YZ KRAKATAU INTERNATIONAL PORT TERM OF REFERENCE ENHANCEMENT E-PROCUREMENT PT KRAKATAU BANDAR SAMUDERA No: TOR/90.01/TI&SM/II2023 1. LATAR BELAKANG . Pemanfaatan teknologi dan transaksi berbasis elektronik saat ini sudah merupakan bagian penting dari aktivitas berbagai Komponen masyarakat dan dunia usaha, hal itu terbukti dengan semakin meluasnya penggunaan teknologi informasi dan transaksi berbasis elektronik di berbagai sektor penting dan strategis, diantaranya eBanking, e-Procurement, serta e-Sales. Seiring dengan perbaikan proses bisnis dan integrasi sistem informasi di PT Krakatau Bandar ‘Samudera menggunakan salah satu jenis Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu SAP S/4 HANA , maka aplikasi_ e-Procurement (inc. e-Auction) perlu dikembangkan dengan berbasis web, serta memiliki tools untuk integrasi dengan ERP SAP S/4 HANA (Module Material Management/MM). Pengertian e-Procurement adalah _suatu aplikasi untuk mengelola data pengadaan barang yang meliputi pengelotaan data Pengadaan berbasis web/internet yang didesain untuk mencapai suatu proses Pengadaan yang efektif, efisien, dan terintegrasi, singkatnya merupakan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Barang berbasis Web, e-Auction merupakan bagian dari E-Procurement Implementasi e-Procurement didukung dengan adanya Undang Undang Informasi & Transaksi Elektronik (UU No.11 Tahun 2008) serta Undang Undang Larangan Praktek Monopoli dan persaingan Usaha Tidak Sehat (UU No.5 Tahun 1999) PT Krakatau Bandar Samudera (KBS) di tahun 2021 ini telah Aplikasi e-Procument yang merupakan bagian dari penerapan smartPort yang ramah lingkungan (greenPort) dengan prinsip-prinsip GCG (Good Corporate Governance) dan di tahun 2023 ini, akan dilakukan enhancement dari Aplikasi e-Procurement ini agar harapannya sistem tersebut dapat berjalan lebih handal dan efisien. Il, RUANG LINGKUP PEKERJAAN Secara garis besar ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakan terdiri dari sebagai berikut: 1. Enhancement sistem melalui pengembangan sistem aplikasi / perangkat lunak e- Procurement ke teknologi terk 2. Melakukan testing sistem. 3. Melakukan ToT (Training of Trainer) operasional aplikasi e-Procurement. ll, GAMBARAN UMUM SISTEM Untuk menunjang proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan KBS khususnya yang berbasis web base diperlukan enhancement aj e-Procument yang meliputi modul sebagai berikut: 1, Modul Aplikasi e-Procument yang akan dikembangkan adalah |. Menu Vendor/Supplier a) Register New Vendor b) Update Data Vendor ©) Aanwijzing T.O.R Enhancement e-Procurement T ofa) KRAKATAU INTERNATIONAL PORT ) Notifikasi Email Request For Quotation e) Input Quotation f) Negosiasi 4g) Lihat Purchase Order h)_ Reminder Dokumen Expire II. Menu Owner/Buyer a) Master material Group b) Master Service Group c) Report Summary Aanwijzing 4) List Purchasing request compare Material Group vendor e) Process generate DRTU by Material Group di Purchasing request ( 1 No. Purchase Requisition = 1 Daftar Rekanan Terundang ) f) Process request for Quotation by Rating performance vendor by transaction procurement @) Process publish purchasing request pada website h) Comparision of quotation i) Report Coa j) Negosiation Process k)_ Report Negosiasi )) Berita Acara Negosiasi m) Process Pemenang Tender n) Draft PO Ill, Report a) PR Tracking b) List Vendor by Purchasing Order Detail ¢) List Vendor berdasarkan performance vendor transaction eprocurement 4d) List Vendor Blocking €) Laporan PO berdasarkan Nilai. IV. Supporting Bridging SAP dan Eprocurement a) Create / extend Vendor b) Update Data Vendor ©) PR Barang d) PR Jasa e) Cancel PR Barang f) Cancel PR Jasa g) Draft PO h) Master Bank 2. Programming tools 1. Bahasa pemograman : PHP (Bahasa Pemrograman web base) 2. DBMS mySQL 5.5.62 IV, METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM Dalam = memenuhi kebutuhan, maka penyedia jasa_umumnya _ melakukan metodologi/pendekatan implementasi dengan tahapan yang terbagi atas 3 (Tiga) phase yaitu: * Phase 1: Enhancement © Phase 2: Final Preparation * Phase 3: Go Live and Support Pendekatan implementasi ini akan mempercepat waktu dan mendukung kesuksesan implementasi enhancement e-Procurement di PT KBS T.O.R Enhancement 6 Procurement 204Y DE KRAKATAU INTERNATIONAL PORT 5.1 Phase 1: Realization Enhancement Maksud phase ini adalah mengimplementasikan enhancement dari _ sistem eProcurement di PT KBS. Tujuan dari tahapan ini adalah penyedia jasa melakukan implementasi enhancement aplikasi atau development atau kustemisasi sesuai dengan kebutuhan / requirement di PT KBS. Kemudian setelah diimplementasikan maka terhadap sistem ini secara keseluruhan akan ditest agar dapat di pindahkan pada lingkungan operasional yang nyata. 5.2 Phase 2: Final Preparation Maksud phase ini adalah melaksanakan pengetesan, pelatinan pemakai, pengelolaan sistem dan aktivitas cut over dari implementasi enhancement aplikasi e-Procurement tersebut siap untuk dipergunakan oleh bagian yang terkait Phase ini meliputi paket pekerjaan sebagai berikut © User Training 5.3 Phase 3: Go Live and Support Maksud phase ini adalah memindahkan aplikasi enhancement e-Procurement dari lingkungan pre-production (Test) ke lingkungan operasional (Production) di PT KBS. Selama Phase tersebut pemakai dapat menanyakan Aplikasi enhancement e- Procurement yang terpasang. Phase tersebut juga memonitor transaksi sistem dan optimalisasi unjuk kerja sistem secara keseluruhan. Akhimya, proyek tersebut secara lengkap ditutup. Phase tersebut meliputi pekerjaan sebagai berikut: ‘* Production Support * Post Go-Live Activites /. TRAINING Pelatihan operasional program aplikasi kepada user yang akan menggunakan aplikasi ‘enhancement e-Procurement dilingkungan KBS berikut dengan pelatihan kepada vendor atau rekanan yang akan ikut dalam tender yang mana tender tersebut bidding akan dilakukan secara online, VI. GARANSI/ SUPPORT PEMELIHARAAN, Kegiatan ini dilakukan dalam jangka yang telah ditentukan yaitu 3 (tiga) bulan terhitung mulai dari selesainya Go Live Activities. Kegiatan Garansi Support ini meliputi kegiatan sebagai berikut: Trouble-shooting software; penanganan kerusakan saat kejadian pada sistem enhancement e-Procurement. Perbaikan Bug Fixing jika terjadi Eror / Bug Meningkatkan Unjuk Kerja Aplikasi Kegiatan ini dilakukan untuk meningkatkan kinerja sistem terjadi penurunan performance komponen perangkat keras/hardware yang meliputi PC, server, maupun infrastruktur jaringan. Kegiatan ini metiputi > Query optimizer; yakni meningkatkan kinerja query dengan merubah struktur DML (data manipulation language) jika diperlukan. > Perubahan struktur jaringan untuk mempercepat transfer data jika diperlukan Database maintenance basis data, meliputi kegiatan sebagai berikut > Backup database e-Procurement , jika diperlukan > Restore database e- Procurement, jika diperlukan > Tuning Database e- Procurement, jika diperlukan Penambahan Report jika diperlukan T.O.R Enhancement e-Procurement Sora/Z KRAKATAU INTERNATIONAL PORT Vil. JANGKA WAKTU PEKERJAAN DAN MASA GARANSI (PEMELIHARAAN) Estimasi Masa Pelaksanaan adalah 2 bulan + Garansi Support 1 (satu) bulan Vill. TATA CARA PEMBAYARAN Termin pembayaran: 95% setelah Go Live dan 5% setelah masa 1 bulan garansi pemeliharaan pekerjaan. 1X. HAL-HALLAIN Beberapa tata-cara pembayaran meliputi, sb. a) Syarat dan ketentuan lain yang belum tercantum dalam TOR ini, pelaksanaannya akan ditentukan kemudian b) Apabila dalam melaksanakan pekerjaan tersebut terdapat perubahan-perubahan, maka Direksi lapangan dalam hal ini adalah Kadiv yang membawahi IT yang akan menentukan perubahan tersebut dan kontraktor wajib melaksanakannya c) Pekerjaan dianggap selesai apabila sudah dapat citerima dengan situasi dan kondisi BAIK oleh Direksi Lapangan. Cilegon, 31 Maret 2023, Diajukan Oleh Disetujui Oleh a M. Wahyu Kuswantoro As! Trisha Adhywii Senior IT Strategic Planning Manager IT&MS TOR Enhancement e-Procurement FordKRAKATAU INTERNATIONAL PORT RENCANA ANGGARAN BIAYA ENHANCEMENT E-PROCUREMENT PT KRAKATAU BANDAR SAMUDERA No Item Harga Qty | U/M Total 1. | Enhancement eProcurement PT KBS 1 | Pack TOTAL