Anda di halaman 1dari 27

MODUL

PELATIHAN KOMPUTER

Microsof Word 2003

M
icrosoft Office adalah suatu produk perangkat kantor yang
cukup handal dewasa ini. Setelah mengalami peningkatan

Oleh: fasilitas menuju penyempurnaan, hingga sekarang telah


beredarnya Microsoft Office 2003, adapun program-program aplikasi
HAIRI DEPI perkantoran yang terintegrasi penuh antara aplikasi yang satu dengan yang
lainnya, Microsoft Office mencangkup beberapa aplikasi seperti Microsoft
Word, Microsoft Exel, Microsoft Power Point, Microsoft Acses, Microsoft
Outlook dan Microsoft Front Page.
Microsof Word merupakan program pengolahan kata yang terbaik dan
populer karena kehandalan dan kelengkapannya serta kemudahan yang
dimilikinya dengan menggunakan Microsoft Word, pembuatan dan
pengeditan naskah/dokumen akan menjadi cepat dan mudah untuk
dipelajari.

A. Cara Mengaktifkan Microsoft Word


- Klik Menu Star Star
PECINTA TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI - Pilih Program
SMP NEGERI 35 PADANG - Klik MicrosoftWord
Sekretariat: Lab. Komputer SMP 35 Padang Jln.Sebrang Palinggam
e-mail: petiksmpn35padang@yahoo.co.id
www.petiksmpn35padang.co.cc

Oleh: Hairi Depi 1


B. Membuka Dokumen Baru
Untuk memulai pekerjaan pada MicrosoftWord, dimulai dengan
membuka dokemen baru, dengan langkah-langkah berikut:
- Pilih File pada Menu Bar
- Klik New (Ctrl + N)

C. Menyimpan Dokumen
Setelah pekerjaan selesai, sebaiknya hasil pekerjaan kita disimpan agar
dapat dipergunakan kembali dilain waktu, bahkan dianjurkan untuk
menyimpan sesering mungkin, apalagi yang dikerjakan sifatnya penting
Ada beberapa cara yang dapat ditempuh untuk menyimpan suatu
- Maka akan keluar tampilan layar kerja MicrosoftWord, lihat gambar
dokumen/naskah kerja, sebagai berikut:
Titel Bar Menu Bar Mistar/Ruler Toolbar Formating Toolbar Standard
- Pilih File pada Menu Bar
- Klik Save, (CTRL + S) maka akan keluar kotak dialog seperti
berikut
- Klik Save

Catatan: Kotak dialog diatas tidak akan muncul, apabila sebelumnya sudah pernah
dilakukan peoses penyimpanan kotak dialo g akan keluar hanya untuk
penyimpanan yang pertama kalinya
View Button Status Bar Tex Bondaries Scrol Bar

Oleh: Hairi Depi 2 Oleh: Hairi Depi 3


Keterangan Keterangan
Save in Look in
Untuk menentukan tempat penyimpanan/folder data yang akan Bagian untuk melihat drive/folder tempat penyimpanan data/dokumen
disimpan
File name E. Menutup File/Keluar dari Microsoft Word
Tempat penulisan nama/judul dari hasil kerja yang akan disimpan Suatu dokument yang telah disimpan dengan perintah
Save,sesungguhnya masih aktif di memory komputer. Apabila sedang
D. Membuka Dokumen (File) bekerja dengan dokument lainnya, sebaiknya dokument sebelumnya
Dokumen yang telah disimpan sebelumnya setiap saat dapat dibuka harus terlebih dahulu ditutup.
kembali, baik itu untuk keperluan melihat saja, menambah, mengurangi Cara menutup dokument :
ataupun untuk dicetak, untuk membuka suatu dokumen dapat dilakukan - Pilih menu File pada Menu Bar
dengan cara berikut: - Klick Close (Alt + F4 atau Ctrl + W)
- Pilih File pada Menu Bar
- Klik Open (Ctrl + O), akan keluar kotak dialog open, lihat gambar F. Mengedit Teks
- Klik Open 1. Cara memilih/Menginverse/Memblok Suatu Teks
Pada Microsoft Word suatu naskah yang akan disunting/diformat
ataupun dibentuk pada umumnya terlebih dahulu harus dipilih
(diinverse)
Berikut adalah cara yang dapat dilakukan untuk memblok/memilih teks:
- Pindahkan penunjuk (pointer) keawal teks yang akan dipilih
- Klik Kiri dan tahan, lalu seret pada batas akhir teks yang akan
dipilih
- Setelah teksnya terpilih (terblok), lepaskan tombol klik mouse

2. Cara Menghapus Teks

Oleh: Hairi Depi 4 Oleh: Hairi Depi 5


Untuk menghapus huruf atau karakter dapat dilakukan dengan cara 6. Menyalin Teks (copy)
sebagai berikut Didalam naskah terdapat tulisan yang sama, maka dapat dilakukan
Menghapus Karakter/kata di sebelah kiri kursor/titik sisip penggandaan dengan cara menyalin (copy)
- Letakkan kursor/atau titik sisip di belakang huruf/karakter yang - Bolok/pilih teks/kalimat yang akan di copykan
akan dihapus - Pilih Menu Edit
- Kemudian tekan tombol Backspace pada Keyboard - Pilih Copy
Menghapus Karakter/kata di sebelah kanan kursor/titik sisip - Letakkan kursor ditempat yang akan dicopykan
- Letakkan kursor/atau titik sisip di depan huruf/karakter yang akan - Pilih Menu Edit
dihapus - Pilih Paste
- Kemudian tekan tombol Delete pada Keyboard
7. Memindahkan Teks
3. Cara Menyisip Teks
Memindahkan teks mungkin hal yang sering dilakukan pada proses
Untuk menyisip atau menambah teks baru didalam teks yang sudah
penyuntingan naskah, terutama posisi teks/paragrafnya salah letak
ada, caranya adalah:
- Pilih naskah/teks/paragraf yang akan dipindahkan
- Klik pada lokasi dimana tesk baru akan ditambahkan/sisipkan
- Pilih Menu Edit
- Ketik teksnya
- Klik Cut
4. Menurunkan Teks (spilit Baris)
- Letakkan kursor ditempat yang akan dipindahkan
- Klik pada lokasi dimana teks yang akan diturunkan
- Klik Menu Edit
- Tekan tombol Enter
- Pilih Paste

5. Menaikkan teks
8. Cange Case (Mengubah bentuk huruf)
- Klik pada lokasi dimana teks yang akan dinaikkan
Fasilitas ini digunakan untuk mengubah bentuk teks. Jika suatu tulisan
- Tekan tombol BackSpace
terlanjur diketik dalam huruf kecil dapat diubah menjadi huruf kapital,
ataupun sebaliknya.
- Pilih/blok teks atau naskah yang akan diubah bentuknya

Oleh: Hairi Depi 6 Oleh: Hairi Depi 7


- Pilih Menu Format - Pilih Font…lihat gambar
- Klick Change Case… maka akan keluar kotak dialognya - Klik Ok
- Tentukan pilihan yang diinginkan
- Klik Ok

Setence case Huruf kapital diawal paragraf


lowercase Mengubah kehuruf kecl
UPPERCASE Mengubah kehuruf kapital
Keterangan
Title Case Huruf kapital diawal setiap kata
Pada Tab Font
tOGGLE cASE Kebalikan dari bentuk Title Case
Font
Jenis-jenis huruf yang tersedia
G. Menformat (Pengaturan)
Fon style…
1. Font (Huruf)
Memilih bentuk teks dan model
MicrosofWord menyediakan berbagai jenis font yang dapat
Regular : Bentuk normal
dipergunakan untuk memperindah tampilan suatu naskah, masing,
Italic : Bentuk miring
masing font tersedia dengan berbagai jenis ukuran yang diukur
Bold : Bentuk tebal
dengan satuan point (pt), diamana point (pt) = 1/72 inci = 0,35 mm,
Bold italic : Bentuk miring dan tebal
ukuran yang lazim/standar dipergunakan adalah dengan ukuan 12
Size
point
Pada kotak ini digunakan untuk mengubah ukuran huruf
Cara menformat font
Font Color
- Pilihlah/blok teks yang akan di format
Untuk menentukan warna dari teks yang akan di format/ubah
- Pilih/klick Menu Format pada Toolbar Menu

Oleh: Hairi Depi 8 Oleh: Hairi Depi 9


Underline Style Keterangan
Pilihan untuk memberikan model-model garis bawah dari Aligment
teks/kalimat yang akan diformat Untuk membentuk perataan paragraf sesuai dengan yang dinginkan,
Pada tab Caracter Spacing dalam hal ini perataan paragraf terbagi atas 4 bagian:
Untuk mengukur jarak pada huruf (menjarangkan dan Left : Rata kiri
dirapatkan) Centered : Rata tengah
Pada Tab Tex Effects Right : Rata kanan
Untuk menambah Animasi suatu teks/tulisan Justified : Rata kiri kanan
Special
2. Paragraf Dipergunakan untuk mengatur naskah secara horizontal didalam batas
Pengaturan paragraf merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan naskah (jarak teks dengan margin kiri dan kanan), selain itu dengan
dalam pembuatan laporan/tulisan, Microsoft Word memberikan cara cara pengaturan ini juga dapat untuk membentuk paragraf, dalam
pengaturan paragraf berupa pengaturan spasi dan pengaturan tabulasi pengaturan ini terdapat beberapa pilihan antara lain:
sehingga naskah dapat dibentuk sedemikian rupa, adapun langkah- None : Paragraf tidak dibentuk atau paragraf dalam
langkahnya sebagai berikut: keadaan normal
- Blok teks yang akan diformat Firs Line Indent : Pengaturan paragraf dengan menjorokkan
- Pilih Menu Format pada Toolbar Menu baris pertama agak kedalam
- Pilih Paragraph…, akan keluar kotak dialog paragraph Haging Indent : Pengaturan paragraf hanya menjorokkan
baris kedua agak kedalam dan baris
pertama tetap dalam keadaan normal
By
Penentuan ukuran jarak yang diberikan

Oleh: Hairi Depi 10 Oleh: Hairi Depi 11


Spacing 2. Numbering
Fasilitas untuk mengatur jarak (Spasi) tulisan/paragraf yang diatas - Klik menu Format
dengan paragraf yang dibawah atau untuk pengaturan jarak tulisan - Pilih Bullet and Numbering…
antara baris, dalam pengaturan ini berikan beberapa pilihan: - Klik Tab/kartu Numbered
Before : Ukuran jarak/spasi diatasnya - Pilih bentuk numbering yang diinginkan, lihat gambar
After : Ukuran jarak/spasi dibawahnya - Tandai numbering yang akan digunakan
Line spasing : Untuk jarak antara baris - Kilik Ok

H. Bulled and Numbering


Untuk pembuatan nomor (numbering) urut secara otomatis atau dengan
menggunakan simbol (bullet)
1. Bulled
- Klik menu Format
- Pilih Bullet and Numbering…
- Pilih Tab/kartu Bullet
- Pilih bentuk Bullet yang diinginkan, lihat gambar
I. Menyisipkan Simbol (Karakter Khusus)
- Pilih bentuk Bullet yang akan digunakan
Yang dimaskud dengan karakter khusus adalah karakter yang tidak
- Kilik Ok
ada/tidak terdapat didalam papan ketik, seperti ±, ½, ¾
Langkah-langkahnya:
1. Tempatkan kursor, dimana simbol akan disisipkan
2. Klik menu Insert
3. Klik Symbol
4. Kotak dialog Symbol muncul,
5. Klik simbol yang dipilih, sehingga tampilannya menjadi lebih
besar.

Oleh: Hairi Depi 12 Oleh: Hairi Depi 13


6. Klik Insert, untuk memasukan symbol Style
7. Klik Close, untuk menutup kotak dialog Symbol Untuk menentukan jenis/model garis yang digunakan
Color
Untuk memberikan warna garis yang telah dipilih
Width
Untuk menentukan ukuran garis

2. Page Border
Digunakan untuk membuat garis pinggir atau bingkai halaman
- Klik Menu Format pada Toolbar Menu
J. Borders and Shading
- Pilih Border and Shading,
1. Borders
- Klik Tab Page Border
Fungsi border adalah untuk membuat garis dibagian kiri, kanan,
- Pilih Format yang diinginkan, lihat gambar
atas, bawah atau pun disekeliling teks atau paragraph
- Klik Ok
- Pilih atau blok teks yang akan dibuat bordernya
- Klik Menu Format pada Toolbar Menu
- Pilih Border and Shading,
- Klik tab/kartu Border
- Pilih format yang diinginkan, lihat gambar
- Klik Ok

Style
Untuk menentukan jenis/model garis yang digunakan
Color
Untuk memberikan warna garis yang telah dipilih

Oleh: Hairi Depi 14 Oleh: Hairi Depi 15


Width Color
Untuk menentukan ukuran garis Memberikan warna garis kombinasi
Art
Untuk memberikan model/jenis garis pinggir halaman yang K. Objek Gambar/Picture
berbentuk gambar Didalam Microsoft Word juga dapat menggambar objek dengan tombol
drawing toolbar, kecuali untuk menggambar bentuk bebas
3. Shading 1. Penambahan Objek Garis, Lingkaran
Digunakan untuk memberikan warna latar belakang teks/paragraf Membuat Objek Gambar
- Pilih atau blok teks yang akan diberi warna latar belakngnya - Pada Toolbar Drawing klik tombol AutoShapes, lihat gambar
- Klik Menu Edit pada Toolbar Menu
- Pilih Border and Shading, lihat gambar
Aicon AutoShapes
- Klik tab Shading
- Pilih Format yang dinginkan, lihat gambar
- Klik kanan Basic Shapes sehingga muncul tampilan seperti
- Klik Ok
dibawah ini

- Kilik salah satu gambar yang ada pada jendela BasicShapes


Fill
- Drag and drop dilayar untuk membentuk suatu gambar yang telah
Digunakan untuk menentukan jenis warna latar belakang teks
dipilih
Style
Membuat kombinasi garis dalam pewarnaan

Oleh: Hairi Depi 16 Oleh: Hairi Depi 17


Mengubah ukuran objek 2. Word Art
- Pilih salah satu objek yang telah dibuat sehingga objek dikelilingi Untuk memperindah tampilan naskah Mocrosoft Word juga menyedikan
oleh beberapa tanda titik pada seiap sudutnya format huruf dekoratif yang dapat dipergunakan untuk membuat judul
- Tarik salah satu sudut dari objek tersebut sehingga bagian yang naskah, pembuatan selebaran, pengumuman, selebaran dan kulit luar
ditarik akan mengikuti gerak mouse laporan dan lain-lain
- Klik diluar kotak objek untuk membatalkan pilihan terhadap objek - Pilih menu Insert pada menu bar,
tersebut - Klik Picture dan pilih WordArt atau dengan mengklik Icon Insert
WordArt pada Toolbar Drawing, lihat gambar
Menyalin objek
- Pilih’klik objek yang akan disalin
Insert WordArt
- Pada toolbar standard, klik icon copy atau klik Menu Edit dan
pilih copy
- Setelah mengkllik icon WordArt, maka akan keluar jendela
- Pindah kelokasi lain dimana salinan objek tersebut akan
WordArd, lihat gambar
dipindahkan/ditempelkan
- Pilih Menu Edit pada Toolbar Menu
- Klik Paste

Menambah teks pada objek


- Pilih/klik salah satu objek yang akan di isi teksnya
- Klik teks box pada toolbar drawing, lihat gambar

Teks Box - Pilih/klik salah satu jenis tulisan yang akan dimasukkan kedalam
- Letakkan pointer teks box pas diatas objek tersebut kemudian klik, lembar kerja
setelah diklik ketiklah kalimat yang akan dibuat - Setelah pemilihan jenis tulisan/pola maka akan keluar jendela
seperti dibawah ini

Oleh: Hairi Depi 18 Oleh: Hairi Depi 19


- Pilih warna garis pada bagian Color
- Pilih type garis pada bagian Dashed
- Pilih model garis pada bagian Style
- Pilih ukuran ketebalan garis pada bagian Weight
- Klik Ok

- Kemudian hapus tulisan Your Text Here, dan ganti/ketik kalimat Warna Latar Belakang Teks

yang akan di masukkan - Aktifkan kotak teks yang akan dibuat latar belakangnya

- Pilih/klik Ok - Pilih menu Format

- Kemudian kata yang telah diganti akan menempel di dalam lembar - klik Autoshape…

kerja - Pada bagian Fill klik tanda ▼yang ada pada bagian Color
- Pilih salah satu warna latar sesuai dengan yang diinginkan

3. Memformat Objek Gambar dan Word Ard - Klik Ok

Garis Bingkai Teks/Picture


- Aktifkan kotak teks yang akan dibuat garis
- Pilih menu Format
- Klik Autoshape… akan keluar kotak dialog berikut:

Latar Belakang Dengan Texture


- Aktifkan kotak teks yang akan dibuat latar belakangnya
- Pilih menu Format

Oleh: Hairi Depi 20 Oleh: Hairi Depi 21


- Klik Autoshape…
- Pada bagian Fill klik tanda ▼ yang ada pada bagian Color
- Pilih/klik Fill Effects…
- Klik tab Texture
- Pilih salah satu diantara sekian banyak Texture yang ada
- Klik Ok

4. Membuat Effect Bayangan


- Klik pada objek
- Klik Icon Shadow yang terdapat pada toolbar Drawing

Shdow
3D
- Setelah icon Shadow di klik maka akan keluar kotak dialog seperti
Latar Belakang Dengan Gradient (Gradasi Warna)
berikut ini
- Aktifkan kotak teks yang akan dibuat latar belakangnya
- Pilih menu Format
- Klik Autoshape…
- Pada bagian Fill klik tanda ▼ yang ada pada bagian Color
- Pilih/klik Fill Effects… hingga aktif kotak dialog Fill Effects
- Klik tab Gradient
- Pilih salah satu diantara sekian banyak Texture yang ada - Pilih No Shadow jika ingin menghilangkan bayangan
- Klik Ok - Klik Shadow Setting… untuk mengatur warna dan letak bayangan

Oleh: Hairi Depi 22 Oleh: Hairi Depi 23


5. Effect 3-D Pada Kotak Teks - Klik organize clips... pada taskpane clip art
- Klik pada objek
- Klik Icon 3-D yang terdapat pada toolbar Drawing
- Pilih salah satu bentuk 3-D seperti pada gambar berikut
- Pilih No 3-D yang sudah terbentuk
- Pilih 3-D Setting untuk mengatur bentuk 3-D

6. Clip Art
Untuk memperindah tampilan dan penambahan gambar, didalam
pembuatan naskah Microsoft Word juga menyediakan Mincrosoft
ClipArt
Memasukkan Gambar
- Maka akan keluar kotak dialog Favorites clip organizer
- Pilih menu Insert pada Menu Bar, kemudian klik Picture dan pilih
ClipArt atau dengan mengklik Icon Insert Clip Art pada Toolbar
Drawing, lihat gambar

Insert Clip Art


- Maka akan keluar jendela task panet, lihat gambar

Task Pane Clip Art

- Kemudia klik symbol panah kebaawah pada salah satu gambar


yang diinginkan, lihat gambar

Oleh: Hairi Depi 24 Oleh: Hairi Depi 25


- Pilih Picture
- Sehingga muncul kotak dialog beriku:

- Kembali kelembaran kerja word


- Klik Menu edit, pilik/klik paste
- Pilih salah satu bentuk aliran teks disekitar gambar pada bagian

Mengubah Ukuran Gambar Wraping Style

Suatu objek gambar yang telah disispkan kedalam naskah, ukurannya - Klik Ok

dapat diubah-ubah (diperbesar-diperkecil) sesuai dengan keperluan


- Klik pada objek gambar sehingga pada sisinya muncul titik node L. Header and Footer

(titik-titik hitam) Header adalah suatu tulisan yang ditempatkan pada bagian atas kertas

- Tunjukkan pointer kesalah satu titik node sehingga pointer berubah (dalam area top margin), sementara footer adalah tulisan yang

menjadi tanda panah dua arah ditempatkan pada bagian bawah kertas area bootom margin) keduanya

- Drag and drop (tarik) kearah perubahan akan selalu dicetak pad asetiap halaman dalam suatu File/dokumen,
biasanya header atau footer digunakan untuk memuat kop surat

Menentukan Layout Gambar sederhana, membubuhi nama, tanggal atau jam sistem komputer, dan

Layout gambar adalah menentukan bagaiman tata letak gambar lain-lain dapat juga untuk membuat nomor halaman.

disekitar teks, apakah gambarnya bersiri sendiri atau berada dalam teks Salah satu contoh terdekat adalah tulisan yang terdapat pada bagian

- Klik Objek gambar yang akan diatur Layoutnya bawah diktat ini, jika diperhatikan tulisan itu selalu tercetak pada setiap

- Pilih Menu Format lembaran mulai dari halaman pertama sampai halaman terakhir.

Oleh: Hairi Depi 26 Oleh: Hairi Depi 27


Langkah pembuatanya dalah: M. Indent
- Klik tau pilih menu View Yang dimaksud dengan indent adalah mengatur penempatan teks.
- Klik Header and Footer Langkah-langkah mengatur indent melalui garis mistar :
- Perhatikan perubahan yang terjadi pada atas lembaran kerja akan 1. Tempatkan kursor pada baris baru, atau sorot teks yang akan
tampak sebagai berikut diatur indentnya.
2. Tempatkan pointer mouse pada salah satu indent yang dimaksud :
a. First line indent (segitiga yang diatas), untuk mengatur
peletakan teks diawal paragraf.
b. Hanging indent (segitiga yang ditengah), apabila tombol
enter ditekan, maka letak kursor kembali ketempat semula.
c. Left Indent (kotak segi empat yang dibawah), penekanan
tombol enter tidak mempengaruhi letak kursor.
3. Klik dan tahan tombol mouse sebelah kiri
4. Geser indent yang dimaksud
5. Lepaskan tombol mouse.
Lihat juga toollbar baru yang timbul yaitu toolbar Header and
Footer, seperti contoh gambar berikut: First Line Indent Hanging Indent

- Buatlah tulisan-tulisan yang diperlukan untuk header, selain tulisan


Left Indent Right Indent
juga dapat ditambah dengan unsur-unsur lainnya, misalnya garis
Untuk pindah kebagian Footer ataupun sebaliknya, kliklah button N. Tabulasi
pindah yang terdapat pada toolbar Header and Footer Dengan menggunakan tabulasi maka pekerjaan suatu naskah yang
berbentuk kolom akan semakin mudah diselesaikan, untuk bergerak
dari suatu kolom keklom berikunta cukup hanya dengan menekan
tombol tabulasi yang ada pada keyboard

Oleh: Hairi Depi 28 Oleh: Hairi Depi 29


1. Pengaturan Tabulasi Melalui Mistar O. Coloumn
- Tempatkan kursor dimana tabulasi akan dibuat Ada kalanya anda harus membuat suatu dokumen seperti bentuk news
- Pilih model tabulasi sesuai dengan yang diinginkan pada letter (koran ataupun seperti bentuk brosur, Word juga menyediakan
ujung kiri mistar fasilitas untuk itu, bahkan dapat dengan mudah mengatur format, lebar
- Arahkan pointer (tanda panah) mouse ke mistar, lalu klik dan jumlah kolom yang diinginkan.
pada lokasi dimana tabulasi itu diset - Tempatkan kursor/titik sisip disembarang tempat untuk
menerapkan kolom pada dokument utuh, namun untuk
2. Pengaturan Melalui Menu menerapkan kolom pada sebagian dokumen, blok teksnya terlebih
- Tempatkan kursor dimana tabulasi akan dibuat dahulu.
- Pilih Menu Format - Pilih Menu Format, lalu pilih Columns… hingga mucul kotak
- Klik Tabs… akan keluar gambar berikut dialog seperti berikut ini

- Tentuan jumlah kolom yang diinginkan melalui Presets atau


melalui Number of columns
- Tentukan ukuran masing-masing kolom dan jarak antara kolomnya
- Tentukan/ketik ukuran tab pada bagian Tab stop position pada bagian Spasing
- Pilih jenis tab atau perataannya pada bagian Alignment - Ktifkan Equal column width agar ukuran kolomnya sama atau
- Pilih jejak yang ditinggalkan pada saat kursor bergerak, seimbang
misalnya titi-titik pada pembuatan daftar isi - Aktifkan Line between bila perlu untuk meberikan garis pembatas
- Kik set diantara kolom
- Kemudian klik Ok - Klik Ok

Oleh: Hairi Depi 30 Oleh: Hairi Depi 31


P. Drop Caps Q. Tabel
Dengan perintah Drop Caps, setiap huruf awal dari suatu paragraf Didalam MicrosoftWord pekerjaan dengan menggunakan tabel juga
dapat dibuat lebih besar dari pada hurusf lainnya, dengan demikian dapat dikerjakan dengan mudah, baik dalam pengaturan besar kolom
maka naskah yang dibuat dengan microsoft word akan semakin indah besar baris, banyak kolom dan banyak baris
tampilannya 1. Membuat tabel
- Klik pada paragraf yang akan diguat Drop Capsnya Untuk membuat tabel harus ditentukan jumlah garis dan jumlah
- Pilih Menu Format kolom yang diperlukan
- Pilih Drop Caps, maka akan keluar kotak dialog berikut: - Tempatkan titik sisip atau kursor pada lokasi (baris) dimana
tabel akan dibuat
- Pilih Menu Tabel pada Toolbar Menu
- Klik Insert…
- Klik Table… maka akan keluar kotak dialog sebagai berikut

- Pilih Dropped atau In Margin untuk menentukan jenis atau bentuk


sususnan Drop Capsnya
- Tentukan jenis huruf pada bagian Font
- Tentukan jumlah garis Drop yang dilakukan dengan mengisi Lines
to drop - Tentukan jumlah kolom pada Number of coloumns dan jumlah
- Tentukan jarak antara Drop dengan teks dengan mengisi nilai pada garis pada Number of rows sesuai dengan yang dibutuhkan
Distance from text - Klick Ok
- Klik Ok - Maka didalam lembaran kerja didapatkan draf tabel sebagai
berikut

Oleh: Hairi Depi 32 Oleh: Hairi Depi 33


2. Mengatur Lebar Kolom - Ketik rumus dibagian Kotak Formula
Sewaktu pertama kali membuat tabel, word secara otomatis - Klik Ok
mengatur ukuran kolomnya sama besar, selanjutnya ukuran
masing-masing kolomnya dapat diubah atau disesuaikan dengan R. Surat Masal (Mail Merge)
keperluan ataupun data yang akan terisi Fasilitas Mail Merge dapat diperguinakan untuk mempermudah
Cara yang dapat ditempuh untuk mengubah ukuran kolom pembuatan suart-surat untuk yang sifatnya masal, yaitu suatu surat
- Tunjukkan Border batas kanan kolom yang akan diubah, yang isinya sama dan dikirim/disampaikan kepada beberapa orang,
sehingga terlihat pointer mouse berubah menjadi tanda panah seperti undangan.
dua arah Untuk membuat surat masal dibutuhkan dua buah dokumen/file, yaitu
- Pada saat itu klik, lalu drag kearah perubahan Master dan File Data. Setiap data (Field Name) diidentifikasikan
- Lepaskan penahanan tombol mouse sesusai dengan banyaknya variabel berubah didalam surat, perhatikan
contoh dibawah ini teks yang dibuat tebal dan miring adalah variabel
3. Formlula (rumus) yang berubah
Untuk melakukan perhitungan-perhitungan aritmetka dapat dilakukan Contoh:
dengan cara: Nomor : 1001/UKHUWWAH/VII/2003 Nomor : 1002/UKHUWWAH/VII/2003
- Tempatkan kursor dimana hasil perhitungan akan ditempatkan Kepada : Bapak Suhartono Kepada : Sdr. Prihandoko
Jln. Pepaya No. 10 Jln. Mangga No. 114
- Klik Menu Tabel di - Padang di -Jakarta
- Klik Formula…, hingga muncul gambar berikut Dengan Hormat, Dengan Hormat,
Surat Bapak sudah kami terima tanggal 5 Surat Sdr sudah kami terima tanggal 5 Juli
Juli 1999 2003

Oleh: Hairi Depi 34 Oleh: Hairi Depi 35


Nomor : 1003/UKHUWWAH/VII/2003 Nomor : 1003/UKHUWWAH/VII/2003

Kepada : Ibu Endang Adiningsih Kepada : Sdri. Sri Astuti


Jln. Merdeka No. 18 A Jln. S. Parman No.151 B
di - Medan di - Suarabaya

Dengan Hormat, Dengan Hormat,


Surat Ibu sudah kami terima tanggal 8 Mai Surat Sdri sudah kami terima tanggal 7 Juni
2000 1999
Yang dicetak tebal merupakan variable yang berubah
Task pane mail Merge
Jika disispkan maka diperoeh data sebagai berikut
No Kepada Nama Alamat Kota Tanggal
1001 Bapak Suhartono Jln. Pepaya No. 10 Padang 5 Juli 1999
1002 Sdr Prihandoko Jln. Mangga No. 114 Jakarta 5 Juli 2003
1003 Ibu Endang Ningsih Jln. Merdeka No. 18 A Medan 8 Mai 2000
1004 Sdri Sri Astuti Jln. S. Parman No. 151 B Surabaya 7 Juni 1999 - Aktifkan pilihan Letters
Setiap kolom data diatas harus diberi nama fieldnya, misalnya Nomor, Sebutan, Nama, Alamat, Kota,
- Kemudian klik Next untuk masuk kelangkah berikutnya
Tanggal.

Langkag pembuatan Surat Masal


1. Membuat Master Dokumen
- Buka Lembaran kerja baru yang nantinya dipergunakan untuk
membuat master surat
- Pilih Menu Tools
- Klik Mail letters and Mailing…
- Klik Mail Merge maka akan keluar task pane Mail Merge seperti
gambar berikut

- Aktifkan pilihan Use the current document


- Klik next untuk masuk kelangkah berikutnya

Oleh: Hairi Depi 36 Oleh: Hairi Depi 37


- Klik Customize... untuk mengedit formulir input datanya
2. Formulir Input Data
- Aktifkan pilihan Type a new list

- Maka akan keluar kotak dialog Customize Addres List untuk


membuat formulir data base baru sesuai dengan daftar Variabel
- Klik icon Create... pada task pane untuk membuat formulir input berubahnya (lihat daftar variabel berubah)
datanya, maka keluar kotak dialog berikut

Oleh: Hairi Depi 38 Oleh: Hairi Depi 39


- Kemudian mulailah dengan membuat Field baru sesuai dengan
- Hapus nama-nama Field standard dengan mengklick Delete daftar variabel berubahnya, dengan mengklik add
- Setelah pilihan delete diklik maka akan keluar kotak dialog - Setelah pilihan Add maka akan keluar kotak dialog Add Field,
penegasan untuk memastikan apakah benar pihan itu akan tempat mengetikkan Field barunya, lihat gambar
dihapus, lihat gambar berikut

- Klik Yes
- Ketikan nama Field barunya pada kotak dialog Add Field… contoh
- Hapus keseluruhan daftar yang ada sehingga kotak dialognya
No. Kemudian klik Ok
menjadi kosong, lihat gambar berikut

Oleh: Hairi Depi 40 Oleh: Hairi Depi 41


- Maka Field barunya akan masuk kekotak dialog Customize 3. Menginput Data
Adress List… - Pada kotak dialog New Addrres List, Isikan data-data sesuai
- Buatlah Field barunya sesuai dengan daftar Field variabel berubah, dengan variabel berubah dalam masing-masing surat
dengan langkah yang sama...
- Setelah Field baru selesai dibuat semuanya, lihat gambar

- Klik New Entry untuk menambah data berikutnya


- Klick Close Jika sudah selesai mengisi semua data
- Klik Ok
- Setelah close di klik maka akan keluar kotak dialog Save Address
- Maka daftar New Address List akan berubah sesuai dengan nama
List untuk penyimpanan, simpanlah file dengan nama yang
Field baru yang dibuat
diinginkan

Oleh: Hairi Depi 42 Oleh: Hairi Depi 43


- Setelah Field-nya disimpan maka akan keluar Mail Merge 4. Menggabung Master Dengan Data
Recipients, untuk menampilkan daftar nama-nama variable Untuk mendapatkan hasil akhir sesuai dengan data yang telah diinput,
beubah yang telah diisikan, lihat gambar maka berikutnya harus melakukan penggabungan antara master
dengan data caranya adalah:
- Tempelkan kursor dimana lokasi Field akan disisip
- Klik Icon More items... pada Task pane Mail Merge

- Kemudian Klik OK
- Klik Next untuk langkah selanjutnya

Atau bisa juga dengan Klick Insert Marge Field yang terdapat
pada Toolbar Mail Merge

Insert Marge Field


- Maka akan keluar kota dialaog Insert Merge Field, dimana pada
kotak dialog ini akan tampil nama Field yang telah dibuat, setiap
nama field yang ada memakili untuk setiap variable berubah, lihat
gambar

Oleh: Hairi Depi 44 Oleh: Hairi Depi 45


Contoh Hasil Penggabung Field data dengan Master

Nomor : 1001/UKHUWWAH/VII/2003

Kepada : Bapak Suhartono


Jln. Pepaya No. 10
di - Padang

Dengan Hormat,
Surat Bapak sudah kami terima tanggal 5 Juli 1999

S. Page Setup (Pengaturan Ukuran Kertas/Halaman)


Microsoft Word dapat memformat kertas dengan segala macam ukuran.
Ada situasi dimana harus mengubah ukuran atau memilih suatu ukuran
- Klik pada Nama Field sesuai dengan data yang dibutuhkan,
kertas dan posisi kertas.
kemudian klik Insert
- Pilih File pada Toolbar Menu
- Klik Page setup…
Contoh Hasil Insert field pada Data
- Maka akan keluar kotak dialog page Setup, lihat gambar
Contoh hasil penggabungan Field dengan Master

Nomor : 1001 /UKHUWWAH/VII/2003

Kepada : BapakSuhartono
Jln. Pepaya No.10
di - Padang

Dengan Hormat,
Surat Bapak sudah kami terima tanggal, 5 Juli 1999

- Untuk melihat Hasil penggabungan Field Data dengan Master, klik


View Merget Data pada Toolbar MailMerge, lihat gambar

1. Margins

View Merged Data Top


Penentuan jarak teks dengan tepi kertas bagian atas

Oleh: Hairi Depi 46 Oleh: Hairi Depi 47


Bottom Width
Ukuran jarak teks dengan tepi kertas bagian bawah Untuk menentukan ukuran lebar kertas
Left Height
Ukuran jarak kertas dengan tepi kertas bagian kiri Untuk menentukan ukuran panjang kertas
Right
Ukuran kertas dengan tepi kertas bagian kanan T. Pembuatan/Penambahan Nomor Halaman
Gutter Pada halaman naskah yang dikerjakan dapat diberikan nomor halaman
Ukuran untuk penjilitan, biasanya bernilai 0 - Posisi Kursor bebas
Header - Pilih Menu Insert… pada Toolbar Menu, sehingga mucul kotak
Untuk menentukan jarak nomor halaman dari tepi kertas sebelah dialog berikut
atas
Footer
Ukuran jarak nomor halam dari tepi kertas sebelah bawah

Orientation
Untuk memberikan bentuk penampilan kertas pada dokumen
Potrait digunakan untuk bentuk kertas tegak
Landsace digunakan untuk bentuk kertas yang melintang Position
Digunakan untuk menentukan posisi nomor halaman, pada bagian
2. Paper (ukuran kertas atau halaman) ini posisi halaman di tentukan dengan dua pilihan:
Pengaturan ukuran kertas yang akan dipakai sesuai dengan yang Bottom of page (Footer) Posisi nomor halaman terletak di
diperlukan bagian bawah
Paper size Top of page (Header) Posisi halam terletak di bagian
Kotak untuk menentukan ukuran kertas dan jenis kertas yang akan atas
dipakai dalam pembuatan naskah

Oleh: Hairi Depi 48 Oleh: Hairi Depi 49


Alignment  Start at
Menentukan susunan/letak Nomor halaman, pada bagian ini Nomor halaman dimulai dengan angka yang di isikan
terbagi pada tiga bagian
Left Kiri - Klik Ok, untuk kembali pada kotak dialog sebelumnya (Pages
Center Tengah Number)
Right Kanan - Klik Ok
Format
Untuk pengaturan penomoran halaman yang akan diberikan, lihat U. Pencetakan (Printing)
gambar 1. Prin Preview
- Tentukan posisi nomor sesuai yang diperlukan, dengan mengklik Sebelum suatu dokumen dicetak kekertas, terlebih dahulu dapat
tanda  pada bagian Position dan Alignment dilihat bentuknya melalui fasilitas Print Preview
- Format Nomor halaman yang akan diberikan dengan mengklik - Pilih Menu File
tombol Format, sehingga muncul gambar berikut - Klik Print Preview
- Maka tampilan dokumen akan berubah, lihat gambar

Number Format
Digunakan untuk menentukan bentuk nomor yang akan diberikan
Page numbering
 Continue from previous section
Pembuatan halaman dengan melanjutkan halaman - Untuk keluar dari Print Preview dapat dengan mengklick button
sebelumnya Close pada toolbar print preview

Oleh: Hairi Depi 50 Oleh: Hairi Depi 51


Keterangan Toolbar Print Preview

Mengatur paragraf yang tanggung agar pas dalam


Memperbesar ataumemperkecil tampilan halaman

- Untuk menentukan apa yang harus dicetak oleh word


Mengedit Naskah melalui editor Prin Preview

Menampilkannaskah lebih dari satu halaman

pilihlah/tandai salah satu pilihan yang diberikan oleh Word

Mengubah tampilan kesatu layar penuh


Menampilkan penyembunyian ruller

o All untuk mencetak semua halaman dalam


Menampilkan naskah perhalaman

Menutup tampilan Print Preview


dokumen
o Current Page Untuk mencetak halaman aktif
Mencetak kekertas

o Selection untuk mencetak teks yang terpilih


satu halaman

o Pages untuk mencetak halaman-halaman tertentu


saja
- Tentukan jumlah ranagkap yang akan dicetak dengan mengubah
2. Mencetak (Print) nilai Number of copies
Untuk mencetak suatu dokumen kekertas langkah-langkahnya adalah - Jika Printer sudah dalam keadaan ON, klik Ok
sebagai berikut
- Buka dokumen yang akan dicetak
- Pilih Menu File
- Pilih Pirnt… sehingga muncul kotak dialog berikut

Oleh: Hairi Depi 52 Oleh: Hairi Depi 53