En este curso de Word 2007 vamos a trabajar con el sistema operativo Windows Vista y el programa Word 2007, el cual suele encontrarse dentro del paquete Microsoft Office Microsoft Office (junto a otros programas como la hoja de clculo, la base de datos, etctera). Un documento en Word es lo mismo que un documento normal: una carta, un conjunto de folios escritos que cuentan algo, un trabajo escrito con el ordenador, un manual... Para cualquier persona este concepto est claro y vamos a ver cmo en Word Word es similar. En este curso tambin vamos a profundizar en las distintas tcnicas que puedes utilizar para trabajar cmodamente con el texto de un documento en Word 2007.
Figura 1.1. Forma de ejecutar Word En ese momento, el programa se ejecutar. En nuestro caso, aparecer en la pantalla del ordenador una ventana con el programa Word, la cual es conveniente que conozcas porque ser, junto al teclado y al ratn, los elementos con los que le podrs indicar al ordenador lo que deseas hacer. La ventana de Word
Figura 1.2. La ventana de Word Barra de ttulo: es la barra superior de la ventana donde aparece el nombre del programa con el que estamos trabajando. En el caso de Word, indica el nombre del archivo (veremos ms adelante en qu consiste) y el nombre del programa. A la derecha tienes tres botones. El primero se denomina Minimizar y tiene como funcin reducir la ventana de Word al icono que puedes ver en la barra Iniciode Windows. El segundo se denomina Restaurar y su funcin es que la ventana no ocupe toda la pantalla; cuando la activas, el botn se transforma en el botn Maximizar Maximizar, el cual hace que la ventana vuelva a ocupar la pantalla al completo. Por ltimo, el botn Cerrar, como veremos al final del captulo, permite al usuario cerrar el programa. La cinta de opciones o "ribbon": situado bajo la Barra de ttulo, es el elemento que ms destaca de entre todas las novedades de este Word; reemplaza a los mens y las barras de herramientas de pequeos botones de las versiones anteriores. Los comandos y herramientas se organizan en grupos llamados fichas. La cinta de opciones es elegante, ordenada y dinmica porque se adapta a varias situaciones ajustando el tamao de los botones y mostrando algunas fichas slo cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen slo se muestra cuando se selecciona una imagen (figura 1.3).
Figura 1.3. La cinta de opciones muestra ocasionalmente la ficha Herramientas de imagen y el grupo Tamao toma aspecto de botn o panel segn el tamao de la ventana Barra de acceso rpido: es una barra de herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se est mostrando. Al contrario que la cinta de opciones, es muy configurable; podramos por ejemplo aadir paneles completos desde la cinta de opciones o simplemente un comando aislado. Si aades los comandos que ms utilizas a la barra de acceso rpido y minimizas la cinta de opciones (encontrars esas opciones pulsando en) tendrs un gran espacio de edicin de texto y una ventana de Word similar a la de versiones anteriores (figura 1.4).
Figura 1.4. Una barra de acceso rpido personalizada nuestro gusto, debajo de la cinta de opciones, que tambin hemos minimizado Nota Aadir comandos o paneles a la barra de acceso rpido desde la cinta de opciones es tan fcil como pulsar sobre l con el botn derecho del ratn y elegir "Agregar". Botn "Office": Con la aparicin de la cinta de opciones, decimos, desaparecen los tan tradicionales mens y en consecuencia, damos la bienvenida al botn Office. En realidad el botn Office es algo como el antiguo men "Archivo", pero est todo un poco ms organizado y con algunas opciones adicionales (figura 1.5).
Figura 1.5. El botn Office desplegado rea de trabajo: es el gran espacio en blanco que hay en la mitad de la pantalla. En esta parte de la ventana podrs escribir el texto que desees, insertar fotos, dibujos y todo aquello que quieras que contenga tu documento. Puede decirse que el rea de trabajo es como el folio que tienes en la mesa cuando vas a escribir. Las reglas: puedes observar que bajo la cinta de opciones hay una regla y que en la parte izquierda de la ventana hay otra; no aparecen por defecto, es necesario activarlas mediante el "Regla" que est encima de la barra de desplazamiento vertical. Su funcin es que conozcas tu posicin en el texto. Adems, como ya veremos, te permitirn utilizar herramientas como los tabuladores, sangras, etctera. Barra de seleccin: es una columna, no visible, situada a la izquierda del rea de texto; cuando sitas el puntero del ratn sobre ella cambia su aspecto por una flecha, como se muestra en la figura 1.2. Barra de desplazamiento vertical: a la derecha del rea de trabajo tienes una barra de desplazamiento que te facilita el movimiento por el documento, como ya veremos en otros captulos. Barra de desplazamiento horizontal: situada bajo el rea de trabajo, su funcin depende del uso del zoom, del tamao de papel elegido o simplemente de que crees un documento apaisado.
Figura 1.6. Presiona letras hasta que llegues a la letra del comando que buscas Adems, si sitas el ratn unos segundos sobre un botn, vers que algunos de ellos muestran entre parntesis lo que se denomina combinacin de teclas, las cuales puedes utilizar para acceder a una opcin sin tener que pulsarlos. Nota Una combinacin de teclas indica que has de pulsar la primera tecla, por ejemplo, la tecla Ctrl y, sin soltarla, pulsar la segun-da tecla, soltndolas posteriormente en cualquier orden. Pulsa ahora Ctrl+F1 para mostrar u ocultar la Cinta de Opciones. Tambin podrs ver a veces esta flecha , en el lado derecho de algn comando. Esto indica que son, en realidad, submens intermedios que agrupan otros comandos.
Figura 1.7. La Minibarra (arriba) y un men contextual Esta especie de men contextual rene las herramientas ms utilizadas en la edicin de textos y tambin aparece automticamente al mover el cursor hacia arriba despus de seleccionar algo de texto. Los cuadros de dilogo En muchas ocasiones no ser suficiente seleccionar un comando en un men para que Word realice una tarea, tambin ser necesario especificar con ms detalle la accin que deseamos realizar. Por ejemplo, si en la ficha Inicio, grupo Edicin, seleccionas el comando Reemplazar Reemplazar, qu crees que har Word? El nombre del comando induce a pensar que cuando lo seleccionemos Word reempla-zar un texto por otro, pero qu texto? El que t mismo especifiques. Para ello Word mostrar una ventana especial, a la que se denomina cuadro de dilogo, desde la cual podrs especificar, con precisin, la accin que se deseas llevar a cabo (figura 1.8).
10
Figura 1.8. Cuadro de dilogo Buscar y reemplazar Nota Una vez que aparezca en tu pantalla, haz clic en el botn que contiene el texto Ms para que se despliegue totalmente. Ahora no vamos a analizar la accin de reemplazar texto sino que vamos a familiarizarnos con el contenido de los cuadros de dilogo, para lo cual utilizaremos las figuras 1.8 y 1.9 (el cuadro de dilogo Fuente se obtiene al hacer clic en el icono , de la ficha Inicio y grupo Fuente).
11
Figura 1.9. Cuadro de dilogo Fuente Pestaas: cuando el contenido de un cuadro de dilogo es demasiado grande para mostrarse por completo lo es mejor dividirlo en partes diferenciadas, para ello se utilizan las pestaas. Haz clic en el nombre de cada una y vers su contenido. Seccin: si dentro de un cuadro de dilogo o pestaa hay elementos muy relacionados y/o excluyentes, estos se muestran encerrados por una lnea gris. Cuadro de lista: muestra una lista de elementos que se pueden seleccionar haciendo clic sobre ellos. La barra de desplazamiento vertical, situada a la derecha, te permite ver el contenido total de la lista. Cuadro de lista desplegable: similar al cuadro de lista, pero en este caso es necesario hacer clic en el botn flecha, situado a la derecha, para ver la lista. Cuadro de texto: permite escribir un texto libremente; aunque en las figuras no aparece, identificarlo en otros cuadros de dilogo es muy fcil: grficamente, es igual al cuadro de lista desplegable pero sin la flecha derecha. rea de muestra: llamado tambin de vista previa, muestra el efecto que se consigue al seleccionar las opciones del cuadro de dilogo.
12
13
14
Figura 1.10. La ventana de Ayuda de Word Word puede buscar ayuda en el contenido adicional y actualizado de Microsoft Office Online, si tienes conexin a internet. Vamos a buscar marcando en el desplegable del botn Buscar la opcin de Contenido de este equipo, fjate que en la parte inferior derecha de la ventana de ayuda el botn Estado de conexin aparece Sin conexin. Por ejemplo, escribe guardar y pulsa Intro. Aparecen varios temas y en los resultados vamos a seleccionar: Guardar un archivo. Observa en la figura 1.11 el aspecto de esta ventana cuando la maximizas (haz clic en su botn Maximizar segundo por la derecha de la barra de ttulo) y en Mostrar tabla de contenido para ver dnde est ubicada la bsqueda que has solicitado.
15
Figura 1.11. La Ayuda de Word maximizada a pantalla completa La forma de desplazarse por la ventana de ayuda es muy similar a la forma de desplazarse por Internet en un explorador Web. El texto que aparece en azul enlaza a otras partes de la consulta u otro apartado de la ayuda relacionado con el contenido que tratamos. A veces esos enlaces solo aaden algo ms de texto en color rojo como descripcin de ese elemento. Un icono de un signo ms tambin indica contenido "comprimido"; si lo deseamos, al pulsarlo desplegar ms informacin pertinente. La informacin de ayuda est organizada en secciones: primero una descripcin explicativa a nuestra consulta; Qu desea hacer? te ayuda a encontrar aplicacin rpida a la respuesta que acabas de conseguir; y Vase tambin te sugiere ms contenido para completar an ms el conocimiento sobre tu pregunta. Son significativos los comandos que representan iconos situados en la barras de herramientas de la ayuda, y que a continuacin se describen: Botones Atrs y Adelante: haciendo clic en el botn Atrs, en la ventana se volver a mostrar la ayuda que hayas consultado anteriormente y con el botn Adelante volvers a ver la ayuda que consultaste posteriormente. Es una forma fcil de no perderte si quieres consultar varias cosas. Detener / Actualizar: cancela una bsqueda en lnea si se trata de una consulta a Office Online. Si ests conectado, puedes pulsar Actualizar para que descargue el ltimo contenido disponible. Inicio: vuelve al contenido de ayuda sugerido por defecto. Imprimir: te permite imprimir la ayuda en papel. Cambiar tamao de fuente: ajusta a ms grande o pequeo el tamao de la letra para ponerlo a nuestro gusto. Mostrar / Ocultar tabla de contenido: ya lo has utilizado. Muestra la ayuda dividida en libros, que a su vez contienen ms libros. Haciendo clic en el icono que
16
Figura 1.12. Buscar en Office Online Nota Puedes limitar en el desplegable del botn Buscar la bsqueda a determinadas reas de funciones Salir de Word En este captulo, no hemos creado ningn texto, nos hemos limitado a dar un
17
18
Cada vez que ejecutas Word, en su ventana aparece el rea de trabajo vaca, con el punto de insercin al principio, y en la barra de ttulo se muestra el texto Documento 1 - Micros Documento 1 - Microsoft Word. El texto de la barra de ttulo indica que el contenido de esa ventana corresponde al programa Word, el cual asigna, por omisin, un nombre a ese documento en blanco que tienes en la ventana: Documento1. Pero, qu es eso de un documento?, podra ser tu pregunta. Un documento en Word es lo mismo que un documento normal: una carta, un conjunto de folios escritos que cuentan algo, un trabajo escrito con el ordenador, un manual... Para cualquier persona este concepto est claro y vamos a ver cmo en Word es similar. La nica diferencia es que en la vida cotidiana un documento es un ente fsico, palpable, que normalmente se guarda en carpetas que contienen informacin relacionada con el mismo, por el contrario, cuando un documento se crea con un ordenador no es un ente palpable (a menos que se imprima). Si tienes un documento fsico, localizarlo te implica saber dnde lo has guardado y, a lo sumo, tener que revolver en un conjunto de papeles y/o carpetas hasta encontrarlo. Como en el ordenador no es posible tocar fsicamente los documentos, resulta importante el hecho de asignarle un nombre descriptivo de su contenido, que es lo que vamos a hacer a continuacin. Escribir en Word Vamos a comenzar a escribir en un documento nuevo, por lo tanto, ejecuta Word y comencemos a partir de un documento en blanco. Escribir consiste slo en pulsar las teclas que existen en el teclado del ordenador, las cuales hacen que Word muestre en la pantalla la letra que cada tecla contiene. Escribe la siguiente frase: esta es la primera frase que escribo en el ordenador. Si tienes dudas, ten en cuenta lo siguiente: Para separar las palabras has de pulsar la tecla denominada Barra espaciadora, que es la barra grande que hay en la parte inferior del teclado. Si el texto no cupiese en una sola lnea, Word pasar directamente las palabras a la siguiente lnea. Nota Solamente has de pulsar la tecla Intro cuando el texto escrito constituya un prrafo. De esa forma, el punto de insercin pasa al comienzo de la siguiente lnea para que comiences a escribir otro. Si has pulsado las teclas en el mismo orden, en tu ventana tendrs lo mismo que se muestra en la figura 2.1.
19
Figura 2.1. El primer texto escrito A partir de esta primera frase, ya puedes observar cmo Word te ayuda en tu trabajo: la primera letra la convierte en mayscula de forma automtica. Vamos a ver a lo largo del libro las formas en que Word te puede ayudar en tu trabajo, pero, para que no te sorprendas, a continuacin se citan las ms significativas, que se vern con profundidad en los siguientes captulos: Cuando Word muestra alguna palabra subrayada con una -lnea ondulada en rojo, te indica que esa palabra, tal como est escrita, no est en sus diccionarios y posiblemente sea -errnea. Cuando aparezcan subrayadas en verde, Word habr detectado algn posible error gramatical. Si escribes una direccin de Internet, Word la mostrar en azul, de modo que, si haces clic sobre ella, se ejecutar el explorador de Internet y acceders a esa pgina -directamente. Si escribes en minscula la primera letra de una palabra que comienza un prrafo, Word la convierte automticamente en maysculas. Si tras un punto no escribes la primera letra en maysculas, Word la corregir tambin automticamente. Puede que observes que si escribes errneamente alguna pala-bra, como "qeu", Word la convierte automticamente en la correcta, "que" en este caso.
20
21
22
23
24
25
26
Figura 3.1. Aspecto de la ventana tras aadir texto Tabla 3.1. Combinaciones de teclas
Pulsa Flecha izda. Flecha dcha. Flecha arriba Flecha abajo Ctrl+Flecha izda. Inicio Fin Ctrl+Inicio Ctrl+Fin AvPg RePg
Para Mover el punto de insercin un carcter a la izquierda. Mover el punto de insercin un carcter a la derecha. Mover el punto de insercin a la lnea anterior. Mover el punto de insercin a la siguiente lnea. Mover el punto de insercin una palabra a la izquierda. Mover el punto de insercin al principio de la lnea. Mover el punto de insercin al final de la lnea Mover el punto de insercin al principio del documento. Mover el punto de insercin al final del documento. Mover el punto de insercin una ventana hacia abajo. Mover el punto de insercin una ventana hacia arriba.
27
28
Puedes observar que no es una tcnica muy buena, pero que tambin se puede utilizar. Ahora, intenta hacerlo de otra forma para poner en plural la palabra "primera", por ejemplo, utilizando repetidamente la tecla Flechadcha para situarte en el sitio adecuado. El aspecto de tu ventana se debe corresponder con lo que muestra la figu muestra la figura 3.1. Deshacer, rehacer y repetir
29
30
Haz esto Sita el puntero del ratn sobre la palabra que desees seleccionar y haz doble clic sobre ella (pulsa deforma rpida dos veces el botn izquierdo del ratn). Haz doble clic sobre una palabra, pulsa la tecla Ctrl y, sin soltarla, vuelve a seleccionar tantas palabras como desees. Sita el puntero del ratn en la barra de seleccin (la columna no visible que se encuentra situada a la izquierda del rea de texto) y, cuando se convierta en una flecha apuntando a la derecha, haz clic. Sita el puntero del ratn en la barra de seleccin, haz clic para seleccionar una lnea y, sin soltar el botn, arrastra el ratn hacia abajo o hacia arriba para seleccionar varias lneas sin soltar el botn. Sita el puntero del ratn sobre cualquier palabra del prrafo que desees seleccionar y pulsa de forma rpida tres veces el botn izquierdo del ratn. Tambin puedes hacer doble clic en la barra de seleccin (delante de cualquier lnea del prrafo). Varios prrafos contiguos. Sita el puntero del ratn en la barra de seleccin, haz doble clic y, sin soltar el botn, arrastra el ratn hacia arriba o hacia abajo. 31
Un prrafo
Conjuntos de letras de
Todo el documento
Ahora solamente tenemos un texto que es una lnea, pero no te preocupes porque ms adelante practicars las formas de seleccin indicadas. Por ahora vamos a practicar cmo seleccionar una palabra, en concreto "frase". Segn el contenido de la tabla, puedes hacer doble clic sobre ella y se mostrar en vdeo inverso para indicarte que est seleccionada. Pero como la penltima forma de seleccin indicada en la tabla es la ms verstil y ms utilizada, ya que te permite seleccionar tanto una simple letra como pginas completas, vamos a practicar con ella: 1. Sita el puntero del ratn a la izquierda de la palabra "frase". 2. Haz clic y no sueltes el botn (recuerda que al hacer clic trasladas a esa posicin el puntero de seleccin). 3. Arrastra el ratn hacia la derecha hasta que las cinco letras de la palabra se muestren en vdeo inverso. 4. Suelta el botn del ratn. Como puedes ver, con estos cuatro pasos realizas la misma accin que al hacer doble clic sobre la palabra que vimos antes, pero si se trata de seleccionar un conjunto de palabras no resulta cmodo. Aunque resulta ms tedioso, tambin puedes seleccionar texto con el teclado. Veamos cmo hacerlo en la siguiente secuencia de pasos. 1. Sita el puntero de seleccin a la izquierda de la letra "f". 2. Pulsa la tecla Mays y no la sueltes. 3. Utiliza la tecla Flechadcha. repetidamente para seleccionar todas las letras de la palabra. 4. Una vez seleccionada la palabra completa, suelta la tecla -Mays. Nota Al igual que con la tecla Flechadcha., las otros cursores de direccin tambin seleccionan texto hacia la izquierda, arriba y abajo. Ahora que sabemos cmo seleccionar texto, continuemos con el ejemplo para
32
33
34
En la figura 3.2 puedes observar cmo queda el texto despus de realizar las acciones anteriores. Figura 3.2. Aspecto de la ventana tras borrar y reemplazar texto Copiar y mover texto en Word Vamos a continuar practicando con nuestro sencillo ejemplo, para que veas cmo puedes copiar texto y moverlo a lo largo del documento. Para ello, debes escribir otro prrafo a continuacin del anterior, de modo que en la ventana de Word debe aparecer lo mismo que se muestra en la figura 3.3.
35
Figura 3.3. El ejemplo con dos prrafos Recuerdas cmo decamos que se escriba otro prrafo? Es tan sencillo como situar el punto de insercin tras el punto final del primer prrafo y pulsar la tecla Intro; todo lo que escribas a continuacin se mostrar a partir de la posicin del punto de insercin, es decir, al principio de la siguiente lnea: Este es el segundo prrafo del documento de prcticas. Ahora vamos a completar ese segundo prrafo aadiendo al final del mismo el texto "que escribo en el ordenador". Se puede hacer escribiendo directamente el texto, pero ahora vamos a hacerlo de otra manera: copiar ese texto del primer prrafo, porque para que escribir otra vez lo que ya est escrito? Para copiar un fragmento del documento con el que se est trabajando en otro lugar del mismo, has de hacer lo siguiente: 1. Selecciona el texto que deseas copiar (en nuestro caso que escribo en el ordenador). 2. Selecciona en la cinta de opciones, en el grupo Portapapeles, el comando Copiar. 3. Sita el punto de insercin en el lugar donde deseas copiarlo (en nuestro caso entre la letra "s" y el punto final del segundo prrafo). 4. Selecciona el comando Pegar (est junto al de Copiar). Como puedes observar, con estos cuatro pasos has pegado en el segundo prrafo el texto que previamente copiaste del primero. Nota
36
37
38
39
Figura 3.5. Cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar activa Para localizar un texto slo has de hacer lo siguiente: 1. Ejecuta el comando Buscar. 2. Escribe el texto que desees localizar en el cuadro de texto Buscar. 3. Haz clic en el botn Buscar siguiente. 4. Si Word encuentra el texto lo mostrar en vdeo inverso. 5. Si encontr el texto y deseas buscar otra aparicin del mismo, vuelve a seleccionar el botn Buscar siguiente. 6. Cuando Word no encuentre ms veces el texto, te lo indicar mediante un
40
Si ests buscando un texto para sustituirlo por otro, lo mejor es utilizar el comando Reemplaza Reemplazar que en este caso equivale a hacer clic directamente en la pestaa que , tiene ese nombre (figura 3.6).
Figura 3.6. Cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar activa La forma de actuar es similar a la de antes, si bien has de tener en cuenta algunos detalles importantes: Has de escribir en el cuadro de texto Reemplazar con, el texto por el cual se va a sustituir el que buscas. Si al pulsar, por primera vez, el botn Buscar siguiente Word encuentra el texto, podrs seleccionar nuevamente este -botn para dejar ese texto como est y buscar otro; si en su lugar seleccionas el botn Reemplazar, ese texto se sustituir por el otro y buscar otra aparicin del primero; si en cambio seleccionas el botn Reemplazar todos, Word buscar y reem-plazar el texto de forma automtica.
Practica este comando haciendo que se sustituya el texto "las primeras palabras" por "los prime "los primeros prrafos".
41
En la figura 3.7, puedes ver cmo queda el documento tras reemplazar el texto.
42
43
44