Manualdefunciones 090330051208 Phpapp01

CENTRO DE EDUCACIN MILITAR ESCUELA DE COMUNICACIONES
Res. Icfes 2903 Res. Mineducacin 1777
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

Facatativ, Septiembre de 2004
CONTENIDO
Res. Icfes 2903 _____________________________________________________________________ 1
Facatativ, Abril 5 de 2006 _________________________________________________ 1
CONTENIDO __________________________________________________________ 2
INTRODUCCIN ________________________________________________________ 4 JUSTIFICACIN ________________________________________________________ 5 OBJETIVOS ____________________________________________________________ 6
OBJETIVO GENERAL: _________________________________________________ 6
1.1. MISIN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR COMPLEMENTARIA ________________________________________________________ 7
1.2. VISIN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR COMPLEMENTARIA ________________________________________________________ 7
1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION SUPERIOR ____________ 7
1.3.1. Objetivo General ________________________________________________ 7 1.3.2. Objetivos Especficos ___________________________________________ 8

1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ______________________________________ 10
CAPITULO II. FUNCIONES ______________________________________________ 11

2.1.JEFE DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR_______________________ 12 2.2. SECRETARIA DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR ______________ 15 2.3. DIRECTOR DE PREGRADOS ____________________________________________ 18 2.4. DIRECTOR DE POSGRADOS_______________________ Error! Marcador no definido. 2.5. COORDINADOR ACADMICO __________________________________________ 103 DE ORDEN ADMINISTRATIVO _____________________________________________ 104 2.6. DOCENTE______________________________________________________________ 23 2.7. JEFE DE REGISTRO Y CONTROL ________________________________________ 26 2.8. COORDINADOR DE EDUCACIN A DISTANCIA __________________________ 31
CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS ______________________________________ 37
3.1. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL ___________________________________ 39
2.INDICADORES DE EVALUACIN DEL PROCESO ________________________ 39

3.1.1. Procedimiento de informacin _______________________________________________ 40
PROCESO DE INFORMACIN PARA ____________________________________ 42

3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5. 3.1.6. Procedimiento de admisin __________________________________________________ 44 Procedimiento de matricula _________________________________________________ 45 Procedimiento de recepcin de notas _________________________________________ 50 Generacin de informes y estadsticas _______________________________________ 50 Procedimiento de expedicin de certificaciones _______________________________ 50
3.2. PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO ______________________________ 56 3.3. PROCESO DE EDUCACIN CONTINUADA________________________________ 60

3.3.1. PROCEDIMIENTO GENERAL _______________________________________________ 60
3.4.PROCESO DE EDUCACIN A DISTANCIA _________________________________ 63

3.4.1. Procedimiento de inscripcin ________________________________________________ 63 3.4.2. Procedimiento de matricula _________________________________________________ 63 3.4.3. Procedimiento de induccin nivel introductorio________________________________ 64 3.4.4. Procedimiento de tutora ___________________________________________________ 64 3.4.4.1. Etapas de la tutora ______________________________________________________ 64 3.4.4.2. Tipos de tutora __________________________________________________________ 66 3.4.4.3. Procedimiento de seguimiento _____________________________________________ 66 3.4.4.4. Procedimiento de evaluacin _______________________________________________ 67
CAPITULO IV. PROCESO DE COORDINACIN Y DIRECCIN ACADMICA __ 69

4.1. DEFINICIN ___________________________________________________________ 69 4.2. PROCEDIMIENTO DE PLANEACIN Y GESTIN ACADMICA ____________ 70 4.3 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIN DE DOCENTES ______________________ 70 4.4. PROCEDIMIENTO DE HOMOLOGACIN_________________________________ 71
CAPITULO V. PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA _____________ 80

5.1. Procedimiento de Archivo _________________________________________________ 80 ___________________________________________________________________________ 86
INTRODUCCIN
Con el fin de estructurar los diferentes procesos que se adelantan en el Departamento de Educacin Superior, a continuacin se presenta un marco general del Departamento, basado en su misin, visin, objetivos y estructura organizacional. Posteriormente, se presentan las funciones de la Jefatura de Educacin Superior, Secretaria Departamento de Ecuacin Superior, Direccin de Postgrados, Direccin de Postgrados, La Coordinacin Acadmica de Pregrados, Docente, Coordinacin de Registro y Control, Coordinacin de Educacin a Distancia, Coordinacin de bienestar Universitaria, Coordinacin de Educacin Continuada, con sus respectivos anexos. De igual forma se analizan los procedimientos generales de cada una de las reas mencionadas anteriormente, con sus respectivos diagramas de flujo y de procedimiento. Finalmente, se desea que la estructuracin del presente MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS, sirva como un elemento gua para la organizacin y unificacin de criterios de la gestin acadmica, administrativa que se sustentan en el proyecto Educativo Institucional (PEI)., en sus diferentes apartes.
JUSTIFICACIN
El diseo e implementacin del presente Manual de Funciones y Procedimientos para el Departamento de Educacin Superior Complementaria, se convierte en una herramienta de gestin acadmica-administrativa que permite orientar el buen funcionamiento de la Escuela como institucin Universitaria.
En este sentido, la presente herramienta contribuye: Al proceso de induccin, adiestramiento y capacitacin del personal acadmico y administrativo. Al empoderamiento para que cada individuo de la organizacin se proyecte en su puesto de trabajo. Al desarrollo administrativo por medio de la divisin de actividades en cada puesto de trabajo. A la disminucin de tareas inconexas y actividades en cada uno de los puestos de trabajo. A que no se presenten duplicidad de funciones y actividades en los diferentes procesos acadmico administrativos. A la distribucin equitativa de la carga de trabajo. Apoyar el proceso de auditoria y control interno de cada uno de los funcionarios del Departamento.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Estructurar un sistema administrativo por medio del diseo de mtodos y herramientas de simplificacin del trabajo, que permitan el cumplimiento de las metas y propsitos de orden acadmico administrativo de la Escuela de Comunicaciones.
OBJETIVOS ESPECFICOS: Establecer funciones de orden acadmico-administrativo de las diferentes unidades que conforman el Departamento de educacin Superior. Definir los procesos que conforman las actividades propias del departamento. Determinar las polticas, normas e indicadores de gestin que orientan el desarrollo del Departamento.
CAPITULO I. MARCO INSTITUCIONAL
1.1.MISIN DEL COMPLEMENTARIA
DEPARTAMENTO
DE
EDUCACIN
SUPERIOR
La razn de ser del Departamento de Educacin Superior Complementaria es lo siguiente: CAPACITAR A OFICIALES, SUBOFICIALES Y PERSONAL CIVIL CON ALTOS NIVELES DE CALIDAD, GARANTIZANDO SU FORMACIN INTEGRAL PARA EL ENGRANDECIMIENTO DEL ARMA Y DEL SECTOR DE LAS COMUNICACIONES. 1.2. VISIN DEL COMPLEMENTARIA DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR
El Departamento de Educacin Superior proyecta su quehacer desde la siguiente visin de futuro: EL DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR SE PROYECTA COMO UNA UNIDAD ACADMICA, LDER, COMPETITIVA Y DE EXCELENCIA PEDAGGICA, QUE OFERTA SERVICIOS EDUCATIVOS DE ALTA CALIDAD PARA PROMOVER EL CRECIMIENTO Y DESARROLLO DEL ARMA Y SECTOR DE LAS COMUNICACIONES.
1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION SUPERIOR 1.3.1. Objetivo General
Complementar la formacin del personal militar y civil a travs de la utilizacin de diversas estrategias pedaggicas, que garanticen su desempeo profesional. 1.3.2. Objetivos Especficos Ofertar servicios educativos que garanticen la formacin de tecnlogos y profesionales.
Implementar eventos acadmicos para la socializacin y aplicacin de conocimientos y saberes tcnicos, que propicien la proyeccin social, por medio de la estructuracin de programas de educacin no formal. Desarrollar procesos de investigacin formativa que permitan la transferencia, innovacin y generacin de nuevos conocimientos para el desarrollo del sector de las comunicaciones y de la Institucin.
1.4. PRINCIPIOS ORIENTADORES La formacin integral del estudiante, que es la esencia del propsito de la Escuela, para lo cual aplicar toda la capacidad institucional, y lograr as el desarrollo de sus potencialidades en beneficio de s mismo y de la Patria. La promocin de los valores humanos, ticos, patrios e institucionales, as como la formacin de actitudes de respeto por los derechos humanos, la naturaleza y el medio ambiente. La excelencia acadmica, entendida sta como la continuidad de los esfuerzos para optimizar la calidad de sus programas acadmicos de Educacin Superior, de acuerdo con la evolucin tcnica, tecnolgica y cientfica en concordancia con el desarrollo institucional y nacional. El enfoque multidisciplinario del saber y la universalidad del conocimiento en los procesos de formacin de los miembros de las Fuerzas Militares y la sociedad civil.
La lealtad a la misin institucional para coadyuvar en la consecucin de Formar y capacitar integralmente lderes en el rea de las comunicaciones al servicio del Ejercito Nacional y de la sociedad. Libertad de ctedra entendida como la discrecionalidad para que todas las temticas objeto de estudio y ctedras especficas se puedan exponer y debatir libremente dentro de un estricto rigor cientfico sin distincin poltica, filosfica o religiosa. La Escuela respeta la libre expresin de todas las ideas siempre y cuando no atenten contra las buenas costumbres, la convivencia la moral y la Constitucin Nacional. Libertad de aprendizaje esta se concibe como la posibilidad que tiene el estudiante de ampliar sus conocimientos y ensayar nuevas formas de aprendizaje a travs de la utilizacin de diferentes fuentes de informacin con mtodos y rigor cientfico los fenmenos naturales y sociales para la construccin y aplicacin de los mismos, en beneficio propio y de la sociedad. La Educacin permanente, la cual reconoce el desarrollo de la capacidad de la persona y de la comunidad para aprender durante toda la vida. Participacin democrtica, se refiere a la participacin responsable para tomar decisiones para el logro de la misin institucional. Autogestin pedaggica, principio concebido como la capacidad de autodeterminacin y autodireccin del estudiante para incorporar los avances cientficos en la realizacin de sus proyectos de vida personal, institucional y comunitaria.
1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR
DIRECCIN
ASESORES EDUSUP
SUBDIRECCIN
INSPECCIN DE ESTUDIOS
DEPARTAMENTO EDUCACIN SUPERIOR DIRECCIN DE POSTGRADOS SECRETARIA
COODINACIN ACADEMICA PREGRADOS
COORDINACIN GESTIN LEGAL Y AD/TIVA
COORDINACIN REGISTRO Y CONTROL
COORDINACIN EDUCACIN DISTANCIA
COORDINACIN BIENESTAR UNIVERSITARIO
COORDINACIN EDU. CONTINUADA Y POSTGRADOS
DOCENTES
CAPITULO II. FUNCIONES
De acuerdo con la estructura organizacional a continuacin se presentan las funciones de cada uno de los cargos actuales desempeados en las reas acadmica y administrativa, que conforman el Departamento de Educacin Superior. En su orden jerrquico son las siguientes:
2.1. JEFE DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR
IDENTIFICACIN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO CARGO JEFE INMEDIATO DEPENDENCIA : : : Jefe Departamento de Educacin Superior Inspector de Estudios Inspeccin de Estudios
OBJETIVO GENERAL DEL CARGO Direccionar procesos educativos, a travs de la implementacin de polticas y estrategias en las reas acadmicas, pedaggicas y administrativas, que garanticen el sostenimiento y consolidacin de la Escuela de Comunicaciones como institucin universitaria.
FUNCIONES DE ORDEN ACADMICO Y PEDAGGICO 1. Definir procedimientos y acciones de orden administrativo que permitan operativamente la implementacin de disposiciones de orden acadmico emanadas por el consejo acadmico, la Direccin de la Escuela de Comunicaciones, el Centro de Educacin Militar y dems instituciones que regulan las instituciones de Educacin Superior.
2.
Delimitar cursos de accin para abordar la implementacin de sistemas de evaluacin y mejoramiento institucional a los diversos programas de pregrado y postgrado ofertados por la institucin. Proponer ante el Consejo Acadmico la apertura de nuevos programas acadmicos orientados a la comunidad civil y militar. Propender por el desarrollo de la investigacin para fortalecer procesos acadmico-pedaggico y de desarrollo disciplinar. DE ORDEN ADMINISTRATIVO
3.
4.
1.
Elaborar anualmente el Plan Estratgico del Departamento de Educacin Superior y establecer los mecanismos metodologas y controles efectivos para su diseo, difusin, implementacin y seguimiento. Controlar el plan de mercadeo para garantizar la ampliacin y cobertura de los programas acadmicos. Representar al Departamento de Educacin Superior en diferentes actividades de carcter acadmico y administrativo. las
2.
3.
4.
Proponer convenios, alianzas estratgicas y acuerdos de cooperativas con instituciones universitarias y del sector socio-productivo. Promover convenios con las empresas del sector productivo, con el fin de desarrollar estrategias comerciales. Evaluar los niveles de rendimiento y logros alcanzados en cada uno de los cargos referentes a los procesos acadmico-administrativos. Realizar los diferentes informes de gestin derivados de los procesos acadmico-administrativos realizados en la dependencia. Presentar propuestas de mejoramiento de tipo administrativo para el fortalecimiento y proyeccin de los servicios educativos.
5.
6.
7.
8.
9.
Determinar las necesidades y de personal docente, infraestructura y material didctico y dems suministros requeridos para el funcionamiento acadmico del Departamento de Educacin Superior.
2.2. SECRETARIA DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR
IDENTIFICACIN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO CARGO JEFE INMEDIATO DEPENDENCIA : : : Secretaria Departamento Educacin Superior Jefe Departamento de Educacin Superior Inspeccin de Estudios
MISIN DEL CARGO Apoyar administrativamente al Departamento de Educacin Superior y mantener de forma permanente excelentes relaciones pblicas, que garanticen un servicio de alta calidad en beneficio de los estudiantes y dems dependencias de la Escuela.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1. Promocionar con altos niveles de calidad los diferentes servicios que la Escuela de Comunicaciones oferta.
2. Registrar en forma clara, ordenada, sistematizada y permanente los usuarios potenciales que solicitan informacin sobre los programas ofertados. 3. Orientar a los usuarios de forma adecuada los diferentes procesos acadmicos administrativos para llevar a cabo su vinculacin a la Escuela.
4. Apoyar oportuna y en forma adecuada la realizacin de los diversos eventos acadmicos administrativos que adelante el Departamento. 5. Consignar en forma escrita los acuerdos y decisiones tomadas con las reuniones acadmicas o administrativas programadas por el Departamento. Elaborar las actas derivadas de las reuniones programadas por el Departamento. Elaborar informes de las actividades desarrolladas por el personal vinculado al Departamento. Informar al jefe inmediato sobre las actividades y compromisos que la dependencia ha adquirido. Informar al Jefe inmediato sobre cualquier novedad irregular del Departamento.
6.
7.
8.
9.
10. Mantener una actitud de reserva y confidencialidad de la informacin expedida por el Departamento. DE ARCHIVO 1. 2. 3. 4. Mantener actualizado y organizado el archivo de los diferentes documentos emitidos por el Departamento. Mantener formas de archivo de documentos seguras que garanticen la conservacin y el buen estado de los mismos. Clasificar los archivos del sistema de acuerdo con su carcter y tipo de proceso. Mantener copias actualizadas y clasificadas en medio magntico de todos los archivos del Departamento. DE CORRESPONDENCIA 1. Clasificar la correspondencia recibida y entregada debidamente radicada.
2. Radicar la correspondencia enviada y llevar el respectivo control. OPERATIVAS 1. Digitar los diferentes Departamento. documentos que se expiden por el
2.
Elaborar las certificaciones, constancias y dems documentacin solicitada por los usuarios del programa. Digitar los documentos generados por los asesores. Manejar en forma apropiada los diferentes programas de sistemas como el Excel, Power Point, Word, etc. Mantener en orden todos los elementos, muebles y enseres y espacios que conforman el Departamento. Velar por el buen uso de los insumos y suministros de papelera que utiliza el Departamento. Realizar las dems funciones inherentes al cargo ordenadas por superior inmediato.
3. 4.
5.
6.
7.
2.3. DIRECCIN DE POSTGRADOS
IDENTIFICACIN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO CARGO JEFE INMEDIATO DEPENDENCIA : : : Direccin de Postgrados Jefe Dpto. Educacin Superior Inspeccin de Estudios
OBJETIVO GENERAL DEL CARGO Direccionar procesos educativos, en las reas acadmicas, pedaggicas y administrativas, que garanticen el sostenimiento y consolidacin de la Escuela de Comunicaciones como institucin universitaria, en el rea de postgrados.
FUNCIONES DE ORDEN ACADMICO 1. Definir procedimientos y acciones de orden acadmico que permitan la implementacin y desarrollo de los postgrados ofertados por la Escuela de Comunicaciones, teniendo en cuenta las disposiciones del Consejo Acadmico, la Direccin de la Escuela de Comunicaciones, el Centro de Educacin Militar y dems instituciones que regulan las instituciones de Educacin Superior. 2. Delimitar cursos de accin para abordar la implementacin de sistemas de evaluacin y mejoramiento institucional a los diversos programas de postgrado ofertados por la Escuela. 3. Proponer ante el Consejo Acadmico la modificacin, actualizacin acadmica de los programas acadmicos orientados a la comunidad civil y militar.
4. Propender por el desarrollo de los procesos de investigacin que la Escuela realiza a travs de los programas de postgrado que oferta. DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Disear e implementar el plan de mercadeo para garantizar la vinculacin, seleccin y seguimiento a estudiantes 2. Promover el desarrollo de convenios con universidades y empresas que garanticen la ampliacin y cobertura de los programas acadmicos de postgrado ofertados por la escuela. 3. Presentar al Departamento de Educacin Superior el informe de gestin de las diferentes actividades de carcter acadmico y administrativo. 4. Proponer convenios y alianzas estratgicas con diferentes entidades del sector de las telecomunicaciones e instituciones universitarias y del sector socio-productivo. 5. Adelantar procesos de seguimiento acadmico a los estudiantes del postgrado. 6. Presentar propuestas de mejoramiento de tipo administrativo para el fortalecimiento y proyeccin de los servicios educativos de postgrado. 7. Determinar las necesidades de personal docente, material didctico y dems suministros requeridos para el funcionamiento acadmico del rea de postgrado. 8. Presentar informes de gestin acadmica y administrativa frente a l desarrollo de los programas de postgrado.
9. Las dems funciones que el Jefe del Departamento de Educacin Superior le solicite y que sean coherentes con el cargo.
2.4. COORDINACIN ACADEMICA DE PREGRADOS
IDENTIFICACIN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO CARGO JEFE INMEDIATO DEPENDENCIA : : : Coordinador Acadmico de Pregrados Jefe Departamento de Educacin Superior Inspeccin de Estudios
MISIN DEL CARGO Direccionar y proyectar el fortalecimiento y crecimiento institucional de los programas de pregrado, a travs de la implementacin y desarrollo de modelos de gestin acadmicopedaggicos eficientes sustentados en prcticas de investigacin socio educativas y formativas. FUNCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. implementar Desarrollar polticas y procedimientos de acadmico, que permitan el mejoramiento de los procesos. orden
2.
Coordinar los procesos de planeacin, control y seguimiento de los convenios con las empresas del sector de las comunicaciones y telecomunicaciones, con el fin de desarrollar estrategias comerciales. Promover convenios con universidades y desarrollar estrategias acadmicas, para el fortalecimiento de los procesos de formacin e investigacin. Promover la creacin de grupos, procesos, prcticas y proyectos de investigacin y desarrollo tecnolgico en los programas de pregrado.
3.
4.
5. 6.
Hacer estudios de factibilidad para la creacin de nuevos programas Llevar el control de asistencia de los docentes de la Tecnologa Nocturna. Implementar sistemas de seleccin, desarrollo, seguimiento y evaluacin del personal docente. Presupuestar los recursos fsicos y requerimientos financieros, necesarios para el desarrollo de los programas de pregrado. Presentar los informes de gestin de orden acadmico.
7.
8.
9.
10. Coordinar las actividades acadmicas derivadas de los convenios interinstitucionales.
DE ORDEN ACADMICO 1. Implementar procesos de evaluacin institucional y de acreditacin, para el mejoramiento y ampliacin de la cobertura de los programas de pregrado. Desarrollar procesos de evaluacin acadmico pedaggicos que permitan mejorar los niveles de formacin. Realizar encuentros de carcter acadmico, pedaggico e investigativo que promuevan la integracin de la comunidad universitaria y el fortalecimiento de la proyeccin institucional. Implementar proceso de seguimiento acadmico por medio de ndices de gestin. Adelantar propuestas y proyectos relacionados con la reestructuracin ampliacin y creacin de nuevos programas, en el rea de pregrado.
2.
3.
4.
5.
6.
Ajustar los modelos de gestin pedaggica que sustenten los propsitos de formacin y del plan de estudios, en el rea de pregrado. Velar por mantener al da las aulas con los dispositivos para el desarrollo de clases. Ejercer control de los elementos que soliciten los estudiantes y docentes para el desarrollo de clases. Velar por mantener los laboratorios listos para el desarrollo de prcticas de los estudiantes de la escuela y los de convenio con otras instituciones.
7.
8.
9.
10. Recepcionar y verificar las notas de calificaciones de los estudiantes emitidas por los docentes. 11. Entregar a Registro y Control las notas emitidas por los docentes.
12. Realizar las dems funciones inherentes al cargo, solicitadas por el superior inmediato.
2.5. DOCENTE
IDENTIFICACIN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO CARGO JEFE INMEDIATO DEPENDENCIA : : : Docente Director de Pregrados Inspeccin de Estudios
MISIN DEL CARGO Disear e implementar estrategias acadmico-pedaggicas, que garanticen la formacin integral de los estudiantes de los programas ofertados, a travs de la aplicacin de las diferentes tcnicas, herramientas y mediaciones educativas.
FUNCIONES DE ORDEN ACADMICO PEDAGGICO 1. Valorar, conceptuar y consignar en las actas de calificaciones las notas respectivas segn los plazos establecidos por la Direccin de Programa. Disear y elaborar material didctico que contribuyan al desarrollo de habilidades y competencias que consoliden el aprendizaje de los estudiantes. Asistir puntualmente a los eventos formativos y evaluativos de los estudiantes programados por la Escuela. Sugerir a la direccin de programa cambios y mejoras posibles en los programas y procesos pedaggicos, didcticos e instrumentales que lo sustentan.
2.
3.
4.
5.
Disear actividades de seguimiento a estudiantes, que permitan monitorear sus avances, logros y desarrollos, con el fin de proponer estrategias que permitan mejorar la relacin enseanzaaprendizaje. Generar espacios acadmicos y pedaggicos, que fomenten la discusin, reflexin crtica y participacin de los estudiantes como medios de apropiacin, aplicacin y transferencia de conocimientos. Planear y disear ambientes y estrategias de aprendizaje, que permitan dar cumplimiento a los objetivos trazados en los planes de estudios. Promover el espritu investigativos en los estudiantes, como actitud permanente para la generacin de nuevos conocimientos. Mantener una actitud positiva ante los diferentes valores que promueve la institucin, a travs de la difusin y motivacin de los estudiantes de la Escuela. DE ORDEN ADMINISTRATIVO
6.
7.
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9.
1.
Entregar los reportes acadmicos en las fechas establecidas por la Direccin de Programa.
2. Realizar los informes de orden acadmico y de seguimiento de los estudiantes a cargo. 3. Notificar las ausencias de los estudiantes y realizar los reportes respectivos. 4. Actuar como conducto regular de las diferentes solicitudes de orden acadmico-administrativo. 5. Participar en los diferentes eventos de orden administrativo, propuestos por la Direccin de Programa. 6. Actuar como jurados de grado y/o Directores de Proyectos de Grado, toda vez que sean autorizados para ello.
7. Realizar las dems funciones inherentes al cargo, solicitadas por el superior inmediato.
2.6. COORDINACIN DE GESTIN LEGAL Y ADMINISTRATIVA
IDENTIFICACIN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO CARGO JEFE INMEDIATO DEPENDENCIA : : : Coordinador de Gestin Legal y administrativa Jefe de Educacin Superior Inspeccin de Estudios
MISIN DEL CARGO Coordinar y direccionar convenios con entidades del Estado, sector de las telecomunicaciones, instituciones universitarias y sector productivo para la promocin de alianzas estratgicas en beneficio de la Escuela de Comunicaciones.
FUNCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Proponer convenios con entidades del estado y gobierno local relacionadas con la proyeccin de la Escuela como institucin Universitaria. 2. Proponer acciones relacionadas con el acercamiento de entidades para la realizacin de convenios interinstitucionales. 3. Verificar la autenticidad de los documentos relacionados con las propuestas de convenio con la Escuela de Comunicaciones. 4. Realizar las gestiones necesarias para proyectar la Escuela como Institucin de Educacin Superior.
5. Realizar las gestiones necesarias ante el Ministerio de Educacin Nacional, para la aprobacin de los estndares de calidad, de acuerdo con lo indicado en el decreto Ley 2566. 6. Realizar los trmites necesarios ante las autoridades competentes para el cumplimiento de las normas emanadas por el Ministerio de Educacin Nacional, Icetex, Icfes y dems instituciones afines. DE GESTIN 1. Asesorar a la Escuela de Comunicaciones en los aspectos relacionados con la
2. Proponer ante el Consejo Acadmico el direccionamiento Jurdico de la Escuela como institucin de educacin superior. 3. Realizar la gestin necesaria para que la Escuela de Comunicaciones mantenga una relacin de alto nivel con instituciones del sector educativo y autoridades competentes en el municipio de Facatativ. 4. Revisar y conceptuar los anteproyectos de intencin relacionados con propuestas de convenio con la Escuela. 5. Apoyar tcnicamente el seguimiento a las obligaciones y responsabilidades indicadas en los convenios suscritos entre la Escuela y otras instituciones. 6. Velar por el funcionamiento de los convenios suscritos por la Escuela y otras instituciones. 7. Coordinar las diferentes reuniones de orden administrativo y operativo entre la escuela y las instituciones con las que existen convenio. DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Presentar los informes de gestin relacionados con las acciones realizadas con entidades del sector educativo.
2. Participar en los diferentes eventos de orden administrativo, propuestos por la Direccin de la Escuela. 3. Actuar como jurados de grado y/o Director de Proyecto de Grado, de los estudiantes de la Tecnologa. 4. Realizar las dems funciones inherentes al cargo, solicitadas por el superior inmediato.
2.7. COORDINADOR DE EVALUACIN REGISTRO Y CONTROL
IDENTIFICACIN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO CARGO JEFE INMEDIATO DEPENDENCIA : : :
Coordinador de Evaluacin Registro y Control Jefe Dpto. Educ. Superior
Inspeccin de Estudios
MISIN DEL CARGO Implementar procesos de gestin que permitan la conservacin, custodia y sistemas de informacin acadmica y administrativa que permitan tomar decisiones relativas con la misin de la escuela de Comunicaciones.
FUNCIONES 1. Asesorar al la Jefatura de Educacin Superior con respecto a la informacin generada en los procesos de sistemas de informacin acadmica y administrativa. 2. Implementar polticas que permitan la creacin de un sistema de informacin gerencial para la toma de decisiones. 3. Coordinar con los docentes el recibo y entrega de notas de cada uno de los programas ofertados por la Escuela. 4. Alimentar la base de datos de Registro y control. 5. Vigilar el ingreso correcto de notas remitidas por los docentes. 6. Presentar los reportes de notas
7. Fijar las notas en los perodos establecidos.
2.8. COORDINADOR DE EDUCACIN A DISTANCIA IDENTIFICACIN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO CARGO JEFE INMEDIATO DEPENDENCIA : : : Coordinador de Educacin a Distancia Jefe Departamento de Educacin Superior Inspeccin de Estudios
MISIN DEL CARGO Direccionar los procesos de gestin administrativa, pedaggica y acadmica para la proyeccin y desarrollo de los programas que se ofertan a travs de la metodologa de Educacin Abierta y a Distancia.
FUNCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Promocionar y difundir los programas ofertados por la Escuela.
2. Coordinar actividades concernientes al diseo, edicin y distribucin de medios maestros para Educacin a Distancia. 3. Verificar el registro de notas emitido por la dependencia de registro y control. 4. Gestionar las actividades de planeacin, implementacin, programacin y coordinacin acadmica, del proceso de tutora.
5. Establecer mecanismos de control administrativo que garanticen la medicin de la calidad del servicio de Educacin a Distancia. 6. Planear la distribucin de carga tutorial del semestre. 7. Proponer polticas administrativas de proyeccin para los programas de Educacin a Distancia. DE ORDEN ACADMICO Seleccin y evaluacin de tutores para el desarrollo de programas acadmicos. Establecer mecanismos de control al proceso de seguimiento de competencias. Coordinar eventos de encuentros acadmicos, a travs de diferentes medios. Establecer un sistema de indicadores de gestin acadmica. Implementar y controlar el buen funcionamiento acadmico, a travs de indicadores de gestin
2.9. COORDINACIN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
IDENTIFICACIN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO CARGO JEFE INMEDIATO DEPENDENCIA : : : Coordinador de Bienestar Universitario Jefe Departamento de Educacin Superior Inspeccin de Estudios
MISIN DEL CARGO Programar y coordinar actividades orientadas al desarrollo integral de los estudiantes, para el logro del bienestar de la comunidad posibilitando el desarrollo fsico, psicoafectivo, espiritual, moral, social y cultural.
FUNCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Disear estrategias que permitan la creacin de convenios con empresas productivas del entorno.
2. Proponer convenios con diferentes universidades ubicadas en el municipio de Facatativ. 3. Disear estrategias para la creacin y mantenimiento de un clima organizacional que propicie el desarrollo del talento humano para los estudiantes y funcionarios. 4. Crear el comit local de Bienestar Universitario.
5. Elaboracin y ejecucin del programa semestral de Bienestar Universitario. 6. Planificar los proyectos y acciones para mejorar el impacto del servicio educativo en la comunidad. 7. Promover asesora de tipo psicolgico, salud y pastoral en beneficio de la comunidad educativa. 8. Coordinar eventos de tipo cultural y deportivo que permitan la integracin de la comunidad educativa. 9. Promover eventos que permitan conocer las habilidades y destrezas de los estudiantes. 10. Conocer las habilidades artsticas para la creacin de grupos musicales, tunas o coros en beneficio de los estudiantes. 11. Participar en los eventos deportivos realizados por las diferentes organizaciones universitarias del sector. DE ORDEN ACADMICO
1. Coordinar los diferentes cursos propuestos por la escuela. 2. Planear los diferentes cursos, seminarios y dems eventos de orden acadmico.
2.10. COORDINACIN EDUCACIN CONTINUADA Y POSTGRADOS
IDENTIFICACIN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO CARGO JEFE INMEDIATO DEPENDENCIA : : : Coordinador de Postgrados Jefe Departamento de Educacin Superior Inspeccin de Estudios
MISIN DEL CARGO Coordinar actividades administrativas y operativas relacionadas con el desarrollo de postgrados programados por la Escuela, manteniendo un alto nivel de calidad y excelencia acadmica.
FUNCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO
1. Velar por mantener al da los dispositivos como computador, video bean, teln, y los dems medios audiovisuales necesarios para dictar las diferentes ctedras. 2. Mantener debidamente coordinado con los docentes las diferentes actividades relacionadas con el postgrado. 3. Ejecutar las actividades de orden administrativo relacionadas con la consecucin y vinculacin de estudiantes para los cursos de postgrado programadas por la Escuela.
4. Desarrollar las estrategias de mercado que permitan la vinculacin de estudiantes para los programas no formales ofertados por la Escuela. 5. Mantener un archivo y una base de datos de los estudiantes programados en los cursos de postgrado. 6. Apoyar administrativamente las diferentes actividades programadas para el buen desarrollo de los programas de postgrado. 7. Apoyar el desarrollo logstico para la realizacin de eventos y cursos programados por la escuela. 8. Apoyar administrativamente las actividades de registro y control, manejo y hojas de vida de los estudiantes de postgrado.
DE ORDEN ACADMICO 1. Coordinar los diferentes eventos de orden acadmico externos para el desarrollo y cumplimiento de las actividades de los postgrados. 2. Coordinar las actividades de logstica relacionadas con la Universidades en convenio. 3. Verificar los documentos recibidos por los estudiantes de postgrado, para efectos de su respectiva titulacin. 4. Decepcionar las planillas de notas de los docentes para su posterior ingreso a registro y control de los estudiantes de postgrado. 5. Realizar las dems funciones inherentes al cargo, solicitadas por el superior inmediato.
CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS
A continuacin se presentan los diferentes procedimientos de orden administrativo y acadmico que se desarrollan en el rea de Educacin Superior, los cuales tiene como objetivos los siguientes:
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo Evitar la alteracin arbitraria de las actividades y tareas administrativas. Simplificar la responsabilidad por fallas y errores Facilitar las labores de auditoria y de evaluacin del control interno. Contribuir a la reduccin de costos gracias al incremento de la eficiencia. Ofrecer pautas de evaluacin de los diferentes procesos mediante la tcnica del mejoramiento continuo. Definir polticas y normas que direcciones el marco de actuacin de las diferentes dependencias.
Grficamente se pueden aprecia El siguiente diagrama de flujo
PROCESO ACADMICO ADMINISTRATIVO GENERAL Diagrama de Flujo
usuario
Informacin
Matrcula
Eventos acadmicos
Almacn
Registro y Control Acadmico
Seguimiento Acadmico
Base De Datos
Evaluacin
CONTEXTO
3.1. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL Es un sistema de gestin de documentos que permite garantizar la conservacin, custodia y tratamiento de la informacin de los estudiantes que se vinculan a la Escuela para adelantar actividades acadmicos. A continuacin de presentan la normatividad general, el objetivo, las polticas y los ndices de gestin para evaluar los procedimientos involucrados en sta rea. ESCUELA DE COMUNICACIONES MILITARES DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR
PROCESO; Registro Y Control Acadmico
1. MARCOS DE ACTUACIN
1.1.Normatividad Se considera como referente el reglamento general de archivo, expedido por el Archivo General de la Nacin, para entidades pblicas. As mismo se considerara los preceptos constitucionales relacionados con el derecho a la intimidad y el habas data. Sistematizar de forma ordenada los documentos generados en la institucin producto de las actividades acadmicas y administrativas, de tal manera que se garantice su conservacin, custodia, mantenimiento y utilizacin acorde con su ciclo de vida. Para archivar la documentacin se tendr en cuenta las diferentes fases de formacin del archivo as: De gestin. , inactivo y perramente. Los documentos se archivaran por estudiante, programa y Facultad. La circulacin de los documentos es de carcter restringido a personas autorizadas por la jefatura de la dependencia. El prstamo de los documentos se adelantar mediante un formato que discrimine el solicitante, tiempo de entrega, tiempo de devolucin y firma de entregado y recibido. Se prohibe la salida de documentacin de la dependencia hacia otras dependencias o fuera de la institucin.
1.1.2.Objetivos
1.1.3.. Polticas
2.INDICADORES DE EVALUACIN DEL PROCESO

-Nmero de inconsistencias por Documento y registro archivado. -Capacidad de respuesta para atender un usuario. -Nivel de satisfaccin del cliente interno y externo. Numero de recursos humanos, tcnicos empleados en relacin con el numero de usuarios matriculados. Flexibilidad para atender variaciones en la demanda de usuarios y en la incorporacin y
adaptabilidad a la tecnologa. Numero de proceso sistematizados con relacin al desarrollo de procesos manuales. Calidad, pertinencia y nivel de utilidad de las formas impresas involucradas en el proceso. Numero de Estudiantes evaluados vs registros realizados. Contribucin oportuna a la toma de decisiones administrativas y acadmicas.
3.1.1. Procedimiento de informacin
Es el proceso mediante el cual se dan las indicaciones generales para que el aspirante conozca la institucin y se informe sobre los requerimientos para su ingreso a un programa ofertado por la Escuela. La seccin de informacin se encargar de generar un listado, en el cual se relacionen los nombres completos, numero de cdula, direccin y telfono de los aspirantes. ESCUELA DE COMUNICACIONES MILITARES DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR
Procedimiento de Informacin
1.1.Normatividad Para adelantar el proceso de informacin se considerara la normatividad interna relacionada en los acuerdos internos, los reglamentos acadmicos y los referentes generales que demanda la ley 30 de 1992. Establecer vnculos entre la institucin y la comunidad, a travs de diversas estrategias de mercadeo, que garanticen la ampliacin de la cobertura de los servicios educativos -Los usuarios individuales e institucionales sern registrados en la base de datos. Los procesos de informacin deben sustentarse en servicio al cliente de alta calidad, de tal manera que garantice el posicionamiento institucional. No se ofertara servicios o programas acadmicos que no se encuentren sustentados en informes escritos oficiales.
1.2.Objetivos
1.3. Polticas
2. INDICADORES DE EVALUACIN DEL PROCESO

Capacidad de respuesta para atender un usuario. Nivel de satisfaccin del cliente interno y externo. Numero de recursos humanos, tcnicos empleados en relacin con el numero de usuarios
matriculados. Posicionamiento de la imagen institucional. Numero de aspirantes atendidos vs estudiantes matriculados. Claridad, oportunidad y pertinencia de la informacin suministrada. Numero de reclamos por inconsistencias presentadas en el proceso de vinculacin y obtencin de servicios.
A continuacin presentamos el diagrama de flujo que representa el procedimiento de informacin de orden individual e institucional.
PROCESO DE INFORMACIN PARA

USUARIOS INSTITUCIONALES
USUARIO POTENCIAL
CONTACTO INICIAL
Induccin General institucional
Evento de promocin
Presentacin De Portafolio
NO
Inscri pcin Refuerzo de mercadeo
si
Generar listado
BASE DE DATOS
PROCESO DE INFORMACIN PARA USUARIOS INDIVIDUALES
USUARIO POTENCIAL
CONTACTO INICIAL
Induccin General institucional
Ofrecimiento de programas
NO Inscri pcin Refuerzo de mercadeo
si
Generar listado
BASE DE DATOS
3.1.2. Procedimiento de admisin Es el procedimiento en el cual se reciben en su totalidad los documentos requeridos para estudio y aprobacin por parte de la coordinacin acadmica, a fin de obtener la vinculacin de un aspirante como posible estudiante regular de la Escuela, para tal efecto se deben considerar las siguientes actividades: a. Recepcin pagos de inscripcin: El aspirante deber cancelar los derechos pecuniarios correspondientes y entregar a la Coordinacin de Registro y Control el recibo de pago. b. Diligenciamiento de la inscripcin: El aspirante deber diligenciar el formulario diseado para tal fin (Vase anexo A), adjuntando los siguientes documentos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Fotocopia ampliada al 100% del documento de identidad Fotocopia autenticada al 100% de la libreta militar (varones). Fotocopia autenticada del diploma de bachiller. Fotocopia autenticada del Acta de grado. Original del Examen del Icfes. Original de los certificados de 6 a 11 grado. Original del registro civil de nacimiento. Dos fotos de 3x4 fondo azul.
c. La Seccin de informacin, recibir los documentos y verificar el buen estado de los mismos, los cuales entregar debidamente archivados de forma ascendente en orden anteriormente descrito, cerrando con el formato de observaciones de documentacin (vase anexo B), a la coordinacin de registro y control. Para los cursos de extensin universitaria la inscripcin de usuario se realizar con el documento de identidad y la hoja de vida. d. Forma de Archivo: Al interior de la carpeta en su parte superior izquierda debern archivarse en forma cronolgica, aquellos documentos tales como las fotocopias de los originales de correspondencia recibida,
copia de la correspondencia enviada por la Escuela con firma de recibido y dems documentos de orden administrativo y acadmico. En la parte superior derecha debern archivarse los documentos de orden legal establecidos en el orden del literal b. e. Los recibos de pago por cualquier concepto debern remitirse a la seccin de cartera, dejando una copia en la carpeta del estudiante. f. Toda carpeta deber ser identificada con los apellidos y nombre completos del estudiante y archivarse en forma alfabtica, adems, en el compartimento del archivo designado al programa respectivo. g. Al aspirante se le entregar la credencial de inscripcin debidamente firmada por la seccin de cartera y la coordinacin acadmica h. Despus de realizado el proceso de inscripcin archivarn los documentos del aspirante y simultneamente se transcribirn los datos del formulario de inscripcin, para alimentar la base de datos del sistema de Registro y Control. i. Una vez realizado el proceso de alimentacin de datos a la base de Registro y control, la coordinacin Acadmica y de Bienestar Universitario procedern a la aplicacin de pruebas psicolgicas y de actitud matemtica y fsica. j. Terminadas las anteriores actividades, el rea de Registro y Control publicarn la lista de los Aspirantes Admitidos para ingresar al programa respectivo. 3.1.3. Procedimiento de matricula Definicin: Es el acto por medio del cual se formaliza el ingreso de los estudiantes nuevos y antiguos como usuarios regulares de la institucin, en este procedimiento se constata que el estudiante y/o aspirante admitido cumpli con los requisitos exigidos por la Escuela y se comprometi a acatar las normas estipuladas en el Reglamento Acadmico y dems normas vigentes que sena dictadas posteriormente por la Escuela.
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PROCESO Matricula
1.1.Normatividad Para adelantar el proceso de matrcula se considerara las disposiciones generales emanadas en la ley 30, en sus artculos 8,9,10 y 14, la LEY 65 DE 1993 y el acuerdo interno que sustenta el reglamento estudiantil. Garantizar de forma ordenada y sistemtica la vinculacin de los estudiantes a la institucin, para la realizacin de actividades de control y seguimiento acadmico- administrativo, a travs de la legalizacin de la matrcula. No se pueden matricular estudiantes que no presenten los documentos completos exigidos por la institucin. Ningn estudiante podr matricularse sin haber presentado los resultados del examen de estado ICFES en Original. Ningn estudiante podr matricular ninguna asignatura sin cumplir prerrequisitos. Un estudiante no podr cursar ms de un programa acadmico en la institucin.
1.2.Objetivos
1.3. Polticas

-Numero de inconsistencias por Formato efectuado. -Capacidad de respuesta por unidad de tiempo empleado para atender un usuario. -Nmero de formatos realizados vs formatos anulados. -Nivel de satisfaccin del cliente interno y externo. Numero de recursos humanos, tcnicos empleados en relacin con el numero de usuarios matriculados. Flexibilidad para atender variaciones en la demanda de usuarios y en la incorporacin y adaptabilidad a la tecnologa. Numero de proceso sistematizados con relacin al desarrollo de procesos manuales. Calidad , pertinencia y nivel de utilidad de las formas impresas involucradas en el proceso.
Las actividades relacionadas a continuacin debern ser realizada por el rea de Registro y Control: a. Recepcin del formulario de matricula (vase anexo B), debidamente diligenciado por el estudiante.
b. Archivar los formularios de matrcula en cada una de las carpetas de los estudiantes. c. Recibir del estudiante la consignacin expedida por el banco y verificar que contenga los siguientes datos: Nombres y apellidos completos del estudiante Nombre del programa a que pertenece Semestre que cursa actualmente Concepto de pago (Inscripcin, Matricula, derechos de grado, Certificaciones, Constancias, Carnet, etc.) d. Remitir a la seccin de cartera, el original y 3 copias del recibo de consignacin. e. Ingresar cada una de las asignaturas que el estudiante matricul de acuerdo con el Plan de estudios, previos visto bueno de la coordinacin acadmica, con el fin de evitar que se cursen asignaturas sin cumplir prerrequisitos. f. Previo pago de los derechos pecuniarios el rea de registro y Control remitir al estudiante a la seccin de inteligencia para efectos de la expedicin del carnet estudiantil. g. Finalmente, el rea de registro y Control deber generar listados de estudiantes matriculados por curso para ser entregados a las coordinaciones acadmicas. h. Entregar reglamento estudiantil. Grficamente se puede observar las actividades para el adelantar el procedimiento de matrcula.
PROCESO DE MATRICULA Diagrama de proceso
Usuario
Entrega de documentos
Revisin de documento
si
Organizar hoja de vida
Inscripcin
Recepcin consignacin
Registro de Matrcula Formato matrcula
Legalizacin matrcula Entrega paquete
Base de datos
PROCESO: Matrcula ACTIVIDADES Procedimiento

1.El aspirante recibe informacin 2Recepcin formulario de inscripcin. 3. Recepcin y revisin de documentos. VINCULACIN 4. Apertura de hoja de vida. 5.Recepcin de consignacin. USUARIOS 6.Diligenciamiento formato de A PROGRAMAS matricula. ACADMICOS 7.Entrada al sistema 6.Legalizacin Matricula (*) 7.Entrega Copia No.1 al estudiante 8.Entrega de paquete educativo al estudiante. 9.Envo de Copia No.2 De original de 10. Envi formato matricula 11. Realizacin de procedimientos contables
UNIDADES RESPONSABLES
INFORMAC IN COORDINACIN ACADMICA REGISTRO Y CONTROL ALMACN CONTABIL IDAD
Salidas de informacin
Informe aspirantes
Relacin de estudiantes vinculados. Informe perfil de entrada.
Registro de matricula Listados por programas
Salidas de inventario
Soportes contables Ingresos
3.1.4. Procedimiento de recepcin de notas Es el procedimiento mediante el cual, se establecen los registros de ingreso de notas a la base de informacin, con el fin de adelantar procesos de vinculacin, publicacin y seguimiento de los estudiantes. Las actividades a realizar son las siguientes: a. Recepcionar las actas de calificaciones expedidas por los docentes que la coordinacin acadmica entrega para su ordenamiento, sistematizacin y archivo, por estudiante, periodo, programa y asignatura. Introducir a la base de datos las notas correspondientes consignadas en las actas de calificaciones parciales y finales entregadas por la coordinacin acadmica, (vase anexo G y H). Entregar a las coordinaciones acadmicas los informes y registros de notas individuales parciales y finales.
b.
c.
3.1.5. Generacin de informes y estadsticas Para efectos de la toma de decisiones de orden administrativo, acadmico, pedaggico y financiero es necesario que el rea de Registro y Control, genere los siguientes informes y listados: Listado de aspirantes por programa Listado de estudiantes matriculados - Por periodo acadmico - Por Asignatura cursada - Por tipo de programa Listado de estudiantes egresados Listado de Retencin, repitencia y mortalidad acadmica. 3.1.6. Procedimiento de expedicin de certificaciones Las actividades a desarrollar para adelantar tal procedimiento son las siguientes:
a. Recepcin y registro de los requerimientos de los estudiantes o dependencia solicitante. b. Registro en el libro de actas de entrega de documentos, sealando nombres y apellidos completos, fecha de solicitud, fecha de entrega y firma de recibido. c. Elaboracin de la constancia y certificacin en original y copia (vase anexo B), expedida por la Coordinacin de Registro y Control. d. Entrega a la Inspeccin de estudios para su firma a fin de obtener su legalizacin. e. Recepcin de la documentacin por parte de la Coordinacin de Registro y Control para la entrega de la original al estudiante y la copia para el archivo en la hoja de vida del estudiante.. f. Consignar en el libro de actas en el espacio destinado para tal fin. La fecha de entrega del documento y la firma de recibido.
Grficamente podemos observar las anteriores actividades mediante el siguiente diagrama de flujo.
PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL ACADMICO
USUARIO Evaluacin de aprendizajes
Registro de datos matricula
Recepcin de notas
RECOPILACIN DE INFORMACIN
Base de datos
REPORTES Y ESTADSTICAS ACADMICOS
PROCESO: Registro y Control Acadmico Procedimiento Actividades

INFORMACIN
COORDINACIN ACADMICA REGISTRO Y CONTROL CONTABILIDAD
1.Recepcin de la solicitud del estudiante. 2.Registro solicitud en libro acta documentacin expedida. 3. Enviar relacin de solicitudes 4.. Recepcin de la consignacin de pago. EXPEDICIN DE 5. Legalizacin contable del CERTIFICADOS Y pago. NOTAS 4. Elaboracin de certificaciones (Original y una copias) 5. Legalizacin de la certificacin. 6.Entrega de certificaciones 7.Solicitar firma de recibido en el libro de actas. 8.Archivar copia con firma de recibido
Registro de solicitudes
Certificaciones y constancias
Soportes contables
PROCESO: Registro y Control Acadmico Procedimiento

Actividades
INFORMACIN COORDINACIN ACADMICA REGISTRO Y CONTROL
1.Recepcin de actas de calificaciones, notas e informacin de retorno 2. Envi de calificaciones para ser sistematizadas. 3. Clasificacin y organizacin de las notas por programa. 4.Entrada de notas al sistema por estudiante. SISTEMATIZACIN 5. Realizar copia de seguridad en Y medio magntico. 6.Elaboracin de reportes individuales REPORTE DE de notas ( dos Copias) NOTAS 7.Archivar copia uno en la carpeta del estudiante. 8.Enviar copia No.2 a La coordinacin acadmica. 9.Legalizacin de notas. 10Publicacin de notas y/o envi de resultados.
Duplicacin de Informes de notas. gestin acadmica
Registros acadmicos individuales
PROCESO: Registro y Control Acadmico Procedimiento Actividades 1. Solicitud de reportes de informacin 2.Recepcin de la solicitud d la coordinacin 3.Registro solicitud en libro acta documentacin expedida. 4 Elaboracin de Estadsticas (Original y una copia) 6. Copia en medio magntico 7.Enviar estadsticas 7.Solicitar firma de recibido en el libro de actas. 8.Recepcin de estadsticas. 8.Archivar copia con firma de recibido
INFORMACIN COORDINACIN ACADMICA REGISTRO Y CONTROL
ENTREGA DE INFORMES Y REPOTES
Informes de gestin Acadmica.
Listados y estadsticas generales y especficos por programa
3.2. PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO Es el proceso mediante el cual se desarrollan un conjunto de actividades de orden cultural, intelectual, acadmico, recreacin y bienestar personal fsico y moral, permitiendo mantener un alto clima de bienestar estudiantil y elevar a la par los niveles de compromiso y pertenencia institucional. ESCUELA DE COMUNICACIONES MILITARES DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO 1. MARCOS DE ACTUACIN
1.1.Normatividad Se considera como referentes de actuacin el PEI, la Ley 30/92, el Estatuto de Bienestar Universitario, La ley 115/94 y los criterios del CNA para valorar las acciones de esta rea. Propiciar la formacin integral de los miembros de la comunidad educativa, a travs de prcticas de formacin y capacitacin que permitan la pertenencia y ambiente alto de clima organizacional.. Los proyectos se desarrollarn atendiendo de la comunidad universitaria El 2% de los Ingresos de la Escuela deber proyectos de Bienestar.. Los proyectos debern incluir a todos comunidad universitaria. Las acciones generadas deben tender organizacional. a la formacin integral ser destinados para los los miembros de la a mejorara el clima
1.1.2.Objetivos
1.1.3.. Polticas
2. INDICADORES DE EVALUACIN DEL PROCESO

Niveles de satisfaccin del cliente interno y externo Numero de proyectos diseados vrs. Proyectos implementados. Capacidad de gestin para optimizar recursos. Capacidad de liderazgo para promover la integracin y el sentido de pertenencia institucional.
Las reas de trabajo de bienestar universitario son las siguientes:

3.2.1. rea psicolgica
Es el rea encargada de desarrollar programas durante el ao escolar que permitan mejorar las condiciones de la relacin entre el hombre como ser social y el mejoramiento de su comportamiento.
3.2.2. rea Biolgica Desarrolla programas durante el ao escolar que permitan mejorar las condiciones de orden biolgicos de los estudiantes de los diferentes programas acadmicos. 3.2.3. rea social Se encarga de desarrollar programas que permitan mejorar las condiciones de orden social de los estudiantes, con el fin de interactuar con los dems miembros de la escuela. 3.2.4. rea Espiritual Se encarga de desarrollar programas que permitan mejorar las condiciones de orden espiritual de los estudiantes de los diferentes programas acadmicos. Los procesos de planeacin, ejecucin y seguimiento para adelantar el desarrollo de las actividades de bienestar son las siguientes: a. Presentacin del proyecto a desarrollar b. Someter los proyectos a estudio y aprobacin por parte del superior inmediato. c. Presentacin del informe final con ndices de gestin, despus de realizado el evento. 3.2.5. Procedimiento de planeacin y desarrollo de proyectos Las actividades que se tendrn en cuenta para adelantar el procedimiento de planeacin y desarrollo de proyectos de bienestar universitario son las siguientes: a. Diseo de plan de trabajo anual que contemple los proyectos a desarrollar en las diversas reas mencionadas anteriormente, conteniendo como mnimo los siguientes aspectos: Preliminares Problemtica
b. c. d.
Objetivos Fase de desarrollo Metodologa Costos y Cronograma de actividades.
e.
Presentacin del proyecto para su aprobacin ante la direccin del Departamento de Educacin Superior. Presentacin del presupuesto de inversin para su aprobacin a la subdireccin de la escuela de Comunicaciones. Difusin de los proyectos aprobados dentro de la comunidad universitaria, mediante reuniones, boletines, publicaciones en cartelera o cualquier otro medio publicitario. Implementacin de los diversos programas del plan de accin.
3.2.6. Procedimiento de evaluacin y seguimiento Las actividades que se tendrn en cuenta para evaluar los programas de bienestar universitario son los siguientes: a. b. Realizacin de las actividades de seguimiento y evaluacin a los programas en proceso. Elaboracin de informes mensuales de gestin para ser entregados al Jefe del Departamento, con el propsito de adelantar ajustes y mejoras. Definicin de posibles convenios y acuerdos para el fortalecimiento, ampliacin de la cobertura y mejoramiento de la calidad de los servicios ofertados. Presentacin del informe anual del impacto de las actividades desarrolladas.
c.
d.
Grficamente se puede observar el procedimiento en el siguiente diagrama de flujo:
PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
USUARIO POTENCIAL
PLANEACIN
NO
Aprobacin
DESARROLLO EVENTO ACAD. SEGUIMIENTO EVALUACIN
Genera INFORME DE GESTION
BASE DE DATOS
3.3. PROCESO DE EDUCACIN CONTINUADA La Extensin Universitaria se considera como una funcin educativa no formal, continua y permanente, que contribuye a la solucin de problemas socioproductivos de la comunidad en general, del contexto empresarial, con un alto sentido de responsabilidad y proyeccin social. 3.3.1. PROCEDIMIENTO GENERAL Existen diferentes formas para el desarrollo de la gestin de educacin continuada, bsicamente las relacionadas con el proceso administrativo de Planeacin, Ejecucin, Evaluacin y Seguimiento. a. Procedimiento de planeacin Realizar un estudio de las necesidades del entorno que sustentan la realizacin del estudio. Establecer un diagnstico con respecto a los programas que ofertan las universidades del entorno. Elaborar los planes de oferta de servicios de acuerdo con los trminos de referencia estipulados por la escuela. (vase Anexo C) Elaborar un plan de actividades incluyendo costos, puntos de equilibrio y programacin acadmica. Someter a aprobacin por parte del comit los proyectos de extensin universitaria. Revisar y ajustar los proyectos en ejecucin a partir de la retroalimentacin del proceso de evaluacin.
b. Procedimientos de ejecucin Difundir y promocionar los diferentes programas de extensin continuada ofertadas por la escuela de Comunicaciones. Programar actividades relacionadas con la induccin a los estudiantes que se vinculan por primera vez.
Vincular los diferentes docentes para el desarrollo de los proyectos educativos de extensin. Desarrollar las actividades acadmicas pertinentes, de acuerdo con la programacin realizada. Programar las sesiones de cierre acadmico como clausuras y otros eventos requeridos para la legalizacin y certificacin de los cursos.
c. Procedimientos de evaluacin Coordinar los eventos de evaluacin diagnstica y formativa de los usuarios de los proyectos de extensin. Realizar los ajustes necesarios para reordenar los procesos de evaluacin de todos los estudiantes y docentes.
PROCESO DE EDUCACIN CONTINUADA
USUARIO POTENCIAL
PLANEACIN
NO
Aprobacin
CERTIFICACIN
DESARROLLO EVENTO ACAD. SEGUIMIENTO EVALUACIN. REGISTRO. Y CONTTOL. Genera INFORME DE GESTIN
BASE DE DATOS
3.4. PROCESO DE EDUCACIN A DISTANCIA Es una unidad acadmica que a travs de la metodologa del autoaprendizaje y la autoformacin permite ofertar diferentes programas y servicios educativos, caracterizndose por la separacin fsica temporal entre tutores y estudiantes. Utiliza diversas metodologas basadas en nuevas tecnologas de informacin. 3.4.1. Procedimiento de inscripcin Es el proceso mediante el cual el estudiante cancela los derechos pecuniarios correspondientes y enva va fax los recibos de pago al rea de Registro y Control para los efectos de inscripcin, quienes se encargarn de los procedimientos pertinentes. Los dems pasos del proceso de inscripcin sern iguales a los relacionados en el numeral 1.3. del presente manual. 3.4.2. Procedimiento de matricula El proceso de matricula es similar al indicado en el numeral 1.4. del presente manual, incluyendo adems los siguientes pasos: Remisin paquete educativo con los siguientes documentos Mdulos en medio escrito Mdulos en medio magntico Mdulos en CD Guas de apoyo tcnico Evaluaciones de cada una de las asignaturas Programacin acadmica incluyendo los diferentes eventos acadmicos y el cronograma de actividades Material de apoyo didctico pertinente Material del mdulo introductorio y
Copia del formulario de matrcula.
b. Registrar en el libro de correspondencia enviada el nmero de la gua de envo y registro de salida de almacn. 3.4.3. Procedimiento de induccin nivel introductorio Es el evento educativo mediante el cual los estudiantes reciben la informacin sobre el proceso y la metodologa de enseanza aprendizaje, que se debe llevar a cabo, para adelantar su formacin en educacin a distancia. Este proceso se debe realizar de la siguiente manera: Desarrollar eventos de induccin por asignatura. Programar tutoras para el desarrollo de talleres prcticos. Implementar el proceso de retroalimentacin, en el cual se exprese la aplicacin y transferencia de los conceptos de la educacin a distancia.
3.4.4. Procedimiento de tutora La tutora se considera como un espacio que garantiza situaciones de autoaprendizaje, en los cuales los estudiantes participan responsablemente ante los procesos de aprender a aprender, donde estos son capaces de auto dirigirse, utilizando los recursos que le plantee la institucin y el entorno. La tutora contempla de las siguientes disposiciones: a. Programar las fechas de atencin al estudiante por el medio seleccionado. b. Disponer de los recursos existentes en forma ptima. 3.4.4.1. Etapas de la tutora Para la realizacin de una tutora el docente deber considerar las siguientes actividades para cumplir con las siguientes etapas:
a. Etapa de induccin: En esta etapa el tutor motiva y sensibiliza al estudiante acerca de la importancia de la apropiacin de los conocimientos. El tutor apoya el proceso de diagnstico de las necesidades del proceso de aprendizaje individual como grupal. El tutor establece los niveles de conocimiento previos que el estudiante posee sobre un tema. El tutor establece los criterios de orden administrativo y acadmico que sustenta el proceso de aprendizaje del estudiante.
b. Etapa de apoyo: El tutor realiza actividades de formacin y capacitacin que faciliten autodiagnsticos de las necesidades de aprendizaje, la auto direccin para apropiar y transferir conocimiento. El tutor identifica el potencial de autoaprendizaje del usuario. El tutor induce a los estudiantes a procesos de reflexin y accin organizada para aplicar el conocimiento. El tutor orienta y asesora el proceso de autoaprendizaje en relacin con los contenidos y la metodologa propia del rea estudiada. El tutor evala en forma efectiva y sistemtica el rol del usuario como responsable del proceso de aprendizaje. El tutor promueve y anima los procesos de interaccin y participacin acadmica y social. El tutor apoya y orienta el desarrollo de pensamiento autnomo, critico y creativo de los usuarios. El tutor define y aplica los procedimientos eficaces para el desarrollo de los usuarios.
c. Etapa de Retroalimentacin Es un proceso en el cual el tutor responsable del rea objeto de estudio, expresa los niveles de rendimiento de los estudiantes en trminos cuantitativos y cualitativos en relacin con el dominio con unos objetivos de aprendizaje, asimismo, aprecia el grado de aprovechamiento de los
estudiantes en el desarrollo de la apropiacin, aplicacin y transferencia de conocimientos y potencializacin de competencias. Las actividades que deben ser realizadas por el tutor son las siguientes. Establecer las causas y los factores que intervienen en el xito o fracaso de los resultados del estudiante. Examinar y evaluar los niveles de acierto o fracaso de los productos, procesos y aprendizajes que el estudiante refleja en sus evaluaciones.
3.4.4.2. Tipos de tutora Se pueden ejercer diferentes formas de tutora, dependiendo de los medios que se tengan a disposicin, por ejemplo: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Tutora presencial Epistolar Telefnica Audioconferencia Virtual Videos interactivos Simulaciones Realidad virtual Teleconferencia Pginas de consulta interactiva
El tutor responsable se encargar de diligenciar el formato de seguimiento acadmico, (vase anexo E), el cual una vez diligenciado deber reposar en la carpeta del estudiante. 3.4.4.3. Procedimiento de seguimiento Es el acto acadmico mediante el cual el tutor realizar un seguimiento a la evolucin de los procesos de autoaprendizaje (Vase anexo E).
Posteriormente el tutor, realizara el acto administrativo, el cual consiste en revisar el control de envo de trabajos en los plazos estipulados, atendiendo a las fechas programadas para tal fin. Adems el tutor deber hacer las siguientes acciones: Revisar los documentos de las carpetas de los estudiantes activos Definir el estado acadmico y administrativo de los estudiantes en el proceso de educacin a distancia. Contactar a los estudiantes para reportar novedades acadmicas y administrativas. Consignar informacin en el formato de seguimiento.
3.4.4.4. Procedimiento de evaluacin Las actividades son las siguientes: La seccin de archivo y correspondencia recibir cada uno de los trabajos remitidos por el estudiante, los cuales debern ser radicados en un libro y entregados al tutor responsable de la asignatura. b. El tutor diligenciar la informacin de retorno (vase anexo D), en original y copia atendiendo a la evolucin de los productos procesos y aprendizajes. c. Registra en el programa de Registro y Control la notas respectiva. d. Archivar la copia de la informacin de retorno en cada una de las carpetas de los estudiantes. a.
PROCEDIMIENTOS ACADMICOS ADMINISTRACIN DE EDUCACIN A DISTANCIA.
ESTUDIANTE
MATRICULA
INDUCCIN
DESARROLLO TUTORIAS SEGUIMIENTO EVALUACIN
RETROALIMENTACIN
NO
ENVI DE CORRESPONDE NCIA
APRUEBA
SI
REGISTRO Y CONTROL
BASE DE DATOS
REGISTRO INDIVIDUAL
CAPITULO IV. PROCESO DE COORDINACIN Y DIRECCIN ACADMICA 4.1. DEFINICIN Son las actividades de gestin acadmica que permiten la integracin entre los estudiantes de los diversos programas y la institucin, a fin de garantizar la prestacin de servicios acadmicos de alta calidad.
PROCESO COORDINACIN ACADMICA NORMATIVIDAD

Se considera como referente de actuacin las Leyes 30 de 1992 y ley 115 de 1994, normas internas sealadas en el Reglamento estudiantil PEI, estatuto Docente y criterios Propuestas por el CNA para evaluacin de programas, Decreto 2566 de 2003, Ministerio de Educacin. Los proyectos acadmicos se plantearan de acuerdo con lineamientos Sealados en el proyecto Educativo institucional. Solo se aprobaran gastos de proyectos que se encuentren presupuestados y aprobados por la Direccin de la Escuela y el programa.
OBJETIVO POLTICAS
INDICADORES DE GESTIN
Capacidad de gestin para optimizar recursos Capacidad de liderazgo para promover el trabajo en equipo y fortalecer el sentido de pertenencia institucional. Nivel de satisfaccin del cliente interno y externo. Proyecto diseados vs proyectos implementados con xito. Disposicin para innovar y proyectar procesos de orden acadmico, pedaggico e investigativo. Establecimiento de estrategias implementada para la disminucin de los niveles de mortalidad y repitencia acadmica. Implementacin de estrategias para incrementar los niveles de retencin y ampliacin de cobertura de poblacin estudiantil.
4.2. PROCEDIMIENTO DE PLANEACIN Y GESTIN ACADMICA Los procesos de planeacin en gestin acadmica que adelantar la funcin de Coordinacin Acadmica considera las siguientes actividades: a) Definicin e implementacin de un plan acadmico de trabajo anual que considere como mnimo aspectos relacionados con antecedentes, problemtica, justificacin, objetivos, etapas de desarrollo, definicin de proyectos estratgicos, cronograma, metodologa e indicadores de gestin, acadmicas y administrativas. b) Entrega del plan de trabajo a la direccin del programa para su aprobacin. Envi de plan de inversin a la subdireccin para su aprobacin. Implementacin de los proyectos de un orden estratgico con sus respectivos eventos acadmicos, atendiendo a la programacin acadmica. Diseo e implementacin de una evaluacin trimestral institucional y de aprendizajes a los diversos eventos. Elaboracin de un estudio de impacto semestral por parte de coordinacin acadmica para adelantar los ajustes a los eventos programados.
c) d)
e)
f)
4.3 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIN DE DOCENTES Para adelantar el procedimiento de evaluacin del personal docente, la coordinacin acadmica, realizar las siguientes actividades: a) Elaboracin de un proyecto de accin de evaluacin docente semestral. b) Aplicacin de instrumentos (Vase anexo F) para la realizacin de dos (2) evaluaciones de los docentes por parte de los estudiantes. c) Implementacin del proceso de autoevaluacin para docentes.
d) Tabulacin y anlisis de la informacin para la realizacin de un informe

diagnostico del personal docente de la Escuela.
e) Socializacin de los resultados de evaluacin a personal docente. f) Realizacin de un plan de mejoramiento semestral y desarrollo docente para
ser aprobados por la Direccin de programa respectivo. 4.4. PROCEDIMIENTO DE HOMOLOGACIN Las actividades requeridas para adelantar el proceso de homologacin parte de la coordinacin acadmica son las siguientes: a) por
Recepcin de solicitudes de homologacin por va telefnica y/o epistolar e inclusin en la base de datos. Verificacin de que el aspirante a ingresar al programa presente en su orden los siguientes documentos atendiendo su calidad, veracidad y autenticidad, a saber as: Fotocopia autenticada y ampliada de la cdula de ciudadana. Fotocopia del diploma de Bachiller. Certificados originales de calificaciones de los cursos realizados, expedidos por la institucin debidamente reconocida. Presentacin de planes analticos de los cursos realizados, expedidos por la Institucin Universitaria debidamente reconocida.
b)
c)
Realizar la apertura de la hoja de vida del aspirante, con los documentos, sealados en el literal b. Realizacin del estudio de homologacin considerando la correspondencia y equivalencia entre el plan de asignaturas vigente y las asignaturas y/o cursos presentados por el aspirante, considerando factores como: Considerar para homologar asignaturas con notas superiores o iguales a tres punto cinco (3.5) Relacin, consistencia y equivalencia de los objetivos y los contenidos de los programas y el de los cursos presentados.
d)
Comparacin entre la intensidad horaria prevista por la institucin y la presentada por el aspirante.
e) f)
Elaboracin de Acta de homologacin en original copia (vase anexo G). Para el caso de homologaciones de personal de la Escuela, adems, de realizar las actividades sealadas en los literales anteriores, se debe recolectar y sistematizar la informacin existente del aspirante de cursos realizados en la institucin, para efectos de realizacin del acta de homologacin. Envo a la coordinacin de registro y control para su archivo de la copia del acta de homologacin en la carpeta y entrega del original al aspirante.
g)
PROCESO COORDINACIN ACADMICA
USUARIO
PLANEACIN ACADMICA
DESARROLLO DE EVENTOS ACADMICOS
EVALUACIN INSTITUCIONAL
EVALUACIN DE APRENDIZAJES
Base de datos
Estrategias
PROCESO: Coordinacin Acadmica Procedimiento Actividades

1.Entrega de estadsticas. 2.Diseo de planes de desarrollo acadmico - pedaggica. 3. Presentacin para su aprobacin a la jefatura de la dependencia. PLANEACIN Y 4.Aprobacin del plan de GESTIN inversin. ACADMICA 5. Socializacin con el personal docente. 4.Implementacin del plan de desarrollo acadmico. 5. Seguimiento al plan. 6. Desarrolle de ajustes al plan 7. Sistematizacin y evaluacin de resultados acadmicos. 8.Anlisis del impacto 9.. Presentacin del informe final 10 Envo copia Facultad. 10. Archivo del informe.
REGISTRO Y CONTROL COORDINACIN ACADMICA DIRECCIN DE PROGRAMAS
Registro Acadmicos individuales.
Planes de desarrollo acadmico Evaluacin de impacto.
Diagnostico para adelantar procesos de acreditacin.
PROCESO: Coordinacin Acadmica
CUERPO DOCENTE COORDINACIN ACADMICA DIRECCIN DE PROGRA.
Procedimiento
Actividades 1. Elaboracin de un proyecto. 2. Ajuste de instrumentos. 3. Aprobacin jefatura de la dependencia. 4. Realizacin de evaluacin. 5. Realizacin de la autoevaluacin. 6. Anlisis de la informacin 7. Reunin con los docentes para exponer resultados. 8. Elaboracin de informe. 9. Presentacin de propuesta de contratacin 10. Elaboracin de propuesta de capacitacin y desarrollo docente. 11. Aprobacin de la propuesta de contratacin y desarrollo docente. contratacin y 12. Adelantar vinculacin 13. Archivar documentacin
EVALUACIN DE DOCENTES
Autoevaluacin docentes
Informe de evaluacin docente Plan de mejoramiento docente
Contratos de vinculacin.

Procedimiento
ESTUDIANTE
COORD. ACADMICA
Actividades
1. 2. 3. 4. Elaboracin de programacin acadmica. Entrega de material y programacin a estudiantes. Asignacin de Director. Entrega de trabajos de grado con dos copias. Asignacin de Jurados de grado. Recepcin de trabajos de grado. Realizacin de Ajustes metodolgicos y tcnicos. Recepcin de trabajos ajustados Sustentacin del trabajo
FACULTAD
REGISTRO Y CONTROL
TRABAJOS DE GRADO
5. 6. 7. 8. 9.
10. Recepcin de documentos para trmites 11. Elaboracin de trmites 12. Programacin grados 13. Ingreso al sistema 14. Archiva carpeta egresados
Salidas de informacin Trabajos de grado Programacin acadmica Contratacin de Jurados y directores Base de egresados

PROCESO: Coordinacin Acadmica ACTIVIDADES INFORMACIN
REG. Y CONTROL COORDINACIN ACADEMICA CONTABILIDAD
HOMOLOGACIN
a. Contacto con el usuario potencial para establecer requisitos. b. Recepcin pago homologacin. c. Legalizacin contable. d. Recepcin de Documentos e. Verificacin estado documento. f. Apertura carpeta
g. Realizacin estudio h. Entrega acta i. Archivo copia Entrega al aspirante
CAPITULO V. PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 5.1. Procedimiento de Archivo Es el proceso que permite la conservacin, custodia y manejo de los documentos institucionales de orden acadmico y administrativo que dan origen a la historia y recopilan acontecimientos, actos y eventos administrativos actuales del Departamento de Educacin Superior. Estos documentos, en su generalidad pueden ser de acciones Acadmicos o Administrativas, por lo cual es necesario dar cumplimiento al tramite necesario en cada una de las reas correspondientes. Para efectos de organizacin fsica en el Departamento de Educacin Superior, se encuentran ubicados dos tipos de archivo: 1. Archivo de Gestin, en el que se conservan y custodian documentos en medio fsico y/o magntico correspondientes a los siguiente flderes: No. 01 Documentacin de llegada No. 02 Documentacin de salida No. 03 Documentacin ICFES No. 04 Radiogramas llegados y salidos No. 05 Actas de Consejo Acadmico No, 06 Actas Varias No. 07 Convenios No. 08 Decretos Normas y Reglamentos No. 09 lbum histrico de Educacin Superior No.10 Extensin Universitaria No. 11 Directivas y planes No. 12 Colegio Militar Coronel Rondn No. 13 Colegio Academia Militar Santander
1.
Archivo General, en el que se conservan y custodian documentos en medio fsico y/o magntico correspondientes a los siguiente flderes: Hojas de vida estudiantes
2. 3.
Hojas de vida de docentes Actas de calificaciones Actas de homologaciones Estudiantes Inactivos Estudiantes Inscritos Asistencia Postgrados Evaluacin de docentes Informacin de cursos y diplomados Trabajos de Grado Otros
Archivo semiactivo en el cual se conservan documentos de orden administrativo, legal fiscal contable y tcnico. Archivo histrico, en el cual se conservan documentos del tipo sealado anteriormente, del perodo inmediatamente anterior, adicionalmente se conservan documentos de orden cultural, histrico y cientfico.
ESCUELA DE COMUNICACIONES MILITARES DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR PROCESO ARCHIVO 1. MARCOS DE ACTUACIN
1.1.Normatividad Se considera como referentes de actuacin El Reglamento de Correspondencia y Archivo y la Ley General de Normas y disposiciones del Archivo General de la Nacin. Conservar en buen estado y orden los diferentes documentos de carcter acadmico y administrativo. La documentacin deber ser archivada de acuerdo con las especificaciones tcnicas de acuerdo con las normas mnimas de archivo. Ningn documento deber ser duplicado o extrado sin la autorizacin de la Jefatura de Educacin Superior. No deber reposar ningn documento por fuera del rea de Educacin Superior sin la debida autorizacin. Ningn documento ser perforado, rayado, fraccionado o cualquier otra dao que altere su contenido o legibilidad. Los documentos se conservaran de acuerdo con el tipo de archivo y/o lugar fsico destinado para ello.. Los registros de notas y los originales de actas, acuerdos, resoluciones debern mantenerse y conservarse por tiempo ilimitado.
1.1.2.Objetivos
1.1.3. Polticas

Capacidad de proveer informacin oportuna, rpida y veraz para apoyar procesos de decisin. Capacidad tcnica para manejo y procesamiento de informacin.
En este sentido, el procedimiento general de archivo es el siguiente:
PROCESO DE ARCHIVO
LLEGA DOCUMENTO
CLASIFICA DOCUMENTO
Archivo o
RADICA DOCUMENTO
ENTREGA DOCUMENTO
Base de datos
APRUEBA
CONTESTA DOCUMENTO
ENTREGA DOCUMENTO
PROCESO: Archivo Procedimiento
Actividades
Secretaria Dpto. Edusup Dependencias O persona ARCHIVO inactivo
1. Recepcin documento 2. Radicacin de documentos. 3. Entrega a destinatario 4. Seguimiento a documento.
CORRES
respuesta 5. Recepcin documento entregado al
6. Radicacin del documento de salida. 7. Archivo temporal de documento original recibido para contestar, con copia de la respuesta.
8.Archivo Final de original para

responder y respuesta.
Asentar en libro de radicacin
Elaboracin de documentos de gestin
Oficio de envo de documentos
En este sentido, el procedimiento general de archivo es el siguiente: 1. La recepcin de los documentos de diferentes tipos que entran al Departamento de Educacin Superior, debern ser registrados en el libro de correspondencia y ser firmada la copia de recibido por parte de la Secretaria del departamento. 2. La Secretaria, deber entregar el documento a la persona y/o dependencia indicada o responsable de dar respuesta al mismo, en tal sentido ste firmar en el libro de Correspondencia Entregada en la columna correspondiente. 3. La Secretaria, deber hacer el seguimiento respectivo de la respuesta del documento e informar a la jefatura sobre los documentos pendientes. 4. La secretaria deber radicar la respuesta del documento 5. La secretaria archivar por un ao en su debido lugar el original recibido, con su respectiva copia de la respuesta. 6. Al final del siguiente ao deber relacionar una a una de las carpetas y dems archivo, para remitirlo al Archivo final.
GLOSARIO TCNICO Aprendizajes: Se considera como construcciones de conocimiento que el estudiante elabora , en virtud de la comparacin entre la prctica, los saberes previos y los adquiridos; en este sentido, se medir a travs de la apropiacin, aplicacin e integracin de conceptos. Pginas de consulta Interactiva: Son las pginas de sistemas que combinan sonido, imagen y video para explicar un tema. Procesos: Son las diferentes actividades secuenciales que el estudiante ha tenido en cuenta para realizar una tarea, tal aspecto se medir a partir de la claridad para seguir instrucciones , manejo del tiempo, as como habilidades y conocimientos mostrados para alcanzar metas a travs de la utilizacin y optimizacin de recursos. Productos: Es el material escrito y las evidencias fsicas solicitadas en las guas de apoyo tcnico que el estudiante debe enviar para dar cumplimiento de su procesos de autoaprendizaje; para tal efecto se valora la consistencia, coherencia, presentacin y manejo de la informacin. Simulacin y realidad Virtual: Son programas de computador, que permiten navegar e interactuar con el modelo de simulacin. Teleconferencia: Es la transmisin televisiva con comunicacin telefnica en forma simultnea. Tutora: Es el proceso mediante el cual el tutor acompaa a la realizacin del autoaprendizaje. Tutora por Audioconferencia: Los aspectos logsticos de esta tutora son muy importantes, y por tanto, se debe tener mnimo un telfono araa (emisor) y un telfono sencillo con altavoz el receptor. Es necesario tener un tema en comn y se pueden colgar varios puntos en diferentes sitios del pas, se sugiere remitir material previo para su estudio y anlisis.
Tutora Epistolar: Es aquella que se hace a travs de carta o por escrito, indicando los niveles de desarrollo del estudiante. Tutora presencial: Es la tutora con presencia fsica del tutor y el estudiante y se caracteriza por la solucin inmediata de las dudas del estudiante. Tutora Telefnica: Se hace va telefnica o celular, en la cual el tutor puede conocer al estudiante mediante la forma como construya sus preguntas e indicaciones. Tutora Virtual: Se hace a travs de la utilizacin de medios sofisticado, asistidos por un computador en red para intervenciones con varios puntos en forma simultnea con imgenes y tiempos reales. Video interactivo: Modelos de asignaturas o temticas que sirven para navegar a travs de medios electrnicos.
ANEXO A
FORMULARIO DE INSCRIPCION HOJA DE VIDA
FOTO
1. DATOS PERSONALES 1.1. Apellidos y Nombres____________________________________ 1.2. Rango ________________________________ 1.2. Documento de Identidad No._________1.2.1 Libreta Militar No. ____ 1.2.2. Distrito Militar No._________________________________________ 1.3. Lugar de nacimiento ___________________ Fecha 1.4. Direccin Residencia_______________________________________ 1.4.1. Telfono_________________1.4.1.1. Ciudad ___________
2. DATOS FAMILIARES 2.1. Nombre del padre_________________________________________ 2.1.1 Direccin __________________________2.1.1.1 Telfono _______ 2.2. Nombre de la madre______________________________________ 2.2.1. Direccin ___________________________2.2.1.1. Telfono ______ 2.3. Nombre del esposo_______________________________________ 2.3.1. Direccin ___________________________2.3.1.1. Telfono ______
3. DATOS ACADEMICOS 3.1. Estudios secundarios_____________________________________ 3.1.1 Institucin_______________________________________________ 3.1.2. Titulo __________________________________________________ 3.1.3. Lugar _______________________3.1.3.1. Fecha 3.2. Estudios universitarios____________________________________ 3.2.1.Institucin______________________________________________ 3.2.2. Titulo obtenido_________________________________________ 3.2.3. Lugar________________________________________________ 3.2.3.1. Fecha _____________________ 3.3. Otros Estudios 3.3.1. Institucin_______________________________________________ 3.3.2. Titulo obtenido ___________________________________________ 3.3.3. Lugar________________________________________________ 3.3.3.1. Fecha ____________________
5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5.
ESTADO DE LA DOCUMENTACIN Fotocopia Diploma Bachiller Original Examen de Estado Fotocopia documento de Identidad Fotocopia Libreta Militar Dos fotos tamao 3x4
6. 7.
FECHA DE INGRESO ULTIMA FECHA DE MATRICULA
8. 9.
FECHA DE INGRESO ULTIMA FECHA DE MATRICULA
ANEXO B FORMULARIO DE MATRICULA

CENTRO DE EDUCACIN MILITAR ESCUELA DE COMUNICACIONES INSTITUCIN UNIVERSITARIA REGISTRO ICFES 2903 Resolucin Mineducacin 1777
MATRICULA No. _____________ 1. INFORMACIN DEL ESTUDIANTE
APELLIDOS:___________________________ NOMBRES:____________________________ RANGO:______________________________ UNIDAD:______________________________ C.M. _________________ CDULA No.________________ DE _______________________ DIRECCIN CORRESPONDENCIA:________________________________________________ TELEFONO CORRESPONDENCIA:_________________________________________________
2. REGISTRO DE ASIGNATURAS PROGRAMA DE PROFESIONAL EN TELECOMUNICACIONES TECNOLOGA EN ELECTRNICA Y TELECOMUNICACIONES
OTRO ______
CODIGO
ASIGNATUA
PERIODO
3. COSTOS
CONCEPTO INSCRIPCIN MATRICULA PORTE/CORREO MDULOS/GUAS HOMOLOGACION TOTAL 512.000 VALOR 50.000 250.000 12.000 200.000 CONCEPTO CERT/CONST CARNET DER. GRADO MATERIAL OTROS TOTAL VALOR
ANEXO C
TRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESENTACIN DE PROYECTOS DE EXTENSIN UNIVERSITARIA 1. OBJETO Y DISPOSICIONES LEGALES
1.1. Objeto:
La Escuela de Comunicaciones creada con resolucin ICFES 2903 y resolucin Mineducacin No. 1777, y en su deseo de proyectar la Extensin Universitaria como medio de comunicacin entre la Institucin y el entrono regional, ha previsto la necesidad de estructurar los trminos de referencia encaminados a ofertar los servicios educativos con base en formacin permanente y continuada.
1.2. Recursos financieros Todo programa de extensin universitaria ser preferentemente autofinanciable. En todos los casos el presupuesto proyectado para cada evento acadmico ser analizado y aprobado por el Consejo Acadmico. 1.2. Disposiciones legales Las propuestas de extensin Universitaria se estudiarn de acuerdo con los parmetros sealados en el estatuto de extensin segn el acuerdo 007 de 2003. 2. PRESENTACIN DE PROPUESTAS
Sern entregadas en el sitio y hora sealadas, en medio magntico y con el nombre de Convocatoria pblica para el desarrollo de proyectos de Extensin Universitaria 2.1. Entrega de la propuestas
Debern ser remitidas a la Coordinacin de Extensin Universitaria hasta las 15:00 horas del da del cierre de la convocatoria, los documentos se recibirn en la Escuela de Comunicaciones.
2.2. Obligatoriedad de la propuestas
Las propuestas debern referirse y sujetarse a todos y cada uno de los contenidos en los trminos de referencia. 2.3. Clarificaciones adicionales 3. TRMINOS DE PROPUESTAS REFERENCIA PARA LA PRESENTACIN DE
3.1. introduccin Debe hacer referencia a la situacin que suscita la realizacin del curso, diplomado o evento de formacin o capacitacin. 3.2. presentacin institucional Hace referencia a la naturaleza de la organizacin que desea participar en el proceso de capacitacin y por lo tanto debern dar a conocer quin es su institucin y como est conformada y organizada. Los interesados dirigirn una carta a la Coordinacin de Extensin Universitaria y presentarn sus propuestas en original y dos copias acompaadas de medio magntico, indicando su misin, visin y experiencia en el sector. Igualmente, presentarn el nombre del representante legal y el domicilio principal de la institucin. Para personas naturales, se requiere la presentacin de experiencias en el rea del conocimiento que se desea participar, indicando su idoneidad profesional en el tema: 3.3. Justificacin En este espacio se deben indicar las razones y motivos por los cuales se ofrece el proyecto de Extensin, se deben explicar los motivos de orden social y presentar una justificacin del evento acadmico.
3.4. Objetivos Son las acciones que se pretenden realizar al desarrollar el evento acadmico. 3.5. Marcos de referencia
Corresponde a los fundamentos de orden legal, conceptual, normativo, social, cultural, poltico, tcnicos que enmarcan a los programas a desarrollar. 3.6. Estructura temtica En la estructura temtica se deben relacionar los contenidos que se piensan desarrollar durante el evento acadmico. 3.7. Poblacin a quin va dirigido el programa Se debe indicar la poblacin que se beneficiar del programa a realizar, es necesario hacer una cuantificacin porcentual de acuerdo con la poblacin total que pudiere ser beneficiada del programa. 3.8 Metodologa Se debe indicar la metodologa que se va a utilizar durante el desarrollo del evento acadmico, adems, indicar la intensidad horaria y el cronograma de actividades. 3.9. Sistema de evaluacin Se deben realizar las evaluaciones pertinentes con respecto a los estudiantes, docentes y capacidad institucional. 3.10. Cronograma de actividades Es necesario presentar un ordenamiento secuencial de las actividades a desarrollar durante el evento acadmico.
3.11. Estado de Costos Es conveniente presentar una estimacin de ingresos y egresos del proyecto, con la especificacin de los rubros que componen el presupuesto del evento. 4. CRITERIOS DE EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS
4.1.1 Componente Acadmico Este componente, constituye el 60% de la valoracin de la propuesta y se debe considerar cuatro aspectos fundamentales tale como: 4.1.1. Contenido
Se debe identificar lo siguiente: 3.1. Identificacin del oferente: Se debe medir su capacidad acadmica pedaggica relacionada con el proyecto y el desarrollo de actividades de los docentes. Marco de referencia: Se debe evaluar la pertinencia de las temticas desde diferentes puntos de vista, teniendo en cuenta las necesidades a la problemtica social, econmica y cultural. Objetivos: Se debe evaluar lo que pretende alcanzar y verificar la coherencia entre los objetivos y la proyeccin de actividades. Poblacin objeto: Se analiza la cuantificacin y coherencia del programa.
3.2.
3.3. 3.4.
4.1.2. Metodologa Se evaluar la forma de metodolgica que emplearn para desarrollar el evento acadmico, se verificar la calidad de ayudas didcticas empleadas para el desarrollo del proyecto. 4.1.3. Cronograma de actividades Se debe analizar la coherencia entre lo planeado y las actividades realizadas con respecto al tiempo utilizado.
4.2. COMPONENTE FINANCIERO Ser evaluado el valor de los costos del proyecto, por un comit que se designe para tal fin y corresponde el 40% del puntaje total. 5. PONDERACIN DE LAS VARIABLES
El total del puntaje corresponde a 100 puntos, bajo los siguientes porcentajes: COMPONENTE A EVALUAR
Contenido
VARIABLE A EVALUAR
1. identificacin del oferente 2. Marco de referencia 3. Objetivos 4.Poblacin Objetivo
PONDERACIN % 10 10 10 10 10 10 40
Metodologa Cronograma actividades Costos del proyecto
1. Aspectos de forma de 1. Cumplimiento 2. Coherencia
ANEXO D Departamento de Educacin Superior INFORMACIN DE RETORNO Apellidos y Nombre ________________________________________ Asignatura ___________________________ Perodo ____________ Fecha de matricula: D____ M _____ A ______ Fecha de Recepcin: D____ M _____ A ______ Fecha de envo : D____ M _____ A ______ CALIFICACIN Numero:_______ Letras _______________________ I. LOGROS Productos
Procesos
Aprendizajes
II. ASPECTOS A MEJORAR Productos
Procesos
Aprendizajes
Recomendaciones:
Nombre y Firma Tutor:______________________________________
ANEXO E CENTRO DE EDUCACIN MILITAR
ESCUELA DE COMUNICACIONES REG. ICFES No. 2903 Resolucin No. 1777
EL INSPECTOR DE ESTUDIOS DE LA ESCUELA DE COMUNICACIONES
HACE CONSTAR:
Que el seor________________________________, identificado con Cdula de Ciudadana No. ______________de ______________, se encuentra matriculado en el __________semestre del Programa de TECNOLOGA EN ELECTRNICA Y COMUNICACIONES en la Jornada Nocturna, dicho programa est registrado con el Cdigo ICFES 290326213842526913400 y Resolucin Mineducacin 1777. El horario de clases para este programa es de Lunes a Viernes de 6:00 a 10:00 P.M. y los sbados de 7:00 a 12:00. El perodo acadmico inicio el da ________________y finaliza el ____________.
Esta constancia se expide a solicitud del interesado. Dada en Facatativ, a los ___das del mes de ________ de 2004.
Mayor EWDVEN TORO BERMUDEZ Inspector de estudios
ANEXO F EVALUACIN DOCENTES

PROGRAMA: ASIGNATURA: NOMBRE DEL DOCENTE: ITEM 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2. 2.1 2.2 2.3 ESTRATEGIAS PEDAGGICAS Las explicaciones en clase son coherentes, profundizan los contenidos temticos y facilitan la comprensin de los temas Demuestra habilidad para expresar las ideas, conducir el dilogo y abrir discusin sobre temas vistos Asesora, orienta, conduce y retroalimenta al estudiante hacia la adquisicin de nuevos conocimientos Utiliza ayudas tecnolgicas, disea material escrito y recomienda lecturas de tal manera que desarrolla el espritu investigativo en el estudiante La teora que imparte es suficiente soporte para la realizacin de ejercicios prcticos Utiliza dinmicas y estratgas no rutinarias en el proceso enseanza - aprendizaje CALIDAD EN EL TRABAJO Presenta el programa general y el cronograma de actividades a realizar en el perodo acadmico respectivo Presenta el sistema de evaluacin antes de su aplicacin y contempla opciones novedosas y de accin participativa Da a conocer la agenda de trabajo para cada clase y cumple con el objetivo previamente trazado en el desarrollo de la misma CRITERIOS DE VALORACIN ESCALA DE VALORACIN E B R M D
2.4 2.5 3. 3.1 3.2 3.3
Propicia permanentemente el desarrollo pleno de la personalidad para la produccin social y la formacin integral Desarrolla la prctica en forma reflexiva y creadora CREATIVIDAD E INICIATIVA Genera conciencia crtica entre los estudiantes Ayuda a obtener el equilibrio entre el conocimiento, la prctica y la creatividad del estudiante Integra la docencia con la investigacin y la proyeccin social, como fortaleza para elevar la calidad del conocimiento MANEJO DE GRUPO Y LIDERAZGO Es un buen lder y propicia el dilogo con los estudiantes Asume desde la accin pedaggica la formacin integral del estudiante para que pueda transformar positivamente el entorno en el que vive Propicia permanentemente el respeto y el reconocimiento a la dignidad humana La metodologa desarrollada en clase propicia el trabajo en equipos humanos. Incorpora la accin formativa con el uso de tecnologas de la comunicacin y de la informacin Respeta los conceptos de los estudiantes y motiva permanentemente la clase ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD Cumple con las actividades acadmicas propuestas Cumple con el horario establecido por la institucin en el desarrollo de las clases Maneja correctamente el tiempo durante el desarrollo de cada uno de los temas que imparte B R M
4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5. 5.1 5.2 5.3 E
OBSERVACIONES
CENTRO DE EDUCACIN MILITAR
ESCUELA DE COMUNICACIONES
REG. ICFES No. 2903 Resolucin No. 1777
ANEXO G ACTA DE CALIFICACIONES
Datos Generales Asignatura: _____________________________ Perodo ___________ Docente: _________________________________________________ Programa:_______________________________ Fecha ____________
Tipo de operacin Parcial primero ___ Examen de suficiencia ___ Adicin ___ Segundo ___ habilitacin ___ Examen Final ___ Supletorio ___
CODIGO
APELLIDOS Y NOMBRES
NOTA Nmeros Letras
OBSERVACIONES: _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ ______
Firma y nombre docente
Registro y Control
CENTRO DE EDUCACIN MILITAR
ESCUELA DE COMUNICACIONES
REG. ICFES No. 2903 Resolucin No. 1777
ANEXO H ACTA DE CALIFICACIONES (acumuladas)
Datos Generales Asignatura: _____________________________ Perodo ___________ Docente: _________________________________________________ Programa:_______________________________ Fecha ____________
Cdigo
1P
2P
3P
Examen Final
Nota definitiva
En letras
OBSERVACIONES: _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ ______
Firma y nombre docente
Registro y Control
2.5. COORDINADOR ACADMICO
IDENTIFICACIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO : Coordinador Acadmico de Pregrados
CARGO JEFE INMEDIATO DEPENDENCIA
: :
Director de Pregrados Inspeccin de Estudios
OBJETIVO GENERAL DEL CARGO Coordinar los procesos de orden acadmico, administrativo y pedaggico que permitan la formacin integral de los estudiantes vinculados a los programas de pregrado que oferta la Escuela de Comunicaciones.
FUNCIONES DE ORDEN ACADMICO 1. Orientar los procesos acadmicos de los programas de pregrado para el fortalecimiento de las prcticas de Enseanza-aprendizaje.
2. Definir sistemas de seguimiento a los materiales didcticos, instrumentales, proceso de Enseanza-aprendizaje y seguimiento a estudiantes. 3. Implementar procesos de investigacin y evaluacin de los programas acadmicos para determinar estrategias que permitan el mejoramiento acadmico de los mismos. 4. Elaborar la programacin y carga acadmica segn los requerimientos del programa. 5. Disear y elaborar guas de apoyo didctico o documentos tcnicos que permitan la induccin, capacitacin y desarrollo docente.
6. Establecer mecanismos de comunicacin entre los estudiantes y la Directiva de la Escuela de Comunicaciones. 7. Adelantar los trmites necesarios para el desarrollo de los procesos de grado. DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Coordinar y supervisar el buen estado de la infraestructura acadmica, medios.
2. Coordinar los diferentes eventos culturales, pedaggicos y de Educacin continuada programados por la Direccin de Pregrados. 3. Ejercer control de asistencia de los docentes de cada una de las asignaturas programadas. 4. Recibir en forma oportuna las actas de calificaciones emitidas por los docentes para su trmite ante Registro y Control. 5. Desarrollar las actividades relacionadas con la induccin a estudiantes nuevos. 6. Realizar informes de gestin acadmicos mensuales.

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CENTRO DE EDUCACIN MILITAR ESCUELA DE COMUNICACIONES

Res. Icfes 2903 Res. Mineducacin 1777

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

Facatativ, Abril 5 de 2006 _________________________________________________ 1

OBJETIVO GENERAL: _________________________________________________ 6

1.1. MISIN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR COMPLEMENTARIA ________________________________________________________ 7

1.2. VISIN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR COMPLEMENTARIA ________________________________________________________ 7

1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION SUPERIOR ____________ 7

1.3.1. Objetivo General ________________________________________________ 7 1.3.2. Objetivos Especficos ___________________________________________ 8

CAPITULO II. FUNCIONES ______________________________________________ 11

CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS ______________________________________ 37

3.1. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL ___________________________________ 39

2.INDICADORES DE EVALUACIN DEL PROCESO ________________________ 39

PROCESO DE INFORMACIN PARA ____________________________________ 42

3.2. PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO ______________________________ 56 3.3. PROCESO DE EDUCACIN CONTINUADA________________________________ 60

3.4.PROCESO DE EDUCACIN A DISTANCIA _________________________________ 63

CAPITULO IV. PROCESO DE COORDINACIN Y DIRECCIN ACADMICA __ 69

CAPITULO V. PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA _____________ 80

CAPITULO I. MARCO INSTITUCIONAL

1.1.MISIN DEL COMPLEMENTARIA

1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION SUPERIOR 1.3.1. Objetivo General

1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR

DEPARTAMENTO EDUCACIN SUPERIOR DIRECCIN DE POSTGRADOS SECRETARIA

COODINACIN ACADEMICA PREGRADOS

COORDINACIN GESTIN LEGAL Y AD/TIVA

COORDINACIN REGISTRO Y CONTROL

COORDINACIN EDUCACIN DISTANCIA

COORDINACIN BIENESTAR UNIVERSITARIO

COORDINACIN EDU. CONTINUADA Y POSTGRADOS

CAPITULO II. FUNCIONES

2.1. JEFE DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR

2.2. SECRETARIA DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR

2.3. DIRECCIN DE POSTGRADOS

2.4. COORDINACIN ACADEMICA DE PREGRADOS

10. Coordinar las actividades acadmicas derivadas de los convenios interinstitucionales.

2.6. COORDINACIN DE GESTIN LEGAL Y ADMINISTRATIVA

2.7. COORDINADOR DE EVALUACIN REGISTRO Y CONTROL

7. Fijar las notas en los perodos establecidos.

2.9. COORDINACIN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

2.10. COORDINACIN EDUCACIN CONTINUADA Y POSTGRADOS

FUNCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO

CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS

Grficamente se pueden aprecia El siguiente diagrama de flujo

PROCESO ACADMICO ADMINISTRATIVO GENERAL Diagrama de Flujo

Registro y Control Acadmico

2.INDICADORES DE EVALUACIN DEL PROCESO

3.1.1. Procedimiento de informacin

2. INDICADORES DE EVALUACIN DEL PROCESO

PROCESO DE INFORMACIN PARA

Induccin General institucional

Inscri pcin Refuerzo de mercadeo

PROCESO DE INFORMACIN PARA USUARIOS INDIVIDUALES

Induccin General institucional

NO Inscri pcin Refuerzo de mercadeo

ESCUELA DE COMUNICACIONES MILITARES DEPARTAMENTO DE EDUCACIN SUPERIOR

2.INDICADORES DE EVALUACIN DEL PROCESO

PROCESO DE MATRICULA Diagrama de proceso

Organizar hoja de vida

Registro de Matrcula Formato matrcula

Legalizacin matrcula Entrega paquete

PROCESO: Matrcula ACTIVIDADES Procedimiento

Relacin de estudiantes vinculados. Informe perfil de entrada.

Registro de matricula Listados por programas

1.3.1. Objetivo General ______ 7 1.3.2. Objetivos Especficos _ 8

3.2. PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO 56 3.3. PROCESO DE EDUCACIN CONTINUADA__ 60

OBSERVACIONES: ___________________________ _ _______________________