3.

2 MANAGING CASH FLOW

As business owners know, cash is king. A business, or an event, will not be able to operate if there is
insufficient cash available to pay bills on time. Even worse than the inability to pay bills on time is the
detrimental effect on the reputation of the event producer or the event sponsoring organization. If bills
are not paid on time, not only is there the distinct possibility of legal action against the event producer,
but there is also the possibility that any future request for the services of suppliers will go unanswered.
A budget, along with the contractual obligations for supplier payments, can be used to assist in
monitoring and predicting cash requirements of producers. In the case of cash flow, this section will deal
with some areas that are not directly applicable to a specific event. Some of the main ways that cash can
be man aged by producers to achieve good cash flow include the following:

a. Negotiating sufficient deposits. This applies almost exclusively to the independent event
producer who is contracted to manage an event by a client. It is very applicable to event
producers in the ordinary course of their work as well. Because of the costs that will be incurred
by the event producer, including paying all salaries and meeting the contractual deposit
obligations of suppliers, sufficient deposits should be demanded from clients and these amounts
should be written into the client/producer contract. Current industry norms are in the order of
50–75 percent of the total value of the contract in advance upon contract signing, with the
remainder payable either 1 week prior to the event, on the event day itself, or at minimum no
more than 1 week after the event. This ensures that there will be enough cash to cover all
contracted services.

b. Monitoring accounts receivable. Many companies fail to closely track accounts receivable, or
money owing as a result of a service or product delivered. Once these accounts are allowed to
lapse more than 30 days, the likelihood of being paid decreases quickly. A polite but firm set of
increasingly strong requests should be part of the event producer’s poli cies with someone
delegated to track the accounts. Invoicing for services or products delivered should be done
immediately following that service or delivery and not more than 1–2 weeks should pass
without a followup phone call or letter to the outstanding account.

c. Negotiating flexible supplier terms. On the other side of the coin, most accountants will advise
that accounts payable should be allowed to take the maximum time permissible. For example, if
the event producer has contracted with a lighting company to install and operate a lighting sys
tem for the event, and the contract allows for up to 30 days after the event before full payment
is required, then in order to keep as much cash available as possible, the full 30-day time period
should be used up before payment. A word of caution is due here, however. In reality, this can
sometimes spell trouble for the event producer if followed to the letter.

Experience has shown that suppliers who are paid promptly by event producers are much more
likely to offer discounts, better service, and even longer payment terms when necessary to
those event producers for future events, since they know the event producers to be reputable.
Far better, in fact, is to have a check in hand at the event to give final pay ment to the supplier in
 order to maintain and enhance this reputation. This is particularly true for small suppliers such
as individual entertain ers who themselves are often operating on the edge of bankruptcy.
d. Considering a loan or line of credit. Most banks will set up loans or lines of credit for established
companies that have proven track records of paying bills on time. For independent event
producers with estab lished companies, there is a good chance of obtaining them. Loans and
lines of credit do cost money, though, and really should only be consid ered when all other
forms of obtaining necessary cash are exhausted.

3.2 MENGELOLA ARUS KAS

Seperti yang diketahui para pemilik bisnis, uang tunai adalah rajanya. Sebuah bisnis, atau sebuah acara,
tidak akan dapat beroperasi jika tidak tersedia cukup uang tunai untuk membayar tagihan tepat waktu.
Yang lebih buruk lagi daripada ketidakmampuan membayar tagihan tepat waktu adalah dampak
buruknya terhadap reputasi produser acara atau organisasi sponsor acara. Jika tagihan tidak dibayar
tepat waktu, tidak hanya ada kemungkinan tindakan hukum terhadap produser acara, namun ada juga
kemungkinan bahwa permintaan layanan pemasok di masa depan tidak akan terjawab. Anggaran,
beserta kewajiban kontrak untuk pembayaran pemasok, dapat digunakan untuk membantu memantau
dan memperkirakan kebutuhan uang tunai produsen. Dalam hal arus kas, bagian ini akan membahas
beberapa area yang tidak dapat diterapkan secara langsung pada peristiwa tertentu. Beberapa cara
utama yang dapat dikelola oleh produsen untuk mencapai arus kas yang baik adalah sebagai berikut:

e. Menegosiasikan setoran yang cukup. Hal ini berlaku hampir secara eksklusif bagi produser acara
independen yang dikontrak untuk mengelola acara oleh klien. Hal ini juga sangat berlaku bagi
produser acara dalam pekerjaan mereka yang biasa. Karena biaya yang akan dikeluarkan oleh
produser acara, termasuk membayar seluruh gaji dan memenuhi kewajiban deposito
kontraktual pemasok, deposit yang cukup harus diminta dari klien dan jumlah ini harus
dituliskan ke dalam kontrak klien/produser. Norma industri saat ini berkisar antara 50–75
persen dari total nilai kontrak di muka pada saat penandatanganan kontrak, dan sisanya
dibayarkan 1 minggu sebelum acara, pada hari acara, atau minimal tidak lebih dari 1 seminggu
setelah kejadian tersebut. Hal ini memastikan bahwa akan ada cukup uang tunai untuk
menutupi semua layanan yang dikontrak.
f. Memantau piutang. Banyak perusahaan gagal melacak dengan cermat piutang, atau uang yang
terutang sebagai akibat dari layanan atau produk yang diberikan. Setelah akun ini dibiarkan
tidak berlaku lebih dari 30 hari, kemungkinan pembayaran akan berkurang dengan cepat.
Serangkaian permintaan yang semakin kuat dan sopan namun tegas harus menjadi bagian dari
kebijakan produser acara cies dengan seseorang yang didelegasikan untuk melacak akun.
Pembuatan faktur untuk layanan atau produk yang dikirimkan harus dilakukan segera setelah
layanan atau pengiriman tersebut dan tidak lebih dari 1–2 minggu harus berlalu tanpa panggilan
telepon atau surat lanjutan ke rekening terutang.

g. Menegosiasikan persyaratan pemasok yang fleksibel. Di sisi lain, sebagian besar akuntan akan
menyarankan agar hutang usaha dibiarkan memakan waktu maksimum yang diperbolehkan.
Misalnya, jika produser acara telah membuat kontrak dengan perusahaan pencahayaan untuk
memasang dan mengoperasikan sistem pencahayaan untuk acara tersebut, dan kontrak
tersebut mengizinkan hingga 30 hari setelah acara sebelum pembayaran penuh diperlukan,
maka untuk menjaga sebanyak mungkin uang tunai tersedia mungkin, jangka waktu 30 hari
penuh harus digunakan sebelum pembayaran. Namun, perlu ada peringatan di sini. Pada
kenyataannya, hal ini terkadang dapat menimbulkan masalah bagi produser acara jika
ditindaklanjuti.

Pengalaman menunjukkan bahwa pemasok yang dibayar segera oleh produser acara
kemungkinan besar akan menawarkan diskon, layanan yang lebih baik, dan jangka waktu
pembayaran yang lebih lama bila diperlukan kepada produser acara tersebut untuk acara
mendatang, karena mereka tahu bahwa produser acara tersebut mempunyai reputasi yang baik.
Faktanya, jauh lebih baik untuk memiliki cek di tangan pada acara tersebut untuk memberikan
pembayaran akhir kepada pemasok guna mempertahankan dan meningkatkan reputasi ini. Hal
ini terutama berlaku bagi pemasok kecil seperti penghibur perorangan yang sering kali
beroperasi di ambang kebangkrutan.
h. Mempertimbangkan pinjaman atau jalur kredit. Sebagian besar bank akan memberikan
pinjaman atau jalur kredit untuk perusahaan mapan yang memiliki rekam jejak yang terbukti
dalam membayar tagihan tepat waktu. Untuk produser acara independen dengan estab
perusahaan besar , ada peluang bagus untuk mendapatkannya. Namun, pinjaman dan jalur
kredit memang membutuhkan biaya, dan sebaiknya hanya dipertimbangkan ered ketika semua
bentuk lain untuk memperoleh uang tunai yang diperlukan telah habis.
3.5.3 Taxes