LAPORAN AUDIT KOMUNIKASI INTERNAL PADA PT GRAHA

PERTIWI MANDIRI

Disusun Oleh :

Aay Aisyah Anisa (92622001)

Rizqy Amalia Moorcy (92622012)

Winda Widyaningsih (92622014)

Dosen :

Dr. Masodah

PROGRAM PASCASARJANA

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI

UNIVERSITAS GUNADARMA

2023
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Audit komunikasi sejak pertama kali diperkenalkan oleh George Odiorne menjadi
perbincangan yang menarik dalam lingkup kalangan para ahli komunikasi. Kegiatan audit
komunikasi diadaptasi dari sebuah sistem evaluasi dalam kegiatan ekonomi di mana kegiatan
memeriksa, mengevaluasi, dan mengukur secara cermat dan sistematik layaknya catatan-
catatan keuangan kemudian diaplikasikan kepada kegiatan komunikasi suatu organisasi.
Menurut Andre Hardjanah (2000:13) adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang
pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan
efektifitas organisasi.

Menurut laporan ICA Communication Audit merupakan kegiatan untuk memperoleh

informasi mengenai muatan informasi, sumber dan saluran informasi, kualitas informasi, dan
kualitas komunikasi. Karena informasi dalam bentuk kelebihan muatan (overload) atau
kekurangan muatan (underload) merupakan sumber distorsi paling besar dalam sistem
komunikasi (Gerald Goldhaber dan Donal Rogers, 1979 dalam Hardjanah, 2000).

Komunikasi internal adalah kegiatan komunikasi yang dilakukan secara dua arah,
secara khusus diarahkan pada pihak internal dalam suatu komunitas, organisasi, atau
perusahaan. Komunikasi internal memiliki tujuan memfokuskan pembicaraan anggota
komunitas untuk membangun kedekatan internal. Kondisi demikian membawa pengaruh besar
pada efektifitas dan kinerja suatu organisasi misalnya sebuah perusahaan atau institusi swasta
sebagai lembaga yang berfungsi melayani kepentingan masyarakat atau klien perusahaan
tersebut. Suatu organisasi tentu membutuhkaniklim komunikasi yang kondusif yang mampu
menciptakan motivasi kerja serta solidaritas internal organisasi, sehingga setiap individu akan
merasa bertanggung jawab terhadap tugas pekerjaannya (Rusli, Bintarti, & Sriani, 2010).

PT. Graha Pertiwi Mandiri sebagai distributor resmi untuk memasok sealant Silicone
Dow Corning di Indonesia. PT. Graha Pertiwi Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak
di bidang Penjualan material bangunan salah satunya Silicone Sealant.

Terdapat permasalahan yang terjadi di dalam internal perusahaan tersebut seperti

adanya miskomunikasi antar bagian admin support marketing dengan bagian pengiriman.
Mulai dari salah kirim barang warna, quantity barang, serta ketepatan waktu pengiriman. Mis
komunikasi antar marketing dengan admin support ini mengenai kesepakatan harga. Karena
terkadang customer salah buat harga yang dianggap admin, sudah sepakat harga dengan
marketing.

Komunikasi merupakan salah kunci yang sangat penting bagi setiap lembaga,
organisasi, kelompok dan yang lainnya. Dengan adanva komunikasi dapat mendekatkan
seluruh anggota organisasi, memberikan dan menerima perintah dan tentunya untuk
bersosialisasi satu sama lain. Oleh karena itu, untuk mengetahui bagaimana komunikasi
internal yang terjalin di PT Graha Pertiwi Mandiri perlu dilakukan audit komunikasi di lembaga
tersebut. Audit komunikasi merupakan suatu kegiatan yang menunjukan bagaimana proses
komunikasi dapat diperiksa. dievaluasi, dan diukur secara cermat dan sistematis (Kritijanto.
Meutia. Nuraini Shabrina, & Permata, 2012).

Audit komunikasi organisasi dibutuhkan untuk mengetahui gambaran proses

komunikasi yang telah dilakukan dalam sebuah organisasi sebagai dasar menentukan langkah
yang akan diambil untuk perubahan yang dilakukan. Perubahan yang dimaksud adalah
perubahan membawa kemajuan dalam proses komunikasi organisasi, sehingga mampu
menciptakan iklim organisasi yang berkualitas.

Audit Internal memiliki peran yang cukup penting untuk perusahaan dalam
meningkatkan efektifitasnya dengan adanya pengungkapan kelemahan material. Laporan audit
yang berkualitas serta peran dari manajemen perusahaan dapat menunjang tata kelola
perusahaan yang baik serta tujuan yang diharapkan dapat terlaksana.

1.2 Tujuan

Tujuan dilakukan Audit Komunikasi Internal ini adalah untuk mengetahui bagaimana
komunkasi internal itu berjalan di dalam PT. Graha Pertiwi Mandiri dan juga untuk menemukan
segala hambatan dan gangguan komunikasi yang terjadi dalam perusahaan tersebut. Ketika
ditemukan adanya gangguan dan hambatan maka dapat memberikan masukkan atau saran.
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pelaksanaan Audit

2.1.1 Metode Audit

Metode yang digunakan adalah dengan wawancara secara langsung bersama dengan
staffnya.

2.1.2 Fokus Audit

Fokus yang dibahas dalam wawancara yaitu seputar bagaimana komunikasi antara
Admin Suport kepada pelanggan dan juga Admin Support dengan Departemen Marketing yang
berjalan di PT. Graha Pertiwi Mandiri.

2.1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan di atas, maka rumusan masalah yang
akan diangkat oleh peneliti adalah bagaimana sistem komunikasi internal organisasi yang
melingkupi kualitas media internal, aksesibilitas informasi, dan iklim komunikasi di
Departemen Marketing dan Admin Support PT Graha Pertiwi Mandiri.

No Pertanyaan Wawancara
Divisi Marketing
1 Bagaimana Proses penyampaian pesan di dalam komunikasi dengan customer?

2 Media apa yang dipakai untuk berkomunikasi terhadap Customer ?

3 Apakah untuk harga jual barang ada standart dari perusahaan ?

4 Apakah harga yang di sepakati dari Marketing dan customer, perusahaan mengetahui?

5 Apakah divisi admin suport mengetahui harga yang disepakati antara divisi marketing
dengan customer?
6 Apakah ada form kesepakatan harga, jumlah pesanan, dan detail pesanan antar
customer ? dan apakah divisi admin suport memiliki rangkap form tersebut?

7 Apakah seluruh karyawan ikut andil dalam pembuatan keputusan atau tidak? (Ketika
terdapat masalah)

8 Bagaimana umpan balik ketika pimpinan memberikan informasi/penugasan?

9 Kepemimpinan dan wewenang dilaksanakan secara professional atau kekeluargaan?

10 Apakah terdapat sistem penerapan reward dan sanksi di perusahaan?

Admin Support
11 Saluran komunikasi apa yang di pakai dalam komunikasi internal?

12 Apakah komunikasi internal dari divisi marketing dan admin support berjalan dengan
baik?

13 Media apa yang digunakan dalam lingkungan kerja khusus nya dalam hal menyangkut
customer?apakah manual atau sudah melalui e-mail?

14 Apakah kejelasan pesan yang di dapat dengan mudah dimengerti atau tidak?(khusunya
dalam hal kesepakatan pesanan customer dan divisi marketing)

15 Apakah ada form salin/rangkap yang admin support dapatkan mengenai kesepakatan
harga, jumlah pesanan, dan detail pesanan antara marketing dengan customer ?

16 Apakah pembuatan keputusan dan pemecahan masalah sudah sesuai dengan visi misi
atau hanya sekedar kepentingan pribadi?
2.1.4 Hipotesa

1. Ada kesalahan komunikasi dengan admin support yg menerima pesanan

customer sehingga terjadinya perbedaan antara permintaan yg dikirim ke
customer dan yg di terima customer.
2. Tidak terjadinya komunikasi yg baik antara marketing dengan admin support
PT Graha Pertiwi Mandiri
3. Mungkin terjadi kesalahan antara marketing sehingga mengakibatkan
perbedaan harga dari keduanya (antar admin support PT Graha Pertiwi Mandiri
dan admin customer)