de EG Sn DEPARTEMEN ILMU KESEHATAN MATA. FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS PADJADJARAN PUSAT MATA NASIONAL - RUMAH SAKIT MATA CICENDO. = a es, Sari Kepustakaan Audit Klinis untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan Penyaji Chalid Kumiawan Pembimbing, dr. Nina Ratnaningsih, SpM., MSc. Telah Diperiksa dan Disetujui oleh Pembimbing Unit Oftalmclogi Komunitas E r Hye dr. Nina Ratnaningsih, SpM., MSc. Senin, 12 Desember 2011 Pukul 07.00 WIB1. Pendahaluan Jaminan kualitas tetap merupakan prioritas utama dalam setiap organisasi, perusahaan ‘maupun rumah sakit. Sejak audit medik diperkenalkan pada tahun 1989, telah banyak perubahan berkelanjutan yang terjadi dalam rangka meningkatkan kualitas, Perkembangan yang terjadi pada teknologi, metodologi, dan profesionalitas pekerja berimbas pada makin luasnya fungsi audit hingga pada segi efektifitas klinis, kebijakan pemerintah dan akuntabilitas."> Audit merupakan proses mengevaluasi baik orang, organisasi, sistem yang berlaku, Proses, perusahaan, proyek ataupuf produk yang dihasilkan. Avdit bukanlah proses yang bar Sejak awal tahun 1750 sebeium masehi, Raja Hammurabi dari Babilonia melakukan audit pada hasil kerja tenaga kesehatannya, dengan konsekuensi serius baik secara finansial maupun kehilangan anggota badan dan nyawa bila hasil kerja yang buruk.** Setiap praktisi kesehatan selalu dituntut untuk menyediakan pelayanan yang berkualitas terhadap pasien dan selalu meningkatkan kemampuan individu. Audit klinis diharapkan dapat membantu memberikan peningkatan kualitas pelayanan melalui metoda audit klinis yang sistematis.'* Sari kepustakaan ini akan membahas lebih lanjut mengenai pengertian, manfaat, ‘metoda, tahapan, dan beberapa saran untuk tercapainya audit klinis yang cukses sehingga audit klinis dapat dilakukan oleh tiap pihak yang terkait dalam pelayanan pasien. IL. Audit Klinis Audit Klinis yang merupakan perubahan istilah audit medik pada tahun 1990 adalah suatu roses peningkatan kualitas dalam rangka meningkatkan pelayanan terhadap pasien, Hal tersebut dicapai melalui penilaian Kualitas pelayananan yang diberikan dengan standar yang telah ditentukan. Jika standar tidak tercapai, maka audit diharapkan dapat memberikan alasan dan faktor penyebab sehingga prioritas dapat ditetapkan dan peningkatan dapat dilakukan, Audit klinis merupakan bagian dari kebijakan institusi dan dapat dilakukan oleh setiap praktisi yang terlibat dalam terapi pasien dan tidak terbatas hanya dilakukan oleh dokter.'*‘Suatu proyek audit Klinis akan lebih berhasil dan bermanfuat jika seluruh pemangku kebijakan terlibat dalam setiap tahapan. Termasuk dalam hal ini adalah petugas medis maupun non medis yang menyediakan jasa Kesehatan, pengguna pelayanan jasa kesehatan, maupun pemegang kebijakan seperti manajer, pengontrol alih rawat, maupun pemegang saham,*” 2.1 Manfaat Audit Klinis ‘Terdapat beberapa alasan mengapa audit Klinis harus dilakukan. Alasan utama adalah audit klinis dapat meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan. Tanpa kehadiran audit klinis maka sangat sulit dinilai apakah pelayanan yang diberikan dilakukan secara efektif. Beberapa alasan perlunya audit klinis antara lain °7*° a. Mengidentifikasi dan mempromosikan pelayanan yang baik schingga berajune pada peningkatan kualitas pelayanan dan hasil pelayanan tersebut b. Memberikan informasi yang dibutuhkan baik kepada penyedia jasa keschatan maupun ‘rang lain bahwa pelayanan yang diberikan telah efektif atau tidak Menyediakan kesempatan untuk pelatihan dan pembelajaran 4. Membantu memastikan penggunaan sumber dava yang lebih baik sehingga efisiensi dapat meningkat ¢. Meningkatkan hubungan kerja dan komunikasi antar staf, untara staf dengan pengeuna asa, dan antar penyedia jasa £ Mengetahui dampak atas perubahan yang terjadi untuk peningkatan pelayanan terhadap pasien Mengidentifikasi grup dengan risiko tinggi Secara garis besar dapat dikatakan bahwa audit klinis bertujuan meningkatkan hasil ® pelayanan dengan cara peningkatan profesionalitas dan peningkatan kualitas secara keseluruhan 2.2 Perbandingan Audit Klinis dengan Riset Audit klinis bukan merupakan riset atau penelitian, namun dibutuhkan metodologi riset untuk menilai tindakan medis yang dilakukan. Beberapa perbedaan penting antara audit klinis dan riset dipaparkan dalam tabel berikut.°”Tabel 1. Perbandingan Audit Klinis dengan Riset RISET AUDIT KLINIS ‘Menentukan hal yang terbaik dilakukan atau Mengevaluasi apakah tindakan yang dilakukan cara terbaik mencapainya telah dilakuxan dengan benar Dirancang agar dapat diulang dan _Spesifik dan hasil tidak dapat digeneralisasi digeneralisasi Mengembangkan ilmu baru atau menambah Meningkatkan pelayanan yang dierikan pengetahuan Dilakukan oleh peneliti “Dilakukan oleh penyedia pelayanan Didakung ole teori Berdasarkan penerapan sehari-hari Sering hanya satu kali penelitian ‘Suatu proses berkelanjutan Dapat disertai penggunaan plasebo ‘Tidak pernah menggunakan plasebo Dapat melibatkan terapi yang benar-benar baru Tidak pernah melibatkan terapi baru 2.3 Melakukan Audit Klinis Audit biasanya dilakukan dalam rangkaian siklus yang disebut dengan siklus audit. Siklus tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut””* ; Audit Thang ‘(Monitor Efe: Perubahan) Melaka Membuat Penubahan Penitaian Tdentfikasi Perubal Gambar 1. Siklus Audit ‘Sumber : Sparrow, J"a Menentukan topik atau permasalahan yang akan diaudit Sangat penting untuk menentukan tujuan utama dan ruang lingkup audit pada langkah pertama ini, Hanya sedikit manfat yang diambil pada audit yang tidak dimjukan untuk kepentingan pasin. Beberapa kriteria harus diperhatikan ketika menentukan topik agar audit berujung pada peningkatan secara langsung maupun tidak Hal tersebut antara lain - Apakah kejadian tersebut sering terjadi? Apakah mempengaruhi banyak pasien? Apakah banyaic pasien berisiko? - Apakah masalahnya mempengaruhi morbiditas? - Apakah terdapat bukti bahwa pelayanan dapat ditingkatkan? ~ Apakah topik merupakan prioritas regional atau nasional? - Apakah mmpengaruhi kebijakan pemerintah? ~ Apakah profesi yang terlibat tertarik pada topik dan memiliki persepsi yang sama terhadap masalah - Apakah keuntungan yang diperoleh sebanding dengan usaha yang dilakukan? b. Menentukan standar Standar yang harus dicapai dalam audit haruslah diambil sebelum pengambilan data Standar haruslah berdasar bukti dan setiap orang yang terlibat menyetujuiiya. Standar yang sebelumnya dibuat juga dapat digunakan, Namun setiap standar yang ada harus dipelajari dengan baik untuk bisa disesuaikan dengan populasi lokal ¢ Melakukan penilaian Sangatlah penting menentukan hasil akhir yang ingin diukur atau dinilai berdasarkan standar yang telah ditentukan sebelumnya, Metodologi pengumpulan data pus: harus dirancang, terlebih dahulu, baik secara prospektif atau retrospektif: Prospektif memiliki keuntungan bahwa data yang diinginkan dapat dikumpulkan secara lengkap, namun memiliki kerugian dalam hal terpengaruhinya proses pengambilan data dengan faktor kebiasaan seseorang. Hal tersebut berbanding terbalik dengan audit retrospektif yang memiliki keuntungan bahwa data terkumpul tidak dipengaruhi oleh siapapun namun seringkali data tidak lengkap tersediaSangat jarang mengumpulkan data seluruh pasien untuk kepentingan audit sehingga dibutubkan pengambilan sampel yang dapat merepresentasikan populasi yang diharapkan, Dua hal penting yang harus diperhatikan adalah pemilihan pasien dan ukuran sampel. Prinsip pengambilan sampel secara acak dan jumlsh sampel yang cukup harus ditentukan sebelum pengumpulan data dilakukan. Alat pengumpulan data harus dibuat sedemikian rapa schingga singkat, praktis, dan mudah. Daftar pertanyaan yang akan ditanyakan hamuslah mencakup seluruh ksiteria atau variable yang dinilai, berurutan secara baik, termasuk dalam pertanyaan yang harus ditanyakan dan tepat untuk ditanyakan, pertanyaan tidak ambigu dan jelas dimengerti, serta tampilan pertanyaan yang menarik. Beberapa persyaratan membuat dafter pertanyaan tersebut dibuat dengan tujuan agar pertanyaan yang diajukan dapat dimengerti dengan mudah seta mengena pada tujuan audit, Analisis data haruslah dibuat mudah dan sesvai untuk menjawab pertanyaan audit. Hal ini dilakukan sebelum pengambilan data untuk menjamin bahwa seluruh variabel yang termasuk dalam audit dapat menjawab seluruh pertanyaan audit. 4, Menetukan perubahan yang diperlukan Jika pelaksanaan sesuatu hal tidak sesuai dengan standar maka dibutuhkan suatu perubahan. Perubahan tidak harus hal yang rumit namun harus dapat tercapai, Jika standar telah tercapai menandakan bahwa tindakan sudah dilakukan dalam taraf memuaskan. Melakukan perubahan Pelaksanaan unk melakukan perubahan yang telah disepakati sebelumnya harus dilakukan oleh semua orang yang terlibat. Penting juga untuk menginformasikan dan melibatkan seluruh orang yang terkait audit tersebut. Sebelum dilakukan pelaksanaan dibumhkan jadwal pelaksanaan yang jelas dan disetujui untuk memfasilitasi kesuksesan tahap pelaksaan,f£ Re-audit Penilaian kembali atas kualitas adalah tahap terakhir dari audit dan diangeap sebagai penutup siklus audit, Hal ini berarti pengulangan pelaksaan audit dalam jangka waktu yang tepat untuk mengevaluasi apakah sudah terdapat peningkatan setelah dilakukan perubahan pada tindakan yang diaudit tersebut. 2.4 Tahapan Audit Klinis, Terdapat lima thap untuk melakukan audit klinis yang baik Dimulai dari persiapan untuk audit, pemilihan kriteria yang akan diaudit, melakukan pngukuran performa, membuat peningkatan, dan diakhiri dengan mempertahankan peningkatan yang telah dicapai Secara lebih detail akan dijelaskan sebagai benikut™* a TAHAP SATU ai Persiapan Audit TAHAP DUA / Peinilihian Kriveria i Zz Menggunakan TAHAP TIGA Metoda ‘Mengakur Kinerja \ Ca TAHAP EMPAT Meinbuat Peningkazan a TAHAP LIMA Pertahankan Peningkatan Gambar 2. Tahapan Audit Klinis Menciptakan ms Lingkungan \ yang i Mendukung oA is ‘Sumber : National Institute for Clinical Excellence*a, Tahap 1 Persiapan audit ‘Termasuk dalam tahap pertama ini adalah pemilihan topik audit, menetukan tujuan audit, serta perencanaan dari audit yang akan dilakukan. Pemilihan topik audit harus memilih hal-hal yang termasuk memiliki biaya tinggi, volume tinggi atau risiko tinggi, hal yang menjadi erhatian lokal di klinis, memiliki kemungkinan untuk peningkatan, prioritas nasional, prioritas organisasi, atau berdasar bukti ilmiah ‘Tujuan dari sudit haruslah untuk memperbaiki, meningkatkan, menambah, merubah, dan ‘memastikan perubahan tersebut. Perencanaan audit diharapkan melibatkan seluroh orang yang tepat, merencanakan waktn dan sumber daya dengan baik, metodologi, sistem pelaporan dan pelaksanaan audit tersebut z b. Tahap 2 Pemilihan Kriteria Termasuk dalam tahap dua ini adalah penentuan kriteria, pemilihan sumber data dan menganalisis sumber data tersebut. Kriteria dapat ditntuken berdasarkan elemen-elemen pelayanan yang dapat diukur secara obyektif antara lain struktur, proses, dan hasil dari suatu pelayanan, Pemilihan sumber data yang akan dijadikan standar penilaian dapat diperoleh dari berbagai cara, baik dari situs resmi, organisasi professicnal, juma! terakreditasi, atau kebijakan lokal maupun regional, Sebelum pemilihan, sumber data tersebut harus terlebih dahulu dianalisis dari segi tujuan, metodologi, hasil dan kesimpulan, kesamaan dengan kelompok pasien di lokasi audit, dan bias yang mungkin muncul ¢. Tahap 3 Mengukur Kinerja ‘Termasuk dalam tahap ketiga ini adalah perencanaan pengumpulan data, metoda Pengumpulan data, dan penanganan terhadap data yang telah terkumpul, Data dapat diambil dari catatan kasus atau medical records, survei, kuisioner, wawancara. terfokus pada grup tertentu, dan pencatatan prospektif terhadap data spesifik 4. Tahap 4 Melakukan peningkatan ‘Termasuk dalam tahap keempat ini adalah mengidentifikasi faktor penghambat kemajuan dan pelaksanaan untuk perubahan tersebut. Beberapa hal yang dapat menyebabkan hambatanuntuk kemajuan adalah rasa takut terhadap perubahan, kurang pemahaman, moral yang rendah, factor budaya, atau tidak tercapainya konsensus bersama. Implementasi terhadap perubahan dimulai dengan pembahasan hasil audit dengan pihak yang terlibat, persetujuan rencana aksi kerja, penjelasan penanggung jawab dan pelaksanan rencana aksi tersebut, pengecekan perkembangan, memberikan laporan dan membagi hasil temuan di klinis e. Tahap 5 Mempertzhankan Peningkatan —~ ‘Termasuk dalam hal ini adalah monitoring dan evaluasi serta re-audit. Walau peningkatan kkinerja adalah tujuan utama audit, narun mempertahankan peningkatan juga menupaican hal yang penting. Oleh karena itu setiap pendekatan sistematik untuk meningkatkan profesionalitas harus pula menyertakan rencana monitoring dan evaluasi perubahan Re-audit dianggap sebagai pemutup dari siklus audit, Re-audit berubungan dengan menilai bukti-bukti yang ada, mengukur tinakat efektifitas, dan memutuskan seberapa sering re- audit dilakukan. 2.5 Memulai Audit Klinis Secara singkat audit klinis dapat dilakukan dalam runutan sebagai berikut :'~ 1. Tentukan pertanyaan apa yang ingin dijawab. Adakah masalah, isu atau pertanyaan yang penting? Hal ini dapat didasani oleh kebutuhan nasional atau lokal atau spesifik terhadapa masalah vang ingin diatasi. Usulan, permasalahan kritis, atau keadaan yang dapat mengancam dapat pula menjadi dasar permasalahan yang akan dinilai 2. Buat kerangka atau format analisis sesuai variabel yang diinginkan Sosialisasikan kepentingan audit dan prosesnya dengan seluruh staf sehingea seluruhnya ‘mengerti kepentingan audit dan mampu serta mau melaksanakan audit 4, Buat formulir pengumpulan data Memulai audit dan pengumpulan data 6. Menganalisis data7. Berikan umpan balik secara reguler kepada tiap orang yang terlibat 8. Gunakan hasil audit untuk menentukan kebijakan di masa depan 2.6 Saran untuk Suksesnya Audit Demi tercapainya kesuksesan proses audit, terdapat beberapa hal yang disarankan untuk dilakukan seperti yang tercantum di bawah ini? ‘ 1. Mengefesiensikan kerja yung dilakukan. Jika memungkinkan informasi audit yang diperlukan terintegrasikan dalam pencatatan rutin data Klinis. Hal ini dapat dilakukan dengan formulir standar yang dimasukkan ke file pasien sehingea menjamin hanya data Penting yang tercatat dan memudahkan petugas memasukkan data ke komputer 2. Program audit harus juga memonitor faktor keamanan ‘termasuk mengidentifikasi kesalahan yang sering terjadi dan efek samping yang muncul, Tujuan wama audit bukan untuk mengidentifikasi kesalahan sesorang dan kemudian menghukumnya. Alasan audit dilakukan adalah mengidentifikasi masalah, belajar dari kesalahan tersebut dan berusaha menghindari muncelnya kesalahan yang sama f TL Simpulan Audit klinis merupakan tindakan mengevaluasi kesesuaian tindakan yang dilakukan dengan standar yang ada dengan tujuan akhir peningkatan kualitas pelayanan. Rangkaian siklus audit dengan lima tahapan harus dilakukan agar sebesar-besamya manfaat audit klinis dapat tercapai,DAFTAR PUSTAKA Sparrow, J. Audit and Clinical Effectiveness Information for Ophthalmologist. Royal College of Ophthalmologists. London (diunduh tanggal 20 November 2011], Tersedia dari ‘woww.reophth ac.uk/core/core_picker/download asp?id=120 Yorston, D dan Wormald, R. Clinical auditing to improve patient outcome, Community Eye Health Journal 2010; 23: 48-9 - ‘National Institute for Clinical Excellence 2002. Principles for best practice in clinical audit. Oxon UK: Radcliffe Medical Press, h. 1-8 Copeland, G. A practical handbook for clinical audit London: The Stationery Office. h 3-14 ‘Clinical Audit Support Centre. What is Clinical Audit? {document on the the internet] United Kingdom — {diunduh tanggal 20 November 2011). Tersedia dari hutp:/Awww.clinicalauditsupport.com/what is clinical_audit html East Kent Clinical Audit Service. What is Clinical Audit? {document on the the intemet]. United Kingdom {diunduh tanggal 20 November 2011}. Tersedia dari |hutp://www.ekclinicalauditservice.nhs.uk/homepage/what-is-clinical-audit/ Royal College of Psychiatrists. Clinical Audit: What it is and what it isn’t (document on the the intemet]. United Kingdom [diunduh tanggal 20 November 2011]. Tersedia dari http://www. tepsych.ac.uk/pdficlinauditChap1.pdf O'Connor, J. Clinical Audit SU March 2008. {document on the the intemet}. United Kingdom [diunduh tanggal 20 November 2011}, Tersedia dari hutp://www.slideshare. net/parcellus/clinical-audit-presentation-presentation 10