Rancangan Aksi Perubahan

Kinerja Pelayanan Publik

OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS DIGITAL PADA

UPT –KPHP SUKAMARA – LAMANDAU UNIT XXIII, XXIV DAN XXV
PROPINSI KALIMANTAN TENGAH

Disusun Oleh :
RIKA MUSTIKA SARI, S.Hut
NIP. 198611052010012002
NDH : 1-2-20

COACH:
Dr. Sucie, S.Pd., M.,PD

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

ANGKATAN I KELOMPOK 2
BADAN PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA
PROVINSI KALIMANTAN TENGAH
TAHUN 2023
 Latar Belakang
• Dalam setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta dalam kegiatannya dapat
dipastikan akan membutuhkan data dan informasi. Mencermati hal tersebut, maka sangatlah
diperlukan adanya system pengumpulan data dan informasi serta penyelesaiannya yang
terorganisir dengan baik. data dan informasi dimaksud harus disimpan untuk sementara
waktu, karena akan diproses lebih lanjut (Pending File) atau arsip yang telah selesai
pemprosesannya (Permanent File) yang harus disimpan karena masih dibutuhkan pada masa
yang akan datang.

• Dalam hal ini berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya
sarana dan prasarana selalu menjadi alas an buruknya pengelolaan arsip bagi sebagian
organisasi pemerintahan maupun swasta dalam hal ini khusunya pada Kantor UPT-KPHP
Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV. Kearsipan masih merupkan masalah yang
kurang dipahami akan arti penting dan peranannya, dengan undang-undang No. 43 Tahun
2009 yang menyebutkan bahwa salah satu tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah
meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya.

• Penulis dalam hal ini merupakan ASN yang Bertugas di Instansi Dinas kehutanan Propinsi
Kalimantan Tengah pada UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV DAN UNIT XXV, Yang
beralamat di Jl. Tjilik Riwut KM.07 Desa Natai Sedawak KM. 7 Kabupaten Sukamara dengan
Jabatan sebagai Kepala Sub Bagian Tata Usaha pada UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit
XXIII, XXIV dan XXV, menemukan ada beberapa permasalahan yang muncul khususnya pada
UPT – KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV, yaitu :
• Permasalahan :
“Belum Optimalnya Pengelolaan Kearsipan Pada UPT – KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV DAN XXV
Propinsi Kalimantan Tengah.
• Adapun Sumber Masalah yaitu :
• 1. Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip di UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan
XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
• 2. Belum Optimalnya Laporan Bulanan pada Bagian Tata Usaha UPT –KPHP Sukamara
Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
• 3. Belum Optimalnya absensi Kehadiran Pegawai pada UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit
XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
• 4. Kurangnya Penggunaan Banner untuk alur pelayanan pada UPT – KPHP Sukamara
Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
• 5. Sumber Daya Manusia (SDM) yang terbatas pada Bagian Tata Usaha UPT-KPHP Sukamara
Lamandau.. Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
 TUJUAN
Tujuan Jangka Pendek (1 Bulan - 2 Bulan)
1. Memberikan Pemahaman Kepada Pegawai Tentang Pengelolaan arsip yang
baik
2. Melakukan Pencatatan dan Pemilahan Data Arsip
3. Mengubah data Arsip menjadi bentuk Elektronik (file) dalam bentuk PDF
4.Penyusunan dan Penginputan data Arsip Surat dengan Google Form,
Spreadsheet dan Google Drive.
5. Sosialisasi Penyimpanan dan Penggunaan Arsip Surat dengan Google Form,
Spreadsheet dan Google Drive.
Tujuan Jangka Menengah (3 - 6 bulan)
1. Menjamin terkelolanya arsip dari kegiatan yang dilakukan UPT-KPHP
Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah;
3. Tersedianya Dokumen Kearsipan yang terstruktur dan terkelola dengan
efektif dan efisein.

Tujuan Jangka Panjang (6 Bulan - 1 Tahun)

1. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan

arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
2. Menjamin keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
3. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
 MANFAAT
• Manfaat Internal
• Manfaaat Untuk Penulis
• Meningkatkan tata kelola Arsip
• Memudahkan staf dalam menemukan kembali arsip yang
diperlukan
• Penyimpanan arsip terkelola dengan baik dalam Google Drive
• Manfaat Untuk Rekan kerja

• Adanya penyamaan persepsi dalam penanganan dan pengelolaan

kearsipan berbasis elektronik
• Lancarnya kegiatan Tata usaha dalam pengelolaan arsip

• Manfaat bagi Instansi

• Meningkatkan Kualitas kinerja tata usaha UPT –KPHP Sukamara
Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV.
• Mengoptimalkan pengelolaan kearsipan menjadi lebih efektif,
efisien dan tersistem.

2. Manfaat External
• Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara;
• Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan
Kearsipan secara efektif dan efisen.
 RUANG LINGKUP
1. Tugas Pokok Kasubag Tata Usaha
Ø Melaksanakan koordinasi penyusunan program kerja UPTD, pengelolaan
urusan umum, kerumahtanggaan, perlengkapan, keuangan, kepegawaian,
hubungan masyarakat, perpustakaan dan pelayanan administrasi di
lingkungan UPTD.
Fungsi kasubag Tata usaha PADA UPT – KPHP :
1. Merencanakan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha berdasarkan rencana operasional UPT
sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
2. Membagi dan membimbing pelaksanaan tugas kepada bawahan sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan
tugas Sub Bagian Tata Usaha;
3. Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha sesuai
dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;
4. Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan dan penyusunan petunjuk teknis
pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan, kepegawaian, perlengkapan,
inventarisasi aset, rumah tangga dan kearsipan lingkup UPT berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
5.Melaksanakan administrasi penatausahaan keuangan, kepegawaian, perlengkapan,
rumah tangga, kearsipan dan inventarisasi aset dilingkup UPT;
6.Melaksanakan pengelolaan sistem informasi administrasi penatausahaan
keuangan, kepegawaian, kearsipan, perlengkapan, rumah tangga dan
inventarisasi aset UPT berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan;
7. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan
lingkup Sub Bagian Tata Usaha;
8. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan penilaian prestasi kerja pelaksanaan
tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian yang tersedia;
 TEKNOLOGI BERBASIS DIGITAL YANG DIGUNAKAN DALAM KEGIATAN
RANCANGAN PERUBAHAN
Untuk penyelesaian masalah, saya menggunakan 3 alat analisis identifikasi
masalah
yaitu APKL, USG dan Fish Bone
Analisis Fish bone adalah menemukan akar permasalahannya dengan
menggunakan Analisis Fishbone, sehingga dapat diketahui penyebab isu
berdasarkan 5 (Lima) Perspektif yaitu Lingkungan (Environment), Manusia (Man),
Mesin (Machine), Metode (Method) dan material.

Untuk OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS

DIGITAL PADA UPT –KPHP SUKAMARA – LAMANDAU
UNIT XXIII, XXIV DAN XXV
PROPINSI KALIMANTAN TENGAH
teknologi berbasis digital yang saya gunakan pada kegiatan
rancangan perubahan ini adalah Google Form, Google
SpreadSheet dan penyimpanan data dalam Google Drive
 • Manajemen pengendalian mutu pekerjaan

• Pengawasan Internal
• Pengawasan internal dilakukan oleh Kepala UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit
XXIII,XXIV daIn XXV dalam melakukan pengendalian kegiatan dan pengawasan
terhadap kegiatan rancangan aksi perubahan. Selain itu peran para kepala seksi dan
pegawai tata usaha juga ikut berperan dalam mencapai tujuan rancangan perubahan
ini. Sehingga komitmen dalam aksi perubahan sangat diperlukan agar peningkatan
kualitas mutu terhadap pengelolaan kearsipan dapat terlaksana sesuai dengan yang
sudah direncanakan.
• Pengawasan External

• Pengawasan external, dalam hal ini dinas kehutanan juga berperan penting
dalam kegiatan rancangan perubahan. Arsip merupakan salah satu indikator
dalam penilaian kinerja instansi. Dengan terlaksananya aksi perubahan ini
kinerja pengelolaan kearsipan menjadi meningkat, sumber daya manusia juga
akan meningkat dalam melaksanakan pelayanan public terkait bidang kearsipan.

• Sumber daya manusia (SDM)

• Sumber daya manusia yang ahli dan handal dalam pelaksanaan pengelolaan
kearsipan perlu ditingkatkan dengan selalu melakukan pendampingan dan rapat
evaluasi serta koordinasi terkait pelayanan public terhadap instansi sebagai
obyek yang mempunya kepentingan terhadap arsip vital. Dengan adanya
pendampingan maka kualitas mutu kinerja pelayanan terhadap instansi yang
membutuhkan akan berpengaruh positif terhadap kinerja pegawai.
• Strategi pengembangan kompetensi dalam aksi
perubahan

• Ada beberapa strategi untuk mengembangkan

kompetensi dalam aksi perubahan dalam implementasi
kegiatan rancangan Optimalisasi Pengelolaan Arsip
Berbasis Digital Pada UPT-KPHP Sukamara – Lamandau
Unit XXIII, XXIV dan XXV yaitu :
• a.Melakukan Pelatihan terhadap Pegawai Tata usaha
UPT.KPHP Sukamara Lamandau terhadap manajemen
pengelolaan kearsipan yang tertata dan terstuktur,
efektif dan efisien.
• b.Meningkatkan tata kelola Arsip, sehingga
memudahkan staf dalam menemukan kembali arsip
yang diperlukan
• c.Penyimpanan arsip terkelola dengan baik dalam
Google Drive
• HASIL IDENTIFIKASI PENGEMBANGAN POTENSI DIRI
• Pengembangan potensi diri adalah proses untuk mengenali dan meningkatkan
kemampuan, kekuatan, bakat, dan potensi individu guna mencapai tujuan pribadi maupun
profesi secara maksimal, adapun hasil identifikasi pengembangan potensi bedasarakan
penilaian peserta dan mentor adalah sebagai berikut :
• Pengembangan potensi diri adalah proses untuk mengenali dan meningkatkan
kemampuan, kekuatan, bakat, dan potensi individu guna mencapai tujuan pribadi maupun
profesi secara maksimal, adapun hasil identifikasi pengembangan potensi bedasarakan
penilaian peserta dan mentor adalah sebagai berikut :
URAIAN NO URAIAN PENILAI PESERT A MENTO R

Komponen SUB Komponen SKOR 1 - 10 SKOR 1 - 10

8 8
INTEGRITAS 1 Mengingatkan rekan kerja atau bawahan untuk bertindak sesuai
dengan nilai, norma, dan etika organisasi dalam segala situasi dan
kondisi.
Menunjukkan komitmen dan tanggung jawab terhadap
2 8 8
penyeselaian tugas yang diembannya.
Mengigatkan rekan kerja atau bawahan untuk melaksanakan tugas
3 8 8
dan fungsi mereka sesuai dengan tenggat waktu yang ada dan
mematuhi ketentuan terkait waktu kerja yang berlaku dalam
organisasi.
4
Memberikan informasi yang dapat dipercaya kepada orang lain/ 8 8
pihak lain sesuai dengan etika organisasi
5 Menerapkan norma atau aturan yang berlaku dalam organisasi secara konsisten dalam 8 8
setiap situasi dalam lingkup pekerjaannya.
6 8 8
Memberikan argumen disertai pemahaman atas ketentuan yang
berlaku di organisasi dan konsekuensinya dalam meningkatkan atau
mengajak rekan kerja/ bawahan dalam penegakan aturan.
JUMLAH 8,00 8 8,00 8
KERJASAMA 7 Menyampaikan informasi dengan cukup jelas baik secara tertulis
maupun lisan dalam menunjang kelancaran kerja pada unit/tim
yang dipimpinnya.
8 Melakukan koordinasi yang efektif dengan pihak-pihak relevan di 8 8
lingkup satuan kerja/organisasi dalam rangka menjamin kinerja di
lingkup unitnya.
9 Aktif menjalin komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal 8 8
organisasi dalam rangka menunjang kualitas pelayanan yang
diselenggarakan organisasi.
10 Merespon dengan positif adanya perbedaan atau kemajemukan 8 8
dalam unit/tim kerja sehingga tetap fokus pada tujuan kerja yang
disepakati.
11 Bertanggungjawab terhadap peran atau tugasnya dalam rangka 8 8
mencapai sasaran atau tujuan tim yang telah disepakati.
8,00 8,00
JUMLAH 8 8
12 Aktif mencari informasi kebutuhan pemangku kepentingan dan
MENGELOLA
PERUBAHAN memberikan penjelasan mengenai prosedur standar pelayanan
yang berlaku sebagai upaya pemenuhan pelayanan publik yang
efektif dan efisien.
Aktif mengembangkan kemampuan untuk menyesuaikan diri
13 8 8
dengan tuntutan perubahan dalam pelayanan poublik.
14 Menggunakan cara yang beragam untuk memastikan bawahan 8 8
memahami arahan penyelesaian tugas yang sesuai dengan target
kerja yang diberikan dan SOP yang berlaku.
15 Mencari metode kerja alternatif yang lebih efektif untuk 8 8
menyelesaikan pekerjaan terutama ketika menghadapi hambatan.
16 Proaktif mencari peluang perbaikan yang perlu dilakukan untuk 8 8,00 8 8,00
meningkatkan kualitas pemberian pelayanan publik.
JUMLAH
• Kesimpulan
• a.Kurang mampunya dalam memberikan atau menyampaikan suatu informasi dapat
menyebabkan kesalahpahaman antara bawahan, rekan kerja, atasan, atau
masyarakat/publik. Informasi yang tepat dan akurat adalah aspek penting dalam
membangun hubungan baik di lingkungan kerja.
• b.Kurang mampu atau merasa enggan mengingatkan bawahan, rekan kerja atau atasan
dapat menyebabkan bawahan, rekan kerja atau atasan melakukkan tindakan yang
melanggar kebijakan, prosedur, atau regulasi yang berlaku di organisasi. Ini meningkatkan
risiko ketidakpatuhan hukum atau aturan yang dapat berakibat buruk bagi organisasi.
• c.Kurangnya koordinasi dapat menghambat optimalisasi kinerja organisasi. Tanpa
koordinasi yang baik, pekerjaan mungkin menjadi tidak terkoordinir dengan baik,
mengakibatkan tumpang tindih, pemborosan sumber daya, dan penurunan efisiensi
operasional.
• d.Kurang komunikasi yang aktif, kemungkinan terjadi kesalahpahaman antar stakeholder
tentang kebutuhan dan harapan masyarakat/publik. Hal ini dapat menyebabkan
ketidakcocokan antara harapan dan realisasi di lapangan.
• e.Kurang mampu mencari informasi kebutuhan Stakeholder atau pemangku kepentingan,
organisasi mungkin gagal menyediakan layanan yang sesuai dengan harapan dan
kebutuhan masyarakat. Akibatnya, pelayanan yang diberikan tidak akan efektif dan tidak
dapat memenuhi tujuan yang diinginkan.
• f.Kurangnya proaktifitas dalam mencari peluang perbaikan bisa menyebabkan organisasi
tidak cepat merespons perubahan kebutuhan masyarakat atau lingkungan
• Rekomendasi

• a.Peningkatan keterampilan komunikasi dengan mengikuti pelatihan atau kursus

komunikasi. Belajar bagaimana menyampaikan informasi dengan jelas, terstruktur, dan
persuasif.
• b.Belajar mendengarkan dengan aktif dan memberikan perhatian pada rekan kerja,
bawahan, dan atasan. Dengan cara ini, akan lebih memahami kebutuhan dan masalah
mereka sehingga informasi yang disampaikan bisa lebih relevan.
• c.Bangun hubungan saling percaya usahakan untuk membangun hubungan yang saling
percaya dengan rekan kerja dan atasan sehingga mengingatkan dapat dilakukan secara
lebih terbuka dan mudah diterima.
DO SOMETHING
TODAY THAT
YOUR FUTURE
SELF WILL
THANK YOU FOR.
Our actions and decisions today will shape
the way we will be living in the future.