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METODOLOGA PARA LA IMPLEMENTACIN DE SISTEMAS ERP

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La Universidad Academia Investigacin Cultura y Bienestar Portafolio De Inters Niveles de Cambio Admn Proyectos Paquetes Integrados Reingeniera de Procesos Modelos de Procesos Fracasos Reingeniera Distintos Enfoques

Desarrollo e Implementacin de Sistemas de Informacin

8. METODOLOGA PARA LA IMPLEMENTACIN DE SISTEMAS ERP

1. Introduccin

En los ltimos aos han habido una serie de avances en las diferentes tecnologas de informacin, esto ha permitido crear sistemas de informacin mas sofisticados y por supuesto mas integrados. Los ERPs son uno de estos sistemas, integrando las grandes reas de informacin de una empresa en un solo sistema. Sin embargo se han establecido varios sabores de sistemas ERPs, cada uno con sus respectivas particularidades. Esto ha permitido tener una gran variedad de sistemas ERPs, para que las diferentes empresas tengan varios opciones a seleccionar. buscar

2. Qu son los ERP?

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El ERP (Enterprise Resource Planning) es una aplicacin de Gestin Empresarial diseada para cubrir todas las reas funcionales de la empresa. Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada uno diseado para cubrir las exigencias de cada rea funcional de la empresa, de tal manera que crea un flujo de trabajo (workflow) entre los distintos usuarios.

Este flujo permite agilizar considerablemente el trabajo cotidiano, permitiendo evitar esas tareas cotidianas tan repetitivas, y permitir el aumento de comunicacin entre todas las reas que integran la empresa. Adems y muy importante a considerar, la informacin que el usuario puede disponer es en tiempo real. Su propia concepcin organiza todo por ciclos. Si alguien no cumple su paso se detiene el proceso. Adems, fuerza la colaboracin entre las reas, permite compartir la informacin y generarla de forma oportuna para la toma de decisiones.

3. Historia Debido a la necesidad de automatizar las funciones de produccin comenzaron a nacer sistemas como: Definicin de materiales, productos y materias primas BOM; Materiales en piso (Part Status), pronsticos para proveedores (Vendedor Releases), presupuestos o pronsticos de ventas (Sales Forecast); etc. Pero el control en si de la produccin comenz a aparecer cuando se defini lo que se le llam MRP, que significa en espaol Planeacin a partir de la capacidad de materiales, que no era otra cosa mas que la definicin de los productos en forma de recetas un tanto especializadas y, poder a partir de estas recetas determinar cuanta materia prima se requera para producir lo que se demandaba en un pronstico de ventas dado y tambin cunto costara esa produccin. La automatizacin de las funciones productivas fue evolucionando a algo que se le llam MRPII, o sea otra vez MRP, pero ahora considerando tambin las capacidades de las lneas de produccin; a partir de las necesidades de reducir costos de inventarios apareci el concepto JIT, que significa justo a tiempo (Just In Time), que agregaba a los MRPII la variante de planear la produccin en demandas directas de los clientes, en vez de (o adems de) en pronsticos, a fin de reducir los niveles de almacn y los costos involucrados en tales inventarios, adems de brindar un mejor servicio a los clientes. En todo este proceso los fabricantes de software aprendieron mucho, sobre todo aquellos que estaban integrados con empresas progresistas, las cuales adoptaron todas las tecnologas que fueron apareciendo, hasta que de ah salieron los primeros proveedores de software empresarial, que inclua todas las funciones de una empresa de manufactura, tanto las administrativas, como las

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propias de manufactura. Fueron estas empresas las que inventaron al poco tiempo el trmino de ERP, Enterprise Resource Planning, lo que significa: Planeacin de la empresa a partir de sus recursos.

Los grandes proveedores de ERP desarrollan actualmente para empresas que no tienen nada que ver con manufactura, como bancos, casas de bolsa, aseguradoras, empresas de servicios.

4. Qu permite el Sistema ERP?

Este Sistema (paquete de Software para negocios) permite a las compaas:

Automatizar e integrar la mayora de los procesos de la empresa. Tener datos y practicas comunes a lo largo de toda la empresa. Acceso a la informacin en tiempo real.

5. Objetivo fundamental de los Sistemas ERP

El objetivo de los ERP es coordinar los negocios de la empresa, de la evaluacin de proveedores hasta la facturacin de los clientes. Adems se utiliza para centralizar la base de datos ayudando a que el flujo de informacin circule por las diferentes reas de la empresa como lo son produccin, mercadeo, finanzas, y recursos humanos.

6. Cmo funcionan los Sistemas ERP El funcionamiento de un sistema ERP se compone de un servidor el cual alimenta a los nodos de los diferentes departamentos de la empresa que cuenten con este programa, el encargado del servidor puede ver todas las ventanas de todos los departamentos y los directivos tambin tienen una computadora en la cual pueden ingresar a todas las ventanas, cada departamento que cuente con este sistema solo puede ingresar a su ventana de trabajo y solo pueden ver lo que las otras estaciones estn realizando.

7. Implementacin de los Sistemas ERP

a.

Organizar el proyecto: Los sistemas ERP se podran catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que stos representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposicin de personal para la implementacin de este tipo de sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dar una nueva funcionalidad y visin de los recursos y procesos de la organizacin a cada rea de la empresa.

b.

Definir las medidas de desempeo: Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el ms mnimo detalle para la implementacin del sistema ERP.

c.

Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto, la implementacin de un Sistema ERP implica una adecuada distribucin de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a cabo, que se construya una bitcora que gue cada uno de los pasos a seguir.

d.

Capacitar al equipo para el proyecto: Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitacin en la cual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante ste se van a desenvolver. Esta implantacin se torna en una situacin nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano.

Para la implementacin de sistemas tan avanzados como ste, muchas veces se debe ensear a

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algunos empleados hasta como prender un computador, ya que en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo especfico, este tipo de tareas no son muy conocidas por las personas.

e.

Revisar la integridad de la base de datos: La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos ms importantes en la implementacin de cualquier sistema de informacin, pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la informacin que se va a manejar en los distintos niveles de la organizacin.

f.

Instalar el nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empresa. Se deben abolir la vieja tecnologa utilizada por la empresa, para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema.

g.

Instalar el nuevo Software (montar sala piloto): El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la medula espinal del sistema.

h.

Capacitar masa crtica: La masa crtica se refiere al personal de la empresa. Se define como crtica ya que se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulacin del mismo.

i.

Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilizacin de la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le dar en ella.

j.

Integracin de datos: La integracin de datos consiste en la recopilacin de la informacin proveniente de diferentes fuentes o reas organizacionales, que hasta el momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.

k.

Ejecucin: Poner en marcha el Sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecucin del sistema.

l.

Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentacin de ste e implementar un mejoramiento continuo son las caractersticas de las compaas que han sido victoriosas en la implementacin de este tipo de sistemas.

8. Por qu es importante el Mejoramiento Continuo para los Sistemas ERP

Hay muchas empresas que creen que para poder trabajar con los Sistemas ERP se limita nicamente a la implementacin de ste. Para que un Sistema ERP sea exitoso dentro de una empresa se debe tener una constante retroalimentacin, ya que la tecnologa y el mundo de los negocios permanecen en continuo cambio, por lo cual se debe de estar preparado para afrontar diferentes situaciones

Mejoramiento Continuo Algunas compaas declaran victoria Se dedican a otros proyectos Descuidan el sistema El sistema falla Compaas exitosas Motivan a los participantes Mejoramiento continuo El nuevo sistema es exitoso

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9. Ventajas Sistemas ERP

Las principales ventajas de este tipo de sistema son las siguientes:

Integracin de la cadena de suministro, produccin y proceso administrativo. Creacin de una base de datos comn. Se pueden incorporar mejoras, rediseando mejor los procesos. Reduccin de costos. Agilizacin en las operaciones del Negocio. Mejor administracin de la informacin. Incrementa la comunicacin y la colaboracin mundial. Ayuda a integrar mltiples sitios y unidades de negocio. Puede proveer una ventaja estratgica sobre los competidores.

El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una empresa, por supuesto tomando en cuenta que se ha implementado efectivamente es que un sistema ERP en la principal FUENTE de informacin para otros sistemas crticos del negocio. En otras palabras un ERP sirve como base o plataforma para implementar otros sistemas que se alimentarn de la adecuada informacin que un ERP administre.

Adems sirve de plataforma o base para la implementacin de otros sistemas que permitan que la empresa evolucione a un negocio electrnico. Entre los sistemas que estn sobre un ERP podemos mencionar: Datawarehouses Sistemas de Soporte a las Decisiones CRM SCM E-Procurement Sistemas Expertos Sistemas de Informacin Ejecutivos Otros

Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los directivos de las empresas pueden conocer la situacin en la planta de produccin, en el almacn de productos terminados y de materias primas, por mencionar algunos, con lo cual pueden tomar decisiones ms acertadas y en menos tiempo.

Los ERP otorgan a la empresa la posibilidad de reducir sus costos y de ser ms competitivas adems de tomar ventaja con respecto a su competencia si sta no cuenta con un sistema como este El resultado final de tener un sistema ERP dentro de la empresa es el que incrementa las utilidades de la compaa por medio de la reduccin de inventarios, ms rpida recoleccin de efectivo y entrega de pedidos en el tiempo establecido. 10. Ventajas Sistemas ERP para cada rea de la Empresa Las ventajas que ofrece un sistema ERP a cada departamento y a la empresa son: Contabilidad y Finanzas: Permite a los encargados de este departamento tener un mejor control de costos y de horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y las cuentas bancarias, generar cheques electrnicos, aceptar pagos y pagar cuentas en diferentes monedas, manejar los estados de cuenta, analizar los flujos de efectivo, producir reportes y cerrar los periodos contables de manera ms rpido. Control de inventarios: Optimiza la inversin en inventarios ayudando a reducir los niveles de inventarios y ordenar los productos por nmero de serie y lote. Manufactura: En lo que respecta a las operaciones administra la produccin en cualquier ambiente estandarizando la produccin de altos volmenes con gran control de la planta de produccin, el sistema tambin ayuda a crear pronsticos de produccin y una mejor calendarizacin para la produccin. Decisiones Ejecutivas: Un sistema ERP provee una visin ms clara de los instrumentos de medicin ms importantes para una empresa como son el flujo de efectivo, produccin y reportes, ayuda a corregir errores que se presenten de manera inmediata. Herramientas adicionales permiten monitorear el funcionamiento interno como: ventas por regin o periodo. Compras: Actividad de la empresa altamente relacionada con el plan de produccin, un programa ERP ayuda a los encargados de compras puedan comprar los materiales correctos a los proveedores correctos en el tiempo correcto y al precio correcto. Embarque: Administra el almacn y herramientas de embarque lo cual permite controlar todos los embarques de productos terminados ayudando a entregar los pedidos en el tiempo establecido a los clientes por lo tanto reducen las fallas en las entregas y adems incrementa la satisfaccin del cliente.

11. Desventajas Sistemas ERP

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Una desventaja por la que muchas empresas se detienen para obtener un sistema como este, es el alto costo de estos programas ya que por ser tan complejos se necesita de capacitacin para los empleados, adems de que este tipo de programas deben ser especficos para cada empresa y deben tener personal capacitado y que solo se dedique a manejar el programa del servidor.

Otras desventajas son:

La implementacin puede requerir importantes cambios en la empresa y los procesos. Es tan complejo que muchas compaas no pueden ajustarse a l. Requiere de procesos actuales (en curso), por lo cual la implementacin puede nunca ser completada. En el mercado los expertos en Sistemas ERP son limitados, por lo cual se pueden presentar problemas en la contratacin.

12. Costo de implementacin Sistemas ERP

La primera pregunta es econmica y se refiere a la capacidad de la empresa para adquirir un paquete de este tipo, adems del costo en si del paquete, se debe considerar el o los equipos en que debe instalarse el paquete y los equipos para todos los que van a ser participes en la operacin del sistema o sea las estaciones (usuarios); el tercero y a veces ms costoso factor econmico de la compra de una solucin de estas es lo que se llama la "implantacin" del sistema, que va desde la instalacin de los equipos de cmputo, hasta el cambio de cultura operativa de la empresa, pasando por capacitacin, adecuacin de procedimientos, cambios estructurales, eliminacin de personal que no se adapta a los cambios y contratacin de otros, que seguro tendrn menos experiencia en la operacin y mercados.

13. Cmo saber si la empresa requiere un Sistema del tipo ERP Con el acelerado desarrollo de la tecnologa de informacin en el ambiente empresarial este recurso se ha vuelto estratgico al grado de marcar diferencias y preferencias en el mercado por quienes se mantienen al da. En estas condiciones los empresarios y ejecutivos se preocupan por mantenerse al da en materia de sistemas de informacin. Las empresas tienen en los ERP las herramientas ms modernas para la administracin de la informacin y la consolidacin de todos los datos pero tienen un gran problema y ese es su elevado costo. Ante el deseo de contar con uno de estos sistemas quien tomar la decisin debe conocer primero cmo est su empresa y si est preparada para un ERP. Se debe tener en cuenta las 5 etapas por las que las empresas deben pasar normalmente hasta un desarrollo pleno en materia de ERP: * Etapa inicial: En esta etapa se encuentran generalmente las empresas que estn iniciando sus actividades y por ende no tienen recursos de tecnologa de informacin. Las actividades que llevan a cabo las controlan con sistemas de oficina como procesadores de texto o hojas de clculo. La constante en esta etapa es la bsqueda de herramientas adecuadas para sus funciones pero el inters por los sistemas como los ERP es muy bajo o nulo * Sistemas no integrados: En esta segunda etapa las empresas ya cuentan con algn software que les apoya especficamente en las reas en las que son utilizados. Existen por ejemplo:

Sistemas de administracin financiera para las reas contables, Paquetes de diseo y administracin de materiales para el rea de produccin, Sistema de administracin de facturas de clientes, Sistemas de inventarios para los almacenes, Sistemas de administracin de cuentas de proveedores, etc.

Las empresas en esta etapa se han preocupado por satisfacer las necesidades de tecnologa de informacin conforme de han presentado y cuentan en su momento con herramientas que dan un buen apoyo en cada rea pero el problema es que la informacin no est integrada, para conocer el estado de la empresa respecto a algn factor en particular se deben hacer investigaciones a travs de los sistemas de los departamentos y luego integrar la informacin de forma que cumpla con el objetivo de tal investigacin, y esto se repita cada vez que se necesite otro dato similar e incluso el mismo dato pero actualizado. La causa de este problema es en manejo de informacin por separado, y en este caso la preocupacin ser su integracin. * Funcin limitada de ERP: En esta etapa las empresas ya se han preocupado por implementar soluciones del tipo ERP, pero solo se cuenta en algunas unidades de negocio, como las oficinas centrales o solo en las sucursales ms grandes, esto debido al alto costo de la implementacin a lo largo de toda la empresa principalmente. Es estas condiciones los beneficios de un sistema como estos no se logra apreciar o se hace en una baja proporcin, pero se puede convertir en las condiciones propicias para seguir desarrollndose e integrar la empresa por completo, a medida que los recursos lo permitan. Es comn que sigan existiendo sistemas de apoyo a lo largo de toda la empresa y que no logren integrarse al sistema integracin de planeacin de recursos, por ello se pueden presentar algunos problemas como inconsistencias de informacin o retrazo para las actualizaciones. Adems de requerir trabajo extra para asegurarse de tener la informacin real en todo momento, es decir trabajar en esta forma puede dar bueno beneficios pero siempre hay que cuidar que en las partes que no estn integradas no se pierda el control. * Unidades de negocios integradas por ERP: A esta etapa se llega cuando se ha podido llevar el

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ERP a todas y cada una de las unidades de negocio de la empresa, es decir ya toda la empresa cuenta con la herramienta de planeacin de recursos y puede usarla plenamente. En esta etapa se eliminan los procesos de administracin de informacin no integrados y sus funciones pasan al sistema ERP. La principal caracterstica de esta etapa es la comunicacin entre las unidades de negocios, particularmente en las empresas dispersas geogrficamente, el uso de las recomunicaciones hace posible tener los datos como si todo estuviera en un mismo lograr, con ello se pueden tomar las acciones en menor tiempo y con mayor oportunidad. * Empresa integrada con ERP: La ltima etapa del desarrollo Empresa-ERP es cuando se logra la integracin plena, es decir, en las etapas previas pudieran encontrarse detalles de la empresa que no haban sido contemplados en el software o al contrario, partes del software que no aplique para la empresa, pero una integracin total se logra cuando todas las funciones de manejo de informacin administrativa puede llevarse a travs del sistema ERP y aqu cuando los tomadores de decisiones tienen en sus manos un arma muy efectiva para sortear todas las condiciones a las que se tenga que enfrentar la empresa, y darle el dinamismo que se necesita en este ambiente. Un empresario debe analizar las etapas anteriormente expuestas y ubicar a su empresa segn las condiciones que guarde en ese momento, luego de revisar como est y a dnde quiere llegar puede tomar las acciones necesarias para llegar a ello. Un parte muy importante y tal vez la ms determinante es el costo que involucran estas herramientas de software y es que de acuerdo al tamao de la empresa y lgicamente a la etapa en que se encuentre en su desarrollo tecnolgico ser el monto de los costos de llegar a donde se pretende. 14. Conclusin Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios debe considerar la informacin como un activo muy importante. Es por ello que es necesario que las empresas tengan los sistemas de informacin adecuados para administrar rpidamente y eficientemente dicha informacin. Las empresas tienen la opcin de desarrollar sus propios sistemas de informacin o comprarlos a empresas dedicadas al desarrollo de los mismos. Una opcin viable y adecuada es la compra de un sistema ERP, siempre y cuando la empresa que lo adquiera este consciente que para que funcione no solo debe comprar el SW y HW, sino que adems de hacer cambios en la forma de cmo trabajan y lo mas importante es darle seguimiento a estos cambios, independientemente del SW ERP que seleccionen. La implementacin de un ERP no es tarea fcil y requiere un compromiso de ambas partes. Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios, algunos tangibles como reduccin de costos y otros intangibles como satisfaccin de los clientes siempre y cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala implementacin de un ERP puede traer consecuencias no agradables a una empresa. Es por ello que si una empresa desea implementar un sistema de informacin que le permita automatizar sus operaciones y que le ayude a administrar correctamente la misma, para que esta sirva de base o plataforma para las nuevas aplicaciones que conforman los actuales negocios electrnicos, y necesitan tener una fuente confiable de informacin, entonces es necesario que estas implemente un ERP, ya sea desarrollado por otras empresas o por ellos mismos, ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos inherentes de estas nuevas aplicaciones.

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