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LISTA DE VERIFICAO

A funo e o valor da lista de verificao em auditorias Este documento fornece informaes sobre a funo e uso de listas de verificao em auditorias como suporte nos processos de auditorias. Embora o documento seja, originariamente, direcionado para organizaes de auditorias externas (incluindo organismos de certificao e registro), estas informaes tambm podem ser usadas, por qualquer organizao, na conduo de auditorias internas.
SISTEMA DE GESTO DA ORGANIZAO

Ao olhar a norma atual de auditorias, NBR ISO 19011, h uma referncia sobre Preparar documentos de trabalho, na clusula 6.4.3. O texto seguinte foi extrado desta clusula: Convm que os membros da equipe da auditoria analisem Criticamente as informaes pertinentes s suas tarefas de auditoria e preparem, se necessrio, documentos de trabalho para referncia e para registro dos progressos da auditoria. Tais documentos de trabalho podem incluir: Lista de verificao e planos de amostragem de auditoria e, Formulrios para registro das informaes, tais como evidncias de suporte, constataes de auditorias e registros das reunies. Convm que o uso de listas de verificao e formulrios no se restrinja abrangncia das atividades da auditoria, que podem mudar devido ao resultado de informaes coletadas durante a auditoria. .

12.2. O uso de listas de verificao na auditoria


Embora, nem sempre nas normas de sistema de gesto sejam requeridas, as listas de verificao so, justamente, uma ferramenta disponvel na caixa de ferramentas do auditor. Muitas organizaes usaro as suas para assegurar que a auditoria, no mnimo, seja conduzida de forma a atender aos requisitos do escopo. Um exemplo de abordagem de auditoria est apresentado a seguir: benfico auditar somente os requisitos do Sistema de Gesto da Qualidade da Organizao. Uma lista de verificao pode assegurar que todos os requisitos relevantes da NBR ISO 9001:2000 foram enfocados. 12.3. Vantagens A literatura, disponvel no mercado, destaca as seguintes observaes a respeito do uso de listas de verificao, em auditorias: As listas de verificao, se elaborada para uma auditoria especfica e usada corretamente: Promovem planejamento da auditoria; Asseguram abordagem consistente da auditoria; Atuam como um gerenciador do plano de amostragem e do tempo; Servem como um apoio memria e; Fornecem um repositrio de anotaes coletadas durante o processo de auditoria (anotadas na auditoria em campo). As listas de verificao necessitam serem elaboradas para fornecer assistncia no processo de auditoria. Os auditores necessitam ser treinados no uso de listas de verificao particulares e

mostrar como obter o mximo de informaes atravs da tcnica de perguntas. As listas de verificao podem assistir ao auditor no melhor desempenho, durante o processo de auditoria. Listas de verificao ajudam a assegurar que a auditoria seja conduzida de maneira sistemtica e compreensvel e que evidncias adequadas sejam obtidas. Listas de verificao podem fornecer estrutura e continuidade e assegurar que o escopo da auditoria esteja sendo seguido. Listas de verificao podem fornecer os meios de comunicao e o local para registrar os dados a serem usados, como referncia, no futuro. Uma lista de verificao completa fornece evidncias objetivas de que a auditoria foi realizada. Listas de verificao podem fornecer o registro de que o SGQ foi examinado. Listas de verificao podem ser usadas como base de informaes para o planejamento de auditorias futuras. Listas de verificao podem ser fornecidas organizao, antes da realizao da auditoria. Desvantagens Em contraste, quando as listas de verificao no so disponveis ou mal preparadas, algumas questes so observadas, tais como: Listas de verificao podem ser vistas como intimidao ao auditado. O foco da lista de verificao pode ser por demais estreito, no escopo, para identificar reas com problemas especficos. Lista de verificao so ferramentas de ajuda ao auditor, mas ser restritiva se usada apenas como um suporte mecnico do auditor. Listas de verificao no podem substituir o planejamento da auditoria. Um inexperiente auditor pode no ser capaz de comunicar claramente o que ele est procurando, se ele depender totalmente de uma lista de verificao para se orientar nas perguntas/questionamentos. Uma lista de verificao mal preparada pode tornar lenta a auditoria devido repeties. Lista de verificao genrica, a qual no reflete o sistema de gesto de uma organizao especfica, pode no acrescentar nenhum valor e interferir na auditoria. Lista de verificao com o foco estreito minimiza a abordagem de avaliao nica. Concluso H vantagens e desvantagens no uso de listas de verificao, dependendo de muitos fatores, incluindo as necessidades do cliente, tempo e custos reduzidos, experincia do auditor e exigncias do esquema do setor. O auditor pode avaliar o valor da lista de verificao como apoio no processo de auditoria e considerar o seu uso como uma ferramenta funcional.