Isi kandungan

Isi Kandungan

Muka Surat

Pengenalan

Kesan Kegagalan Komunikasi Berkesan

Cara Mengatasi Kegagalan Komunikasi Berkesan Bagi Mempertingkatkan Kecemerlangan Organisasi 7

Penutup

10

Rujukan

11

Kegagalan Dalam Komunikasi Berkesan Boleh Mengundang Pelbagai Masalah Dalam Organisasi Sekolah. Terangkan Perkara Yang Mungkin Berlaku Akibat Daripada Kegagalan Komunikasi Berkesan Dan Bagaimana Ia Dapat Di Atasi Demi Meningkatkan Kecemerlangan Di Organisasi Anda. Pengenalan. Komunikasi merupakan bidang yang sangat penting untuk semua bidang yang lain, sehinggakan perbuatan dan tingkahlaku manusia tidak akan sempurna tanpa ada komunikasi (Narimah 2004). Pada peringkat awal kewujudan manusia, komunikasi hanyalah untuk kepentingan antara perseorangan sahaja. Dengan perkembangan yang pesat dan setelah berlaku revolusi peradaban manusia telah wujud komunikasi yang lebih kompleks. Kini komunikasi merupakan suatu disiplin ilmu yang semakin diberi perhatian kerana kemajuan dan kepesatan pembangunan yang berlangsung ketika ini. Kemajuan ekonomi dan teknologi telah menyebabkan bidang komunikasi turut berkembang serta menjadi semakin komplikated. Dalam masa yang sama, pelbagai mesej yang dikomunikasikan boleh memberikan implikasi yang besar terhadap kejayaan mahupun kegagalan, yang bermakna setiap mesej yang dikomunikasikan perlulah dibuat dengan sedar dan berhati-hati terhadap implikasi yang mungkin berlaku. Sebagaimana menurut Saodah, Narimah dan Mohd Yusof (2004) pengetahuan tentang komunikasi menjadikan seseorang atau organisasi itu akan lebih berjaya dan berdaya saing. Secara tidak langsung, ia menjelaskan bahawa kegagalan dalam komunikasi boleh menjadi antara faktor yang menyumbang kepada kegagalan individu atau organisasi dalam usaha mencapai matlamat yang disasarkan. Ia merupakan antara natijah yang kritikal dan amat merugikan individu atau organisasi berkenaan. Justeru, adalah penting untuk memahami serta mengamalkan komunikasi berkesan agar segala mesej yang disampaikan oleh komunikator (penyampai) akan dapat difahami dan diterjemah oleh komunikan (penerima), sepertimana yang dimaksudkan. 2

Mengikut Hisham A-Talib komunikasi ialah satu proses yang melibatkan perkongsian idea-idea, perasaan dan fikiran dari seorang individu kepada individu lain atau sekumpulan individu lain (Che Siah, 1994). Syed Muhamad Al Adros (2004) mengatakan komunikasi adalah satu seni menyalurkan idea-idea dan sikap daripada seseorang individu kepada seorang individu yang lain. Caharles Cooley mendedefinisikan komunikasi sebagai mekanisme yang menyebabkan adanya hubungan antara manusia dan yang memperkembangkan semua lambang fikiran, bersama-sama dengan alat yang menyiarkannya dalam ruang dan merakamnya dalam waktu. Ia meliputi wajah, sikap, gerak-geri, suara, kata-kata tertulis, percetakan, telegraf, telefon, dan apa saja yang merupakan penemuan mutakhir untuk menguasai ruang dan waktu (Che Siah, 1994). Nor Laily (2005) menyatakan komunikasi berkesan berlaku dalam keadaan-keadaan berikut : i. ii. iii. Mesej yang disampaikan difahami dengan tepat dan jelas oleh penerima. Makna mesej difahami dan dikongsi bersama oleh penghantar dan penerima. Perubahan yang berlaku (sekiranya dikehendaki) akibat dari mesej adalah seperti perubahan yang dikehendaki oleh penghantar. Syed Muhamad Al Adros (2004) pula menyatakan komunikasi berkesan berpandukan kepada 7K iaitu: i. ii. iii. iv. Kepercayaan kepercayaan penyampai dari pendengar, perhatian dan tumpuan serta keyakinan penyampai. Konteks mesej yang memiliki kebenaran dan dalam konteks tertentu. Kandungan mesej mempunyai makna dan mempengaruhi pendengar untuk bertindak. Kejelasan mesej tidak mengelirukan dan menggunakan simbol atau perkataan yang jelas, mudah difahami. 3

v. vi. vii.

Keupayaan

pendengar

tahap

pemahaman

yang

tinggi,

komunikasi lebih berkesan. Kaedah pemilihan saluran yang tepat, tahu kumpulan sasaran. Kesinambungan proses berterusan, berulang dan memiliki hibungkait antara setiap isi kandungan agar mudah difahami. Justeru, secara kesimpulannya komunikasi merupakan proses

penyampaian maklumat atau mesej dari komunikator kepada komunikan dan perlu melalui media (saluran) yang tepat serta difahami oleh komunikan seperti yang difahami oleh komunikator. Sekiranya mesej yang ingin disampaikan tidak difahami sebagaimana yang dikehendaki, maka akan berlaku situasi komunikasi yang tidak berkesan atau mewujudkan halangan komunikasi.

KESAN KEGAGALAN KOMUNIKASI DI ORGANISASI Komunikasi di dalam organisasi atau komunikasi individu boleh terhalang oleh banyak faktor dan keadaan. Ia bukanlah sesuatu yang seringkali berlaku, namun adakalanya komunikasi menjadi antara faktor yang menyebabkan berlakunya masalah dalam organisasi. Terdapat banyak faktor yang boleh menyebabkan komunikasi terhalang antaranya media saluran yang digunakan, bahasa yang digunakan, nada intonasi suara, gaya penyampai, kelajuan suara, sikap penerima dan latarbelakang yang berbeza antara komunikator dan komunikan. Semua faktor ini amat mempengaruhi keberkesanan komunikasi. Sekiranya mana-mana faktor ini terjejas atau menjadi masalah, maka akan berlaku masalah dalam proses komunikasi yang berlangsung. Sebagai pemimpin dalam organisasi sekolah, saya melihat terdapat banyak masalah yang bakal berlaku sekiranya komunikasi menjadi tidak berkesan. Antara masalah yang dijangka akan berlaku termasuklah :

1. Ketidakcekapan Pengurusan Sekolah Salah satu dari masalah yang bakal timbul ekoran kegagalan komunikasi berkesan adalah kewujudan masalah dan ketidakcekapan dalam pengurusan sekolah atau organisasi. Hal ini boleh berlaku ekoran masalah komunikasi yang terganggu kesan ketidakfahaman terhadap mesej yang disampaikan oleh Guru Besar atau pegawai kanan sekolah kepada para guru dan kakitangan yang lain. Ianya akan menjejaskan kecekapan dalam pentadbiran sekiranya mesej atau maklumat yang disampaikan tidak diikuti atau disalahtafsirkan oleh penerima mesej. Sememangnya dalam mengendalikan sebuah sekolah, saya memerlukan sokongan dan kerjasama semua pihak agar visi dan misi yang disasarkan di sekolah dapat dicapai, seterusnya memenuhi hasrat membangunkan modal insan cemerlang dalam kalangan murid-murid, melalui keputusan UPSR yang cemerlang dan penglibatan kokurikulum. Semua pihak termasuklah ibu bapa memainkan peranan bersama dalam memastikan kecemerlangan sekolah. Justeru sekiranya berlaku ketidaklancaran komunikasi, maka adalaah mustahil pengurusan sekolah dapat dijayakan dengan cemerlang juga. Masalah arahan Guru Besar kepada guru dan kakitangan yang tidak diikuti akan menjejaskan pelaksanaan dan pengendalian sekolah. Adalah sukar bagi seorang pemimpin untuk mengemudi sesebuah organisasi sekiranya tidak mendapat kerjasama dari ahli kumpulannya dalam mencapai matlamat organisasi. Ia akan menyukarkan saya selaku pemimpin untuk memastikan segala urusan pentadbiran sekolah dapat dikendalikan dengan sebaik mungkin sebagai amanah yang dipertanggungjawabkan.

2. Masalah Dalam Hubungan dan Kerjasama Ekoran kegagalan komunikasi berkesan di sekolah akan mewujudkan salah faham yang akan menjejaskan pengendalian sekolah secara keseluruhannya. Saya melihat kegagalaan komunikasi akan menyebabkan suasana huru hara boleh berlaku, salah faham dari mesej yang dikomunikasikan boleh menimbulkan prasangka atau prajudis yang sukar untuk tangani sekiranya ianya tidak dibendung sebaik mungkin sejak dari awal. Ia sekaligus akan menimbulkan masalah dalam hubungan serta kerjasama antara pentadbir sekolah dengan semua kakitangan yang akan menyebabkan suasana tidak kondusif berlaku. Dalam masa yang sama, kegagalan dalam komunikasi berkesan bakal menjejaskan pencapaian matlamat kerjasama berpasukan seperti yang digariskan dalam etika perkhidmatan awam dan Tonggak Duabelas yang seharusnya diamalkan oleh semua penjawat awam di Malaysia. Hal ini akan menjejaskan pembangunan modal insan yang disasarkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia melalui Pelan Induk Pembangunan Pendidikan, khasnya bagi melaksanakan teras kedua iaitu Membina Modal Insan. Modal insan minda kelas pertama yang disasarkan ialah hasil dari pemikiran kelas pertama ini akan membawa kepada pembentukan modal insan cemerlang yang sentiasa berhemah dalam berkomunikasi dengan orang lain,... (Kementerian Pelajaran Malaysia, 2008). 3. Menjejaskan Imej dan Reputasi Organisasi. Masalah yang berlaku dalam komunikasi berkesan juga akan menyebabkan imej dan reputasi sekolah saya terjejas dari kaca mata pegawai, ibu bapa dan masyarakat keseluruhannya. Kegagalan dalam menangani masalah komunikasi boleh menjadi satu masalah yang meruncing serta mencemar nama baik organisasi. Imej merupakan perlambangan komunikasi yang menterjemahkan budaya korporat organisasi, manakala reputasi pula adalah perlambangan dalam 6

pemikiran yang dihasilkan oleh imej berkenaan secara tidak nampak (Argenti,1997). Sekiranya masalah komunikasi berlanjutan, ia akan membawa imej serta reputasi yang tidak sihat kepada organisasi dalam jangka panjang. Ini bukan sahaja menjejaskan motivasi kakitangan, malah akan turut menjejaskan prestasi murid-murid dalam aspek pencapaian mereka. Setiap mesej yang positif juga akan ditafsirkan secara sebaliknya dan tidak akan diberikan perhatian sewajarnya. Ia akan merugikan semua pihak dalam organisasi. 4. Ketidakberkesanan Pelaksanaan Tugas dan Tanggungjawab. Dalam suatu keadaan yang lain, kegagalan komunikasi berkesan akan turut menyebabkan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab pegawai awam menjadi tidak berkesan. Hal ini boleh berlaku apabila terlaku banyak politiking berlaku dalam komunikasi seharian di organisasi. Setiap individu akan mempercayai dan mempertahankan persepsi masing-masing terhadap arahan dan tugas yang perlu dilakukan. Mereka akan hanya mengikut naluri masing-masing kerana tidak dapat menerima mesej yang jelas atau tidak mahu menurut sebarang arahan yang diberikan oleh pimpinan organisasi. Apabila apa yang disampaikan dan dimaksudkan tidak difahami seperti mana yang diharapkan, dengan itu berlakulah konflik, kekeliruan, perselisihan faham dan percanggahan pendapat (Che Siah, 1994). Ini bermakna, aspek keberkesanan dalam menjalankan tugas akan terjejas serta gagal mencapai matlamat yang telah disasarkan oleh organisasi dalam jangka panjang. Kegagalan dalam komunikasi berkesan dan penggunaan kerangka kefahaman yang berbeza akan menyebabkan pelbagai tindakan berlaku mengikut tafsiran yang berbeza, sejajar dengan apa yang difahami atau difikirkan betul secara individu sahaja, dan bukan secara kolektif.

CARA

MENGATASI

KEGAGALAN

KOMUNIKASI

BERKESAN

BAGI

MEMPERTINGKATKAN KECEMERLANGAN ORGANISASI. Di dalam sesebuah organisasi, penyampaian dan penerimaan maklumatmaklumat yang tepat dan terkini akan dapat membantu staf menjalankan tugastugas mereka dengan lebih cekap, sempurna dan berkesan. Komunikasi berkesan boleh disifatkan sebagai minyak pelincir untuk roda-roda pentadbiran (Che Siah,1994). Justeru, adalah penting kepada saya sebagai pemimpin organisasi untuk menangani masalah-masalah yang boleh berlaku atau yang dijangka akan berlaku sekiranya komunikasi berkesan tidak diamalkan. Antara pendekatan atau tindakan yang boleh diambil termasuklah : 1. Menggalakkan Komunikasi Terbuka Sebagai pemimpin dalam sebuah organisasi, saya perlu memberikan ruang dan peluang kepada semua pegawai dan kakitangan agar dapat memberikan maklumbalas terhadap setiap mesej yang disampaikan. Ruang bagi komunikasi terbuka ini boleh dilaksanakan melalui perbincangan atau mesyuarat yang diadakan bagi menyelesaikan masalah atau melaksanakan sebarang aktiviti rasmi di sekolah saya. Apabila setiap orang diberikan ruang dan peluang untuk menyuarakan pandangan dan pendapat, maka perbezaan pandangan akan dapat dikecilkan seterusnya menggalakkan kerjasama sepasukan apabila suatu ketetapan diambil. Komunikasi terbuka akan menggalakkan hubungan interpersonal yang lebih mantap serta menggalakkan kerjasama sepasukan dijelmakan dalam organisasi. Sebagai pemimpin saya perlu mendengar setiap pandangan dan idea kakitangan yang menjurus kepada penambahbaikan. Dr Suriyakatun Osman (2004) menyatakan mendengar dan disertakan dengan empati aakan dapat mengelakkan salah faham, pertelingkahan, penangguhan dan kesilapan. Justeru, komunikasi terbuka dapat mengelakkan masalah yang boleh berlaku 8

ekoran kegagalan komunikasi berkesan. Shukri (2004) mendapati bahawa amalan komunikasi kepimpinan ketua secara kolaboratif memberi kesan positif terhadap motivasi dan kepuasan kerja staf secara intrinsik mahupun extrinsik. 2. Penggunaan Saluran (Media) Komunikasi Yang Bersesuaian. Dalam menyalurkan mesej yang diperlukan termasuklah memberikan arahan kepada warga kerja organisasi dan khalayak bersekepentingan, saya merasakan bahawa medium saluran yang digunakan perlulah bersesuaian dengan kepentingan mesej yang disampaikan. Penggunaan media saluran yang salah akan menjejaskan keberkesanan mesej yang ingin disampaikan. Cara pimpinan sekolah menggunakan pendekatan berbeza akan mewujudkan suasana kondusif dan bermotivasi dalam kalangan guru apabila mereka diuruskan dengan adil dan sesuai dengan tugas yang diberi (Maimunah, 2004). Contoh gaya berbeza yang dimaksudkan adalah seperti : a. Mengarah kepada guru baru atau guru berprestasi rendah. b. Membimbing kepada guru kurang berpengalaman. c. Menyokong kepada guru berpengalaman. d. Deligasi kepada guru kanan atau oentadbir sekolah. Ini menjelaskan bahawa media saluran yang berbeza perlu disesuaikan dengan tahap dan komitmen kakitangan yang ada. Sekiranya media dan kaedah yang betul digunakan, maka sudah pasti kekangan dan kelemahan komunikasi dapat dielakkan dengan penuh hikmah dan baik. Komunikasi berkesan yang perlu diamalkan termasuklah dengan menggunakan media tatap muka atau bersemuka secara perseorangan bagi mengatasi mana-mana kakitangan yang bermasalah dengan memanggil mereka dan berbincang secara baik dari hati ke hati. Sebagai pemimpin, saya perlu membuka ruang kepada mana-mana kakitangan atau individu bersekepentingan untuk menyatakan masalah mereka serta mencari jalan penyelesaian terbaik bagi mengatasi masalah yang berlaku dalam organisasi. 9

3. Mempertingkatkan Kemahiran Berkomunikasi Sebagai pemimpin, saya perlu memiliki kualiti dan kemahiran berkomunikasi yang baik disamping keupayaan mempengaruhi kakitangan dan masyarakat. Antara elemen dan kualiti sebagai pemimpin yang baik ialah kemahiran berkomunikasi di samping kemahiran mendengar yang baik. Justeru, saya perlu memperoleh banyak pengalaman melalui latihan, kursus dan pembacaan agar mampu mennggunakan kemahiran berkomunikasi yang berkesan dalam melaksanakan tugas dan amanah yang diberikan. Antara aspek yang perlu dikuasai juga termasuklah memahami segala mesej yang perlu disampaikan seperti arahan Kementerian Pelajaran, pekeliling-pekeliling yang berkuatkuasa dan peraturan-peraturan yang perlu dikuatkuasakan. Dengan cara ini, saya dapat memastikan setiap tindakan dan arahan bersandarkan kepada fakta dan bukan tindakan individu atau untuk kepentingan peribadi. Dalam masa yang sama, untuk mempertingkatkan kemahiran komunikasi berkesan, saya perlu menguasai kemahiran tingkah laku atau non-verbal communication, kemahiran menimbulkan minat terhadap pengucapan awam, kemahiran memberi perhatian dan membaca tindak balas audien, kemahiran memberikan refleksi serta kemahiran perhubungan interpersonal. Dr Suriyakatun Osman (2004) menyatakan kemahiran berkomunikasi termasuklah sensitif dan respon kepada emosi audien, menjadikan setiap sesi komunikasi sebagai input positif (bukan cakap-cakap kosong), dan meninggalkan tanggapan atau persepsi positif serta berkekalan dari komunikasi yang dilakukan kepada audien. 4. Mewujudkan Hubungan Dan Suasana Kondusif. Sebagai pemimpin, saya perlu membina hubungan yang baik bersama semua kakitangan dan masyarakat khasnya ibu bapa bagi memastikan suasana yang kondusif dapat dibentuk dalam persekitaran organisasi. Ia akan menggalakkan komunikasi berkesan berlangsung dengan baik dan mewujudkan 10

keadaan saling hormat menghormati sesama kakitangan dan khalayak sekepentingan. Melalui suasan yang kondusif dan selesa, kerjasama dan semangat kerja sepasukan dapat dibentuk dengan jayanya. Ini bermakna, kejayaan sesuatu aktiviti atau kecemerlangan yang dicapai adalah milik bersama dan dikongsi atau dirasai oleh semua kakitangan. Dengan hubungan mesra dan baik, maka segala arahan Jabatan atau Kementerian akan lebih mudah dilaksanakan bagi memenuhi kehendak dan keperluan semasa. Ia bukan menjadi suatu bebanan kepada pentadbir mahupun kakitangan dalam melaksanakan sebarang arahan pada masa kini mahupun pada masa hadapan. PENUTUP Komunikasi mengendalikan komunikasi sememangnya boleh memainkan peranan dalam penting organisasi dalam serta

sesebuah

organisasi.

Kegagalan

mengendalikan

berkesan

menjejaskan

perjalanan

merencatkan pembangunan ke arah kecemerlangan. Ia seharusnya ditangani secara baik dan penuh berhati-hati agar tidak menjejaskan kepentingan manamana pihak sama ada di pihak pentadbir, pihak kakitangan mahupun pihak luar yang bersekepentingan seperti ibu bapa dan masyarakat. Komunikasi berkesan akan mampu dibentuk melalui kemahiran-

kemahiran berkomunikasi yang perlu dipupuk atau dibentuk dalam organisasi. Kemahiran ini perlu diterapkan kepada semua kakitangan agar semua pihak memahami dan menggunakan komunikasi berkesan bagi memastikan visi dan misi organisasi menjadi keutamaan serta mencorak kecemerlangan organisasi. Seterusnya ia akan mampu membina imej serta reputasi yang baik dan berkekalan dalam kerangka minda masyarakat setempat terhadap organisasi pada masa hadapan. Kecemerlangan diwujudkan melalui amalan komunikasi berkesan sepanjang masa dalam organisasi yang cemerlang. 11

RUJUKAN Che Siah Bt Romly, 1994. Komunikasi Berkesan Dalam Organisasi: Tinjauan Masalah Yang Dihadapi Oleh Pagawai-Pegawai Awam. Buletin Komunikasi Berkesan. Institut Tadbiran Awam Negara. Decker, Bert. How To Communiate Effectively. Kogan Page Ltd. London. Dr Suriyakatun Bt Osman, 2004. Komunikasi Berkesan. Holistic Leaders Transform To Lead. www.scribd.com Maimunah Bt Muda, 2004. Kepimpinan Situasi Di Kalangan Pengetua Sekolah di Malaysia. Seminar Nasional Pengurusan Dan Kepimpinan ke12. Institut Amuniddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia. Modal Insan Cemerlang Minda Kelas Pertama. Kementerian Pelajaran Malaysia. Edisi Pelancaran, 2008. Nor Laily Bt Hj Zakaria, 2006. Komunikasi Berkesan. Sumber Asli Dan Alam Sekitar. Slide Kementerian

Paul A. Argenti.1998. Corporate Communication. Irwin McGraw-Hill. Spitzberg, B.H. & Cupach, W.R. 1984. Interpersonal Communication Competence. Beverly Hills, California:Sage. Shukri Bin Hj Zain, 2004. Komunikasi Kepimpinan Dan Hubungannya Dengan Motivasi. Seminar Nasional Pengurusan Dan Kepimpinan ke-12. Institut Aminuddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia. Zulhamri Abdullah. 2008. International Corporate Communication. Second Edition. Prentice Hall.

12