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INSTITUTO TECNOLGICO DE ORIZABA DIVISIN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIN

MAESTRIA EN INGENIERA ADMINISTRATIVA

TEMA: HERRAMIENTAS DE PLANEACIN

PRESENTA:

LIC. SUSANA ISABEL CASTILLO MARTNEZ

Orizaba Ver.

Septiembre / 2011

Contenido
Introduccin ........................................................................................................... 3 Concepto ............................................................................................................... 4 Herramientas de la planeacin ............................................................................... 4 Tcnicas para evaluar el entorno .................................................................................... 5 Presupuestos ................................................................................................................. 10 Proyeccin .................................................................................................................... 12 Programacin ................................................................................................................ 14 Tema de tesis propuesto ...................................................................................... 16 Objetivo ........................................................................................................................ 16 Conclusin ........................................................................................................... 17 Bibliografa ........................................................................................................... 18

Introduccin

En el presente trabajo, desarrollaremos el concepto de planeacin como parte del proceso administrativo. As mismo se hablarn de las herramientas y tcnicas necesarias para efectuar una buena planeacin, y con esto, facilitar la gestin del gerente general.

El trabajo est fundamentado principalmente en dos documentos, por un lado, se apoy en las herramientas de planeacin que establece la Universidad Nacional de Colombia en su Seminario de Teora Administrativa las cuales son: Tcnicas para evaluar el entorno, Presupuestos, Proyeccin y Programacin; para este ltimo apartado nos enfocamos en el libro de Fundamentos de Administracin de Lourdes Munch Mungua, el cual divide las tcnicas de planeacin en dos partes: cuantitativas y cualitativas, las cuales forman parte de la programacin.

Concepto

La planeacin implica seleccionar misiones y objetivos, as como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones, esto es, de la eleccin de cursos futuros de accin a partir de diversas alternativas (Koontz & Weihrich, 2008).

La planeacin es la funcin administrativa que determina anticipadamente cules son los objetivos que deben alcanzarse, y qu debe hacerse para alcanzarlos, es un modelo terico para la accin futura (Chiavenato, 1986).

Para el autor, planeacin es el primer paso del proceso administrativo, la cual est inmersa dentro de la fase mecnica del mismo, y es el proceso mediante el cual se analiza el entorno en el que se encuentra la empresa, para posteriormente plantear objetivos y disear estrategias de accin, para cumplirlos.

Una buena planeacin puede garantizar la estabilidad y continuidad de una organizacin en el mercado, as mismo la forma de reaccin de la misma ante problemas que puedan surgir en el ambiente externo o interno en el que se encuentra inmersa.

Herramientas de la planeacin
La Universidad Nacional de Colombia, en su Seminario de la Teora Administrativa identifica las siguientes herramientas de planeacin, las cuales se desarrollarn en este trabajo (Duque, 2011): 4

Tcnicas para evaluar el entorno. Presupuestos. Proyeccin. Programacin.

Tcnicas para evaluar el entorno

Para poder comenzar a hablar de tcnicas debemos definir que es el entorno organizacional, el cual es el conjunto de fuerzas internas y externas, que tienen influencia dentro de una organizacin, y llegan a afectar de manera directa o indirecta sus operaciones, y son estudiadas dentro de un anlisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (anlisis FODA).

El entorno organizacional lo constituyen el macroentorno (anlisis externo en el cul se detectan las oportunidades y amenazas) y el microentorno (anlisis interno en el cul se detectan las fortalezas y debilidades). El entorno de una organizacin lo constituyen los empleados, clientes, socios, proveedores y competidores.

Anlisis del Macroentorno. Ambiente general que afecta a la organizacin y a su ambiente competitivo indirectamente (Gonzlez, 2009).

Esta tcnica de evaluacin del entorno, debe analizar las fuerzas econmicas que producen oportunidades y amenazas para los administradores y sus organizaciones, tales como: las tasas de inters, la inflacin (aumento desmedido del nivel de precios), el desempleo y el crecimiento econmico. El deterioro de

estas condiciones econmicas plantea una amenaza, ya que limita la capacidad de los gerentes de lograr acceso a los recursos que la organizacin necesita.

Los gerentes exitosos ponen mucha atencin en estas fuerzas econmicas, lo cual les indica lo que ocurre y ocurrir en la economa nacional, e incluso internacional, y con esto ellos pueden responder en forma adecuada.

Las fuerzas tecnolgicas igualmente tienen implicaciones en las organizaciones, ya que el cambio tecnolgico puede volver obsoleto los productos, forzando a los gerentes a encontrar nuevas formas de satisfacer las necesidades de los clientes. Una compaa hoy en da no puede tener xito si no incorpora a su estrategia, asombrosas tecnologas existentes y aquellas que continan evolucionando.

La internet es revolucionaria, ya que ha reducido notablemente los costos de la comunicacin y coordinacin de negocios, los canales de distribucin y venta al menudeo y mayoreo han cambiado, empresas como Mercadolibre.com y ebay.com han revolucionado la forma de hacer negocios, creando comunidades de comercio personal en todo el mundo.

Fuerzas socioculturales. Es sabido que la cultura (idioma, religin y tradiciones) distingue a integrantes de un grupo de personas, y crea mercados particulares con necesidades diferentes que satisfacer, por ejemplo, las necesidades de una familia en una zona urbana de nuestro estado, son diferentes a las que tiene una familia en una zona rural. As mismo los valores que posee cierto grupo, van a variar de una zona geogrfica a otra.

Los gerentes deben apreciar el significado que tienen los valores para las personas, ya que no es lo mismo hacer negocios con un alemn, a hacer negocios con un mexicano.

Las fuerzas demogrficas, representan tanto oportunidades como amenazas. La diversidad en la fuerza de trabajo es mayor, un gerente general debe considerar a los discapacitados, homosexuales, hombres y mujeres de la misma manera, no debe hacer distinciones entre uno y otro, debe tratar la diversidad, sino esto le puede traer grandes problemas a la organizacin.

Fuerzas poltico-legales. El gobierno puede influir en las oportunidades de un negocio a travs de leyes fiscales, polticas, etctera. Los gerentes precavidos deben estar atentos a estos cambios para as poder sacarles provecho y crear oportunidades y con esto atacar las amenazas que se le puedan presentar.

Fuerza ecolgicas. Hoy en da la preocupacin por el medio ambiente por parte de un sector de la poblacin (lo cual para el autor debera ser una preocupacin global), ha obligado a las organizaciones a obedecer con ciertos lineamientos, para evitar la contaminacin. Al mismo tiempo se han creado oportunidades para muchas organizaciones dedicadas a producir productos y procesos que no perjudiquen el medio ambiente.

Anlisis del Microentorno. Determina las fortalezas y debilidades de una organizacin. Se evalan los recursos con los que cuenta la empresa (financieros, materiales, humanos y tecnolgicos) de manera que se pueda conocer el estado en el que se encuentra, y la capacidad que tiene a futuro, para poder realizar los planes de accin (Crece Negocios, 2011).

Anlisis del ambiente competitivo. Conjunto de fuerzas y condiciones que influyen directamente en el funcionamiento y desempeo de la organizacin.

Los competidores, son aquellas organizaciones que producen bienes o servicios, iguales o parecidos a los que yo produzco. La rivalidad entre los competidores en la variable ms peligrosa a la que un gerente se debe enfrentar, ya que con esta se deriva generalmente, la guerra de precios y de servicio al cliente.

Los clientes, son los individuos que adquieren (compran) los bienes o servicios que nosotros ofrecemos en el mercado. El xito de una organizacin depende de la respuesta del cliente, generalmente el cliente (el cual forma parte del mercado), es el que establece la demanda, y a su vez con la demanda se establece el precio del producto. Los cambios de necesidades de un cliente, pueden traer problemas significativos a una organizacin, la cual si quiere ser exitosa debe estar al pendiente de estas evoluciones, y hacer modificaciones, adecuaciones o cambios del producto o servicio.

Proveedores. Son los individuos que suministran a la organizacin de los recursos (materia prima, maquinaria, empleados) que son necesarios para prestar un servicio o producir un bien. Las evoluciones en el nmero y tipo de proveedores resultan amenazas para la organizacin, y a la vez oportunidades, ya que pueden significar un bajo costo de mi materia prima, y por consiguiente un bajo precio de mi producto.

Distribuidores. Son los individuos que ayudan a vender los bienes o servicios que yo produzco a los clientes.

Pronsticos. Predicciones de resultados futuros. Un pronstico es el conocimiento anticipado de un suceso, el cual estudia factores del presente y del futuro (predicciones) (Uyterhoeven, Ackermnan, & Rosenblum, 1980).

Pronsticos financieros. Se refiere a hacer una prediccin financiera de lo que puede suceder en un futuro dentro de la organizacin, cuya finalidad ser lograr la rentabilidad de una empresa. Sirve para determinar la cantidad de dinero que una organizacin necesitar en un periodo de tiempo para producir, la cantidad de dinero que una organizacin generar por motivo de sus ventas, y por ltimo la cantidad de dinero que los socios o fuentes de financiamiento externo debern aportar.

Pronsticos tecnolgicos. Se refieren a hacer predicciones acerca de los cambios que habr en el mbito de la tecnologa, los cuales ayudarn a la organizacin a implementar mejoras en sus procesos productivos, de venta, etctera. Estos tienen que ver directamente con la administracin de la produccin.

Existen dos enfoques para pronosticar: modelos cuantitativos, que utiliza datos histricos y modelos causales, de manera matemtica para determinar la demanda (anlisis de la regresin, modelos econmicos para la medicin del PIB, PNB); modelos cualitativos, que involucran intuiciones y emociones de la persona que toma la decisin para realizar los pronsticos (Modelo Delphi.- se pronostica por consenso, Tcnica de datos histricos, tcnica de grupo nominal) (Everet, 1991).

Presupuestos

Es la herramienta ms importante con la que cuenta la organizacin para cumplir con sus objetivos. Para comenzar a hablar de presupuesto, debemos establecer la diferencia entre ste y un pronstico, y esta es muy sencilla, un pronstico es un paso para presupuestar, ahora bien, un pronstico forma parte del presupuesto, ms no es el presupuesto en s, un presupuesto tiene ms profundidad en su estudio. Un presupuesto es un plan que expresa en trminos financieros (forma parte de la planeacin financiera), los recursos (materiales, financieros, tecnolgicos y humanos) que se pretenden utilizar y gastar en un periodo determinado, con el fin de cumplir con los objetivos planteados.

Presupuesto de operacin. Incluye todas las actividades que se van a realizar dentro de una empresa.

En este se incluyen todo lo que se pretende vender (presupuesto de ingresos, presupuesto de gastos de operacin y presupuesto de utilidades), lo que se pretende producir (presupuesto de gastos y presupuesto de gastos de operacin), lo que se pretende comprar (presupuesto de compras, gastos y utilidades); que a su vez generan otro tipo de presupuestos, cmo se puede observar cada uno de estos aspectos est desglosado en el estado de prdidas y ganancias, as como en el balance general.

Un presupuesto de ventas se puede realizar de acuerdo a las experiencias pasadas que ha tenido la organizacin en el mercado, el gerente general y el encargado del departamento de ventas, podrn proyectar con facilidad el nmero estimado de ventas que realizarn en un periodo aproximado de un ao. Un 10

estudio del comportamiento de la demanda y oferta del mercado, les podr otorgar una mejor visin al respecto.

Los gastos ms fciles de presupuestar son los de carcter fijo, ya que estos siempre estn presentes dentro de la organizacin, por ejemplo: la renta, agua, luz, gastos administrativos. Otros un poco ms complicados de presupuestar son los gastos variables, ya que estos no siempre estn presentes dentro de la organizacin, ya que dependen directamente de la produccin, por ejemplo: gastos de venta y gastos de compra.

Presupuesto financiero. Incluye todas las actividades que se van a realizar dentro de una empresa en trminos numricos, generalmente descritas en un estado de prdidas y ganancias proyectado.

El presupuesto financiero, expresa en trminos contables, los Pasivos, Activos y Capital; los cuales tienen por objetivo final darle un pronstico a la empresa acerca de la liquidez y rentabilidad.

Los presupuestos pueden ser estratgicos si cubren todos los niveles de la pirmide de Recursos Humanos de la organizacin, o bien pueden ser tcticos si nicamente incluyen los niveles tctico y operativo.

Presupuesto de base cero. Es una metodologa que trata de reevaluar cada ao los programas y gastos de una organizacin. Este tipo de presupuesto, pretende encontrar paquetes de decisin y clasificarlos de acuerdo a su importancia, y resultados de costo beneficio, es decir, me va a costar x

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cantidad de dinero, pero el beneficio que obtendr ser de y cantidad (Pyhrr, 1977).

Proyeccin

Es una herramienta utilizada para predecir eventos futuros que afecten a la organizacin (Duque, 2011). Es importante sealar, que una proyeccin forma parte de todo pronstico. Dentro de las proyecciones que podemos destacar en una organizacin estn las siguientes:

Proyeccin de ventas. Es una proyeccin de la demanda, la cual incluye tres pasos: recoleccin de datos, anlisis de estos datos y finalmente utilizacin de mtodos para proyectar la demanda (Kinnear & Taylor, 1997).

Recoleccin de datos. Un especialista en ventas debe conocer a la perfeccin su producto, as como su mercado, definiendo al consumidor de manera que la demanda se pueda definir. Los datos a recolectar deben ser: consumo histrico y potencial del producto.

Anlisis de datos. Se efecta en forma estadstica buscando las tendencias del mercado (los puntos fuertes y dbiles de ste).

Utilizacin de mtodos para proyectar la demanda (Correa Medina, 2011).

a) Mtodos estadsticos. Como lo son el anlisis de tendencia, mediante el mtodo de mnimos cuadrados, mtodo grfico, semipromedios, promedios mviles,

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incrementos

porcentuales;

anlisis

de

correlacin;

analoga

histrica

especfica; mtodo de la seccin transversal. b) Mtodos no estadsticos. Como lo son el criterio de los vendedores; supervisores; ejecutivos de venta; ejecutivos de la empresa. c) Mtodos de propsito especfico. Como lo son el anlisis de la industria, lneas del producto y anlisis de uso final del producto. d) Combinacin de mtodos.

Proyeccin econmica. Establecer una estructura econmica, que regule la toma de decisiones macroeconmicas, de manera que se conozca la situacin actual en que se vive, evaluar las polticas econmicas adoptadas y manifestar una opinin que incida en el comportamiento bancario y financiero (Dussan, 2011)

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Proyeccin tecnolgica. Sirven para mantenerse en el mercado como lderes, de gran ayuda han sido la internet y la intranet, con los portales de venta que se ofrecen, al hacer una proyeccin acerca de la tecnologa de vanguardia, hay que pensar en los avances tecnolgicos y las innovaciones en maquinaria y equipo. Por ejemplo: quiz mi producto lo puedo vender a travs de una aplicacin de facebook.com o twitter.com que hoy en da son las redes sociales con ms presencia y usuarios en el mundo.

Proyeccin de tendencias sociales. Al vivir en este mundo globalizado, las tendencias (modas) que se establecen en la sociedad van evolucionando con el paso del tiempo, gracias a la facilidad de comunicacin, una persona en Singapur puede saber que est de moda en nuestro pas e inmediatamente comprarlo. Por lo tanto, es de suma importancia hacer proyecciones acerca de las modas que surgirn en un periodo de tiempo, para estar a la vanguardia con nuestros productos.

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Programacin

Dentro de la programacin se definen una serie de actividades a realizar, con el fin de que cumplan con los objetivos de la organizacin. En este apartado se van a definir las herramientas de planeacin que Lourdes Munch Galindo plantea en su libro Fundamentos de Administracin (Munch Galindo, 2008), ya que ests tcnicas que ella define forman parte de la programacin.

Las tcnicas de planeacin se dividen en cuantitativas y cualitativas.

Dentro de las tcnicas cuantitativas podemos sealarlos siguientes mtodos y modelos:

rboles de decisin. Es un diagrama que representa condiciones y acciones, que llevan a una decisin verdadera o falsa, est constituido por ramas y nodos; las ramas son las lneas rectas que unen a los nodos, en los nodos se dan opciones de decisin, y estos son crculos, el nodo cuadrado es dnde se inicia el diagrama. Su objetivo es maximizar el valor esperado.

Grfica de Gantt. Grfica de barras utilizada para programar recursos, en el eje horizontal esta el tiempo y en el vertical los recursos.

Redes PERT y RAMP. Una red PERT es un diagrama que ilustra la secuencia de actividades necesarias para terminar un proyecto, y el tiempo de costo asociado con cada actividad. Los tiempos que se estiman son: tiempo optimista, pesimista y normal.

Ruta crtica (red CPM). Es la secuencia ms prolongada que requiere una red PERT. Es una ruta que involucra las actividades crticas del proyecto, en tiempos y costos.

Modelo de transporte. Busca determinar un plan de transporte de una mercanca de varias fuentes a varios destinos (Hiller & Lieberinan, 1993).

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Modelos de asignacin. Determina un plan de transporte balanceado, en el cual las ofertas y demandas son iguales a uno (Hiller & Lieberinan, 1993).

Algoritmo de Johnson. Se utiliza en control de la produccin para disminuir el tiempo de ocio de una mquina.

Problema de ordenamiento. Se puede resolver mediante el algoritmo CDS, o cualquier otro algoritmo de control de la produccin, ya que, mediante esos algoritmos se puede programar la produccin y tener un orden en el abastecimiento de los pedidos, para este tipo de problemas se utilizan Heursticas como: FCFS en la cual se ordena la produccin de acuerdo a como van llegando los pedidos, SPT en la cual se ordena la produccin de acuerdo al tiempo mnimo de procesamiento de cada EDD en la cual se ordena la produccin de acuerdo a la fecha mnima de entrega (procedimiento para resolver problemas que arroja buenos resultados, ms no garantiza el resultado ms optimo), ya que utilizar programacin lineal se puede llevar muchos das en resolver los problemas, y uno necesita resolverlos y planearlos al momento, de no ser as se estara perdiendo tiempo y dinero.

Dentro de las tcnicas cualitativas podemos sealar los siguientes mtodos y modelos:

Delfos. Es una lluvia de ideas en la cual se emiten juicios a partir de opiniones de expertos, con el objeto de visualizar opiniones futuras.

Anlisis de criterios mltiples. Un jurado de expertos evala las alternativas, dndole valores numricos a sus criterios.

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Tema de tesis propuesto

Implementacin de la herramienta de planeacin Modelo de transporte, a la empresa Grupo Heridel de Exportacin e Importacin S.A. de C.V.

Objetivo

Optimizar el sistema de transporte utilizado por el Grupo Heridel de Exportacin e Importacin S.A. de C.V., mediante la implantacin de la herramienta de planeacin Modelo de transporte.

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Conclusin

Como pudimos observar, existen diversas herramientas y tcnicas para la elaboracin de una buena planeacin dentro de la organizacin. Es labor del gerente general y de los gerentes departamentales hacer uso de estas, para elaborar un buen plan de accin, ya que sin este su administracin o gestin no ser exitosa.

El gerente general que haga uso de estas tcnicas asegurar una estabilidad dentro de la organizacin y facilitar el resto de etapas del proceso administrativo (organizacin, que tambin forma parte de la fase mecnica del proceso; direccin y control, que forman parte de la fase dinmica del proceso).

De igual manera como pudimos observar, la planeacin y control van de la mano, uno necesita de la planeacin para poder controlar los procesos, el control ser el siguiente tema a desarrollar en este proceso de aprendizaje.

Al planear estamos propiciando el desarrollo de nuestra organizacin, ayudando a minimizar los riesgos y maximizar el aprovechamiento de los recursos, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

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Bibliografa
Chiavenato, I. (1986). Introduccin a la Teora general de la Administracin. Bogot: McGraw Hill. Correa Medina, P. N. (2011). Aprende en lnea. Recuperado el 18 de 09 de 2011, de Unidad 4. Presupuesto de ventas: http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/file.php/482/Modulo_2/Documentos/UNID AD_4_-_Presupuesto_de_Ventas.pdf Crece Negocios. (17 de 09 de 2011). Recuperado el 17 de 09 de 2011, de Crece Negocios: http://www.crecenegocios.com/analisis-interno-fortalezas-y-debilidades/ Duque, G. A. (17 de 09 de 2011). Universidad Nacional de Colombia. Recuperado el 17 de 09 de 2011, de Seminario de Teora Administrativa: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/index.html Dussan, A. C. (2011). Economa General. Recuperado el 18 de 09 de 2011, de Proyecciones econmicas: http://www.soloeconomia.com/economicas-proyecciones.html Everet, A. (1991). Administracin de la produccin y las operaciones. Mxico: Prentice Hall. Gonzlez, C. B. (2009). Administracin I. Xalapa: Direccin General de Bachillerato. Hiller, F., & Lieberinan, G. (1993). Introduccin a la investigacin de operaciones. Mxico: Mc Graw Hill. Kinnear, T., & Taylor, J. (1997). Investigacin de mercados. Bogot: Mc Graw Hill. Koontz, H., & Weihrich, H. (2008). Administracin una perspectiva global. Mxico: McGraw Hill. Munch Galindo, L. (2008). Fundamentos de Administracin. Mxico: Trillas. Pyhrr, P. A. (1977). Presupuesto Base Cero. Mxico: Limusa. Uyterhoeven, H., Ackermnan, R., & Rosenblum, J. (1980). La estrategia y la organizacin. Mxico: Diana.

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