Pengertian, Proses Administrasi Ketatausahaan

Sekolah
Elza Dwi Putri (18029105) Hade Afriansyah
Universitas Negeri Padang Universitas Negeri Padang
Indonesia Indonesia
E-mail : elzadwiputrieca@gmail.com E-mail : hadeafriansyah@fip.unp.ac.id

Abstract—This article with the subject of administrative memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi
administration aims at all activities that support the achievement
of educational goals. With the administration of administration proses administrasi, dengan data yang diperlukan.
used in education, efforts can be made to achieve educational Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik
goals. The method used in writing this article is the method of
studying literature, where before making an aticle, we need a maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan
good source of books, as well as other materials related to
administrative administration, after collecting material we need pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu,
to read and understand to make new definitions developed by the
diperlukan staf tata usaha yang professional dan kompeten di
author. Then the authors develop an understanding of
administrative administration, administrative processes of bidangnya.
administration, office / school layout, and the role of the teacher
in school administration administration.

Keywords—(administrasi ; ketatausahaan; sekolah ) II. METODE PENELITIAN

Artikel ilmiah hendaknya disusun dengan metode dan
langkah-langkah yang sistematis untuk memudahkan
I. PENDAHULUAN
Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem melakukan penelitian. Pada artikel ini, peneliti menggukan

organisasi, dalam hal ini adalah organisasi sekolah. Kegiatan metode studi literatur dengan cara mengumpulkan literatur

utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi bahan-bahan materi yang bersumber dari buku, jurnal, dan

sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan sumber lainnya yang berkaitan dengan ilmu tentang

inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di atas, maka administrasi ketatausahaan yang bertujuan untuk mendapatkan

tata usaha tidak hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat berbagai teori yang relevan terhadap permasalahan yang

saja tetapi juga menyangkut semua bahan keterangan dan diteliti yang digunakan sebagai rujukan dalam pembahasan

informasi yang berwujud warkat. hasil penelitian. Dan peneliti juga menggunakan metode

Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan analitik yaitu dengan cara menganalisa sumber bahan materi

dapat membantu dan mempermudah subsistem yang lain yang didapat dengan mengumpulkan literature yang telah

seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, didapat sebelumnya,. Dengan demikian dapat membantu

dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan peneliti untuk menyusun dan menganalisis bahan materi

mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah sehingga artikel tentang administrasi ketatausahaan dapat

dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala disusun dan diselesaikan.

Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat III. KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN

A. Pengertian administrasi ketatausahaan

1
Judul Artikel, Padang 2019
 Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah
administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan
pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun
(menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim
dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh
organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata
usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua
bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat.
Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson
yang telah diterjemahkan oleh The Liang pekerjaan kantor
atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha
perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan
pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di
kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah
dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana
digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat,
surat-surat perjanjian, surat-surat perjanjian, surat-surat
pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan
dan semua jenis nota-nota yang tertulis atau tercetak.
Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim
dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
setiap usaha kerja sama.( Arikunto.2008)
B. Proses Administrasi ketatausahaan (persuratan
kearsipan)
1.      Persuratan/ penataan surat
Tata cara persuratan di lingkungan departeman
pendidikan dan kebudayaan di atur dalam keputusan
menteri pendidikan dan kebudayaan (kepmen dikbud)
republic Indonesia nomor 091/U1995 tanggal 25 April
1995 tentang pedoman tata persuratan dan kearsipan dan
kearsipan di lingkungan depertemen pendidikan dan
kebudayaan . Menurut kepmen dikbud nomor 091/U1995
surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaiakan informasi tertulis oleh satu pihak
kepada pihak lain.
Menurut Syahril & Asmidir Ilyas (2009: 200-202) jenis-
jenis surat, yaitu:
 Surat Dinas, adalah surat berisi hal penting berkenaan
denan administrasi pemerintah dan pembangunan yang
dibuat oleh lembaga pemerintah
 Nota Dinas, adalah surat yang dibuat oleh atasan
kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau
Judul Artikel, Padang 2019
setingkat yang berisi catatan singkat tentang suatu
pokok persoalan kedinasan
 Memo, adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis
tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok
persoalan kedinasan
 Surat Pengantar, adalah surat yang ditujukan kepada
seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat
tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain
yang dikirimkan
 Surat Kawat atau Telegram, adalah surat singkat
dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata
sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan
melalui telegraf
 Surat Keputusan, adalah surat yang berisi keputusan
tentang suatu hal yang ditetapkan pleh pejabat yang
berwewenang untuk itu
 Surat Edaran, adalah surat yang berisi
penjelasan/petunjuk cara melaksanakan peraturan
perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada
 Surat Undangan, adalah surat pemberitahuan kepada
seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan
tempat yang telah ditentukan
 Surat Tugas, adalah surat yang berisi penugasan dari
pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk
melaksanakan kegiatan
 Surat Kuasa, adalah surat yang berisi kewenangan
penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan
kegiatan atas nama pemberi kuasa
 Surat Pengumuman, adalah surat yang berisi
pemberitahuan mengenai sesuatu hal disertai
pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut
 Surat Pernyataan, adalah surat yang menyatakan
kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau
pernyataan tersebut
 Surat Keterangan, adalah surat surat yang berisi
dan keterangan suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan
 Berita Acara, adalah surat yang berisis laporan tentang
suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu. tempat,
keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan
kejadian/peristiwa tersebut.
2.      Kearsipan/ Penataan Arsip
Berikut ini hal yang berkaitan dengan penataan arsip
yaitu:
a.       Azas penataan arsip
Azasnya yaitu azas sentralisasi, desentralisasi dan
gabungan. Sentralisasi adalah azas penataan arsip yang
dipusatkan pada satu unit. Desentralisasi adalah azas
penataan arsip pada unit-unit dalam organisasi. Dan
gabungan adalah gabungan antara azas sentralissasi dan
azas desentralisasi.
b.      Sistem penataan arsip
Sistem penataan arsip berdasarkan hal berikut ini :
1)      Berdasarkan masalah
2)      Berdasarkan abjad
2
 3)      Berdasarkan tanggal 1.      Asas Jarak Terpendek
4)      Berdasarkan nomor Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian
5)      Berdasarkan wilayah sesuatu pekerjaan kantor menempuh jarak sependek-
pendeknya. Yakni dua titik yang dihubungkan dengan garis
c.       Prosedur penataan arsip lurus , dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegawai dan
Prosedur penataan arsip sebagai berikut : titik yang satunya meja tugas pegawai lainya
1)      Meneliti arsip yang akan disimpan 2.      Asas Rangkaian Kerja
2)      Mengelompokkan arsip Tata ruang kantor yang baik menempatkan para pegawai dan
3)      Meneliti kesesuaian lampiran alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-
4)      Mengklasifikasikan arsip urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.
5)      Mengindeks arsip dengan cara memberi ciri khas 3.      Asas Segenap Ruangan
atau tanda suatu arsip Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal
6)      Menyusun arsip sesuai dengan sistem penyimpanan mungkin ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang
menurut pola dibiarkan tidak terpakai.
4.      Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan
C. Tata ruang kantor/sekolah
diadakannya perubahan dengan mudah atau disusun kembali
Berasal dari bahasa inggris yaitu office layout atau sering
tanpa banyak menelan biaya, waktu, dan proses pekerjaan
disebut juga layout saja.Nuraida (2008:142) mengatakan “Tata yang sedang berjalan.
ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta
Oleh karena itu, para ahli membagi konsep tata ruang kantor
penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan
secara garis besar kedalam 4 bagian, yaitu :
ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi
1.      Konsep tata ruang kantor tertutup (private offices) yaitu
pekerja” Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan,
tata ruang kantor dengan penempatan ruang kantor yang
mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia.
dipisah dibagi ke dalam ruang-ruang kerja atau ruangan yang
Setelah memperhatikan keterbatasan yang ditimbulkan oleh
dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
gedung, sasarannya adalah
Biasanya untuk pekerjaan dengan kerahasiaan yang tinggi
1. Persyaratan hukum yang harus dipenuhi.
(high confidential).
2. Ruangan yang digunakan demi keuntungan terbesar.
2.      Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices)
3. Pelayanan yang harus disediakan bila diperlukan (listrik,
yaitu tata ruang kantor dengan ruangan yang besar dan
telepon, dan lain-lain).
ditempati beberapa pegawai tanpa dipisahkan oleh tembok
4. Kondisi kerja yang baik yang harus disediakan untuk
atau penyekat yang terbuat dari kayu.
semua orang.
3.      Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape
5. Penyediaan untuk dapat melihat staf yang bekerja.
offices) yaitu tata ruang kantor yang dihiasi dekorasi taman.
6. Rasa memiliki loyalitas pada kelompok kerja yang
Ruangan diupayakan agar memiliki pemandangan alam
dibantu perkembangannya.
terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman
7. Komunikasi dan arus kerja yang dipermudah.
dan menyenangkan.
8. Gerakan juru tulis di antara meja kerja dan arsip dan
4.      Konsep tata ruang kantor bersekat atau terpisah (cellular
sebagainya dipermudah.
offices) yaitu tata ruang kantor yang diberi sekat-sekat dengan
9. Operasi yang bising dan menggangu dipisahkan
ukuran yang bervariatif untuk suatu  idang bagian subbagian
tersendiri.
atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah.
10. Campur tangan atarpegawai dihindari.
Menurut Gie (2007:212) menyatakan bahwa “Empat hal
11. Privasi dan keamanan diberikan dimana perlu.( Mills, G.
penting yang
d. Manajemen Perkantoran Modern, Edisi
harus diperhatikan dalam penataan ruang perkantoran adalah:
Ketujuh. Jakarta: Binarupa Aksara.)
1.      Cahaya

3
Judul Artikel, Padang 2019
Nuraida (2008:155) bahwa: Cahaya/penerangan merupakan   Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan,
faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai mengirim, menyimpan dan menemukan kembali berbagai
karena mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan, serta keterangan yang berkenaan maupun yang menunjang
kelancaran kerja. Ada beberapa tipe cahaya : penyelenggaraan dan pendidikan di sekolah.
a.    Cahaya Langsung  Membantu perkembangan lembaga persekolahan dengan
b.    Cahaya setengah langsung memberikan masukan-masukan yang bersifat inovatif dan
c.    Cahaya setengah tak langsung kreatif dalam meningkatkan kualitas pelayannan sekolah,
d.   Cahaya tak langsung baik secara ekternal maupun internal.
2.      Warna
McShane (dalam Sukoco, 2007:214) berpendapat bahwa
“Meskipun sebagian besar pegawai sadar akan dampak fisik
warna, namun banyak yang tidak sadar akan dampak
psikologisnya baik positif maupun negatif pada produktivitas,
kelelahan, moral tingkah laku dan ketegangan”. Para ahli
membedakan tiga (3) warna pokok, yaitu : merah, kuning, dan
biru.
3.      Udara
Suhu udara di dalam ruangan juga perlu diperhatikan. Suhu
udara yang sesuai akan menaikkan produktivitas, kualitas
kerja meningkat, memperbaiki susasana kerja dan kesehatan,
serta menimbulkan kesan yang baik bagi para tamu yang
datang. Hal ini sesuai dengan pernyataan Moekijat (dalam
Nuraida, 2008:161)
4.      Suara
IV. KESIMPULAN
Suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan
yang membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang Tata usaha yaitu semua mekanisme yang dapat

bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan

pada kesehatan pegawai. Seperti yang diungkapkan Shomer efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data

(dalam Sukoco, 2007:216) bahwa “Apabila tingkat kebisingan dan informasi yang diperlukan, sehingga administrasi tersebut

melampaui batas yang tidak diinginkan beberapa gangguan berjalan lancar.

fisik dan psikologis terhadap mereka akan terjadi”.'

Tata usaha juga dapat diartikan sebagai kegiatan
melakukan penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam

C Peran guru dalam administrasi keuangan organisasi, untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh
pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari
 Peran Guru dalam Administrasi Ketatausahaan Sekolah
pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan
  Terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh
memberi layanan
organisasi.

4
Judul Artikel, Padang 2019
 Tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha Pendidikan. Jakarta : Bumi Aksara.
untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan
surat-menyurat yaitu menghimpun (menerima), mencatat,
Syahril dan Asmidir Ilyas. 2009. Profesi Kependidikan.
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua
Padang: UNP.
bagian keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran.
kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang
Yogyakarta: Kanisius.
terjadi dalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai bahan
keterangan bagi pimpinan.
The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern.
Yogyakarta: Liberty.
Daftar Pustaka

Afriansyah,H.(2019). Administrasi Pendidikan. Padang:

Sukoco Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi
https://doi.org/10.17605/OSF.IO/NRXH8
Perkantoran Modern . Jakarta: PT Gelora Aksara
Pratama,
Arikunto dan Cepi Safruddin Jabar. 2008. Evaluasi Program

5
Judul Artikel, Padang 2019