GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

GRUPO DE TRABAJO: MYRIAM MEJA JEANNETTE CAN AMANDA BARRERA ALEXANDER MELO C. HERNN O. PARADA A. JORGE W. TRIANA T.

GRUPO DE TRABAJO:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS BOGOT 2005

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIN..........................................................................................................................4 1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL....................6 2. CONCEPTUALIZACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL .....................9 2.2.5.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL......................................................................................17 2.2.5.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS ...................................................................................19 2.2.5.3 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS.............................................................................20 2.2.5.4 TRMITE DE DOCUMENTOS........................................................................................21 2.2.5.5 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ..................................................................22 2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: ..................................................................................26 2.2.5.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ..........................................................................28 2.2.5.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS............................................................30 2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIN..................................................................................................34 2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL.......................................................................................................35 2.2.7.3 ARCHIVO HISTRICO....................................................................................................35 2.2.8.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL......................................................................................36 2.2.8.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS....................................................................................37 2.2.8.4 TRMITE DE DOCUMENTOS........................................................................................43 2.2.8.5 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS:..........................................................................45 Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenacin..................................................................................45 2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS.....................................................................................50 2.2.8.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS...........................................................................51 2.2.8.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS............................................................53 La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central...........................53 3. PROCESO DE ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS..........................................56 ANEXOS....................................................................................................................................58 BIBLIOGRAFA..........................................................................................................................59

LISTA DE ANEXOS 1.1 ANTECEDENTES.................................................................................................................................6 1.2 JUSTIFICACIN...................................................................................................................................7 1.3 OBJETIVOS...........................................................................................................................................8 1.3.1 OBJETIVO GENERAL...................................................................................................................8 1.3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS...........................................................................................................8 2.1 MARCO LEGAL...................................................................................................................................9 2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL........................................12 2.2.1 DEFINICIN E IMPORTANCIA.................................................................................................12 2.2.2 CONSIDERACIONES BSICAS.................................................................................................13 2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIN...................................................................................................13 2.2.4 TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL..............................................................................15 2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL..........................................17 2.2.5.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL..........................................................................................17 2.2.5.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS .......................................................................................19 2.2.5.3 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS.................................................................................20 2.2.5.4 TRMITE DE DOCUMENTOS............................................................................................21 2.2.5.5 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ......................................................................22 2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: ......................................................................................26 2.2.5.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ..............................................................................28 2.2.5.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS................................................................30 2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.....................................................................................34 2.2.7 FORMACIN DE ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS............34 2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIN......................................................................................................34 2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL...........................................................................................................35 2.2.7.3 ARCHIVO HISTRICO........................................................................................................35 2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL....................................................................................................................................36 2.2.8.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL..........................................................................................36 2.2.8.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS........................................................................................37 2.2.8.4 TRMITE DE DOCUMENTOS............................................................................................43 2.2.8.5 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS:..............................................................................45 Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenacin......................................................................................45 2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS........................................................................................50 2.2.8.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS...............................................................................51 2.2.8.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS................................................................53 La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central...............................53 2.3 IMPLEMENTACIN..........................................................................................................................55 2.4 SEGUIMIENTO...................................................................................................................................55

INTRODUCCIN
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de documentos, la obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, en elaborar programas de gestin de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la informacin para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. En su regulacin la Ley 594 previ que el desarrollo tecnolgico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivsticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnologa y el soporte en que se produce la informacin. Con este instrumento el Archivo General de la Nacin pretende entonces orientar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, para facilitarles la adopcin y adaptacin del programa. En dicha norma, la gestin de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligacin de la elaboracin y adopcin de las Tablas de Retencin Documental, instrumento archivstico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujecin al principio de eficiencia que rige la funcin administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administracin pblica, agentes dinamizadores de la accin estatal y sustento natural de sus procesos informativos. La Ley General de Archivos en el ttulo V, Gestin de Documentos, Artculo 21. Programas de Gestin Documental, establece que: Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos y en el Artculo 19 las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organizacin archivstica de los documentos. b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes as como el funcionamiento razonable del sistema. En cumplimiento de lo anterior, un sistema de informacin para el Programa de Gestin Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivsticos y a los objetivos de dicho programa. Es por ello que no obstante , por desigual desarrollo tecnolgico, se recomienda que la metodologa utilizada para el desarrollo o adecuacin del sistema de informacin, involucre y surta una etapa de anlisis y diseo conceptual del sistema integral, acorde con los parmetros y normas archivsticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnolgica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto. Es de advertir, que la carencia de una poltica archivstica en las entidades durante mucho tiempo, incidi en que los documentos producidos por las instituciones no tuvieran tratamiento archivstico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en la mayora de las entidades, fondos acumulados, que no se pueden desconocer por ser una realidad que se afronta en los archivos de las entidades del pas. Por lo anterior, el Archivo General de la Nacin contempla
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en este modelo de Programa de Gestin Documental, esta situacin de los fondos acumulados, para que sea corregida y superada por las entidades, como un captulo aparte para su atencin y desarrollo. La conceptualizacin del programa de gestin documental que aqu se ofrece, parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificacin e importancia, para luego definir a partir de una breve resea, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de informacin que se implementan durante el ciclo vital de los documentos Ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y elementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la debida orientacin para la implementacin, de acuerdo con las particularidades de desarrollo de la gestin documental en cada entidad. Este trabajo adems de atender lo expuesto en la Ley, es una orientacin para la aplicacin en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, y adems, se recomienda su implementacin, en cualquier organizacin, sin importar su naturaleza orgnica-funcional.

1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

1.1 ANTECEDENTES Dos instituciones de carcter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestin de documentos: la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)1. La gestin de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los aos 502 y de acuerdo con Llanso3 fue reconocida de forma oficial en ese pas, mediante legislacin, a mediados del Siglo XX. Su adopcin supuso una autntica revolucin en la teora y en la prctica archivstica, especialmente a partir de la formulacin del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el trnsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que deban ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histrico. A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflacin de papel en el seno de las administraciones y la bsqueda de la eficacia y la economa en la gestin de los asuntos pblicos y en relacin con el ciudadano; ante esta situacin comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos. En Colombia, el Reglamento General de Archivos Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nacin, contempl el trmino Gestin de Documentos y desarroll el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestin documental, organizacin de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestin de documentos, valoracin documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminacin de documentos. En 1996 el Archivo General de la Nacin de Colombia en su publicacin Gestin documental : bases para la elaboracin de un programa, brinda algunos lineamientos generales para la implementacin de un programa de gestin documental. Con la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, el tema de la gestin documental queda consignado en el Ttulo V, Artculos 21 al 26, en los que se establece que las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin documental, se sealan los procesos archivsticos, la formacin de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retencin, la reglamentacin de los documentos contables, notariales y otros y la obligacin de los inventarios documentales. En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, se continua con la formulacin de la poltica archivstica nacional, la reglamentacin de metodologas para la
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LLANS SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivsticos y gestin de documentos : ponencia. 14 Congreso Internacional de Archivos (Sevilla : Consejo Internacional de Archivos, 2000); p. 32. 2 DOYLE. Murielle y FRENIERE, Andr. La preparacin de manuales de gestin de documentos para las administraciones pblicas. Pars : UNESCO, 1991. p. 54 3 LLANSO SANJUN, Joaquim. Gestin de documentos : definicin y anlisis de modelos. Bergara : Irargi, 1991. p. 234 6

organizacin, conservacin y difusin de los documentos, el desarrollo de elementos tcnicos y normativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilizacin y regulacin sobre la importancia de los archivos para la administracin y la cultura, as como, la conservacin y preservacin del patrimonio documental. 1.2 JUSTIFICACIN Teniendo en cuenta que: el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) estipula fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artculo 4 de Ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la funcin archivstica, seala en el literal h) Modernizacin, el Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos; as mismo el artculo 21 de la Ley 594 de 2000 que establece que las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos. No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y tcnico o metodolgico en materia de gestin documental, hace falta la identificacin sistemtica de los procesos y actividades inmersos en la implementacin de un programa de gestin documental, carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir a falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulacin de los procesos archivsticos con el marco normativo. Ante esta situacin el Gobierno Nacional con la asesora del Archivo General de la Nacin de Colombia debe propender porque los archivos de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas estn organizados, conforme a los principios y procesos archivsticos estableciendo directrices bsicas para la elaboracin e implementacin de programas de gestin documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologas en los archivos. Adicionalmente y con el propsito de definir las estrategias y las polticas para la produccin de la informacin necesaria y para lograr una ptima generacin de bienes y servicios pblicos por parte del Estado, el Gobierno Nacional mediante el Decreto nmero 3816 de 31 de diciembre de 2003, cre la Comisin Intersectorial de Polticas y de Gestin de la Informacin para la Administracin Pblica. Entre otros objetivos la Comisin pretende: Optimizar mediante el uso de medios tecnolgicos, la calidad, la eficiencia y la agilidad en las relaciones de la administracin pblica con el ciudadano, con sus proveedores, y de las entidades de la administracin pblica entre s. Establecer mecanismos tendientes a eliminar la duplicidad de solicitud de informacin o la solicitud de informacin innecesaria a los ciudadanos. Optimizar la inversin en tecnologas de informacin y de comunicaciones de la administracin pblica. Facilitar el seguimiento y evaluacin de la gestin pblica, mediante la produccin, el manejo y el intercambio de informacin y uso de tecnologas de informacin y comunicaciones de la administracin pblica. Asegurar la coherencia, la coordinacin y la ejecucin de las polticas definidas para la estrategia Gobierno en Lnea a travs del Programa Agenda de Conectividad. De acuerdo con lo anterior, el Archivo General de la Nacin como ente rector de la poltica archivstica, ha sido convocado para liderar el proceso en lo relacionado con el establecimiento
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del marco normativo, legal, conceptual y tcnico de un programa de gestin documental que permita asegurar el xito de la propuesta estatal. 1.3 OBJETIVOS 1.3.1 OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemtica el programa de gestin documental para orientar a las entidades y hacer ms eficiente su implantacin. 1.3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS Definir el Programa de Gestin Documental (PGD), en trminos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de informacin, formatos establecidos y aplicables. Estructurar el Programa de Gestin Documental, metodologa y los procedimientos que orienten armnicamente su desarrollo en una institucin. Sealar la normatividad vigente, las orientaciones metodolgicas impartidas por el Archivo General de la Nacin y dems normas aplicables a la gestin documental.

2. CONCEPTUALIZACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

2.1 MARCO LEGAL Para que el Programa de Gestin Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nacin as como las dems normas aplicables a la entidad. A continuacin se sealan las normas de carcter general relacionadas con la gestin documental: Constitucin Poltica de Colombia. Artculo 8. Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nacin. Artculo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades pblicas y privadas. En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la libertad y dems garantas consagradas en la Constitucin. La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisin de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentar la forma y condiciones en que las autoridades que ella seale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y dems formas de comunicacin privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuradura General de la Nacin y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendir informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artculo incurrirn en falta gravsima, sin perjuicio de las dems responsabilidades a que hubiere lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificacin en condiciones de equidad. No habr censura. Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra. Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artculo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educacin permanente y la
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enseanza cientfica, tcnica, artstica y profesional en todas las etapas del proceso de creacin de la identidad nacional. Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.... Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El patrimonio arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecer los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentar los derechos especiales que pudieran tener los grupos tnicos asentados en territorios de riqueza arqueolgica. Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley. Artculo 94. La enunciacin de los derechos y garantas contenidos en la Constitucin y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negacin de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos. Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades. Toda persona esta obligada a cumplir la Constitucin y las leyes. Son deberes de la persona y del ciudadano: 1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios; 2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; 3. Respetar y apoyar a las autoridades democrticas legtimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales; 4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacfica; 5. Participar en la vida poltica, cvica y comunitaria del pas; 6. Propender al logro y mantenimiento de la paz; 7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administracin de la justicia; 8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de un ambiente sano; 9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad. Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a la documentacin oficiales; de uso de los medios de comunicacin social del Estado de acuerdo con la representacin obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de rplica en los medios de comunicacin del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques pblicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participacin en los organismos electorales... Artculo 113. Son Ramas del Poder Pblico, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Adems de los rganos que las integran existen otros, autnomos e independientes, para el cumplimiento de las dems funciones del Estado. Los diferentes rganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armnicamente para la realizacin de sus fines. Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de tica mdica. Artculos Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clnicas.
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Ley 23 de 1982. Artculo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85) Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 31de 1992. Artculos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservacin de documentos del Banco de la Repblica. Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982. Ley 23 de 1995. Artculo 37. Factura electrnica. Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracin pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa. Artculos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos. Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administracin de justicia. Artculo 95. Sobre el uso de la tecnologa, medios tcnicos, electrnicos, informticos y telemticos en la administracin de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarn de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Ley 527 de 1999. Artculos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nico Artculo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitucin, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dems ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las rdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos. No.22. Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin. Artculo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor pblico le est prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, as como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus
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funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera. Artculo 22. Sobre administracin y conservacin de los archivos de las entidades financieras pblicas en liquidacin. Ley 951 de 2005. Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestin Ley 962 de 20005 Ley antitrmites Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccin General de Impuesto Nacionales. Artculo 633. Informacin en medios magnticos. Para efectos del envo de la informacin que deba suministrarse en medios magnticos, la Direccin General de Impuestos Nacionales prescribir las especificaciones tcnicas que deban cumplirse. Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero y se modifica su titulacin y numeracin. Artculo 93. Red de oficinas. Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisin, clculo, redencin y dems condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artculos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993. Artculo 47. Archivos laborales informticos. Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura electrnica. Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedicin de licencias de construccin y urbanismo. Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999. Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en Colombia. Circular AGN No. 2 de 1997. Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos. 2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL 2.2.1 DEFINICIN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin documental como el Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
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Un programa de gestin documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos. Con la implantacin de un programa de gestin documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestin pblica y garanta de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalizacin de modelos y formatos para la produccin documental. Normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo, radicacin y distribucin de la correspondencia mediante la utilizacin de sistemas eficientes de correo y mensajera. Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y archivos a partir de la nocin de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la tabla de Retencin Documental, organizacin, transferencias primarias, recuperacin, preservacin, conservacin de la informacin y disposicin final de los documentos. Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin, tiles para la administracin e importantes para la cultura.

2.2.2 CONSIDERACIONES BSICAS Para elaborar un programa de gestin documental, se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestin de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificacin de trmites y la eficiencia de la administracin. Econmicos: Hacen relacin al anlisis de situaciones de tipo econmico de la gestin de documentos, como la reduccin de costos derivados de la conservacin de documentos innecesarios y la racionalizacin de los recursos destinados para la gestin documental. Archivsticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teora sobre la gestin de documentos. stos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIN

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Diagnstico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental, obedece a un plan de accin con lneas concretas que facilite su implementacin de manera efectiva, contempla la identificacin de problemas, oportunidades y objetivos, anlisis y determinacin de los requerimientos de informacin, mantenimiento, evaluacin y documentacin del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un rgano coordinador de la gestin de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan las polticas generales de la gestin documental en cada organizacin (Comit de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentacin. Para realizar este diagnstico las entidades podrn retomar o actualizar los aspectos metodolgicos relacionados con las etapas de investigacin preliminar sobre la institucin y anlisis e interpretacin de la informacin recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboracin de las tablas de retencin documental y de las tablas de valoracin documental en los casos en que haya sido abordado dicho proceso. Requisitos tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilacin de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retencin documental, tablas de valoracin documental, adopcin de normas tcnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se debern verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos. Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y externos. Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nacin o por la instancia territorial correspondiente, las tablas de retencin y/o las tablas de valoracin documental, segn sea el caso. Contar con el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido su reglamento y funciones. Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y dems normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formacin del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenacin y descripcin de los fondos de archivo, conservacin de documentos, adopcin de las normas tcnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinacin de la funcin archivstica dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participacin de la dependencia en los comits internos relacionados con la definicin de procesos y procedimientos, gestin de calidad, y comits de informtica, entre otros.

Requisitos administrativos: Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de gestin documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, as como con los sistemas de informacin, con los aplicativos y dems herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atencin a las siguientes consideraciones: La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la entidad, con el apoyo de la alta direccin.
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Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado). Contar con la participacin de las diferentes reas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas reas relacionadas con las compras y suministros, la tecnologa, el desarrollo organizacional y el presupuesto. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor. En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestin Documental. La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestin documental y la organizacin de los archivos, adems formacin en el rea de la auditoria de informacin y manejo de procesos. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas para el adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nacin, en relacin con las caractersticas arquitectnicas y medioambientales, espacio, distribucin de reas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicacin con relacin a las dependencias, mobiliario y equipo.

2.2.4 TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL Dada la importancia de la Tabla de Retencin Documental como un elemento indispensable en la gestin documental y ser un instrumento archivstico esencial que permite la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades, stas, debern elaborarlas y adoptarlas para la implementacin del Programa de Gestin Documental, siguiendo las etapas y dems aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002: PRIMERA ETAPA.: Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales. Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. SEGUNDA ETAPA: Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada. Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos, legales, jurdicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestin, central e histrico con el fin de racionalizar la produccin y
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garantizar la proteccin del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin final. Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin. Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o eliminacin. La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservacin total. En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de muestreo y ser el Comit de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, as como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. TERCERA ETAPA: Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin. El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tabla de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta. Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin. CUARTA ETAPA: Aplicacin Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el representante legal expedir el acto administrativo, que ordene su aplicacin ante los servidores pblicos de la Entidad. La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad, para la aplicacin de las TRD, as mismo, elaborar los instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos y archivos de gestin y la preparacin de las transferencias documentales. La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, central e histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecer la Unidad de Archivo de la Entidad.

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Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualizacin de la Tabla de Retencin Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma. 2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Produccin de documentos Recepcin de documentos, Distribucin de documentos, Trmite de documentos, Organizacin de documentos, Consulta de documentos, Conservacin de documentos Disposicin final de documentos.

2.2.5.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL DEFINICIN: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999 Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Cdigo Penal
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Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los documentos pblicos. Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Cdigo de Procedimiento Penal Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico. Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Cdigo de Comercio Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales medios para el asiento de operaciones Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artculo 123. Soportes contables Decreto 1584 de 1994 Documentacin indispensable Registro proponentes Cmaras de Comercio Decreto 2150 de 1995 Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta hmeda . NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir . NTC 2223:1986 Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas. NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad ACTIVIDADES La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. En el Anexo 1, Produccin Documental, se orientan los formatos que son de uso comn a la administracin, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de
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aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones especficas. Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y procesadores de texto). Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinacin de tamaos , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa.

2. Normalizacin de la produccin documental Identificacin de dependencias productoras. Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Directrices relacionadas con el nmero de copias. Control de la produccin de nuevos documentos. Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

2.2.5.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 de 1995. Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. ACTIVIDADES

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Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1. Radicacin de documentos Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo. Impresin de rtulo de la radicacin. Registro impreso de planillas de radicacin y control.

2. Registro de documentos Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y enviados.

2.2.5.3 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin.
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Acuerdo 060 de 2001. Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales. ACTIVIDADES La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribucin de documentos externos Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificacin de las comunicaciones. Organizacin de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribucin de documentos internos Identificacin de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribucin de documentos enviados Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documentos.

2.2.5.4 TRMITE DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica.

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Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmite peticiones. Decreto 01 de 1984 Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho de peticin. Decreto 2150 de 1995. Artculos 6, 16, 17, 22. Artculo 25. Establece que las entidades de la Administracin Pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL. Decreto 1222 de 1999 Artculo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de actos administrativos. ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se sealan las actividades de: 1. Recepcin de solicitud o trmite Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto.

2.2.5.5 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos (GRGA)
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MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. Artculo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarn que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrn multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. Artculo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrn lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos pblicos y los dems detalles relativos a los mismos. Ley 80 de 1993. Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad contractual. La accin civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribir en el trmino de veinte (20) aos, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin penal prescribir en veinte (20) aos. Cdigo de Comercio. Artculo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern ser conservados cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de comercio donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de la reproduccin de la copia, y el secretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en este artculo, se har constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D. Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional. Artculo 36. Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Acuerdo AGN 007 de 1994. Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comit Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integracin y le fija la funciones. Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD. Acuerdo AGN 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD. Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio.
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Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de servicios de archivo. Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las tablas de retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relacin con la integracin del Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin. Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organizacin de fondos acumulados. Circular AGN 07 de 2002. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular AGN 01 de 2003. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo. Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organizacin de historias laborales. Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organizacin de historias laborales. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar. Resolucin AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comit de Transferencias de la Documentacin Histrica al Archivo General de la Nacin. Resolucin MinSalud 1995 de 1999. Establece normas para el manejo de la Histrica Clnica. (Expedida por el Ministerio de Salud) Resolucin AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestin Documental y se aprueba la actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN. Resolucin AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de Archivo del Archivo General de la Nacin. Resolucin MinProteccin Social 001715 de 2005. Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999. NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica. NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos.
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ACTIVIDADES El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos archivsticos de: 1. Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad (GRGA). Actividades: Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades: Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformacin y apertura de expedientes. Determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Foliacin.

3. Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin (GRGA). Actividades: Anlisis de informacin y extraccin de contenidos. Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices. Actualizacin permanente de instrumentos.

Para el caso de la descripcin archivstica, la ISAD(G), Norma Internacional General de la Descripcin Archivstica, trata las reglas generales aplicables a la descripcin archivstica sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nacin y es la Norma NTC 4095, en ella se determina la formulacin de la informacin mediante veintisis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripcin de una entidad archivstica. La organizacin de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripcin. En la estructura de la Norma ISAD(G), los elementos se agrupan en siete reas de informacin: 1. rea de identificacin. 2. rea de contexto. 3. rea de contenido y estructura. 4. rea de
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condiciones de acceso y uso. 5. rea de documentacin asociada. 6. rea de notas. 7. rea de control de la descripcin. Un instrumento archivstico que permite la normalizacin de la gestin documental y la institucionalizacin del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retencin Documental, la cual acta en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilizacin de nuevas tecnologas en los archivos. Para estos efectos, la retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin y de valoracin documental (GRGA). La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposicin final. Actividades: Elaboracin de inventarios documentales. Organizacin y entrega de transferencias documentales. Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.

2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: DEFINICIN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica. Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin. Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra. Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley. Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a la documentacin oficiales... Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. ART. 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades pblicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les estn confiados por razn de su empleo. ART. 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarn dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extender, pero se reservar en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregrsele al interesado. De los certificados se dejar copia en un libro de papel comn. ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretaras y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carcter de reserva;
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que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspeccin de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de sta. Ningn empleado podr dar copia de documentos que segn la Constitucin o la ley tengan carcter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa. Ley 57 de 1985. Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. Decreto 01 de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de peticin de informacin. Decreto 2126 de 1992. Artculo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta. ACTIVIDADES: La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico. La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices. Las actividades bsicas en esta fase son: 1. Formulacin de la consulta Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta. Determinacin de competencia de la consulta. Condiciones de acceso.
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Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin. Reglamento de consulta.

2. Estrategia de bsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de informacin. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicacin de los documentos.

3. Respuesta a consulta Atencin y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de prstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolucin. Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin.

2.2.5.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica. Artculo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de un ambiente sano. Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades. Cdigo Procedimiento Civil. Artculo 251. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares. Ley 47 de 1920. Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes muebles e inmuebles. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Ley 39 de 1981. Artculos 1,2,3 y 4. Sobre conservacin copias mediante microfilmacin. Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales.
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LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir ttulos de deuda pblica interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector pblico nacional y se dictan otras disposiciones. Artculo 74. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. La reproduccin impresa de imgenes pticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos sealados en el Artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio". Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo: Las entidades estatales establecern medidas para preservar contratos. Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artculo 4. Definicin de Patrimonio Cultural de la Nacin. Artculo 12. Del Patrimonio Bibliogrfico, Hemerogrfico, Documental y de Imgenes en Movimiento. Cdigo de Comercio. Artculos 48 y 60. Autoriza la utilizacin del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio. Decreto 1798 de 1990 Artculo 31. Conservacin de libros y papeles de los comerciantes. Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos. Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticacin de documentos originales y el uso de sellos; prohbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos; prohbe limitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, entre otros. Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 23. Valoracin documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin. Artculo 60. Conservacin integral de la documentacin de archivos. Los archivos debern implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin desde el momento de la emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicin final. Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservacin y organizacin de documentos. Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservacin. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental.
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Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo. Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. ACTIVIDADES: En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas. En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones: Diagnstico integral. Sensibilizacin y toma de conciencia. Prevencin y atencin de desastres. Inspeccin y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de reas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento). Apoyo a la reproduccin. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantacin de Planes de contingencia. Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.

2.2.5.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIN: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
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Constitucin Poltica de 1991 Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artculo 70. CN Prrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el pas. El Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la difusin de los valores culturales de la Nacin. Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. Ley 47 de 1920. Proteccin del patrimonio documental y artstico. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin. Ley 39 de 1981. Artculos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, estn obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmacin o de cualquiera otro tcnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las medidas que demande la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio. Decreto 264 de 1963. Defensa y conservacin patrimonio. Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial. Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnolgicos para conservacin de archivos. Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artculo 134. Conservacin y destruccin de libros.
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Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias. Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida. Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de Documentos, determina su integracin y le fija la funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artculo 23. Valoracin documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin. Artculo 25. Eliminacin de documentos que se entiende como la destruccin de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico. Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar. NTC 3723. Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Tcnica de operacin. NTC 4080. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes. NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. NTC 5238. Micrografa : microfilmacin de series: Procedimientos de operacin. ACTIVIDADES Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras representativas. Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta: Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en casos tales como el de los informes de gestin en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeacin quienes conservarn el total de la serie y la transferirn al archivo central correspondiente.

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Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos de prescripcin aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticos. ACTIVIDADES: 1. La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura. (Minimanual tabla de retencin y trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. P.88.) Recepcin de transferencias secundarias. Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. Conservacin y preservacin de los documentos.

2. Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. (GRGA) Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD. Valoracin avalada por el Comit de Archivo. Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.

3. Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente (GRGA). Aplicacin de mtodo elegido. Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio.

4. Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. (RGA) Determinacin de metodologa y plan de trabajo. Fines en la utilizacin de la tcnica. Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador. (GRGA) Determinacin de la metodologa y plan de trabajo.
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Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere. Control de calidad durante todo el proceso.

2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL En el Artculo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades debern establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia. La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones, de tal manera, que stos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. Adems las unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracin pblica. Es importante hacer nfasis en que ninguna comunicacin oficial podr salir de las entidades por va diferente a la de las unidades de correspondencia. En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental: Recepcin, Distribucin, Trmite, Conservacin y Consulta de documentos.

2.2.7 FORMACIN DE ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formacin de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico. 2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIN Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. Ley 594 de 2000. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental: Produccin, Recepcin, Distribucin, Trmite,
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Organizacin, Consulta, Conservacin, y Disposicin final de documentos.

2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594 de 2000. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental: Organizacin, Consulta, Conservacin, y Disposicin final de documentos.

2.2.7.3 ARCHIVO HISTRICO Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente. Ley 594 de 2000. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental: Organizacin, Consulta, Conservacin, y Disposicin final de documentos.

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2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL 2.2.8.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL INICIO

Dependencia identifica, elige y elabora el documento. Consultar: - Manual de Procedimientos de la Entidad elaborado conforme a la NTC 3393 o la que la modifique o actualice y dems formatos especficos por dependencias, segn la aplicacin de sus respectivos procedimientos cuando se requiera utilizarlos. Ver Anexo 1.1 (Se aporta como ejemplo el Manual de Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo del AGN que contiene los formatos: Nota interna, Memorando, Circular, Acta, Carta, comunes a toda entidad). - Compilacin del Manual de formas de la entidad. Ver Anexo 1.2. - Directrices sobre conservacin preventiva de los documentos. Ver Anexo 1.3 - Tabla de retencin documental aprobada o vigente. Ver Anexo. 1.4 . En caso de no tener tabla de retencin deben proceder con la elaboracin. Ver anexo 1.4.1.

Conoce las directrices para su elaboracin ? S I

N O

Dependencia elige los medios de elaboracin, registro, impresin y el tipo de soporte que requiere (papel, medio magntico, electrnico, otros).

Dependencia elabora el documento y produce el nmero copias requeridas e imprime, o graba. De igual forma marca el sobre o elabora rtulo o etiqueta segn el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos

El documento es interno? NO SI Aplica el procedimiento para la distribucin y envo de documentos internos,( Ver 3.2 Distribucin de documentos internos ).

Aplica el procedimiento para la distribucin y envo de documentos externos. (Ver 3.3 Distribucin de documentos enviados).

FIN

36

2.2.8.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS

2.2.8.2.1 RECEPCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

INICIO

La Unidad de Correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios. Ver Anexo 2.1

El documento es competencia de la entidad? SI

NO

La Unidad de Correspondencia, devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente, dejando constancia mediante comunicacin escrita.

La Unidad de Correspondencia hace la revisin de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se proceder a la radicacin del mismo. Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarn las acciones a seguir.

La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retencin Documental para determinar su direccionamiento e imprime el rtulo de radicacin y consigna en la planilla de registro y radicacin los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella informacin que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. (Anexo 2.2)

La Unidad de Correspondencia excluye de radicacin las comunicaciones de carcter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, peridicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicacin. Para estos documentos cada entidad disear formatos de control de entrega (Anexo 2.3)

La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservacin destinadas para cada dependencia. Ver 3.1 Distribucin de documentos recibidos

FIN

37

2.2.8.2.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS.

INICIO

La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trmite, consulta o informacin, utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.

El documento es competencia de la dependencia? S I

N O

La Dependencia receptora, devuelve el documento al remitente o lo direcciona a la dependencia competente.

La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, adems observa el estado de conservacin documental. Si el documento est incompleto se determina si se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.

La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, sealando datos como (Nombre y cdigo de la dependencia remitente, Nmero de radicacin, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella informacin que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. Ver Anexo 2.4 y (Ver 4. Trmite de documentos)

FIN

38

2.2.8.3 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS.

2.2.8.3.1 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

INICIO

La Unidad de Correspondencia genera planilla para la distribucin de los documentos a las dependencias correspondientes. Ver Anexo 2.5

Conoce la directriz para la distribucin?

NO

Consultar: Directriz para la distribucin de documentos recibidos. Anexo 2.6

S I La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la entrega de los documentos a las dependencias.

Es competencia de la Dependencia?

N O

Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para su redireccionamiento.

SI

La Dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas. (Ver 4 Trmite de documentos)

FIN

39

2.2.8.3.2 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS.

INICIO

Conoce el procedimiento para la distribucin de documentos internos?

NO

Consultar, manual de procedimientos de cada dependencia segn el caso.

SI

Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay, a la Dependencia destinataria.

La Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido (Ver 4 Trmite de Documentos)

FIN

40

2.2.8.3.3 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ENVIADOS. INICIO

La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para su distribucin, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el nmero de copias requeridas, sus anexos y el sobre.

Conoce la directriz para la distribucin? S i

N o

La Unidad de Correspondencia consulta la directriz establecida en la entidad para la distribucin de documentos enviados. Ver Anexo 2.7

La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos (cdigo de serie documental , radicacin del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y dems datos regulados por la entidad)

El documento cumple requisitos? S i

N o

Devuelve a la dependencia para complementar requisitos

La Unidad de Correspondencia realiza la radicacin y el registro con los siguientes datos bsicos: radicacin, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.

La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento fsico, peso y porteo para el envo por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega. Ver Anexo 2.8 y 2.9

La Unidad de Correspondencia realiza la distribucin de los documentos utilizando medios como entrega personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, entre otros.

La Unidad de Correspondencia hace constar a la dependencia del envo de los documentos. Ver Anexo 2.9

El documento fue devuelto? N o

S i

Se entrega a la dependencia el documento devuelto para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar. Ver 1 Produccin documental

41

La Unidad de Correspondencia da por concluido el trmite de entrega. Ver 5 Organizacin de documentos

FIN

42

2.2.8.4 TRMITE DE DOCUMENTOS

INICIO

La Dependencia recibe documento de la Unidad de Correspondencia o de otra dependencia

Amerita trmite ? S i

N o

Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente (Ver 5. Organizacin de documentos)

El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con el trmite, las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el trmite. Ver 3.2 Distribucin de documentos internos Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente (Ver 5. Organizacin de documentos)

Amerita respuest a? S i

N o

El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proyecte respuesta

El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud

La solicitud es clara? S i

N o

Se solicita ampliar o precisar la informacin.

Aporta la informaci n necesaria?

N o

Archiva documento y proyecta respuesta.(Ver 1.Produccin Documental)

El funcionario competente hace acopio de la informacin necesaria, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisin

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El Jefe de la Dependencia recibe, revisa y firma la respuesta

La respuesta es para una dependenci a? N o

S i

Aplica directriz para la distribucin de documentos internos. (Ver 3.2 )

Aplica el procedimiento para la distribucin y envo de documentos externos.(Ver 3.3)

FIN

44

2.2.8.5 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS:

2.2.8.5.1 ARCHIVOS DE GESTIN.

INICIO

Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retencin documental y para ello utiliza las unidades de conservacin (cajas, carpetas). Ver Anexo 11.1

Cada dependencia de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe y enva documentos para ser tramitados y archivados

Se organizan los archivos con base en las TRD? S i

N o

Las entidades deben implementar las Tablas de Retencin Documental (Anexo 3)

Las dependencias identifican sus series y subseries con los documentos sealados en las Tabla de Retencin Documental.

Sabe como ordenar las carpetas en los archivadores? S i

N o

Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenacin

La Dependencia ordena expedientes o carpetas que conforman la serie o subserie, siguiendo el mtodo preestablecido.

Sabe como ubicar los documentos dentro de las carpetas? S i

N o

Consultar: Anexo 3.4 Criterios para la organizacin de los archivos de gestin

S i

45

La dependencia ubica los documentos en orden cronolgico dentro del expediente o carpeta correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites

Se elaboran inventarios documentale s? S i

N o

Adoptar el formato de inventario nico documental y la obligatoriedad de su elaboracin tanto por dependencia, funcionario y transferencia. Ver Anexo 6

La Dependencia velar por el cumplimiento de su elaboracin y actualizacin, en cada caso: Dependencia, funcionarlo, transferencia

Se aplica lo establecido en la TRD sobre retencin y disposicin final?

N o

Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo sealado, adems se aplican directrices (Anexo 13)

S i La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservar las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizar la eliminacin de las series correspondientes (Ver Anexo 13.2) o preparar la transferencia primaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboracin (Anexo 7.1)

La dependencia remite la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato nico de inventario documental, en la fecha establecida en el cronograma de transferencias. Ver 5.2 Organizacin de documentos : Archivo Central

FIN

46

2.2.8.5.3 ARCHIVO CENTRAL

INICIO

El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las unidades de conservacin (carpetas, cajas,) adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices (anexo 7.1) y realiza el cotejo.

La transferencia est bien elaborada? S i

N o

Se realizan los ajustes necesarios y se remite nuevamente al Archivo Central

El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgnica y conforme a las TRD. Ver Anexo 3.5

Sabe ordenar los documentos en el Archivo Central? S i

N o

Consultar: Organizacin Archivo Central (Anexo 3.5)

El Archivo central adopta los sistemas de ordenacin que permiten ubicar secciones, subsecciones series y subseries y velar por la correcta organizacin e instalacin de las unidades de conservacin y almacenamiento.

La recuperacin de los documentos es fcil? S i

N o

Consultar Inventario General de Documentos (Ver Anexo 3.5)

El Archivo Central a partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario general de documentos con todos los elementos que faciliten la localizacin de los mismos y de ser necesario elaborar los instrumentos de consulta requeridos. Ver Anexo 8

47

En el Archivo Central se aplica lo establecido en la TRD sobre retencin y disposicin final? S i

N o

Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo sealado, adems se aplican directrices (Anexo 13). Se implementan mecanismos de alerta para la aplicacin de la retencin

El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservar las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizar la eliminacin, la seleccin, la microfilmacin de las series correspondientes (Ver Anexo 13) o preparar la transferencia secundaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboracin (Anexo 7.2)

El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histrico, verificando previamente los procesos tcnicos de organizacin de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato nico de inventario documental. Ver 5.4 Organizacin de documentos : Archivo Histrico

FIN

48

2.2.8.5.4 ARCHIVO HISTRICO

INICIO

Archivo Histrico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central, previamente revisadas y cotejadas, con su respetivo inventario (instrumento de consulta, procurando su homogeneizacin) en las unidades de conservacin adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas (Anexo 11.1)

El Archivo Histrico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgnica de los fondos, teniendo como base los criterios para su organizacin (Anexo 3.6)

Sabe ordenar los fondos en el Archivo Histrico? S i

N o

Consultar Organizacin Histrico (Anexo 3.6 y 5)

Archivo

El Archivo histrico adoptar los sistemas de ordenacin que permitan la ubicacin de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries y velara por correcta organizacin e instalacin de reas de depsito, unidades de conservacin y almacenamiento.

La recuperacin de los documentos es fcil?

N o

El Archivo Histrico mejorar el instrumento de consulta elaborado por el Archivo remitente y/o conformar otros instrumentos de consulta. Ver Anexo 8

S i El Archivo Histrico propender mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e implementacin de servicios de archivo (Anexo 10.2) . Ver 6 Consulta de documentos

FIN

49

2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS INICIO

Usuario interno o externo hace una consulta sobre un asunto o documento

La informacin es competencia de la entidad?

N o

Se remite al usuario a otra fuente, o entidad que corresponda

S i Se orienta al usuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales y se le informa sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad

Se informa al usuario acerca de los requisitos que debe cumplir para acceder a la consulta de los documentos

La informacin solicitada tiene restricciones de consulta? S i

N o

Se informa al usuario sobre la condicin de reserva y se facilita el acceso a otra fuente o soporte

Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la informacin, de ser necesario se disean e implementan servicios de archivo. Ver Anexo 10.2 El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones para el acceso, la utilizacin y reproduccin de los documentos,( ver Anexo 10.1)

La Dependencia registra el prstamo en la planilla de prstamo (Anexo 10.1), o en la base de datos, dejando constancias (testigos) (Anexo 10.1) en los espacios de los documentos prestados. Adems se hace el control de la devolucin

FIN

50

2.2.8.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

INICIO

La entidad hace un anlisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de Correspondencia, los archivos de Gestin, el Archivo Central y el Archivo Histrico, sobre la conservacin de documentos en sus diferentes soportes.

Sabe como hacer el diagnstico ? S i

N o

La entidad explica metodologa expuesta en la publicacin del AGN Pautas para diagnstico integral de archivos.

La Entidad a partir del diagnostico se disea el Sistema integrado de Conservacin, (Anexo 12)

Se cuenta con espacios para el almacenamiento de documentos? S i

N o

La Entidad conforme con el Sistema Integrado de Conservacin (Anexo 12)

La Entidad hace la debida sealizacin y adecuacin de estas afeas, con el fin de habilitarlas para su utilizacin en la Unidad De Correspondencia, los archivos de Gestin, Central e Histrico.

Se cuenta con equipo y mobiliario requerido? S i

N o

La Entidad suministra el equipo mobiliario adecuado, de acuerdo con lo expuesto en el Sistema Integrado de Conservacin (Anexo 12) y lo estipulado en el Anexo 11.1

Cada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas reas administrativas destinadas al Archivo de Gestin y las reas para procesos tcnicos y depsitos en el Archivo Central e Histrico, de acuerdo con los lineamientos dados en el Anexo 11.1 y Anexo 12

51

Se cuenta con unidades de conservacin? S i

N o

La entidad suministra las unidades de conservacin en las condiciones establecidas en el Sistema Integrado de Conservacin (Anexo 12) y los lineamientos dados en el Anexo 11.1

La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservacin establecidos para cada fase de archivo, de acuerdo con los tiempos de retencin, los formatos, los soportes y siguiendo lineamientos establecidos en los Anexos 3.4, 3.5, 3.6 y 11.1

Se cuenta con medidas preventivas para la conservacin de los documentos? S i

N o

Consultar: Seguridad de la informacin. Anexo 11.2 Sistema Integrado de Conservacin. Anexo 12

La entidad aplica el Sistema Integrado de Conservacin y los planes de contingencia y de seguridad de los documentos, siguiendo lineamientos expuestos en los Anexo 11.2 y 12 (Ver 5 Organizacin de documentos)

FIN

52

2.2.8.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS INICIO

Cada dependencia de la entidad con el aval del comit de archivo identifica y determina la disposicin final de las series y subseries documentales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla de valoracin documental.

Se ha hecho eliminacin en el archivo de gestin? N o

S i

Aplica metodologa y criterios bsicos para la eliminacin de documentos. Anexo 13.2

La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central

Se requiere microfilmar y/o digitalizar los documentos?

S i

El Archivo Central adopta la tcnica de microfilmacin y/o digitalizacin, en los trminos establecidos en la TRD o TVD o para los casos requeridos. Aplica metodologa y criterios bsicos para la microfilmacin y/o digitalizacin. Anexo 13.4

N o El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD para las series y subseries

Existen documentos para eliminar en el Archivo Central? N o

S i

Aplica metodologa y criterios bsicos para la eliminacin de documentos. Anexo 13.2

El Archivo Central hace la revisin de las series y subseries

53

Se requiere hacer seleccin documental?

Si

-Se realiza la valoracin correspondiente, en los trminos establecidos en la TRD o TVD o de acuerdo con el procedimiento establecido en la Entidad, -Aplica metodologa y criterios bsicos para la seleccin documental. Anexo 13.3

No El Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con valores secundarios al Archivo Histrico, en los trminos establecidos en el Anexo 13.1

FIN

54

2.3 IMPLEMENTACIN Implementacin: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el programa. La implementacin es la parte final del programa de gestin documental y se constituye en al prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la administracin. La implementacin significa la asignacin de responsabilidades dentro de la entidad, la definicin de roles y el establecimiento del programa. 2.4 SEGUIMIENTO El seguimiento debe ser considerado lo ms importante del Programa de Gestin Documental, por cuanto le da cohesin a las directrices formuladas. Implica la manera como se da alcance a los objetivos, el cumplimiento de las fechas, la gestin de los recursos y todas las actividades administrativas de direccin del Programa, as como la adopcin de los correctivos y medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas. Se debe indicar que este seguimiento requiere de un rgano de coordinacin, el Comit de Archivo y la conformacin de equipos de trabajo a cargo de esta labor.

55

3. PROCESO DE ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS

Para la organizacin de los Fondos Acumulados con base en la aplicacin de la Tabla de Valoracin Documental, se podra tener en cuenta el siguiente flujo de informacin y quedara vinculado al proceso de organizacin de documentos, especficamente en el Flujo de 2.2.8.5.3 Archivo Central.
INICIO

El Archivo Central recibe de una dependencia o entidad, los fondos acumulados con su respectivo inventario y en las unidades de conservacin y almacenamiento adoptadas conforme con las directrices establecidas (Anexo 11.1)

Estn bien organizados ? S i

N o

Se implementarn TVD. Ver Anexo 9

las

El Archivo Central verifica los procesos tcnicos de la organizacin de los fondos acumulados con base en los criterios expuestos en el Anexo 9

Sabe ordenar los fondos acumulados en el Archivo Central?

N o

Consultar Sistemas ordenacin (Anexo 5)

de

S i El Archivo Central adoptar los sistemas de ordenacin que permiten la ubicacin de las unidades documentales y velar por correcta organizacin e instalacin de reas de depsito, unidades de conservacin y almacenamiento.

La recuperacin de los documentos es fcil? S i

N o

El Archivo Central mejorar el instrumento de consulta elaborado por la dependencia o entidad remitente

El Archivo Central propender por mantener disponibles los documentos y el inventario para efectos de consulta y actualizacin

56

El Archivo Central aplica lo establecido en la TVD sobre retencin y disposicin final? S i

N o

Se revisa la TVD y se da cumplimiento a lo sealado, adems se aplican directrices (Anexo 13). Se implementan mecanismos de alerta para la aplicacin de la retencin

FIN

57

ANEXOS
Ver archivo: Anexos PGD.doc

58

BIBLIOGRAFA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000, Por el cual se desarrolla el artculo 43 del Captulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de conservacin --------. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos. --------. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artculo 45, Requisitos para la Consultadel capitulo V, Acceso a los documentos de archivo, del reglamento general de archivos. --------. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas --------. Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Articulo 24 de la --------. Acuerdo No. 042. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculo 21, 22, 23 y 26 --------. Acuerdo No. 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados --------. Archivos bancarios : memorias. Bogot : AGN, 2002. --------. Archivos de historias clnicas : memorias. Bogot : AGN, 2002. --------. Archivos de historias laborales : memorias. Bogot : AGN, 2001. --------. Archivos de la educacin superior : memorias. Bogot : AGN, 1998. --------. Cartilla de clasificacin documental. Bogot : AGN , 2001 --------. Comit Tcnico de Gestin de Documentos del SNA. Metodologa para implementar un programa de gestin de documentos : texto enriquecido. 2004. --------. y Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Circular No.004 DE 2003 Organizacin de las historias laborales --------. Divisin de Clasificacin y Descripcin. Proceso de elaboracin de instrumentos de consulta en el AGN. 2004. --------. Gestin de la correspondencia : memorias. Bogot : AGN, 2002. --------. Gestin documental : bases para la elaboracin de un programa. Bogot : AGN, 1996. --------. Gua de conservacin preventiva de nuevas tecnologas. Bogot : AGN, 2004. -------. Gua para la administracin de comunicaciones oficiales. Bogot : AGN, 2003. -------. Gua para la conservacin preventiva de archivos. Bogot : AGN, 1997. ------. Grupo Laboratorio de Restauracin. Concepto tcnico sobre uso de tintas. 2001 ------. Grupo Laboratorio de Restauracin. Documento por el cual se establecen las especificaciones tcnicas para las unidades de conservacin. 2005

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------. Grupo Laboratorio de Restauracin. Sistema Integrado de Conservacin. 2005 --------. Grupo de Correspondencia y Archivo. Gua para la organizacin de los archivos de gestin y transferencias documentales : documento de trabajo. 2004 --------. Grupo de Correspondencia y Archivo. Proyecto de cartilla de aplicacin de tablas de retencin documental. 2003 --------. Introduccin a la archivologa. Bogot : AGN, 1997. --------. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. --------. Los archivos y la administracin pblica : memorias. Bogot : AGN, 1997. --------. Los archivos y las nuevas tecnologas: memorias. Bogot : AGN, 2001. --------. Manual de organizacin de fondos acumulados. Bogot : AGN, 2004. --------. Ordenacin documental. Bogot : AGN, 2003. --------. Pautas para diagnstico integral de archivos. Bogot : AGN, 2003. --------. Pautas para el establecimiento de polticas y planes de automatizacin de archivos. Bogot : AGN, 1998. 53 p. --------. Pautas para la organizacin de archivos municipales. Bogot : AGN, 2000. --------. Pautas para utilizacin de microfilm. Bogot : AGN, 1994. --------. Qu es una transferencia: [folleto]. AGN, 2004) --------. Reglamento general de archivos. 3 ed. Bogot : AGN, 2003 --------. Relacin de normas sobre archivos en Colombia. Bogot : AGN, 2004 --------. Resolucin N 026 de 2004. Por la cual se expide y adopta el Reglamento Interno de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nacin --------. Resolucin N 089 de 2003. Por el cual se expide el reglamento para el uso de Internet y correo electrnico en el Archivo General de la Nacin --------. Servicios de archivo : acceso y difusin de la informacin. Bogot : AGN, 1994. --------. Tablas de retencin y transferencias documentales : versin actualizada. Bogot : AGN, 2001. 92 p. CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid : Direccin de Archivos Estatales, 1992. 103 p. COOK, Michael. Directrices para la preparacin de programas de estudios sobre la gestin de documentos y la administracin de archivos modernos : un estudio RAMP. Pars : UNESCO, 1982. 57 p. CRUZ MUNDET, Ramn. La gestin de documentos en el Estado Espaol. En : Mtodos de informacin. (Vol. 4, Nos. 17-18 Mar. May. 1997) 4 h. --------. Manual de archivstica. 2 ed. Madrid : Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 1994. Documento y archivo de gestin : diplomtica de ahora mismo. Carmona : S&C, 1994. 260 p. DOYLE. Murielle y FRENIERE, Andr. La preparacin de manuales de gestin de documentos para las administraciones pblicas. Pars : UNESCO, 1991.

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