Management Organisasi
Management Organisasi
MANAGEMENT ORGANISASI
1.A. PENDAHULUAN
Pengorganisasian :
Mengusahakan hubungan secara efektif antar orang-prang yang
melahirkan kerjasama yang efisien sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan
Dengan kata lain, suatu tugas yang dikerjakan secara terorganisir
seharusnya terselesaikan dengan lebih baik dan lebih cepat daripada tugas
yang sama yang dikerjakan dengan tidak terorganisir.
Maka jika kita “berorganisasi” tetapi hasil kerja kita tidak lebih baik dan
lebih cepat dibandingkan pekerjaan orang lain; maka dapat dikatakan kita
belum bisa berorganisasi.
Management Organisasi merupakan ilmu yang sangat luas (diantaranya
meliputi cara menjalankan organisasi, membangun sebuah tim, menetapkan
anggaran belanja organisasi, merencanakan program kerja, mengalokasikan
sumber daya, problem solving, effective planning, productive meeting, teknik
kepanitiaan dll)
Maka materi kali ini akan difokuskan pada teknik kepanitiaan kegiatan
1.B. TEKNIK KEPANITIAAN KEGIATAN
Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang
yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.
Urutan kerja kepanitiaan (standar) suatu kegiatan/program adalah :
1. Munculnya ide/rencana kegiatan/program
2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
3. Persiapan kegiatan
4. Pelaksanaan kegiatan
5. Evaluasi
Persiapan rapat :
1. Menentukan waktu dan tempat rapat
2. Memilih peserta dan mengundangnya
Perangkat-perangkat Rapat :
1. Pimpinan Rapat
Dengan tugas :
a. Membuka rapat
b. Menjelaskan tujuan rapat / masalah yang hendak dibahas
c. Memfasilitasi pembicaraan, merangsang kontribusi peserta, membatasi alur
pembicaraan
d. Menyimpulkan dan menutup
2. Notulen
Hal-hal yang perlu dicatat : waktu dan tanggal rapat, nama pimpinan rapat,
presensi peserta rapat, agenda yang dibahas, hasil-hasil rapat, tanda tangan
pengesahan.
3. Agenda rapat
4. Peralatan penunjang (misalnya papan tulis)
2. Scheduling
Standard time schedule :
Waktu
Aktivitas
I II III ……
A
B
…….
3. Strukturisasi Team
Yang pertama kali dipilih biasanya adalah ketua
Dalam struktur biasanya yang selalu ada adalah sekertaris dan
bendahara (Wakil dapat diadakan sesuai dengan kebutuhan)
Bidang-bidang yang ada disesuaikan dengan detail langkah yang perlu
dilaksanakan (rujukan pada time schedule)
Usahakan padat karya dan jangan ada yang terlalaikan
Sistem komanda (kontrol, evaluasi, disiplin) yang dapat dilakukan :
Langsung kepada ketua
Melalui koordinator
Jika SDM kurang, maka dapat dilaksanakan fungsi yang merangkap
4. Job Description
Acuan job description dapat melalui time schedule yang telah ada.
Tujuan dari pendeskripsian tugas :
a. Agar setiap panitia mengerti (detail) tugas-tugas yang harus
diselesaikannya
b. Agar tidak ada tumpang tindih tugas
c. Agar tidak ada tugas yang terlalaikan
d. Agar setiap panitia dapat mandiri bekerja (tanpa harus menunggu
komando dari ketua)
e. Agar setiap panitia dapat mengembangkan kreasinya (saat mereka
mengetahui apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh
dilakukan)
Beberapa hal umum yang mungkin perlu diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan
:
Technical Meeting
Point-point standar yang dibahas pada technical meeting :
o Urutan acara/aktivitas
o Tanggung jawab setiap individu di tiap acara
o Plan A / Plan B
o Pembangkitan semangat intern
Evaluasi harian/session
Dilakukan jika pelaksanaan lebih dari satu hari/session agar pada
hari/session selanjutnya tidak dilakukan kesalahan yang sama.
Rujukan
1. Manajemen Proses Latihan, Dewan Materi PKR IV, 2000
2. Wawasan Beorganisasi, LKO SMP , 2000
3. Menuju ROHANI yang Ideal, Super-LKO ROHANI, 2000
4. Smart Organization Skill, Dewan Materi PKR IX, 2001
5. Strategi Eliminasi Budaya Pergaulan Bebas, Zina Mata dan Budaya Berpakaian
Ketat, Dokumen Ekstern ROHANI, 2001
6. Visi ROHANI-554, Konsolidasi ROHANI, 2001
7. Tips-tips Brainstorming, Training Kreatifitas ROHANI, 2001
8. Teknik Kepanitiaan, Dewan Materi PKR XI, 2002