Anteproyecto: Auditora de Sistemas a Fescoop Ltda.

AUDITORIA DE SISTEMAS DE INFORMACION AL FONDO DE EMPLEADOS DEL SECTOR SOLIDARIO DEL EJE CAFETERO Y NORTE DEL VALLE FESCOOP LTDA

DIANA CAROLINA GOMEZ BRAND

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE CONTADURIA PBLICA ARMENIA 2010

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AUDITORIA DE SISTEMAS DE INFORMACION AL FONDO DE EMPLEADOS DEL SECTOR SOLIDARIO DEL EJE CAFETERO Y NORTE DEL VALLE FESCOOP LTDA

DIANA CAROLINA GOMEZ BRAND

Propuesta de trabajo de grado, modalidad de pasanta, para optar por el ttulo de Contador Pblico

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE CONTADURIA PBLICA ARMENIA 2010

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1. JUSTIFICACIN

En la actualidad las Pymes pertenecen al mayor porcentaje de empresas en Colombia contribuyendo enormemente a la generacin de empleo y por ende al avance de la economa, muchas de estas empresas son administradas por sus propietarios, con conocimientos empricos y con una alta aptitud de emprendimiento. Un sector de estas Pymes son las Cooperativas y Fondos de Empleados, quienes por medio del modelo solidario, donde cada persona contribuye y aporta a la formacin y desarrollo de la empresa, se han convertido en una excelente opcin para diversidad de empleados que han visto en esta modalidad de negocio una oportunidad para apoyar la economa, establecer grupos con objetivos en comn y adems recibir los beneficios que se tienen por ser partcipe del Sector Solidario. ste es el caso de Fescoop, una empresa que a pesar de ser muy joven, ha contribuido a que muchos de los empleados de las cooperativas del sector quindiano progresen gracias a los mltiples servicios de ahorro, crdito y beneficios que slo se tienen en el sector solidario. Como Fescoop, hoy existen muchas empresas deseosas de avanzar dentro de una economa cada vez ms globalizada, con ms competencia, y adems con tecnologa ms avanzada. Por ello a medida que el mercado tiene ms opciones para elegir un mismo servicio y de mejor calidad, tambin crece el compromiso y exigencia de todas las Pymes de nuestro pas por estar al nivel de la competencia que cada da arriba a nuestro territorio local y nacional. Es all, frente a este ambiente competitivo que exige compromiso con los clientes o asociados, donde nace la necesidad de crear hbitos de auto exigencia y auto regulacin que nos permitan evaluar desde la perspectiva interna de la compaa, toda su estructura financiera, contable, tributaria, humana, tcnica y sistemtica, para obtener las bases necesarias y enfrentar al mercado cambiante y exigente que se tiene actualmente. Uno de los avances en la economa que ha generado la necesidad de aprendizaje y actualizacin continua son los sistemas de informacin, herramienta indispensable en el desarrollo de las actividades diarias de las empresas. Por lo anterior, es requerida una evaluacin de este importante aspecto dentro de la compaa con aras de contribuir al mejoramiento de los procesos internos y de

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los equipos utilizados conforme a las necesidades de la empresa, obteniendo as la optimizacin del uso de dichos recursos y por ende un mejoramiento en la calidad, seguridad y oportunidad de la informacin, lo cual es indispensable para el desarrollo del objeto social de Fescoop.

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2. DEFINICIN DEL PROBLEMA

Actualmente las actividades de auditora que se realizan en Fescoop son las que sea posible abarcar dentro de las funciones del revisor fiscal quien es contratado por Fescoop por medio del modelo de prestacin de servicios (es decir, es una persona externa a la entidad), tal como lo indica la Ley para aquellas empresas que superan el valor mnimo en activos. El revisor fiscal realiza las actividades propias de su profesin en el da a da, las cuales incluyen las reas contables, tributarias y financieras, especialmente con una perspectiva legal y reglamentaria (Estatutos). ste a su vez, no permanece en las instalaciones de la entidad, esto conlleva a que se desconozca si realmente se aplican los procesos de control en la cotidianidad, llevando a sta revisora a hacer recomendaciones Correctivas y no Preventivas. Adicionalmente, los Sistemas de Informacin requieren de una evaluacin profunda y especializada que permita determinar ausencias de control o manejos inadecuados de procesos o recursos con el fin de evitar futuros problemas que acarreen gastos para la empresa y deterioro de su imagen legal o contractual a causa de errores que pueden ser prevenidos con una auditora. La administracin de Fescoop ya es consciente de la importancia que tienen los sistemas de informacin para el mejoramiento continuo de sus procesos, pero desafortunadamente no posee los recursos necesarios para contratar los servicios profesionales de una firma de auditores o un auditor para que realice una Auditoria de Sistemas de Informacin.

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3. MARCO CONCEPTUAL

La auditora es un exmen o evaluacin que se realiza a una empresa o determinada rea de la misma, la cual busca un mejoramiento operacional y administrativo que vaya en pro de los objetivos de la entidad. La auditoria puede ser general o especializada, de acuerdo al requerimiento de la entidad, considerando que como tantas reas existan en la empresa (contabilidad, tributaria, tecnologa, gestin, financiera, humana, etc.) existe tambin un tipo de auditora especializada para cada una de ellas. Teniendo en cuenta que su funcin es velar porque las actividades y decisiones vayan en consecucin de las metas organizacionales, la auditoria no presume que existan errores en la entidad anteriores a la realizacin de la misma, ya que su funcin es principalmente preventiva lo que hace del resultado de esta labor una contribucin al progreso de la entidad con acciones eficientes y oportunas. La auditoria observada como una revisin de polica, no obtiene resultados que realmente beneficien a la entidad; para que la auditoria sea efectiva se debe contar con una retroalimentacin y ambiente de cooperacin por parte de los funcionarios de la empresa, teniendo estos ltimos la claridad de que el objeto de la revisin no es principalmente detectar y juzgar errores, si no, en base a estos, prevenir errores futuros de mayor gravedad que puedan repercutir a la situacin actual de la compaa. Las empresas, sin importar su actividad econmica, actualmente requieren a un nivel creciente de los sistemas informticos, los cuales han facilitado sin duda alguna que los procesos que antes eran sumamente complejos, hoy se den tan fcil como un click. Basados en esto, es claro que el fin de los sistemas de informacin para las empresas, no solo ha sido la agilidad, sino tambin la oportunidad y la calidad de la informacin que all se maneja, lo cual ha contribuido a la considerable disminucin de costos de personal, de instalaciones y operaciones que antes eran requeridos para las mismas actividades. La auditoria de sistemas ha de velar por que los recursos invertidos en los sistemas de informacin (Hardware, software, usuarios, procesos y datos) se estn manejando de la manera ms adecuada, rumbo al cumplimiento de los objetivos de la entidad, entre los cuales siempre se tendr como primordial la disminucin de costos. Esto ser posible solo con la cooperacin de los usuarios de la informacin empleando los recursos de una manera eficiente, segura y

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oportuna, para lo cual se requiere la concientizacin por medio de las recomendaciones obtenidas de la Auditoria de Sistemas de Informacin. Para llevar a cabo esta tarea es necesario identificar la composicin de los sistemas de informacin: Hardware: Es el conjunto de los componentes que integran la parte material de una computadora. El hardware se puede clasificar en: bsico, el estrictamente necesario para el funcionamiento normal del equipo, y el complementario, el que realiza funciones especficas. Software: Comprende el conjunto de los componentes lgicos necesarios que hacen posible la realizacin de tareas especficas. Tales componentes lgicos incluyen, entre muchos otros, aplicaciones informticas, como el software contable, el cual permite al usuario realizar todas las tareas concernientes al almacenamiento de la informacin contable y el procesamiento de la misma, con el fin de obtener informes para la expresin de resultados; o el software de sistema llamado tambin sistema operativo, que, bsicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando la interaccin con los componentes fsicos y el resto de las aplicaciones, proporcionando tambin una interfaz para el usuario. Usuarios: Quienes hacen uso de la informacin procesada y almacenada en el hardware y software. El usuario puede ser interno o externo. Procesos: Es una serie de pasos realizados en forma continua o discontinua por el usuario, para la consecucin de las actividades propias del objeto social de la entidad. Datos: Es la informacin ingresada por el usuario referente a los clientes o asociados, proveedores y acreedores, estos incluyen informacin personal, laboral y financiera, as como los valores por conceptos de ahorro, contribucin y crdito que se han hecho; tambin el registro de la informacin pertinente a las actividades diarias de la empresa que tienen su registro contable respectivo. Tambin se incluye la informacin procesada por el software contable, la cual toma los registros ingresados, para la elaboracin de informes que permiten observar la estructura financiera del fondo. Esta informacin est dispuesta de manera

adecuada para su tratamiento y anlisis por parte del usuario.

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4. ALCANCE

El alcance de la auditoria que se llevar a cabo es: a) Evaluacin General o Administrativa: Su organizacin Capacitacin Estructura Planes de trabajo Recursos humanos Controles Normas y polticas Estndares

b) Evaluacin del Software: Evaluacin de los diferentes sistemas en operacin, (flujo de informacin, procedimientos, documentacin, redundancia, organizacin de archivos, estndares de programacin, controles, utilizacin de los sistemas). Opinin de los usuarios de los diferentes sistemas. Evaluacin de avance de los sistemas en desarrollo y congruencia con el diseo general. Evaluacin de prioridades y recursos asignados (humanos y equipo de cmputo). Seguridad fsica y lgica de los sistemas, su confidencialidad y respaldos.

c) Evaluacin del Hardware Capacidades Respaldos de equipo Utilizacin Seguros Nuevos proyectos Contratos Seguridad fsica y lgica Proyecciones

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d) Evaluacin de Usuarios de la Informacin: Perfil Responsabilidades Cargo Capacitacin Funciones

e) Evaluacin de Procesos: Tipo Seguridad Riesgo Agilidad

f) Evaluacin de Datos: Archivos de informacin Clculo de operaciones automticas

g) Elaboraciones de informes que contengan conclusiones y recomendaciones por cada uno de los trabajos sealados en los incisos a, b, c, d, e y f de esta clusula.

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5. OBJETIVOS

5.1.

Objetivo General

Recomendar y brindar opciones alternativas a la gerencia con el fin de mejorar o lograr un adecuado control interno en ambientes de tecnologa informtica en aras de lograr mayor eficiencia operacional y administrativa. 5.2. Objetivos Especficos

Conocer la situacin actual del manejo de la informacin, las actividades que se desarrollan y los esfuerzos que se realizan para lograr los objetivos propuestos por la administracin de Fescoop. Recoleccin, revisin y evaluacin de las evidencias basadas en los controles, sistemas y procedimientos empleados en el manejo de la informacin en los equipos de cmputo, analizando su utilizacin, eficiencia y seguridad. Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la informacin mediante la recomendacin de seguridades y controles. Incrementar la satisfaccin de los usuarios de los sistemas de informacin. Reducir riesgos y aumentar los controles en los sistemas de informacin. Capacitar y educar a los usuarios encargados del manejo de los sistemas sobre control, prevencin y seguridad en el manejo de la informacin. Recomendar o sugerir cambios o mejoras de acuerdo a lo evaluado en la auditora, sobre los tipos de hardware y software con que cuenta la empresa determinando si son adecuados y suficientes para su funcin en la entidad. Plasmar las recomendaciones y sugerencias a que haya lugar por medio de un informe que ser entregado a la Gerencia de Fescoop, el cual contendr toda la informacin pertinente a la auditora realizada y documentos soportes para dar dichas recomendaciones.

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Redactar el informe final de la auditoria de manera clara, completa y amena, siendo entendible por cualquiera de los funcionarios y/o asociados de la entidad.

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6. METODOLOGIA

La metodologa a emplear para la realizacin de la Auditoria de Sistemas consta de las siguientes actividades: Estudio inicial del entorno a auditar el cual incluye recopilacin de documentos de constitucin de la sociedad, estatutos, objetivos de la organizacin, organigrama, entre otros, lo cual nos permitir tener un concepto general sobre la empresa. Discutir y definir el alcance y los objetivos de la auditoria basados en los objetivos propuestos por la administracin de la empresa. Revisin bibliogrfica de la teora necesaria para complementar los conceptos. Estudio sistemtico y tcnico, el cual consiste en recopilar la informacin documentada sobre localizacin de equipos de computo, especificaciones particulares de los equipos, seguros, entre otros. Estudio de campo el cual contiene entrevistas, encuestas, observacin y verificacin durante la realizacin de los procesos. Revisiones finales que complementen los estudios anteriores. Sistematizacin de la informacin recolectada empleando cdulas de auditora. Evaluacin de las evidencias encontradas. Determinacin de las recomendaciones a realizar. Elaboracin del Informe Final. Socializacin del informe con la Gerencia de Fescoop Ltda. Documentacin del Proyecto En el siguiente cuadro se muestra la distribucin de las actividades en porcentajes estimados de acuerdo al enfoque especfico: ACTIVIDAD Estudio Terico Revisin Bibliogrfica Prctica de Campo Anlisis e interpretacin Desarrollo terico PORCENTAJE 10 10 35 30 15

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El desarrollo del proyecto requiere de la aplicacin de las siguientes reas: Planeacin Auditora y Control Contabilidad Anlisis financiero y contable Sistemas

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7. CRONOGRAMA

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8. RECURSOS

A continuacin se relaciona el presupuesto estimado para la consecucin del proyecto para la realizacin de la AUDITORIA DE SISTEMAS DE INFORMACION AL FONDO DE EMPLEADOS DEL SECTOR SOLIDARIO DEL EJE CAFETERO Y NORTE DEL VALLE FESCOOP LTDA
Tabla N 1: Tabla de Recursos Necesarios (Valores dados en pesos colombianos)
RECURSOS VALOR UNIT. VALOR TOTAL FINANCIACIN

Transporte (60 Und.) Telfono Llamadas locales (10 Und.) Internet (288 Hrs.) Papel (2 Resmas) Lapiceros (2 Und.) Tinta Impresora Recargas) Salario Hrs) pasante (2

1.500 170 300 9.500 1.000 10.000 4.291 8.333

90.000 Aporte Personal (Pasante) 1.700 Aporte Personal (Pasante) 86.400 Aporte Personal (Pasante) 19.000 Aporte Personal (Pasante) 2.000 Aporte Personal (Pasante) 20.000 Aporte Personal (Pasante) 4.119.360 Aporte Personal (Pasante) 199.992 Aporte Tutor

(960

Honorarios Hrs)

Tutor

(24

TOTAL VALORACIN DE RECURSOS

$ 4.538.452

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9. BIBLIOGRAFA

http://www.monografias.com/trabajos16/auditoria-de-informacion/auditoriade-informacion.shtml http://es.wikipedia.org/wiki/Software http://es.wikipedia.org/wiki/Hardware Cook, John W. El medio ambiente del auditor. AUDITORIA. 3 Edicin. Mxico, D.F. 1987.