CONTROL DE COSTOS DE AYB Es posible que Ud.

est cmodamente en una mesa de su restaurante y a su lado le acompae un enemigo que lo puede llevar al fracaso si no lo advierte a tiempo. Qu hara si lo reconoce o nota su presencia, le ofrecera una copa o lo invitara a salir de su local?

El gasto ms importante que genera un restaurante es el de la materia prima y slo con la unin de varios de los otros que se producen en la operacin, es superado. Costo de alimentos, es el nombre que comnmente empleamos para definirlo, y es el resultado del valor de los insumos que se emplean para generar una venta o producir un plato de los ofrecidos en los establecimientos. Su importancia radica en el impacto contundente que tiene sobre el negocio y en la forma como se puede ver afectada la rentabilidad del mismo. En trminos generales, la proporcin de gastos y beneficio neto de un restaurante puede estar en el orden de 22% para gastos de personal, 28% repartidos en gastos de operacin y otros gastos fijos, 35% por materia prima, para obtener un 15% aproximadamente de utilidad neta.

La gestin que supone el control del costo de comestibles, se debe llevar a travs de etapas que permitan verificar el correcto uso de la materia prima y de la informacin que sobre ella se recibe en facturas, registros de documentos y otras observaciones, desde su llegada hasta que se sirve al comensal. El desconocer este proceso equivale a operar con una venda en los ojos e ignorar la magnitud del problema que pueda estar ocurriendo, sobre todo cuando la operacin est produciendo beneficios y se percibe que todo va en absoluta normalidad. Para identificar al enemigo hay que seguir varios pasos, que adaptados a las caractersticas y dimensin del negocio, le sern de utilidad para iniciar su cacera y aplicar correctivos. Un punto importante y al que debe prestar inters es a la estandarizacin de recetas. Esto es la clave para poder conocer el costo de sus platos, analizar y controlar el manejo de sus inventarios, determinar precios de venta basados en porcentajes de costos que le permitan obtener mrgenes de beneficio que cubran sus gastos fijos y obtener la utilidad esperada, as como, para encontrar las desviaciones en el uso de la materia prima. No descuide este aspecto, representa su mejor arma para el diagnstico de su situacin actual. Inicie cuanto antes la definicin de polticas de compra considerando la calidad de sus productos, criterios para elegir a proveedores, cantidades a ser adquiridas, precios. Organcelas y disctalas con su jefe de cocina. Cuando la mercanca llegue a su local, verifique los pesos y cantidades contra lo especificado en las facturas. Haga nfasis en la revisin del estado de los productos. Su enemigo es posible que viajara en el camin de despacho y haya hecho de las suyas. Recuerde que l est presente en cualquier parte y no hay que subestimarlo. Almacene adecuadamente los suministros. El deterioro de los productos es muy acelerado en la mayora de los casos. Cree un sistema que le permita registrar las entradas, salidas y saldos de los tems almacenados, para de esta forma, llevar un control del manejo de sus inventarios y facilitar las compras. Establezca cantidades mnimas y mximas de stock. La rotacin de la mercanca es obligatoria. Dispngala en su almacn de forma que garantice que esto ocurra. En la produccin, haga buen uso de los productos y recuerde que en este proceso de transformacin de la materia prima se producen mermas y no deben exceder los parmetros establecidos. Los pesos de las porciones deben ser respetados por cuanto las diferencias pueden hacerle perder dinero. Si determin que una porcin de pechuga de pollo debe pesar 120 gr, asegrese que sea as. La Mise en place (preparacin anticipada de ingredientes) debe estar planificada para las cantidades que se requieran durante el servicio. Evite el exceso de produccin. Observe a diario el estado de sus productos perecederos y trate de dar uso inmediato a los que puedan estar pronto a deteriorarse.

Documente el uso de toda la mercanca que sea empleada con un fin distinto a la venta (crditos al costo), por ejemplo, comida para sus empleados, atenciones a sus clientes. Registre, de igual forma, los desperdicios o productos que deseche. En este punto, ya est cerca de ver el rostro de su enemigo. Peridicamente, mensual o bimensual, realice inventarios y mida los resultados de su gestin. Al valor del inventario que inicio el periodo de su anlisis, sume el monto de sus compras de comestibles entre las fechas que estudia y reste el valor del inventario al cierre de su estudio. Esto le mostrar el valor de los insumos empleados. Al sustraer de este monto los crditos al costo y los desperdicios obtendrn el costo neto consumido y podr compararlo con el consumo ideal. Cmo lo obtiene?, revise con detalle los platos que vendi durante los das que son objeto de evaluacin y multiplquelo por el costo correspondiente que guarda en su estandarizacin de recetas. Compare los resultados netos y del costo ideal y aparecer la desviacin con relacin a los parmetros establecidos. Si no posee estndares, jams podr conocer a su enemigo. Ahora, levntese de su asiento y ponga en prctica su proceso de control, consulte y hgase experto al final del da, lo que est buscando es el xito de su negocio. Una de las preocupaciones ms grandes para los dueos de un restaurante es como aumentar la rentabilidad. A pesar de que existen numerosas respuestas, todo podra resumirse en 3 formas concretas: Reduciendo el costo variable (costo de materia prima) Reduciendo el costo fijo Aumentando la facturacin En esta ocasin vamos a centrarnos en cmo lograr el primero de estos puntos: Reducir el Costo Variable, que suele ser un gran desafo para cualquier gerente gastronmico, debido a los innumerables motivos que lo acrecientan. En un Restaurante, se considera costo variable al costo de la materia prima utilizada para la elaboracin de platos, y si el establecimiento realiza envos a domicilio vende comida para llevar, tambin debe incluirse el costo del material descartable. Para establecer dichos costos lo primero que debe realizarse es la Receta Estndar de cada uno de los platos que se van a vender y luego poner mucha atencin en realizar un correcto seguimiento a cada uno de los siguientes puntos: 1. Seleccionar correctamente a los proveedores El principal objetivo a la hora de seleccionar un proveedor debe ser poder lograr buenos arreglos de compra, para esto ser necesario evaluar si se puede realizar grandes volmenes de compra negociar promociones y descuentos. (Por ej.: Para

las franquicias, uno de los valores agregados, en relacin a este tema, es la garanta de conseguir un precio diferencial, a partir de comprar un volumen mayor para toda la marca.) Adems, otro punto importante debe ser que el proveedor pueda cumplir con las especificaciones de compra dispuestas en la receta, es decir, que sea el que mejor responde a nuestros requerimientos. (Por ej.: Si se necesita frutillas para licuados, de nada le sirven las frutillas grandes de decoracin, sino que ms bien sera ideal encontrar quien asegure frutillas pequeas y sabrosas y el abastecimiento permanente de las mismas.) 2. No desperdiciar en forma desmedida La mayora de los alimentos experimentan dos modificaciones lgicas de volumen: Una en la limpieza y la otra en la coccin, ambas contempladas en la receta en forma porcentual. En este caso lo que deber cuidarse es que ese porcentaje sea respetado SIEMPRE de manera estandarizada. Algunas de las causas por las que no se respeta dicho porcentaje son: La ausencia el desconocimiento de una receta estandarizada. La falta de capacitacin del personal. La carencia de los elementos necesarios para un correcto desempeo el mal estado de los mismos. La compra de mercadera irregular (Ej.: Si en la receta del Lomo a la Crema se estableci un desperdicio del 25 %, deber chequearse que el proveedor entregue siempre lomos con esa merma) Conocidas estas circunstancias es preciso verificar no estar cometiendo alguna varias de estas y de ser as, tomar las medidas necesarias para corregirlas. 3. Realizar un correcto almacenamiento No ser lo suficientemente ordenado y cuidadoso puede derivar en los siguientes inconvenientes: - Que la mercadera se eche a perder - Que se pas el vencimiento y no se haya utilizado - Que se contamine con bacterias contamine a otros alimentos (lo que no solo incrementar el CV sino que tambin pondr en riesgo a la salud de los clientes)

Por esta razn, es indispensable el control en la recepcin de la mercadera, la que deber limpiarse por completo en las proximidades de la puerta de ingreso de la misma, es decir, NO INCORPORAR ALIMENTOS SUCIOS A LA COCINA DEL RESTAURANTE. Adems, realizada la limpieza deber almacenarse mediante el mtodo PEPS (Primero Entrado Primero Salido) sin excepcin. 4. Porcionar de manera estandarizada Una vez establecidas las porciones en la Receta Entandar, el costo y el precio se calculan a partir de dichos gramajes. Por ello, es fundamental, verificar que esas porciones sean SIEMPRE del mismo tamao. Para asegurar la paridad en las porciones es necesario que el personal est involucrado en la responsabilidad, es decir, una de las estrategias ms eficaces, es que todos uno de los responsables del grupo de trabajo perciba un % como premio al rendimiento (Ej.: Si se consigue un costo variable mensual menor al X % de la venta, el responsable recibir un X % ms en su salario, a modo de premio al alcance del objetivo propuesto.) Es importante tambin, como en el punto 2, proveer al personal de la informacin y elementos necesarios para su desempeo. 5. Revisar lo que se descarta En este punto debern cuidarse dos cuestiones: Quien decide lo que se descarta? Muchas veces, cualquier persona del negocio decide tirar mercadera aunque esta se encuentre en buenas condiciones para su venta, y las razones por las que esto ocurre son diversas: Puede ser que el personal desee comerla, o no est lo suficientemente capacitado para chequear su estado y ante la duda prefiera descartarla, o peor an, existan inconvenientes internos, muchas veces ajenos al establecimiento, y no le interese cuidar la mercadera, o simplemente se intente perjudicar a alguno de los encargados de la realizacin de la produccin. En estos casos es vital que se determine a un nico encargado en la toma de decisiones de este calibre y que dicho responsable est involucrado en los resultados de la operacin. (Al igual que en el punto anterior) Se reaprovecha la mercadera eficientemente? Una de las ventajas que tiene vender Materia Prima es que la misma puede reutilizarse, y lograr con pequeos cambios y un poco de imaginacin un

aprovechamiento muy beneficioso para nuestros costos. Es importante adems, ponernos en contacto con diferentes establecimientos que puedan estar interesados en nuestros descartes (Ej. El pan para hacer pan rallado el aceite quemado para comida de animales de granja, etc.) 6. Presupuestar la venta futura sobre una base slida Una de las bases ms importantes para evitar el desperdicio, es no producir en exceso, ya que ser muy difcil poder reaprovechar todos los sobrantes. Y paradjicamente, producir menos cantidad de la necesaria, tambin traer incrementos en los costos ya que se deber salir a comprar los faltantes de URGENCIA y pagar un monto superior al abonado a diario por los mismos. Por esta razn es indispensable llevar un historial de las ventas y estar muy alerta con las fechas especiales, feriados, etc., como as tambin con cuestiones ms cotidianas como un paro, un corte de calle, refacciones, etc. que puedan afectar la facturacin. 7. Controlar posibles robos y hurtos Desgraciadamente, en este punto, debe mencionarse que son innumerables las actividades por las que el personal puede realizar robos o hurtos de Materia Prima Comer mercadera que no est permitida, sacar alimentos del establecimiento para su consumo o reventa, servir a los clientes platos sin registrar, entre otros tantos. Para evitar estos inconvenientes - Establecer un men para el personal y respetarlo - Revisar los ingresos y egresos del personal - No ubicar al vestuario cerca de la cocina y controlar el acceso a los mismos - Unificar la facturacin y realizar dobles controles de lo solicitado. (Es decir: Quien toma la orden del plato, no debe ser quien lo prepara ni quien lo cobra) 8. Evitar la venta NO registrada En muchas ocasiones, dado el tamao del establecimiento, se deja de lado la idea de invertir en un buen sistema de facturacin y cobro, dejando esta labor en manos de personas de nuestra confianza. Sin embargo, el chequeo riguroso de estos registros, permitir no solo resguardar al establecimiento de posibles faltantes intencionales, sino que adems sern muy tiles para elaborar historiales reportes que luego facilitarn la realizacin de pronsticos, control de inventarios, etc. es preciso:

9. Fomentar el marketing interno y la venta sugestiva Uno de los mecanismos ms eficientes para mejorar el margen (y por ende REDUCIR el Costo Variable), es vender aquellos artculos que dejan ms rentabilidad. Para ello, lo primero ser buscar los platos ms rentables del negocio, es decir, teniendo el precio de venta, se calcular cual es el % que posee el costo de la mercadera (a partir de la receta estndar). Por ende, los platos que posean el menor % de CV sern los ms rentables. Una vez identificados los mismos, deben realizarse buenas herramientas de venta (cartas, atriles, backlight, etc.) como as tambin entrenar al personal para que ofrezca estos platos como primera alternativa. En conclusin, pese a que cuando se tiene una diferencia en el costo de mercadera pronosticado, cuando el inventario ideal no coincide con el real, en lo nico que se piensa es en Robo y Hurto, con este artculo queda aclarado que son muchas las razones que puede incrementar el CV y que la mejor manera para prevenir esta suba es Planificar con Receta Estndar, historiales; Organizar el trabajo, los horarios, la distribucin de los equipos; Coordinar la capacitacin y estandarizacin; Dirigir al personal , al abastecimiento y almacenamiento y Controlar TODO lo que se realice en el establecimiento. Stock mnimo: Es la cantidad a poseer en almacn al momento de hacer la compra Stock mnimo = C*D C = Cantidad requerida que se consume en un periodo D = Plazo normal de entrega Stock de seguridad: Es la cantidad a poseer en el almacn al momento de hacer los pedidos, teniendo en cuenta los potenciales riesgos. Stock de seguridad = (C + c) * (D + d) C = Cantidad requerida que se consume en un periodo c = Consumo adicional en el periodo D = Plazo normal de entrega d = Demora adicional de entrega Qu es la Estandarizacin? La estandarizacin es la creacin de una gua, un patrn, un modelo al cual seguir. Sobre muchas de las actividades que realizamos en las empresas de servicios de A y B podremos sumar beneficios que el cliente percibir como menos costosos con relacin a los de

nuestros competidores. Al incorporar estos beneficios creamos ventajas competitivas. Estas se logran cuando las empresas desarrollan sus actividades de forma menos costosa. La Estandarizacin es una va para conseguirla. Cuando mejoramos un proceso, una actividad, un procedimiento, debemos estandarizarlo para seguirlo como modelo y garantizar su repeticin y beneficios. Beneficios de la estandarizacin: uestro personal.

En las empresas de servicios de A y B establecemos estndares para:

presentacin). ciones y su valor) Las recetas son la descripcin de procedimientos y mtodos para la elaboracin de un producto. Cuando una receta ha sido desarrollada y probada en su totalidad, podemos sealar que est estandarizada. Preparamos recetas para alimentos y bebidas. No todos los productos los adquirimos en el mercado. En ocasiones realizamos preparaciones en la cocina que servirn para la elaboracin de un producto final. A estas recetas las llamamos base. A las que definen los procedimientos y mtodos para la elaboracin de un producto terminado las denominamos recetas estndar. Componentes de una receta . Nombre de Autor. Fecha. Porciones. Tamao de Ingredientes. Cantidad.

la

receta.

las

porciones.

Procedimientos. Notas. Costeo de recetas. La fijacin del costo. Rendimiento de los productos. Ajustes de recetas. La fijacin del costo es la determinacin de los gastos correspondientes a la produccin de una determinada unidad de venta. Pero la fijacin del costo no solo define estas cifras indispensables para establecer los pecios de los productos, tambin debe servir para establecer parmetros de calidad, presentacin, manejo de los productos, compras, formas de servicio, entre otros.