Microsoft Excel

Es una aplicacin para manejar hojas de clculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Historia y versiones: Microsoft comercializ originalmente un programa de Hoja de clculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdi popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft public la primera versin de Excel para Mac en 1985, y la primera versin de Windows (numeradas 2-05 en lnea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecucin de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayud a Microsoft a alcanzar la posicin de los principales desarrolladores de software para hoja de clculo de PC. Este logro solidific a Microsoft como un competidor vlido y mostr su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft empuj su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos aos. La versin actual para la plataforma Windows es Excel 14.0, tambin denominada Microsoft Excel 2010. La versin actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011. La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows es: En el ao 1987 Excel 2.0. En el ao 1990 Excel 3.0. En el ao 1992 Excel 4.0. En el ao 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3). En el ao 1995 Excel 7.0 (Office 95). En el ao 1997 Excel 8.0 (Office 97). En el ao 1999 Excel 9.0 (Office 2000). En el ao 2001 Excel 10.0 (Office XP). En el ao 2003 Excel 11.0 (Office 2003). En el ao 2007 Excel 12.0 (Office 2007). En el ao 2010 Excel 14.0 (Office 2010). A principios de 1993, Excel se convirti en el objetivo de una demanda por otra empresa que ya tena a la venta de un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero. Como resultado de la controversia Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurdicos. Sin embargo, con el tiempo esta prctica ha sido ignorada, y Microsoft aclar definitivamente la cuestin cuando se adquiri la marca del otro programa. Microsoft tambin alent el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono del programa en Windows todava consiste en una estilizada combinacin de las dos letras, y la extensin de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0) o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0).

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales caractersticas de las hojas de clculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de clculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una frmula, con referencias relativas ,absolutas o mixtas a otras celdas. Excel fue la primera hoja de clculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carcter y celdas). Tambin introdujo re-computacin inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de clculo anterior re-calculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando especfico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad grfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinacin de correspondencia. Cuando Microsoft primeramente empaquet Microsoft Word y Microsoft PowerPoint en Microsoft Office en 1993, redise las GUIs de las aplicaciones para mayor coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento. Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programacin basado en Visual Basic, que aade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexin a la aplicacin que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabacin de macros puede producir cdigo (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatizacin de simples tareas. (VBA) permite la creacin de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creacin) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores aadieron soporte para los mdulos de clase permitiendo el uso de tcnicas de programacin bsicas orientadas a objetos. La funcionalidad de la automatizacin proporcionada por (VBA) origin que Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tom medidas tardamente para prevenir el uso indebido de Excel mediante la adicin de la capacidad para deshabilitar la ejecucin automtica de las macros al abrir un archivo.

Libro de trabajo: es el archivo base para Excel. Sus archivos usan la extensin xls, como abreviatura de Excel spreadsheet. Un libro de trabajo usualmente contiene varias hojas de trabajo. Una sola hoja con datos. Una o ms hojas de trabajo forman un libro de trabajo. Piense en ellas como hojas de papel apiladas una encima de la otra, para formar el libro de trabajo. En un libro de trabajo el mximo nmero de hojas depender de la memoria de su computadora. El libro de trabajo por defecto, puede tener hasta 255 hojas de trabajo. Una hoja de trabajo tambin llamada hoja u hoja de clculo, puede tener hasta 256 columnas y 65,536 filas con hasta 32000 caracteres a dentro de una sola celda.

Esto es suficiente para la mayora de los propsitos Y significa que podra fcilmente usar a Excel para escribir una novela en su interior.

La hoja electrnica: es una hoja de clculo que permite la manipulacin de datos arreglados en filas y columnas. Las columnas estn representadas por letras y las filas por nmeros. La interseccin de la columna y la fila se conoce como la celda. La direccin de la celda es la letra (o las letras) de la columna con el nmero de la fila. Ejemplo: la direccin de la celda que queda en la segunda fila y la cuarta columna es D2. Una celda puede contener texto, un nmero o una frmula que establece una relacin con otras celdas, o sea que, puede trabajar con datos alfanumricos, numricos y lgicos. Cada vez que se cambia el contenido de una celda, la hoja electrnica libera de lo tedioso de hacer calcular nuevamente a mano, ahorrando una gran cantidad de tiempo. La hoja electrnica permite crear grficas para representar los datos que se encuentren en la hoja. Las grficas pueden ser de varios tipos, tales como: lineales, circulares ("pie charts"), de barras verticales, horizontales y de tres dimensiones. Actualmente las hojas electrnicas utilizan un men horizontal. Cada opcin de este men posee los "pop-up menus" o mens verticales. Adems, poseen los "toolbars" que son herramientas de acceso grfico de los mens. Algunas de las herramientos ms utilizadas son: "standard, formatting, "chart" y "drawing". Tambin, poseen una barra de frmula que ayuda en la correccin de errores de frmulas o textos y nos indica la posicin del cursor. La primera hoja electrnica en ser desarrollada se conoce como Visicalc, pero no es de uso comn actualmente. Las hojas electrnicas ms utilizadas son: Microsoft Excel y Lotus 123. A continuacin se presentan las teclas que controlan la posicin del cursor, los mens, los botones y los mandatos ms usados en Microsoft Excel.

Referencias relativas en Excel Cuando en Excel (o en la Hoja de Clculo de Oppen Office) copiamos una frmula de una celda a otra, normalmente esta vara en funcin de la celda de destino. Por ejemplo: Si en la celda B3, tenemos la frmula D5+D6, y la copiamos a la C7 se transformar en E9+E10. Esto es debido a que, por defecto, las frmulas en Excel tienen referencias relativas, esto es, dependen de la celda en la que estn. Si copiamos la frmula a otra ubicacin, esta variar en las celdas a las que hace referencia. En el ejemplo anterior, como nos hemos movido de la B3 a la C7 hemos aumentado en uno la letra (la columna, de la B a la C) y en 4 el nmero (la fila, de la 3 a la 7). Por tanto, las celdas presentes en la frmula aumentarn tambin en esa cantidad, pasando la primera de la D5 a la E9 (aumenta en uno la letra y en 4 el nmero). Esto es muy til cuando, por ejemplo, hemos de calcular muchos totales de diferentes conceptos, siendo la frmula la misma, pero variando las frmulas a usar. Entonces, escribimos la frmula en la primera celda y la copiamos en el resto, actualizndose automticamente. Veamos un ejemplo: Hemos de calcular la suma total de cada una de las siguientes columnas:

Para ello, seleccionamos la celda A11, y pinchamos en el cuadrito negro que aparece en la esquina inferior derecha de la celda y arrastramos hasta la ltima celda, en este caso la E11 (ver imagen).

Al soltar, automticamente, todas las cedas calculan el resultado.

Si miramos que frmula hay en cada una de las celdas, vemos que sta se ha copiado de la A11, pero actualizando las columnas. Lo mismo podemos hacer en filas. En la F2 ponemos la frmula=SUMA (A2:E2). Arrastramos desde el cuadradito negro de su esquina inferior derecha hasta la celda F10, y el resultado es:

Practique, este ejercicio y similares (cambiando la funcin suma, por la promedio, etc.), hasta estar seguro que domina las referencias relativas en Excel.

Referencias Absolutas en Excel Primero veamos un ejemplo de su necesidad, para luego estudiar su sintaxis en Excel. Imaginemos que tenemos una serie de cantidades, a las cuales, a todas ellas, queremos aplicarles un porcentaje. Pensemos en una lista de precios de productos a la que hemos de calcular el IVA de cada uno de ellos:

Para ello habramos de emplear la siguiente frmula = C4*A3 en la celda D4. Para el precio del celda C5, lo mismo: = C5*D2, para la C6 igual... es decir, hay que multiplicar cada una de las celdas que contienen el precio antes de impuestos, por una misma celda.

Si escribimos la frmula en la celda B4 =C4*D2, y la copiamos al resto de celdas de la columna D, veremos que la frmula se transforma en =C5*D3, = C6*D4, etc. Si nos fijamos, el primer factor es correcto, pero el segundo no, ya que va variando en cada frmula y nosotros queremos que sea el mismo en todas. Para que eso ocurra hemos de hacer una referencia absoluta a la celda D4 en nuestra frmula. Para ello, simplemente ponemos un smbolo de dlar ($) delante de la D y del 2. Es decir la frmula =C4*D2 con referencia absoluta en la celda D2, sera =C4*$D$2.

En Excel podemos hacerlo rpidamente pulsando la tecla [F4] justo despus de escribir la celda que queremos fijar, en nuestro caso la D2.

Si escribimos esa frmula en D4 y la copiamos en el resto de celdas inferiores, la frmula se ir transformando en =C5*$D$2, =C6*$D$2, etc. obteniendo el resultado esperado.

Practique con este ejercicio. Pruebe a aplicarle despus un porcentaje de descuento. Debera obtener algo as:

Nota: Todas las capturas pertenecen a la hoja de clculo de Open Office, excepto la ltima que es de Excel 2007.

Qu es una celda Excel? Una celda en Excel es la interseccin de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, nmeros, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. Tambin se puede combinar el clculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro. En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un nmero/letra de fila y un nmero/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre nico, por ejemplo B4 (columna B, fila 4). Rango de celdas Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas en un documento Excel. As, se denomina rango al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan para realizar una misma operacin. Los rangos de celdas suelen tener forma o abarcar espacios rectangulares. Se definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.

Cul es la funcin de la tecla F2? F2 sirve para editar la informacin que tienes en una celda.

Cul es la funcin de la tecla F5? Al presionar F5 en Microsoft Excel, se despliega la ventana Ir a, ingrese la celda a la que desea ir y presione Enter

Cuntas columnas y cuantas filas tienen la hoja electrnica Excel 2007? Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de clculo, Office Excel 2007 admite hasta 1 milln de filas y 16.000 columnas por hoja de clculo. Especficamente, la cuadrcula de Office Excel 2007 tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, lo que ofrece un 1.500% ms de filas y un 6.300% ms de columnas comparadas con las que haba en Microsoft Office Excel 2003. Para su informacin, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV.

Cuantas y cuales son las formas bsicas para ingresar a Excel 2007? Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2007:

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Cuntas y cuales son las formas bsicas de salir de Excel 2007? Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botn cerrar , este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta

combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el men Botn Office

y elegir la opcin Salir.

Ventana Principal De Microsoft Excel 2007

1. Botn Office: Excel presenta un Botn Office que contiene las

funciones principales de abrir, guardar, imprimir y otros. Cmo accesamos? Nos posicionamos en la parte superior izquierda de la pantalla, en el smbolo de Microsoft.

Para visualizar las opciones que tiene este botn, pulsamos el botn e inmediatamente se abrir un men.

Como puede verse se tienen diferentes funciones, entre las que se utilizan ms son: - Nuevo, para la creacin de un nuevo documento. - Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel. - Guardar y Guardar como, que realizan las funciones que su nombre indica. - Imprimir, que permite tener una vista preliminar del documento y los controles encargados de la impresin del documento. A la derecha de este submen que se despliega donde se encuentran todas estas funciones principales de Excel, se puede ver tambin que se muestra un listado de los documentos recientes que se han trabajado.

2. La barra de herramientas de acceso rpido: es una barra de

herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se est mostrando. Puede agregar a esta barra botones que representen comandos y moverla a dos posibles ubicaciones.

Tambin puede agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rpido directamente desde los comandos que se muestran en la cinta de opciones. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha o el grupo correspondiente para mostrar el comando que desee agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el comando y, a continuacin, haga clic en la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido del men contextual.

NOTA Slo se pueden agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rpido. El contenido de la mayora de las listas, como los valores de sangra y espaciado, as como los estilos individuales, que aparecen tambin en la cinta de opciones, no se pueden agregar a esta barra de herramientas.

3. Barra de titulo: Contiene el nombre del documento sobre el que se est

trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

4. La Banda de Opciones: contiene todas las opciones del programa

agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.

5. Barra de Desplazamiento (Horizontal y Vertical):

Estas barras se utilizan para movilizar la pgina a donde se desee. Poseen unas flechas a sus extremos las cuales las movilizan ms lentamente.

6. Barra De Estado: situada en la parte inferior de los programas de

Microsoft Office muestra el estado en las opciones que estn seleccionadas para que aparezcan en la barra de estado. Muchas opciones estn seleccionadas de manera predeterminada, pero puede personalizar la barra de estado y activar o desactivar opciones. Para obtener ms informacin sobre la personalizacin de la barra de estado, vea Personalizar la barra de estado. En Microsoft Office Excel 2007, estn disponibles las siguientes opciones en la barra de estado.