Manual para promotores de bibliotecas

Promocin de la biblioteca, ahora! Quines son los promotores de las bibliotecas? Formacin de la red de promotores Plan de accin Exprese sus ideas Trato con la prensa Trato con los legisladores Lista para el promotor Recursos para los promotores

Manual para Promotores de Bibliotecas Library Advocate's Handbook Revised 2nd edition 2 edicin revisada American Library Association Public Information Office Oficina de Informacin Pblica 50 E. Huron St. Chicago, IL 60611 Tel: 1+312-280-5041/44 Fax: 1+312-944-8520 E-mail: pio@ala.org www.ala.org/pio Reconocimiento La Asociacin de Bibliotecas de los Estados Unidos (American Library Association-ALA) cuenta con el conocimiento y experiencia de expertos de los medios y promotores de las bibliotecas, este manual incluye gran parte de ese cmulo de conocimientosa. Agradecemos a Nancy Kranich, Presidenta de ALA 2002-2001, su ayuda y dedicacin que hizo de esta nueva iniciativa una realidad. Nota sobre la traduccin del ingls al espaol Traducido por Delin R. Guerra, Asociacin de Bibliotecas de los Estados Unidos, con la revisin y adaptacin al uso en pases de habla hispana por Helen Ladrn de Guevara Cox, responsable de la Unidad de Investigacin y Apoyo al Desarrollo Bibliotecario del CCIESCUCEA, Universidad de Guadalajara, Mxico con el apoyo de Margarita Mota Torres y Patricia Margarita Chavarn Cerna. Le agradecemos a Carol BreyCasiano, ALA Presidenta-Electa, 20032004 por su contribucin.

Contenido

4 Introduccin 5 Quines son promotores de bibliotecas? 6 Formacin de la red de promotores 8 8 8 10 11 12 12 12 12 14 14 14 14 14 16 16 16 17 18 19 19 19 Plan de accin Organizacin Difusin de su mensaje Registro del mensajehoja de trabajo Evaluacin de la campaa de promocin Exprese sus ideas Cuente historias acerca de bibliotecas Sugerencias Lista para el portavoz Trato con la prensa Cmo permanecer en control Cmo contestar preguntas difciles Cmo afrontar malas noticias Medios de difusin Trato con los legisladores Conozca a su legislador Cambio de mensaje Conozca a su legisladorhoja de trabajo Adapte el mensaje/ideahoja de trabajo Formas de comunicacin Recomendaciones para escribir cartas Cundo es oportuno hablar?

20 Lista para el promotor 21 Recursos e informacin para promover a las bibliotecas

Introduccin

La Internet va a hacer que las bibliotecas desaparezcan? Por qu las bibliotecas escolares necesitan dinero, cuando toda la informacin se puede encontrar en la Internet? Para qu necesitamos bibliotecas en las escuelas y colegios cuando los estudiantes pueden hacer sus investigaciones en la Internet? Al inicio del Siglo XXI la tecnologa ha colaborado en el mejoramiento de los servicios bibliotecarios y de informacin, tambin ha planteado preguntas inquietantes, por lo que los promotores de las bibliotecas tienen un papel crtico al tratar de dar respuesta a dichas preguntas. En las escuelas, en los barrios, en los pasillos de las universidades, en las Cmaras Legislativas y en todas las comunidades, son los promotores la voz de las Bibliotecas de los Estados Unidos. El Programa de Capacitacin de Promocin Bibliotecaria de la Asociacin de Bibliotecas de los Estados Unidos (ALA), est diseado

para proporcionar a los bibliotecarios y a las personas que los apoyan las herramientas, para la emisin de mensajes dirigidos a los legisladores, la prensa, la universidad, los funcionarios de las escuelas y la comunidad, quienes conforman la opinin pblica y controlan el apoyo de los servicios bibliotecarios. Este manual y otros materiales de capacitacin proporcionan las tcnicas bsicas que apoyan si se pide un aumento en la ayuda financiera, si se realiza una campaa para un edificio nuevo, o bien, si se trata de controversias sobre los filtros de la Internet. Adems, pueden servir para maximizar sus esfuerzos y mostrar cmo aprovechar los programas y las herramientas que ofrece la ALA. La presentacin del Manual para promotores de bibliotecas en los congresos bibliotecarios estatales, regionales y nacionales, ha dado como resultado iniciativas en el mbito local, estatal y federal, lo cual ha aumentado considerablemente la conciencia pblica y de ayuda para los servicios en las bibliotecas.

No se deben tomar estos avances en vano, los bibliotecarios y los promotores de las bibliotecas tienen un papel importante; puesto que, deben educar a las comunidades acerca de la razn de ser de las bibliotecas y de los bibliotecarios, ya que son elementos esenciales en una sociedad de la informacin, mismos que para ser eficaces deben hablar en voz alta, clara y unificada. La democracia necesita bibliotecas y las bibliotecas promotores. Para obtener ms informacin, favor de ponerse en contacto con: Library Advocacy Now! American Library Association Public Information Office 50 E. Huron St. Chicago, IL 60611 Telfono: 800-545-2433, ext. 5041/5044 E-mail: advocacy@ala.org Pgina de Internet: visite www.ala.org y hacer clic en Advocacy, desplazarse hacia bajo a Advocacy Publications.

Quines son los promotores de las bibliotecas?

Son quienes creen en la importancia del acceso a la informacin gratuita y equitativa en una sociedad democrtica; ellos, junto con los bibliotecarios, son imprescindibles para el futuro de una nacin que lee y escribe; representan a las bibliotecas, estn en todas partes, aunque no siempre se les llama as. Ellos son los:

representan el grupo que hace que un legislador tome en cuenta los asuntos de las bibliotecas.

Fideicomisarios de bibliotecas Ya sean elegidos o designados, tienen generalmente conexiones polticas y con la comunidad que pueden resultar en beneficio de las bibliotecas; adems tienen influencia sobre funcionarios encargados de abogar por el mejor inters de la biblioteca y de su comunidad. Amigos de las bibliotecas Como embajadores de las bibliotecas en la comunidad, tienen un papel importante, ya que son los ojos, los odos y la voz de stas,

Usuarios de la biblioteca Los estudiantes, los catedrticos, los padres de familia, hombres y mujeres de negocios y otros usuarios, son clave importante para cualquier esfuerzo en su promocin; sus recomendaciones sobre cmo las bibliotecas han ayudado y cunto se necesita, brinda una evidencia importante que proporciona resultados en acciones.

Bibliotecarios y el personal de la biblioteca Fuera o dentro del trabajo, todo el personal bibliotecario tiene oportunidades de informar al pblico acerca de las bibliotecas y conseguir su apoyo, para abogar por las mismas. Los administradores bibliotecarios son responsables de desarrollar y coordinar una promocin, la cual defina el papel del personal, del comit administrativo y de los amigos de la biblioteca. Posibles promotores Cada biblioteca cuenta con promotores, los cuales quiz no pertenezcan a un grupo o la utilicen; pero pueden tener recuerdos especiales de cuando la usaron, tienen familiares que se beneficiaron o simplemente creen que son importantes; muchas veces ellos se sienten orgullosos de servir a la comunidad.

Lderes institucionales de la comunidad Los directores de escuelas, rectores o presidentes de las universidades y de empresas deberan ser parte de la red de promotores. El apoyo de lderes ayuda a asegurar que el mensaje se escuche en los niveles ms altos de la comunidad.

Formacin de la red de promotores

Mientras que una crisis puede fomentar un sentido de urgencia, la formacin de una red de promotores para las bibliotecas requiere de un esfuerzo sostenido. Al, tener reclutamiento debe haber una estructura clara adems de una buena comunicacin para mantenerlos informados. En muchos casos los amigos de las bibliotecas son el ncleo para tal red, aunque no haya necesidad de tener reuniones formales, debe haber contacto personal con los promotores ms importantes. Para que sea ms eficaz la red de promotores de las bibliotecas, sta debe representar una seccin transversal de la universidad, escuela o comunidad con personas de diferentes edades, ingresos y varios grupos tnicos; se debe incluir alumnos, redactores, legisladores distinguidos, usuarios y personal de la biblioteca. Entre ms grande y diversa sea esta red, ms fuerte ser la influencia que tendr.

Estn dispuestos a escribir cartas, llamar a los legisladores y reclutar a otros promotores? Tienen contactos importantes con personas de la prensa, la administracin, el consejo escolar y de la comunidad que puedan ayudar?

informacin para que la gente se inscriba. Puede encontrar ms sobre esto en la Oficina de Informacin Pblica de ALA.

Crear un directorio con la informacin de los promotores y de los representantes, que incluya direcciones de correos electrnicos para poder establecer comunicacin. Asegurar que los promotores de bibliotecas, reciban una copia del boletn y del reporte anual.

Contactar por lo menos dos veces al ao a las personas que forman la red de promotores para darles informacin e invitarlas a inscribirse en una lista electrnica de discusin, sobre temas actualizados relacionados con la biblioteca. Invitar a los usuarios a compartir informacin sobre casos de las bibliotecas, a dar testimonios en juntas sobre el presupuesto y a participar en entrevistas con la prensa; adems a visitar a los legisladores en compaa de los administradores de las bibliotecas. Participar en juntas comunitarias o de universidades, para relatar la historia de la biblioteca, con la finalidad de reclutar ms promotores.

Qu es lo que usted puede hacer?

Bibliotecarios/Personal de bibliotecas

Sugerencias

Ser positivo, comunicar a los usuarios y promotores que son importantes y agradecer sus contribuciones. Tener reuniones con lderes de la comunidad, universidades y escuelas para formarlos sobre la actividad que van a desarrollar. Contar con informacin sobre diferentes actividades que tenga la Asociacin de Bibliotecas de los Estados Unidos y la Asociacin Estatal de Bibliotecas, as como de la actividad legislativa y herramientas que puedan beneficiar a la biblioteca y a la comunidad. Mantener a los usuarios informados sobre temas de las bibliotecas.

Fideicomisarios

Designar un coordinador para que sea el responsable de las actividades que se realicen con el personal, con los miembros de consejo, amigos y otras personas. Los grupos ciudadanos debern trabajar junto con el grupo administrativo, para asegurar que haya una consistencia en la misma meta y evitar que se duplique el esfuerzo. Tener una meta clara, proporcionar capacitacin de cmo comunicar el mensaje a todo el personal de la biblioteca, los fideicomisarios, los voluntarios y los promotores. Realizar una encuesta de los fideicomisarios, amigos y usuarios, con las siguientes preguntas:

Mantener informacin sobre temas de presupuesto, la Internet, filtros en la misma, el analfabetismo y la censura. Conocer a las personas encargadas en la toma de decisiones sobre la biblioteca. Utilizar conexiones polticas para beneficio de la biblioteca. Participar en el Da Legislativo Estatal y Nacional para que todos escuchen el mensaje sobre la biblioteca. Mantener comunicacin con oficiales importantes y su personal, aunque no requiera de su ayuda. Realizar una reunin anual en la que se otorgue un reconocimiento a los promotores, a legisladores, lderes de negocios y de la comunidad que

Dedicar una seccin del boletn de la biblioteca y de la pgina en la Internet, sobre temas legislativos y del estado. Reclutar promotores de las bibliotecas, mediante la difusin de
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A qu organizaciones profesionales o civiles pertenecen?

han prestado su ayuda, pudiera ser incluido en la Semana Nacional de la Biblioteca de la ALA, en la cual se dan agradecimientos a los patrocinadores.

informacin, desarrollados por las bibliotecas locales, estatales y nacionales.

informacin, visite la pgina web de la ALA en Washington. Invitar a personas importantes miembros del consejo de la ciudad o ayuntamiento, administradores de universidades, personas de negocios y presidentes de organizaciones, a una recepcin o visita a la biblioteca. Invitar a legisladores locales que aborden temas al Grupo de Amigos. Agradezca su ayuda.

Amigos

Comprobar que los amigos de la biblioteca entiendan el porqu tienen que realizar promocin y cul es el papel que tienen que desempear. Solicite su cooperacin.

Publicar una columna en el boletn de amigos sobre temas actualizados. La oficina de la ALA en Washington proporciona informacin federal por la Internet ALAWON, visite: www.ala.org/ washoff/.

Crear un comit de organizadores para dar seguimiento a temas sobre

Incluir en el boletn, informacin sobre legisladores locales, estatales y nacionales. Para obtener ms

Plan de accin

La meta de la promocin de la biblioteca debe estar vinculada con las metas generales de la biblioteca y con los programas de conscientizacin pblica. Para llevar a cabo una campaa eficaz de promocin de las bibliotecas, el mensaje debe ser conjunto, claro y elocuente. La utilizacin de los materiales de la ALA puede facilitar el trabajo, ayudar a consolidar la voz de las bibliotecas y de los bibliotecarios en el mbito nacional de la educacin, los derechos de autor y otras polticas que incurran en el futuro de la biblioteca y de los servicios informativos. Estos materiales pueden ser adaptados para el uso de diversos tipos de bibliotecas en el mbito estatal y local. Tener un plan de accin para la promocin, ahorrar tiempo, energa y permitir utilizar los recursos con mayor eficiencia. Debe contemplar adems, el presupuesto para lograr las metas claramente definidas y las posibles fuentes de financiamiento. Antes de plasmar el plan en papel debe conocer exactamente lo que requiere. Es dinero?, una nueva ley ?, un cambio en la legislatura?, se trata de rechazar cierta parte de una ley? Toda vez que se han identificado la(s) meta(s) est listo para organizar.

3. Identificar tareas importantes. Que incluyan:

Un comit Presupuesto Voluntarios Coordinacin de actividades con la ALA y la asociacin estatal Recaudacin de fondos

4. Desarrollar un plan de comunicacin. Elementos esenciales:

Debe estar adaptado para varias audienciaspadres de familia, gente de negocios, educadores, legisladores. Para cada grupo, se debern tener puntos estratgicos, historias y ejemplos que comuniquen necesidades e intereses particulares. Este tipo de mensajes servir como base para presentaciones frente a grupos, artculos en los boletines de noticias y otras formas de comunicacin, con ideas concretas para que cada grupo pueda brindar la ayuda que se requiera. La Hoja de trabajodefinicin del mensaje est basada en conceptos desarrollados por Philip Kotler, experto en comercio. Las respuestas a estas preguntas servirn como gua para desarrollar e implementar estrategias de comunicacin para diferentes grupos.

Definir el mensaje clave Contactar personas importantes Identificar estrategias de comunicacin y los recursos necesarios.

5. Desarrollar un plan de trabajo con tareas y fechas lmites. Supervisar el progreso con regularidad. 6. Documentar y evaluar los resultados. Esto ayudar a tener mayor preparacin para un futuro plan o para la reestructuracin del mismo.

Paso 2. El pblico
Quin puede ayudar a alcanzar lo que se desea? Una vez establecida la meta e identificado el mensaje principal, piense en grupos potenciales. Por ejemplo, si la biblioteca cuenta con el apoyo de personas mayores o ancianos, stos pueden ser parte crucial del pblico que apoye una iniciativa de financiamiento por medio del voto. Los profesores y los padres de familia, son grupos clave para obtener el apoyo de mayores presupuestos para bibliotecas escolares. Los egresados de universidades tambin son otro grupo importante de apoyo para las bibliotecas universitarias. Si no ha desarrollado una buena relacin con ellos por falta de tiempo, debe empezar a hacerlo. Si el tiempo es corto y la negociacin financiera no avanza o hay oposicin de algunos grupos, puede elegir a grupos que le apoyen. No olvide de incluir nios quienes pueden ser especialmente efectivos transmitiendo mensajes a los padres, abuelos y a los medios.

Dar a conocer el mensaje

Un elemento principal para cualquier campaa de promocin pblica, debe tener un plan de comunicacin con un mensaje claro y definido. Es importante que todo el personal y dems involucrados que aboguen por la biblioteca entiendan el plan, su anlisis y la importancia del apoyo.

Organizacin
1. Identificar metas y objetivos. Identifique el resultado deseado: nueva legislacin, ms ayuda financiera, mayor visibilidad. 2. Evaluar la situacin en reas especficas basadas en los objetivos. Con la identificacin de obstculos/ oposicin/fortalezas/posibles seguidores.

Paso 1. Definicin del mensaje o meta principal

Debe ser comunicado simple y consistentemente, ya sea en una entrevista de radio o en una pltica informal. El mensaje puede ser tan simple como: No puede haber una buena educacin si no hay buenas bibliotecas.
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Pblico potencial
Externo: _ Usuarios de las bibliotecas _ Oficiales electos _ Otros bibliotecarios _ Asociaciones cvicas de la _ comunidad _ Profesionales de asociaciones _ Estudiantes _ Personas jubiladas _ Posibles donadores _ La prensa _ Miembros del Comit Escolar _ Alumnos de universidades _ Maestros/administradores de escuelas _ La comunidad de negocios Interno: _ El personal _ Los fideicomisarios _ Amigos _ Promotores

que una carta; una carta personal puede tener ms peso e influencia al tratar de comunicarse con el pblico. El reclutamiento de grupos a travs de la comunicacin en bibliotecas o exposiciones puede ser una manera eficaz de alcanzar audiencias importantes que compartan intereses particulares. La forma ms eficaz de llegar al pblico, es por los medios de comunicacin. Para que las estrategias funcionen, el mensaje debe ser definido con puntos significativos y el expositor debe estar preparado para contestar cualquier pregunta que pudiese presentarse. Estrategias sugeridas: QUIN es el pblico y cul es el mensaje? CUL es la mejor manera de llevar la informacin al pblico, la radio, la televisin, el correo u otro medio? QU clase de imagen se desea proyectar? CUNDO es la fecha lmite? CUNTO costar? POR QU es la mejor estrategia para el pblico?

de atraer a los promotores de las bibliotecas:

Publicidad
Si los fondos monetarios lo permiten, se debe hacer lo que hacen los publicistas comerciales: comprar el espacio o tiempo en la prensa local, en la mayora de los peridicos, de la radio y de las estaciones de televisin se ofrecen descuentos. As mismo al establecer comunicacin con el pblico, la publicidad pagada permite controlar el la posicin y el tiempo del mensaje. Los amigos de las bibliotecas, de negocios o de otra organizacin, podran estar dispuestos a pagar los gastos.

Comit de Redaccin
Tener una reunin con el Comit de Redaccin del peridico local con fines de recaudacin de fondos, el Comit generalmente redacta la pgina editorial, se sugiere preparar una presentacin de quince minutos.

Paso 3. Identificar estrategias de comunicacin.

Hay tres formas esenciales de comunicacin: contacto con grupos, personales y con la prensa. Al desarrollar el plan de comunicacin, se debe pensar cuidadosamente cul sera la mejor forma de reclutar a las personas clave en la promocin de las bibliotecas. La seleccin de las estrategias adecuadas puede ahorrar tiempo y dinero, as como aumentar el alcance y la eficiencia del mensaje. Aunque los tres tipos de estrategias tienen ventajas, la ms eficaz es la comunicacin; una visita a un legislador tiene ms probabilidad de ser recordada

Conferencias de prensa/reuniones con los medios

Se recomienda tener una conferencia de prensa con todos los medios: radio, televisin, peridicos; slo si las noticias son de gran magnitud y urgencia, aunque es raramente el caso, las excepciones pueden ser el cierre inmediato e inesperado de una biblioteca o un cambio poltico; para tal efecto crear un folleto y estar preparado a responder las preguntas, incluyendo las que menos deseara contestar.

Ejemplos de estrategias
La consideracin de los siguientes puntos servir para identificar formas

Registro del MensajeHoja de Trabajo

Cul es su meta?

Cules son sus objetivos?

Cul es su mensaje principal? (1015 palabras)

Quin es el pblico?

Por qu es importante esto para ellos? 1. 2. 3. Qu es lo que quiere que su pblico . . . ? 1. piense? 2. sienta? 3. haga? Tres puntos importantes: 1. 2. 3. Ejemplos/casos/hechos que ayuden a su idea principal 1. 2. 3.

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Boletn informativo
Enviar un boletn informativo a los editores con las nuevas publicaciones o acontecimientos de la comunidad, que considere qu?, cundo?, dnde?, por qu? y cmo?; con la informacin ms crtica en el primer prrafo y los hechos de menor importancia al final, puede ser simplemente un resumen, debe incluir adems la informacin de contacto.

cualquier tipo de informacin en sus estrategias de comunicacin.

Eventos especiales o promociones

Atraen a grupos que usualmente no usan la biblioteca y a legisladores. Estos eventos se pueden llevar a cabo durante la Semana Nacional de las Bibliotecas, el Da de la Libertad de Informacin o cualquier otro da especial en su pas.

Servicios de anuncios pblicos (o servicio de anuncios gratuitos)

La mayora de las estaciones de radio y televisin tienen calendarios de la comunidad y anuncios de servicios al pblico que pueden ser gratuitos, estos mensajes deben de enfocarse hacia eventos o noticias de inters para la comunidad, dichos anuncios generalmente son de 30 segundos o menos de 75 palabras y benefician a la biblioteca ya que los mensajes llegan a miles de personas.

La red/Internet
Los medios electrnicos ofrecen nuevas oportunidades para llevar a cabo el mensaje de la biblioteca, verifique que la pgina de la Internet de su biblioteca tenga una seccin para los promotores de bibliotecas con informacin de importancia. Prepare una lista electrnica para aquellos que deseen recibir noticias sobre la biblioteca.

Cartas al editor
stas son un foro para que los lectores expresen sus puntos de vista y opiniones en estas columnas; al enviar la carta, incluya un ttulo propuesto, pero no se sorprenda si el peridico cambia el ttulo original o el contenido.

Los programas de radio y televisin

Los productores de programas de televisin frecuentemente estn buscando participantes para sus programas, enve una carta acerca de su tema, su relevancia para el pblico y los requisitos para que ste pueda participar, cercirese que se entienda bien para se preparen y comuniquen sus ideas y no tengan dificultad al contestar preguntas.

Asociacin y coalicin
Si incluye a otras organizaciones con las mismas preocupaciones que usted, le ayudar a publicar sus ideas y sta es la forma ms efectiva de comunicar su mensaje. El crear coaliciones de grupos con la misma meta, aumentar su credibilidad e influencia con los legisladores.

Evaluacin de la campaa de promocin

Pueden utilizarse varios mtodos, una forma es crear una evaluacin para miembros de la comunidad. Si su meta era que se aprobara una ley, y realiz una buena campaa, agradezca a todas las personas que le ayudaron a lograr su propsito. Si su campaa no tuvo xito, analice el proceso nuevamente. Le facilitar contestar las siguientes preguntas: qu elementos faltaron? no pudo movilizar a grupos especficos (clave), y por qu? La promocin es un proceso continuo y las respuestas a estas preguntas pueden marcar una diferencia en los esfuerzos futuros de promocin.

Discursos
Muchos grupos buscan a personas para que den un discurso de temas que se relacionan con sus comunidades, invite a miembros de la comunidad escolar y local para participar en estos discursos. La mayora de las bibliotecas tienen listas de organizaciones, simplemente enve una carta o llame por telfono a grupos que usted cree que estn interesados en participar.

Publicaciones
Ya que existe gran competencia con otros tipos de comunicacin, es importante que su comunicacin escrita sea interesante y atractiva, es una buena idea incluir grficas. La mayora de las bibliotecas tiene publicaciones, tal como su informe anual y boletines para el personal y el pblico, asegrese de incluir folletos o

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Exprese sus ideas

Para que una campaa de promocin funcione, debe contar con un experto que est bien informado y sepa cmo abogar por las bibliotecas. Esta persona puede cambiar dependiendo del pblico. Cada biblioteca debe tener reglas que definan quin habla por ella y cundo, el principal portavoz generalmente es el presidente o el director; los jefes de los departamentos como el infantil o el de servicios pblicos, se podran asignar como portavoz en su campo de especializacin. Los bibliotecarios y otro personal de la biblioteca son generalmente los ms eficaces al hablar, todos los promotores son portavoces, ya que ellos hablan con vecinos, estudiantes, catedrticos o grupos religiosos.

Sugerencias

le agradece a la biblioteca o cuente su caso de una biblioteca.

Hgalo simple, breve y personal. Tenga un principio y un fin. Tenga un buen mensaje. No use nombres verdaderos a menos que le hayan dado permiso de hacerlo. Hable con xito. Hacer un discurso frente a un grupo de personas es una de las formas ms eficaces de lograr que otros compartan sus ideas, los portavoces saben el mensaje de la biblioteca y lo pueden hacer saber de una manera que todos entiendan el mensaje. Personalice sus comentarios. Busque informacin sobre su pblico quin asistir?, cuntas personas?, qu edades tienen?, su preparacin educativa, ingresos, algn inters especial o preocupacin por las bibliotecas. Est preparado para contestar posibles preguntas, especialmente las que usted no quisiera contestar. Siga una regla importante, diga a su pblico de qu va a hablar y en la conclusin vuelva a reafirmar lo que se les dijo. Practique un estilo de conversacin que le permita ver al pblico la mayor parte del tiempo, se recomienda escribir las notas con letra grande. Tenga un mensaje claro. Mencione tres puntos importantes, explique porqu su mensaje es importante para ellos y diga exactamente lo que usted quiere que ellos hagan. Cuente casos, los propias y los de otros, lea una carta en donde alguien Use la tecnologa visual cuando sea apropiado, las caricaturas, los recortes de peridicos y grficas le pueden ayudar a contar su historia; practique el uso de videocaseteras o presentaciones en Power Point (Microsoft) antes de su presentacin, llegue temprano para verificar que el equipo tcnico funcione. Haga sus comentarios cortos, no ms de 20 minutos del tiempo para preguntas. Agradezca a su pblico por su paciencia y tiempo.

Lista para el portavoz

Cmo preparar la presentacin
_ Analizar a mi pblico y preparar mi discurso. _ Planificar mi introduccin y conclusin. _ Preparar un resumen con puntos importantes, casos y ejemplos. _ Planificar un folleto y usar tecnologa visual.

Cuente historias acerca de la biblioteca

Algunas estadsticas cuidadosamente escogidas pueden ser impresionantes, pero los casos hacen el mensaje ms real, los ms eficaces no son sobre lo que hace la biblioteca, sino los de la gente que las usa y los beneficios que han recibido; los del inventor que realiz su investigacin en la biblioteca de la universidad; del nio de la escuela que habla con un cientfico en el Polo Norte y los de la abuela que ve a su nueva nieta por primera vez en la Internet de su biblioteca. Cada promotor tiene su propia historia sobre cmo la biblioteca ha cambiado sus vidas, comparta estos casos con jefes de gobierno, en entrevistas con la prensa, presidentes de universidades, directores y lderes, las historias pueden tambin ser una manera de abrir o concluir un discurso.

Cmo relajarse
_ Escribir mi discurso. _ Practicar mi discurso. _ Me visualizar dando una presentacin con xito. _ Llegar temprano al lugar donde har la presentacin para probar el equipo tcnico. _ Respirar profundamente antes de hacer mi presentacin. _ Anticipar preguntas y preparar respuestas.

Durante la presentacin
_ Estar consciente de lo que digo y de cmo se escucha. _ Hablar en voz alta y claramente. _ No hablar rpido. _ Hablarno leer.

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_ Repetir las preguntas para aclaraciones y contestar al pblico.

_ Colores como azul, rosa, rojo y vino

Recuerde
_ Ver directamente a los ojos _ Sonrer

Qu no ponerse Vestimenta
_ Vestir con un traje para causar una grata impresin. _ Algo muy moderno _ Colores que son muy oscuros o muy claros _ Joyera que hace mucho ruido _ Un estilo de peinado que lo tiene que estar quitando de su cara _ Ropa sin mangas o blusas muy escotadas

Sepa cundo terminar

_ Practique su discurso _ No hable ms del tiempo indicado _ Su meta es que su pblico quiera escuchar ms y no menos

Qu ponerse
_ Traje con corbata _ Traje con cuellos para las mujeres _ Medias (mujeres)

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Trato con la prensa

Es importante que cada biblioteca tenga sus propias reglas para responder a la prensa. Debe haber una persona especfica para hablar que represente a la biblioteca, debe estar preparada para contestar preguntas difciles. Si usted est siendo entrevistado, recuerde que usted es el especialista. Consejos a seguir cuando tenga que hablar con la prensa:

Consejos

Haga preguntas antes de contestar Tome tiempo para prepararse Nunca conteste una pregunta que no entienda Piense antes de contestar Tenga cuidado con preguntas capciosas Nunca repita algo negativo. Mantenga sus respuestas positivas. Evite respuestas de una sola palabra como si o no. Recuerde su objetivo

cuidado de no reaccionar de modo exagerado. Por otra parte, usted debe estar preparado con un comentario y materiales por si es contactado por la prensa. Todas las tcnicas bsicas de comunicacin y defensa son crticas al ocuparse de una crisis. Esto incluye:

Hablar con una voz Haber escogido un representante de la biblioteca para hacer las entrevistas Proporcionar materiales a abogados, personal de la biblioteca y defensores de la biblioteca Desarrolle puntos importantes Anticipe preguntas difciles Implementar estrategias de comunicacin Identifique a lderes que le ayudarn a comunicarse

Sea claro en su mensaje principal

Sepa quien es su pblico Est preparado a contestar preguntas difciles Escriba sus ideas en tarjetas Hable claramente y trate de contestar en menos de 25 palabras No tenga miedo a decir no s, nunca d informacin equivocada, es mejor que diga no s la repuesta, pero con gusto investigar el asunto. Practique, practique No tenga olvidos

Cmo contestar preguntas difciles

Su trabajo es contestar preguntas audiencia desea que sean contestadas. Esas preguntas pueden a veces ser difcil de contestar. Las tcnicas mencionadas en la seccin de Cmo permanecer en control son tiles para una entrevista.

Consejos

Concentrarse en la solucin y no en el problema. Prepare materiales lo ms pronto posible. Prepare un documento de una pgina que incluya su mensaje principal y conteste las preguntas ms difciles. No critique o insulte a sus oponentes. No est a la defensiva. Concntrese en su mensaje.

Consejos

Cmo permanecer en control

La mejor manera de cerciorarse que su mensaje sea escuchado es estar en control. Su meta es repetir su mensaje por lo menos tres veces para que su pblico lo entienda y lo recuerde. Las siguientes tcnicas son particularmente tiles para los medios de comunicacin. Tambin pueden ser utilizadas con eficacia con reporteros de peridicos y en entrevistas de preguntas y respuestas. La mejor manera de sentirse en control es practicar estas tcnicas siempre que sea posible.

Anticipe preguntas Escuche

No repita palabras negativas. Trate de usar palabras positivas Sus respuestas deben ser breves

Hable con la verdad

Cmo afrontar malas noticias

Las malas noticias, aunque no sean agradables, crean oportunidades para comunicar un mensaje positivo. Mientras que es importante movilizarse rpidamente, tenga
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Medios de la difusin
Para tener xito en entrevistas de radio o televisin, los promotores de bibliotecas deben de entender las necesidades de cada medio de prensa. Para entrevistas de radio, cualidad de

voz y expresin son crticas. Use su voz para proyectar entusiasmo, una sonrisa. Trate de imaginarse al pblico y hbleles directamente. Los telespectadores tienen altas expectativas de cmo se deben de ver las personas en televisin. Una apariencia y presentacin ntida le ayudarn a darle ms credibilidad. El

subir las cejas le da la apariencia de ser honesto y accesible. Evite cruzar sus brazos y piernas. Ponga sus manos sobre sus piernas, las palmas de la mano hacia arriba para mejor movimiento. Su vestuario. Evite ponerse colores fuertes (negro, blanco, o rojo fuerte). El color azul oscuro, vino, y morado se

ve mejor en las mujeres y gris o caf para los hombres. Trajes de vestir son preferidos por hombres y mujeres. Tambin evitar ponerse corbatas, blusas o faldas con muchos dibujos. Asegurarse de ver directamente a la persona que lo entrevista y no a la cmara, al menos que la entrevista sea por satlite.

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Trato con los legisladores

Ya sea por telfono, correo electrnico o correo postal, la comunicacin es la clave de una reunin con oficiales pblicos, el primer paso es tener una reunin en lo personal para invitar a los legisladores a formar parte de los eventos de su biblioteca. Enve cartas o correos electrnicos para avisarles de las noticias de su biblioteca. Enveles una copia de su boletn de noticias o materiales de comunicacin. Incluya su tarjeta de negocios con la direccin de la biblioteca al igual que su nmero de telfono. para comunicar la meta de su biblioteca y asegurarse que tenga xito. Algunos legisladores son ms importantes que otros ya que controlan ms votos, son miembros de comits importantes o son lderes del gobierno. Al decidir a qu legisladores contactar, pregntese qu tanto poder tiene esa persona. Se debe de contactar a los legisladores que tienen puestos en comits ms importantes. Comits que ms seguido afectan a las bibliotecas: _ Formas y Procedimiento _ Apropiaciones _ Educacin _ Asuntos Urbanos _ Judicial _ Comercio

Cambiar el mensaje
Para tener xito, su mensaje debe demostrar cmo una ley puede beneficiar o perjudicar a los constituyentes. Sea claro sobre lo que quiere. Est preparado a dar un resumen de un minuto o menos sobre las metas de su biblioteca. El tiempo es extremadamente importante para los oficiales pblicos por tantos asuntos que tienen que atender. No espere que esta junta dure ms de 30 minutos; muchas veces hasta menos.

Conozca a su legislador
Entre ms sepa sobre su legislador u oficial del gobierno, lo ms eficaz ser

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Conozca a su legisladorhoja de trabajo

Nombre del legislador Distrito Partido Poltico Filosofa poltica (liberal, conservador, moderada) Da que fue elegido Partidarios importantes

reas de preocupacin

Su posicin sobre las bibliotecas

Conexiones bibliotecarias (amigos, familia, defensores)

Puestos polticos que haya tenido: (en comits o membresas)

Quin deber de llevar el mensaje y cmo?

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Adapte el mensajehoja de trabajo

El tema

El mensaje es: (25 palabras o menos)

Tres puntos clave: 1. 2. 3.

Es importante para nuestros electores porque:

Necesitamos que usted:

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Formas de comunicacin

Existen varias para dirigirse con los legisladores, entre otras:

interesado y les proporciona informacin importante.

United States Senate Washington, DC 20510 Representantes: El Honorable___________________ United States House of Representatives Washington, DC 20515

Visitas personales
Visitas personales, es esencial establecer una relacin con los oficiales del electorado. Haga una cita con su legislador, para informarle qu es lo que pasa con su biblioteca. Siempre confirme la cita.

Dirjase correctamente cuando enve una carta, consulte los ejemplos. Explique el porqu manda esa carta y porqu cre que todas las bibliotecas son esenciales para nuestra democracia. Sea especfico d ejemplos, si la falta de dinero hizo que algunos estudiantes se graduaran sin obtener la educacin necesaria, comunqueselo. Enfquese en la gente que depende de las bibliotecas, incluya historias de la vida diaria y d ejemplos de cmo las bibliotecas cambian vidas. Sea breve, una carta de una pgina es ms probable que sea leda. Asegrese de incluir su nombre, direccin y telfono en la carta, no solamente en el sobre, si sta se separa del sobre, el legislador no va a poder contestarle.

Cundo es oportuno hablar?

Como todas las cosas, el tiempo perfecto puede marcar la diferencia. Para ser eficaz, usted debe de familiarizarse con el proceso legislativo, el cual puede tomar tiempo.

Llamadas telefnicas
Despus de establecer una relacin personal, las llamadas telefnicas son ms fciles y apropiadas, se recomienda estar en contacto continuo. As mismo, hablar o visitar al legislador una vez al ao para mantenerlo (a) informado (a) de lo que sucede en la biblioteca durante el ao.

Horario legislativo
De seis a ocho meses antes de iniciar la sesin (dependiendo de su gobierno): _ Tenga una reunin con su legislador _ Adquiera informacin local _ Capacite a los promotores de las bibliotecas _ Invite a posibles promotores _ Identifique a colaboradores

Cartas
Son importantes en cuanto a la comunicacin con los legisladores, cuando son ledas muchas veces reciben respuesta, stas representan votos. Las cartas pueden ser formales o informarles, escritas a mano o a mquina, deben de ser escritas por usted explicando las razones.

Formas de dirigirse
Mande cartas directamente a los legisladores de su pas, estos son algunos ejemplos: El Presidente de los Estados Unidos The White House Washington, DC 20500 E-mail: president@whitehouse.gov El Vicepresidente de los Estados Unidos Oficina Ejecutiva Washington, DC 20500 E-mail: vice.president@whitehouse.gov Senadores: El Honorable__________________
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Cuando los legisladores estn en sesin

_ Visite las oficinas legislativas cuando necesite informar a su legislador de algo que ocurre. _ D seguimiento a la legislacin de bibliotecas y mantenga a sus promotores informados. _ Entrese cundo se renen los comits y mande cartas a la prensa

Correo electrnico, fax, telegramas

Estas opciones pueden servirle, particularmente cuando no hay tiempo. El correo electrnico no sea tan popular con algunos de los legisladores, la mejor opcin es llamarles por telfono.

Durante la sesin de gobierno

_ Indique sus preferencias y preocupaciones sobre la legislacin en cuestin. _ Al terminar la sesin: ayude a recaudar dinero, invite a los legisladores a visitar su biblioteca y agradzcales su ayuda

Recomendaciones para escribir cartas

Los legisladores quieren escuchar la opinin de los electores. Una carta bien escrita, les indica que usted est

Lista para los promotores de bibliotecas

Cada uno de nosotros tiene oportunidades para hablar sobre las bibliotecas. Promoverlas asegura que exista acceso libre y gratuito a la informacin en el presente y para las generaciones futuras.

Me mantendr informado sobre las decisiones que afectan a las bibliotecas, el acceso pblico a la informacin y me inscribir en el boletn de noticias de ALAWON. Tratar de hablar sobre las bibliotecas, intercambiar ideas con vecinos, amigos y colegas. Asistir a reuniones locales y de las escuelas, reclutar a otros para que expresen su apoyo.

Escribir cartas a editores de peridicos para apoyar a las bibliotecas. Llamar, escribir y mandar correos electrnicos para expresar mis preocupaciones. Asistir a los das legislativos en Washington D.C.

Contactar a mi bibliotecario, me informar de las necesidades de la biblioteca y de cmo puedo ayudarla.

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Recursos e informacin para promover a las bibliotecas

Disponible en la Asociacin de Bibliotecas de los Estados Unidos (ALA)
Eventos
El Da Nacional Legislativo de las Bibliotecas Los promotores y amigos de las bibliotecas a travs del pas, se renen cada primavera en Capitol Hill en Washington, D.C. Para mayor informacin, favor de contactar a la oficina de la ALA en Washington. adquiridos por medio del catlogo de la ALA Graphics o por la Internet visitando www.ala.org. una red de promotores de bibliotecas, cmo ser representante eficaz de las bibliotecas, cmo comunicarse con los legisladores y la prensa. Estos programas se pueden adaptar para concentrarse solamente en informacin sobre la alfabetizacin. Para obtener mayor informacin, favor de contactar la Oficina de Informacin Pblica de la ALA.

Publicaciones
Las bibliotecas y paquetes didcticos sobre la Internet Consejos y guas sobre cmo desarrollar y comunicar las reglas y polticas de la Internet. Para obtener ms informacin contacte la Oficina de Informacin Pblica de la ALA, disponible en www.ala.org. A Library Advocates Guide to Building Information Literate Communities, (Gua para la Promocin de la Biblioteca en la Formacin de Comunidades Competentes en el Manejo de la Informacin), ALA Library Advocacy Now! Action Pack 2001. Promocin de la biblioteca ahora! Paquete de Accin 2001. Ideas y estrategias, mensajes y muestras de materiales de publicidad para abogar sobre la importancia de la instruccin de la informacin y el rol crucial que juegan las bibliotecas y los bibliotecarios. Copia de la impresin, $10. Gratis cuando se distribuye en los Programas de Capacitacin de Promocin de la Biblioteca, Ahora!. Disponible en la direccin web de ALA www.ala.org/ pio/advocacy/. Informacin importante sobre las bibliotecas estadounidenses Juegos de tarjetas con informacin especfica para distribuir entre los fideicomisiarios, Grupos de Amigos y promotores, para citarla cuando sea necesaria. Para recibir una copia gratis, favor de llamar a la Oficina de Informacin Pblica de ALA.

Video
Las bibliotecas estadounidenses cambian vidas/Americas Libraries Change Lives Proyecte este video a los grupos escolares y de la comunidad, contiene una discusin sobre el importante papel que juegan las bibliotecas. (18 min.) Para ordenar, llame a la oficina de: ALA Graphics, 1+770-280-4185; ala-orders@pbd.com. #52910100, $49.00 dlares norteamericanos, ms envo.

En la Internet
ALA Legislative Action Center Esta pgina de la Internet brinda informacin ms reciente de temas sobre las bibliotecas e informacin para contactar a los miembros del congreso estadounidense. www.ala.org/washoff/. Foro de discusin sobre la promocin de las bibliotecas Si tiene alguna pregunta, comentario o casos que quisiera compartir con otros bibliotecarios, lo puede hacer por medio del foro de discusin Library Advocacy Now, para suscribirse enve un mensaje electrnico a listproc@ala.org. En el mensaje escriba subscribe aladnow su nombre y apellido. Washington News Line (ALAWON) Este boletn de noticias de la ALA en Washington, ofrece datos actualizados sobre la legislacin federal estadounidense y polticas relacionadas con las bibliotecas y temas de informacin Para subscribirse, mande un mensaje electrnico: suscribeALAwo seguido de su nombre y apellido a listproc@ala.org.

Nmeros importantes
ALA Public Information Office 50 E. Huron St. Chicago, IL 60611 Tel: 1+312-280-5041/5044 Fax: 1+312-944-8520 E-mail: pio@ala.org www.ala.org/pio ALA Washington Office 1301 Pennsylvania Ave., NW Suite 403 Washington, D.C. 20004 Tel: 1+202-628-8410 Fax: 1+202-628-8419 E-mail: alawash@alawash.org www.ala.org/washoff/ Association for Librarian Trustees and Advocates/American Library Association 50 E. Huron St. Chicago, IL 60611 Tel: 1+312-280-2160 Fax: 1+312-280-3257 E-mail: alta@ala.org www.ala.org/alta/

Capacitacin
Entrenamiento en La promocin de las bibliotecas ahora! Existen talleres disponibles en grupos estatales, locales y regionales a un costo bajo (costo de viaje). Los temas incluyen consejos y tcnicas para crear

Materiales promocionales
Carteles, separadores de libros, prendedores y otros materiales que sirven para promover a las bibliotecas y la alfabetizacin pueden ser

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Notas

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Este manual para los promotores de bibliotecas ha sido posible por la colaboracin de las siguientes empresas: 3M Library Systems Adobe Systems Incorporated Astran, Inc. Baker & Taylor Barnes & Noble.com Bound to Stay Bound Books Brodart Company Chelsea House Publishers CybraryN Software Demco, Inc. Dun & Bradstreet Dynix EBSCO Information Services Elsevier Gale GIS Information Systems H.W. Wilson Company Highsmit, Inc. The Home Depot HP Library Technology Access Ingram Library Services, Inc. JanWay Company USA, Inc. LexisNexis The Library Corporation Lord & Taylor Marshall Cavendish Morningstar Foods, Inc. OCLC Online Computer Library Center R.R. Bowker Scholastic Inc. Severn House Publishers, Ltd. SIRS Publishing, Inc. Sirsi Corporation Standard & Poors Swets Blackwell Verizon Communications Wells Fargo Home Mortgage, Inc. World Book, Inc.

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American Library Association Public Information Office 50 E. Huron St. Chicago, IL 60611 Telfono: 1+312-280-5041/44 Fax: 1+312-944-8520 E-mail: pio@ala.org www.ala.org/pio