PEDOMAN DALAM AGENDA PENOMORAN SURAT DINAS

PONDOK PESANTREN AL HIKMAH TANON

1. Tata Letak Logo Kop Surat

a. Logo
Logo adalah lambang sebuah instansi yang melambangkan nilai filosofi sebuah
kelembagaan. Penempatan logo berwarna pada lembar kerja terletak pada bagian
tengah, dan hanya digunakan untuk jenis surat keputusan kepala masing-masing unit
dan sertifikat atau piagam.

b. Kop Surat
Kop surat adalah kepala surat yang berisi tentang informasi sebuah lembaga,
digunakan untuk surat resmi (dinas) kelembagaan. Penempatannya berada di bagian
setengah kanan atas lembar surat.

c. Margin (Ukuran Kertas)

Kertas yang digunakan adalah sebagai berikut:
 Jenis kertas : F4
 Font : Arial
 Ukuran Huruf : 11 untuk isi dan 12 untuk kepala
 Margin sebagai berikut:
 d. Footer (Tulisan Bawah)
Masing-masing lembaga mencantumkan nama lembaga dan slogan unggulannya.
2. Fungsi Pembuatan Nomor Surat
Adapun fungsi pembuatan nomor surat yaitu :
1. Untuk memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali
apabila diperlukan.
2. Untuk mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga
atau perusahaan serta memudahkan pegklasifikasian surat berdasarkan isi.
3. Untuk memudahkan sekretaris dalam melanjutkan penomoran untuk surat yang akan dibuat
berikutnya.
4. Menjadi referensi dalam surat-menyurat pada masa yang akan datang atau juga tahap-
tahap pengembangan komunikasi penawaran berikutnya.
Secara umum, nomor surat itu terdiri atas :
 Kode nomor surat,
 Nomor urutan surat yang dikeluarkan,
 Nama lembaga yang mengeluarkan surat,
 Bulan berjalan, pada bulan berjalan ini dituliskan dengan angka romawi,
 Tahun berjalan.
Dalam penulisan nomor surat resmi ini, ke lima komponne tersebut harus tercantum dan terpisah
oleh garis miring (/).
3. Format Penomoran Surat Keluar
a. Penomoran Surat Utama
Setelah mengetahui komponen dalam nomor surat, kemudian yang harus diperhatikan yaitu
format penomoran surat keluar di mana nomor ini menjadi kode penyampaian informasi tentang
jenis surat yang dikeluarkan.
1. Surat Keputusan (SK) : 01.
2. Surat Undangan (SU) : 02.
3. Surat Permohonan (SPm) : 03.
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04.
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05.
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06.
7. Surat Mandat (SM) : 07.
8. Surat Tugas (ST) : 08.
9. Surat Keterangan (SKet) : 09.
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10.
11. Surat Balasan (SB) : 11.
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12.
13. Sertifikat (SRT) : 13.
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14.
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15.
Co.ntoh:
01.004/AT/III/2023

01.004/MTs.AT/III/2023

01.004/MA.AT/III/2023

01.004/SMK.AT/III/2023

01.004/MTM.AT/III/2023

01.004/MHQ.T/III/2023

01.004/PA.AT/III/2023

01.004/PI.AT/III/2023

01.004/TQ.AT/III/2023

Kemudian akan dibagi dalam contoh komponen surat satu per satu dalam bentuk keterangan
sebagai berikut :
1. 01 : Kode nomor surat keluar, 01 merupakan jenis surat keputusan.
2. 004 : Nomor urut surat yang dikeluarkan, 004 maka surat ini adalah
surat ke empat yang dikeluarkan.
3. AT : Nama profil lembaga yang mengeluarkan surat,
4. III : Bulan berjalan dalam angka romawi.
5. 2023 : Tahun surat keluar.
 Penomoran mulai tanggal 1 Januari dan terakhir pada 31 Desember dalam setiap tahun
b. Penomoran Surat Kegiatan
Surat yang dikeluarkan oleh lembaga tapi tidak atas nama kelembagan, melainkan atas nama
sebuah kepanitiaan kegiatan diatur sebagai berikut:
004/PAN.HUT/AT/III/2023
004/PAN.HUT/PA.AT/III/2023
004/PAN.HUT/PI.AT/III/2023
004/PAN.HUT/MTs.AT/III/2023
004/PAN.HUT/MA.AT/III/2023
004/PAN.HUT/SMK.AT/III/2023
004/PAN.HUT/TQ.AT/III/2023

Kemudian akan dibagi dalam contoh komponen surat satu per satu dalam bentuk keterangan
sebagai berikut :
1. 004 : Nomor urut surat yang dikeluarkan, 004 maka surat ini adalah
surat ke empat yang dikeluarkan.
2. PAN.HUT: Identitas kepanitiaan
3. SMK.AT : Nama profil lembaga yang mengeluarkan surat, misalnya SMK Al Hikmah Tanon
4. III : Bulan berjalan dalam angka romawi.
5. 2023 : Tahun surat keluar.
4. Buku Induk
a. Buku induk siswa
 Pengertian
Buku induk siswa adalah kumpulan daftar nama siswa sepanjang masa dari sekolah
tersebut. murid baru perlu dicatat segera dalam buku besar yang biasa disebut buku
induk siswa atau buku pokok. catatan dalam isi di dalamnya harus lengkap meliputi
data dan identitas siswa.
Format Nomor Induk

8 2 2 3 0 0 0 0 1

82 : Kode Lembaga dalam Yayasan

23 : TAHUN MASUK
00001 : Nomor Urut Masuk
 UNTUK MASING MASING UNIT MENYESUAIKAN
 Identitas Siswa
Identitsa siswa meliputi:
a. Nama Lengkap
b. Tempat dan tanggal lahir
c. NISN
d. Jenis kelamin
e. Alamat
f. Nomor telpon siswa
g. Tahun masuk dan keluar
h. Tinggi badan
i. Berat badan
j. Penyakit bawaan
k. Nama orang tua (Ayah dan Ibu)
l. Pekerjaan orang tua (Ayah dan Ibu)
m. Alamat orang tua (Ayah dan Ibu)
n. Nomor Telpon orang tua
o. Pendidikan orang tua (Ayah dan Ibu)
p. Nama wali siswa (SELAIN ORANG TUA/YG BERTANGGUNG JAWAB )
q. Pekerjaan wali siswa
r. Alamat wali siswa
s. Nomor Telpon wali siswa
t. Pendidikan wali siswa
b. Buku induk kepegawaian
 Pengertian
Buku induk guru dan pegawai merupakan buku yang berisi data–data guru dan
pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yang ada, dan urutan yang ke
berapa mulai berada di instansi tersebut.
Format Nomor Induk

 8 2  2 3 0 0 0 0 1

82 : Kode Kelembagaan dalam Yayasan

23 :TAHUN MASUK
 001 : Nomor Urut Masuk
Kode lembaga dalam yayasan:
01 : Pondok Pesantren
02 : MTs Alhikmah Tanon
03 : MA Alhikmah Tanon
04 : SMK Alhikmah Tanon
 Identitas guru
Identitas guru meliputi:
a. Nama lengkap
b. Tempat dan tanggal lahir
c. Jenis kelamin
d. Nomor telpon
e. Pendidikan terakhir
f. Jurusan atau Prodi
g. Tahun masuk
h. Alamat
i.

BAGAN KOORDINASI KEPENGURUSAN

 YAYASAN

PA PI MTs MA SMK

MD MD TQI
I I

Ikhtisar rapat
 Setiap surat yang dikeluarkan harus ada pengarsipan (salinan)
 Nomor induk digunakan untuk kode administrasi santri pondok
 Koordinasi harus terus terjalin antara semua pengurus baik dari yayasan dan
juga setiap unit
 Membentuk tim untuk menginvestigasi terkait format nomor induk pondok
bersama ketua lurah
 Kartu santri diberlakukan untuk status santri yang masih aktif di pondok
sedangkan untuk yang sudah keluar(boyong) kartu tersebut akan diminta kembali
 Untuk santri yang boyong dan berstatus alumni maka akan dibuatkan kartu
alumniDengan syarat santri tersebut lulus sesuai aturan
 Penyerahan jabatan harus jelas guna untuk kepengurusan selanjutnya yang lebih
profesional
 Untuk kop kartu santri ditulis (pondok ,akte notaris, alamat dan email)
 Untuk kop surat ditambahkan kata yayasan
 Tahun berdiri dibuang ,notaris terbaru,nomor sk kemenkumham alamat, email
dan juga boleh ditambahkan akun sosmed

Sk kepengurusan dari yayasan

 Stempel
 Stempel berdasarkan nama lembaga (unit)
  Stempel harus basah (fotocopy dulu baru di stempel)
 Pembuatan stempel panitia pelaksana untuk semua event yang berpanitia

PR
 Pembuatan Ijazah untuk santri yang telah lulus dan khidmah setahun
 Pembuatan Ijazah madin
 Pembentukan Pengurus administrasi yayasan

Kriteria Alumni :
 Pernah mondok di alhikmah minimal 40 hari
 Tidak pindah pondok dan lulus meyelesaikan masa khidamh 1 tahun