Ralis par :
- ALHALOUANI Meryem - BOUKDIR Loubna - DARKAOUI Miriam - OUCHETTOU Ibtissam
PLAN
5. Cas pratique
INTRODUCTION
MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE , mieux acheter suppose une parfaite matrise du processus dapprovisionnement par lentreprise afin de disposer de la meilleure matire premire et/ou marchandises rsultante dune slection antrieure des fournisseurs. De ce fait, le cycle achat fournisseurs revt un caractre vital pour lentreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoins ne peut tre faite ! Lentreprise ne peut matriser son activit en amont et en aval quavec une meilleure prospection de son march, une bonne slection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement tablit permettant de canaliser lensemble des informations dont elle dispose vers ltude, lanalyse et la schmatisation de ces dernires pour une utilisation fiable et simplifie.
I-
Au cours des trois dernires dcennies, on est progressivement pass d'une conomie de production une conomie de march.
En conomie de production, le prix de vente d'un produit est la somme des cots de lentreprise, augmente d'une marge bnficiaire.
En conomie de march, le prix de vente est dict par la loi du march, le prix de revient le plus bas devient donc l'objectif atteindre.
En conomie de march, l'offre est bien souvent suprieure la demande et il ne suffit plus de produire pour vendre, ni mme de savoir vendre pour russir.
Le succs de l'entreprise dpend donc de sa capacit : Adapter son offre la demande Matriser ses conditions internes d'exploitation.
Lachat, est devenu un processus complexe, caractre collectif. Une cascade de prescriptions et de contraintes est impose par un ensemble de personnes aux fonctions diffrentes, concernes un moment donn par l'achat.
Dans une mme entreprise, toutes ces contraintes et prescriptions proviennent d'un grand nombre d'acteurs et il revient tout naturellement l'acheteur d'en assurer la coordination.
de s'intgrer dans une chane dont l'objectif est la satisfaction du client final ; d'optimiser l'interaction des fonctions de l'entreprise. Ce rsultat ne peut tre obtenu qu' partir d'une plus grande rationalisation des achats.
Numro de la commande Service traiteur : achat Rfrence : centre dimputation, code analytique Dsignation du fournisseur Condition des paiements Dates et lieu de livraison Date et visa du responsable achat
o Circuit du bon de commande o Imprim de diffusion
7
4- Rception de la marchandise
Prsentation type dune facture Enregistrement de la facture a. Circuit Lmetteur : la comptabilit Le service de gestion : contrle des imputations analytiques Le service travaux : accord pour paiement La direction du projet: accord pour paiement
b. classement Mission des services Contrler et viser dans les plus brefs dlais les documents Retourner la facture et autorisation de paiement au service comptabilit
Dclenchement de la commande, (objectifs et organisation) Acceptation et traitement des livraisons, (objectifs et organisation) Enregistrement des dettes, (objectifs et organisation) Paiement des factures. (objectifs et organisation)
611 : Achats revendus de marchandises 612 : Achats consomms de matires et fournitures 613 / 614 : Autres charges externes 616 : Impts et taxes 617 : Frais de personnel
1 Voir
le cours
10
11
Procdure de base
Examiner les rapprochements bancaires de lentreprise afin de vrifier le dlai dencaissement et de dcaissement Vrifier la sparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de rception; les factures de fournisseurs sur des priodes prcdant immdiatement et suivant immdiatement les dates de cltures et vrifier que les oprations ont t comptabilises sur le bon exercice Effectuer une recherche des passifs non enregistrs la date de linventaire physique ou celle de clture; les factures fournisseurs reues et non enregistres et les bons de rception mis avant la clture et non rapprochs des factures Procder une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets payer
Procdures gnrales
Comparer les natures des produits achets avec les intituls des comptes
12
comptes annuels
Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets payer avec la balance fournisseurs ou
pas dengagement dachats avec des prix excdents leurs valeurs probable de ralisation
4. Rcapitulatif :
On peut dire que le travail de lauditeur porte essentiellement sur :
Evaluation des soldes fournisseurs : Lauditeur recense les dettes en devises et vrifie
quelles ont fait lobjet dune rvaluation correcte la clture.
14
Une recherche efficace des dtournements dactifs commis par les employs rend ncessaire la matrise des principaux schmas de fraude, ces dernires peuvent concerner tous les cycles de lentreprise, quils soient oprationnels ou administratifs. Cet article se limitera la prsentation de schmas de fraude spcifiques au cycle achats/fournisseurs .
Bien quapparemment simple vu de lextrieur, le cycle achats est, en ralit, particulirement complexe compte tenu du fait quil existe diffrents types de transactions dachats avec diffrents types de fournisseurs.
Le processus achats comprend lachat de biens ou de services par lentreprise, depuis la passation de la commande jusquau paiement de la facture, en passant par la rception du bien ou de la prestation, la rception de la facture et sa comptabilisation.
Ce cycle prsente des risques importants de dtournement, car il concentre lessentiel des mouvements de sortie de fonds de lentit.
1. LA FALSIFICATION DE LA FACTURATION
Le principe commun dans les schmas de falsification de la facturation est de faire en sorte que lentreprise victime reoive une facture fictive ou survalue, quelle accepte de la rgler, et que le fraudeur puisse encaisser largent son compte.
15
La premire tape de ce schma consiste pour lemploy fraudeur introduire dans le circuit de paiement une facture totalement fictive qui ne correspond aucune marchandise ou service reu en contrepartie.
Dans la plupart des cas, les factures fictives utilises pour les dtournements concernent des prestations de service. En effet, lors dun achat de biens ou de marchandises, les procdures de contrle sont gnralement plus difficiles contourner, puisquil faudra prsenter un bon de commande et un bon de rception pour que le paiement soit autoris. Cela implique donc de crer ou de falsifier dautres documents. Alors que dans le cas des services, les bons de commande ne sont pas toujours formaliss, les libells des factures sont souvent peu explicites et le contrle de la ralisation de la prestation est difficilement possible aprs coup. Donc le maquillage sera plus ais.
Le paiement des factures ncessite, dune part, que celles-ci soient approuves par une personne habilite et, dautre part, que le service payeur ne dcle rien danormal dans la procdure et les documents. Si le fraudeur a une position hirarchique lautorisant valider les factures, la fausse facture permettra juste au service payeur dtre confort dans labsence danomalie. Si le fraudeur a besoin de soumettre validation ses factures, la fausse facture devra, non seulement apparatre totalement relle, mais galement avoir un libell qui soit crdible vis vis de lautorit signataire.
Une fois que le bon payer est obtenu, le rglement sera rgulirement effectu et le fraudeur pourra rcuprer le chque ladresse du fournisseur fictif ou, si le paiement est effectu par virement, largent arrivera directement sur son compte, puisquil aura prcdemment enregistr ses coordonnes bancaires dans le fichier des fournisseurs.
Ainsi, le fraudeur aura pu dtourner des fonds sans dsquilibrer les comptes de lentreprise. La seule trace de cette manipulation sera une charge fictive dans les comptes, mais qui disparatra lors du changement dexercice et de la remise zro des comptes de charges. Si
16
1.2 La surfacturation
Cette deuxime mthode de dtournement par falsification de la facturation ncessite lentente avec un fournisseur afin de majorer le prix de certains achats et de faire payer lexcdent lentreprise victime. Le fournisseur complice partage ensuite les gains du surcot avec lemploy fraudeur, soit par rtrocession de commission, soit par des cadeaux ou autres avantages en nature. La fraude peut tre ralise par toute personne habilite passer des commandes et peut concerner tout type dachats (biens mobiliers, marchandises, prestations, donc ). De plus, la rcurrence de la fraude accorde de la normalit au prix dachat, et veillera de moins en moins les soupons.
La dtection de cette catgorie de fraude est trs difficile, car tous les documents sont rels et la facture correspond la rception qui elle-mme satisfait la commande. Seul un spcialiste des achats peut alors sapercevoir que le prix dachat est anormalement lev.
Pour limiter ce genre de manipulation, il convient dinstaurer des rgles claires et crites de slection des fournisseurs, de systmatisez les appels d'offres pour comparer les prix et de dresser des statistiques de concentration des prestataires car travailler toujours avec les mmes prestataires multiplie les risques de fraude.
17
Dans ce schma, le fraudeur doit en premier lieu avoir accs aux chquiers. Donc, soit la prparation des chques rentre dans ses attributions et il profite de cette facult (comptable fournisseurs, trsorier, directeur financier), soit il est extrieur au circuit des paiements et doit alors drober un ou plusieurs chques de lentreprise. Ensuite, en imitant la signature dune personne habilite, il peut dtourner son profit directement ou indirectement (via une socit quil contrle ou via un complice) les sommes souhaites.
ce risque peut rsulter dune mise la disposition dun employ, en qui on a particulirement confiance, de chques signs en blanc afin quil paie un fournisseur.
Celui-ci sera alors tent de payer lui-mme le fournisseur et dencaisser le chque pour lui avec un montant suprieur.
Le rglement des factures par virement nexclut pas la possibilit de dtournement. Ce type de fraude ncessite de rcuprer les coordonnes bancaires et les modles de signatures autorises ; le mieux tant encore de rcuprer une matrice dun ordre de virement. Par ailleurs, il convient de prendre connaissance des procdures de validation des virements mises en place par la socit (signature simple ou conjointe, confirmation crite ou orale, comptes dbiter par nature dopration, ).
Avec ces lments, le fraudeur, agissant seul ou en quipe organise, peut confectionner de faux documents et envoyer le faux ordre de virement la banque de lentreprise victime. Si le fraudeur a respect les procdures de validation tablies avec la banque, celle-ci procdera au transfert des fonds sur le compte du fraudeur.
18
Pour intercepter les chques, les employs les mieux placs sont ceux qui manipulent ou distribuent les chques. Cela concerne principalement les personnes du service comptable, du secrtariat et du service courrier. Mais, dans les socits peu structures en termes de contrle interne, les chques sont souvent facilement accessibles.
- Il peut falsifier le nom du bnficiaire du chque et inscrire son nom la place. Ainsi il naura aucun souci encaisser le chque.
- Il peut crer une socit avec une dnomination sociale similaire celle du fournisseur ls et encaisser le chque sur le compte de cette nouvelle socit.
La
dissimulation
de
la
fraude
La dissimulation du dlit est un lment cl dans le schma de fraude. Elle implique non seulement de masquer lidentit du fraudeur mais galement de faire en sorte que lorganisation victime ne se rende pas compte du dtournement.
Avec les schmas de falsification des moyens de paiement tel que lmission de chques falsifis ou le virement frauduleux, des carts au niveau de la trsorerie vont tre gnrs entre le solde en banque et le solde en comptabilit, car le chque ou le virement frauduleux va apparatre sur le relev de banque mais pas en comptabilit. Cette somme frauduleusement dtourne va donc figurer sur le rapprochement bancaire.
Si le fraudeur a accs aux comptes, il peut maquiller sa fraude en enregistrant une criture comptable qui viendra crditer le compte de banque dun montant gal la fraude par le dbit dun compte judicieusement choisi. Notamment, il doit comprendre beaucoup de mouvements et avoir un solde lev afin dtre difficile auditer. Avec cet enregistrement comptable, les
19
Ces schmas de fraude mettent en exergue limportance de la sparation des fonctions entre lmetteur du rglement, le signataire et la personne qui effectue les rapprochements bancaires. Egalement, la rconciliation des soldes entre les relevs de banque et les soldes en comptabilit constitue un point de contrle cl qui ncessite une ralisation trs rgulire (mensuellement), avec une analyse dtaille (contrle arithmtique, contrle des priodes dencaissement, contrle des sommes anciennes, analyse des chques annuls, quune supervision troite. ) ainsi
Ce type de manipulation peut intervenir dans les cas de vol de marchandises ou de biens achets : aprs avoir drob le bien, le fraudeur annule la transaction dachat afin de ne laisser aucune trace dans le systme : ni de la rception du bien, ni de la constatation de la charge relative lachat. Le fournisseur qui a livr le bien va rclamer son rglement mais compte tenu de labsence de trace dans le systme, il sera plus difficile de dnoue le problme, r dattribuer les responsabilits et de remonter jusquau fraudeur.
Toutefois, les procdures de contrle interne et notamment les contrles informatiss permettent dans bien des cas de prvenir ce schma de fraude, car soit il est rendu impossible deffectuer lannulation dune transaction, soit une trace de chaque annulation est conserve et peut tre vrifie.
20
Pour ce faire, le fraudeur fait une copie fidle de la facture originale. Quelques temps aprs avoir pay la facture initiale. Dans ce cas, un deuxime rglement est adress au fournisseur. Pour rcuprer le chque, le fraudeur rclame le paiement erron au fournisseur en invoquant une erreur. Celui-ci constate juste titre le double rglement et renvoie un chque la socit que le fraudeur se chargera dintercepter.
Si la facture concerne des biens ou des marchandises, cette manoeuvre frauduleuse va engendrer un cart dinventaire ; en revanche, si elle concerne des prestations de service, la seule trace sera la survaluation dun poste de charge.
Deux cas peuvent se prsenter : - lachat est effectu personnellement par lemploy, mais celui-ci fait en sorte que la facture soit au nom de lentreprise (falsification ou accord avec le fournisseur) afin quelle soit paye par cette dernire ;
- lachat est effectu dans le cadre du circuit normal de validation des factures, mais les biens acquis seront rcuprs par le fraudeur (interception de la livraison, changement dadresse de livraison, accord avec le fournisseur, ).
Comme pour les fausses factures, ce genre de malversation est facilit dans les entreprises peu vigilantes sur le processus dautorisation des dpenses, et notamment sur leur documentation et justification. Egalement, elle sera facilement ralisable par les personnes habilites valider les factures si aucune procdure nest mise en place pour viter que ces personnes puissent approuver leurs propres achats. En effet, comme lun des critres dclenchant la fraude est lopportunit, un employ sans supervision est davantage incit frauder que
21
Dans ces situations, lemploy fraudeur peut tre tent de drober les fonds reus du fournisseur et de les encaisser son compte. Ce schma de dtournement rejoint, dans son principe, ceux lis la fraude sur encaissement tudis dans larticle relatif au cycle ventes : le rglement en provenance du fournisseur est intercept par une personne du circuit de rception (exemple : accueil, secrtariat, service comptabilit), puis est dtourn son bnfice pour encaisser les fonds, et la manipulation est dissimule par un jeu dcritures comptables.
V- CAS PRATIQUE
PARTIE I : PRISE DE CONNAISSANCE DE L ENTREPRISE
Historique et fiche technique
Fonde en 1992 Casablanca, premire ville industrielle du Maroc, la socit LINA NEGOCE compte maintenant plus de 20 personnes rparties en plusieurs activits maintenance, rparation, installation rseaux locaux et distance, formation, gnie software, administration, prpresse, comptabilit marketing direction commerciale et service abonnement internet. La socit a connu une progression phnomnale en quelques annes grce son service aprs vente qualifi et rpondant la demande incessante de la clientle
22
Lapprovisionnement : ce dernier se fait de deux manires et ceci selon la marque du matriels. Par exemple pour Fujitsu Siemens, lapprovisionnement se fait selon des
23
La commercialisation : la commercialisation est caractrise par son service aprs vente reposant sur la qualit et la rapidit de la livraison. La socit offre galement une garantie dun an avec droit une rparation gratuite.
Perspectives davenir : Afin dtre plus prsent sur le march, la socit prvit de contracter des concessions avec des marques rputes telles que IBM
III- L organigramme
24
I-
Systme achats/fournisseurs
Il sagit de la description du circuit achat/fournisseurs qui recouvre lorganisation du groupe dans ses relations avec les fournisseurs de biens et de services. Il consiste dcrire les diffrentes tapes que doivent suivre les documents servant de base aux oprations relatives aux achats et aux dettes dexploitation. Ainsi on distingue quatre tapes principales : la commande, la rception, la comptabilisation et le rglement. Moyens : la description sest faite laide dentretiens raliss auprs du personnel concern de la socit, savoir : responsable des achats comptables magasinier
Etape n 1 : La commande Cette tape concerne le processus de dtermination des besoins et dautorisation dachat, de recherche et de slection des fournisseurs, de classement et de suivi de la commande. Au niveau de la dtermination des besoins, il y a lieu de relever une procdure toute particulire pour les produits dentretiens et de fournitures dont les besoins sont dtermins annuellement par les grants des diffrents exploitations et leur consommation suivant les stades, un tat mensuel est envoy au responsable pour suivre lvolution de lutilisation de certains produits, les besoins, les stocks et les quantits commander pour le mois suivant. Pour obtenir les meilleurs conditions dachats combinant les facteurs tels que : le prix, la qualit le dlai de livraison et les conditions de rglement, le responsable dachats dispose dune liste dtaille de ses principaux fournisseurs par type dachat.
25
Etape n 2 : La rception Cette tape concerne le processus de rception des biens partir de la livraison fournisseur. Ds la livraison du bien ou de service, le magasinier vrifie que la livraison correspond correctement (rfrences, quantits, qualits) la commande pass, et rceptionne les biens reus en crant un bon de rception B.R qui reprend les lments effectivement livrs. Les B.R sont tablis en quatre exemplaires prnumrots dont : un exemplaire est conserv par le gardien un exemplaire est conserv par le magasinier un exemplaire est envoy la direction un exemplaire est adress au service comptabilit
La rception des factures : ds la rception du courrier, la secrtaire procde son ouverture et lenregistrement des factures dans un registre tout en donnant un numro dordre interne avant quelles ne soient transmises aux autres services. Ceci afin dviter une perte dinformations. Le service comptable procde un double classement (chronologique et par type de fournisseur) : classement dans un dossier fournisseur classement dans un classeur fournisseur
Etape n 3 : La comptabilisation Cette phase concerne le processus de vrification et de comptabilisation de la facture fournisseur en vue de son rglement. Lopration effectue par la comptabilit fournisseur consiste vrifier les lments de la facture (rfrence de produits ou services, quantits, prix, conditions de rglement) avec les documents qui lui ont t transmis : bon de commande bon de livraison
26
De mme, les achats sont convenablement imputs aux comptes stocks et fournisseurs afin de permettre une prparation seine des tats financiers dans les dlais raisonnables.
27
28
1-3 Programme de rvision : Il sagit de sassurer de la fiabilit des informations contenues dans la description narrative du systme achats/fournisseurs.
29
1-4 Test de permanence : Il consiste slectionner un certain nombre de transactions ou doprations et vrifier que le point de contrle prvu a bien t appliqu. La technique la plus utilise est celle du sondage. A ce niveau, on a procd la slection de 15 bons de rception et aux vrifications suivantes :
30
1-5 Conclusion : A lissu du contrle du circuit achat/fournisseurs , il apparat que les diffrentes phases de cette procdure sont minutieusement contrles par la direction. Ce qui constitue une force de ce systme. Ainsi, titre dexemple, les bons de rception prnumrots permettent au service comptabilit :
y y
De sassurer davoir enregistr toutes les rceptions en charges payer. Dtendre le contrle sur les factures reues le dbut dexercice et les bons de rception correspondants.
De lister en fin danne les numros de bon de rception non encore facturs. Par contre, il y a lieu de citer les faiblesses suivantes :
Les achats sont trop importants par rapport aux besoins normaux, ce qui occasionne des frais financiers, des cots de stockage ainsi que des pertes dues la dtrioration des produits
31
Donc, il est particulirement utile de mettre en place des procdures permettant de dtecter sans retard certains lments des stocks, savoir :
y y y
Les stocks rotation lente ; Les stocks prims ; Les stocks dont lutilisation est alatoire.
32