LECTURE NOTES

COMM6265
Business Ethics and Communication

Week ke-3

Komunikasi Profesional dan

Komunikasi Organisasi

1
COMM6265 – Business Ethics and Communication
 LEARNING OUTCOMES
Di akhir sesi ini, mahasiswa diharapkan mampu:

1. menjelaskan konsep dasar, prinsip, dan nilai-nilai etika dalam bisnis dan komunikasi
interpersonal dalam konteks bisnis dan profesional.
2. mengidentifikasi masalah dan dilema etika yang muncu dari berbagai perspektif dan
kepentingan pemangku kepentingan (stakeholders) yang disajikan melalui contoh-contoh
dan studi kasus

OUTLINE MATERI:

1. Proses Komunikasi dan Komunikasi dalam Manajemen

2. Berkomunikasi sebagai Profesional
3. Struktur Komunikasi dalam Organisasi
4. Berkomitmen pada Etika dan Hukum dalam Komunikasi

2
COMM6265 – Business Ethics and Communication
 ISI MATERI
1. Proses Komunikasi dan Komunikasi dalam Manajemen
1.1 Proses Komunikasi
Komunikasi adalah proses mentransfer informasi dan makna antara pengirim dan penerima,
menggunakan satu atau lebih media dan saluran komunikasi. Inti dari komunikasi adalah berbagi
data, informasi, wawasan, dan inspirasi dalam pertukaran yang menguntungkan Anda dan orang-
orang yang berkomunikasi dengan Anda. Berbagi ini dapat terjadi dalam berbagai cara, baik itu
yang sukses ataupun yang gagal, misalnya transfer informasi yang sederhana dan berhasil,
negosiasi di mana pengirim dan penerima mencapai makna yang disepakati, atau upaya yang gagal
di mana penerima membuat pesan yang berbeda dari yang dimaksudkan pengirim. Gambar berikut
akan menjelaskan proses dasar komunikasi.

Dalam kondisi komunikasi apa pun, pesan dapat terganggu oleh berbagai hambatan
komunikasi. Hambatan ini termasuk kebisingan atau noise dan gangguan, pesan yang bertumpuk,
filter yang menyaring konten informasi, dan gangguan saluran atau channel.

1.2 Komunikasi dalam Konteks Bisnis

Gambar berikut menjelaskan proses komunikasi dan tantangannya. Tiga proses komunikasi
antara manajer proyek perangkat lunak (kiri) dan bosnya (kanan) menggambarkan berbagai cara
di mana informasi dibagi antara pengirim dan penerima. Dalam komunikasi paling atas, makna
atau pesan oleh pengirim ditransmisikan secara utuh kepada penerima yang menerima dengan apa
adanya. Di komunikasi yang ada di tengah, pengirim dan penerima menegosiasikan makna dengan
mendiskusikan situasi. Makna yang dinegosiasikan adalah semuanya baik-baik saja sejauh ini,
tetapi risiko jadwal meleset sekarang lebih tinggi daripada sebelumnya. Dalam komunikasi paling
bawah, penerima memiliki reaksi emosional negatif terhadap kata ‘I think’ atau ‘saya pikir’ dan
akibatnya menciptakan maknanya sendiri bahwa segala sesuatu mungkin tidak baik, terlepas dari
apa yang dikatakan pengirim.

3
COMM6265 – Business Ethics and Communication
1.3 Komunikasi dalam Pengembangan Karir
Meningkatkan keterampilan komunikasi adalah langkah terpenting karier individu. Orang
yang memiliki ide-ide terbaik di dunia tapi jadi percuma karena tidak dapat mengungkapkannya
dengan jelas dan persuasif. Beberapa pekerjaan, seperti penjualan dan dukungan pelanggan,
terutama tentang berkomunikasi. Dalam bidang-bidang seperti teknik atau keuangan, karyawan
sering perlu berbagi gagasan kompleks dengan eksekutif, pelanggan, dan kolega, dan kemampuan
untuk terhubung dengan orang-orang di luar bidang bisa sama pentingnya dengan keahlian teknis.
Jika kita memiliki dorongan kewirausahaan, dia perlu berkomunikasi dengan berbagai audiens —
mulai dari investor, bankir, dan regulator pemerintah hingga masyarakat umum, pelanggan, dan
mitra bisnis.
Sifat pekerjaan yang berubah juga memberi tekanan baru pada keterampilan komunikasi.
Banyak perusahaan sekarang menambah tenaga kerja permanen mereka dengan kontraktor
independen yang dibawa untuk waktu yang singkat atau bahkan hanya satu proyek. Oleh karena
itu, persaingan dan nilai tawar professional juga semakin ketat. Kemampuan komunikasi yang baik
untuk bernegosiasi akan menentukan posisi pekerjaan dan perkembangan karir.

1.4 Komunikasi Penting untuk Perusahaan

Selain untuk manfaat pribadi, komunikasi juga penting bagi perusahaan. Komunikasi yang
efektif membantu bisnis dalam berbagai cara, di antaranya adalah:
1. Menumbuhkan rasa saling percaya yang kuat antara individu dan organisasi
2. Membuat ikatan yang lebih dekat dengan komunitas penting di pasar
3. Menciptakan peluang untuk memengaruhi percakapan, persepsi, dan tren
4. Meningkatkan produktivitas dan pemecahan masalah yang lebih cepat
5. Hasil keuangan yang lebih baik dan pengembalian yang lebih tinggi bagi investor

4
COMM6265 – Business Ethics and Communication
 6. Memberikan peringatan tentang potensi masalah, mulai dari kenaikan biaya bisnis
hingga masalah keamanan kritis
7. Pengambilan keputusan yang lebih kuat berdasarkan informasi yang tepat waktu dan
andal
8. Strategi pemasaran yang lebih jelas dan lebih persuasif
9. Keterlibatan karyawan yang lebih tinggi dengan pekerjaan mereka, yang mengarah pada
kepuasan karyawan yang lebih tinggi dan turnover karyawan yang lebih rendah

1.5 Masalah Komunikasi pada Manajemen

Seorang manajer menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berbicara atau menulis
kepada kolega, penyelia, bawahan, atau klien. Keberhasilan manajer sangat tergantung pada
kemampuannya untuk mengkomunikasikan apa yang harus dilakukan dan alasannya kepada para
koleganya.
Hasil penelitian Henry Mintzberg dari Massachusetts Institute of Technology menjelaskan
manajer memerlukan keterampilan komunikasi yang efektif untuk berperan dalam situasi
hubungan interpersonal, menyampaikan informasi (informational), dan membuat keputusan
(decisional). Peran interpersonal mengacu pada situasi di mana manajer bertindak sebagai figure
contoh, pemimpin, dan penghubung. Peran informasi adalah ketika manajer sebagai pemonitor,
penyebar informasi, dan juru bicara. Dalam peran penentuan keputusan, manajer berfungsi sebagai
pemecah masalah, pengalokasi sumber daya, dan negosiator.

1.6 Hal-hal yang Membuat Komunikasi Bisnis Menjadi Efektif

Komunikasi yang efektif memperkuat hubungan antara perusahaan dan semua pemangku
kepentingannya — kelompok-kelompok yang dalam beberapa hal dipengaruhi oleh tindakan
perusahaan: pelanggan, karyawan, pemegang saham, pemasok, kompetitor, masyarakat,
pemerintah, dan dunia bisnis secara keseluruhan. Untuk membuat upaya komunikasi berjalan
seefektif mungkin, fokus untuk menjadikannya praktis, faktual, ringkas, jelas, dan persuasif perlu
dilakukan. Berikut adalah beberapa hal yang bisa dilakukan agar membuat komunikasi bisnis
berjalan efektif.
1. Berikan informasi praktis. Berikan penerima informasi yang berguna, apakah itu
membantu mereka melakukan sesuatu yang diinginkan atau memahami kebijakan
perusahaan yang baru.
2. Berikan fakta alih-alih opini. Gunakan bahasa yang konkret, detail dan spesifik, dan
informasi yang jelas, meyakinkan, akurat, dan etis. Bahkan ketika sebuah pendapat
diperlukan, berikan bukti kuat untuk mendukung kesimpulan Anda.
3. Sajikan informasi secara ringkas dan efisien. Pesan singkat menunjukkan rasa hormat
terhadap waktu orang-orang yang menerimanya, dan mereka meningkatkan
kemungkinan respons positif. Dalam menulis, lakukan yang terbaik untuk
menyederhanakan pesan yang kompleks untuk membantu pembaca pesan Anda, dan
pastikan Anda tidak menyulitkan pembaca untuk pesan yang sederhana dengan terlalu
banyak informasi yang tidak relevan dan penulisan yang ceroboh.

5
COMM6265 – Business Ethics and Communication
 4. Kemampuan untuk menjelaskan sesuatu yang kompleks dengan istilah sederhana sangat
berharga. Hal ini bisa terjadi ketika seorang manajer melatih karyawan baru atau
mengajukan rencana bisnis kepada investor.
5. Klarifikasi ekspektasi dan tanggung jawab dengan jelas. Buat pesan untuk menghasilkan
respons spesifik dari khalayak tertentu. Jika perlu, jelaskan apa yang Anda harapkan dari
audiens atau apa yang dapat Anda lakukan untuk mereka.
6. Tawarkan argumen dan rekomendasi yang meyakinkan dan persuasif. Perlihatkan
kepada pembaca Anda secara tepat bagaimana mereka akan mendapat manfaat dengan
menanggapi seperti yang Anda inginkan.

6
COMM6265 – Business Ethics and Communication
2. Berkomunikasi Secara Profesional
Profesionalisme adalah kualitas kinerja tingkat tinggi dan komitmen untuk melakukan
sebuah pekerjaan dengan tujuan dan kebanggaan. Ini berarti melakukan lebih dari sekadar
melakukan pekerjaan di jam kerja dan mendapatkan gaji. Seorang professional sejati akan
berusaha untuk melampaui ekspektasi dan berkomitmen untuk membuat kontribusi yang berarti.
Profesionalisme dapat didefinisikan ke dalam enam karakter, yaitu: berusaha untuk unggul, dapat
diandalkan dan bertanggung jawab, menjadi team player, menunjukkan etika baik, membuat
keputusan etis, dan mempertahankan pandangan positif. Keenam karakter tersebut digambarkan
dalam diagram berikut.

Pesan kunci yang diperoleh dari diagram di atas adalah karakter-karakter profesionalisme
ini bergantung pada komunikasi yang efektif. Misalnya, untuk menjadi team player, Anda harus
bisa berkolaborasi, menyelesaikan konflik, dan berinteraksi dengan berbagai macam kepribadian.
Tanpa keterampilan komunikasi yang kuat, Anda tidak akan dapat melakukan sesuai potensi Anda,
dan orang lain tidak akan mengenali Anda sebagai profesional yang diinginkan.
Selanjutnya kita akan membahas tentang apa ekspektasi perusahaan terhadap pegawainya
dan pentingnya mengadopsi strategi audience-centered dalam berkomunikasi.

7
COMM6265 – Business Ethics and Communication
2.1 Ekspektasi Perusahaan
Perusahaan mengharapkan karyawannya untuk menjadi kompeten di berbagai tugas
komunikasi. Keterampilan ini juga akan meningkatkan peluang untuk karir yang baik dan
meningkat. Beberapa hal yang berkaitan dengan keterampilan komunikasi professional dijelaskan
dalam poin berikut.
• Keterampilan untuk mengenali kebutuhan informasi, menggunakan teknik pencarian yang
efisien untuk menemukan sumber informasi yang dapat diandalkan (terutama dari sumber
online), dan menggunakan informasi yang dikumpulkan secara etis; kumpulan
keterampilan ini sering disebut sebagai digital information literacy.
• Keterampilan mengorganisir ide dan informasi secara logis, terstruktur, dan tuntas.
• Keterampilan mengungkapkan ide dan informasi secara koheren, persuasif, dan singkat.
• Keterampilan mendengarkan aktif atau active listening.
• Keterampilan berkomunikasi dengan orang-orang yang berbeda latar belakang budaya dan
pengalaman.
• Keterampilan untuk berkomunikasi sesuai dengan aturan tata bahasa yang berlaku,
misalnya menggunakan ejaan kata, tanda baca, dan grammar yang tepat, baik dalam
komunikasi lisan maupun tulisan.
• Keterampilan untuk berkomunikasi dengan sikap sopan santun (well mannered) yang
mencerminkan etika bisnis, bahkan ketika berurusan dengan situasi yang tidak
menyenangkan.
• Keterampilan berkomunitas dengan etika dan empati, bahkan ketika harus menyampaikan
berita yang tidak menyenangkan kepada orang lain.
• Keterampilan menggunakan waktu dan resources dengan efisien.
• Keterampilan berpikir kritis untuk mengevaluasi informasi secara menyeluruh dan objektif
agar mencapai kesimpulan yang logis dan memberikan solusi atau rekomendasi yang tepat.

2.2 Pendekatan Komunikasi Audience-Centered

Pendekatan audience-centered melibatkan pemahaman dan penghormatan terhadap audiens
komunikasi dan melakukan segala upaya untuk menyampaikan pesan komunikasi dengan cara
yang bermakna bagi mereka. Pendekatan ini juga dikenal sebagai mengadopsi sikap “Anda” atau
you attitude. Proses komunikasi melalui sikap ini direncakan dengan matang sehingga bisa
mendorong Anda untuk mengurangi bias. Kecenderungan untuk memenuhi kebutuhan orang lain
yang menjadi audiens komunikasi juga semakin besar, karena pesan atau informasi dan teknik
penyampaian pesan tersebut dibentuk sedemikian rupa agar dapat diterima oleh audiens dengan
sebaik mungkin. Kemampuan untuk berhubungan dengan kebutuhan orang lain adalah bagian
penting dari kecerdasan emosional, kombinasi keterampilan emosional dan sosial yang secara luas
dianggap sebagai karakteristik penting dari manajer dan pemimpin yang sukses. Semakin Anda
tahu tentang orang-orang yang berkomunikasi dengan Anda, semakin mudah untuk berkonsentrasi

8
COMM6265 – Business Ethics and Communication
pada kebutuhan mereka — yang, pada gilirannya, membuat lebih mudah bagi mereka untuk
mendengarkan pesan Anda, memahaminya, dan merespons secara positif.

2.3 Cara Audiens Mencerna Pesan Komunikasi

Pesan yang diterima tidak "berarti" apa pun sampai penerima pesan atau audiens
menerjemahkannya dan memberikan makna padanya, dan tidak ada jaminan penerima akan
memberikan makna seperti yang dimaksudkan pengirim. Bahkan upaya komunikasi yang
dirancang dengan baik dan bermaksud baik dapat gagal pada tahap ini karena memberikan makna
melalui mental decoding adalah proses yang dipengaruhi oleh budaya, pengalaman individu, gaya
belajar dan berpikir, harapan, ketakutan, dan bahkan suasana hati.
Pemrosesan makna adalah proses mental yang sangat dipengaruhi oleh persepsi individu dan
bias yang dimiliki. Persepsi atau sudut pandang dan bias didapatkan dari pengaruh budaya,
pengalaman, dan kepercayaan. Persepsi juga bisa menjadi kolektif, artinya persepsi tersebut
didapatkan dari interaksi dalam kelompok dan bagaimana kelompok tersebut secara kolektif
memandang dan berpendapat tentang sesuatu. Misalnya, jika Anda ingin memasarkan produk
makanan beef burger, Anda harus melihat bagaimana audiens atau orang-orang yang ada di
wilayah pasar Anda memiliki kebiasaan makan daging sapi. Jika Anda berada di dalam wilayah
komunitas Hindu India yang taat, pesan Anda akan dipersepsikan sebagai ignorant atau masa
bodoh. Karena kepercayaan dan budaya yang ada dalam komunitas tersebut melarang untuk makan
daging sapi.
Gaya berpikir individu adalah faktor penting lainnya dalam penguraian pesan. Sebagai
contoh, seseorang yang menempatkan nilai tinggi pada analisis objektif dan logika yang jelas
mungkin menafsirkan pesan secara berbeda dari seseorang yang menghargai emosi atau intuisi
(mencapai kesimpulan tanpa menggunakan proses rasional). Gambar berikut menunjukkan
bagaimana shared knowledge dan shared experience mempengaruhi cara audiens memahami
pesan komunikasi.

9
COMM6265 – Business Ethics and Communication
3. Struktur Komunikasi dalam Organisasi
Dalam organisasi bisnis, efektivitas sistem komunikasi tergantung pada sejauh mana
informasi yang diperlukan (untuk pengambilan keputusan) mencapai orang yang bersangkutan
(orang yang membutuhkan informasi itu) pada waktu yang tepat (ketika informasi itu diperlukan).
Jaringan informasi harus mendukung fungsi manajemen secara keseluruhan dengan
mengintegrasikan dan mengoordinasikan tenaga kerja untuk mencapai tujuan organisasi.
Oleh karena itu, setiap organisasi
menciptakan jaringan untuk informasi untuk
melewati berbagai tingkat otoritas dan
kepala dan unit fungsional. Alur komunikasi
mengikuti struktur organisasi. Dalam
praktik sebenarnya, informasi melewati
piramida organisasi seperti yang
ditunjukkan pada gambar berikut.

3.1 Komunikasi Vertikal

Dalam organisasi, ada jalur atau rute
yang ditetapkan dengan baik untuk
menyampaikan komunikasi secara formal.
Keputusan kebijakan diambil di tingkat dewan direksi. Dari sana, informasi dikirim ke manajer
senior atau sekelompok manajer senior. Mereka memastikan bahwa keputusan kebijakan mudah
dipahami, diimplementasikan, dipertahankan, dipantau, ditinjau, dan dilaporkan. Umpan balik
(data kinerja atau pengalaman atau saran karyawan), pada gilirannya, dikirim ke atas.
Dalam sistem komunikasi ini, tautan utama adalah para manajer dan penyelia. Mereka
mengirimkan informasi baik ke atas maupun ke bawah. Di semua organisasi besar, departemen
sumber daya manusia atau personalia mengelola sirkulasi informasi di antara karyawan. Manajer
personalia selalu berhubungan dengan semua karyawan. Mereka mampu mengidentifikasi
kebutuhan, memberikan panduan tentang masalah-masalah kebijakan, dan mengawasi penyusunan
ulang infrastruktur.
Namun, ketika suatu organisasi memiliki terlalu banyak tingkat hierarki, manajer mungkin
merasa sulit untuk mencapai karyawan tingkat dasar, misalnya para pekerja di toko. Dalam situasi
seperti itu, komunikasi cenderung lambat dalam mencapai dan ditunda untuk diserap dan
ditindaklanjuti. Keterlambatan ini, disebabkan oleh besarnya ukuran organisasi dan hierarki yang
mungkin terlalu tinggi. Oleh karena itu, organisasi besar baru-baru ini bergerak ke arah 'struktur
yang lebih datar' dari manajemen berbasis informasi dan eksekutif ‘yang turun gunung’. Ini jelas
untuk memudahkan aliran informasi ke bawah dan untuk mencegah karyawan menjadi frustrasi
oleh rasa keterasingan mereka.

10
COMM6265 – Business Ethics and Communication
3.2 Komunikasi Horizontal
Juga dikenal sebagai komunikasi antar kolega yang sejajar, komunikasi horizontal
biasanya diperlukan dalam organisasi karena pertimbangan lokasi geografis divisi dan basis
fungsional pembagian kerja.
Dalam pengaturan besar, divisi mungkin didasarkan pada area geografis. Misalnya, di Tata
Steel (Jamshedpur, india) yang menempati area wilayah yang sangat luas, sehingga beberapa divisi
menempati kantor di gedung dan lokasi berbeda. Masing-masing divisi kontak dengan yang divisi
lain melalui seminar, presentasi, dan pertemuan eksekutif. Divisi-divisi ini berkomunikasi di
antara mereka sendiri untuk berbagi informasi dan saling membantu sebagai anggota yang setara
dari organisasi yang sama. Dengan demikian, komunikasi membantu mempertahankan rasa
persatuan di antara berbagai divisi dalam organisasi.
Biasanya, organisasi bisnis dan industri dibagi berdasarkan fungsi yang berbeda seperti
produksi, pemasaran, keuangan, personel, dan pelatihan dan pengembangan. Semua divisi
berfungsi secara independen namun tetap terhubung satu sama lain melalui komunikasi peer-group
dan informasi alur kerja. Dengan pertumbuhan teknologi dan meningkatnya ukuran organisasi,
meluasnya produksi barang dan jasa perlu dikoordinasikan melalui saluran komunikasi horizontal.
Dari tahap pemilihan bahan baku hingga produk jadi, banyak proses dilibatkan dalam
menyelesaikan tugas produksi yang diberikan. Pada setiap tahap proses produksi, pekerjaan
kelompok kerja tergantung pada waktu dan bentuk pekerjaan yang diterima dari kelompok kerja
sebelumnya. Setiap gangguan dalam alur kerja mempengaruhi kinerja pada tahap produksi
berturut-turut. Alur kerja dalam suatu perusahaan dapat dikelola dengan mantap hanya melalui
komunikasi horizontal antara bagian-bagian yang terhubung langsung.

3.3 Lini Komunikasi Manajemen Organisasi

Lini manajemen dalam organisasi
adalah sistem manajemen dalam
organisasi besar yang terdiri dari manajer
lini dan manajer staf. Manajer lini
bertanggung jawab atas kegiatan utama
perusahaan, seperti manufaktur dan
penjualan, sementara manajer staf
mengontrol area layanan dan dukungan,
seperti akuntansi, distribusi, dan personel.
Jaringan hubungan antara mereka yang
sejalan (fungsional) manajemen dan staf
(dukungan) dibuat melalui sistem
komunikasi internal yang efektif. Tanpa
ini, organisasi tidak dapat berfungsi dengan baik atau berkembang. Sistem komunikasi internal
dapat dibagi menjadi dua kategori — jalur komunikasi formal dan jalur komunikasi informal.

11
COMM6265 – Business Ethics and Communication
3.4 Jalur Komunikasi Formal
Jalur komunikasi formal terdiri dari alur komunikasi secara hubungan hierarki/struktur,
hubungan fungsional, dan hubungan antar staf.

Alur komunikasi hubungan hierarki/struktur

Hubungan garis merujuk pada garis otoritas yang menetapkan jalur komunikasi dari
pengawas ke bawahan dan sebaliknya. Semua komunikasi, perintah, dan instruksi resmi berpindah
dari atasan ke bawahan. Demikian pula, semua tindak lanjut dan compliance serta informasi
pelaksanaan dan laporan bergerak ke atas, dari bawahan ke penyelia dan eksekutif. Biasanya,
semua organisasi bersikeras mengikuti rantai otoritas normal dari satu posisi ke posisi berikutnya.
Jika komunikasi dalam bentuk surat, rantai otoritas ini ditunjukkan dengan menulis kode saluran
yang tepat di awal surat. Jika komunikasi dilakukan secara lisan, pesan tersebut disampaikan
kepada orang yang berada di atas atau di bawah dalam garis saluran tersebut, tergantung dari tujuan
pesannya.

Alur komunikasi hubungan fungsional

Hubungan fungsional adalah hubungan antar departemen dalam suatu organisasi.

Komunikasi yang terjadi ketika departemen berbagi informasi mengenai pekerjaan dan masalah
organisasi terkait satu sama lain adalah jalur formal komunikasi organisasi.

Alur komunikasi hubungan antar staf

Hubungan antar staf termasuk komunikasi yang mendukung manajemen lini, pemasaran,
dan produksi. Mereka tidak punya otoritas eksekutif dalam lini komunikasi ini. Komunikasi yang
berkaitan dengan personel, hubungan masyarakat, administrasi, atau keuangan adalah bagian dari
hubungan staf.

3.5 Jalur Komunikasi Informal

Komunikasi informal dalam suatu organisasi biasanya mengalir melalui obrolan dan
grapevines. Komunikasi horizontal atau lateral adalah komunikasi yang terjadi antara manajer dari
berbagai departemen atau dalam kelompok sejawat yang sama. Manajer pada tingkat yang sama
menikmati tingkat otoritas yang sama. Seringkali, komunikasi informal, yang biasanya dalam
bentuk 'obrolan', harus dikonfirmasi secara tertulis sebelum melalui saluran resmi.

Grapevines

Secara teoritis, jaringan komunikasi formal mungkin cukup memadai untuk memenuhi
kebutuhan pertukaran informasi dalam suatu organisasi. Tetapi, dalam kehidupan nyata, ini jarang
terjadi. Seringkali, karyawan merasa tidak mendapat informasi yang memadai dalam sistem
formal. Mereka mungkin curiga bahwa manajemen menggunakan saluran formal untuk

12
COMM6265 – Business Ethics and Communication
menyembunyikan pesan yang sebenarnya. Akibatnya, karyawan memodifikasi metode
komunikasi formal dengan memasukkan sistem komunikasi informal, grapevines atau ruang gosip.
Grapevines dapat menciptakan masalah dalam sistem informasi dan komunikasi organisasi,
yaitu sebagai berikut:
• Versi berita tidak resmi, apa pun dasarnya, lebih mudah dipercaya orang.
• Berita melalui grapevines menyebar dengan cepat dan tidak terkendali.
• Biasanya informasi di grapevines akan terdistorsi dan dibesar-besarkan — hasil dari ‘filter’
yang kadang tidak berlaku.
Biasanya, manajemen memandang grapevines secara negatif karena merusak kerahasiaan,
kebenaran, dan akurasi informasi yang beredar lebih banyak dibandingkan dengan informasi yang
ada dalam komunikasi formal. Namun, terkadang manajemen dapat memanfaatkan grapevines,
misalnya untuk mempelajari terlebih dahulu reaksi dan tanggapan karyawan terhadap skema atau
perubahan yang diusulkan. Dalam situasi seperti itu, sebelum secara resmi mengumumkan
perubahan tersebut, manajer dapat dengan sengaja merilis informasi yang belum resmi ke dalam
group chat grapevines dan mencatat umpan balik dan tanggapan yang diterima.

3.6 Informasi yang Dikomunikasikan dalam Lingkungan Pekerjaan

Secara umum, semua komunikasi bisnis dapat dibagi menjadi lima jenis informasi:
• Informasi terkait dengan hukum dan peraturan: Informasi mengenai syarat dan
ketentuan layanan harus dikomunikasikan kepada semua karyawan sebagai
persyaratan hukum.
• Informasi terkait dengan pekerjaan: Informasi mengenai situasi kerja sehari-hari
harus dikomunikasikan secara berkala melalui sesi pengarahan formal rutin atau
melalui sesi obrolan informal antara manajer dan anggota kelompok.
• Perubahan kebijakan atau operasional utama: Setiap perubahan besar dalam
kebijakan organisasi, yang memengaruhi semua orang atau sejumlah besar
karyawan, harus dikomunikasikan kepada melalui rapat khusus atau dengan
mengeluarkan pemberitahuan.
• Buletin informasi: Untuk memberi tahu tentang peristiwa dan kejadian dalam
organisasi, informasi berkala dalam bentuk buletin disebarluaskan kepada semua
karyawan. Ini membantu menciptakan rasa keterlibatan dalam organisasi.
• Komunikasi berdasarkan ekspektasi atau kejadian di luar rutinitas atau darurat:
Informasi mengenai perubahan kritis harus dikomunikasikan dengan hati-hati dan
bertahap kepada kelompok yang akan terpengaruh langsung oleh keputusan tersebut.
Sebelum keputusan itu diterapkan, pihak yang bersangkutan harus siap untuk
merancang strategi komunikasi yang akan digunakan. Proses ini bertujuan untuk
menciptakan ekspektasi pada penerima, sehingga mereka siap untuk perubahan yang
akan datang.

13
COMM6265 – Business Ethics and Communication
4. Berkomitmen pada Etika dalam Komunikasi
Komunikasi beretika atau komunikasi etis adalah proses komunikasi dan transfer informasi
yang relevan, benar, dan tidak menipu atau memanipulasi dengan cara apapun. Sebaliknya,
komunikasi yang tidak etis dapat mendistorsi kebenaran atau memanipulasi. Jenis-jenis
komunikasi tidak etis adalah komunikasi yang mengandung plagiarisme, mengurangi informasi
yang penting dan wajib diketahui oleh audiens, mengurangi atau menambahkan quote atau
omongan sumber informasi, salah menginterpretasikan angka atau data, memanipulasi visual, dan
tidak menghormati privasi dan keamanan dari informasi tersebut.

4.1 Komunikasi Beretika

Dilema etika melibatkan memilih di antara alternatif yang tidak jelas. Mungkin dua alternatif
yang saling bertentangan itu etis dan valid, atau mungkin alternatif tersebut terletak di suatu tempat
di area abu-abu antara benar dan salah. Setiap perusahaan memiliki tanggung jawab kepada banyak
kelompok orang di dalam dan di luar perusahaan, dan kelompok-kelompok itu seringkali memiliki
kepentingan yang bersaing. Misalnya, karyawan menginginkan upah yang lebih tinggi dan lebih
banyak manfaat, tetapi investor yang telah mempertaruhkan uang mereka di perusahaan ingin
manajemen menjaga biaya tetap rendah sehingga laba cukup kuat untuk menaikkan harga saham.
Kedua belah pihak memiliki posisi etis yang valid.
Sebaliknya, kesalahan etika jelas merupakan pilihan yang tidak etis. Dengan upaya
komunikasi internal dan eksternal, tekanan untuk membuahkan hasil atau membenarkan keputusan
dapat membuat komunikasi yang tidak etis menjadi pilihan yang menggoda. Memberi tahu calon
pelanggan bahwa Anda dapat menyelesaikan proyek pada tanggal tertentu ketika Anda tahu Anda
tidak bisa menyelesaikannya adalah tidak jujur dan tidak etis.
Memastikan komunikasi bisnis yang etis memerlukan tiga elemen: individu yang beretika,
kepemimpinan perusahaan yang beretika, dan kebijakan serta struktur yang sesuai untuk
mendukung upaya karyawan dalam membuat pilihan yang beretika. Ketiga elemen ini perlu
bekerja secara harmonis. Jika karyawan melihat eksekutif perusahaan membuat keputusan yang
tidak etis dan melanggar pedoman perusahaan, mereka mungkin menyimpulkan bahwa pedoman
tersebut tidak ada artinya dan meniru perilaku tidak etis atasan mereka.
Banyak perusahaan menetapkan kebijakan etika secara eksplisit dengan menggunakan kode
etik tertulis untuk membantu karyawan menentukan apa yang dapat diterima secara etika. Kode
etik menjadi bagian dari program pelatihan karyawan dan saluran komunikasi yang lebih besar
yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan melaporkan contoh etika yang
dipertanyakan. Untuk memastikan kepatuhan berkelanjutan dengan kode etik mereka, banyak
perusahaan juga melakukan audit etika untuk memantau kemajuan etika dan untuk menunjukkan
kelemahan yang perlu ditangani.
Jika tidak ada pedoman yang jelas, pertanyaan-pertanyaan berikut dapat membantu
mengecek etika komunikasi bisnis Anda:

14
COMM6265 – Business Ethics and Communication
 1. Sudahkah Anda mendefinisikan situasi dengan adil dan akurat?
2. Apa niat Anda mengkomunikasikan pesan ini?
3. Apa dampak pesan ini terhadap orang-orang yang menerimanya atau yang mungkin
terpengaruh olehnya?
4. Apakah pesan akan memberikan lebih banyak manfaat daripada kerugian?
5. Apakah keputusan yang sekarang Anda buat masih relevan di waktu dan tempat yang
berbeda?

4.2 Komunikasi Legal

Komunikasi bisnis terikat pada peraturan dan hukum, contohnya adalah komunikasi pada
bidang-bidang berikut:
Komunikasi pemasaran. Spesialis pemasaran perlu mengetahui hukum yang mengatur
kebenaran dan ketepatan dalam periklanan. Undang-undang ini membahas masalah-masalah
seperti ulasan produk yang subjektif yang ditulis oleh pihak yang menerima kompensasi dari
perusahaan, iklan yang salah dan menipu, label yang menyesatkan atau tidak akurat pada paket
produk, dan taktik menipu harga jual.
Kontrak, adalah dokumen perjanjian yang mengikat secara hukum antara dua pihak di mana
satu pihak membuat penawaran tertentu dan pihak lainnya menerimanya. Kontrak sangat penting
untuk setiap aspek bisnis, dari penjualan produk hingga sewa properti hingga kartu kredit dan
pinjaman hingga perjanjian layanan professional.
Komunikasi ketenagakerjaan adalah komunikasi yang memuat peraturan dan undang-
undang yang mengatur ketenagakerjaan, misalnya komunikasi dalam iklan lowongan pekerjaan
yang harus mencantumkan kriteria dan kualifikasi yang dibutuhkan secara professional dan tidak
diskriminatif.
Hak cipta, adalah dokumen yang berisi perlindungan kepada hak kekayaan intelektual yang
dilindungi secara hukum.
Laporan keuangan, yang melaporkan kondisi keuangan dengan akurat, tanpa adanya
manipulasi data dan konflik kepentingan.
Komunikasi yang berkaitan dengan reputasi seseorang. Seseorang yang menggugat
pencemaran nama baik harus membuktikan (1) bahwa pernyataan tersebut salah, (2) bahwa bahasa
yang digunakan merusak reputasi orang tersebut, dan (3) bahwa pernyataan tersebut telah
dipublikasikan.
Komunikasi untuk meningkatkan transparansi dan digital literacy. Pemerintah di seluruh
dunia mengambil langkah-langkah untuk membantu memastikan bahwa konsumen dan pihak lain
mengetahui siapa di balik informasi yang mereka terima, terutama ketika informasi itu muncul
secara online untuk menghindari informasi hoax.

15
COMM6265 – Business Ethics and Communication
 SIMPULAN
Komunikasi adalah proses mentransfer informasi dan makna antara pengirim dan penerima,
menggunakan satu atau lebih media dan saluran komunikasi. Inti dari komunikasi adalah berbagi
data, informasi, wawasan, dan inspirasi dalam pertukaran yang menguntungkan Anda dan orang-
orang yang berkomunikasi dengan Anda. Meningkatkan keterampilan komunikasi adalah langkah
terpenting karier individu. Orang yang memiliki ide-ide terbaik di dunia tapi jadi percuma karena
tidak dapat mengungkapkannya dengan jelas dan persuasif.
Hasil penelitian Henry Mintzberg dari Massachusetts Institute of Technology menjelaskan
manajer memerlukan keterampilan komunikasi yang efektif untuk berperan dalam situasi
hubungan interpersonal, menyampaikan informasi (informational), dan membuat keputusan
(decisional). Komunikasi yang efektif memperkuat hubungan antara perusahaan dan semua
pemangku kepentingannya: pelanggan, karyawan, pemegang saham, pemasok, kompetitor,
masyarakat, pemerintah, dan dunia bisnis secara keseluruhan. Untuk membuat upaya komunikasi
berjalan seefektif mungkin, fokus untuk menjadikannya praktis, faktual, ringkas, jelas, dan
persuasif perlu dilakukan.
Profesionalisme dapat didefinisikan ke dalam enam karakter, yaitu: berusaha untuk unggul,
dapat diandalkan dan bertanggung jawab, menjadi team player, menunjukkan etika baik, membuat
keputusan etis, dan mempertahankan pandangan positif.
Pendekatan audience-centered melibatkan pemahaman dan penghormatan terhadap audiens
komunikasi dan melakukan segala upaya untuk menyampaikan pesan komunikasi dengan cara
yang bermakna bagi mereka. Proses komunikasi melalui sikap ini direncakan dengan matang
sehingga bisa mendorong Anda untuk mengurangi bias. Pemrosesan makna adalah proses mental
yang sangat dipengaruhi oleh persepsi individu dan bias yang dimiliki. Persepsi atau sudut
pandang dan bias didapatkan dari pengaruh budaya, pengalaman, dan kepercayaan. Persepsi juga
bisa menjadi kolektif, artinya persepsi tersebut didapatkan dari interaksi dalam kelompok dan
bagaimana kelompok tersebut secara kolektif memandang dan berpendapat tentang sesuatu.
Jalur komunikasi formal terdiri dari alur komunikasi secara hubungan hierarki/struktur,
hubungan fungsional, dan hubungan antar staf. Komunikasi informal dalam suatu organisasi
biasanya mengalir melalui obrolan dan grapevines.
Komunikasi beretika atau komunikasi etis adalah proses komunikasi dan transfer informasi
yang relevan, benar, dan tidak menipu atau memanipulasi dengan cara apapun. Sebaliknya,
komunikasi yang tidak etis dapat mendistorsi kebenaran atau memanipulasi.
Jika tidak ada pedoman yang jelas, pertanyaan-pertanyaan berikut dapat membantu
mengecek etika komunikasi bisnis Anda: (1) Sudahkah Anda mendefinisikan situasi dengan adil
dan akurat? (2) Apa niat Anda mengkomunikasikan pesan ini? (3) Apa dampak pesan ini terhadap
orang-orang yang menerimanya atau yang mungkin terpengaruh olehnya? (4) Apakah pesan akan
memberikan lebih banyak manfaat daripada kerugian? (5) Apakah keputusan yang sekarang Anda
buat masih relevan di waktu dan tempat yang berbeda?

16
COMM6265 – Business Ethics and Communication
 DAFTAR PUSTAKA
1. Bovée, C. L., & Thill, J. V. (2018). Business Communication Today (14th ed.). Upper
Saddle River, NJ: Pearson. Chapter 1.
2. Chaturvedi, P. D. (2017). Business communication: Skills, concepts, and applications
(3rd ed.). Delhi: Pearson. Chapter 10.
3. Wheeler, S. K. (2018). Harry Potter and the First Order of Business: Using Simulation to
Teach Social Justice and Disability Ethics in Business Communication. Business and
Professional Communication Quarterly, 81(1), 85-99. doi:10.1177/2329490617748691.
4. Mayhew, R. (2019, February 11). What Are Key Principles of Ethical Communication?
Retrieved June 26, 2020, from https://bizfluent.com/info-8406730-key-principles-ethical-
communication.html

17
COMM6265 – Business Ethics and Communication