KEBIJAKAN PELAPORAN PELANGGARAN (Whistle Blowing Policy) KOMIDA KSP MITRA DHUAFA Kantor Pusat Jl. Raya Lenteng Agung Km 3 No.10, Lenteng Agung, Jagakarsa, Jakarta Selatan Telp/Fax: 021-7804452 E-mail: sokretariat@mitradhuafa.comBABI Kebijakan Umum 1.1 Pendahuluan KSP Mitra Dbuafa, yang selanjutnya disebut ‘KOMIDA’ menyadari arti pentingnya Kebijakan Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing Policy atau WBP) untuk menunjang implementasi Good Corporate Governance (GCG) yang dilakukan oleh KOMIDA. Dengan adanya WBP ini diharapkan dapat memberikan manfaat terhadap KOMIDA yang antara lain adalah : a. Media penyampaian informasi penting dan kritis bagi KOMIDA kepada pihak yang harus segera menanganinya secara aman; b. Membangun keengganan untuk melakukan pelanggaran, dengan semakin meningkatnya kesediaan untuk melaporkan; c. Memberikan mekanisme deteksi dini (early warning system) atas kemungkinan terjadinya masalah akibat suatu pelanggaran; 4d. Memberikan kesempatan untuk menangani masalah pelanggaran secara internal terlebih dahulu, sebelum meluas menjadi masalah pelanggaran yang bersifat public; e. Mengurangi risiko yang dihadapi KOMIDA, akibat dari pelanggaran baik dari segi keuangan, operasi, hukum, keselamatan kerja, dan reputasi; f Mengurangi biaya dalam menangani akibat dari terjadinya pelanggaran; Meningkatkan reputasi KOMIDA di mata pemangku kepentingan " (Stakeholders), regulator, dan masyerakat umum; den h. Memberikan masukan kepada Manajemen untuk melihat lebih jauh area kritikal dan proses kerja yang memiliki kelemahan pengendalian internal, serta untuk merancang tindakan perbaikan yang diperlukan. 1.2 Tujuan Kebijakan Kebijakan ini bertujuan untuk : 1. Menyediakan peraturan tertulis yang bersama dengan Kode Etik Perusahaan berfungsi mencegah timbulnya risiko finansial dan reputasi karena kasus fraud, tindakan melanggar etika serta pelanggaran lain yang merugikan KOMIDA Mengatur dan mengadministrasikan mekanisme pelaporan internal untuk mencegah dan menangani pelanggaran secara efektif dan efisien sehingga kasus pelanggaran tidak meluas menjadi kasus publik yang merugikan reputasi KOMIDA. 3. Mendorong peran serta karyawan dan pihak internal dan pihak eksternal untuk menjaga aset KOMIDA dari kerugian karena pelanggaran. 1.3 Ruang Lingkup Kebijakan 1. Kebijakan ini berlaku untuk seluruh karyawan (karyawan tetap dan karyawan kontrak) serta anggota. 2. Kebijakan ini merupakan satu kesatuan dan bagian yang tidak terpisahkan dengan kebijakan Kode Etik, Prosedur Kedisiplinan & Sanksi Terhadap Pelanggaran.BAB IT Kerangka Kerja Pelaporan Pelanggaran 2.1 Definisi Whistle Blowing Whistle Blowing (pelaporan pelanggaran) adalah pengungkapkan tindakan pelanggaran atau perbuatan yang dapat merugikan KOMIDA, yang dilakukan oleh karyawan sehingga dapat diambil tindakan atas pelanggaran tersebut. Pelaporan pelanggaran disampaikan melalui jalur yang aman kepada Whistle Blower Officer 2.2 Kategori Pelanggaran yang dapat dilaporkan Kategori pelanggaran yang dapat dilaporkan adalah : 1) Korupsi; 2) Kecurangan (Fraud); Terkait dengan tindakan yang dilakukan secara sengaja dengan maksud untuk mengambil keuntungen pribadi atau pihak lain dengan cara yang melanggar peraturan KOMIDA; 3) Gratifikasi; 4) Perbuatan melanggar hukum (termasuk pencurian, kekerasan terhadap anak, pelecchan, diskriminasi, penggunaan narkoba, perbuatan kriminal lainnya); 5) Tindakan melanggar etika dan moral; 6) Benturan kepentingan; 7} Melanggar Standar Operasional Prosedur; dan 8) Tindakan yang membahayakan keselamatan dan lingkungan kerja, membahayakan keamanan KOMIDA, termasuk membahayakan aset pihak ketiga/ anggota. Laporan yang dapat ditindaklanjuti adalah laporan yang termasuk dalam Kategori diatas terjadi paling lama 2 (dua) tahun sebelum tanggal laporan. Pelaporan harus dilakukan dengan itikad baik dan bukan merupakan suatu keluhan pribadi karyawan atas suatu kebijakan tertentu (grievance) ataupun didasari kehendak buruk / fitnah. Pelaksanaan WB ini akan dimonitor langsung oleh Direktur Utama selaku Penanggung Jawab Utama dan menjadi salah satu mekanisme pembinaan kepada seluruh jajaran Divisi, Kantor Regional maupun Kantor Cabang. 2.3 Pihak Pelapor Whistle Blower Pihak yang dapat melakukan Whistle Blower adalah : 1. Pihal internal, meliputi seluruh karyawan 2, Pihak eksternal, meliputi cks karyawan, anggota, konsultan dan pihak eksternal lain. Setiap pelapor diharapkan bisa memberikan bukti data, informasi atau indikasi awal atas terjadinya pelanggaran sehingga kasus yang dilaporkan dapat ditelusuri dan ditindaklanjuti. Laporan yang kurang lengkap akan dimintakan informasi tambahan kepada pelapor melalui jalur yang aman.2.4 Mekanisme Penyampaian Pelaporan 2.4.1 Sarana Pelaporan Lembaga menyediakan sarana pelaporan khusus yang dapat digunakan sebagai media penyampaian laporan yaitu sebagai berikut: a, Surat tertulis dalam amplop tertutup dengan mencantumkan tulisan pada amplop “confidential/rahasia” yang ditujukan kepada Direktur Utama. b. Pesan singkat/SMS (Short Message Service) atau Aplikasi WA (Whatsapp)/Telegram melalui nomor 0858 1378 4704; c. Melalui email japor.WBP(@gmail.com 2.4.2 Kriteria Pelaporan Pelapor wajib menyampaikan indikasi pelanggaran sccara jelas yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan isi laporan minimal memuat : a. Kategori Pelanggaran yang dilaporkan; b. Pihak yang terlibat; c. Waktu terjadinya pelanggaran; d. Tempat terjadinya pelanggaran; ¢. Bagaimana kejadiannya; f Bukti pelanggaran; g. Identitas pelapor (nama, alamat, nomor HP, unit kerja pelapor) Pelapor dapat memberikan informasi tambahan apabila diminta untuk memenuhi kelengkapan awal indikasi pelanggaran yang terjadi. Adapun bentuk pelaporan dapat dibuat sesederhana mungkin namun mengandung informasi yang lengkap seperti kategori diatas. 2.4.3 Pihek yang dapat menerima informasi indikesi pelanggeran Demi menjaga kerahasiaan informasi, maka pihak-pihak yang dapat menerima informasi terkait adanya indikasi pelanggaran perlu dibatasi, adapun pihak yang dapat menerima infomasi yaitu: a. Penanggung Jawab WB) b. Direksi Lainnya; c. Komite WBP; d. Pengelola WBP; dan ¢. Manajer Divisi terkait yang ditunjuk. 2.4.4 Kerahasiaan dan Perlindungan Pelapor a. Lembaga memberikan perlindungan kerahasiaan terhadap identitas pelapor dengan tidak menyampaikan identitas pelapor ke pihale manapun baik internal maupun eksternal. Lembaga merahasiakan informasi yang dilaporkan dan hanya akan menggunakan informasi tersebut sebagai sumber informasi awal dalam proses investigasi tanpa mengungkapkan identitas Pelapor. Sehubungan dengan itu, hendaknya pelapor dapat menginformasikan identitas berupa nama dan unit kerja cabangnya,Karena hal tersebut dapat memudahkan dalam melakukan komunikasi untuk tindak lanjut atas pelaporan. b. Perlindungan atas ‘tindakan balasan? dari pihak terlapor atau Lembaga: i, Perlindungan dari tekanan, penundaan kenaikan jabatan, pemecatan, gugatan hukum, harta benda, hingga tindakan fisi Perlindungan ini tidak hanya pelapor tetapi dapat diperluas hingga ke anggota keluarga pelapor. ii. Dalam hal Pelapor mendapatkan ancaman terhadap pekerjaan, fisik, renumerasi maupun fasilitas pekerjaan yang diterima dari pihak Lembaga maka Pelapor dapat menyampaikan permohonan perlindungan kepada penanggung jawab WBP (Direktur Utama atau Direktur lainnya yang ditunjuk) melalui Pengelola WBP. ifi, Permintaan perlindungan tersebut dapa disampaikan melalui surat maupun email. iv, Bentuk perlindungan —disesuaikan dengan _bentuk ancaman/tindakan balasan yang diterima. Pemberian perlindungan dilakukan dengan tetap memperhatikan azas kerahasiaan dan ketentuan terkait yang berlaku. v. Perlindungan tidak diberikan kepada pelapor yang terbukti melakukan pelaporan palsu dan/atau fitnah atau tidak melakukan kewajiban dalam menjaga kerahasiaan identitas diri dan laporannya. Atas pelapor yang melakukan laporan palsu dan atau fitnah dan juga terlibat dalam pelanggaran dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Adapun alur mekanisme pelaporan whistleblowing dapat lebih dijelaskan seperti chart yang dapat digambarkan pada Lampiran 1. Mekanisme Pelaporan Whistleblowing 2.5 Tindak Lanjut Penanganan Laporan Laporan tindakan pelanggaran akan ditindaklanjuti sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Adapun mekanisme penanganan laporan adalah scbagai berikut i Pelapor menyampaikan laporan pengaduan pelanggaran melalui sarana WB yang telah ditetapkan oleh Lembaga. Laporan pengaduan dilakukan seleksi dan verifikasi untuk membuktikan laporan yang disampaikan dapat ditindaklanjuti serta untuk mengumpulkan bukti awal yang cukup dan memadai. . Setiap laporan pelanggaran yang masuk akan didokumentasikan oleh Pengelola WB dan dilaporkan kepada Penanggung Jawab WB sccara berkala atas semua pelaporan termasuk progress tindak lanjutnya. Pihak-pihak yang dilibatkan dalam penanganan tindak lanjut (sebagai tim pemeriksa) yaitu: a. Internal Audit D. Divisi HRD c. Divisi OperasionalBAB IT ‘Tugas dan Tanggung Jawab Pihak Terkait 1.1 Penanggung Jawab Whistle Blowing Penanggung jawab Whistle Blowing atau selanjutnya disebut Penanggung Jawab WB pada KOMIDA adalah Direktur Utama. Dalam pelaksanaan tugasnya sebagai Penanggung Jawab WB, Direktur Utama dapat menunjuk orang/pihak sebagai Komite Whistle Blowing maupun Pengelola Whistle Blowing/ Whistle Blowing Officer untuk membentu dalam pengambilan keputusan maupun pengelolaan pada dokumentasi dan administrasi WB. 1.2 Komite Whistle Blowing Komite Whistle Blowing atau selanjutnya disebut Komite WB adalah sejumlah orang/pihak yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas monitoring serta pembentuk tim pemeriksa di lingkungan Lembaga. Dalam menjalankan fungsinya Komite WB memiliki kode etik dalam hal menjaga kerahasiaan pelapor dan laporannya sebelum ataupun setelah adanya tindak lanjut. Pembahasan Kode Etik Komite WB akan dibuat dalam ketentuan tersendiri secara terpisah dari ketentuan ini. 1.3 Whistle Blowing Officer/Pengelola WB Dalam kebijakan ini penerima laporan adalah WB Officer yang ditunjuk olch Penanggung Jawab Utama. Officer ini bertanggung jawab terutama untuk melakukan administrasi pelaporan, monitor penyelesaian laporan serta menjaga kerahasiaan identitas Pelapor dan Terlapor. Pelanggaran terhadap kerahasiaan tersebut dikategorikan sebagai pelanggaran ketentuan KOMIDA schingga dapat dikenakan sanksi. Kriteria WB Officer adalah sebagai berikut : a, Mempunyai integritas b. Mampu berkomunikasi dengan baik dan dapat menjaga rahasia yang dipercayakan, c. Mampu bersikap tegas dan obyektif. Whistie Blowing Officer mempunyai tugas dan tanggung jawab : 1. Menerima laporan adanya pelanggaran dari media yang tersedia 2. Melakukan identifikasi awal dengan melakukan komunikasi dengan pelapor dan mendapatkan bukti awal jika ada. 3. Bila laporan tersebut masuk kategori jenis pelanggaran, WB Officer harus menyampaikan informasi mengenai pelanggaran kepada internal audit. 4, Memberikan informasi kepada pelapor bahwa laporannya telah diterima, maksimal 1 minggu sejak tanggal laporan, 5. Melakukan administrasi penerimaan laporan dengan baik dan rahasia.1.4 Pemimpin Unit Kerja (Manajer Divisi, Manajer Regional /Koordinator Cabang/Manajer Cabang) Dalam rangka efektivitas pengimplementasian Kebijakan Pelaporan Pelanggaran ini, diminta kepada seluruh pemimpin unit kerja untuk memperhatikan dan melakukan hal-hal sebagai berikut a, Meningkatkan pemahaman terhadap kode etik perusahaan dan membina iklim keterbukaan di linglungan kerja masing-masing. b. Meningkatkan kesadaran dan pemahaman yang Iuas kepada karyawan mengenai manfaat den pentingnya pelaksanaan WB, mekanisme pelaporan pelanggaran berupa saluran komunikasi yang dapat digunakan oleh seluruh karyawan KOMIDA dan jaminan kerahasiaan pelapor. c. Mensosialisasikan Kebijakan WB kepada setiap insan Lembaga baik dari pihak internal maupun eksternal, Disetujui dan disahkan di: Jakarta 1 Februari 2022Lampiran 1. ‘Mekanisme Pelaporan WEP Pelapor Pengelola WBP Tim Pemeriksa, Komite WBP Penanggung _Jawab ‘Saran pelaporen: 4. SuratTertuis 2. Pesan Singkat {AWATTelegram ke ‘omor 0858 1378 4708 Email: laporWEP@gmail com kriteria petaporan: 1. Kategori pelanggaran Pak yang terlibat Wald kefadian “Tempot kejacian Bagaimana kejadiannya ‘Bukfi pelanggaran Identitas pelapor (cama, alamat.No HPUnit keria Meaiaan rekaptias laporan yang terkumpl ‘Menunjuk tin penelusuran diniatas indias| pelanggeran untule Pengumpulan data pendukcung Metakukan pengkajan dart laporan indicat pelanggaran yang ‘isampsikan smemialul kecukupan ‘Meiskuken pemeriksaan asus audit Khusus eesual ui yang valid ‘Laporan hasil pemerksaan “Tidak terbuktinvo faporan tidak vali ‘Menurjuictim pemeriksa atas pelerggrane | yang vais Menetima: Fekapituasi laporan dan hasit pnelusuran Terkatt incest polanggaran dan ‘memberikan Fekomendasi pemeriksaan ‘aut erhadap asus yang Pelaku yang terbuitt ‘melakuken pelanggaran ‘kan dberkan sans ‘sesual peraturan disiptin yang beriaku molali Divisi RO ‘Menerima hesil emeriksaan ddan tindadlanjut pamberian