MODUL

MICROSOFT
WORD
disusun oleh RESTIE MAYA
 Daftar Isi
BAB I ................................................................................................................................................... 3
A. Mengenal Microsoft Word ..................................................................................................... 3
BAB II .................................................................................................................................................. 4
A. Memulai Microsoft Word ....................................................................................................... 4
B. Mengenal Antarmuka Microsoft Word ................................................................................. 5
C. Shortcut pada Microsoft Word .............................................................................................. 6
D. Manajemen Dokumen............................................................................................................. 7
1. Membuat Dokumen Baru ...................................................................................................... 7
2. Menyimpan Dokumen ........................................................................................................... 7
3. Membuka Dokumen .............................................................................................................. 9
4. Mencetak Dokumen .............................................................................................................. 9
E. Cara Mengatur Tipografi ..................................................................................................... 10
F. Memulai Bekerja dengan Microsoft Word ......................................................................... 11
G. Menyisipkan Ilustrasi Gambar dan Grafik ........................................................................ 14
1. Menyisipkan Gambar .......................................................................................................... 14
2. Menambahkan Grafik pada Lembar Kerja .......................................................................... 15
H. Membuat Tabel pada Lembar Kerja .................................................................................. 19
I. Membuat border dan page border pada Lembar Kerja .................................................... 21
J. Menyisipkan Header Footer, Page Number, dan Footnote................................................ 22
1. Menyisipkan Header dan Footer pada Lembar Kerja .......................................................... 22
2. Menyisipkan Nomor Halaman pada Lembar Kerja ............................................................. 23
3. Membuat Catatan Kaki ....................................................................................................... 24
K. Membuat Daftar Isi .............................................................................................................. 24
L. Membuat Mail Merge ........................................................................................................... 24
M. Membuat Surat ..................................................................................................................... 26
1. Pengertian Surat ...................................................................................................................... 26
2. Jenis-jenis Surat ...................................................................................................................... 26
3. Macam-macam Bentuk Surat .................................................................................................. 26
4. Bagian-bagian Surat ................................................................................................................ 27
5. Contoh Surat ........................................................................................................................... 31

1
 Daftar Gambar
Gambar 1. Logo Microsoft Word .......................................................................................................... 4
Gambar 2. Jendela Lembar Baru Ms. Word .......................................................................................... 4
Gambar 3. Jendela Kerja Ms. Word ...................................................................................................... 5
Gambar 4. Jendela Lembar Kerja Baru Ms. Word ................................................................................. 7
Gambar 5. Tombol Simpan pada Quick Access Toolbar ........................................................................ 7
Gambar 6. Tampilan Menyimpan Dokumen ......................................................................................... 8
Gambar 7. Jendela Penyimpanan File Ms. Word .................................................................................. 8
Gambar 8. Pilih Jenis File Penyimpanan Ms. Word ............................................................................... 8
Gambar 9. Tampilan Membuka Dokumen ............................................................................................ 9
Gambar 10. Jendela Percetakan Ms. Word ......................................................................................... 10
Gambar 11. Toolbar Ms. Word ........................................................................................................... 10
Gambar 12. Jendela Toolbar Layout ................................................................................................... 11
Gambar 13. Menu Setting Page Setup ................................................................................................ 11
Gambar 14. Tampilan Tab Home ........................................................................................................ 12
Gambar 15. Toolbar Ms. Word ........................................................................................................... 13
Gambar 16. Toolbar Page Layout/Layout > Columns .......................................................................... 13
Gambar 17. Pilihan Kolom .................................................................................................................. 13
Gambar 18. Tampilan Tab Insert > Picture .......................................................................................... 14
Gambar 19. Tampilan Format Peletakkan Gambar ............................................................................. 15
Gambar 20. Tampilan Tab Insert > Chart ............................................................................................ 15
Gambar 21. Tampilan Pop Up Menu Chart ......................................................................................... 16
Gambar 22. Tampilan Pop Up Menu Chart > Pie ................................................................................ 16
Gambar 23. Tampilan Chart Pie .......................................................................................................... 17
Gambar 24. Tampilan Pengisian Buku Kerja Bagan Pie ....................................................................... 17
Gambar 25. Tampilan Format Data Poiny Bagan Pie .......................................................................... 18
Gambar 26. Tampilan Bagan Pie setelah Diubah (1) ........................................................................... 18
Gambar 27. Tampilan Bagan Pie setelah Diubah (2) ........................................................................... 19
Gambar 28. Tampilan Sel yang telah di Blok ....................................................................................... 19
Gambar 29. Ikon Merge Cells .............................................................................................................. 19
Gambar 30. Tampilan Sel yang telah di Merge/Gabung ..................................................................... 19
Gambar 31. Tampilan Ikon Delete Sel ................................................................................................. 20
Gambar 32. Tampilan Border and Shading ......................................................................................... 21
Gambar 33. Tampilan Borders and Shading ........................................................................................ 22

2
 BAB I
A. Mengenal Microsoft Word
Pada saat ini, ilmu pengetahuan dan teknologi sudah berkembang dengan sangat pesat.
Dengan hadirnya teknologi yang semakin canggih dan modern, kita juga dituntut untuk dapat
menguasai berbagai macam kemampuan agar tetap bisa bersaing dengan orang lain.
Adapun salah satu kemampuan yang perlu dikuasai adalah kefasihan dalam menggunakan
program aplikasi bernama Microsoft Office, terutama Microsoft Word.
Pengertian Microsoft Word sendiri adalah suatu program aplikasi yang berfungsi untuk
mengolah kata dengan meliputi membuat, menyunting, hingga membuat suatu format
dokumen.
Dalam dunia pekerjaan, aplikasi yang satu ini kerap disebut juga dengan nama program
pengolahan kata yang akan digunakan untuk membuat dokumen secara digital yang rapi dan
praktis. Hal ini juga berlaku dalam dunia pendidikan, program aplikasi ini dapat digunakan
untuk mempermudah penggunanya membuat dokumen keperluan berbasis kata atau tulisan.

3
 BAB II
A. Memulai Microsoft Word
Untuk memulai Ms. Word, kita dapat melakukannya dengan beberapa cara, diantaranya
adalah :
Klik Start > All Programs > Word. Atau Klik logo Microsoft Word

Gambar 1. Logo Microsoft Word

Microsoft Word akan terbuka, selanjutnya mari kita kenalan dengan bagian-bagiannya.
Berikut adalah tampilan awal dimulai lembar kerja baru Ms. Word, dan sila klik Blank
document.

Gambar 2. Jendela Lembar Baru Ms. Word

4
B. Mengenal Antarmuka Microsoft Word

Gambar 3. Jendela Kerja Ms. Word

Penjelasan :
1. Quick Access Toolbar : Secara default berisi tombol Save, Undo, dan Redo
• Save digunakan untuk menyimpan dokumen
• Undo digunakan untuk mengembalikan ke kondisi sebelumnya, jadi kalau ada pengaturan
yang salah dan ingin dikembalikan lagi, klik ini. Undo bisa dilakukan dengan kombinasi
tombol pada keyboard ctrl + Z
• Redo, kebalikan dari Undo, yaitu untuk mengembalikan ke kondisi setelahnya.
2. Title Bar : Judul/Nama dokumen yang sedang dibuat.
3. Icon Control Window : Untuk melakukan minimize window, full windows/windowed mode,
dan mengeluarkan program
• Minimize window untuk menutup program sementara dengan mengecilkannya ke
background dan bisa dibuka kembali untuk melanjutkan.
• Full window/windowed mode untuk membuka program dengan ukuran full layer
sehingga bisa membukanya bersamaan dengan program lain di layer yang sama.
• Tombol silang untuk menutup program.
4. Tab Menu
5. Tell Me : untuk mencari tools yang diinginkan.
Fungsi ini bermanfaat sekali ketika kita ingin melakukan sesuatu tetapi tidak tahu letak dari
perintahnya dimana. Misalnya kita ingin mengatur margin tapi tidak tahu letaknya, jadi
ketikkan saja “margin” di kolom tersebut dan akan langsung muncul pengaturan yang
diinginkan.
6. The Ribbon : Berisi sekumpulan tools yang terdapat disetiap Tab Menu
7. Vertical Ruler : Penggaris vertical.
8. Horizontal Ruler : Penggaris horizontal.
9. Document Area : Lembar kerja di Microsoft Word dimana kita biasa ngetik.
10. Vertical Scrollbar
11. Statur Bar : berisi banyaknya halaman, banyaknya kata, dan lainnya
12. Mode pembacaan dokumen dan pengaturan zoom

5
C. Shortcut pada Microsoft Word
Shortcut adalah jalan pintas untuk menjalankan suatu perintah pada komputer, pada
Microsoft Office untuk menjalankan suatu perintah selain menggunakan menu atau toolbar
juga dapat di lakukan dengan menggunakan shortcut, berikut ada lah tabel dari shortcut pada
Microsoft Office yang paling sering digunakan antara lain :
Shortcut Perintah
CTRL+O Perintah untuk membuka dokumen
CTRL+S Perintah untuk menyimpan dokumen
CTRL+N Perintah untuk membuat dokumen baru
CTRL+ENTER Pindah ke halaman baru (page break)
CTRL+W Perintah menutup dokumen
ALT+CTRL+I Perintah untuk menampilkan dokumen ke mode print preview
CTRL+P Perintah untuk mencetak dokumen ke printer
CTRL+[ Memperbesar ukuran pada tulisan yang kita pilih sebelumnya
CTRL+] Memperkecil ukuran pada tulisan
CTRL+B Cetak tebal pada kalimat atau huruf
CTRL+I Cetak miring
CTRL+U Garis bawah
CTRL+R Rata kanan
CTRL+L Rata kiri
CTRL+E Rata tengah
CTRL+J Rata kanan kiri (justified)
CTRL+C Menyalin kalimat atau huruf
CTRL+X Cut pada huruf atau kalimat yang kita pilih sebelumnya
CTRL+V Paste kalimat atau huruf
CTRL+Z Undo, atau mengembalikan ke kondisi sebelumnya
CTRL+Y Redo, atau mengembalikan ke kondisi terakhir

6
D. Manajemen Dokumen
1. Membuat Dokumen Baru
Untuk membuka halaman baru pada Microsoft Word dapat dilakukan melalui
beberapa langkah, cara pertama adalah dengan menggunakan menu File →
New, cara kedua yaitu dengan menggunakan shortcut CTRL+N ataupun
dengan menggunakan tombol pada toolbar seperti pada gambar berikut :

Gambar 4. Jendela Lembar Kerja Baru Ms. Word

2. Menyimpan Dokumen
Setelah kita membuat dokumen, maka langkah selanjutnya adalah menyimpan
dokumen yang baru saja kita buat agar tersimpan di komputer kita, beberapa langkah
untuk menyimpan dokumen adalah melalui menu File → Save As, cara kedua adalah
dengan menggunakan shotrcut CTRL+S, atau bisa juga kita menggunakan tombol
simpan pada Quick Access Toolbar seperti pada gambar berikut :

Gambar 5. Tombol Simpan pada Quick Access Toolbar

7
Lalu akan muncul menu simpan, seperti gambar di bawah ini :

Gambar 6. Tampilan Menyimpan Dokumen

Klik browse, untuk tentukan lokasi penyimpanan dokumen

Gambar 7. Jendela Penyimpanan File Ms. Word

Ketikkan nama filenya dan tentukan jenis filenya; Jenis file yang terdapat dalam menu
ini antara lain :

Gambar 8. Pilih Jenis File Penyimpanan Ms. Word

8
 Namun biasanya pilihan yang banyak digunakan adalah :
1) Word Document : Untuk menyimpan dengan jenis file Word yang
sedang dijalankan (dapat diedit kembali)
2) Word 97-2003 Document : Untuk menyimpan dengan jenis file Word 2003
(dapat diedit kembali)
3) PDF : Untuk menyimpan dengan jenis PDF (tidak dapat
diedit kembali)
3. Membuka Dokumen
Setelah menyimpan dokumen yang telah dibuat, kita dapat membuka dokumen
tersebut dengan cara File – Open, lalu akan muncul tampilan buka dokumen seperti
gambar di bawah ini :

Gambar 9. Tampilan Membuka Dokumen

Jika dokumen yang ingin kita buka, sebelumnya baru saja disimpan atau dibuka,
dokumen akan tersedia di tampilan Recent. Tetapi kita bisa mencari dokumen yang
lain dengan cara klik menu Browse. Atau gunakan kombinasi keyboard CTRL+O,
kemudian pilih dokumen yang akan kita buka.
4. Mencetak Dokumen
Untuk mencetak dokumen yang sudah dibuat atau disimpan dengan cara, Klik Tab
Menu File - Print, atau dengan menekan tombol kombinasi CTRL+P di keyboard,
lalu klik Print.

9
 Gambar 10. Jendela Percetakan Ms. Word

E. Cara Mengatur Tipografi

Sekarang kita akan mengatur penulisan di Microsoft Word, seperti mengatur ukuran font,
jenis font, rata baris, dan lain-lain. Barusan teman-teman telah mengetik beberapa baris,
sekarang blok seluruh tulisan yang telah dibuat, dan sambil dipraktekan.
Pengaturan dasar tata penulisan terletak pada Ribbon Tab Menu Home.

Gambar 11. Toolbar Ms. Word

Penjelasan perkotak dari kiri ke kanan :

1. Kotak untuk menentukan gaya/jenis font; Kotak untuk menentukan ukuran font /
teks; Untuk memperbesar font; Untuk memperkecil font; Mengatur penggunaan huruf
besar atau kecil pada kalimat / teks; Untuk mengembalikan format penulisan.
2. Untuk mengatur bullet; Untuk mengatur numbering; Untuk mengatur bullet and
numbering.
3. Untuk mengatur teks agar menjorok ke luar; Untuk mengatur teks untuk menjorok
kedalam;
4. Untuk menebalkan teks; Untuk memiringkan teks; Untuk menambahkan garis bawah
pada teks; Untuk mencoret teks; Untuk membuat tulisan kecil dibagian bawah teks; untuk

10
 membuat tulisan kecil di atas teks (seperti pangkat contohnya); Menambahkan efek pada
teks; Menandai teks; Mengatur warna teks.
5. Mengatur tulisan rata kiri; Mengatur tulisan rata tengah; Mengatur tulisan rata kiri;
Mengatur tulisan rata kanan dan kiri.
6. Untuk mengatur spasi.
7. Menambahkan warna background teks.
F. Memulai Bekerja dengan Microsoft Word
1. Menentukan Format Kertas Percetakkan
Digunakan untuk menentukan jenis kertas, batas atas, bawah, kiri, dan kanan
pengetikan. Langkah-langkahnya antara lain :
a) Klik Tab Layout, Klik tombol dialog Page Setup

Gambar 12. Jendela Toolbar Layout

b) Akan muncul pop up menu

Gambar 13. Menu Setting Page Setup

• Tab Paper : digunakan untuk menentukan jenis kertas, contoh : A4,

Legal, Leter, dll.
• Tab Margin : Digunakan untuk menentukan batas atas, bawah, kiri dan kanan
pengetikkan atau pencetakan pada kertas
Margin terdiri dari :
Top Batas Atas Left Batas Kiri
Bottom Batas Bawah Right Batas Kanan
Orientation terdiri dari :
Portrait Mencetak secara vertical
Landscape Mencetak secara horizontal

11
 c) Klik OK
2. Menentukan Format Teks Pengetikan
Digunakan untuk memformat bentuk teks, berupa : cetak biasa (Regular), tebal (Bold),
miring (Italic), garis bawah (Under Line), jenis huruf, ukuran huruf, warna huruf dll.
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
a) Ketik naskah, lalu blok teks/huruf yang akan diformat
b) Klik Tab Home, klik tombol dialog Font
c) Klik Tab Font
• Pilih Font : pilih salah satu jenis huruf
• Pilih Font Style : pilih style huruf
• Pilih Size : merubah ukuran huruf
• Pilih Font Color : menentukan warna huruf
• Pilih Underline Style : Untuk menentukan garis bawah pada huruf
Atau dengan cara seperti berikut :
a) Ketik naskah, lalu blok teks/huruf yang akan di format
b) Klik ikon yang diperluka seperti di bawah ini :

Gambar 14. Tampilan Tab Home

3. Menentukan Format Paragraph (jarak antar baris kalimat) dan Perataan Teks
Digunakan untuk memformat jarak antar baris pada kalimat, langkah-langkahnya
antara lain :
a) Ketik naskah, lalu blok naskah yang akan diformat
b) Klik Tab Home, klik tombol dialog Paragraph
c) Pilih general Alignment. Untuk menentukan perataan teks, yaitu : Left (rata kiri),
Center (rata tengah), Right (rata kanan), dan Justify (rata kiri kanan)
d) Pilih Line Spacing. Menentukan jarak paragraf (single/1, 1.5 spacing, double/2)
4. Membuat Daftar Bersimbol dan Daftar Bersimbol (Bullet and Numbering)
Digunakan untuk membuat daftar dengan urut disertai angka atau abjad dan
simbol/gambar. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
a) Ketik naskah, lalu blok naskah yang akan diformat
b) Klik Tab Home
12
 Bullets Numbering
Gambar 15. Toolbar Ms. Word

c) Klik Combo Box pada ikon Numbering. Pilih salah satu tipe Numbering
• Change List Level : untuk menentukan tingkatan number
• Define New Number Format : untuk menentukan tipe number
• Set Number Value : untuk menentukan awal mulainya number
d) Klik Combo Box pada ikon Bullets. Pilih salah satu jenis Bullets
Jika kita menginginkan tipe Bullets yang lain, klik Define New Bullet… > klik
tombol Symbol > tentukan jenis font > klik salah satu symbol yang diinginkan >
klik OK
5. Membuat Kolom Koran
Digunakan untuk membuat naskah menjadi beberap kolom seperti Koran. Langkah :
a) Ketik naskah, lalu blok naskah yang akan di format
b) Klik Tab Page Layout/Layout, klik Combo Box pada Column > More Columns

Gambar 16. Toolbar Page Layout/Layout > Columns

c) Lalu akan muncul pop up menu seperti di bawah ini

Gambar 17. Pilihan Kolom

13
 Pilih Presets :
Untuk menentukan jumlah kolom yang akan dibuat. One : satu kolom; Two : dua
kolom; Three : tiga kolom; Left : kolom di sebelah kiri lebih kecil daripada kolom
disebelah kanan; dan Right : kolom di sebelah kanan lebih kecil daripada kolom di
sebelah kiri.
• Number of Columns : untuk menentukan jumlah kolom yang akan dibuat
• Line Between : menentukan lebar antar kolom yang sama besar
• Equal Column Width : menentukan lebar antar kolom yang sama besar
d) Klik OK
G. Menyisipkan Ilustrasi Gambar dan Grafik
Digunakan untuk menyisipkan dan mengatur tata letak gambar pada lembar kerja beserta
ukurannya.
1. Menyisipkan Gambar
Langkah-langkahnya sebagai berikut :
a) Klik Tab Insert, klik ikon Picture

Gambar 18. Tampilan Tab Insert > Picture

b) Pilih This Device : Cari dan pilih gambar yang diinginkan

c) Klik Insert
Langkah-langkah untuk mengatur tata letak gambar pada lembar kerja antara lain :
a) Klik gambar menggunakan mouse
b) Arahkan kursor/mouse pada Fill Handle > Tarik pada fill handle untuk
mengecilkan atau memperbesar gambar
c) Tarik gambar dengan mouse ke arah teks yang diinginkan
d) Klik kanan tombol mouse pada gambar
e) Klik tab Layout : untuk menentukan format peletakan gambar
In line with text :
Square : teks akan berada di atas, di bawah, di kanan, dan
di kiri gambar mengikuti kotak
Tight : teks akan berada di sekeliling gambar dan
mengikuti bentuk lekukan gambar
Behind Text : Gambar akan berada di belakang teks
In Front of Text : Gambar akan berada di depan teks, sehingga teks
tertutup oleh gambar

14
 Gambar 19. Tampilan Format Peletakkan Gambar

2. Menambahkan Grafik pada Lembar Kerja

Grafik/bagan adalah cara yang menarik untuk menunjukan angka dan tren secara cepat
tanpa perlu membuat pengguna membaca seluruh paragraph yang berisi data dan tabel
yang kompleks. Ada dua cara penambahan bagan ke laporan. Cara yang pertama adalah
membuat langsung ke dalam lembar kerja menggunakan tab Insert dan yang kedua
menyalin dari Excel atau Powerpoint.

Gambar 20. Tampilan Tab Insert > Chart

Setelah meng klik ikon Chart pada Tab Insert, akan muncul pop up menu seperti di bawah
ini :

15
 Gambar 21. Tampilan Pop Up Menu Chart

Di Pop Up Menu Chart, ada beberapa pilihan tipe bagan/grafik. Sila pilih terlebih dahulu
tipe grafik yang sesuai/diinginkan. Untuk contoh saya akan ambil tipe bagan Pie > 3-D
Pie, seperti gambar di bawah ini. Lalu klik OK.

Gambar 22. Tampilan Pop Up Menu Chart > Pie

16
Setelah itu, akan muncul buku kerja excel, seperti di bawah ini

Gambar 23. Tampilan Chart Pie

Pada buku kerja Excel yang muncul hapus baris ke 5. Setelah itu ketikkan teks dan angka
di buku kerja. Sel B1 : Sales; sel A2 : Jakarta, sel B2 : 57900; sel A3 : Surabaya, B3 :
569568; sel A4 : Bali, sel B4 : 56468. Setelah diketikkan detail dari bagan, bagan Pie akan
berubah secara otomatis.

Gambar 24. Tampilan Pengisian Buku Kerja Bagan Pie

17
 Ketika sudah menyelesaikan cukup tutup buku kerja Excel. Tidak perlu menyimpan
file tersebut karna akan tersimpan secara otomatis. Kapan pun ingin mengganti data pada
bagan yang perlu dilakukan hanya klik pada tombol Select Data pada Tab Design. Hal ini
akan membuka buku kerja lagi.

Gambar 25. Tampilan Format Data Poiny Bagan Pie

Untuk mempercantik tampilan bagan Pie. Pertama mari putar bagan Pie sehingga
lebih mudah untuk melihat bagian yang lebih kecil. Klik dua kali pada bagan, akan muncul
jendela Format Data Point. Di Angle of first slice ganti nilai derajat 00 menjadi 1400.

Gambar 26. Tampilan Bagan Pie setelah Diubah (1)

Lalu pada Tab Design, klik Quick Style dan pilih tipe bagan Pie yang diinginkan,
misal pilih style 9.

18
 Gambar 27. Tampilan Bagan Pie setelah Diubah (2)

H. Membuat Tabel pada Lembar Kerja

1. Membuat daftar dalam bentuk tabel berada di Tab Insert > Table. Langkah-
langkahnya sebagai berikut :
a) Klik Tab Insert > klik ikon Table > klik Insert Table
b) Tampil Table Size (untuk menentukan jumlah kolom dan baris tabel)
Number of columns : masukkan jumlah kolom
Number of rows : masukkan jumlah baris
c) Klik OK
2. Menggabungkan Cell Tabel. Digunakan untuk menggabungkan dua atau lebih cell/sel
secara berurutan. Berikut langkah-langkahnya :
a) Blok beberapa sel yang akan digabungkan

Gambar 28. Tampilan Sel yang telah di Blok

b) Klik Tab Layout > klik Merge Cells pada kotak dialog Merge

Gambar 29. Ikon Merge Cells

c) Secara otomatis sel yang diblok tergabung, seperti gambar di bawah ini :

Gambar 30. Tampilan Sel yang telah di Merge/Gabung

3. Menghapus Sel, Baris, Kolom, dan Tabel. Langkah :

a) Blok sel > klik Tab Layout

19
 b) Klik Delete pada kotak dialog Rows & Columns, akan tampil :

Gambar 31. Tampilan Ikon Delete Sel

Delete Cells : untuk menghapus sel tertentu dari tabel

Delete Columns : untuk menghapus kolom tertentu dari tabel
Delete Rows : untuk menghapus baris tertentu dari tabel
Delete Table : untuk menghapus seluruh tabel
4. Menyisipkan atau menambah baris dan kolom pada Tabel. Untuk menambahkan sel
baik berupa baris maupun kolom di sebelah kiri, kanan, atas ataupun bawah dari suatu
sel. Langkah :
a) Blok sel yang akan disisipkan baris atau kolom > klik Tab Layout
b) Pada dialog Rows & Columns. Pilih :
• Insert Above : untuk menyisipkan sel satu baris di atas sel aktif
• Insert Below : untuk menyisipkan sel satu baris di bawah sel aktif
• Insert Left : untuk menyisipkan sel satu kolom di kiri sel aktif
• Insert Right : untuk menyisipkan sel satu kolom di kanan sel aktif
5. Memformat bingkai dan warna latar belakang pada tabel (border and shading).
Fungsinya untuk menentukan bentuk bingkai dan warna sel pada tabel. Langkah :
a) Blok sel atau seluruh tabel > klik Tab Layout
b) Klik Properties pada kotak dialog Table
c) Klik Tab Border : untuk menentukan jenis, ukuran, dan warna bingkai
d) Klik Tab Shading : untuk menentukan warna latar belakang.

20
 Gambar 32. Tampilan Border and Shading

6. Mengurutkan isi tabel. Fungsinya untuk mengurutkan isi tabel secara ascending
ataupun descending berdasarkan kriteria tertentu. Langkah :
• Blok seluruh tabel > klik Tab Layout
• Klik Sort pada kotak dialog Data
• Tentukan jenis pengurutan (ascending/descending)
• Klik OK
7. Membuat rumus matematika pada tabel. Fungsinya untuk membuat rumus perhitungan
matematika. Langkah :
a) Tempatkan kursor mouse pada sel yang akan dibuat rumusnya
b) Klik Formula pada kotak dialog Data, misal =a1*b1
c) Ketikkan rumus pada kotak Formula
d) Tentukan Jenis Number Format
e) Klik OK
I. Membuat border dan page border pada Lembar Kerja
Bingkai atau border pada dokumen benar-benar dapat membantu menarik perhatian dan
akan menonjolkan informasi yang terkandung dalam dokumen. Kerangka ini biasa digunakan
untuk dokumen resmi dan berharga seperti gelar, akta kelahiran, akta, dan lain-lain.
Dalam aplikasi Microsoft Word, anda dapat menambahkan bingkai ke bagian teks tertentu
atau ke seluruh halaman dokumen yang dibuat.
1. Bingkai pada Teks Tertentu Saja
Sorot teks yang diinginkan untuk mengelilingi bingkai. Untuk membuat bingkai yang
bagus, sorot teks di seluruh paragraph atau pada satu baris. Jika kamu menyorot
beberapa baris tetapi tidak seluruh paragraph, setiap baris akan memiliki bingkainya
sendiri.
Pilih tab Home. Pilih Borders lalu klik Outside Borders untuk tampilan yang
sederhana.

21
 “Lepaskanlah. Maka besok lusa jika dia cinta sejatimu, dia pasti akan kembali
dengan cara mengagumkan” (Rindu, Tere Liye)

Untuk tampilan border yang lebih cantik, bisa ikuti langkah selanjutnya. Pilih Borders
and Shading untuk membuat bingkai. Dalam bingkai normal, bingkai yang dihasilkan
hanya berupa garis lurus sederhana. Fitur ini akan memungkinkan anda untuk
menentukan tampilan bingkai.

Gambar 33. Tampilan Borders and Shading

Pilih jenis bingkai yang diinginkan. Pilihannya adalah Box, Shadow, atau 3-D Frame.
Menu Styles di tengah jendela akan menampilkan gaya bingkai yang tersedia.
Gunakan menu Colour untuk mengubah warna garis. Gunakan menu Width untuk
mengubah ukuran batas bingkai.
Aktifkan tepi bingkai. Secara default, bingkai akan membentuk persegi sempurna.
Kamu dapat menekan tombol di sekitar pratinjau untuk menampilkan atau menghapus
tepi bingkai.
J. Menyisipkan Header Footer, Page Number, dan Footnote
1. Menyisipkan Header dan Footer pada Lembar Kerja
Untuk menyisipkan Header dan Footer di Microsoft Word, silakan lakukan langkah-
langkah berikut :
a) Pada tab Insert, pilih Header atau Footer tergantung di mana anda ingin
menambahkan teks
b) Anda dapat memilih Header atau Footer kosong, atau pilih salah satu dari beberapa opsi
yang telah ditentukan
c) Setelah memilih opsi Header atau Footer, akan muncul menu baru di layer, dan bagian
dokumen anda akan ditampilkan dalam mode Header atau Footer
d) Disini, anda dapat menambahkan teks atau elemen lain ke Header atau Footer

22
 e) Setelah menambahkan teks atau elemen lain ke Header atau Footer, anda dapat
menyesuaikan tampilan Header dan Footer, anda menggunakan fitur yang tersedia di tab
Header dan Footer Tools
f) Anda dapat menambahkan nomor halaman, tanggal, waktu, gambar, dan banyak lagi
g) Setelah selesai menambahkan Header dan Footer, klik dua kali di luar area header atau
footer, klik dua kali di luar area header atau footer untuk keluar dari mode Header atau
Footer. Sekarang, dokumen anda sudah memiliki header dan footer sesuai yang anda
inginkan.

2. Menyisipkan Nomor Halaman pada Lembar Kerja

Dokumen yang dilengkapi dengan nomor halaman biasanya terdiri dari beberapa
lembar, sehingga harus dibedakan halamannya agar tidak tertukar ketika dicetak.
Teman-teman yang bingung cara menambahkan nomor halaman di bagian atas atau
bawah teks, bisa mencari tahu dari penjelasan berikut.
a) Cara menambahkan nomor halaman
• Buka aplikasi Microsoft Word, kemudian atur margin sesuai dengan dokumen
yang dibutuhkan
• Anda bisa mengetik isi dokumen terlebih dahulu, sebelum menyisipkan nomor
halaman
• Setelah selesai mengetik dokumen, klik tab Insert, kemudian cari menu Page
Number
• Jika anda ingin menambahkan nomor di bawah halaman, pilih menu Bottom
of Page. Sebaliknya, jika ingin meletakkan nomor halaman di atas, maka pilih
Top of Page.
• Kemudian akan muncul pilihan tipe dan peletakan nomor halaman, pilih dan
klik sesuai kebutuhan anda.
• Pilih jenis penomoran, misalnya dengan angka 1, 2, 3 atau dengan symbol i,
ii, iii.
b) Cara mengurutkan halaman
Jika anda sudah bisa menambahkan nomor halaman pada dokumen, selanjutnya
anda bisa mengurutkan halaman tersebut secara otomatis. Berikut langkah-
langkahnya :
• Siapkan dokumen yang ingin disisipkan nomor halaman, pilih halaman yang
akan diberikan nomor.
• Pilih opsi tab Layout. Pilih opsi Break, kemudian klik Next Page
• Pada halaman setelah Break, klik dua kali di bagian Header atau atas
halaman. Bisa juga klik dua kali di bagian Footer atau bawah halaman.
Sesuaikan dengan kebutuhan.
• Setelah melakukan klik tersebut, maka akan muncul tab Desain.
• Tekan Link to Previous atau tautan sebelumnya untuk memutus sambungan
Header dan Footer di halaman terkini dengan Header atau Footer di bagian
sebelumnya
• Pada bagian Header atau Footer, klik nomor halaman dan pilih lokasi
halamannya

23
 3. Membuat Catatan Kaki
Catatan kaki memiliki ciri khusus, yakni penulisannya memiliki ukuran yang lebih
kecil dibandingkan ukuran pada badan teks. Fungsinya untuk memudahkan pembaca
mengetahui sumber referensi dan sumber kutipan berasal. Selain itu, footnote juga
berguna untuk menjelaskan definisi istilah tertentu.berikut langkah-langkahnya untuk
membuat catatan kaki pada lembar kerja :
a) Buka dokumen Microsoft Word
b) Pilih kalimat atau kata yang ingin ditambahkan catatan kaki
c) Klik Reference dan pilih Insert Footnote
d) Lalu ketik keterangan catatan kaki yang diinginkan
K. Membuat Daftar Isi
Daftar isi merupakan bagian tak terpisahkan dari sebuah karya tulis ilmiah. Mulai dari
makalah, skripsi, hingga dokumen lainnya. Daftar isi berfungsi sebagai petunjuk letak
halaman dari sebuah dokumen.
Daftar isi dapat dibuah secara manual. Namun hal ini tentu tidak efisien dan memerlukan
waktu yang lebih lama. Untuk itu, anda dapat membuat daftar isi otomatis di perangkat
pengolah kata Microsoft Word dengan mudah. Berikut langkah-langkahnya :
1. Buka dokumen yang sudah selesai dikerjakan di Microsoft Word
2. Selanjutnya, klik menu References
3. Pilih opsi Table of Contents
4. Pada pilihan yang muncul, klik format Automatic Table 1
5. Microsoft Word akan secara otomatis membuat daftar isi yang memuat sub-judul pada
setiap halaman beserta keterangan
6. Apabila hendak menambahkan atau memperbarui isi dokumen, maka daftar isi juga
wajib untuk diperbarui
7. Untuk memperbaruinya berikut ini caranya, klik References > Update Table dan pilih
antara opsi Update page numbers only atau Update entire table
8. Opsi Update page numbers only berfungsi untuk memperbaharui nomor halaman
saja tanpa melakukan perubahan pada teks judul
9. Sedangkan, Update entire table memungkinkan anda untuk memperbarui seluruh
daftar isi, termasuk halaman dan teks judul yang baru ditambahkan pada isi dokumen
sebelumnya
10. Apabila terdapat entri yang hilang pada daftar isi, silakan menu Home > Style >
Heading 1. Kemudian masukkan nama teks judul serta halaman yang diinginkan.

L. Membuat Mail Merge

Microsoft Word menghadirkan fitur mail merge yang digunakan untuk mendukung
pembuatan surat dengan aplikasi pengolah kata. Mail merge biasanya digunakan agar
penulisan sebuah tulisan dengan format yang sama akan lebih cepat terselesaikan.
Meskipun demikian, proses penggunaan mail merge untuk sebagian orang terbilang
rumit karena banyak langkah-langkah yang perlu dilakukan. Oleh karena itu, melalui
artikel ini akan dijelaskan cara membuat mail merge di Microsoft Word dengan mudah
dan praktis. Simak langkah-langkahnya di bawah ini :

24
1. Membuat sumber file
Pada tahapan pertama yang harus dilakukan adalah membuat sumber file. Pada Tab
Microsoft, pilh ikon Mailings kemudian pilih start mail merge. Setelah itu akan
muncul pilihan jenis format yang dibutuhkan, apakah akan membuat sebuah surat,
label, pesan surel, dan sebagainya.
2. Membuat naskah
Buat naskah utama yang akan digunakan pada Microsoft Word, maksud naskah
utama ini juga menyesuaikan kebutuhan. Naskah utama berisi konten sesuai dengan
jenis format yang telah dipilih, misalnya jika format yang ingin dibuat adalah surat
maka tulis mengenai badan surat tersebut.
Penggunaan mail merge bisa digunakan dalam banyak hal dan tidak hanya surat,
mail merge bisa untuk membantu seseorang menyusun biodata dirinya. Jika
seseorang akan membuat biodata dirinya, tentu isi naskah akan berisi seputar data
diri, seperti nama alamat, Pendidikan, dan sebagainya.
3. Menghubungkan sumber file dan naskah
Tahapan berikutnya adalah menggabungkan naskah utama dengan sumber file yang
telah ditentukan sebelumnya. Blok seluruh isi naskah utama yang telah dibuat,
kemudian pilih Mailings, pilih ikon Start Mail Merge setelah memilih jenis format
yang diinginkan maka kita akan diarahkan pada bagian sub menu, yaitu select
recipient.
4. Pilih fitur use existing list
Pilih fitur Use an Existing List pada Microsoft Word dan cari sumber data yang
telah dibuat sebelumnya. Sumber data ini dapat ditemukan melalui file excel yang
telah dibuat dan akan terhubung dengan Microsoft Word.
5. Pilih jenis sheet
Pilih jenis sheet yang sesuai dengan sumber data dan akan muncul pilihan Select
Table, disini anda bisa menyesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang sudah
ada dan klik OK
6. Merapikan tata letak
Langkah berikutnya adalah merapikan tata letak antara sumber data dan naskah
utama, penyusunan antara keduanya dilakukan agar tata letak keduanya sesuai.
Maksudnya adalah jika seseorang membuat naskah utama mengenai biodata, maka
isi data dirinya akan dihubungkan pada data yang telah dituliskan pada sumber data.
Cara melakukannya adalah dengan meletakkan kursor pada isi naskah utama.
7. Insert merge field
Setelah kursor berhasil diarahkan pada isi naskah utama yang dibutuhkan, klik
Insert dan pilih Merge Field dan pilih opsi yang dibutuhkan untuk menyesuaikan
antara sumber data dengan naskah utama. Jika berhasil dilakukan maka lakukan hal
serupa pada keseluruhan isi naskah utama, sehingga setiap bagian akan sama juga.
8. Preview result
Setelah selesai melakukan merge field, langkah berikutnya yang perlu dilakukan
adalah mengecek kembali hasil kerja yang telah dibuat dengan menggunakan
preview result. Hal yang perlu dilakukan adalah klik ikon preview result pada sub
menu yang ada pada menu Microsoft word mailing.

25
M. Membuat Surat
1. Pengertian Surat
Surat merupakan media komunikasi tulisan yang digunakan untuk menyampaikan
informasi. Ada beberapa bagian-bagian surat yang biasanya dalam format penulisan
surat terutama untuk surat resmi seperti kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat
surat, isi surat, nama pengirim surat serta tembusan.
Ada banyak jenis surat mulai dari surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat
niaga, surat pemberitahuan atau bahkan surat kaleng. Untuk surat elektronik disebut
email atau electronic mail.
Selain itu, surat juga menjadi media komunikasi formal yang biasa dilakukan oleh
sebuah lembaga, instansi, organisasi dan perusahaan atau biasa disebut dengan
istilah surat resmi. Pada surat resmi, ada kaidah-kaidah dan format yang harus
dipenuhi termasuk adanya bagian-bagian surat yang harus ada, misalnya seperti kop
surat atau nomor surat.
2. Jenis-jenis Surat
a) Surat pribadi merupakan jenis surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan
pribadi. Jenis surat ini ditulis menggunakan bahasa tidak baku.
b) Surat dinas merupakan surat resmi yang dibuat serta dikeluarkan oleh instansi
ataupun lembaga pemerintah yang bertujuan untuk berbagai keperluan dinas.
c) Surat niaga merupakan surat yang dibuat oleh perusahaan maupun perorangan
untuk tujuan bisnis ataupun perdagangan.
d) Surat resmi merupakan surat yang dibuat serta dipergunakan untuk kepentingan
yang sifatnya resmi. Penulisan surat resmi bisa dilakukan oleh instansi,
perseorangan, lembaga, serta organisasi.

3. Macam-macam Bentuk Surat

Bentuk-bentuk surat sebagai susunan atau letak bagian surat (lay out). Bagian surat
mempunyai peran paling penting untuk bahan identifikasi dan petunjuk dalam proses
itu sendiri. Setiap perusahaan atau lembaga terkadang tidak sama dalam hal
menggunakan bentuk surat, tergantung kebijakan yang ada. Bentuk surat juga selalu
digunakan dalam pekerjaan, kedinasan dan juga keorganisasian. Tidak hanya itu,
surat juga mempunyai bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan
lainnya.
Berikut ini ada beberapa macam bentuk surat, yaitu:
a) Surat Full Block Style (bentuk lurus penuh)
Bentuk full block style mempunyai susunan yang lurus dari atas hingga bawah.
Jadi, surat tersebut terlihat seperti balok yang tulisannya mulai dari leher surat,
tubuh, hingga kaki surat terlihat rata kanan kiri serta tidak terdapat paragraf yang
masuk maupun keluar. Oleh karena itu, semuanya terlihat rata. Meskipun
berbentuk rata, namun surat dengan model ini juga masih tetap mempunyai
struktur atau susunan sesuai yang berlaku.
b) Surat Semi Block Style (bentuk setengah lurus)
Bentuk block style hampir sama dengan bentuk full block style yaitu nomor,
alamat tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan pada margin
kiri, awal alinea dimulai dari margin kiri. Namun, untuk menulis bentuk block

26
 style ini terletak pada penempatan tanggal, ucapan penutup, nama
penandatangan dan posisi penandatangan ditempatkan di sisi kanan surat.
c) Surat Block Style (bentuk lurus)
Bentuk block style hampir sama dengan bentuk full block style yaitu nomor,
alamat tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan pada margin
kiri, awal alinea dimulai dari margin kiri. Namun, untuk menulis bentuk block
style ini terletak pada penempatan tanggal, ucapan penutup, nama
penandatangan dan posisi penandatangan ditempatkan di sisi kanan surat.
d) Surat Indented Style (bentuk lekuk)
Sementara untuk bentuk surat indented style, perbedaannya pada penulisan
alamat tujuan yang ditulis secara bergerigi. Model seperti ini artinya, pada baris
pertama dari bentuk surat indented style dimulai dari margin kiri. Lalu untuk
baris kemudanya menjorok masuk lima hentakan. Kemudian untuk baris
selanjutnya masuk lagi lima hentakan dan seterusnya.
Pada bentuk ini, terdapat ciri khas yaitu karakter tempat dan tanggal, nama,
jabatan dan penutup diketik pada sebelah kanan. Sedangkan pada isi surat di
setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima
hentakan. Bentuk indented style ini hanya cocok digunakan untuk surat yang
alamatnya singkat. Jadi, tidak semua surat dapat menggunakan bentuk surat ini.
e) Surat Hanging Paragraph Style (bentuk alinea menggantung)
Bentuk alinea menggantung ini disebut juga sebagai hanging paragraph style.
Setiap bentuk alinea di surat menggantung ditulis secara menggantung. Jadi,
hanya di awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris-baris
berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin kiri.
f) Surat Official Style (bentuk resmi)
Bentuk official style terdapat perubahan, sehingga menjadi dua jenis bentuk surat
yaitu bentuk surat resmi lama dan bentuk surat resmi baru. Pada bentuk tulisan
gaya lama, alamat sejajar dengan perihal dan tempat menjorok lima spasi.
Kemudian, isi surat menjorok lima spasi dan posisi penandatanganannya berada
di kanan.
Untuk bentuk gaya baru pada alamat tujuan dan isi surat ditulis di bawah huruf
pertama nomor, lampiran dan hal berada di sebelah kiri menjorok lima spasi.
Untuk penulisan nama jabatan, salam penutup, nama penandatangan, tanda
tangan dan NIP dapat dimulai dari tengah kertas.
4. Bagian-bagian Surat
a) Kepala Surat (Kop Surat)
Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau kop surat. Kop surat
memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga
pengirim surat. Fungsi kop surat juga sebagai media promosi dari lembaga atau
perusahaan pengirimnya, atau sebagai penanda nama dan alamat kantor instansi
memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan dan sebagai sarana
pengenalan lembaga pada khalayak.

27
b) Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat mempunyai tujuan untuk memberi
informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim. Tempat surat
juga kadang tidak dicantumkan kembali apabila sudah ditulis di alamat instansi
pada bagian kop surat, meskipun kadang juga dicantumkan kembali. Lokasi
penulisan tempat dan tanggal surat umumnya berada di pojok kanan atas sejajar
dengan nomor surat. Nama tempat ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan
nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda
titik.
Contoh : Jakarta, 27 Mei 2023
c) Nomor Surat
Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga,
instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi terdaftar. Penggunaan nomor
surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan
dan tahun penulisan surat.
Fungsi nomor surat untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta
mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga. Setiap lembaga atau
instansi biasanya mempunyai sistem penomoran surat masing-masing.
Penomoran ini mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip
surat
Contoh : 422/ 17/ SDN108/ IX/ SBP/ 2020
Nomor tersebut berarti surat tersebut adalah surat ke- 17 yang dikeluarkan oleh
institusi SDN 108/ IX Sebapo di tahun 2020.
d) Lampiran yang disertakan
Bagian lampiran sebagai penjelas yang memberikan informasi bahwa ada berkas
atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Apabila tidak terdapat
berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan.
Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar
atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka
ditulis dalam bentuk angka.
Contoh :
Lampiran : 1 berkas
e) Hal/Perihal
Fungsi bagian perihal adalah untuk memberi petunjuk pada pembaca tentang
kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Hal atau perihal hampir sama
dengan judul pada surat berjudul. Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak
ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, tetapi hanya pada huruf pertama kata
utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik.
Contoh : Permohonan izin pelaksanaan kegiatan lomba
f) Alamat Tujuan/Penerima
Alamat tujuan menjadi salah satu bagian surat yaitu alamat yang dituju dalam
pengiriman surat. Ada dua alamat tujuan yang ditulis yaitu alamat luar yang
ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas
surat. Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di
bagian dalam alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya, orang atau
instansi yang dituju ditulis menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/ Ibu’ atau
‘Yth.’

28
 Contoh :
Kepada Yth. Bapak/ Ibu Kepala Sekolah
SDN Suka Maju
di Jalan Merdeka
Jambi
g) Salam Pembuka
Fungsi dalam pembuka untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab
sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan
salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh : Selamat siang, Assalamu’alaikum, Dengan Hormat dan lain sebagainya.
h) Isi Surat
Bagian isi surat merupakan bagian inti dari surat. Isi surat memuat apa saja yang
perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju.
Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yaitu
salam pembuka, bagian inti dan bagian penutup. Penjelasannya sebagai berikut :
• Alinea Pembuka
Kalimat pembuka berfungsi untuk mengantar pembaca sebelum masuk pada
inti pembahasan. Di dalam surat pembuka juga dapat berisi tentang rujukan
inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat.
Contohnya :
✓ Dengan ini kami memberitahukan bahwa…
✓ Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa…
✓ Sehubungan dengan surat Saudara tanggal..No..
✓ Bersama ini kami lampirkan..

• Isi Pokok
Bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat
surat dalam membuat surat. Penyampaian pada bagian ini juga harus jelas,
tidak bertele-tele dan mudah dipahami.
• Penutup
Bagian penutup surat berisi tentang penegasan kembali, simpulan, harapan
dan juga ucapan terima kasih. Penutup menandai bahwa uraian pokok yang
ingin disampaikan. Contoh :
✓ Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.
✓ Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
✓ Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu
kami ucapkan terima kasih.
i) Salam Penutup
Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan
sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan
meskipun tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh
tanda koma.
Contohnya: selamat siang, wa’alaikumsalam, terima kasih dan lain-lain.
j) Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tanda tangan.
Nama yang tercantum yaitu nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau
orang yang bertanggung jawab pada bagian pengiriman surat tersebut. Selain itu
juga, dilengkapi dengan tanda tangan dari pengirim.

29
 Contoh :
Surabaya, 17 Juni 2021
Kepala Sekolah SD Merdeka
Budi Hartono
k) Tembusan
Bagian tembusan sebagai bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain
yang berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat
mempunyai tembusan.
Contoh:

Tembusan:

• Menteri Agama RI;

• Gubernur Jawa Barat;
• Walikota Bandung;
• Kepala Desa;
• Ketua RT.
l) Catatan Kaki
Catatan kaki merupakan catatan yang berada di paling bawah dari surat resmi.
Biasanya, bagian ini dinamakan sebagai kaki (surat) yang diambil dari kata
“footer” dalam bahasa Inggris. Catatan ini berisi penjelasan apabila yang tertulis
memerlukan penjelasan yang lebih detail.
Tidak semua surat resmi mempunyai catatan kaki, karena sifatnya tidak wajib
hanya sesuai keperluan saja. Letak catatan kaki ini berada di bawah tembusan.
Contohnya :
*Catatan :

• Pernyataan ditulis tanpa ada paksaan;

• Bukti surat keterangan sakit diurus oleh wakil yang bersangkutan;
• Bukti kepemilikan berupa surat keterangan kepemilikan yang
disahkan oleh pengadilan.

30
5. Contoh Surat
a) Contoh Surat Undangan Resmi

31
b) Surat Tidak Resmi
Selain surat resmi, ada juga surat tidak resmi yang umumnya digunakan oleh
seseorang untuk urusan pribadinya. Meskipun surat menyurat tradisional sudah
bertransformasi ke bentuk digital, namun tidak menutup kemungkinan beberapa
orang masih menggunakan surat untuk menyampaikan sesuatu kepada teman
atau kerabat dengan maksud pribadi, misalnya dengan menulis surat tidak resmi.
Dalam penulisannya surat tidak resmi dapat dikatakan tidak mempunyai aturan
tertentu. Pengirim juga bisa bebas mengeksplorasi bahasa dan kalimat untuk
mengajukan suatu hal kepada orang yang dituju selama penerima bisa mengerti
maksud dan tujuan surat.
Surat tidak resmi ditulis dengan tujuan yang bermacam-macam, mulai dari
ucapan selamat ulang tahun, mengajak teman berkunjung, permintaaan maaf
dan lain sebagainya. Berikut ini contoh surat tidak resmi:
Yogyakarta, 14 November 2021
Shinta Putri Jasmine
Jalan Pasar Minggu, No. 25
Depok

Hei, apa kabar kamu, Shin? Aku harap kamu baik-baik saja dan sehat
selalu ya! Alhamdulillah aku disini baik-baik saja, Shin.

Shin, rencana bulan depan aku mau ke rumah nenek aku yang ada di
Medan. Kalau sempat, aku bisa mampir ke rumahmu, ya. Boleh, kan? Nanti
aku bawain makanan khas sini ya! Shin, udah dulu ya surat dari aku.
Jangan lupa dibalas ya. Aku tunggu balasan kamu lho!

Dari sahabatmu,
Ayu Dewi

32
33