Manajemen Perawatan dan Kontrol Perawatan

Pendahuluan
Aktivitas manajemen perawatan beserta kontrol perawatan sama pentingnya dengan
tindakan perawatan itu sendiri. Manajemen perawatan dapat diartikan sebagai fungsi metode
dalam memberikan panduan terkait kebijakan terhadap kegiatan perawatan yang berkaitan
dengan teknis dan pemilihan program perawatan.
Pada penelitian yang pernah dilakukan, jumlah man-power di perusahaan manufaktur
berkisar 5 – 10% tenaga kerja, namun saat ini sudah meningkat secara signifikan dan
diperkirakan akan terus berlanjut. Faktor utama dalam kejadian ini karena di industri sudah
banyak menerapkan mekanisme otomasi untuk banyak proses, sehingga jumlah tenaga
operator yang dibutuhkan akan sedikit, dibandingkan dengan tenaga maintenance.

Department Maintenance dan Fungsinya

Departemen ini diharapkan bisa melakukan fungsi-fungsi yang berkaitan sebagai
berikut:
1. Merencanakan dan memperbaiki peralatan / fasilitas hingga batas standar yang
dikehendaki.
2. Melaksanakan pemeliharaan pencegahan, lebih spesifik yaitu merancang dan
implementasikan skejul pekerjaan untuk merawat peralatan atau fasilitas operasional
untuk menghindari kendala serius.
3. Mempersiapkan budget secara detail berkaitan juga dengan tenaga kerja dan material
yang dibutuhkan untuk melakukan perawatan.
4. Mengatur stok inventori dari material atau parts yang penting agar siap pada saat
dilakukan maintenance.
5. Mencatat dan merekap laporan terhadap peralatan, fasilitas, dll.
6. Merancang tindakan yang efektif untuk memonitor aktivitas tenaga maintenance.
7. Merancang teknik yang efektif untuk operator, petinggi managemen, dan kelompok
yang berkaitan lainnya terhadap kegiatan maintenance.
8. Melatih pekerja maintenance dan pihak berkaitan lainnya untuk meningkatkan
kemampuan dan memperoleh efektifitas pekerjaan.
9. Mereview rencana untuk pengadaan fasilitas atau peralatan baru
10. Mengimplementasikan metode guna meningkatkan keamanan area kerja dan
merancang program keselamatan kerja untuk pekerja maintenance
11. Merancang kontrak dan melakukan inspeksi hasil kerja yang dilakukan oleh kontraktor
sesuai dengan kontrak perjanjian.
Banyak faktor yang menjadi latarbelakang jenis organisasi perawatan yaitu ukuran,
kompleksitas, dan produk yang dihasilkan. Berikut ini adalah empat pedoman yang berguna
dalam merancang organisasi perawatan, yaitu:
a. Menetapkan pembagian wewenang yang jelas
 b. Optimalkan skema reporting pekerjaan
c. Cocokan organisasi dengan ahlinya
d. Efisiensikan struktur organisai

Satu hal yang harus dipertimbangkan pertama kali saat merancang organisasi pemeliharaan
adalah apa keuntungan dari Sentralisasi dan Desentralisasi Organisasi pemeliharaan.
Secara umum, sentralisasi atas organisasi pemeliharaan bekerja baik di perusahaan
(struktur organisasi) kecil – menengah, lokasi kerja terletak di lingkungan yang strategis,
penjelasannya adalah sebagai berikut:

Benefit Sentralisasi Organisasi Pemeliharaan

1. Lebih efisien dibandingkan desentralisasi organisasi pemeliharaan
2. Membutuhkan man power lebih sedikit
3. Supervisi lebih efektif
4. Kemungkinan penggunaan alat dan personel khusus lebih besar
5. Kemungkinan fasilitas lebih modern
6. Secara umum memungkinkan efektifitas pelatihan kerja

Kerugian Sentralisasi Organisasi Pemeliharaan

1. Membutuhkan waktu lebih untuk sampai ke lokasi kerja
2. Pekerja tidak familiar atau menguasai alat atau mesin yang kompleks
3. Supervisi sulit karena jauh dari lokasi kantor pusat
4. Biaya transport besar
Dilain sisi, desentralisasi organisasi pemeliharaan, tim ditugaskan ke beberapa unit atau
area. Alasan utamanya karena jenis ini sangat efisien dalam mengurangi lead time ke tempat
kerja, semangat kerjasama antara tim produksi dengan tim pemeliharaan, supervisi yang dekat,
dan pekerja pemeliharaan berpotensi tinggi memahami fasilitas atau alat kompleks.
Berdasarkan pengalaman, di pabrik besar menerapkan kombinasi managemen
pemeliharaan yaitu sentralisasi dan desentralisasi dan bekerja dengan baik. Alasan utamanya
karena manfaat dari kedua sistem tersebut dapat dicapai dengan sedikit kelemahan/kerugian.
Meskipun begitu, tidak ada satu jenis organiasi pemeliharaan yang bermanfaat bagi seluruh
perusahan.

Manajemen Pemeliharaan Berdasarkan Tujuan, Prinsip Manajemen

Pemeliharaan Kritis, dan Evaluasi Efektivitas Program Pemeliharaan
(Pertanyaan) Untuk Manager Pemeliharaan.
Improvment proses managemen pemeliharaan adalah sebuah progress kontinue yang
membutuhkan keterlibatan aktif dan sifat progresif. Berikut 9 cara untuk membuat program
pemeliharaan yang efektif:
1. Identifikasi kekurangan yang ada, dilakukan dengan cara diskusi dengan pelaksana
pemeliharaan dan memeriksa KPI.
 2. Menetapkan Tujuan Pemeliharaan, guna identifikasi kekurangan dan menyiapkan
target perbaikan
3. Menetapkan prioritas
4. Menetapkan parameter performa, berkaitan dengan pekerjaan pemeliharaan yang akan
dilakukan atau biaya yang dikeluarkan
5. Menetapkan rencana jangka pendek – panjang, jangka pendek fokus ke prioritas tinggi
sedangkan jangka panjang adalah target untuk 3 – 5 tahun mendatang.
6. Dokumen terkait rencana jangka pendek – panjang disebar ke seluruh pihak berkaitan.
7. Melaksanakan rencana
8. Status laporan, berkaitan dengan periodic report dan disampaikan ke seluruh pihak
berkaitan.
9. Review progress secara berkala, dan tentukan target selanjutnya.
Setelah bertahun-tahun, banyak prinsip manajemen pemeliharaan dikembangkan, antara
lain:
1. Produktivitas akan maksimum jika setiap orang dalam organisasi memiliki tugas yang
harus dilakukan dengan deadline yang pasti.
2. Jadwalkan kontrol secara efektif
3. Pengukuran dilakukan sebelum kontrol
4. Hubungan pelayanan pelanggan adalah basic pemeliharaan yang efektif
5. Pengendalian pekerjaan bergantung pada kepastian, tanggung jawab individu untuk
masing-masing aktivitas
6. Banyaknya tim adalah hal yang minimal untuk melakukan pekerjaan secara efektif

Hal-Hal Yang Harus Dimengerti Oleh Manajer Departemen Pemeliharaan

1. Apakah memperhatikan waktu kerja tim? Perjalanan, Istirahat, dll
2. Apakah memperhatikan terkait fasilitas/alat dan aktivitas yang memakan budget
maintenance terbesar?
3. Apakah memperhatikan apakah tim bekerja menggunakan alat dan metode yang tepat
dan efektif?
4. Apakah pernah menghitung ketersediaan material untuk antisipasi downtime?
5. Apakah pernah membandingkan “apa yang harus” dan “kenapa”?
6. Apakah yakin bahwa pengadaan fasilitas/alat baru mempertimbangkan faktor
pemeliharaan yang baik?
7. Apakah memperhatikan apakah foreman lebih banyak didepan komputer atau di
lapangan?
8. Apakah punya landasan utama untuk melaksanakan pengukuran produktivitas dan
meningkatkannya?
9. Apakah memperhatikan terkait safety sudah diterapkan?
10. Apakah memperhatikan tim bekerja sesuai dengan aturan kualitas dan kuantitas
material, dimana dan kapan mereka membutuhkan?
Jika seluruh pertanyaan tersebut dijawab dengan “YA”, maka landasan seorang manager
department maintenance sudah baik untuk memenuhi tujuan organisasi. Jika “tidak” perlu
dilakukan perbaikan.
Faktor Dari Manajemen Pemeliharaan Yang Efektif
Berikut ini merupakan kunci dari efektifitas manajemen pemeliharaan, antara lain:
1. Kebijakan Pemeliharaan
Adalah hal yang sangat Penting, karena berkaitan dengan Tujuan, Tanggung
Jawab, Metode atau teknik yang harus diperhatikan, Otoritas Pekerjaan, dan
Pengukuran performa.

2. Kontrol Material
Biasanya material memakan 30 – 40% total biaya pemeliharaan. Apabila ada
kendala dalam hal kontrol material, dapat meningkatkan downtime. Cara untuk
menghindari masalah pada kontrol material adalah koordinasi yang baik antar
departement yang berkaitan seperti purchasing, procurement,penjual, dll.

3. Penerapan Perintah Kerja

Berkaitan dengan rencana pekerjaan yang akan dilakukan berguna untuk
evaluasi hasil kerja, biasanya harus mencantumkan kapan pekerjaan diminta dan
estimasi terselesaikan, deskripsi pekerjaan, material yang dipakai, dll

4. Histori Peralatan
Mempunyai peranan penting untuk efektifitas dan efisiensi dalam organisai
perawatan. Biasanya mencakup biaya maintenance, ketersediaan, dan dokumen lain.
Secara umum bisa diartikan sebagai kronolgois yang mencatat kejadian perawatan.
Histori ini berguna ketika pembelian item baru, identifikasi kerusakan, membuat
modifikasi, mencari sebab dari masalah, dan lain-lain

5. Perawatan Pencegahan dan Perawatan Perbaikan

Secara umum, perawatan pencegahan bertujuan agar fasilitas atau alat akan
selalu siap digunakan. Sedangkan perawatan perbaikan secara umum juga mirip
penerapannya dengan perawatan pencegahan.

6. Rencana Pekerjaan dan Penjadwalan

Sangat efektif dalam manajemen pemeliharaan. Karena metode ini bisa
membantu dalam merancang beberapa pekerjaan agar bisa terselesaikan dengan
sepenuhnya.

7. Kontrol “Backlog” dan Sistem Prioritas

Secara umum, backlog ini berkaitan dengan informasi perihal catatan yang
berhubungan dengan pekerjaan. Dengan mengetahhui backlog, maka bisa memudahkan
dalam menentukan pilihan terkait pekerjaan di masa yang akan datang. Sedangkan
sistem prioritas sangat penting karena tidak mungkin melakukan setiap pekerjaan disaat
sedang dibutuhkan. Dengan sistem prioritas, dapat ditentukan pekerjaan mana yang
bisa dikerjakan terlebih dahulu.
 8. Pengukuran Performa
Organisasi pemeliharaan yang sukses biasanya mengukur performanya untuk
beberapa alasan, seperti untuk evaluasi yang berkaitan dengan banyaknya mesin yang
tidak beroprasi, merancang rencana masa depan, kebiasaan dari pekerja, dll.

Proyek Perawatan dan Metode Kontrol

2 Metode yang sering digunakan ialah Program Evaluation and Review Technique
(PERT) dan Critical Path Method (CPM). Didalam pemeliharaan maupun hal lain, 3 faktor
penting yaitu Waktu, Biaya, dan Ketersediaan Bahan Baku. PERT dan CPM merupakan metode
yang bisa digunakan untuk mengatasi itu karena keduanya sangat mirip. Perbedaan
signifikannya adalah jika waktu estimasi penyelesaian pekerjaan belum diketahui, maka PERT
digunakan. Sebaliknya, jika waktu estimasi pekerjaan sudah diketahui CPM dapat digunakan.
Berikut adalah hal yang bisa digunakan melalui metode PERT dan CPM, antara lain:
1. Memecah project menjadi tugas individu
2. Mengatur pekerjaan tersebut menjadi logika berpikir
3. Menentukan waktu pekerjaan
4. Menentukan skejul
5. Mengidentifikasi pekerjaan dan kontrol terhadap ketepatan penyelesaiannya
6. Mendistribusikan kembali sumber daya atau dana untuk memperbaiki skejul

Rumus Yang Berkaitan Dengan Critical Path Method (CPM) dan Program
Evaluation and Review Technique (PERT)
Rumus umum PERT

Ta = Ekspektasi Waktu Pekerjaan

OT = Waktu optimis ekspektasi pekerjaan (waktu minimum)
MT = Waktu rata-rata yang dibutuhkan
PT = Waktu pesimis ekspektasi pekerjaan (waktu maksimum)

Contoh,
Diketahui:
Asumsikan saja kita punya pekerjaan dengan detail berikut:
OT = 55 Hari
PT = 88 Hari
MT = 60 Hari

Ditanya:
Tentukan Ta (Ekspektasi Waktu Pekerjaan)
Jawab:

Jadi, waktu ekspektasi pekerjaan ialah 62,5 hari.

Rumus umum CPM
Secara umum, ini seperti diagram lingkaran yang menjelaskan terkait waktu
penyelesaian pekerjaan dan menentukan efektifitas runtutan pekerjaan agar deadline
penyelesaian pekerjaan bisa terpenuhi dengan baik.

Benefit CPM
1. Alat yang efektif untuk monitoring progres pekerjaan
2. Dapat memaksimalkan komunikasi dan memahami terkait project
3. Menentukan aktivitas penting agar diselesaikan tepat waktu dan memprediksi
keseluruhan waktu pengerjaan diawal
4. Menentukan rencana kerja dan pekerja serta sumber daya lainnya
5. Efektif dalam kontrol biaya dan dapat dikomputerisasi
6. Menghindari duplikat dan kelalaian dalam menentukan durasi penyelesaian project

Kekurangan CPM
1. Mahal
2. Memakan waktu
3. Estimasi Bisa Keliru
4. Metode masih belum optimal

Rumus Yang Berkaitan Dengan Manajemen Pemeliharaan

Rumus ini berfungsi untuk mengukur berbagai aspek efektifitas dari fungsi
pemeliharaan, antara lain sebagai berikut:
1. Rumus 1 -> Perbandingan Total Biaya Pemeliharaan terhadap Total Penjualan

TMC : Total Maintenance Cost / Total Biaya Pemeliharaan

TS : Total Sales / Total Penjualan
I1 = Parameter

Penelitian menyebutkan bahwa rata-rata total biaya Pemeliharaan sekitar 5% dari

total penjualan

2. Rumus 2 -> Total Biaya Pemeliharaan terhadap Total Output Produk

TO : Total Produk Yang Dihasilkan

3. Rumus 3 -> Total Biaya Pemeliharaan terhadap Total Nilai Investasi

TIPE : Total Invesment in Plant and Equipment / Total Investasi

4. Rumus 4 -> Kontrol Prev Maintenance dengan Organisai Perawatan

TTPM : Total Time Performing Prev Maintenance (total waktu melakukan

perawatan pencegahan)
TTEM : Total time for entire Maintenance (total waktu melakukan semua fungsi
perawatan)

5. Rumus 5 -> Akurasi Budget Pekerjaan Perawatan

TAMC : Total Aktual Maintenance Cost (Total Aktual Biaya Perawatan)

TBMC : Total Budget Maintenance Cost (Total Estimasi Biaya Perawatan)

6. Rumus 6 -> Kendali pemeliharaan

TMAC : Total Administration Maintenance Cost (Total Biaya Administrasi

Perawatan)

7. Rumus 7 -> Efektifitas Skejul Pekerjaan

PJCED : Total Planned jobs completed by established due dates (Total pekerjaan
yang on time)
TPJ : Total Planned Job (Total Pekerjaan yang dijadwalkan)

8. Rumus 8 -> Kontrol Material

TPJAM : Total Planned Job Awaiting Material (Total Pekerjaan Yang Menunggu
Material)
9. Rumus 9 -> Efektifitas Pekerjaan pemeliharaan
 MHEUJ : Man-Hours of emergency and unscheduled job (Jam kerja atas
pekerjaan darurat tidak direncanakan)
TMMH: Total Maintenance Man Hours Worked (Total jam pekerja pemelihraan
bekerja)

10. Rumus 10 -> Alternatif Efektifitas Pekerjaan Pemeliharaan

DTCB : Downtime caused by breakdown (Mesin mati karena rusak)

TDT : Total Downtime (total mesin mati)

11. Rumus 11 -> Efektifitas Inspeksi

NJI : Number of jobs resulting from inspection (total pekerjaan hasil kegiatan
inspeksi)
TIC : Total Inspection completed (Total inspeksi yang sudah dilakukan)

12. Rumus 12 -> Rumus Material dan Pekerja

TMLC : Total Maintenance Labor Cost (Total Biaya Pekerja Perawatan)

TMMC : Total Maintenance Material Cost (Total Biaya Material Perawatan)

13. Rumus 13 -> Biaya Manufaktur

TMFC : Total Manufacturing Cost (Total Biaya Manufaktur)

14. Rumus 14 -> Biaya Perawatan terhadap jam kerja

TNMW : Total number of man hours worked (total jam kerja pekerja)

15. Rumus 15 -> Monitor Progres Reduksi Biaya

PMMSJ: Percentage of maintenance man hour spent on scheduled job (persentase

pekerja pemeliharaan bekerja di waktu yang telah ditentukan
MCPP : Maintenance Cost Per unit of Production (Biaya maintenance per unit
produksi).
Daftar Pustaka