrada por el Programa, de uno de los dos trmites racionalizados. e) Implementacin de los dos trmites suministrados por el Programa Gobierno en lnea y de un servicio. f) Listado de los trmites y servicios en estado de edicin en el SUIT. Seguimiento personalizado por parte del coordinador de modelo avanzado para revisar el cumplimiento de las fases de Gobierno en lnea y el avance en la implementacin del plan de accin. Informe consolidado sobre el avance de los todos los municipios del rea Metropolitana sobre el avance o rezago de las Entidades Territoriales que la conforman en cuanto la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial.
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ANEXO No. 9 DOCUMENTO TCNICO GOBIERNO EN LNEA EN EL ORDEN TERRITORIAL 3.4. Actores del Modelo Metodolgico
La ejecucin de los Modelo General y Avanzado, debe contar con el compromiso de los siguientes actores vinculados a la Estrategia de Gobierno en lnea: Gobernador o Alcalde: Como mximas autoridades del departamento o municipio, deben apoyar y liderar la Estrategia de Gobierno en lnea, como un asunto prioritario y transversal, en la gestin de las entidades del orden territorial. Equipo de gobierno: Entendido como el conjunto de funcionarios que definen y ejecutan las polticas, programas y proyectos definidos en los planes de gobierno de cada entidad y que son responsables de la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial. El Comit de Gobierno en lnea o Comit GEL, es la principal instancia de coordinacin y liderazgo de la Estrategia en los departamentos y municipios. Equipo de Asistencia Tcnica: En el caso de las gobernaciones se debe contar con un equipo de apoyo para los municipios del departamento, el cual realice una asistencia y asesora tcnica que favorezca el cumplimiento de las fases de informacin, interaccin y transaccin por parte de todas las entidades territoriales. Asambleas departamentales y Concejos municipales: Como instancias decisorias de los departamentos y municipios, deben conocer el proceso de acompaamiento que supone la ejecucin del Modelo Metodolgico y participar activamente en la toma de decisiones para garantizar el desarrollo de las fases de informacin, interaccin y transaccin y la sostenibilidad del proceso. Comunidad: Son los usuarios y beneficiarios finales de los servicios de Gobierno en lnea, deben actuar como veedores del proceso, para garantizar el uso eficiente de los recursos que supone la ejecucin del Modelo Metodolgico.
Etapa Etapa de Preparacin y Sensibilizacin (PS) Etapa de Diagnstico y Plan de Accin (DPA) Etapa de Implementacin de Herramientas de Interaccin (IHI) Etapa de Racionalizacin de Trmites y Servicios (RTS) Etapa de Sostenibilidad (SD)
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reas Metropolitanas
Modelo Avanzado
A continuacin se presenta de manera detallada la arquitectura temtica del Modelo General y del Modelo Avanzado:
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Duracin
IPS2-ES
Continuidad de la Estrategia de Gobierno en lnea. Actores regionales. Presentacin del Modelo Metodolgico. Impacto del uso de tecnologas de informacin en los gobiernos locales. GEL como componente estratgico de la modernizacin del Estado. Anlisis de prcticas y casos internacionales. Compromisos de las entidades territoriales con relacin a los planes de accin y convenios suscritos con el nivel central. Presentacin del operador, al Carta de presentacin del Programa al gobernador/alcalde, carta con Gobernador o Alcalde realizando la presentacin copia consejo/asamblea. del operador y del trabajo que se va a adelantar. Contactar a la alcalda/gobernacin para verificar el recibo de la carta y definir fecha de la primera reunin. Reunin con gobernador/alcalde y secretarios de despacho para presentar el equipo de trabajo del operador, la estrategia GEL y la ruta operativa de las Fases de Informacin e Interaccin. Lista de chequeo con datos de contacto y fecha programada para reunin. Presentacin del Operador Presentacin de la Estrategia de Gobierno en Lnea en el Orden Territorial. Presentacin del Modelo Metodolgico. Presentacin de la Ruta Operativa de acompaamiento Acuerdos y compromisos generados Proposiciones y varios.
8 horas
2 horas
Esta actividad la adelanta el delegado territorial estratgico. Esta actividad la adelanta el delegado territorial estratgico. Esta actividad la adelanta el delegado territorial estratgico.
IPS3-ES
1 hora
IPS4-ES
2 horas
Identificacin Modelo General Fases de Informacin e Interaccin Etapa de Diagnstico y Plan de Accin (DPA)
Descripcin Cdigo IDPA1-CA Tema Elaborar Lnea Base. Contenido Diligenciamiento del formato para el levantamiento de lnea base de acuerdo con los componentes y los criterios del Manual de Gobierno en lnea para las fases de informacin, interaccin y transaccin. Conocimiento de la lnea de base entregada por el Programa y los resultados de la metodologa de evaluacin de Gobierno en lnea, estudio adelantado por la Coordinacin de Monitoreo y Evaluacin del Programa. Taller de conformacin del Comit GEL Elaboracin de documento borrador de resolucin para creacin de Comit de Gobierno en lnea. Publicacin en el sitio Web del acto administrativo a travs del cual se conforma el Comit de Gobierno en lnea. Socializacin de la lnea base levantada. Conceptualizacin y alcance de un proceso de gestin del cambio. Anlisis de la lnea base (Matriz DOFA, Aspectos estratgicos, Estado del arte, Visin, Perfil organizacional). Prioridades para la gestin del cambio en cada entidad territorial. Proyectos de cambio. Duracin Observacin Esta actividad la adelanta el delegado territorial de capacitacin. En el municipio se adelantan las encuestas de la lnea de base. 24 horas
IDPA2-ES
IDPA3-ES
Reunin preparatoria de los talleres regionales de liderazgo para la gestin del cambio y apropiacin del Modelo Metodolgico.
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16 horas
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IDPA6-ES
IDPA7-ES
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IDPA9-CA
Reuniones de informacin y capacitacin abierta a todos los funcionarios de la entidad territorial, para informarlos y vincularlos a la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en la entidad territorial con nfasis en las fases de informacin e interaccin.
4 horas
Identificacin Modelo General Fases de Informacin e Interaccin Etapa de Implementacin Herramientas de Interaccin (IHI) Descripcin Cdigo IIHI1-CA Tema Capacitacin a los funcionarios de las entidades territoriales sobre el uso de las herramientas de interaccin. Contenido Gua de uso de las herramientas de interaccin. Talleres sobre el uso de las herramientas de interaccin dirigidos a los funcionarios de las entidades territoriales. Observacin Esta actividad la adelanta el delegado territorial de capacitacin.
Duracin 20 horas
IIHI2-CA
Realizar tutora sobre el uso y Gua de uso de las herramientas de interaccin. manejo de las herramientas de interaccin al responsable de administrar el sitio Web.
20 horas
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IIHI4-CA
IIHI5-CA
IIHI6-PR
Sistema de Gestin de Calidad SGC Modelo Estndar de Control Interno MECI Sistema de Gestin de Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA Armonizacin MECI-CALIDAD-SISTEDA Estrategia de Gobierno en lnea Medicin de satisfaccin y necesidades de informacin, trmites y servicios de los ciudadanos y usuarios. Implementacin de por lo menos dos mecanismos de interaccin. Diseo de la estrategia de comunicaciones. Adaptacin de la estrategia de comunicaciones a la entidad territorial correspondiente. Asesorar a la entidad territorial en la Implementacin de actividades de la estrategia de comunicaciones.
IIHI7-COPR
Esta actividad la adelanta el asesor de demanda quien debe elaborar el plan de comunicaciones base. El delegado territorial de procesos ajusta el plan de comunicaciones a la entidad territorial y asesora su implementacin por parte de la entidad territorial, en un taller de 1 hora por 4 semanas por 3 meses.
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IIHI9-CA
Preparar y realizar talleres con la comunidad y usuarios potenciales de los servicios de interaccin implementados en los laboratorios (organizaciones sociales, escuelas, universidades, juntas de accin comunal, funcionarios de la entidad territorial, etc.)
16 horas
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12 horas
IRTS2-PR
Elaborar el inventario de los trmites y servicios que prestan las entidades territoriales a partir de los procesos definidos por la entidad.
16 horas
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IRTS4-PR
Diligenciamiento de formatos de hoja de vida del trmite y/o servicio. Revisin y aprobacin de la informacin contenida en los formatos de hoja de vida de los trmites y servicios. Reporte al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Publicar en el sitio Web los formularios de los trmites, si al entidad cuenta con trmites en lnea, se debe garantizar que es posible adelantar su diligenciamiento en lnea. Actualizar el SUIT con el enlace a los formularios de cada trmite (ya sea para descargar o diligenciar en lnea). Asesorar en el registro e Registro en el SUIT la informacin contenida en inscripcin de trmites y servicios las hojas de vida de los trmites y servicios. a travs del SUIT para aprobacin Informar al Departamento Administrativo de la por parte del DAFP. Funcin Pblica sobre los trmites y servicios registrados a travs del SUIT para su aprobacin. Revisin, anlisis y aprobacin por parte del Administrador de Trmites y Servicios del DAFP. El Administrador de Trmites y Servicios realiza los ajustes sugeridos, sujetos a verificacin por parte del rea o responsable del trmite o servicio y lo reenva al DAFP. Aprobacin y publicacin por parte del DAFP. Asesorar la publicacin en el sitio Listado de trmites y servicios identificados y web de la entidad territorial, del levantados enlazando la informacin de trmites y listado de trmites y servicios que servicios con el SUIT. ofrece la entidad territorial a los ciudadanos, con los formularios asociados.
40 horas
Esta actividad la adelanta el delegado territorial de procesos, durante 2 meses, 3 horas semanales.
24 horas
IRTS5-PR
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Levantar la lnea base o situacin Identificacin y documentacin de: inicial de los dos trmites tipo a - Caractersticas bsicas de los trmites: optimizar por parte del operador. descripcin, volumen y tipologa de transacciones, duracin y temporalidad, destinatarios, prestadores, sistemas de informacin, normativa de aplicacin e interaccin con otros trmites. - Modelo organizativo: trmites y tareas, dependencias implicadas y roles respectivos, recursos que consume, intervencin de terceros (otras entidades o instituciones pblicas), mbito territorial, soportes documentales (formularios, instrucciones, etc.). - Sistemas de informacin y aplicaciones implicadas, fuentes de informacin, caractersticas tcnicas, usuarios, funcionalidades, mantenimiento de datos, necesidades de integracin, etc. - Proceso: entradas y salidas, tipologa de documentos, sistemas de control y compromisos de calidad, flujograma. - Oportunidades de mejora, posibilidades de mejora con el uso de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y aspectos crticos. - Cultura de la organizacin y resistencia al cambio, con los principales componentes del mismo, su nivel de impacto, los colectivos afectados por cada componente y las barreras de dichos colectivos.
8 horas
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Optimizar, Racionalizar y Modificacin o cambio a la norma legal que Simplificar los dos (2) trmites tipo soporta el trmite, los documentos o los requisitos. asignados por el Programa. Rediseo de formatos, formularios, o cualquier otro tipo de pre-impreso donde el usuario debe consignar informacin. Identificacin de canales de distribucin de la informacin con amplios mecanismos de difusin o puntos de atencin al usuario. Sustitucin, modificacin o eliminacin de documentos o requisitos. Definicin de las necesidades de uso de las tecnologas de informacin y comunicacin para la realizacin del trmite (Internet, centros virtuales, correo electrnico, convenios interinstitucionales para compartir informacin). Dos semanas Descripcin de las propuestas de mejora para cada requeridas priorizando aquellas que se pueden trmite implementar de manera inmediata de las que exigen un poco ms de tiempo para su implantacin. Definicin de las actividades a realizar para lograr el cambio o mejora propuesta. Identificacin de los funcionarios responsables de adelantar las actividades definidas estableciendo claramente su compromiso frente al plan. Definicin de los mecanismos de control, seguimiento y apoyo al proceso de implantacin con el fin de validar el grado de avance y resultados en la implementacin, as como resolver los problemas que surjan y tomar los correctivos que se precisen. Presentar al DAFP, a la entidad territorial y al Programa, la propuesta de trmite optimizado (racionalizado y simplificado). Cada operador presenta la propuesta de optimizacin de los trmites tipo asignados por el Programa. Analizar los cambios sugeridos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Realizar los ajustes y volver a presentar al DAFP la propuesta definitiva de optimizacin de los trmites tipo. Tres das (Equipo Coordinador) 2 horas (Delegado)
IRTS8-COPR
Esta actividad la adelanta el equipo coordinador del proyecto, con el apoyo puntual del delegado de procesos.
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IRTS10-ES
trmites El operador escoge en coordinacin con el Programa, el trmite que va a modelar. Adelanta el desarrollo del archivo ejecutable para que la herramienta transaccional modele el trmite optimizado siguiendo la documentacin tcnica de la herramienta. Realizar taller regional de gestin Principios de la gestin pblica del cambio: Tema: Servicio al Modernizacin ciudadano, con participacin de los Servicio al ciudadano Comits GEL. Talleres locales de capacitacin Principios de la gestin pblica sobre un mejor Estado al servicio Modernizacin al ciudadano. Servicio al ciudadano Taller de identificacin de servicios de consulta en lnea a bases de datos y la gestin en lnea de certificaciones y constancias. Identificacin de los servicios de consulta en lnea a bases de datos que contengan informacin relevante para el ciudadano. Identificacin de las certificaciones y constancias que la entidad expida y que no constituyan un trmite de acuerdo con el SUIT Definicin de las acciones requeridas para gestionar totalmente en lnea para el ciudadano o el empresario o el servidor pblico segn corresponda. Adelantar la gestin para que la entidad ejecute las acciones requeridas para disponer las consultas a bases de datos, las certificaciones y las constancias en lnea.
Mximo 2 meses
8 horas
IRTS11-CA
6 horas
IRTS12-CA
Esta actividad la adelanta el delegado territorial de capacitacin. Se desarrolla un taller mensual de dos horas durante tres meses. Esta actividad la adelanta el delegado territorial de capacitacin. Se desarrolla un taller mensual de dos horas durante tres meses.
6 horas
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Permanente
ISD2-CO
Monitoreo al cumplimiento de las fases de Gobierno en lnea lnea y seguimiento a la ejecucin del Modelo Metodolgico General para las fases de Informacin e Interaccin.
Esta actividad la adelanta el equipo coordinador del proyecto, durante toda la ejecucin del acompaamiento. Permanente
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Taller de trabajo con Comit GEL Alcance de la Fase de Transaccin. para validacin del plan de accin Requerimientos para el desarrollo de la Fase de Transaccin. para la Fase de transaccin. Visin de la entidad territorial sobre la Fase de Transaccin. Trmites y servicios: Descripcin de los procesos de: Levantamiento de trmites. Hoja de vida del trmite. Mejoramiento, optimizacin y estandarizacin. Evaluacin del avance de la etapa de Racionalizacin de Trmites y Servicios de la fase de interaccin. Ajuste del Plan de Accin formulado en la etapa de Diagnstico y Plan de Accin para la Fase de Transaccin.
4 horas
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Duracin
TEPA2-CA
Uso de encuestas para medir la satisfaccin de los usuarios. Cmo se deben habilitar la herramienta de encuestas aleatorias desde el Sitio Web? Sntesis de la lnea base actualizada Trmites y servicios en medios electrnicos Trmites y servicios levantados, estandarizados, optimizados y modelados para desarrollarse a travs de medios electrnicos. Condiciones mnimas para que las entidades territoriales desarrollen la Fase de Transaccin. Procesos de cambio a realizarse en los municipios y gobernaciones.
TEPA3-ES
Esta actividad la adelanta el delegado territorial estratgico. Se desarrollan 2 talleres de 4 horas cada uno. 8 horas
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TEPA5-CO
Realizar los ajustes normativos requeridos para prestar los trmites y el servicio por medios electrnicos.
Revisin jurdica del texto de acuerdo o de ordenanza requerido para la prestacin de los trmites y el servicio por medios electrnicos Presentacin a la corporacin del proyecto de acuerdo o de ordenanza, para agotar la discusin respectiva. Aprobacin por parte del Concejo Municipal o de la Asamblea Departamental de texto de resolucin.
Esta actividad la adelanta el equipo coordinador del proyecto. Esta actividad se debe adelantar paralelamente a todas las dems actividades. 1 mes
TEPA6-CA
Capacitacin en el uso de la Capacitacin en el uso de la herramienta y herramienta tecnolgica a los entrega de Manuales de uso y tutoriales. funcionarios responsables de los trmites y el servicio modelados y el encargado del rea de sistemas. Definir estndares de calidad para .Procesos de estandarizacin en la atencin al la prestacin de los trmites y ciudadano o las empresas. servicios intervenidos, para el medio presencial y electrnico. Documentar las prcticas y . Documentacin de las prcticas experiencias generadas a partir de la implementacin de la Fase de Transaccin de Gobierno en lnea en el Orden Territorial
TEPA7-CO
1 semana
TEPA8-CO
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TEPA10-CA
Identificacin Modelo General Fase de Transaccin Etapa de Sostenibilidad (SD) Descripcin Cdigo TSD1-CO Tema Acompaamiento virtual Contenido Observacin Esta actividad la adelanta el equipo coordinador del proyecto, durante toda la ejecucin del acompaamiento. Permanente
Duracin
TSD2-CO
Apropiacin de conceptos de Gobierno en lnea. Cumplimiento de las fases de Gobierno en lnea segn lo dispuesto en el Manual de Gobierno en lnea. Seguimiento al cumplimiento de los criterios establecidos en el Manual de Gobierno en lnea. Monitoreo a la ejecucin del plan de accin de Gobierno en lnea definido por la entidad territorial. Seguimiento a las acciones que adelanta el Comit de Gobierno en lnea. Monitoreo al cumplimiento de las Evaluacin sobre el cumplimiento de las fases de fases de Gobierno en lnea Gobierno en lnea, teniendo como base los criterios definidos en el manual de Gobierno en lnea.
Permanente
Esta actividad la adelanta el equipo coordinador del proyecto, durante toda la ejecucin del acompaamiento.
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Duracin
8 horas
AMPSD2-ES
AMPSD3-PR
Presentacin del Operador. Presentacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial. Presentacin del Modelo Metodolgico. Incluye la definicin de acciones como rea metropolitana. Presentacin de la Ruta Operativa. Acuerdos y compromisos generados. Proposiciones y varios. Realizacin del diagnstico Diagnstico del avance de la Estrategia de sectorial en las entidades que Gobierno en lnea por cada sector de gobierno en conforman las reas los municipios miembros del rea metropolitana. Se metropolitanas. debe tener en cuenta la metodologa para elaborar diagnsticos sectoriales de Gobierno en lnea y los componentes del modelo metodolgico. Identificacin de trmites y servicios que se encuentran en lnea en los municipios miembros del rea metropolitana.
16 horas.
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Duracin
AMADPA2-PR
AMADPA3-ES
Taller de presentacin de Se realiza la presentacin de los resultados resultados de los diagnsticos obtenidos en los diagnsticos sectoriales de sectoriales del rea metropolitana. Gobierno en lnea adelantados para el rea metropolitana. Presentacin de los trmites y servicios en lnea que se encuentran en los municipios. Anlisis de las observaciones generales y recomendaciones definidas por los delegados de rea metropolitana. Identificacin de los Anlisis de los trmites o servicios automatizados requerimientos institucionales, de viables de implementacin en otras entidades informacin y tecnolgicos territoriales. necesarios para implementar Seleccin del trmite o servicio automatizado a trmites o servicios en lnea. implementar en todas las entidades territoriales del rea metropolitana. Requerimientos institucionales, de contenidos, demanda, marco legal y tecnolgicos para implementar trmites y servicios automatizados que operan en otra entidad territorial. Consolidacin del documento que integre los requerimientos institucionales, de informacin y tecnolgicos necesarios para implementar el trmite o servicio automatizado seleccionado en las entidades avanzadas y vinculadas del rea metropolitana. Taller de formulacin del plan de Siguiendo la metodologa de formulacin del plan accin de Gobierno en lnea para de accin de Gobierno en lnea, se complementan el rea metropolitana. los planes de accin de los municipios vinculados al rea metropolitana, con un captulo que definir las acciones a adelantar por todas las entidades como rea metropolitana. La entidad ncleo y las entidades vinculadas de un rea metropolitana formulan las acciones necesarias para implementar el trmite o servicio automatizado.
4 horas.
12 horas.
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Identificacin Modelo Avanzado reas Metropolitanas Etapa Ejecucin del Plan de Accin (EPA) Descripcin Cdigo AMEPA1-CO Tema Designar el funcionario responsable de liderar la implementacin del trmite o servicio automatizado en cada entidad. Adelantar las acciones necesarias para cumplir con los requerimientos identificados para la implementacin del trmite o servicio automatizado. Contenido Cada entidad ncleo y vinculada delega oficialmente al funcionario responsable de promover y liderar la implementacin del trmite o servicio automatizado. Preparacin de cada entidad para el uso y apropiacin del trmite o servicio automatizado. Cumplimiento de los requerimientos institucionales, de contenidos, marco legal y tecnolgicos para la implementacin del trmite o servicio automatizado en todas las entidades vinculadas al rea metropolitana. Observacin Esta actividad la adelantada el equipo coordinador del proyecto. 1 da.
Duracin
AMEPA2-CO
AMEPA3-CA
Dos (2) Talleres de capacitacin tcnica a la entidad (funcionario encargado, Lder GEL), sobre el trmite o servicio automatizado.
Capacitacin sobre el trmite o servicio Esta actividad la adelanta el delegado 2 sesiones de automatizado seleccionado para replicar en el rea territorial de capacitacin. capacitacin metropolitana, dirigida a los funcionarios 2 horas cada responsables de la entidad avanzada. una. Esta actividad debe ser liderada por los asesores tecnolgico e institucional del equipo coordinador, quienes deben implementar la gua del tutorial sobre el uso y manejo de la aplicacin del trmite o servicio automatizado, para que los delegados territoriales de capacitacin sean los multiplicadores en el uso y apropiacin.
AMEPA4COCA
Realizar Seis (6) sesiones de Tutoras sobre el alcance y funcionamiento del tutora sobre el uso y manejo de la trmite o servicio automatizado, dirigida a los aplicacin del trmite o servicio funcionarios responsables de la entidad avanzada. automatizado a los funcionarios de la administracin municipal.
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AMEPA6-CO
Eventos de experiencias.
intercambio
de Durante el acompaamiento, el operador debe realizar dos eventos de intercambio de experiencias entre las entidades correspondientes a las reas metropolitanas de su regin, con el fin de generar una red de lderes de Gobierno en lnea y conocer las experiencias en la ejecucin del modelo avanzado, el cumplimiento de la estrategia de Gobierno en lnea y la implementacin de trmites y servicios automatizados.
Esta actividad la adelantada el equipo coordinador del proyecto. 2 eventos, 1 da por cada evento.
Identificacin Modelo Avanzado reas Metropolitanas Etapa de Sostenibilidad (SD) Descripcin Cdigo AMSD1-CO Tema Contenido Observacin Esta actividad la adelantada el equipo coordinador del proyecto. 30 horas.
Duracin
Informe consolidado sobre al El coordinador de modelo avanzado encargado avance de Gobierno en lnea del del rea metropolitana realizar un informe rea metropolitana. consolidado sobre el avance del rea en relacin con el cumplimiento de las fases de Gobierno en lnea y el desarrollo del modelo avanzado.
AMSD2-COES Reunin de seguimiento con cada El coordinador del modelo avanzado realiza una entidad del rea metropolitana. visita a las entidades del rea metropolitana para revisar el informe consolidado de Gobierno en 1 da (Equipo lnea. Definicin de acciones de choque para dar coordinador) 4 horas cumplimiento a las fases de Gobierno en lnea. (Delegado) Acuerdos y compromisos.
Esta actividad la adelanta el equipo coordinador del proyecto con apoyo puntual del delegado territorial estratgico. Esta actividad debe ser realizada por cada entidad del rea metropolitana
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Duracin
8 horas.
GBPSD2COES
GBPSD3-PR
Taller de Trabajo en Equipo con Qu es trabajo en equipo Comit GEL y aliados estratgicos. Por qu es importante el trabajo en equipo? Fundamentos del trabajo en equipo Responsabilidad de un equipo de trabajo Trabajo en equipo y creatividad Establecimiento de metas Logro de objetivos a partir del equipo de trabajo Conformacin de los equipos de El Lder GEL del departamento ser el encargado asistencia tcnica. de designar los miembros del equipo de asistencia tcnica, quienes podrn ser los mismos miembros del Comit de Gobierno en lnea de la Gobernacin, precisando que las funciones que desarrollar cada grupo, las cuales son diferentes, pero complementarias. Funciones del equipo de asistencia tcnica, como instancia encargada de realizar la coordinacin y apoyo a la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en los municipios que desarrollan el Modelo General y en las reas metropolitanas que desarrollan el Modelo Avanzado. El operador debe gestionar la conformacin del equipo de asistencia tcnica a travs de un acto administrativo, con el fin de garantizar su continuidad y permanencia.
4 horas.
2 horas.
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GBPSD5-ES
Identificacin Modelo Avanzado Gobernaciones Etapa de Anlisis del Diagnstico y Definicin del Plan de Accin (ADPA) Descripcin Cdigo GBADPA1-CO Tema Contenido Observacin Esta actividad la adelantada el equipo coordinador del proyecto. 8 horas.
Duracin
GBADPA2COES
GBADPA3-ES
Anlisis del avance de la Presentacin de los resultados arrojados en el estrategia de Gobierno en lnea en diagnstico sectorial para la gobernacin y las el nivel central y descentralizado. entidades descentralizadas. Anlisis de las observaciones generales y recomendaciones definidas por los delegados departamentales. Taller de presentacin de Se realiza la presentacin de los resultados resultados de los diagnsticos obtenidos en los diagnsticos sectoriales de sectoriales de las reas Gobierno en lnea adelantados en las reas metropolitanas que existan en el metropolitanas existentes en el departamento. departamento. Anlisis de las observaciones generales y recomendaciones definidas por los delegados de rea metropolitana. Taller de presentacin de Se realiza la presentacin de los resultados resultados de los diagnsticos de obtenidos en los diagnsticos de Gobierno en lnea Gobierno en lnea realizados en realizados en los municipios del departamento. los municipios del departamento. Anlisis de los resultados a travs de la identificacin de los puntos crticos existentes.
Esta actividad la adelanta el equipo coordinador del proyecto con apoyo puntual del delegado territorial estratgico.
8 horas.
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Diseo de la estrategia de Una vez analizados los resultados del avance de asistencia tcnica a los municipios la Estrategia de Gobierno en lnea en el del departamento. departamento, se identifican los puntos crticos que no permiten el avance de la estrategia por parte de los municipios, la gobernacin y todas las entidades descentralizadas. A partir del anlisis anterior, el Equipo de Asistencia Tcnica disea la estrategia para abordar los puntos crticos y facilitar a las entidades del departamento cumplir con la Estrategia de Gobierno en lnea. Se identifican acciones puntuales de acompaamiento desde la Gobernacin para fomentar el uso del Gobierno en lnea por parte de los ciudadanos, empresas y servidores pblicos. Se identifican acciones de asistencia tcnica que requieran los municipios y en especial las reas metropolitanas para desarrollar los modelos metodolgicos: General y Avanzado.
2 das.
GBADPA5COES
Taller de formulacin del plan de Presentacin del diagnstico de Gobierno en lnea accin de Gobierno en lnea con realizado a las Contraloras Territoriales. las Contraloras Territoriales. Identificacin de puntos crticos que impiden el avance de las fases de Gobierno en lnea en las 2 das Contraloras Territoriales. (equipo Formulacin de acciones concretas para avanzar en la implementacin de las fases de Gobierno en coordinador), 8 horas lnea por parte de las Contraloras. delegado. Formulacin de acciones relacionadas con la implementacin del modelo de auditora de Gobierno en lnea que adelantaran las Contraloras Territoriales con las entidades objeto de su control.
Esta actividad la adelanta el equipo coordinador del proyecto con apoyo puntual del delegado territorial estratgico.
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Tema Seguimiento a la ejecucin del Plan de Accin adelantado por el departamento actividades para cumplir las fases de Gobierno en lnea. Asesora y acompaamiento a la ejecucin de un evento de Asistencia Tcnica por parte de la gobernacin.
Contenido El delegado departamental acompaa a la gobernacin y a las entidades descentralizadas en las actividades para dar cumplimiento a las fases de informacin, interaccin y transaccin, de acuerdo con el plan de accin formulado. El delegado departamental acompaa a la gobernacin y al equipo de asistencia tcnica en la ejecucin de una actividad de asistencia definida en el plan de accin formulado.
Duracin
4 horas
GBEPA2-ES
8 horas
GBEPA3COPR
Taller de capacitacin sobre la El operador a travs del asesor de tecnologa y el optimizacin y el modelamiento de coordinador de modelo avanzado capacitan al trmites y servicios. equipo de asistencia tcnica en la optimizacin y modelamiento de trmites y servicios a travs de la herramienta de transaccin de Gobierno en lnea en el Orden Territorial, de forma que se constituyan en un apoyo a los municipios y reas metropolitanas cuando stas quieran automatizar algn trmite o servicio.
Esta actividad la adelanta el equipo coordinador del proyecto con apoyo puntual del delegado territorial de procesos.
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Duracin
GBSD2-COES
Informe consolidado sobre al El coordinador de modelo avanzado encargado de avance de Gobierno en lnea en el los departamentos realizar un informe consolidado departamento. sobre el avance de cada uno de los departamentos 36 horas en relacin con el cumplimiento de las fases de Gobierno en lnea y el desarrollo del modelo avanzado. Reunin de seguimiento con El coordinador del modelo avanzado realiza una departamento. visita a cada gobernacin para revisar el informe consolidado de Gobierno en lnea. 1 da equipo Definicin de acciones de choque para dar coordinador y cumplimiento a las fases de Gobierno en lnea por 18 horas parte de la gobernacin y las entidades delegado. descentralizadas. Acuerdos y compromisos.
Esta actividad la adelanta el equipo coordinador del proyecto con apoyo puntual del delegado territorial estratgico. 1 reunin mensual de 1 hora durante 18 meses
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ANEXO No. 9 DOCUMENTO TCNICO GOBIERNO EN LNEA EN EL ORDEN TERRITORIAL 3.6. Herramienta Transaccional
El Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea ha desarrollado una herramienta transaccional que permite a las entidades territoriales modelar sus trmites y servicios a travs de medios electrnicos. Esta herramienta fue donada al Gobierno nacional a travs de la Federacin Colombiana de Municipios, aprovechando la experiencia del proyecto Met@logo adelantado con la Agencia de Cooperacin Alemana GTZ (http://www.fcm.org.co/metalogo/). Por su parte el Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea realiz la adaptacin e integracin de Met@logo a la aplicacin utilizada por las gobernaciones y alcaldas para publicar su sitio Web, obteniendo una herramienta transaccional que favorece la implementacin de la fase de transaccin de la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial. Las siguientes caractersticas generales describen la herramienta transaccional: Es un diseador de trmites. Ejecuta el diseo de un trmite. Se integra con la aplicacin GELT de tal forma que los sitios Web de las entidades sean los sitios definidos por el Programa. Se administra y garantiza la seguridad de los trmites de forma centralizada. Se utiliza a travs de una plataforma Web. Establecer condiciones tcnicas de la herramienta para poder comparar Indicar que debe capacitar si implementa su herramienta Indicar en qu est desarrollado metalogo Indicar con qu se puede integrar
Si un proponente contara con una aplicacin que permite modelar los trmites en lnea, la Interventora debe realizar un proceso de validacin y autorizacin donde garantice que la herramienta s cumple con las caractersticas tcnicas iguales o superiores a la herramienta propuesta por el Programa, adicionalmente debe realizar la donacin al gobierno nacional garantizando la entrega de los siguientes documentos o productos: Diseo detallado de la solucin de dicha implementacin a diseo grfico, Casos de uso, vista de datos, vista del negocio, vista de despliegue, vista de implementacin, vista de parametrizacin, vista de procesos, Deck de pruebas, plan de construccin y plan de capacitacin. Manual de instalacin y configuracin de la herramienta. Manual de usuario (tcnico y funcional para el funcionario y funcional para el ciudadano). El material de capacitacin debe contener material de capacitacin presencial y virtual. Informe de Pruebas. Documentacin legal para ceder y donar los derechos al Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones a travs del Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea. Cdigo fuente de la herramienta. Documentacin sobre los trmites modelados en la herramienta (requerimientos funcionales y no funcionales).
El diagrama presenta tres capas: Interaccin / Presentacin: Componente web que permite la interaccin con los diferentes usuarios del sistema, lo que en el diagrama sera el Sitio Web Met@logo. Negocio: Componentes para manejo de procesos, documentos, historia y auditora. Los componentes de esta capa son aquellos componentes PELGO desarrollados con base en las libreras de JBPM y Jackrabbit. Datos: Aquellos componentes que permiten la interaccin del sistema con los esquemas de bases de datos para JBPM y Met@logo.
La base de datos de Met@logo se encuentra dividida en dos esquemas, en un esquema se almacena la informacin que se genera en el negocio en la ejecucin de las instancias de los trmites y en el otro esquema se almacenan las definiciones de los trmites y los usuarios que pueden ejecutar o administrar los trmites.
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Para la administracin y ejecucin de trmites Met@logo utiliza jBPM que es un sistema flexible para ejecucin y administracin de procesos, la incorporacin de este sistema permite obtener las siguientes ventajas de un sistema BPMS: El diseo de los trmites se realiza mediante el lenguaje JPDL que es un lenguaje grfico fcil de entender para una persona que no tenga conocimientos de programacin. Para poder desplegar los trmites se requiere que al diseo realizado en JPDL le sean desarrollados algoritmos, formularios y validaciones en lenguajes java y jsf que usan funciones de jBPM. Tanto para el diseo como para el desarrollo de los trmites se utiliza el ambiente de desarrollo eclipse.
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Los componentes del sistema se pueden ver en el diagrama que se muestra a continuacin:
En caso que el trmite requiera la actualizacin de una librera o un archivo de configuracin se requiere reiniciar el servidor de aplicaciones.
10
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Tal como se puede apreciar, el sistema est conformado bsicamente de cinco (5) grandes componentes: 1. Diseador de trmites: Es un componente externo (plugin de Eclipse) desarrollado por JBoss (diseador por defecto de jBPM), que permite disear e implementar los trmites que se incorporarn al sistema Met@logo. Estos trmites se adicionan al sistema por medio de archivos que son generados por este diseador.
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Capa de lgica de negocios La capa de lgica de negocios implementa la funcionalidad propia de los procesos implementados en Met@logo y los servicios de soporte que estos requieren. La implementacin de esta funcionalidad usa los siguientes componentes: Servidor de aplicaciones JBoss, versin 4.2.2 o superior como contenedor para componentes EJB. JBoss JBPM, componente de JBoss para el seguimiento del estado de los procesos manejados por el sistema.
11 12
Este componente esta fuera del alcance del proyecto. http://www.intranet.gov.co/index.php?option=com_remository&Itemid=593&func=select&id=9 (consultado el 29 de abril de 2010)
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Capa de Persistencia La capa de persistencia se encarga del mapeo de los objetos que se manejan en las capas superiores a estructuras de datos en el manejador de base de datos Oracle. Los componentes usados para la implementacin de esta funcin son: JBoss Aplication Server, versin 4.2.2 o superior, que implementa la interfaz JPA (Java Persistence Api) de Java. Hibernate, versin 3.2.6 o superior, librera para el manejo de mapeos entre objetos y estructuras de base de datos relacional, que JBoss usa para implementar la funcionalidad de JPA. Oracle 10g R2 o superior, manejador de bases de datos relacionales, que se usa para el almacenamiento de datos en que se basan las funciones de persistencia de datos.
La figura siguiente muestra la forma en que los diferentes componentes se distribuyen en los servidores especificados en la arquitectura.
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El Sistema operacional debe ser Linux o Unix compatible con el software de los servidores de aplicaciones. La base de datos ser Oracle 10g.
3.6.6. Generalidades
En lo referente propiamente a la arquitectura de datos, el diseo de Met@logo contempla dos (2) esquemas de base de datos, uno para las tablas de JBPM, donde se almacenar la informacin relacionada con la definicin y ejecucin de los trmites (procesos) y otro para las tablas propias de Met@logo donde se almacenar informacin propia del negocio y las acciones particulares derivadas de la implementacin de los trmites Consideraciones de Almacenamiento Manejar grupos de tablespaces temporales y asignarlos a los diferentes usuarios en vez de usar solamente uno. Particionamiento a tablas crticas de la base de datos con un volumen mayor o cercano a las 2 Gigas por tabla. Tener en cuenta tablespaces con diferentes tamaos. Tener en cuenta la separacin en el almacenamiento de los programas o lgica de la base de datos y los datos puros.
El modelo de datos de Met@logo se compone bsicamente de las tablas del modelo de JBPM y tablas adicionales para cumplir con los requerimientos funcionales y no funcionales planteados. El modelo de JBPM, se compone de dos (2) partes: 1. El modelo de datos para definicin de procesos 2. El modelo de datos para ejecucin de procesos.
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