BAB 2 PERKEMBANGAN SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah menyelesaikan bab ini, Anda akan dapat: •

Mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan perkembangan Sistem Perencanaan
Sumber Daya Perusahaan (ERP). • Mendeskripsikan karakteristik modular yang
membedakan perangkat lunak ERP. • Membahas pro dan kontra dari implementasi sistem
ERP. • Merangkum perkembangan yang terus berlangsung dalam ERP.

PENDAHULUAN Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini, perusahaan berusaha
untuk menyediakan barang dan layanan kepada pelanggan dengan lebih cepat dan dengan
biaya yang lebih rendah dibandingkan pesaing mereka. Bagaimana mereka melakukannya?
Seringkali, kunci utamanya adalah sistem informasi yang efisien dan terintegrasi.
Meningkatkan efisiensi sistem informasi menghasilkan manajemen proses bisnis yang lebih
efisien. Ketika perusahaan memiliki proses bisnis yang efisien, mereka dapat lebih kompetitif
di pasar.

Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) dapat membantu sebuah perusahaan
untuk mengintegrasikan operasinya dengan menyediakan lingkungan komputasi yang
mencakup database bersama—menghasilkan data yang konsisten di semua fungsi bisnis
dalam waktu nyata. (Istilah "waktu nyata" merujuk pada data dan proses yang selalu terkini).

Bab ini akan membantu Anda memahami bagaimana dan mengapa sistem ERP muncul, dan
apa yang mungkin terjadi di masa depan dalam sistem informasi bisnis. Bab ini mengikuti
urutan berikut: • Tinjauan tentang evolusi sistem informasi dan penyebab terkait
perkembangan terbaru sistem ERP. • Diskusi tentang beberapa vendor perangkat lunak ERP
yang mendominasi pasar; pemimpin industri saat ini, perusahaan perangkat lunak Jerman
SAP AG dengan produk perangkat lunak unggulan mereka, SAP ERP, dibahas sebagai
contoh dari sistem ERP. • Tinjauan faktor-faktor yang memengaruhi keputusan perusahaan
untuk membeli sistem ERP. • Deskripsi manfaat ERP. • Gambaran umum pertanyaan yang
sering diajukan terkait sistem ERP. • Diskusi tentang masa depan perangkat lunak ERP,
termasuk penekanan yang diberikan pada aplikasi seluler dan aksesibilitas data.
EVOLUSI SISTEM INFORMASI Hingga belum lama ini, sebagian besar perusahaan
memiliki sistem informasi yang tidak terintegrasi yang hanya mendukung aktivitas dalam
area fungsional bisnis individu. Oleh karena itu, sebuah perusahaan akan memiliki sistem
informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dan sebagainya—masing-masing dengan
perangkat keras, perangkat lunak, dan metode pengolahan data dan informasi mereka sendiri.
Sistem informasi yang dikonfigurasi seperti ini dikenal sebagai "silo" karena setiap
departemen memiliki tumpukan informasi sendiri yang tidak terhubung dengan silo
berikutnya; silo juga dikenal sebagai "pipa".

Sistem-sistem yang tidak terintegrasi seperti ini mungkin berfungsi dengan baik dalam setiap
area fungsional individu, tetapi untuk menjadi kompetitif, sebuah perusahaan harus berbagi
data di antara semua area fungsional. Ketika sistem informasi perusahaan tidak terintegrasi,
dapat muncul ketidakefisienan yang mahal. Misalnya, anggaplah dua area fungsional
memiliki sistem informasi yang terpisah dan tidak terintegrasi. Untuk berbagi data, seorang
pegawai di salah satu area fungsional perlu mencetak data dari area lain dan kemudian
memasukkan data tersebut ke dalam sistem informasi area nya. Tidak hanya memakan waktu
dua kali lipat, ini juga meningkatkan kemungkinan kesalahan penginputan data secara
signifikan. Sebagai alternatif, proses ini dapat diotomatisasi dengan memiliki satu sistem
informasi menulis data ke dalam sebuah file yang dapat dibaca oleh sistem informasi lainnya.
Hal ini akan mengurangi probabilitas kesalahan, tetapi hanya dapat dilakukan secara periodik
(biasanya semalam atau pada akhir pekan) untuk meminimalkan gangguan pada transaksi
bisnis normal. Karena keterlambatan dalam pembaruan sistem, data yang dipindahkan jarang
sekali menjadi yang terbaru. Selain itu, data dapat didefinisikan secara berbeda dalam sistem
data yang berbeda; misalnya, produk mungkin disebut dengan nomor bagian yang berbeda
dalam sistem yang berbeda. Perbedaan ini dapat menciptakan masalah lebih lanjut dalam
berbagi informasi antara area fungsional dengan cepat dan akurat.

Sekarang tampak jelas bahwa sebuah bisnis seharusnya memiliki perangkat lunak terintegrasi
untuk mengelola semua area fungsional. Namun, sistem ERP terintegrasi adalah sistem
perangkat keras dan perangkat lunak yang sangat kompleks yang tidak memungkinkan
hingga tahun 1990-an. Sistem ERP saat ini berkembang sebagai hasil dari tiga hal: (1)
kemajuan teknologi perangkat keras dan perangkat lunak (daya komputasi, memori, dan
komunikasi) yang diperlukan untuk mendukung sistem ini, (2) perkembangan visi sistem
informasi terintegrasi, dan (3) rekayasa ulang perusahaan untuk beralih dari fokus fungsional
ke fokus proses bisnis.

Perkembangan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Komputer Perangkat keras dan
perangkat lunak komputer berkembang pesat pada tahun 1960-an dan 1970-an. Komputer
bisnis praktis pertama adalah komputer mainframe pada tahun 1960-an. Meskipun komputer-
komputer ini mulai mengubah cara bisnis dilakukan, mereka tidak cukup kuat untuk
memberikan data terintegrasi dalam waktu nyata untuk pengambilan keputusan bisnis.
Seiring berjalannya waktu, komputer menjadi lebih cepat, lebih kecil, dan lebih murah—
menyebabkan munculnya perangkat seluler saat ini. Perkembangan pesat kemampuan
perangkat keras komputer telah dijelaskan dengan baik oleh Hukum Moore. Pada tahun 1965,
karyawan Intel Gordon Moore mengamati bahwa jumlah transistor yang dapat dibangun ke
dalam chip komputer akan berganda setiap 24 bulan. Ini berarti bahwa pada tahun 1960-an
dan 1970-an kemampuan perangkat keras komputer berganda setiap 24 bulan, dan tren ini
telah berlanjut, seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 2-1.
Sumber Baris: "Evolusi dari Revolusi," ftp://download.intel.com/pressroom/kits/Intel
ProcessorHistory.pdf," Intel. GAMBAR 2-1 Peningkatan sebenarnya dalam jumlah transistor pada chip
mendekati Hukum Moore Pengembangan Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Pada saat ini, perangkat lunak komputer juga berkembang untuk memanfaatkan kemampuan yang semakin
meningkat dari perangkat keras komputer. Pada tahun 1970-an, perangkat lunak basis data relasional
dikembangkan, memberikan kemampuan kepada bisnis untuk menyimpan, mengambil, dan menganalisis
volume data besar. Perangkat lunak spreadsheet, alat bisnis yang mendasar saat ini, menjadi populer pada
tahun 1980-an. Dengan spreadsheet, manajer dapat melakukan analisis bisnis yang kompleks tanpa harus
mengandalkan programmer komputer untuk mengembangkan program kustom.

Pengembangan perangkat keras dan perangkat lunak komputer pada tahun 1960-an, 1970-an, dan 1980-an
membuka jalan bagi pengembangan sistem ERP. Upaya Awal untuk Berbagi Sumber Daya

Saat komputer pribadi (PC) semakin populer di dunia bisnis pada tahun 1980-an, menjadi jelas bahwa
pengguna memerlukan cara untuk berbagi peralatan periferal (seperti pencetak dan hard disk, yang cukup
mahal pada awal tahun 1980-an) dan, yang lebih penting, data. Pada saat itu, informasi bisnis penting
disimpan pada PC individu, tetapi tidak ada cara yang mudah untuk berbagi informasi secara elektronik.

Pada pertengahan tahun 1980-an, perkembangan telekomunikasi memungkinkan pengguna untuk berbagi
data dan perangkat periferal pada jaringan lokal. Biasanya, jaringan-jaringan ini adalah kelompok
komputer yang terhubung satu sama lain dalam satu lokasi fisik. Ini berarti bahwa pekerja dapat
mengunduh data dari komputer pusat ke PC desktop mereka dan bekerja dengan data di meja mereka.

Susunan komputer pusat ini-sebagai komputer lokal sekarang disebut sebagai arsitektur klien-server.
Server (komputer pusat) menjadi lebih kuat dan lebih murah serta menyediakan skalabilitas. Skalabilitas
berarti kapasitas peralatan dapat ditingkatkan dengan menambahkan perangkat keras baru. Dalam hal
jaringan klien-server, kemampuan untuk menambahkan server membuat jaringan menjadi skalabel-
memanjangkan masa pakai investasi perangkat keras. Skalabilitas adalah karakteristik dari jaringan klien-
server, tetapi biasanya bukan dari sistem berbasis mainframe.

Pada akhir tahun 1980-an, sebagian besar perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk
mendukung pengembangan sistem ERP sudah tersedia: komputer cepat, akses jaringan, dan teknologi
basis data yang canggih. Ingat dari Bab 1 bahwa program ERP membantu organisasi mengelola proses
bisnis perusahaan secara menyeluruh menggunakan basis data bersama, yang menyimpan jumlah data
yang sangat besar. Perangkat lunak yang menyimpan data tersebut secara terorganisir, dan yang
memungkinkan pengambilan data yang mudah, adalah sistem manajemen basis data (DBMS). Pada
pertengahan tahun 1980-an, DBMS yang diperlukan untuk mengelola pengembangan perangkat lunak ERP
yang kompleks sudah ada. Unsur terakhir yang diperlukan untuk pengembangan perangkat lunak ERP
adalah pemahaman dan penerimaan dari komunitas bisnis. Banyak pengusaha belum mengenali manfaat
sistem informasi terintegrasi dan belum bersedia untuk mengalokasikan sumber daya untuk
mengembangkan perangkat lunak ERP. Akar Manufaktur dari ERP

Konsep sistem informasi terintegrasi mulai terbentuk di lantai pabrik. Perangkat lunak manufaktur
berkembang selama tahun 1960-an dan 1970-an, berkembang dari sistem pelacakan inventaris sederhana
menjadi perangkat lunak perencanaan kebutuhan material (MRP). MRP adalah metodologi penjadwalan
produksi yang menentukan waktu dan jumlah produksi serta rilis pesanan pembelian untuk memenuhi
jadwal produksi utama. Perangkat lunak MRP memungkinkan manajer pabrik untuk merencanakan
produksi dan kebutuhan bahan baku dengan bekerja mundur dari ramalan penjualan, prediksi penjualan di
masa depan. Manajer pabrik pertama-tama melihat ramalan permintaan pelanggan dari Pemasaran dan
Penjualan, kemudian melihat jadwal produksi yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tersebut,
menghitung bahan baku yang diperlukan untuk mencapai tingkat produksi yang diperlukan, dan akhirnya
memproyeksikan biaya bahan baku tersebut. Untuk perusahaan dengan banyak produk, bahan baku, dan
sumber daya produksi bersama, proyeksi semacam ini tidak mungkin dilakukan tanpa komputer untuk
melacak berbagai input.
Fungsi dasar MRP dapat ditangani oleh komputer mainframe; Namun, munculnya pertukaran data
elektronik (EDI) - pertukaran dokumen bisnis standar langsung antar komputer - memungkinkan
perusahaan untuk mengelola proses pembelian secara elektronik, menghindari biaya dan keterlambatan
yang dihasilkan dari sistem pesanan pembelian dan faktur kertas. Area fungsional yang sekarang dikenal
sebagai Manajemen Rantai Pasokan (SCM) dimulai dengan berbagi jadwal produksi jangka panjang antara
produsen dan pemasok mereka.

Dorongan Manajemen untuk Mengadopsi ERP

Situasi ekonomi sulit pada akhir tahun 1980-an dan awal tahun 1990-an menyebabkan banyak perusahaan
melakukan pemangkasan dan restrukturisasi. Overhaul perusahaan ini adalah salah satu stimulus untuk
pengembangan ERP. Perusahaan perlu menemukan cara untuk menghindari jenis situasi berikut (yang
telah mereka toleransi selama waktu yang lama): Bayangkan Anda adalah CEO Mountaineering, Inc.,
penyedia perlengkapan outdoor yang melayani para pecinta olahraga muda dan berkelas. Mountaineering,
Inc. menguntungkan dan berpacu dengan pesaing, tetapi sistem informasi perusahaan tidak terintegrasi dan
tidak efisien (seperti halnya sistem pesaing Anda). Departemen Pemasaran dan Penjualan menciptakan
jejak kertas yang memakan waktu dan sulit diatur saat bernegosiasi dan menyelesaikan penjualan dengan
pengecer. Untuk menjadwalkan produksi pabrik, manajer Departemen Manufaktur memerlukan informasi
yang akurat dan tepat waktu tentang pesanan penjualan aktual dan yang diproyeksikan dari manajer
Pemasaran dan Penjualan. Tanpa informasi seperti itu, manajer Manufaktur harus menebak produk apa
yang harus diproduksi - dan berapa banyak - untuk menjaga barang bergerak melalui lini produksi.
Kadang-kadang tebakan memperkirakan permintaan, dan kadang-kadang tidak memperkirakan
permintaan. Overproduksi produk tertentu dapat berarti perusahaan Anda terjebak dengan produk yang
pasarannya semakin berkurang karena perubahan gaya atau perubahan permintaan musiman. Ketika
perusahaan Anda menyimpan produk - seperti sepatu gunung - saat menunggu pembeli, Anda akan
mengalami biaya gudang. Di sisi lain, kurangnya produksi sepatu boot tertentu dapat mengakibatkan
produk tidak siap untuk tanggal pengiriman yang telah dijanjikan, menyebabkan pelanggan tidak puas dan
mungkin pesanan dibatalkan. Jika Anda mencoba mengejar pesanan, Anda harus membayar pekerja pabrik
lembur atau menggunakan biaya tambahan pengiriman cepat. Akhirnya, manajemen perusahaan besar
memutuskan bahwa mereka tidak lagi bisa mengatasi jenis ketidakefisienan yang diilustrasikan oleh
contoh Mountaineering - ketidakefisienan yang disebabkan oleh model bisnis fungsional. Model bisnis
fungsional ini memiliki akar yang dalam dalam bisnis AS, dimulai dengan model organisasi General
Motors yang dikembangkan oleh Alfred P. Sloan pada tahun 1930-an. Model bisnis fungsional yang
ditunjukkan dalam Gambar 2-2 menggambarkan konsep silo informasi, yang membatasi pertukaran
informasi antara tingkat operasional yang lebih rendah. Sebaliknya, pertukaran informasi antara kelompok
operasional ditangani oleh manajemen puncak, yang mungkin tidak memiliki pengetahuan tentang area
fungsional individu.

Source Line: Course Technology/Cengage Learning.

GAMBAR 2-2 Aliran informasi dan materi dalam model bisnis fungsional.
Model fungsional sangat berguna selama beberapa dekade, dan berhasil di
Amerika Serikat di mana persaingan terbatas dan di mana fleksibilitas serta
pengambilan keputusan cepat bukanlah kebutuhan untuk kesuksesan. Namun, di
pasar yang berubah dengan cepat pada tahun 1990-an, model fungsional
menghasilkan organisasi yang terlalu besar dan kelebihan karyawan yang tidak
mampu bereaksi dengan cepat terhadap perubahan. Saatnya tepat untuk melihat
bisnis sebagai serangkaian proses lintas-fungsional, seperti yang diilustrasikan
dalam Gambar 2-3. Dalam model organisasi ini, model bisnis fungsional dengan
silo informasi terpisahnya telah hilang. Sekarang informasi mengalir antara
kelompok operasional tanpa keterlibatan manajemen puncak.Dalam perusahaan
berorientasi proses, aliran informasi dan aktivitas manajemen "horizontal"
melintasi fungsi-fungsi, sejalan dengan aliran bahan dan produk.

Pengembangan Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan.

Source Line: Course Technology/Cengage Learning.

"GAMBAR 2-2 Aliran informasi dan materi dalam model bisnis fungsional"
Dalam bisnis yang berorientasi proses, aliran horizontal mempromosikan
fleksibilitas dan pengambilan keputusan yang cepat. Buku penting Michael
Hammer tahun 1993, "Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business
Revolution," mendorong para manajer untuk melihat pentingnya mengelola proses
bisnis. Buku seperti milik Hammer, bersama dengan kondisi ekonomi sulit pada
akhir tahun 1980-an, membawa suasana di mana para manajer mulai melihat
perangkat lunak ERP sebagai solusi untuk masalah bisnis.
Dalam beberapa tahun terakhir, dorongan lebih lanjut untuk mengadopsi sistem
ERP datang dari upaya perusahaan untuk mematuhi Undang-Undang Sarbanes-
Oxley tahun 2002, sebuah undang-undang federal yang diadopsi sebagai tanggapan
atas penipuan akuntansi yang ditemukan di perusahaan-perusahaan besar seperti
Enron dan WorldCom, antara lain. Undang-undang ini, yang dibahas lebih rinci
dalam Bab 5, mengharuskan perusahaan untuk mengesahkan kendali internal pada
semua informasi.

Dalam bagian berikutnya, Anda akan mempelajari tentang pengembangan

perangkat lunak ERP pertama. SAP adalah perusahaan pertama yang
mengembangkan perangkat lunak untuk sistem ERP dan saat ini merupakan
pemimpin pasar dalam penjualan perangkat lunak ERP. Pada tahun 2011, SAP
memiliki lebih dari 109.000 pelanggan, 53.000 karyawan, dan penjualan tahunan
sebesar $12,5 miliar.

Munculnya Perangkat Lunak ERP: SAP dan R/3

Pada tahun 1972, lima mantan analis sistem IBM di Mannheim, Jerman - Dietmar
Hopp, Claus Wellenreuther, Hasso Plattner, Klaus Tschira, dan Hans-Werner
Hector - membentuk Systemanalyse und Programmentwicklung (Analisis Sistem
dan Pengembangan Program), atau SAP - diucapkan sebagai "S-A-P". Kemudian,
akronimnya diubah menjadi Systeme, Anwendungen und Produkte in der
Datenverarbeitung (Sistem, Aplikasi, dan Produk dalam Pengolahan Data). Industri
komputer saat itu sangat berbeda dari yang ada sekarang. IBM mengendalikan
pasar komputer dengan komputer mainframe 360-nya, yang hanya memiliki 512K
memori utama. Di lingkungan komputer mainframe ini, para pendiri SAP
menyadari bahwa semua perusahaan yang mengembangkan perangkat lunak
komputer menghadapi masalah bisnis dasar yang sama, dan masing-masing
mengembangkan solusi yang unik, tetapi serupa, untuk kebutuhan mereka dalam
pemrosesan gaji, akuntansi, pengelolaan bahan, dan area fungsional bisnis lainnya.
Tujuan SAP adalah mengembangkan produk perangkat lunak standar yang dapat
dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan setiap perusahaan. Menurut pendiri
Dietmar Hopp, konsep SAP sejak awal adalah untuk menetapkan standar dalam
teknologi informasi. Selain itu, para pendiri ingin data tersedia secara real-time,
dan mereka ingin pengguna bekerja pada layar komputer daripada dengan keluaran
cetak yang besar. Tujuan ini sangat ambisius dan maju untuk tahun 1972, dan
dibutuhkan hampir 20 tahun untuk mencapainya.

SAP Mulai Mengembangkan Modul Perangkat Lunak

Sebelum meninggalkan IBM, Plattner dan Hopp telah bekerja pada sistem
pemrosesan pesanan untuk perusahaan kimia Jerman, ICI. Sistem pemrosesan
pesanan ini begitu sukses sehingga manajer ICI juga menginginkan sistem
pengelolaan material dan logistik - sebuah sistem untuk mengelola pembelian,
penerimaan, dan penyimpanan bahan - yang dapat diintegrasikan ke dalam sistem
pemrosesan pesanan baru. Dalam menjalani pekerjaan mereka untuk ICI, Plattner
dan Hopp sudah mengembangkan gagasan pengembangan perangkat lunak
modular. Modul perangkat lunak adalah program individu yang dapat dibeli,
diinstal, dan dijalankan secara terpisah, tetapi semua modul ini mengekstrak data
dari database yang sama. Dalam menjalani pekerjaan bersama, Plattner dan Hopp
mulai mempertimbangkan gagasan untuk meninggalkan IBM dan membentuk
perusahaan mereka sendiri sehingga mereka akan bebas untuk mengejar
pendekatan mereka sendiri dalam pengembangan perangkat lunak. Mereka juga
mengundang Claus Wellenreuther, seorang ahli akuntansi keuangan yang baru saja
meninggalkan IBM, untuk bergabung dengan mereka, dan pada tanggal 1 April
1972, SAP didirikan. Saat itu, Plattner, Hopp, dan Wellenreuther mendirikan
perusahaan, mereka bahkan tidak mampu membeli komputer mereka sendiri.
Kontrak pertama mereka, dengan ICI, untuk mengembangkan sistem pengelolaan
material dan logistik berikutnya, termasuk akses ke komputer mainframe ICI pada
malam hari - praktik yang mereka ulangi dengan klien lain hingga mereka membeli
komputer pertama mereka pada tahun 1980. Di ICI, para pendiri SAP
mengembangkan paket perangkat lunak pertama mereka, yang kadang-kadang
disebut System R, System RF (untuk akuntansi keuangan real-time), dan R/1.

Untuk mengikuti perkembangan teknologi komputer mainframe yang terus

berlanjut, pada tahun 1978 SAP mulai mengembangkan versi yang lebih
terintegrasi dari produk perangkat lunaknya, yang disebut sistem R/2. Pada tahun
1982, setelah empat tahun pengembangan, SAP merilis paket perangkat lunak ERP
utama mainframe R/2-nya.

Penjualan tumbuh pesat pada tahun 1980-an, dan SAP memperluas kemampuan
perangkat lunaknya dan ekspansi ke pasar internasional. Ini bukanlah tugas yang
mudah, karena perangkat lunak harus mampu mengakomodasi bahasa, mata uang,
praktik akuntansi, dan hukum pajak yang berbeda. Pada tahun 1988, SAP telah
mendirikan anak perusahaan di berbagai negara asing, meluncurkan joint venture
dengan perusahaan konsultasi Arthur Andersen, dan menjual sistem ke-1.000-nya.
SAP juga menjadi SAP AG, sebuah perusahaan yang diperdagangkan secara
publik.

SAP R/3

Pada tahun 1988, SAP menyadari potensi arsitektur perangkat keras client-server
dan mulai mengembangkan sistem R/3 untuk memanfaatkan teknologi client-
server. Versi pertama perangkat lunak SAP R/3 dirilis pada tahun 1992. Setiap rilis
berikutnya dari perangkat lunak SAP R/3 mengandung fitur dan kemampuan baru.
Arsitektur client-server yang digunakan oleh SAP memungkinkan R/3 untuk
berjalan pada berbagai platform komputer, termasuk UNIX dan Windows NT.
Sistem SAP R/3 juga dirancang dengan pendekatan arsitektur terbuka. Dalam
arsitektur terbuka, perusahaan perangkat lunak pihak ketiga didorong untuk
mengembangkan produk perangkat lunak tambahan yang dapat diintegrasikan
dengan perangkat lunak yang sudah ada. Arsitektur terbuka juga memudahkan
perusahaan untuk mengintegrasikan produk perangkat keras mereka, seperti
pemindai kode batang, asisten digital pribadi (PDA), telepon seluler, dan sistem
informasi global dengan sistem SAP.

Arah Baru dalam ERP

Pada akhir tahun 1990-an, masalah tahun 2000, atau Y2K, mendorong banyak
perusahaan beralih ke sistem ERP. Ketika menjadi jelas bahwa pergantian tanggal
dari 31 Desember 1999 ke 1 Januari 2000 bisa menciptakan kekacauan pada
beberapa sistem informasi, perusahaan mencari cara untuk menggabungkan data,
dan sistem ERP menjadi salah satu solusi.

Masalah Y2K berasal dari pintas pemrograman yang dibuat oleh para pemrogram
dalam beberapa dekade sebelumnya. Dengan memori dan ruang penyimpanan yang
hanya sebagian kecil dari apa yang ada saat ini, pemrogram awal mengembangkan
perangkat lunak yang menggunakan sedikit sumber daya komputer yang mungkin.
Untuk menghemat memori, pemrogram pada tahun 1970-an dan 1980-an biasanya
menulis program yang hanya menggunakan dua digit untuk mengidentifikasi
tahun. Misalnya, jika sebuah faktur diposting pada tanggal 29 Oktober 1975,
pemrogram dapat menyimpan tanggalnya sebagai 10/29/75, daripada 10/29/1975.
Meskipun ini mungkin tidak terlihat sebagai penghematan penyimpanan yang
besar, bagi perusahaan dengan jutaan transaksi yang perlu disimpan dan
dimanipulasi, hal itu akan terakumulasi. Pemrogram ini tidak pernah
membayangkan bahwa perangkat lunak yang ditulis pada tahun 1970-an akan tetap
digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar dan lembaga keuangan pada tahun
1999. Sistem-sistem lama ini dikenal sebagai sistem warisan. Banyak perusahaan
dihadapkan pada pilihan: membayar pemrogram jutaan dolar untuk memperbaiki
masalah Y2K dalam perangkat lunak lama mereka yang sudah ketinggalan zaman -
atau berinvestasi dalam sistem ERP yang tidak hanya akan memecahkan masalah
Y2K, tetapi juga mungkin memberikan pengelolaan yang lebih baik terhadap
proses bisnis mereka. Dengan demikian, masalah Y2K menyebabkan peningkatan
bisnis yang dramatis bagi vendor ERP pada akhir tahun 1990-an. Namun,
pertumbuhan cepat tahun 1990-an diikuti oleh penurunan ERP yang dimulai pada
tahun 1999. Pada tahun 1999, banyak perusahaan berada dalam tahap akhir
implementasi ERP atau modifikasi perangkat lunak yang sudah ada. Banyak
perusahaan yang belum memutuskan untuk beralih ke sistem ERP yang sesuai
dengan Y2K menunggu setelah milenium baru untuk meningkatkan sistem
informasi mereka.
Pada tahun 2000, SAP AG memiliki 22.000 karyawan di 50 negara dan 10 juta
pengguna di 30.000 instalasi di seluruh dunia. Pada saat itu, SAP juga memiliki
pesaing di pasar ERP, yaitu Oracle dan PeopleSoft.

PeopleSoft

PeopleSoft didirikan oleh David Duffield, mantan karyawan IBM yang, seperti
pendiri SAP, menghadapi penolakan terhadap ide-ide nya dari manajemen IBM.
PeopleSoft mulai menawarkan perangkat lunak untuk sumber daya manusia dan
akuntansi gaji, dan mencapai kesuksesan yang cukup besar, bahkan dengan
perusahaan yang sudah menggunakan SAP untuk akuntansi dan produksi. Bahkan,
keberhasilan PeopleSoft menyebabkan SAP melakukan modifikasi signifikan pada
modul Sumber Daya Manusia. Pada tahun 2003, PeopleSoft memperkuat
penawarannya dalam area rantai pasokan dengan akuisisi penyedia perangkat lunak
ERP JD Edwards. Kemudian, pada akhir tahun 2004, Oracle berhasil dalam
upayanya untuk mengambil alih PeopleSoft. Saat ini, PeopleSoft, di bawah Oracle,
adalah pilihan perangkat lunak populer untuk mengelola sumber daya manusia dan
aktivitas keuangan di universitas. Saat ini Oracle menawarkan solusi ERP
PeopleSoft di bawah nama Aplikasi Enterprise PeopleSoft; mereka menawarkan
solusi ERP JD Edwards sebagai JD Edwards EnterpriseOne dan JD Edwards
World.

Oracle

Oracle sekarang menjadi pesaing terbesar SAP. Oracle dimulai pada tahun 1977
sebagai Software Development Laboratories (SDL). Para pendiri, Larry Ellison,
Bob Miner, dan Ed Oates, memenangkan kontrak dari Central Intelligence Agency
(CIA) untuk mengembangkan sistem bernama Oracle untuk mengelola volume
data besar dan mengekstrak informasi dengan cepat. Meskipun proyek Oracle
dibatalkan sebelum produk yang sukses dikembangkan, tiga pendiri SDL melihat
potensi komersial dari sistem basis data relasional. Pada tahun 1979, SDL menjadi
Relational Software, Inc., dan merilis produk basis data komersial pertamanya.
Perusahaan ini mengubah namanya lagi menjadi Oracle, dan pada tahun 1986
merilis basis data relasional client-server Oracle. Perusahaan terus meningkatkan
produk basis data, dan pada tahun 1988 merilis Oracle Financials, seperangkat
aplikasi keuangan. Suite modul aplikasi keuangan termasuk Oracle Financials,
Oracle Supply Chain Management, Oracle Manufacturing, Oracle Project Systems,
Oracle Human Resources, dan Oracle Market Management. Oracle Financials
adalah dasar dari apa yang akan menjadi produk ERP Oracle.

Banyak pertumbuhan Oracle dalam aplikasi ERP baru-baru ini telah melalui
akuisisi. Selain PeopleSoft dan JD Edwards, pada tahun 2005 Oracle mengakuisisi
Siebel, sebuah perusahaan perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan
(CRM) yang besar. (CRM dibahas lebih detail dalam Bab 3.) Pada tahun 2010,
Oracle menyelesaikan akuisisi Sun Microsystems, sebuah produsen perangkat
keras dan perangkat lunak komputer yang besar yang mengembangkan platform
pengembangan perangkat lunak Java. Menurut CEO Oracle, Larry Ellison, dengan
akuisisi terbaru ini, "Oracle akan menjadi satu-satunya perusahaan yang dapat
menghasilkan sistem terintegrasi - aplikasi hingga disket - di mana semua bagian
saling cocok dan bekerja bersama sehingga pelanggan tidak perlu melakukannya
sendiri. Keuntungan bagi pelanggan kami adalah biaya integrasi sistem mereka
turun sementara kinerja sistem, keandalan, dan keamanannya naik."

Pada tahun 2010, dalam upaya untuk mengonsolidasikan basis pelanggannya pada
platform perangkat lunak tunggal, Oracle merilis Aplikasi Fusion, yang merupakan
paket perangkat lunak yang dirancang untuk memberikan jalur peningkatan
modular dan fleksibel kepada pelanggan PeopleSoft, JD Edwards, dan Siebel
mereka ke solusi ERP Oracle tunggal.

Konsep dari sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan mirip untuk

vendor ERP besar seperti SAP dan Oracle, dan untuk banyak vendor
perangkat lunak ERP yang lebih kecil. Karena kepemimpinan SAP dalam
industri ERP, buku teks ini terutama berfokus pada produk perangkat lunak
ERP SAP sebagai contoh sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan.
Ingatlah bahwa sebagian besar vendor perangkat lunak ERP lainnya
menyediakan fungsionalitas yang serupa, dengan beberapa keunggulan di
area tertentu.

SAP ERP

Perangkat lunak SAP ERP (versi sebelumnya dikenal sebagai R/3, dan kemudian
mySAP ERP) telah berubah selama bertahun-tahun, karena evolusi produk - dan
untuk tujuan pemasaran. Versi terbaru dari sistem ERP oleh SAP dan perusahaan
lain memungkinkan semua area bisnis mengakses database yang sama, seperti
yang ditunjukkan pada Gambar 2-4, menghilangkan data yang berlebihan dan
keterlambatan komunikasi.
Pengembangan Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan.
Sumber Baris: Teknologi Kursus/Pembelajaran Cengage. GAMBAR 2-4 Aliran data dalam
sebuah sistem informasi terintegrasi.
Mungkin yang paling penting, sistem ERP memungkinkan data dimasukkan sekali,
dan kemudian digunakan di seluruh organisasi. Dalam sistem informasi, kesalahan
paling sering terjadi di tempat manusia berinteraksi dengan sistem. Sistem ERP
memastikan bahwa data dimasukkan hanya sekali, di tempat di mana kemungkinan
akuratnya paling tinggi. Sebagai contoh, dengan akses ke data stok real-time,
seorang salesperson yang mengambil pesanan dapat mengkonfirmasi ketersediaan
material yang diinginkan. Ketika salesperson memasukkan pesanan penjualan ke
dalam sistem, data pesanan tersebut segera tersedia untuk Manajemen Rantai
Pasokan, sehingga Manufaktur dapat memperbarui rencana produksi, dan
Manajemen Material dapat merencanakan pengiriman pesanan. Jika data pesanan
penjualan dimasukkan dengan benar oleh salesperson, maka personel Manajemen
Rantai Pasokan akan bekerja dengan data yang sama dan benar. Data penjualan
yang sama juga tersedia untuk Akuntansi untuk persiapan faktur. Pada bagian awal
bab ini, Anda mempelajari bagaimana modul perangkat lunak bekerja. Gambar 2-5
menunjukkan modul fungsional utama dalam sistem ERP SAP saat ini, yang juga
dikenal sebagai SAP ECC 6.0 (Enterprise Central Component 6.0), dan
menggambarkan bagaimana modul-modul tersebut memberikan integrasi. Fungsi
dasar dari masing-masing modul adalah sebagai berikut: • Modul Penjualan dan
Distribusi (SD) mencatat pesanan penjualan dan pengiriman yang dijadwalkan.
Informasi tentang pelanggan (harga, alamat dan instruksi pengiriman, rincian
penagihan, dan sebagainya) dikelola dan diakses dari modul ini. • Modul
Manajemen Material (MM) mengelola pengadaan bahan baku dari pemasok
(pembelian) dan penanganan berikutnya dari persediaan bahan baku, mulai dari
penyimpanan hingga barang dalam proses hingga pengiriman barang jadi ke
pelanggan. • Modul Perencanaan Produksi (PP) memelihara informasi produksi. Di
sini produksi direncanakan dan dijadwalkan, dan aktivitas produksi yang
sebenarnya dicatat.
• Modul Manajemen Kualitas (QM) merencanakan dan mencatat aktivitas pengendalian kualitas,
seperti inspeksi produk dan sertifikasi material. • Modul Perawatan Pabrik (PM) mengelola sumber
daya perawatan dan perencanaan untuk pemeliharaan preventif mesin pabrik guna mengurangi
kerusakan peralatan. • Modul Manajemen Aset (AM) membantu perusahaan mengelola pembelian
aset tetap (pabrik dan mesin) dan depresiasi terkait. • Modul Sumber Daya Manusia (SDM)
memfasilitasi perekrutan, perekrutan, dan pelatihan karyawan. Modul ini juga mencakup penggajian
dan manfaat. • Modul Sistem Proyek (PS) memfasilitasi perencanaan dan pengendalian proyek
penelitian dan pengembangan (R&D), konstruksi, dan pemasaran baru. Modul ini memungkinkan
biaya dikumpulkan untuk proyek, dan sering digunakan untuk mengelola implementasi sistem ERP
SAP. PS mengelola item build-to-order, yang merupakan produk bervolume rendah dan sangat
kompleks seperti kapal dan pesawat. Dua modul keuangan, Akuntansi Keuangan (FI) dan
Pengendalian (CO), ditampilkan dalam Gambar 2-5 mencakup modul-modul yang dijelaskan di atas.
Hal ini karena hampir setiap aktivitas dalam perusahaan memiliki dampak pada posisi keuangan
perusahaan:
Modul Akuntansi Keuangan (FI) mencatat transaksi dalam akun buku besar. Modul ini menghasilkan
laporan keuangan untuk tujuan pelaporan eksternal. • Modul Pengendalian (CO) melayani tujuan
manajemen internal, dengan mengalokasikan biaya manufaktur ke produk dan pusat biaya sehingga
profitabilitas aktivitas perusahaan dapat dianalisis. Modul CO mendukung pengambilan keputusan
manajerial. Modul Alur Kerja (WF) bukanlah modul yang mengotomatisasi fungsi bisnis tertentu.
Sebaliknya, ini adalah serangkaian alat yang dapat digunakan untuk mengotomatisasi aktivitas apa
pun dalam SAP ERP. Ini dapat melakukan analisis alur tugas dan memberi tahu karyawan (melalui
email) jika mereka perlu mengambil tindakan. Modul Alur Kerja berfungsi baik untuk proses bisnis
yang bukan aktivitas harian tetapi sering terjadi sehingga layak untuk mengimplementasikan modul
alur kerja, seperti menyiapkan faktur pelanggan. Secara ringkas, ERP mengintegrasikan area
fungsional bisnis satu sama lain. Sebelum ERP, setiap area fungsional beroperasi secara independen,
menggunakan sistem informasi dan metode mereka sendiri untuk mencatat transaksi. Perangkat lunak
ERP juga membuat pelaporan manajemen dan pengambilan keputusan lebih cepat dan seragam di
seluruh organisasi. Selain itu, ERP mendorong pemikiran tentang tujuan perusahaan, bukan hanya
fokus pada tujuan satu departemen atau area fungsional. Ketika manajemen puncak ditanyai tentang
alasan mengimplementasikan sistem ERP, jawaban utamanya adalah kontrol. Dengan kemampuan
untuk melihat data terintegrasi tentang operasi seluruh perusahaan mereka, manajer menggunakan
sistem ERP untuk kontrol yang mereka sediakan, memungkinkan manajer untuk menetapkan tujuan
perusahaan dengan benar. Implementasi Perangkat Lunak SAP ERP Sebuah sistem informasi yang
benar-benar terintegrasi memerlukan integrasi semua area fungsional, tetapi karena berbagai alasan,
tidak semua perusahaan yang mengadopsi perangkat lunak SAP menggunakan semua modul SAP
ERP. Sebagai contoh, sebuah perusahaan tanpa pabrik mungkin tidak akan memilih modul terkait
manufaktur. Perusahaan lain mungkin menganggap operasi Departemen Sumber Daya Manusia
mereka begitu terpisah dari operasi lainnya sehingga mereka memutuskan untuk tidak
mengintegrasikan area fungsional Sumber Daya Manusia mereka. Dan perusahaan lain mungkin
percaya bahwa perangkat lunak produksi dan logistik yang dikembangkan secara internal memberikan
keunggulan kompetitif. Jadi mereka mungkin mengimplementasikan modul Akuntansi Keuangan dan
Sumber Daya Manusia SAP ERP, dan kemudian mengintegrasikan sistem produksi dan logistik yang
dikembangkan secara internal ke dalam sistem SAP ERP. Secara umum, tingkat integrasi data sebuah
perusahaan adalah yang tertinggi ketika perusahaan menggunakan satu vendor untuk menyediakan
semua modul ERP mereka. Ketika sebuah perusahaan menggunakan modul dari vendor yang berbeda,
perangkat lunak tambahan harus dibuat untuk membuat modul-modul tersebut berfungsi bersama.
Seringkali, perusahaan mengintegrasikan sistem yang berbeda menggunakan proses transfer data
batch yang dilakukan secara berkala. Namun, dalam kasus tersebut, perusahaan tidak lagi memiliki
data yang akurat secara real-time di seluruh perusahaan. Oleh karena itu, sebuah perusahaan harus
memastikan bahwa keputusan untuk menggunakan beberapa vendor atau mempertahankan sistem
warisan didasarkan pada analisis bisnis yang kuat, bukan pada resistensi terhadap perubahan.
Pembaruan perangkat lunak dari sistem yang tidak terintegrasi menjadi lebih sulit karena harus
dilakukan lebih banyak pekerjaan untuk membuat perangkat lunak dari vendor yang berbeda
berinteraksi. Platform pengembangan NetWeaver dari SAP (dibahas dalam Bab 8) memudahkan
integrasi SAP ERP dengan produk perangkat lunak lainnya. Pengembangan Sistem Perencanaan
Sumber Daya Perusahaan Setiap implementasi perangkat lunak besar adalah tantangan, dan sistem
ERP tidak terkecuali. Ada banyak contoh implementasi besar yang gagal, dan mudah untuk
memahami alasannya. Banyak departemen yang berbeda terlibat, begitu pula banyak pengguna
sistem, programmer, analis sistem, dan personil lainnya. Tanpa komitmen manajemen puncak, proyek
besar cenderung gagal. Lebih banyak masalah implementasi dibahas dalam Bab 7. Setelah sebuah
perusahaan memilih modul utama, perlu membuat sejumlah besar keputusan tentang bagaimana
mengkonfigurasi sistem. Opsi konfigurasi ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan modul
yang telah dipilih agar sesuai dengan kebutuhannya. Sebagai contoh, dalam modul Akuntansi
Keuangan (FI), sebuah bisnis mungkin perlu menentukan batasan pada nilai dolar transaksi bisnis
yang dapat diproses oleh beberapa karyawan. Ini adalah pertimbangan penting dalam meminimalkan
risiko penipuan dan penyalahgunaan, dan hanya satu contoh dari banyak keputusan yang dihadapi
oleh sebuah perusahaan pada awal implementasi ERP besar.

Tidak hanya SAP ERP yang pertama dalam menyediakan integrasi ERP waktu nyata, tetapi
juga memiliki fitur-fitur lain yang patut diperhatikan. Karakteristik paling pentingnya adalah
kesesuaiannya untuk perusahaan besar, biaya tinggi, otomatisasi pembaruan data, dan
aplikabilitas praktik terbaik, semuanya dijelaskan di bawah ini.

Sistem SAP ERP asli ditujukan untuk perusahaan-perusahaan besar. Sebelum perkembangan
sistem ERP, dianggap bahwa perusahaan-perusahaan raksasa ini tidak akan pernah memiliki
sistem terintegrasi karena jumlah daya komputasi yang diperlukan untuk
mengintegrasikannya. Namun, dengan meningkatnya kecepatan komputasi, perusahaan-
perusahaan besar dalam berbagai industri, termasuk manufaktur, minyak dan gas, maskapai
penerbangan, dan konsultan, dapat memiliki sistem informasi terintegrasi.

Mengadopsi sistem perangkat lunak SAP ERP sangat mahal. Selain biaya perangkat lunak,
banyak perusahaan menemukan bahwa mereka harus membeli perangkat keras baru untuk
menjalankan program-program yang sangat kuat tersebut. Untuk perusahaan Fortune 500,
biaya perangkat lunak, perangkat keras, dan konsultasi dapat dengan mudah melebihi $100
juta. Perusahaan-perusahaan besar juga dapat mengeluarkan $50 juta hingga $100 juta saat
saatnya untuk meng-upgrade ke versi terbaru perangkat lunak ERP mereka. Implementasi
penuh dari semua modul bisa memakan waktu bertahun-tahun. Bahkan, sebagian besar
perusahaan melihat implementasi ERP sebagai proses berkelanjutan, bukan proyek sekali
jalan. Ketika implementasi selesai di satu bagian perusahaan, bagian lain mungkin akan
memulai implementasi atau melakukan upgrade dari implementasi sebelumnya.

Desain modular dari SAP ERP didasarkan pada proses bisnis, seperti penanganan pesanan
penjualan, penanganan kebutuhan material, dan perekrutan karyawan. Ketika data
dimasukkan ke dalam sistem, data di semua file terkait dalam basis data pusat secara otomatis
diperbarui. Tidak diperlukan input manusia lebih lanjut untuk melakukan perubahan.

Sebelum perkembangan SAP ERP, perusahaan-perusahaan sering mencari vendor untuk

menulis perangkat lunak yang sesuai dengan proses bisnis mereka. Namun, seiring
berjalannya waktu, SAP mulai mengembangkan model-model tentang bagaimana proses
bisnis dalam berbagai industri seharusnya dikelola. Oleh karena itu, desain SAP ERP
mencakup praktik terbaik untuk berbagai macam proses. Praktik terbaik adalah cara terbaik
dan paling efisien untuk menangani suatu proses bisnis tertentu. Jika praktik bisnis suatu
perusahaan tidak mengikuti salah satu praktik terbaik yang terdapat dalam desain SAP ERP,
maka perusahaan tersebut harus mendesain ulang praktiknya agar dapat menggunakan
perangkat lunak tersebut. Meskipun ada kemungkinan penyesuaian selama implementasi,
banyak perusahaan yang menemukan bahwa mereka harus mengubah beberapa cara kerja
mereka agar sesuai dengan perangkat lunak tersebut.

ERP UNTUK PERUSAHAAN MENENGAH DAN KECIL Pada tahun 1998, sebagian besar
perusahaan Fortune 500 sudah menginstal sistem ERP, sehingga vendor ERP mulai
memusatkan upaya pemasaran mereka pada perusahaan-perusahaan menengah (yang
memiliki kurang dari 1.000 karyawan). Perusahaan-perusahaan kecil dan menengah menjadi
pasar yang potensial dan menguntungkan. Sebagai contoh, pada tahun 2001, perusahaan-
perusahaan kecil dan menengah di Amerika Serikat meningkatkan pengeluaran TI mereka
lebih dari 4 persen dibanding tahun sebelumnya. Untuk menarik pasar baru ini, SAP
mengembangkan SAP Business All-in-One, paket tunggal yang berisi bundel-bundel SAP
ERP yang telah dikonfigurasi sebelumnya untuk industri tertentu, seperti otomotif,
perbankan, kimia, dan minyak dan gas. Karena disesuaikan dengan industri tertentu, SAP
Business All-in-One dapat diinstal lebih cepat dibandingkan produk ERP standar.

Untuk memenuhi kebutuhan perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, seperti yang memiliki
kurang dari 500 karyawan, SAP membeli sistem ERP dari TopManage Financial Systems
berbasis di Israel pada tahun 2002, dan mengganti nama paket ini menjadi SAP Business
One. Kemampuan SAP Business One telah meningkat selama bertahun-tahun melalui
pengembangan internal di SAP dan akuisisi perusahaan-perusahaan perangkat lunak lain
seperti iLytix Systems AS, yang menambahkan kemampuan pelaporan baru ke SAP Business
One. Pada Juli 2011, SAP mengumumkan bahwa SAP Business One akan tersedia dalam
penawaran berbasis langganan yang baru melalui mitra-mitra SAP.

Selain itu, SAP mengembangkan produk BusinessByDesign, yang merupakan produk ERP
yang di-host oleh SAP dan diakses melalui peramban web. Ini adalah contoh pendekatan
perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) yang menghilangkan kebutuhan perusahaan untuk
membeli dan memelihara perangkat lunak dan perangkat keras untuk menjalankan aplikasi
ERP. SaaS tidak menghilangkan kebutuhan untuk mengkonfigurasi perangkat lunak agar
sesuai dengan proses perusahaan atau kebutuhan untuk melatih pengguna sistem, tetapi
mengurangi kebutuhan untuk staf dukungan TI yang mengoperasikan sistem ERP. SaaS
dibahas lebih detail di Bab 8.

SAP dan Oracle memiliki pesaing yang signifikan untuk pelanggan bisnis kecil dari sejumlah
perusahaan perangkat lunak ERP yang lebih kecil seperti Sage Business Solutions, Exact,
Infor, dan Epicor. Pada tahun 2000, perusahaan perangkat lunak raksasa Microsoft
mengakuisisi Great Plains, penyedia perangkat lunak ERP, sebagai upaya masuk ke pasar
ERP bisnis kecil. Saat ini, Microsoft memiliki lima produk ERP yang ditawarkan dengan
label Microsoft Dynamics.

Respon Perangkat Lunak terhadap Perubahan Pasar Pada pertengahan tahun 1990-an, banyak
perusahaan mengeluh tentang kesulitan mengimplementasikan sistem SAP R/3. SAP
menghadapi pembatalan implementasi oleh Dell Computers, implementasi yang berlangsung
lama di Owens Corning, dan tuntutan hukum oleh perusahaan farmasi FoxMeyer yang
sekarang sudah tidak ada. Cadbury juga mengalami masalah surplus batang cokelat yang
sangat terkenal pada akhir tahun 2005, yang sebagian disebabkan oleh masalah implementasi
SAP ERP yang bermasalah. Menanggapi tantangan implementasi tersebut dan tantangan
lainnya, SAP mengembangkan metodologi implementasi Accelerated SAP (ASAP), yaitu
kerangka kerja untuk mengimplementasikan sistem yang dirancang untuk mempermudah
proses implementasi. SAP terus mengembangkan metodologi implementasi; versi terbaru,
Solution Manager, dirancang untuk sangat mempercepat proses implementasi.

SAP terus memperluas kemampuan SAP ERP dengan produk-produk tambahan terpisah yang
berjalan pada perangkat keras terpisah dan mengekstrak data dari sistem SAP ERP. Dalam
banyak kasus, produk-produk ini menyediakan versi alat yang lebih fleksibel dan kuat dari
alat-alat yang tersedia dalam sistem SAP ERP. Produk Business Warehouse (BW) dari SAP
adalah salah satu contohnya. Pelanggan yang membutuhkan kemampuan dan fleksibilitas
lebih untuk menganalisis data di luar alat-alat dan laporan standar dalam modul SD, PP, dan
FI dapat menambahkan Business Warehouse (BW). Perangkat lunak BW berjalan pada server
terpisah dan memungkinkan pengguna untuk menentukan metode pelaporan dan analisis
yang unik serta mengintegrasikan informasi dari sistem lain.

Alat-alat yang digunakan untuk menganalisis data dalam sistem BW dikenal sebagai business
intelligence (BI). Sebagai contoh penggunaan business intelligence yang dapat diperoleh
melalui penggunaan modul Business Warehouse dari SAP, SAP baru-baru ini mengumumkan
alat analisis data berbasis memori bernama SAP HANA (High-performance ANalytical
Appliance), sebuah teknologi yang kemungkinan besar akan merevolusi Bisnis Intelejen.
Alih-alih menyimpan data pada hard disk drive, sistem SAP HANA menyimpan data di
dalam memori untuk akses yang jauh lebih cepat. SAP HANA akan memungkinkan
perusahaan untuk menganalisis operasi bisnis dan volume data transaksional dan analisis
dalam waktu nyata.

Sistem SAP ERP menyediakan beberapa alat untuk mengelola interaksi pelanggan dan
menganalisis kesuksesan kampanye promosi, tetapi SAP juga menjual aplikasi terpisah yang
disebut Customer Relationship Management (CRM), yang memiliki kemampuan layanan
pelanggan yang diperluas. Produk CRM SAP dirancang untuk bersaing dengan sistem CRM
dari pesaing seperti aplikasi Siebel CRM milik Oracle.

SAP mengatasi masalah pertukaran data berbasis internet dengan platform integrasi
NetWeaver-nya, yang menyediakan cara yang terpadu untuk menghubungkan sistem SAP ke
sistem lain dan internet.

Seperti semua teknologi, perangkat lunak ERP dan produk terkait terus berubah. Oleh karena
itu, tantangan bagi sebuah perusahaan tidak hanya mengevaluasi penawaran produk ERP saat
ini dari vendor ERP, tetapi juga menilai strategi pengembangan dan rencana produk mereka.

PILIHAN KONSULTAN DAN VENDOR Karena paket perangkat lunak ERP sangat besar
dan kompleks, satu orang tidak dapat sepenuhnya memahami satu sistem ERP saja; juga tidak
mungkin bagi seseorang untuk membandingkan berbagai sistem. Oleh karena itu, sebelum
memilih vendor perangkat lunak, sebagian besar perusahaan mempelajari kebutuhan mereka
dan kemudian menyewa tim konsultan perangkat lunak eksternal untuk membantu memilih
vendor perangkat lunak yang tepat dan pendekatan terbaik untuk mengimplementasikan ERP.
Bekerja sebagai tim bersama pelanggan, konsultan mengaplikasikan keahlian mereka dalam
memilih vendor ERP (atau beberapa vendor) yang paling sesuai dengan kebutuhan
pelanggan.

Setelah merekomendasikan vendor, konsultan biasanya akan merekomendasikan modul

perangkat lunak yang paling sesuai dengan operasi perusahaan, beserta konfigurasi dalam
modul-modul tersebut yang paling sesuai. Perencanaan awal ini harus melibatkan tidak hanya
konsultan dan departemen TI perusahaan, tetapi juga manajemen dari semua bidang bisnis
fungsional.

KESEJAHTERAAN DAN MANFAAT PERANGKAT LUNAK DAN SISTEM ERP Arti

penting dari ERP terletak pada banyak manfaatnya. Ingatlah bahwa sistem informasi
terintegrasi dapat mengarah pada proses bisnis yang lebih efisien dan biaya yang lebih rendah
dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi. Selain itu, sistem ERP menawarkan
manfaat-manfaat berikut:

 ERP memungkinkan integrasi global yang lebih mudah. Hambatan seperti nilai tukar
mata uang, bahasa, dan budaya dapat diatasi secara otomatis, sehingga data dapat
diintegrasikan melintasi batas negara.
 ERP mengintegrasikan orang dan data sambil menghilangkan kebutuhan untuk
memperbarui dan memperbaiki banyak sistem komputer terpisah. Sebagai contoh,
suatu saat Boeing memiliki 450 sistem data yang memberikan data ke dalam proses
produksinya; sekarang perusahaan ini memiliki satu sistem untuk mencatat data
produksi.
 ERP memungkinkan manajemen untuk benar-benar mengelola operasi, bukan hanya
memantau mereka. Sebagai contoh, tanpa ERP, mendapatkan jawaban untuk
"Bagaimana performa kami?" memerlukan pengambilan data dari setiap unit bisnis
dan kemudian menganalisis data tersebut untuk gambaran yang komprehensif dan
terintegrasi. Sistem ERP sudah memiliki semua data tersebut, memungkinkan manajer
fokus pada perbaikan proses. Fokus ini meningkatkan manajemen perusahaan secara
keseluruhan dan membuat organisasi lebih dapat beradaptasi saat perubahan
diperlukan.

Sebuah sistem ERP dapat secara dramatis mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi
operasional. Sebagai contoh, EZ-FLO International, Inc., produsen dan distributor produk
perpipaan yang dikelola oleh keluarga, telah mengalami pertumbuhan dua digit dan
membutuhkan platform bisnis yang dapat diskalakan untuk mendukung pertumbuhan
globalnya. Perusahaan ini memilih SAP Business All-in-One yang disesuaikan untuk
distribusi grosir. Akibat kemampuan proses terintegrasi, EZ-FLO telah mampu sangat
meningkatkan proses manajemen persediaannya dan menghilangkan penghitungan
persediaan tahunan, yang dulunya membutuhkan 100 karyawan selama dua hari untuk
menyelesaikannya. Selain itu, perusahaan ini telah mengurangi lead time produksi di pabrik-
pabrik domestiknya selama dua minggu. Perbaikan proses ini menyebabkan peningkatan
layanan pelanggan, dan peningkatan 20 persen dalam jumlah pelanggan baru—dengan
pertumbuhan penjualan per pelanggan sebesar 12 persen.

Welch Foods, Inc., adalah anak perusahaan pengolahan dan pemasaran dari National Grape
Cooperative, sebuah organisasi dari 1.200 petani anggur di Amerika Serikat dan Kanada.
Pada tahun 2004, Welch memutuskan untuk mengimplementasikan Oracle's E-Business Suite
untuk membuat keputusan yang lebih baik mengenai campuran produk, produksi, dan
pemasaran. Bagi Welch, salah satu keuntungan utama dari sistem ERP adalah bahwa ia
menyediakan "sumber kebenaran tunggal" tentang biaya produksi dan profitabilitas
pelanggan dan produk, memungkinkan tim manajemen Welch untuk membuat keputusan
bisnis yang lebih baik.
PERTANYAAN TENTANG ERP Berapa Biaya Sistem ERP? Total biaya implementasi
sistem ERP melibatkan beberapa faktor, termasuk:

 Skala perangkat lunak ERP, yang sesuai dengan ukuran perusahaan yang dilayani
 Kebutuhan untuk perangkat keras baru yang mampu menjalankan perangkat lunak
ERP yang kompleks
 Biaya konsultan dan analis
 Lama waktu yang diperlukan untuk implementasi (yang mengakibatkan gangguan
dalam bisnis)
 Pelatihan (yang memakan waktu dan biaya)

Perusahaan besar, yang memiliki lebih dari 1.000 karyawan, kemungkinan akan
mengeluarkan $100 juta hingga $500 juta untuk sistem ERP dengan operasi yang melibatkan
beberapa negara, mata uang, bahasa, dan peraturan pajak. Instalasi semacam ini bisa
menghabiskan biaya hingga $30 juta dalam biaya lisensi perangkat lunak, $200 juta dalam
biaya konsultasi, jutaan tambahan untuk membeli perangkat keras baru, dan bahkan lebih
jutaan untuk melatih manajer dan karyawan—dan implementasi penuh sistem baru tersebut
bisa memakan waktu empat hingga enam tahun.

Perusahaan menengah (yang memiliki kurang dari 1.000 karyawan) mungkin akan
mengeluarkan $10 juta hingga $20 juta dalam biaya implementasi total dan dapat memiliki
sistem ERP mereka beroperasi dalam sekitar dua tahun.

Perusahaan yang lebih kecil, yang memiliki pendapatan tahunan kurang dari $50 juta, dapat
mengharapkan membayar sekitar $300.000 untuk implementasi ERP, dan yang memiliki
pendapatan $100 hingga $250 juta dapat menghabiskan sekitar $1,4 juta. Untuk perusahaan-
perusahaan yang lebih kecil ini, implementasi biasanya memakan waktu sekitar 10 bulan.

Apakah Setiap Bisnis Harus Membeli Paket ERP? Paket ERP menyiratkan, melalui
desainnya, cara tertentu untuk melakukan bisnis, dan mereka mengharuskan pengguna
mengikuti cara tersebut. Untuk bisnis tertentu, beberapa operasinya—atau segmen tertentu
dari operasinya—mungkin tidak sesuai dengan kendala yang melekat pada ERP. Oleh karena
itu, sangat penting bagi sebuah bisnis untuk menganalisis strategi bisnisnya sendiri,
organisasinya, budayanya, dan operasinya sebelum memilih pendekatan ERP.

Sebuah artikel tahun 1998 di Harvard Business Review memberikan contoh yang
menunjukkan nilai perencanaan sebelum mencoba mengimplementasikan sistem ERP:
"Applied Materials menyerah pada sistemnya ketika mereka merasa terlalu banyak perubahan
organisasi yang terlibat. Dow Chemical menghabiskan tujuh tahun dan hampir setengah
miliar dolar untuk mengimplementasikan sistem enterprise berbasis mainframe; sekarang
mereka memutuskan untuk memulainya lagi dengan versi client-server."

Dalam contoh lain, pada tahun 2002, Kmart menulis off $130 juta karena proyek rantai
pasokan ERP yang gagal. Saat itu, Kmart tidak puas dengan perangkat lunak rantai
pasokannya yang sudah ada, dan mencoba untuk mengimplementasikan produk lain terlalu
cepat.

Selama bertahun-tahun, retailer raksasa Amerika Serikat Walmart memilih untuk tidak
membeli sistem ERP, melainkan menulis semua perangkat lunaknya sendiri. Filosofi
Walmart adalah bahwa proses bisnis strategis global harus mendorong teknologi. Personel TI
perusahaan dihimbau untuk mempertimbangkan aspek merchandising dari suatu proses
terlebih dahulu, dan kemudian biarkan teknologi mengikuti. Namun, pada tahun 2007,
Walmart mengubah arahnya dan memutuskan untuk mengimplementasikan SAP Financials.
CIO Walmart dilaporkan pernah mengatakan bahwa "jika Anda ingin tahu seberapa
pentingnya sistem ERP, lihat berapa banyak yang kita habiskan untuk tidak memiliki satu."

Mengapa Implementasi ERP Sulit? Ada beberapa alasan mengapa implementasi ERP
seringkali sulit dan penuh tantangan:

1. Ukuran dan Kompleksitas: ERP adalah sistem yang kompleks dan melibatkan
banyak aspek bisnis yang berbeda. Implementasi memerlukan waktu, sumber daya,
dan pemahaman yang mendalam tentang proses bisnis perusahaan.
2. Perubahan Kultural: ERP seringkali mengharuskan perusahaan untuk mengubah
cara mereka beroperasi. Ini dapat menimbulkan perlawanan dari karyawan yang telah
terbiasa dengan cara lama dan memerlukan upaya komunikasi dan pelatihan yang
intensif.
3. Biaya dan Sumber Daya: Implementasi ERP memerlukan investasi finansial yang
signifikan, termasuk biaya lisensi perangkat lunak, biaya konsultan, dan biaya
perangkat keras. Selain itu, perusahaan juga harus menyediakan sumber daya internal
untuk proyek tersebut.
4. Kompleksitas Data: Memigrasikan data yang ada ke dalam sistem ERP baru dapat
menjadi tugas yang sangat rumit. Kesalahan dalam pemindahan data dapat
mengakibatkan masalah serius.
5. Kepemimpinan yang Tepat: Kepemimpinan yang kuat dan komitmen dari puncak
perusahaan sangat penting untuk keberhasilan implementasi ERP. Tanpa dukungan
dari manajemen tingkat atas, proyek ERP dapat gagal.
6. Kustomisasi yang Berlebihan: Terlalu banyak kustomisasi dalam implementasi ERP
dapat meningkatkan biaya dan kompleksitas proyek. Perusahaan perlu menemukan
keseimbangan antara memenuhi kebutuhan bisnis mereka dan mempertahankan
kemampuan untuk meng-upgrade perangkat lunak di masa depan.
7. Kualitas Vendor dan Konsultan: Pemilihan vendor dan konsultan yang tepat sangat
penting. Vendor yang kurang berkualitas atau konsultan yang tidak kompeten dapat
menghambat keberhasilan proyek.
8. Ketidakcocokan Produk: Terkadang, perusahaan memilih produk ERP yang tidak
sesuai dengan kebutuhan mereka, atau mereka gagal mengelola ekspektasi dengan
baik. Hal ini dapat mengarah pada kekecewaan dan masalah selama implementasi.

Bagaimana Memastikan Keberhasilan Implementasi ERP? Untuk meningkatkan peluang

keberhasilan implementasi ERP, perusahaan dapat melakukan langkah-langkah berikut:

1. Evaluasi Kebutuhan Bisnis: Perusahaan harus memahami dengan baik proses bisnis
mereka dan mengevaluasi apakah ERP sesuai dengan kebutuhan mereka. Ini
melibatkan perencanaan strategis yang cermat sebelum memutuskan untuk
mengimplementasikan ERP.
2. Pemilihan Vendor dan Konsultan yang Tepat: Pemilihan vendor dan konsultan
yang memiliki pengalaman dan reputasi yang baik dalam implementasi ERP sangat
penting. Perusahaan harus melakukan penelitian mendalam dan merujuk pada
referensi sebelum membuat keputusan.
 3. Pemahaman yang Mendalam: Tim implementasi perlu memiliki pemahaman yang
mendalam tentang proses bisnis perusahaan dan tujuan implementasi. Pelatihan yang
baik dan komunikasi yang efektif juga kunci.
4. Perencanaan yang Matang: Perencanaan yang baik adalah kunci keberhasilan.
Perusahaan harus memiliki rencana proyek yang jelas, anggaran yang realistis, dan
waktu yang disepakati.
5. Pengelolaan Proyek yang Efektif: Pengelolaan proyek yang baik adalah penting.
Memiliki pemimpin proyek yang berpengalaman dan memiliki tim yang terkoordinasi
dengan baik adalah kunci.
6. Kendalikan Kustomisasi: Terlalu banyak kustomisasi dapat meningkatkan
kompleksitas dan biaya. Perusahaan harus berusaha untuk meminimalkan kustomisasi
dan mengikuti praktik terbaik yang telah ada dalam ERP.
7. Uji dan Migrasi Data yang Baik: Proses uji yang cermat dan migrasi data yang
benar adalah kunci untuk memastikan bahwa ERP berfungsi dengan baik setelah
implementasi.
8. Dukungan dari Manajemen Tingkat Atas: Manajemen tingkat atas perlu
berkomitmen penuh terhadap proyek ERP dan memberikan dukungan yang
diperlukan.
9. Evaluasi dan Pembaruan Terus-Menerus: Setelah implementasi, perusahaan harus
terus mengevaluasi dan memperbarui sistem ERP sesuai kebutuhan bisnis mereka.
ERP adalah investasi jangka panjang, dan perusahaan harus memastikan bahwa itu
tetap relevan dan bermanfaat seiring berjalannya waktu.
10. Komitmen pada Perubahan Kultural: Perubahan kultural dalam organisasi
seringkali diperlukan saat mengadopsi ERP. Perusahaan harus siap untuk mengatasi
resistensi dan mempromosikan perubahan positif.

Kesimpulan Implementasi ERP adalah tugas yang kompleks dan seringkali sulit, tetapi dapat
memberikan manfaat besar bagi perusahaan jika dilakukan dengan benar. Perusahaan perlu
melakukan perencanaan yang matang, pemilihan vendor dan konsultan yang tepat, dan
mengelola proyek dengan cermat untuk meningkatkan peluang keberhasilan. ERP dapat
membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, mengintegrasikan data, dan
mengambil keputusan yang lebih baik. Namun, perusahaan juga perlu beradaptasi dengan
perubahan yang dibawa oleh ERP dan memastikan bahwa sistem tersebut tetap relevan dan
efektif seiring berjalannya waktu.

Lingkungan Berkelanjutan dan Sistem ERP Sistem ERP membantu perusahaan

melacak konsumsi energi mereka. SAP dan Walmart tidak hanya bekerja sama
untuk mengimplementasikan perangkat lunak keuangan raksasa ritel ini, tetapi
mereka juga mempromosikan front bersatu dalam hal keberlanjutan - fokus pada
mengurangi polusi sambil meningkatkan keuntungan - melalui penggunaan
perangkat lunak ERP. Banyak pelanggan SAP telah mengurangi penggunaan
energi mereka; sebagai contoh, 7-Eleven mengurangi penggunaan energi
pendinginan sebesar 12 persen, Dannon memangkas biaya bahan bakar mereka
sebesar 22 persen dengan manajemen yang lebih baik dari sistem transportasinya,
dan produsen anggur Kendall-Jackson mengurangi tagihan pencahayaannya
sebesar 40 persen - semuanya melalui penggunaan informasi tertingkat dari sistem
ERP mereka. Perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak ini untuk melacak
dan melaporkan konsumsi energi mereka; Namun, untuk membuat perubahan,
sebuah perusahaan harus menentukan dasar konsumsi energinya. Sebagai contoh,
Walmart terkejut menemukan bahwa hanya 8 persen jejak karbonnya berada di
bawah kontrol langsung perusahaan, sementara 92 persen sisanya berada dalam
rantai pasokan perusahaan. Karena 85 persen dari pemasok Walmart menjalankan
SAP, Walmart melihat peluang untuk mendorong penghematan energi oleh
perusahaan yang menyuplai toko-toko Walmart. Aplikasi perangkat lunak
keberlanjutan SAP memungkinkan Walmart dan pemasoknya untuk melacak
penggunaan energi, emisi, dan konsumsi sumber daya alam lainnya.

Pertanyaan:

1. Seberapa penting keberlanjutan bagi lini bawah sebuah perusahaan?

Bagaimana dengan citranya?

Apakah Perangkat Lunak ERP Tidak Fleksibel? Meskipun banyak orang

mengklaim bahwa sistem ERP (terutama sistem SAP ERP) kaku, SAP ERP
menawarkan banyak pilihan konfigurasi yang membantu bisnis menyesuaikan
perangkat lunak dengan kebutuhan unik mereka. Selain itu, programmer dapat
menulis rutinitas khusus untuk aplikasi khusus dalam bahasa pemrograman internal
SAP, yang disebut Advanced Business Application Programming (ABAP).
Platform integrasi NetWeaver menawarkan fleksibilitas lebih lanjut dalam
menambahkan komponen SAP dan non-SAP ke infrastruktur TI perusahaan.
Perusahaan harus berhati-hati tentang seberapa banyak pemrograman kustom yang
mereka sertakan dalam implementasi mereka, atau mereka bisa menemukan bahwa
mereka hanya telah menciptakan ulang sistem informasi yang ada dalam paket
perangkat lunak baru daripada mendapatkan manfaat dari proses bisnis yang
ditingkatkan dan terintegrasi. Dalam implementasinya di PeopleSoft, FedEx
Corporation menginstal sistem untuk fungsi Keuangan dan Sumber Daya Manusia
dengan sedikit atau tanpa modifikasi. Saat sistem ERP sudah terpasang, mencoba
untuk mengkonfigurasinya ulang sambil tetap menjaga integritas data merupakan
hal yang mahal dan memakan waktu. Itulah mengapa perencanaan pra-
implementasi yang cukup penting. Jauh lebih mudah untuk menyesuaikan program
ERP selama konfigurasi sistem, sebelum data disimpan.

Apa yang Dapat Diharapkan Sebuah Perusahaan dari Investasi ERP-nya?

Manfaat keuangan yang diberikan oleh sistem ERP dapat sulit dihitung karena
kadang-kadang ERP meningkatkan pendapatan dan mengurangi biaya dengan cara
yang sulit diukur. Selain itu, beberapa perubahan terjadi dalam jangka waktu yang
begitu lama sehingga sulit dilacak. Terakhir, sistem informasi lama mungkin tidak
dapat memberikan data yang baik tentang kinerja perusahaan sebelum
implementasi ERP, membuat perbandingan menjadi sulit. Namun, pengembalian
investasi (ROI) dari investasi ERP dapat diukur dan diinterpretasikan dengan
banyak cara:
  Karena ERP menghilangkan usaha berlebih dan data yang diduplikasi, dapat
menghasilkan penghematan dalam biaya operasional. Dan karena sistem
ERP dapat membantu perusahaan menghasilkan barang dan layanan lebih
cepat, penjualan lebih banyak dapat dihasilkan setiap bulan.
 Dalam beberapa kasus, perusahaan yang tidak mengimplementasikan sistem
ERP mungkin terpaksa keluar dari bisnis oleh pesaing yang memiliki sistem
ERP - bagaimana Anda menghitung keuntungan moneter dari tetap
berbisnis?
 Sistem ERP yang berjalan lancar dapat menyelamatkan personel, pemasok,
distributor, dan pelanggan perusahaan banyak frustrasi - manfaat yang
nyata, tetapi sulit untuk diukur.
 Karena penghematan biaya dan peningkatan pendapatan terjadi selama
bertahun-tahun, sulit untuk memberikan angka dolar yang tepat untuk
jumlah yang terakumulasi dari investasi ERP awal.
 Karena implementasi ERP memerlukan waktu, mungkin ada faktor bisnis
lain yang memengaruhi biaya dan profitabilitas perusahaan, sehingga sulit
untuk mengisolasi dampak sistem ERP saja.
 Sistem ERP menyediakan data real-time, memungkinkan perusahaan
meningkatkan komunikasi dengan pelanggan eksternal, yang dapat
meningkatkan hubungan pelanggan dan penjualan.

Berapa Lama Waktu yang Diperlukan untuk Melihat Pengembalian Investasi

dari Investasi ERP? Pengembalian investasi (ROI) adalah penilaian nilai proyek
investasi, dihitung dengan membagi nilai manfaat proyek dengan biaya proyek.
ROI sistem ERP dapat sulit dihitung karena banyak biaya dan manfaat yang tidak
berwujud sebagaimana disebutkan sebelumnya. Beberapa perusahaan bahkan tidak
mencoba menghitungnya, dengan alasan bahwa paket ini sama pentingnya dengan
memiliki listrik (yang tidak dibenarkan sebagai proyek investasi). Perusahaan yang
melakukan perhitungan ROI telah melihat hasil yang beragam. Beberapa firma
konsultasi ERP menolak untuk melakukan implementasi ERP kecuali perusahaan
klien melakukan ROI. Peerstone Research melaporkan lebih dari 200 perusahaan
yang menggunakan sistem ERP SAP atau Oracle dan menemukan bahwa 38 persen
dari responden survei tidak melakukan evaluasi ROI formal. Dalam studi Peerstone
Research, 63 persen dari perusahaan yang melakukan perhitungan melaporkan ROI
positif untuk ERP. Perusahaan manufaktur lebih mungkin melihat ROI positif
daripada organisasi pemerintah atau pendidikan. Namun, sebagian besar
perusahaan melaporkan bahwa tujuan nonfinansial adalah motivasi utama untuk
instalasi ERP mereka. Tujuan di balik instalasi ERP adalah perbaikan visi
manajemen, menurut 71 persen perusahaan yang disurvei. Meskipun Nestlé USA
mengalami masalah dengan implementasi ERP-nya, perusahaan ini
memperkirakan penghematan biaya sebesar $325 juta, setelah menghabiskan enam
tahun dan lebih dari $200 juta untuk implementasinya. Toro, produsen gergaji
tukang grosir, menghabiskan $25 juta dan empat tahun untuk
mengimplementasikan sistem ERP. Pada awalnya, ROI sulit dihitung untuk Toro.
Kemudian, munculnya basis pelanggan yang lebih besar dari pengecer nasional
seperti Sears dan Home Depot membuatnya lebih mudah untuk mengukur manfaat.
Dengan basis pelanggan yang lebih besar ini, sistem ERP Toro memungkinkannya
menghemat $10 juta dalam biaya persediaan setiap tahun - hasil dari metode
produksi, pergudangan, dan distribusi yang lebih baik. Survey terbaru terhadap
perusahaan kecil dan menengah menunjukkan bahwa hanya 48 persen selalu
melakukan evaluasi ROI, dan hanya 25 persen selalu mengulangi perhitungannya
setelah implementasi. Pemilik bisnis kecil dan menengah ini merasa mereka hanya
memerlukan ERP untuk mendukung bisnis mereka, bahkan jika perhitungan ROI
tidak dilakukan.

Mengapa Beberapa Perusahaan Lebih Sukses dengan ERP Daripada yang

Lain? Laporan awal mengenai implementasi ERP mengindikasikan bahwa hanya
sebagian kecil perusahaan yang mengalami rollout yang mulus dari sistem ERP
baru mereka dan langsung mendapatkan manfaat yang mereka antisipasi. Namun,
penting untuk memahami mengapa masalah implementasi ERP bisa terjadi. Anda
dapat menemukan banyak kasus kegagalan implementasi dalam berita. W. L. Gore,
pembuat kain GoreTex, mengalami masalah dalam mengimplementasikan sistem
PeopleSoft-nya untuk personil, gaji, dan manfaat. Pabrik itu menggugat
PeopleSoft, Deloitte & Touche LLP, dan Deloitte Consulting atas ketidakmampuan
mereka. W. L. Gore menyalahkan para konsultan karena tidak memahami sistem
dan membuat departemen Personil dalam kekacauan. Konsultan PeopleSoft
akhirnya dipanggil untuk mengatasi masalah setelah implementasi, tetapi
perbaikannya menghabiskan tambahan ratusan ribu dolar bagi W. L. Gore.
Hershey Foods (sekarang The Hershey Company) mengalami masalah saat
mengimplementasikan sistem ERP-nya pada tahun 1999, karena penggunaan
pendekatan "Big Bang" untuk implementasi, di mana bagian besar sistem
diimplementasikan sekaligus. Perusahaan jarang menggunakan pendekatan ini
karena cukup berisiko. Departemen pemrosesan pesanan dan pengiriman Hershey
mengalami masalah yang diperbaiki hingga September. Karena itu, Hershey
kehilangan pangsa pasar permen Halloween yang besar pada tahun itu. Biasanya,
rollout yang kurang mulus dan ROI yang rendah disebabkan oleh masalah manusia
dan harapan yang salah, bukan gangguan komputer:

 Beberapa eksekutif berharap buta bahwa perangkat lunak baru akan

menyembuhkan masalah bisnis mendasar yang tidak bisa disembuhkan oleh
perangkat lunak apa pun. Akar masalah bisa terletak pada proses bisnis inti
yang cacat. Kecuali perusahaan mengubah proses bisnisnya, mereka hanya
akan mengkomputerisasi cara berbisnis yang tidak efektif.
 Beberapa eksekutif dan manajer TI tidak menghabiskan cukup waktu untuk
analisis yang tepat selama fase perencanaan dan implementasi.
 Beberapa eksekutif dan manajer TI menghemat pendidikan dan pelatihan
karyawan.
 Beberapa perusahaan tidak menempatkan kepemilikan atau akuntabilitas
proyek implementasi pada personel yang akan mengoperasikan sistem.
Kurangnya kepemilikan dapat menyebabkan situasi di mana implementasi
menjadi proyek TI daripada proyek perusahaan.
 Kecuali proyek besar seperti instalasi ERP dipromosikan dari atas ke bawah,
itu pasti akan gagal; eksekutif puncak harus mendukung proyek 100 persen
jika ingin berhasil.
 Studi akademis terbaru yang mencoba mengidentifikasi faktor-faktor
keberhasilan kritis dalam implementasi ERP menunjukkan bahwa manajer
proyek yang baik adalah kunci dan pusat untuk keberhasilan proyek. Selain
itu, pelatihan sangat penting - bersama dengan seorang pendukung proyek,
yaitu seseorang yang mungkin tidak berada dalam peran CEO tetapi yang
membawa antusiasme dan kepemimpinan ke proyek.
 Implementasi ERP membawa perubahan yang sangat besar bagi pengguna
sistem. Manajer perlu mengelola perubahan tersebut dengan efektif untuk
memastikan implementasi yang lancar. Banyak ahli implementasi ERP
menekankan pentingnya pendidikan dan pelatihan yang baik baik untuk
karyawan maupun manajer. Sebagian besar orang akan secara alami
menolak mengubah cara mereka melakukan pekerjaan mereka. Banyak
analis telah mencatat bahwa dukungan manajemen puncak yang aktif adalah
penting untuk penerimaan dan implementasi yang berhasil dari perubahan
perusahaan secara menyeluruh seperti ini. Beberapa perusahaan dengan rela
berpisah dengan dana untuk perangkat lunak dan perangkat keras baru,
tetapi mereka tidak menganggarkan dengan benar untuk pelatihan karyawan.
Perangkat lunak ERP sangat kompleks dan dapat mengintimidasi pada
awalnya. Fakta ini sendiri mendukung kasus untuk pelatihan yang memadai.
Gartner Research merekomendasikan alokasi 17 persen dari anggaran
proyek untuk pelatihan. Perusahaan yang menghabiskan kurang dari 13
persen untuk pelatihan tiga kali lebih mungkin mengalami masalah dengan
implementasi ERP mereka. Biaya tersebut termasuk pelatihan karyawan
tentang cara menggunakan perangkat lunak untuk melakukan pekerjaan
mereka, waktu tidak produktif karyawan selama pelatihan, dan yang sangat
penting, pendidikan karyawan tentang bagaimana data yang mereka
kendalikan mempengaruhi operasi bisnis secara keseluruhan. Nestlé belajar
banyak pelajaran dari implementasinya sistem ERP. Proyek senilai $210
juta selama enam tahun itu awalnya menuju kegagalan karena Nestlé tidak
melibatkan dalam tim implementasinya karyawan dari kelompok operasi
yang terkena dampak. Karyawan mengundurkan diri dari perusahaan, moral
turun, dan panggilan pusat bantuan naik. Setelah tiga tahun, implementasi
ERP ditunda sementara. Wakil presiden dan CIO Nestlé USA saat itu, Jeri
Dunn, mengetahui bahwa proyek implementasi perangkat lunak besar
sebenarnya bukan tentang perangkat lunak, tetapi tentang manajemen
perubahan. "Ketika Anda beralih ke SAP, Anda mengubah cara orang
bekerja.... Anda menantang prinsip mereka, keyakinan mereka, dan cara
 mereka melakukan hal-hal selama bertahun-tahun," kata Dunn. Setelah
mengatasi masalah awal, Nestlé akhirnya mendapatkan manfaat dari
instalasi ERP-nya. Untuk banyak perusahaan, dibutuhkan bertahun-tahun
sebelum mereka dapat sepenuhnya memanfaatkan berbagai kemampuan
sistem ERP mereka. Sebagian besar instalasi ERP memang menghasilkan
pengembalian, dan liputan berita sekarang fokus pada bagaimana
perusahaan mendapatkan nilai dari sistem yang ada atau mengupgrade dan
menambahkan fungsionalitas ke sistem ERP yang ada. Del Monte Foods
perlu memenuhi persyaratan Walmart dan Target untuk pelacakan paket
menggunakan perangkat identifikasi frekuensi radio (RFID), jadi sekitar
setahun setelah instalasi sistem ERP-nya, perusahaan mengintegrasikan
aplikasi RFID-nya ke dalam platform SAP yang ada dan bekerja untuk
membuat rantai pasokannya lebih efisien.

Evolusi Terus-menerus dari ERP Memahami implikasi sosial dan bisnis dari
teknologi baru tidaklah mudah. Howard H. Aiken, insinyur komputer pionir di
balik komputer digital skala besar pertama, Harvard Mark I, memprediksi pada
tahun 1947 bahwa hanya enam komputer digital elektronik yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan komputasi seluruh Amerika Serikat. Hewlett-Packard
melewatkan kesempatan untuk memasarkan komputer yang dibuat oleh Steve
Wozniak yang menjadi Apple I. Dan pendiri Microsoft, Bill Gates, tidak
menghargai pentingnya Internet hingga tahun 1995, pada saat itu Netscape
mengendalikan sebagian besar pasar peramban Internet. (Gates, bagaimanapun,
mengubah Microsoft secara dramatis berdasarkan strategi Internet pada akhir
1990-an. Peramban Internet Explorer-nya sekarang lebih umum digunakan
daripada yang lain.) Dengan demikian, bahkan orang yang paling berpengetahuan
tentang teknologi baru tidak selalu sepenuhnya memahami kemampuannya atau
bagaimana itu akan mengubah bisnis dan masyarakat. Sistem ERP telah digunakan
secara umum hanya sejak pertengahan tahun 1990-an. Saat teknologi muda ini
terus berkembang, vendor ERP bekerja untuk menyelesaikan masalah adaptabilitas
yang meresahkan pelanggan. Pertumbuhan daya komputasi perangkat mobile
seperti smartphone dan tablet akan menciptakan lebih banyak peluang bagi
perusahaan ERP untuk mengembangkan aplikasi yang memberikan data instan
kepada pelanggan sambil meningkatkan efisiensinya.

ERP Memungkinkan Ekspansi Waralaba Roti Au Bon Pain, waralaba roti dan
kafe yang berbasis di Boston, mengoperasikan 200 gerai di Amerika Serikat dan
Asia. Selama tiga tahun terakhir, majalah Health telah menempatkan Au Bon Pain
sebagai salah satu dari lima waralaba restoran makanan cepat terkesehatan di
Amerika. Perusahaan ini memiliki minat untuk berkembang, dan Tim Oliveri, CFO
perusahaan, ingin agar Au Bon Pain dapat bereaksi terhadap perubahan pasar
dengan lebih cepat sambil juga mengurangi biayanya. Sistem informasi warisan
yang ada perusahaan membatasinya, tetapi keputusan perusahaan untuk
mengimplementasikan sistem ERP SAP kini membantunya mencapai tujuan ini.
Sistem ERP baru menggantikan sistem yang berbeda-beda, beberapa di antaranya
berupa format kertas. Sistem perusahaan ini mengintegrasikan sistem perusahaan
ini dan membawa gerai ke kantor belakang melalui beberapa implementasi modul
yang berbeda. Dengan sistem tunggal ini, perusahaan dapat mengurangi siklus
pelaporan keuangan dari minggu ke hari, dan sistem ini memungkinkan
pengelolaan tenaga kerja Au Bon Pain yang lebih baik melalui portal berbasis web.
Selain itu, sistem baru ini memfasilitasi kepatuhan yang lebih baik terhadap
peraturan keuangan dan manajemen penjualan yang lebih baik, bersama dengan
pembelian elektronik semua bahan baku. Salah satu dorongan untuk menginstal
sistem ERP ini adalah agar manajemen dapat mencerna informasi tentang kondisi
pasar dan bereaksi dengan cepat untuk membuka gerai baru atau merenovasi gerai
yang ada. Misalnya, kafe di New York City baru-baru ini mengalami renovasi
besar-besaran, yang menghasilkan peningkatan penjualan dua digit. Lebih banyak
kafe direncanakan akan dibuka segera.

Hati-Hati Saat Menyusun Kontrak ERP Sejarah industri perangkat lunak ERP
dipenuhi dengan implementasi yang melibatkan biaya lebih dari yang diperkirakan
dan yang lebih lama dari yang diharapkan. Dalam beberapa kasus, perusahaan
telah berjuang selama bertahun-tahun untuk mengimplementasikan sistem ERP
mereka. Kesuksesan dalam implementasi sistem ERP tidak hanya bergantung pada
pemilihan solusi yang tepat dan pemahaman tentang tujuan bisnis yang jelas, tetapi
juga pada bagaimana kontrak ERP dirancang dan negosiasi dengan vendor
perangkat lunak. Salah langkah dalam proses kontrak dapat mengakibatkan biaya
tambahan yang tidak terduga, jadwal yang tertunda, dan ketidaksesuaian antara
perangkat lunak dan kebutuhan perusahaan Anda. Berikut beberapa poin penting
yang perlu diperhatikan saat menyusun kontrak ERP:

1. Lisensi Perangkat Lunak: Pastikan Anda memahami dengan jelas lisensi

perangkat lunak yang Anda beli. Apakah itu lisensi berdasarkan pengguna,
perangkat, atau modul tertentu? Apa saja kewajiban dan pembatasan yang
ada dalam lisensi tersebut?
2. Biaya Implementasi: Perkirakan biaya implementasi dengan hati-hati dan
pastikan mereka termasuk dalam kontrak. Biaya ini meliputi konsultasi,
pelatihan, konversi data, dan penyesuaian perangkat lunak. Jangan terkejut
oleh biaya tambahan yang muncul selama implementasi.
3. Jadwal Implementasi: Tentukan jadwal yang realistis untuk implementasi
dan pastikan jadwal tersebut termasuk dalam kontrak. Jangan terburu-buru
untuk meluncurkan sistem jika ini mengorbankan kualitas dan kepatuhan.
4. Pemeliharaan dan Dukungan: Pastikan kontrak mencakup biaya
pemeliharaan tahunan dan dukungan teknis. Anda juga perlu memahami
tingkat dukungan yang akan Anda terima dari vendor, termasuk waktu
tanggapan terhadap masalah.
 5. Pemecahan Sengketa: Pertimbangkan bagaimana sengketa akan
diselesaikan jika terjadi perselisihan antara Anda dan vendor. Apakah ada
klausul mediasi atau arbitrase dalam kontrak?
6. Perubahan dan Penyesuaian: Jelaskan bagaimana perubahan dan
penyesuaian pada perangkat lunak akan ditangani. Apakah perlu perubahan
kustom? Berapa biayanya?
7. Migrasi Data: Tentukan bagaimana data Anda akan dipindahkan ke sistem
ERP baru. Pastikan kontrak mencakup biaya dan tanggung jawab terkait
migrasi data.
8. Kepatuhan Terhadap Peraturan: Pastikan sistem ERP yang Anda beli
sesuai dengan semua peraturan yang relevan dalam industri Anda. Ini
termasuk kepatuhan terhadap peraturan privasi data, keamanan, dan regulasi
lainnya.
9. Pelatihan dan Pendidikan: Periksa apakah kontrak mencakup pelatihan
untuk karyawan Anda dan seberapa baik dukungan pelatihan yang akan
Anda terima dari vendor.
10.Pembatalan Kontrak: Selalu pertimbangkan konsekuensi pembatalan
kontrak. Apa yang akan terjadi jika Anda memutuskan untuk tidak
melanjutkan dengan implementasi atau ingin mengakhiri kontrak di masa
mendatang?
11.Pembaruan Perangkat Lunak: Pertimbangkan pembaruan perangkat lunak
di masa depan. Bagaimana pembaruan akan ditawarkan dan apa biayanya?
12.Pembayaran: Tentukan jadwal pembayaran yang jelas dan apa saja
persyaratan pembayaran yang perlu Anda penuhi.
13.Kontrol Kualitas: Pertimbangkan bagaimana Anda akan mengukur dan
mengontrol kualitas implementasi dan performa perangkat lunak.

Sebelum menandatangani kontrak ERP, disarankan untuk melibatkan pengacara

yang berpengalaman dalam kontrak perangkat lunak atau konsultan hukum
teknologi informasi untuk membantu Anda memahami dan merancang kontrak
dengan baik. Penting untuk menjalani proses negosiasi dengan hati-hati dan
pastikan semua persyaratan dan detail penting sudah diatur dalam kontrak.
Keterlibatan yang baik selama fase ini dapat menghindari masalah besar di masa
depan.