Kajian Materi 2 : Menganalisis alur transaksi

Membuat bukti transaksi merupakan tindakan awal yang dapat dilakukan

perusahaan terhadap harta kekayaan perusahaan dari pemborosan yang
dilakukan orang-orang yang tidak bertanggungjawab. Bukti transaksi harus
dibuat berdasarkan alur yang telah disiapkan perusahaan karena harus mampu
mengamankan harta kekayaan.
1. Alur Transaksi Pembelian
Transaksi pembelian merupakan kegiatan mendapatkan barang atau
jasa dengan memberikan sejumlah uang yang nilainya sama dengan
barang atau jasa tersebut. Bagi konsumen akhir, barang atau jasa yang
dibeli digunakan untuk tujuan memenuhi kebutuhannya misalnya barang-
barang untuk memenuhi kebutuhan primer, sekunder maupun tersier. Beda
dengan pedagang, barang yang dibeli akan dijual kembali dengan tujuan
untuk memperoleh keuntungan. Sedangkan bagi produsen yang bergerak
di bidang manufaktur, barang yang dibeli digunakan untuk menunjang
proses produksi, misalnya bahan baku, bahan penolong maupun
perlengkapan lain untuk proses produksi. Alur transaksi pembelian dapat
diuraikan sebagai berikut:
a. Kegiatan pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau
bagian produksi yang dibuktikan dengan surat permintaan
b. Melakukan survey pasar untuk memilih produsen/agen/grosir yang
terbaik sehingga dapat dijadikan supplier bagi perusahaan.
c. Menerima penawaran dari berbagai perusahaan dengan mengirimkan
surat permintaan penawaran barang
d. Perusahaan-perusahaan yang terpilih akan mengirimkan surat
penawaran yang lebih terinci bila dibandingkan dengan catalog dan
daftar harga.
e. Menentukan suplier yang memberikan keuntungan terbaik dengan
mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual
f. Membuat daftar barang yang akan dibeli
g. Mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan supplier yang terpilih
 h. Membuat dan surat perjanjian dengan supplier
i. Menerima barang yang dipesan
j. Memeriksa kesesuaian barang dengan pesanan baik kualitas maupun
kuantitasnya.
k. Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.

Berdasarkan uraian alur transaksi pembelian yang diuraikan di atas,

buatlah gambar alurnya untuk memudahkan pemahaman Saudara!

2. Alur Transaksi Penjualan Tunai

Transaksi penjualan tunai biasanya bebas dari resiko kerugian akibat
tidak terbayarnya barang. Alur penjualan tunai ini sebaiknya dibuat
sesederhana mungkin agar dapat melayani pelanggan/pembeli dengan
baik. Alur transaksi penjualan tunai dapat digambarkan sebagai berikut:

a. Kegiatan penjualan dimulai dari adanya permintaan dari

pelanggan/pembeli baik secara lisan maupun tertulis.
b. Bukti permintaan barang/jasa dari pelanggan/pembeli adalah surat
permintaan/order
c. Melakukan negosiasi dengan pelanggan/pembeli.
d. Bukti negosiasi dengan pelanggan/pembeli adalah notulen yang berisi
catatan kesepakatan sementara.
e. Membuat dan menandatangani surat perjanjian
f. Membuat invoice atau faktur dengan benar dan teliti, sehingga tidak
 merugikan kedua belah pihak yaitu perusahaan dan
pelanggan/pembeli.
g. Invoice atau faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan
administrasi perusahaan maupun pelanggan/pembeli
h. Memeriksa kesesuaian barang yang dijual dengan pesanan pembeli
i. Apabila barang dagangan sesuai dengan pesanan pelanggan/pembeli,
maka barang dikirim kepada pelanggan/pembeli
j. Apabila terdapat ketidaksesuaian antara barang yang dijual dengan
pesanan pelanggan/pembeli, maka barang dikembalikan ke gudang
k. Memeriksa kesesuaian ivoice asli dan rangkapnya.
l. Apabila sudah sesuai, selanjutnya menerima pembayaran
m. Memeriksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti baik jumlah
maupun keaslian uang.
n. Membuat bukti transaksi penerimaan uang berupa kuitansi
sesuai dengan jumlah uang yang diterima
o. Membuat surat jalan untuk kepentingan pengiriman barang kepada
pelanggan/pembeli.
p. Mengirimkan barang yang dijual kepada pelanggan/pembeli

Berdasarkan uraian alur transaksi pembelian yang diuraikan di atas,

buatlah gambar alurnya untuk memudahkan pemahaman Saudara!

3. Alur Transaksi Penjualan Kredit

Transaksi penjualan kredit merupakan penjualan barang, dimana waktu
pembayarannya dapat ditangguhkan sesuai dengan perjanjian antara penjual
dan pembeli. Dalam transaksi penjualan kredit, terdapat resiko pelanggaran
perjanjian jual beli oleh pelanggan/pembeli misalnya: pelanggan/pembeli tidak
membayar, terlambat membayar atau mungkin jatuh pailit. Dengan demikian
alur transaksi penjualan kredit harus dibuat dengan penuh kehati-hatian dengan
menerapkan prosedur yang cukup ketat.
 Berdasarkan SOP penjualan kredit pada materi SOP administrasi transaksi
penjualan kredit pada kajian materi 1 sebelumnya, buatlah bagan alur
transaksi penjualan kredit!

4. Alur Transaksi Penerimaan Kas

Alur transaksi penerimaan kas karena adanya transaksi yang

menyebabkan penerimaan uang kas, misalnya penjualan tunai,
penerimaan piutang dan penerimaan lainnya yang terkait dengan usaha
perusahaan. Alur transaksi penerimaan kas dimulai dengan memeriksa
bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti.
Memastikan kesesuaian bukti transaksi dengan lampiran/rangkapannya,
menghitung jumlah tansaksi dengan benar dan teliti, memeriksa uang
yang diterima dengan benar dan teliti baik jumlah maupun keaslian uang.
Apabila konsumen/pelanggan menggunakan cek, periksa dengan teliti
mengenai kebenaran dan keabsahan cek tersebut. Membuat konfirmasi
kebenaran dan keabsahan cek dari konsumen/pembeli kepada bank yang
mengeluarkan. Membuat kuitansi sebagai bukti transaksi penerimaan kas.
Silahkan Saudara mencari sumber informasi mengenai alur transaksi
penerimaan kas baik dari buku referensi maupun dari internet. Selanjutnya
buatlah bagan alur transaksi penerimaan kas pada kolom berikut ini!
5. Alur Transaksi Pengeluaran Kas
Transaksi pengeluaran kas terjadi karena dari adanya transaksi yang
menyebabkan adanya pengeluaran uang perusahaan. Alur transaksi
pengeluaran uang kas dimulai dari adanya transaksi pembelian secara
tunai, pembayaran hutang maupun pembayaran biaya usaha. Alur transaksi

pengeluaran uang kas dimulai dengan menerima bukti adanya pembelian

barang yang dibawa supplier. Selanjutnya bukti pembelian dicocokan
dengan rangkapannya atau salinannya, jika sudah sesuai selanjutnya
membuat bukti pengeluaran uang baik uang tunai maupun melalui bank.
Supplier akan menandatangani bukti pengeluaran uang tersebut. Langkah
berikutnya adalah melakukan pembayaran dengan memberikan cek atau
uang tunai. Menerima bukti transaksi yang telah ditandatangani oleh
supplier.
Setelah membaca kajian materi di atas, buatlah bagan alur transaksi
pengeluaran kas berdasarkan uraian di atas!