BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

TATA KEARSIPAN
LAMPIRAN II PERATURAN MENTERI ESDM NOMOR 2
TAHUN 2020 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN ESDM
 PENILAIAN REFORMASI
BIROKRASI

POTENSI KEJAHATAN
DAN SANKSI PIDANA

TATA KELOLA ARSIP BURUK

= INDIKASI KORUPSI

80% KOMUNIKASI
KEDINASAN DILAKUKAN
MELALUI KORESPONDENSI

BUKTI AKUNTABILITAS
ORGANISASI
 DASAR HUKUM DAN LATAR BELAKANG
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2005
4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012
5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 41 Tahun 2015
6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016
7. Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018
8. Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2019
9. Temuan Pengawasan Kearsipan Eksternal KESDM Tahun 2018 oleh ANRI
melalui surat Kepala ANRI Nomor B-AK.01.00/2506/2018
10. Peraturan Menteri ESDM Nomor 52 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan
Dinas dan Kearsipan sudah tidak sesuai dengan peraturan kearsipan terkini
 ISU MUATAN
BAB I PENDAHULUAN
BAB II PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN
BAB III ORGANISASI KEARSIPAN
BAB IV PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
A. Latar Belakang
B. Maksud dan Tujuan
C. Pengertian Umum
D. Asas
E. Sistematika
A. Sumber Daya Kearsipan
B. Kerja Sama Kearsipan
A. Susunan Organisasi Kearsipan KESDM
B. Mekanisme Koordinasi Kearsipan
A. Pengelolaan Arsip Aktif
1. Pemberkasan Arsip Aktif
2. Penyimpanan Arsip Aktif
3. Pelayanan Arsip Aktif
4. Penataan Berkas yang akan dipindahkan ke Unit
Kearsipan
B. Pengelolaan Arsip Inaktif
1. Penataan Arsip Inaktif
2. Penyimpanan Arsip Inaktif
3. Pelayanan Arsip Inaktif
 ISU MUATAN
BAB IV PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
BAB V STANDARDISASI SARPRAS KEARSIPAN
BAB VI PENYUSUTAN ARSIP
BAB VII PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
BAB VIII PENUTUP
C. Program Arsip Vital
1. Prosedur Pengelolaan Arsip Vital
2. Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital
3. Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital
4. Pelayanan Arsip Vital
D. Pengelolaan Arsip Terjaga
E. Penataan Arsip Bentuk Khusus
F. Alih Media
G. Perawatan dan Pengamanan
A. Sarana Pengelolaan Arsip Dinamis
B. Sarana Alih Media
C. Ruang Penyimpanan dan Gedung Penyimpanan
A. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke
Unit Kearsipan
B. Pemusnahan Arsip
C. Penyerahan Arsip Statis
A. Pembinaan Kearsipan
B. Pengawasan Kearsipan
 SUMBER DAYA

Sumber Daya

Sumber Daya Sarana dan Prasarana

Manusia Kearsipan Pendanaan

Pejabat Struktural Pejabat Fungsional Pejabat Pelaksana

Kearsipan Arsiparis Kearsipan

Kedudukan - Tanggung Jawab – Tugas Pokok - Kualifikasi

 SUMBER DAYA

Unit Kearsipan pada

setiap Unit Organisasi
wajib merencanakan dan
menganggarkan dana

Penyediaan sarana
Setiap Unit Kerja di dan prasarana
tingkat Eselon I dan kearsipan sesuai
Eselon II memiliki dengan standar
Arsiparis*

*Tingkat Eselon III, Arsiparis wajib dimiliki unit kerja yang lokasinya terpisah dari Unit Organisasi induknya
STRUKTUR ORGANISASI KEARSIPAN
 FUNGSI ORGANISASI KEARSIPAN
UNIT KEARSIPAN I UNIT KEARSIPAN II UNIT KEARSIPAN III UNIT PENGOLAH
Merumuskan kebijakan
kearsipan Kementerian
Pengelolaan arsip inaktif Pengelolaan arsip inaktif Pengelolaan arsip inaktif Pemberkasan arsip aktif,
dari Unit Kearsipan II dan dari Unit Kearsipan dari Unit Pengolah penilaian, buat daftar
Unit Kearsipan III III/Unit Pengolah arsip yang dipindahkan
Koordinasi pembinaan, Koordinasi pembinaan, Koordinasi pembinaan, pemberkasan dan
pemberkasan dan pemberkasan dan pemberkasan dan pelaporan serta
pelaporan serta pelaporan serta pelaporan serta penyerahan Salinan arsip
penyerahan arsip terjaga penyerahan arsip terjaga penyerahan arsip terjaga terjaga
Pengolahan arsip dan Pengelolaan arsip dan Pengelolaan arsip dan
penyajian arsip menjadi penyajian arsip menjadi penyajian arsip menjadi
informasi informasi informasi
Pemusnahan arsip Pemusnahan arsip Unit Pemusnahan arsip pada
Kementerian Organisasi Unit Kerjanya
Penyerahan arsip statis
kepada ANRI
Pembinaan, pengawasan Pembinaan, pengawasan Pembinaan, pengawasan
dan evaluasi kearsipan dan evaluasi kearsipan dan evaluasi kearsipan
Kementerian Unit Organisasi Unit Kerjanya
Pemindahan arsip inaktif Pemindahan arsip inaktif Pemindahan arsip aktif
bernilaiguna permanen bernilaiguna permanen (fase inaktif) ke Unit
ke Unit Kearsipan I ke Unit Kearsipan I Kearsipan
 MEKANISME KOORDINASI KEARSIPAN
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN III UNIT KEARSIPAN II UNIT KEARSIPAN I
Monitoring dan
Melaporkan Daftar Melaporkan Daftar Melaporkan Daftar
identifikasi arsip
Arsip Aktif Arsip Aktif Arsip Aktif
permanen

Pemindahan arsip Pemindahan arsip Pemindahan arsip Mengolah arsip

aktif fase inaktif inaktif permanen inaktif permanen inaktif permanen

Pemberkasan, Pelaporan dan Pelaporan dan Pelaporan dan

pelaporan dan penyerahan salinan penyerahan salinan penyerahan salinan
penyerahan salinan autentik arsip autentik arsip autentik arsip
autentik arsip terjaga terjaga terjaga terjaga ke ANRI

Usulan Usulan Permohonan

pemusnahan arsip pemusnahan arsip persetujuan ke
ANRI

Pembinaan dan Pembinaan dan Pembinaan dan

Pengawasan Pengawasan Pengawasan
 PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
Perencanaan Pemberkasan

Identifikasi Arsip yang Tercipta Mempersiapkan Peralatan 1

Pemeriksaan
Memastikan arsip yang akan diberkaskan autentik, utuh dan lengkap 2
Penentuan Indeks Arsip

Pengelompokan berdasarkan kesamaan kegiatan, masalah/subjek dan/atau kesamaan jenis 3

Penentuan Kode Klasifikasi Arsip

Dilakukan sesuai dengan fungsi, kegiatan dan transaksi yang dilaksanakan 4

Pelabelan

Memberikan label pada tempat simpan arsip 5

Pembuatan Daftar Arsip Aktif

Pembuatan Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas 6

 PENYIMPANAN ARSIP AKTIF

1 Pengelompokan sesuai dengan indeks dan kode klasifikasi

2 Mengatur arsip yang memberkas dalam folder berdasarkan kronologis waktu

3 Menata folder dalam susunan guide sesuai indeks dan kode klasifikasi arsip

4 Menata guide pada filing cabinet secara berurutan

5 Filing cabinet ditempatkan pada central file

 PELAYANAN ARSIP AKTIF
PEMINJAMAN ARSIP AKTIF PENGEMBALIAN ARSIP AKTIF
Menerima permintaan peminjaman arsip Arsiparis/Pejabat Pelaksana Arsip
aktif dari internal KESDM dengan mengacu memeriksa kembali fisik dan jumlah arsip
pengaturan hak akses pada Sistem yang dipinjam sesuai buku registrasi
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip KESDM peminjaman/formulir peminjaman arsip
aktif
Peminjam mengisi buku registrasi Apabila sesuai, Arsiparis/Pejabat Pelaksana
peminjaman atau mengisi formulir Arsip meminta pembubuhan tanda tangan
peminjaman pada buku registrasi peminjaman/formulit
peminjaman
Arsiparis/Pejabat Pelaksana Arsip mengambil Apabila tidak sesuai, Arsiparis/Pejabat
arsip yang dipinjam dari tempat Pelaksana Arsip meminta peminjam untuk
penyimpanannya berdasarkan Daftar Arsip melengkapi arsip
Menempatkan out indicator sebagai Menempatkan kembali arsip aktif di tempat
pengganti arsip yang dipinjam semula
Menyerahkan arsip kepada peminjam
disertai dengan pembubuhan tanda tangan
pada buku registrasi peminjaman/formulit
peminjaman
PENATAAN BERKAS YANG AKAN DIPINDAHKAN KE UNIT KEARSIPAN

Menentukan Melaporkan
kapan arsip Menyeleksi dan
dipindahkan arsip yang memproses
berdasarkan akan persetujuan
JRA dipindahkan pimpinan

Membuat Melakukan
Menyiapkan permohonan pemindahan
arsip yang pemindahan arsip disertai
akan Berita Acara
arsip kepada
Pemindahan
dipindahkan Unit dan Daftar Arsip
Kearsipan Pindah
 PROGRAM ARSIP VITAL
Arsip Vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan
kegiatan organisasi yang mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban
serta asset instansi.

Prasyarat bagi
keberadaan Dibutuhkan untuk
menjamin Bukti kepemilikan Berkaitan dengan
KESDM, tidak
kelangsungan kekayaan (asset) kebijakan strategis
dapat digantikan
operasional KESDM KESDM
(aspek
administrasi kegiatan KESDM
maupun legalitas
 PROGRAM ARSIP VITAL
Pimpinan Unit Pengolah
Pencipta Arsip Vital wajib
menyediakan sarana
penyimpanan arsip vital yang
memadai sesuai standar
Dalam hal perlindungan dan
pengamanan, pemulihan arsip
vital dilaksanakan oleh Unit
Pengolah yang memiliki arsip
vital berkerjasama dengan
Unit Kearsipan
Penanggung jawab
program arsip vital adalah
Pimpinan Unit Pengolah
yang memiliki arsip vital
Pimpinan Unit Pengolah
pencipta arsip vital wajib
membuat Daftar Arsip Vital
untuk diserahkan kepada Unit
Kearsipan
Pemeliharaan arsip vital
menjadi satu kesatuan
dengan pengelolaan arsip
aktif
Program arsip vital
dilaksanakan dalam satu
kesatuan pencegahan dan
penanggulangan bencana
 PENGELOLAAN ARSIP VITAL

IDENTIFIKASI ARSIP VITAL PENATAAN ARSIP VITAL

Pengolahan Hasil Penyusunan Penentuan Penyusunan

Analisis Penentuan Penempatan
Arsip Vital
Identifikasi Pemeriksaan Indeks Pelabelan Arsip
Daftar Arsip
Organisasi Pendataan Arsip Vital Berkas Vital

Analisis Analisis
Hukum Resiko
 IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
Analisis Organisasi, melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis substansi
informasi :

1 Memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi

2 Mengidentifikasi fungsi substansi dan fungsi fasilitatif

Mengidentifikasi unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang

3 menciptakan arsip sesuai dengan kreiteria arsip vital

4 Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada unit-unit kerja

potensial sebagai Pencipta Arsip Vital
 IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Pendataan, teknik pengumpulan data tentang arsip vital :

Pendataan dilakukan
setelah analisis organisasi

Dilakukan untuk mengetahui

secara pasti jenis arsip vital
pada unit kerja yang potensial

Pendataan menggunakan
formulir pendataan arsip
vital
 IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
Formulir Pendataan Arsip Vital:
 IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
Arsip yang secara legal mengandung hak dan
kewajiban atas kepemilikan asset fisik

ANALISIS Arsip yang apabila hilang dapat menimbulkan

HUKUM tuntutan hukum terhadap individu atau KESDM
PENGOLAHAN HASIL

Arsip yang mengandung hak-hak hukum individu atau

organisasi seandainya hilang duplikatnya harus dikeluarkan
PENDATAAN

dengan pernyataan dibawah sumpah

Jika arsip hilang/musnah berapa lama waktu yang

dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan berapa
biaya yang dibutuhkan oleh KESDM

Berapa lama waktu tidak produktif dengan tidak adanya

arsip yang bersangkutan dan berapa biaya yang harus
dikeluarkan oleh KESDM
ANALISIS
RESIKO
Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh keuntungan
yang hilang dengan tidak ditemukannya arsip vital

Berapa besar kerugian yang dialami oleh KESDM

dengan tidak adanya arsip yang dibutuhkan
 IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
Penentuan Arsip Vital, Daftar Identifikasi Arsip Vital Yang Tercipta:
PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL

PERLINDUNGAN PENGAMANAN
Duplikasi Fisik Arsip

Pemencaran Informasi Arsip

Lokasi Penyimpanan dan

Peralatan Khusus Penempatan
 PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN ARSIP VITAL
PENYELAMATAN
Evakuasi
Identifikasi Jenis, Jumlah
dan Tingkat Kerusakan
Rehabilitasi Fisik Arsip atau
Rekonstruksi Bangunan
PEMULIHAN
Stabilitasi dan Pelindungan Arsip
yang di Evakuasi
Penilaian dan Pemeriksaan Tingkat
Kerusakan
Pelaksanaan Penyelamatan
Prosedur Penyimpanan Kembali
Evaluasi
 KETENTUAN AKSES ARSIP VITAL
Menteri : seluruh arsip vital

Pejabat Tinggi Madya : arsip

dibawah kewenangannya*
PENENTU KEBIJAKAN
Pejabat Tinggi Pratama : arsip
dibawah kewenangannya*
INTERNAL

Pejabat Administrator pada

UPT : arsip dibawah
kewenangannya*

Pejabat Administrator,
Pejabat Pengawas, Arsiparis,
PELAKSANA KEBIJAKAN
dan ASN : arsip klasifikasi
biasa/terbuka*

PENGAWAS INTERNAL :
seluruh arsip vital

* kecuali telah mendapatkan izin atau perintah

 KETENTUAN AKSES ARSIP VITAL
EKSTERNAL
PUBLIK Tidak dapat mengakses*

PENGAWAS Dapat mengakses seluruh arsip

EKSTERNAL vital
Dapat mengakses seluruh arsip
PENEGAK HUKUM
vital

* kecuali telah mendapatkan izin

Prosedur peminjaman dan pengembalian arsip vital tidak

berbeda dengan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip
vital pada arsip aktif
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT
PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN
Memperhatikan bentuk Dilaksanakan secara Dilaksanakan pada arsip
dan media arsip berjenjang sesuai yang telah melewati
struktur organisasi retensi aktif dan
kearsipan memasuki retensi inaktif

Wajib mengirimkan Pemindahan arsip media Unit Kearsipan wajib

permohonan tertulis baru harus disertai memeriksa kesesuaian
disertai dengan Daftar Daftar Arsip sesuai Daftar Arsip Pindah
Arsip Pindah informasi yang dengan fisik arsip
terkandung di dalamnya

Unit Kearsipan dapat Arsip yang bernilaiguna Unit Kearsipan I dapat

menolak pemindahan permanen berdasarkan menolak pemindahan selain
apabila adanya Jadwal Retensi Arsip ke point 7, apabila bukan arsip
ketidaksesuaian Daftar Unit Kearsipan I bernilai guna permanen,
Arsip dengan fisik arsip, atas dasar penilaian tidak
belum masuk retensi layak pindah, hal teknis yang
inaktif, dilakukan tanpa diaggap tidak
prosedur memungkinkan
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT
PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN

Penyeleksian Arsip Inaktif

Mengacu pada Jadwal
Retensi Arsip

Penataan Arsip Inaktif

Penataan arsip inaktif yang
dipindahkan ke dalam boks

Pembuatan Daftar Arsip

Menyusun Daftar Arsip
Pindah serta Berita Acara