SAMPLE BUDGET JUSTIFICATION

Reform in K­6 Teaching and Education

Introduction

The PI has determined that this is a major project, as defined by OMB Circular A-21, and meets A-21
requirements for direct charging of administrative expenses. All effort and expenses charged to this project
will be for services specific to the project, and not for the general support of the academic activities of the
faculty or Department.

This major research project will involve the accumulation and distribution of large quantities of real­time 
data from Stanford University to Texas A&M and other collaborating institutions.  The Principal 
Investigator will require administrative support to insure meeting the goals of this project.   Information 
sharing and discussion will occur through the use of conference calls, which will be coordinated by 
Stanford University staff.  

All personnel effort and expenses charged to this project will be for services specific to the project and 
not for the general support of the faculty or the academic activities of any University Department.  In 
addition, all effort charged to this project can be specifically identified through an effort reporting 
system that is reflected on a personnel action form or via the lab timecard system.  

The indirect cost and fringe benefits included in the budget are those most recently negotiated with the 
Office of Naval Research and are the rates appropriate to use for the time frame proposed.

Stanford University’s current negotiated indirect cost rate for a research project of this nature is XX% 
This rate will be charged to the modified total direct cost base, which excludes the salaries of 
undergraduate students, subcontracts in excess of $25,000, tuition, and equipment costing more than 
$5,000 with a useful life in excess of one year.

Stanford University equipment capitalization threshold is $5,000.  Thus for purposes of this proposal, 
items costing $5,000 and have a useful life of one year or more will be considered capital equipment.

A 3% cost of living increase was assumed for all salaries according to guidelines approved by Stanford 
University and was also applied to other categories where noted.    

Personnel

Professor I.D. Nutt 10% AY and 33% (one month) summer salary.  The Principal Investigator will be 
responsible for all aspects of the project.  She will insure that research goals are met in a timely manner, 
with scientific integrity, and completed within budgeted amounts.  She will insure that project activities 
and expenditures are in compliance with Stanford University and National Science Foundation policy. 

4
Irving Inspire, Ph.D. This Stanford University Statistics Department professor will collaborate with Dr. 
Nutt on the synthesis component of the research.  He has requested no salary for his effort, and will be 
available to the project on an as­needed basis.

To Be Named, Project Assistant, 25% FTE.  This position will provide necessary services to this project 
and particularly the Principal Investigator, as this project’s logistics involve multiple sites, and a 
substantial volume of data entry, analysis and dissemination.  This employee will be responsible for 
distributing data to all collaborating sites, coordinating conference calls, and will focus on assisting the 
Principal Investigator with the management of the budget.  The effort for this position can specifically 
identified through effort reporting that is reflected on the lab timecard system.  This effort will be 
confined to the needs of this research project and will not include any support for the general academic 
activities of the faculty or the department.

To Be Named, Graduate Student, 50% FTE.  Under the supervision of the Principal Investigator, the 
Graduate Assistant will work on experiments related to verification and synthesis, and will provide 
assistance with other aspects of the research, including data entry and analysis.  We will recruit the 
candidate from the School of Education pool of Ph.D. candidates with expertise in this area. 

The fringe benefit rate associated with the Principal Investigator and other regular staff will be XX%. 
The graduate student salary will receive a XX% benefit rate, in accordance with Stanford University 
policy. 

Vacation Accrual / Disability Sick Leave (DSL) Rates 

Per our negotiated rate agreement with the Office of Naval Research, the budgeted salary 
amount for staff includes XX% vacation accrual/disability sick leave (DSL) for exempt 
employees and XX% for non­exempt employees.  This amount does not exceed total salary. The 
vacation accrual/DSL rates will be charged at the time of the salary expenditure. No salary will 
be charged to the award when the employee is on vacation, disability or worker’s compensation.

Capital Equipment

A Toshiba XVC288 Data Camera (or equivalent) will be purchased for use on this project.  Due to the 
high volume of data that will be collected and analyzed, this expense is necessary.  Stanford University 
currently does not have a system on campus that can be utilized for this project.  We have included a 
quotation from our vendor.  Sales tax is included in the purchase price.

Travel, Domestic 

It is anticipated that the PI will need to travel to Washington on an annual basis to consult with the 
program officer at the National Science Foundation.  We have included expenses for airfare at $1000 and 
per diem at the rate of $150/day x 7 days and car rental.  This category has been inflated at a rate of 3% 
annually. 

Other Direct Costs

4
Materials and Supplies

Computer supplies will include the items necessary to maintain the existing microcomputer environment 
of this project, as well as those supplies needed to maintain the Sun Microsystem.

Publication costs have been estimated at $1000 per year.
 
Software will be required for the Data Camera, as well as updates for other systems that will be used by 
this project.  

Consultant Services  

Dr. Smart Guy, a specialist in the area of Education Reform will provide 10 days of consulting to the 
project at $482/day (NSF maximum allowable rate).  He is employed with Hybridata ­ but will be 
available for the work on this project as described.  See attached letter of commitment.  

Subaward

Texas A&M will receive a subcontract in the amount of $45,000 for each of the three project years.  A 
detailed budget and justification are attached, and a description of their responsibilities is included in the 
workstatement.

Other

Tuition:  Research Assistants at Stanford University earn 62% of full tuition for a 50% research 
assistantship. Stanford policy dictates that 40% of this expense will be charged to the sponsored project, 
with the remaining 22% provided by the University.  Included in this budget are tuition expenses for one 
assistant at 50% for 4 quarters.

An ISDN line will be necessary for the large volume of data that will be transmitted to the subcontract 
site.  Existing telephone lines cannot accommodate the needs of this project.  The budgeted amount 
includes installation charges and monthly expenses.  

Expenses for long distance will include calls to the program officer in Washington, the subcontractor in 
Texas, and coordinating conference calls.  Based on previous experience with a project of this size and 
nature, we anticipate that $100/month should be adequate to cover this expense.  We are not requesting 
any funds for general telephone operating expenses or equipment.  The long distance expenses can be 
tracked through project specific access codes.

Other sample justifications for Administrative positions:

4
Administrative   Associate,   (100%   FTE)  Ms.   XXXX   will   provide   necessary   Administrative   support 
services to this project’s staff, particularly the Principal Investigator, as this project’s logistics involve 
multiple sites, a substantial volume of meeting coordination, travel arrangements, data entry analysis and 
dissemination.     This   associate   will   be   responsible   for   distributing   data   to   all   collaborating   sites, 
coordinating conference calls, setting up meetings, making travel arrangements and assisting with patient 
coordination.  The effort needed for this position exceeds that which can be provided by the department 
for support of this project, and a full­time assistant dedicated exclusively to this project is required for 
effective implementation of this program.  Ms. XXXXX’s activities will be confined to the needs of this 
research project and will not include support for the general academic activities of the faculty or the 
department, and can be specifically identified through effort reporting that is reflected on her personnel 
action form.    

XXXXXX, Financial Administrator (50% FTE) is the financial coordinator to the ACTG grant.  Under 
the  direction   of  the  Principal  Investigator,  she  is  responsible  for  managing  the   budget,  serves  as  the 
contact person for the subunits regarding their budgetary concerns and invoicing, and acts as a liaison to 
the Stanford University and Stanford Hospital financial departments. The effort needed for this position 
exceeds that which can be provided by the department for support of this project, and a half­time assistant 
dedicated to this project is required for effective implementation of this program.  Ms. XXXX’s effort can 
be specifically identified through effort reporting that is reflected on her personnel action form.