PENGENDALIAN DOKUMEN

PUSKESMAS
No.Dokumen :
No.Revisi :
SOP TanggalTerbit :
Halaman :

UPTD Puskesmas Buki BURHANUDDIN, SKM

NIP. 19650927 198903 1 014

1. Definisi serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, memonitor,

dan menjaga keberlanjutan dokumen-dokumen yang digunakan di
Puskesmas
2. Tujuan sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan pengendalian
dokumen puskesmas
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Nomor … Tentang Pedoman
Tata Naskah
4. Referensi Peraturan Bupati no. .. tahun … tentang Pedoman Pola Klasifikasi
Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten ……..
5. Alat
6. Prosedur 1. Petugas menyiapkan dokumen yang akan diberi nomor kode.
2. Petugas menyiapkan Buku Nomor Kode Dokumen.
3. Petugas memberikan nomor kode pada dokumen sesuai acuan
sebagai berikut:
a. Kode klasifikasi Surat Keputusan (SK):
1) Kesehatan: 440
2) Kepegawaian: 800
3) Bendahara/ Keuangan: 900
b. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
1) Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
a) Bab I, (A/I),
b) Bab II, (A/II),
c) Bab III, (A/ III),
2) Pelayanan Upaya kode : B,
a) Bab IV, (B/ IV),
b) Bab V, (B/ V),
c) Bab VI, (B/ VI),
d) Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan
nama upayanya (contoh upaya KIA= B/IV.KIA, upaya
promkes = B/IV. Promkes, dan lain- lain),
3) Pelayanan Klinis kode : C,
a) Bab VII, (C/ VII),
b) Bab VIII, (C/ VIII),
c) Bab IX, (C/ IX),
4) Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
5) Daftar tilik disingkat: Dt,
 6) Kerangka Acuan disingkat: KA,
7) Surat Keputusan disingkat: SK,
8) Kebijakan disingkat: Kb,
9) Dokumen eksternal disingkat: Dek,
10) Manual Mutu disingkat MM.
11) Pedoman Mutu disingkat PM,
c. Penyimpanan Dokumen / arsip.
1) Dokumen rekam klinik / medikin aktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka
waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua
tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda:
a) Umum: untuk resep umum,
b) BPJS : untuk resep yang diterima oleh peserta
asuransi kesehatan,
c) Gratis : untuk resep yang diberikan kepada pasien
yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi,
3) Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran sesuai dengan
Peraturan Bupati no. … tahun … tentang Pedoman Pola
Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten……….
4) Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-
masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi
dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen
semua kelompok pelayanan dan upaya,
d. Sistem penomoran:
1) Surat masuk dan keluar sesuai dengan Peraturan Bupati
no. …. tahun … tentang Pedoman Pola Klasifikasi
Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten …..
2) Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem
pengkodean yang telah ditentukan,
3) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan
pengkodean,
4) Urutan penomoran meliputi: Klasifikasi nomor (untuk SK),
Kode pelayanan, Kode dokumen, dan nomor urut
dokumen.

Contoh:
a) Untuk penomoran SK :
440/ B / IV.KIA/ SK / 005
(440: Kode kesehatan, B: Kode pelayananupaya,
IV.KIA: Bab IV upaya KIA, SK: Surat Keputusan, 005:
nomorurutSK)
b) Untuk penomoran SPO:
B / IV.KIA/ SPO / 005
(B: Kode pelayananupaya, IV.KIA: Bab IV upaya KIA,
SPO: Standar Prosedur Operasional, 005:
 nomorurutSPO)

4. Untuk urutan penomoran dokumen Upaya, dimulai dari Upaya

Promkes dilanjutkan Upaya Kesling, Upaya KIA, Upaya Gizi dan
Upaya P2.
5. Petugas memasukkan dokumen dalam file yang sesuai dalam
jangka waktu yang telah diatur di atas.
6. Petugas memasukkan nomor kode dokumen dalam Buku Nomor
Kode Dokumen.
7. Diagram Alir

Petugas menyiapkan dokumen

yang akan diberi nomor kode

Petugas
Petugas memberikandokumen
memasukkan nomor
kode pada dokumen sesuai
dalam file folder yang sesuai
acuan

8. Hal-hal yang perlu

diperhatikan
9. Unit Terkait Admen, penanggung jawab program, pelaksana pelayanan
10. DokumenTerkait Dokumen eksternal, SPO, SK, Kerangka acuan, Daftar tilik, Manual
Mutu, Pedoman Mutu,
11. Rekaman historis no Yang diubah Isi Tanggal Mulai diberlakukan
perubahan Perubaha