Standar Operasional Prosedur No.

Dokumen SOP/BGP/VI/002

Tgl. Terbit 18 Agustus 2017

PENANGANAN PRODUK No. Revisi 00

KEMBALIAN DAN RECALL
Halaman 1 dari 5

ISI PROSEDUR

1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Tanggung Jawab
4. Prosedur
5. Dokumen Rujukan
6. Riwayat
7. Distribusi

KOLOM PENGESAHAN

Disusun oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

Abdul Rohim, S.Si., Apt Nur Istiadi Nugroho, S.Farm., Apt Nanik Indriani, SE
Kepala Gudang Apoteker Penanggung Jawab Direktur Utama
Tanggal : 18 Agustus 2017 Tanggal : 18 Agustus 2017 Tanggal : 18 Agustus 2017

Status Dokumen :

Menangani semua pengembalian barang, barang rusak/sub standard dan barang

TUJUAN
recall dari pelanggan, sesuai dengan ketentuan yang berlaku
 Standar Operasional Prosedur No.Dokumen SOP/BGP/VI/002

Tgl. Terbit 18 Agustus 2017

PENANGANAN PRODUK No. Revisi 00

KEMBALIAN DAN RECALL
Halaman 2 dari 5

Penanganan barang kembalian mulai dari proses penerimaan dari pelanggan,

RUANG
LINGKUP sampai dengan serah terima ke principal, termasuk barang recall
Kepala gudang bertanggung jawab atas keberhasilan penerimaan dan
TANGGUNG
JAWAB penanganan produk kembalian dan recall
Obat kembalian ada beberapa jenis :
PROSEDUR
- Salah pesan atau salah kirim
- Rusak
- Expire date
- Recall
- Obat tidak sampai kepelanggan karena ganguan diperjalanan sepeti banjir
atau kecelakaan atau demonstrasi

Alasan Obat Kembalian

1. Obat Rusak
Obat-obat yang rusak berkaitan dengan kualitas dank arena masalah
produksi. Seperti terjadi perubahan fisik (warna, bentuk, pengendapan)
2. Kerusakan Kemasan Primer
Kemasan primer pecah, sobek, menggelembung, penutup botol tidak bisa
dibuka, isi dalam satu blister/strip kurang tapi kemasan utuh
3. Kerusakan Kemasan Sekunder
Dus sobek, etiket tidak lengket
4. Obat Kadaluwarsa
Penggantian untuk produk yang sampai di gudang PT. Bunda Global
Pharma adalah 3 bulan sebelum ED produk atau sesuai ketentuan principal.
 Standar Operasional Prosedur No.Dokumen SOP/BGP/VI/002

Tgl. Terbit 18 Agustus 2017

PENANGANAN PRODUK No. Revisi 00

KEMBALIAN DAN RECALL
Halaman 3 dari 5

Alasan obat kembalian yang tidak dapat diterima digudang

1. Rusak karena kesalahan penyimpanan digudang pelanggan
Contoh : dimakan rayap, dimakan tikus, kebocoran dan penyimpangan dari
tata cara penyimpanan yang diatur dalam CDOB
2. Keluhan kerusakan primer dan sekunder yang disampaikan lebih dari 1
minggu sejak barang diterima pelanggan

Untuk menghindari masuknya produk palsu, dilakukan 2 tahap pemeriksaan :

A. Pemeriksaan
Pemeriksaan Dokumen
Periksa dokumen pengembalian barang apakah alamatnya sama dengan
dokumen pengiriman barang ( faktur )

Pemeriksaan Fisik Barang

1. Petugas gudang menerima barang kembalian
2. Periksa barang dengan teliti, seperti :
a. Cocokan dengan dokumen pengembalian barang : jenis barang,
jumlah, no bets, Expired date, kemasan original, dan keadaan fisik
b. Bila terdapat ketidak sesuaian, maka :
- Kirim kembali kepelanggan dan dibuatkan Berita acara
penolakan, waktu penyelesaian oleh pelanggan adalah maksimal
2 hari
- Barang yang dikembalikan langsung saat pengembalian,
dilakukan koreksi pada dokumen retur yang diketahui oleh
pengirim.
c. Setelah pemeriksaan selesai dilakukan, admin gudang memproses
secara system
d. Sebelum di proses secara system, produk dikarantina di ruangan
yang sesuai dengan suhunya.
 Standar Operasional Prosedur No.Dokumen SOP/BGP/VI/002

Tgl. Terbit 18 Agustus 2017

PENANGANAN PRODUK No. Revisi 00

KEMBALIAN DAN RECALL
Halaman 4 dari 5

Khusus untuk produk rantai dingin

a. Pastikan pengiriman barang sesuai standar
b. Pastikan kemasan original dan belum dibuka
c. Periksa suhu barang, hindari thermometer bersentuhan dengan ice
pack saat pemeriksaan suhu
d. Catat suhu saat penerimaan
e. Bila ada penyimpangan suhu, maka kembalikan barang dan buat
berita acara penolakan barang
B. Proses Penerimaan Retur
1. Pelanggan menghubungi CSO perihal barang yang akan diretur
2. CSO membuat nota retur yang akan diserahkan ke pelanggan untuk di
tanda tangani oleh pengadaan & APJ
3. Pelanggan menyerahkan surat retur / surat penolakan barang sekaligus
menyerahkan barang yang akan diretur kepada runner dan menyerahkan
kembali nota retur yang sudah ditanda tangani
4. Nota retur diserahkan kepada APJ untuk di cek faktur dan barang yang
akan diretur, jika sudah sesuai CSO menginput kedalam system
5. Setelah diinput kedalam system bagian finance approve

C. Proses administrasi
Pastikan dokumen pengembalian telah ditanda tangan Apoteker Penanggung
Jawab
1. Admin gudang menginput ke system
2. Admin gudang mencetak bukti penerimaan barang kembalian, lalu
ditanda tangan oleh penerima dan admin gudang
3. Simpan dokumen pengembalian ini

D. Proses penyelesaian barang kembalian karena salah kirim/pesan, Apoteker

 Standar Operasional Prosedur No.Dokumen SOP/BGP/VI/002

Tgl. Terbit 18 Agustus 2017

PENANGANAN PRODUK No. Revisi 00

KEMBALIAN DAN RECALL
Halaman 5 dari 5

Penanggung Jawab memeriksa apakah masih layak jual atau tidak dengan
memperhatikan :
- Obat masih dalam kemasan asli dan belum dibuka
- Obat selama pengiriman ditangani sesuai ketentuan
- Adanya bukti asal usul obat yang dikembalikan (surat jalan / faktur)

E. Simpan produk kadaluwarsa atau rusak tersebut pada gudang khusus dan
diberi label “KADALUWARSA” atau “RUSAK, selanjutnya diproses untuk
pemusnahan
Petunjuk pelaksanaan CDOB 2015
DOKUMEN
RUJUKAN

RIWAYAT Tabel Revisi

No. Revisi Tanggal Revisi Keterangan
00 18 Agustus 2017 Baru

Asli : Apoteker Penanggung jawab

DISTRIBUSI
Copy 1 : Direktur
2 : Kepala Marketing & Sales
3 : Kepala Finance
4 : Kepala Gudang