KEPUTUSAN

KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP PIJOAN BARU

NOMOR : /SK/PKM PB/2023

TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
DI PUSKESMAS RAWAT INAP PIJOAN BARU
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP PIJOAN BARU,

Menimbang : a. Bahwa dalam rangka sistem manajemen mutu/ program

dan pelayanan kesehatan puskesmas perlu dibentuk
sistem pengendalian dokumen dan rekaman agar
memudahkan pengelolaan dan penyimpanan;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
pada huruf a ditetapkan dengan keputusan Kepala
Puskesmas Rawat Inap Pijoan Baru tentang Pengendalian
Dokumen.
Mengingat : 1. Undang – Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang
Kesehatan;
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
43 Tahun 2019 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
34 Tahun 2022 Tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik,
Laboratorium Kesehatan, Unit Transfusi Darah, Tempat
Praktek Mandiri Dokter dan Tempat Praktek Mandiri
Dokter Gigi;

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP

PIJOAN BARU TENTANG PENGENDALIAN
DOKUMEN DAN REKAMAN DI PUSKESMAS
RAWAT INAP PIJOAN BARU.
Kesatu : semua kegiatan yang dilakukan harus
didokumentasikan dan sesuai dengan standar.
Kedua : Sistem Pengendalian dokumen di Puskesmas wajib
mentaati ketentuan dalam kebijakan ini
sebagaimana tercantum dalam lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari surat
keputusan ini.
Ketiga : surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan
dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat
kekeliruan akan diadakan perbaikan dan perubahan
sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Tebing Tinggi

pada tanggal : Januari 2023
KEPALA PUSKESMAS
RAWAT INAP PIJOAN BARU,

SILVIE ZALERTI

Lampiran 1 : Surat Keputusan Kepala Puskesmas

Rawat Inap Pijoan Baru
Nomor : /SK/PKM.PB/2023
Tentang : Pengendalian Dokumen dan Rekaman Di
Puskesmas Rawat Inap Pijoan Baru
 KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DI PUSKESMAS
RAWAT INAP PIJOAN BARU

1. Pengendalian Dokumen Puskesmas dengan sistem pengelolaan dokumen/surat-

menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen
Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas;
2. Dokumen eksternal adalah : buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan
yang merupakan acuan/referensi didalam penyusunan dokumen akreditasi
Puskesmas;
3. Dokumen/Arsip Aktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi/masih
dipakai di dalam kegiatan, dan masih disimpan di unit-unit pelayanan;
4. Dokumen/Arsip Inaktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah
rendah/sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medic apabila pasien yang
sudah mati atau sudah pindah;
5. Master Dokumen adalah dokumen akreditasi yang telah lengkap/telah dinomori,
disyahkan dan ditandatangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas;
6. Kelompok Dokumen adalah kelompok jenis-jenis dokumen /rekaman (contoh
kelompok SOP);

KEPALA PUSKESMAS
RAWAT INAP PIJOAN BARU,

SILVIE ZALERTI
 Lampiran 2 : Surat Keputusan Kepala Puskesmas
Rawat Inap Pijoan Baru
Nomor : /SK/PKM.PB/2023
Tentang : Pengendalian Dokumen dan Rekaman Di
Puskesmas Rawat Inap Pijoan Baru

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

DI PUSKESMAS RAWAT INAP PIJOAN BARU

1. Identifikasi penyusunan / perubahan dokumen

2. Penyusunan dokumen
3. Pengesahan dokumen
4. Sosialisasi dokumen
5. Pencatatan dokumen, distribusi dan penarikan dokumen
a. Penomoran dokumen
b. Pencatatan dalam daftar dokumen eksternal dan internal
c. Penggandaan dokumen
d. Pendistribusian dokumen yang telah diberi stempel
e. Menarik dokumen lama dan membubuhkan stempel kadaluarsa
f. Memusnahkan dokumen sesuai sesuai dengan waktu yang ditetapkan

KEPALA PUSKESMAS
RAWAT INAP PIJOAN BARU,

SILVIE ZALERTI
 Lampiran 3 : Surat Keputusan Kepala Puskesmas
Rawat Inap Pijoan Baru
Nomor : /SK/PKM.PB/2023
Tentang : Pengendalian Dokumen dan Rekaman Di
Puskesmas Rawat Inap Pijoan Baru

FORMAT-FORMAT YANG DISTANDARKAN

1. Format Standar Operasional Prosedur, (SOP),

2. Format rujukan eksternal,
3. Format rujukan internal,
4. Format persetujuan tindakan (Informed Consent),
5. Format penolakan tindakan,
6. Format permintaan rujukan eksternal,
7. Format penolakan rujukan eksternal,
8. Format permintaan pulang paksa,
9. Format penolakan pasien pulang,

KEPALA PUSKESMAS
RAWAT INAP PIJOAN BARU,

SILVIE ZALERTI

Lampiran 4 : Surat Keputusan Kepala Puskesmas

Rawat Inap Pijoan Baru
Nomor : /SK/PKM.PB/2023
Tentang : Pengendalian Dokumen dan Rekaman Di
Puskesmas Rawat Inap Pijoan Baru
 PENERAPAN PENGENDALIAN DOKUMEN DI PUSKESMAS
RAWAT INAP PIJOAN BARU

Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai berikut:

A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan;
1. Administrasi Manajemen dengan kode: A,
a. Bab I, (A/I),
b. Bab II, (A/II),
c. Bab III, (A/III),
2. Pelayanan Program kode: B,
a. Bab IV, (B/IV),
b. Bab V, (B/V),
c. Bab VI, (B/VI),
d. Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan
upaya
3. Pelayanan Klinis kode: C,
Bab VII, (C/VII),
Bab VIII, (C/VIII),
Bab IX, (C/IX),
4. Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
5. Daftar tilik disingkat: Dt,
6. Kerangka Acuan disingkat: KA,
7. Surat Keputusan disingkat: SK,
8. Kebijakan disingkat: Kb,
9. Dokumen eksternal disingkat: Dek,
10. Manual Mutu disingkat MM,
11. Pedoman Mutu disingkat: PM

B. Penyimpanan Dokumen/Arsip;
1. Dokumen rekam klinik/medik inaktif wajib disimpan sekurang-kurangnya
dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah
tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
 rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan
persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari
tanggal dibuatnya,
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus
dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus
diberi tanda:
a. Umum:resep umum,
b. BPJS: untuk resep yang diterima oleh peserta BPJS (Badan
Penyelenggara Jaminan Sosial),
c. Gratis/Jamkesmas/Jamkesda/Jamsosotek/Jampersal untuk resep
yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan
retribusi,
3. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan system
penyimpanan dokumen/arsip aturan Pemerintah Daerah,
4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan masing-masing kelompok
pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen)
menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program.

C. Sistem Penomoran :
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah
Kabupaten Tanjung Jabung Barat
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan
masing-masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah
ditentukan.
3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean,

KEPALA PUSKESMAS
RAWAT INAP PIJOAN BARU,

SILVIE ZALERTI