1675 3728 1 SM
1675 3728 1 SM
ABSTRACT: The role of internal media becomes very important because through this media
between employees and between employees and management can interact equate the views
and objectives. Information has become the main needs of employees as the audience to meet
the need for information and knowledge. The purpose of taking the object of study of the
Internal Media Management "Newsletter Legal & Corsec" is to know how the internal media
management issued Dept. Legal & Corsec and information submitted in the form of the laws
and regulations that apply in Indonesia and other policies. This study used a qualitative
approach with the research method used was a case study and data collection techniques
used were in-depth interviews.
The results of this study discusses the internal media management "legal newsletter & corsec"
as a management process carried out from the planning phase to take action and
communicate (release). Framework used the theory of communication is the process of
communication, internal media, and described the process of management in dealing with
internal media. This study concludes that the Internal Media Management "Newsletter Legal
& Corsec" Pratama Tbk PT Salim Ivomas given to employees can add to the information and
knowledge that are useful in daily life.
ABSTRAK: Peran media internal menjadi sangat penting karena melalui media inilah antar
karyawan maupun antara karyawan dan manajemen dapat berinteraksi menyamakan
pandangan dan tujuan. Informasi menjadi kebutuhan utama karyawan sebagai khalayak untuk
memenuhi kebutuhan akan informasi dan pengetahuan. Tujuan dilakukannya mengambil
objek penelitian terhadap Pengelolaan Media Internal “Newsletter Legal&Corsec” adalah
untuk mengetahui Bagaimana pengelolaan media internal yang dikeluarkan Dept. Legal &
Corsec dan informasi yang disampaikan berupa mengenai hukum perundangan yang berlaku
di Indonesia dan kebijakan-kebijakan lainnya. Penelitian ini menggunakan pendekatan
kualitatif dengan metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus dan teknik
pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara mendalam.
Hasil penelitian ini membahas mengenai pengelolaan media internal “newsletter legal &
corsec” seperti proses pengelolaan yang dilakukan dari tahap perencanaan sampai mengambil
tindakan dan berkomunikasi (release). Kerangka Pemikiran yang digunakan teori komunikasi
yaitu proses komunikasi, media internal, dan dijabarkan proses manajemen dalam menangani
media internal. Penelitian ini menyimpulkan bahwa Pengelolaan Media Internal “Newsletter
Legal & Corsec” PT Salim Ivomas Pratama Tbk yang diberikan untuk karyawan dapat
menambah informasi dan pengetahuan yang berguna dalam kehidupan sehari-sehari.
hanya diartikan sebagai pertukaran berita Hiburan yaitu penyebaran sinyal , symbol,
dan pesan tetapi sebagai kegiatan individu suara dan image dari drama, tari, kesenian,
dan kelompok mengenai tukar-menukar kesusastraan, musik, olahraga, permainan
data, fakta, maka fungsinya dalam sistem dan lain-lain untuk rekreasi, kesenangan
sosial adalah sebagai berikut: (a). kelompok dan individu. (h). Integrasi yaitu
Informasi yaitu pengumpulan, menyediakan bagi bangsa, kelompok dan
penyimpanan, pemrosesan berita, data, individu kesempatan untuk memperoleh
gambar, fakta dan pesan opini dan berbagai pesan yang mereka perlukan agar
komentar yang dibutuhkan agar dapat mereka dapat saling kenal dan mengerti
dimengerti dan beraksi secara jelas kondisi, pandangan dan keinginan orang
terhadap kondisi lingkungan dan orang lain lain. (2). Proses Komunikasi, Menurut
dapat mengambil keputusan yang tepat. Tommy Suprapto (2009:7) Proses
(b). Sosialisasi (pemasyarakatan) yaitu komunikasi adalah setiap langkah mulai
penyediaan sumber ilmu pengetahuan yang dari saat menciptakan informasi sampai
memungkinkan orang bersikap dan dipahami oleh komunikan. Komunikasi
bertindak sebagai anggota masyarakat adalah sebuah proses, sebuah kegiatan
yang efektif sehingga ia sadar akan fungsi yang berlangsung continue atau terus
sosialnya sehingga ia dapat aktif di dalam menerus. (2). Komunikasi Organisasi,
masyarakat. (c). Motivasi yaitu Menurut Alo Liliweri (2007:22) Istilah
menjelaskan tujuan setiap masyarakat “Organisasi” mengisyaratkan bahwa
jangka pendek maupun jangka panjang, sesuatu yang nyata merangkum orang-
mendorong orang menentukan pilihannya orang, hubungan-hubungan, dan tujuan-
dan keinginannya, mendorong kegiatan tujuan. Sebagaian orang menyebut
individu dan kelompok berdasarkan tujuan pendekatan ini sebagai pandangan yang
bersama yang akan dikejar. (d). Perdepatan menganggap organisasi sebagai wadah
dan diskusi yaitu menyediakan dan saling (container view of organizations).
menukar fakta yang diperlukan untuk Berdasarkan pandangan objektif,
memungkinkan persetujuan atau organisasi berarati struktur, berdasarkan
menyelesaikan perbedaan pendapat pandangan subjektif organisasi berarti
mengenai masalah public, menyediakan proses.
bukti-bukti yang relevan yang diperlukan Komunikasi Organisasi adalah
untuk kepentingan umum agar masyarakat komunikasi antarpribadi atau komunikasi
lebih melibatkan diri dalam masalah yang kelompok yang bersifat impersonal (atau
menyangkut kepentingan bersama di komunikasi yang berstruktur) yang
tingkat nasional dan lokal. (e). Pendidikan dilakukan oleh pribadi atau kelompok.unit
yaitu pengalihan ilmu pengetahuan kerja dalam satu organisasi. Jalur
sehingga mendorong perkembangan komunikasi organisasi adalah jalur vertical
intelektual, pembentukan watak dan (atas-bawah, bawah-atas), horizontal
pendidikan keterampilan dan kemahiran (antara unit/satuan kerja yang
yang diperlukan pada semua bidang sederajat/level), dan diagonal (komunikasi
kehidupan. (f). Memajukan kebudayaan lintas unit/satuan kerja).
yaitu penyebaran hasil kebudayaan dan Organisasi merupakan wadah yang
seni dengan maksud melestarikan warisan mempekerjakan karyawan yang berasal
masa lalu, perkembangan kebudayaan dari berbagai latar pendidikan,
dengan memperluas horizon seseorang, pengetahuan, keterampilan, pengalaman,
membangunkan imajinasi dan mendorong dan kebudayaan yang berbeda. (3). Public
kreativitas dan kebutuhan estetikanya. (g). Relations, Public Relations dari buku
Jurnal Visi Komunikasi/Volume 14, No. 02, November 2015: 192-205
194
Haililah Tri Gandhi dan Suci Destania: Pengelolaan Media Internal ...
Fasilitator Pemecah Masalah, Ketika untuk para staf dan pegawai dan bersifat
praktisi melakukan peran ini, mereka eksternal yang ditujukan untuk pihak luar
berkolaborasi dengan manajer lain untuk tertentu. Publikasi atau terbitan yang
mendefinisikan dan memecahkan masalah. didistribusikan kepada para anggota
Mereka menjadi bagian dari tim ataupun khalayak pendukung dari suatu
perencanaan strategies. Kolaborasi dan organisasi seperti institusi-institusi
musyawarah dimulai dengan persoalan profesional, universitas, komunitas profesi
pertama dan kemudian sampai ke evaluasi tertentu, serikat buruh, dan yayasan amal
program final. Praktisi pemecah masalah biasa disebut jurnal internal semi-
membantu manajer lain untuk dan eksternal.
organisasi untuk mengaplikasikan PR Kemp (2014:108) study, Pavlick et
dalam proses manajemen bertahap yang al. (1990) in have found that
juga dipakai untuk memecahkan problem employees who feel comfortable
organisasional lainnya. within an organization are more
apt to read organizational news
Media – Media Public Relations: about social relations. Pincus et al.
Menurut buku Frank Jefkins (2003:145- (1991) have audited the
147) Untuk menjangkau khlayak (publik) communication behaviours of
tertentu dalam rangka mencapai tujuan- corporate chief officers (CEOs)
tujuan Public Relations, adakalanya and found that CEOs spend twenty
penggunaan media massa melalui pers, per cent of their working time
radio, atau televisi tidak lagi sesuai, communicating with their
apalagi jika khalayak tersebut hanya terdiri employees, favoured face to face
dari beberapa kelompok kecil. Contoh communication more than written
khalayak kecil dalam hal ini adalah para memos or video taped messages,
staf atau anggota organisasi yang mungkin and did most of their
hanya dapat dijangkau melalui jurnal communication with top
internal. Wahana komunikasi internal itu management.
sendiri memiliki bentuk, antara lain: (1).
Jurnal Internal (2). Video/Slide (3). Kaset- Jenis-jenis Jurnal Internal: Istilah
kaset Rekaman Audio (4). Kursus “Jurnal” diartikan secara luas yakni
Pendidikan Tambahan (5). Ucapan-ucapan sebagai terbitan atau bahan cetakan yang
Lisan (6). Seminar dan Konferensi (7). diterbitkan secara teratur. Adapun bentuk-
Eksibisi Khusus bentuknya cukup bervariasi, antara lain
Onyiengo(2014) says Ideally, sebagai berikut: (1). Majalah. Jurnal
according to Wilcox et al. (1989, p. internal dengan format majalah biasanya
6), a public relations activity is berukuran A4 (287x110mm). Isinya adalah
mutually beneficial to the kebanyakan tulisan fiture dan ilustrasi.
organization and the public: “it is Jurnal ini bisa dicetak dengan
an alignment of the organisation's menggunakan teknik lithografi dan
self interest with the public's photographer. (2). Koran. Meskipun mirip
concerns and interests.” dengan koran tabloid, tapi isinya terdiri
dari berita yang disisipi dengan tulisan
Jurnal Internal: Jurnal Internal sering fiture dan ilustrasi. Proses percetakannya
disebut sebagai organ internal atau surat biasanya lebih canggih, yakni secara offset-
kabar perusahaan, ada dua jenis jurnal litho. Sedangkan di Inggris kebanyakan
internal yaitu bersifat internal (khusus memakai proses web-ofset-litho. (3).
Jurnal Visi Komunikasi/Volume 14, No. 02, November 2015: 192-205
196
Haililah Tri Gandhi dan Suci Destania: Pengelolaan Media Internal ...
Dept. Legal & Corsec memilih mengembangkan media internal, dan yang
menggunakan email internal karena dirasa tentunya pula didukung oleh komitmen
lebih efisien dan efektif. Efektif karena pimpinan organisasi.
peran email sangat besar dimana selalu Dalam melakukan penelitian
digunakan oleh seluruh karyawan, pengelolaan media internal Newsletter
mengingat PT SIMP Tbk adalah Legal & Corsec, peneliti tidak menemukan
perusahaan perkebunan yang juga tahap evaluasi yang dilakukan Dept. Legal
memiliki karyawan tersebar di berbagai & Corsec. Pada prakteknya proses
wilayah Sumatera, Riau dan Kalimantan pengelolaannya hanya sampai tahap
jadi dengan melalui email internal seluruh tindakan dan berkomunikasi. Penilaian atas
karyawan dapat menerima “Newsletter persiapan dan implementasi dari hasil
Legal & Corsec” dimana saja dan dapat program yang dilakukan tidak dilakukan
langsung diterima oleh karyawan yang evaluasi. Pengelolaan newsletter legal &
bersangkutan. Selain itu apabila melalui corsec yang dilakukan hanya samapai
email internal maka Dept. Legal & Corsec tahap mengambil tindakan dan
tidak perlu lagi mengeluarkan biaya rutin berkomunikasi, atau hanya sampai tahap
untuk mencetak Newsletter sehingga dapat release diberikan kepada karyawan.
meminimalisasi budget internal dan
mengurangi pemakaian kertas yang SIMPULAN DAN SARAN
berlebihan (paperless) jadi dirasa sangat Simpulan : (1). Manajemen sepakat
efisien. memilih media internal berupa
Walaupun pengelolaan media “Newsletter” dengan alasan newsletter
internal tidak dilakukan oleh seorang media yang cukup simple, praktis,
public relations, namun pengelolaan media sederhana dan menarik untuk dibaca
internal oleh Dept. Legal & Corsec disertai dengan design yang menarik,
mengindahkan atau mematuhi prinsip- sehingga karyawan tidak bosan dalam
prinsip etika jurnalistik, misalnya dalam membacanya (2). Seluruh tahap dari mulai
pemakaian bahasa atau gambar yang perencanaan sampai mendistibusikan
sopan, yang tidak menyinggung perasaan Newsletter Legal & Corsec dilakukan oleh
atau prinsip kesusilaan. Dan yang terakhir Dept. Legal & Corsec. Untuk materi dan
adalah konsistensi waktu penerbitan. konten Dept. Legal & Corsec bersumber
Tentu, agar semua itu terwujud, sangat pada Hukum Online dan website sesuai
diperlukan dukungan tenaga pengelola dengan materi yang akan dibahas, tidak
media internal yang profesional. dari blog, dan disunting oleh orang yang
Mengevaluasi program: Sebuah mengerti hukum. (3). Newsletter diberikan
media internal, bila dikelola dengan baik, kepada karyawan bukan dalam bentuk
dapat menjadi sebuah catatan cetak melainkan softcopy dan dikirim
penting, yang terkait sejarah hidup suatu melalui email internal perusahaan. (4).
organisasi. Publik akan mengetahui dan Mengenai penilaian terhadap newsletter itu
memahami sejarah perkembangan sebuah sendiri terbukti bermanfaat kepada
organisasi dari media yang diterbitkan karyawan dengan adanya perbedaan
secara rutin dan konsisten. Media internal background sehingga background Dept.
pun akan menjadi dokumen bernilai yang Legal & Corsec yang kebanyakan adalah
terkait dengan citra sebuah organisasi. hukum, maka cocok untuk memberikan
Namun semua itu akan terwujud pengetahuan dan wawasan hukum kepada
dengan baik manakala pihak pengelola karyawan sebagai rujukan hukum dalam
memiliki kemauan dan kemampuan untuk perhitungan atau perencanaan dan
Jurnal Visi Komunikasi/Volume 14, No. 02, November 2015: 192-205
204
Haililah Tri Gandhi dan Suci Destania: Pengelolaan Media Internal ...