STANDARD OPERATING PROCEDURE

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen Tanggal Terbit No. Revisi Halaman
Hal:
No: IPS-QMR-P-01 Maret 2023 01
Page 1 of 5

Disusun Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

LEMBAR KETERANGAN REVISI

Rev. No. Revisi Halaman dan Isi Tanggal

I. Tujuan

Secara umum, tujuan dari Standar Operationg Procedur tidak hanya sebagai alat untuk
melakukan pengontrolan tetapi juga sebagai alat untuk menjaga konsistensi dari kualitas
keluaran dari perusahaan. Dokumen ini menjelaskan mekanisme yang ditetapkan PT INTI
BIOS PERSADA SEJAHTERA dalam proses pengendalian dokumen

II. Ruang Lingkup

Prosedur ini meliputi pengendalian dokumen dan catatan di PT INTI BIOS PERSADA (IPS)
mulai dari identifikasi dokumen baik internal maupun eksternal yang digunakan oleh
perusahaan. Pengajuan Formulir DCR (Form Document Change request) yang meliputi
permohonan, penerbitan/Perubahan/Pemusnahan Dokumen & permintaan (bila diperlukan)
formulir baru atau revisi, pemutakhiran daftar induk dokumen, pemberian stempel dokumen,
pendistribusian dokumen sampai dengan pemusnahan dokumen lama. Prosedur ini berlaku
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen Tanggal Terbit No. Revisi Halaman
Hal:
No: IPS-QMR-P-01 Maret 2023 01
Page 2 of 5

untuk semua tingkatan dokumen yaitu Manual Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja, Formulir,
Deskripsi pekerjaan, Struktur organisasi. Untuk pengendalian arsip termasuk umur simpan
sesuai kebutuhan departemen terkait.

III. Referensi

ISO 9001:2015 klausul 7.5, 7.5.2, 7.5.3

IV. Istilah dan Definisi

4.1. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan untuk memastikan bahwa semua dokumen mutu
yang diterbitkan telah disetujui dan disahkan oleh pejabat yang berwenang dan
didistribusikan dengan baik di lokasi penggunaannya.

4.2. Manual mutu adalah Pedoman yang mendokumentasikan sistem mutu di PT INTI BIOS
PERSADA (IPS) untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan
produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang
berlaku.

V. Diagram
VI Alir
PROSES
AKTIVITAS DOKUMEN KETERANGAN

A. ProsedurMULAI
Pengendalian Dokumen
DEPT TERKAIT Identifikas i Kebutuhan Dokumen yang
Diperlukan, baik dokumen internal
Identifikasi Kebutuhan m aupun dokumen eks ternal
Dokumen

Bila Dokum en Eks ternal digunakan, pada

Dokum en dokum en dicantumkan tanggal dokumen
Internal ? diterim a

Bila Dokum en Internal digunakan,

pas tikan kebutuhan-nya apakah
DEPT TERKAIT DEPT. TERKAIT m elakukan revis i dokumen yang s udah
ada atau m embuat dokum en baru
Revisi Dokumen lama Ikuti ketentuan Lama
atau Buat Dokumen Simpan Yang
Baru Disyaratkan
Pelajari terlebih dahulu Dokum en
Eks ternal, apakah terdapat pengaruhnya
terhadap Dokum en Internal yang ada.
DEPT TERKAIT DEPT TERKAIT Jika terdapat pengaruh m aka Dokum en
Internal harus dire-view kembali
Isi Form P4D dan
Terima/Cari/Beli
Ajukan Draft Dokumen
Dokumen Eksternal
Baru/Revisi
Form P4D (Permohonan
DCR Form Penerbitan/Perubahan/Pemusnahan
PIHAK BERWENANG DEPT TERKAIT Dokumen) diajukan bersama dengan
Draft Dokumen
Cantumkan Tanggal Draft Dokumen
Pengesahan Dokumen Terima Dokumen
Eksternal Pengesahan Dokumen oleh Dept m as ing-
m as ing dan QHSE s esuai dengan Cover
dis ertai dengan Tanggal Penges ahan
PIHAK BERWENANG DEPT TERKAIT
Setelah dis ahkan m aka dept terkait
Laporkan ke Document Pelajari Dokumen
m elaporkan ke Docum ent Control
Control (DC) Eksternal

Tarik Dokum en lam a dan dis tribusikan

dokum en baru. Pas tikan dokum en baru
s udah tersedia
Y Ada Efek
Thd
Dokum en
?
DOCUMENT Dokumen Lama yang bersifat Rahasia
CONTROL Master List atau kadaluarsa harus dimusnahkan.
Document
Apabila Dokumen lama digunakan
Up Date Master List T
kembali sebagai recycle paper maka
Document stempel TERKENDALI harus dicoret
terlebih dahulu
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen Tanggal Terbit No. Revisi Halaman
Hal:
No: IPS-QMR-P-01 Maret 2023 01
Page 3 of 5

AKTIVITAS DOKUMEN KETERANGAN

DOCUMENT Daftar Distribusi

CONTROL Dokumen

Copy Sesuai Daftar

Distribusi

ORIGINAL
DOCUMENT
Dokumen Asli
CONTROL
CONTROL COPY
Beri Stempel Status :Dokumen
Dokumen Terkontrol
Dokumen UNCONTROL COPY :
Dokumen Tidak Terkontrol
OBSOLETE
DOCUMENT Dokumen Kadaluarsa
EXTERNAL
Tarik Dokumen Lama Dokumen dari luar organisasi
Dan Distribusikan Copy
Dokumen

DOCUMENT

Musnahkan Dokumen
Lama

Selesai

SOP = Prosedur
YY = Nomor Prosedur (berurutan)
ZZZ = Nama Prosedur

Penomoran Instruksi Kerja:

IPS-BBB-XXX -IK-YY ZZZ
IPS/IMIS = Nama Perusahaan, singkatan
BBB = Kode Cabang / Branch
XXX = Nama/kode departemen
IK = Instruksi Kerja
YY = Nomor Intruksi Kerja(berurutan)
ZZZ = Nama Instruksi Kerja
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen Tanggal Terbit No. Revisi Halaman
Hal:
No: IPS-QMR-P-01 Maret 2023 01
Page 4 of 5

Formulir Penomoran Standar:

IPS-BBB-XXX-FORM-YY ZZZ
IPS/ IMIS = Nama Perusahaan, singkatan
XXX = Nama/kode departemen
FORM = Formulir
YY = Nomor Formulir (berurutan)
ZZZ = Nama Formulir

STRUKTUR ORGANISASI
INTIBIOS CABANG BALI

Kepala Cabang
[I Wayan Winastra]

Penanggung Jawab Klinik

(dr. Yesica)
Apoteker Penanggung
Jawab
(Meva Gabriela) Dokter Umum
(dr. Dian Galih
Siliwangi)

Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator GA Finance

Admin ATLM Perawat (Komang (Putri Amalia
(Victor Adistya (Ni Nyoman (Baiq Cici Novantrha Setiyoso)
Tanugraha) Sulistya Asthiti) Kamaliani) Trijaya)

Staf Admin Staf ATLM Staf Perawat

(Si Ayu Ratih (Dewa Ayu (Ni Luh Putu Staf OB
Pertiwi) Diah Iswari) Eva (I Wayan
Budiantini) Ariana)
Staf ATLM
(Made Ratna Staf Perawat
Staf Admin Puspita Sari) (I Gusti Ayu
(Ni Wayan Yuniari Devi)
Citra
Widiasih) Staf ATLM
(Shindy
Sausan)
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen Tanggal Terbit No. Revisi Halaman
Hal:
No: IPS-QMR-P-01 Maret 2023 01
Page 5 of 5

VI. Dokumen Terkait

a. Formulir DCR
b. Draft dokumen
c. Master List Dokumen
d. Daftar distribusi dokumen