BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Tinjauan Umum Perusahaan

Adapun tujuan umum penulisan dari penelitian sistem dalam tugas akhir ini

sebagai berikut :

2.1.1. Sejarah Singkat Berdirinya Instansi

Tugas umum pemerintah terhadap rakyatnya adalah memberikan pelayanan

dalam rangka memenuhi dan memuaskan kebutuhan yang diinginkan oleh

masyarakat. Berdasarkan semua itu apatur dan organisasi pemerintah dituntut

untuk terus meningkatkan kemampuannya agar dapat memberikan pelayanan

terbaik bagi publik.

Lahirnya peraturan menteri dalam negeri Nomor 15 Tahun 2004 tentang

pedoman penyelenggarakan pengolahan tender satu pintu dan peraturan menteri

pendayagunaan apatur Negara Nomor PLR/21//M.PAN/05/2004 tentang pedoman

penyusunan standart pelayanan publik adalah bukti nyata keseriusan di tengah

masyarakat luas di Indonesia khususnya di Kabupaten Labuhanbatu. Terbitnya

undang – undang Nomor 32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah telah diberikan

kewenangan yang cukup luas dan pembukaan peluang bagi pemerintah daerah

untuk mengembangkan segala potensi masing – masing yang ada di daerahnya.

8
 9

2.1.2. Lokasi Kantor

Lokasi penelitian dilakukan di Kantor Cipta Karya dan Tata Ruang

Kabupaten Labuhanbatu. Waktu penelitian dilakukan mulai tanggal 01 Mei

sampai dengan 10 Juni 2013.

2.1.3. Aktifitas Instansi

Setiap badan Instansi atau Perusahaan tertentu pasti memiliki arah dan

tujuan sebagai pimpinan dan pegawai untuk meningkatkan cara kerja dan kwalitas

badan yang telah di luangkan dalam visi dan misi instansi.

A. Visi

“Memberikan pelayanan yang terbaik dan tepat waktu kepada masyarakat”

B. Misi

a. Membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang

tata ruang pada dinas Cipta Karya dan Tata Ruang Kabupaten

Labuhanbatu.

b. Melaksanakan sebagai Dinas Cipta Karya dalam memberikan

pelayanan Administrasi Umum, Kepegawaian dan Perencanaan di

lingkungan.

2.1.4. Struktur Organisasi Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang

Struktur organisasi adalah bagan yang menggambarkan hubungan kerja

antara dua orang atau lebih pada tugas yang saling berkaitan untuk mencapai

suatu tujuan tertentu. Struktur organisasi dapat dilihat pada Gambar berikut :
 10

Kepala Dinas

Sekertariat
Kelompok Jabatan
Fungsional

Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian

Umum Program keuangan

Bidang Tata Ruang Bidang Bangunan Bidang Pertamanan

Dan Permukiman Dan Perkantoran

Seksi Perencanaan Seksi perumahan Dan Seksi Pertamanan

Kota Gedung

Seksi Perencanaan Seksi Prasarana Seksi Listrik

Wilayah pemukiman perkantoran

Seksi Pemetaan Seksi Pemeliharaan Seksi Pemeliharaan

gedung dan Prasarana
Pemukiman

Unit Pelaksana
Teknik Dinas

Gambar 2.1. Struktur Organisasi

 11

1. Kepala Dinas

Uraian tugas – tugas dan wewenang dari Kepala Dinas adalah sebagai

berikut :

1. Melaksnakan perumusan kebijakan teknis dibidang pengolahan tata

ruang dinas Cipta Karya Dan Tata Ruang,

2. Memberikan dukungan terhadap penyelengaraan pemerintahan daerah

dibidang pengolahan tata ruang

3. Menyelengarakan kebijakan dan pembinaan di bidang pengolahan tata

ruag pada dinas Cipta Karya Dan Tata Ruang.

4. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan atasan.

2. Sekretariat

Uraian tugas – tugas dan wewenang dari Sekretariat adalah sebagai berikut:

1. Menyelengarakan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian,

perlengkapan dan kerumahtanggaan di lingkungan dinas,
2. Mengkordinasikan penyusunan laporan kegiatan dan keuangan Dinas
Cipta Karya.
3. Memimpin dan mengkordinasikan kegiatan di secretariat Dinas Cipta
Karya.
4. Mengkordinasikan administrasi kegiaatan bidang pada Dinas Cipta
Karya.

3. Seksi Penataan Perkantoran

Uraian tugas – tugas dan wewenang dari Seksi Penataan Perkantoran adalah

sebagai berikut :
 12

1. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian;

2. Menyelengarakan Administrasi surat menyurat termasuk penanganan

arsip di lingkungan dinas cipta karya;

3. Melakukan Pengendalian pelaksana tata naskah dinas cipta karya

4. Melaksanakan pengolahan administrasi kepegawaian;

5. Menyelngarakan urusan ketertiban, keamanan, keberisihan dan

keindahan kantor

4. Bidang Sub Bagian Program

Uraian tugas – tugas dari Bidang Sub Bagian Program adalah sebagai beikut

1. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Program.

2. Merumuskan penyusunan kebijakan standart pelayanan minimal (SPM)

Dinas Cipta Karya

3. Mengkordinasikan dan mempersiapkan penyusunan rencana strategis

dinas cipta karya.

4. Menyusun jadwal rencana kegiatan tahunan Dinas Cipta Karya

5. Bidang Sub Bagian Keuangan

Uraian tugas – tugas dari Bidang Sub Bagian Keuangan adalah sebagai

beikut :

1. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Keuangan.

 13

2. Menghimpun dan mengelola data serta informasi dalam rangka penata

perusahaan keuangan.

3. Meneliti dan menelaah dokumen pelaksanaan anggaran (DPA) dan

anggaran kas dalam rangka penata usahaan keuangan anggaran badan.

Dengan demikian struktur organisasi dan uraian tugas yang telah ditetapkan

dapat menciptakan suasana kerja yang baik dan akan terhindar dari suasana

tumpang tindih dalam perintah dan tanggung jawab. Bentuk organisasi ini

dipengaruhi oleh badan usaha, jenis usaha, dan besarnya usaha serta sistem

produksi perusahaan tersebut.

2.2. Pengertian Data Dan Informasi

2.2.1. Pengertian Data

Kata data berasal dari DATUM yang berarti materi atau kumpulan fakta

yang dipakai untuk keperluan suatu analisa, diskusi, presentasi ilmiah, atau tes

statistik. Bila dilihat dari menurut asal sumbernya, data dibagi menjadi 2

kelompok, yaitu data primer dan data sekunder. Sehingga setiap penelitan pasti

memerlukan data sebagai bahan analisa.

2.2.2.Pengertian Informasi

“Menurut Raymond Mc. Leod informasi itu sebagai data yang telah

diolah menjadi bentuk yang lebih bermakna bagi penerimanya. Alat pengolah

informasi dapat meliputi elemen komputer, elemen non komputer atau

kombinasinya.”1
 14

1.
Http://alamtekno.blogspot. com/2013/05/pengertian – defenisi –informasi. Html Hal. 1
“Sedangkan menurut Gardon B. Davis, informasi adalah sebagai data

yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerima

untuk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan datang. Informasi

mempunyai ciri benar atau salah, baru, tambahan dan korektif.”2

Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat seagai

tanda, atau sinyal bardasarkan gelombang. Informasi adalah jenis acara yang

mempengaruhi suatu negara dari sistem dinamis.

Informasi bisa juga dikatakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari

pembelajaran, pengalaman, atau intruksi. Namun demikian, istilah ini memiliki

banyak arti bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat de

ngan konsep seperti arti pengetahuan negentropy, persepsi, stimulus, komunikasi,

kebenaran, representasi, dan ransangan mental. Informasi yang berupa koleksi

data dan fakta sering kali dinamakan informasi statistik.

Laporan laba rugi dan neraca merupakan bentuk informasi, sementara angka –

angka di adalamnya merupakan data yang telah diberi konteks sehingga menjadi

punya makna dan manfaat.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Perkataan sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “ sistema ’’ yang berarti

kesatuan adalah sekumpulan objek, alat dan metode atau aturan – aturan yang

berhubungan satu dengan yang lainnya secara fungsional dengan berkerja sama

untuk mencapai tujuan yang berhubungan satu dengan yang lainnya secara
 15

2
Ibid.
fungsional dengan berkerja sama untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan. Sedangkan pengertian informasi adalah data yang telah diproses

menjadi bentuk yang memiliki makna bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu

nilai yang bermanfaat. Jadi pengertian dari Sistem Informasi adalah kumpulan

informasi di dalam sebuah basis data yang mengguanakan model dan media

teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah

organisasi.

Roldan dan Leal ( 2003 ) mengembangkan suatu model penelitian berbasis pada
model sistem informasi milik Delone dan Mc Lean dan mengujinya di bidang
sistem informasi eksukitif. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menguji
validitas dari model adaptasinya yang mempelajari ketergantungan antara
variabel – variabel dan menguji kekuatan prediksinya.3
Suatu sistem informasi eksekutif didefenisikan sebagai suatu sistem informasi

berbasis komputer dirancang untuk menyediakan eksekutif dengan informasi

internal dan eksternal yang mudah diakses yang relevan dengan kegiatan –

kegiatan manejemen.

“Penelitian ini menggunakan konsep – konsep dimensi dampak individual

dan dampak organisosional yang diambil dari penelitian Leidner ( 1996 ), dan

Leidner dan Elam ( 1994 – 1995 ).”4

Sistem informasi dapat juga di anggap sebagai bahasa semi formal yang

mendukung manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan.

3
Broadcastvecha.blogspot.com/.../komponen sistem informasi berbasis komputer. Html.
4
HM Jogiyanto, Prof.,Akt.,MBA.,Ph.D.Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi,
C.V Andi Offset. 2007 Hal 120.
 16

Sistem informasi merupakan fokus utama dari studi untuk displin sistem informasi

dan organisasi informatika.

2.4. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan kumpulan merupakan kumpulan dari sub – sub

sistem yang saling berhubungan satu sama lain, dan bekerja sama secara hermonis

untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasiyang

berguna.Sub – sub sistem merupakan pengelompokkan dari beberapa komponen

yang lebih kecil, bagaimana mereka berkelompok tergantung kepada interprestasi

mereka. Karena itu adanya variasi dalam pengelompokkan jangan di jadikan

masalah, yang penting disini adalah semua sub komponen yang mereka

kelompokkan kalau dirinci pada dasarnya sama. Karena di dalam suatu sistem

informasi kalau satu unsur tidak ada maka sistem informasi tersebut mungkin

tidak akan terwujud terlepas dari bagaimana pengelompokkan tersebut

dilakukan.ada delapan komponen dalam sistem informasi :

a. Komponen Input

Peralatan input merupakan alat – alat yang dapat digunakan unutuk

memasukkan data ke dalam komputer. Ada beberapa contoh peralatan yang

dapat digunakan untuk memasukkan data, seperti untuk memasukkan data

berbentuk teks (ASCII) atau berbentuk imege (gambar), suara, video,

(gambar bergerak dan suara) dan penunjuk (pointer). Alat – alat ini

umumnya baru bias bekerja kalau ada driver (hardware dan software) yang

berbentuknya terpisah atau built in dalam motherboad.

 17

b. Komponen Model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model

matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di

basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran

yang diinginkan.

c. Komponen Output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi

yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai

sistem.

d. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e. Komponen hardware

Komponen Hardware berperan penting sebagai suatu media

penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat

untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data

dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem

informasi. Dan perlu kita diketahui hardware tidak menentukan tapi

membantu jalannya sistem informasi menajemen / akuntansi. Pembahasan

mengenai hardware akan berkurang maknanya saat kita mencoba

 18

menterjemahkannya kedalam bahasa indonesia menjadi perangkat keras.

Akibat kita sering mendengar semua yang keras – keras disebut sebagai

hardware.

f. Komponen software

Software merupakan kumpulan dari program – program yang

digunakan untuk menjalankan komputer. Sedangkan yang di maksud dengan

program adalah serangkaian intruksi atau perintah kepada komputer yang

dilakukan secara sistemetis. Software berfungsi sebagai tempat untuk

mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware

untuk menciptakan suatu informasi.

g. Komponen basis data

Manajemen data merupakan bagian dari menajemen sumber daya

informasi yang membantu perusahaan agar sumber daya informasi yang

dimilikinya mencerminkan secara akurat sistem phisik yang diwakilinya.

Masalah yang dihadapi dalam menajemen data ini seringkali diawali dengan

masalah menentukan data apa yang harus dimasukan untuk diolah.

h. Komponen control

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,

api, temperature, air, debu, kecurangan – kecurangan, kegagalan – kegagalan

sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal

 19

yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi

kesalahan – kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.5. Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi

manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan – kebutuhan

informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan – kegiatan

untuk masing – masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang

diambilnya.

Berdasarkan pada pengertian – pengertian di atas, maka terlihat bahwa

tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya

organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan

manajemen, baik yang meyangkut keputusan – keputusan rutin maupun keputusan

– keputusan yang strategis.

Menurut Jogianto H.M, (2005: 697) menyatakan bahwa “sistem infoemasi dapat
didefinisikan seagai suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan
kombinasi dari orang – orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur – prosedur,
dan pengendalian yang ditunjukan untuk mendapatkan jalur komunikasi
penting, memproses tipe, transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada
manajemen dan lainnya terhadap kejadian – kejadian internal dan eksternal
yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan
keputusan yang cerdik.5

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola

organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas –

tugas organisasi.

5
Ibid. hal 69.
 20

Beberapa manfaat atau fungsi dari sistem informasi antara lain adalah

sebagai berikut:

a. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan

akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem

informasi.

b. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan

sistem informasi secara kritis.

c. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

d. Mengidentifikasi kebutuhan – kebutuhan akan keterampilan pendukung

sistem informasi.

e. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

f. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi – konsekuensi ekonomis

dari sistem informasi dan teknologi baru.

g. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan

pemeliharaan sistem.

h. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi –

transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai

salah satu produk atau pelayanan mereka.

i. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek – cek

nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi

yang terjadi.
 21

2.6. Tinjauan Umum Tentang Visual Basic

2.6.1. Sejarah Visual Basic

Menurut Daryanto (2003:13) Visual Basic 6.0 adalah suatu develompment tool
untuk membangun aplikasi dalam lingkaran windows. Dalam pengembangan
aplikasi Visual Basi 6.0 menggunaka pendekatan visual untuk merancang user
interface dalam bentuk form, sedangkan untuk kondingnya menggunakan dialek
basic yang cenderung mudah dipelajari.6

Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman komputer.

Bahasa pemrograman adalah perintah – perintah atau intruksi yang dimengerti

komputer yang melakukan tugas – tugas tertentu. Visual Basic merupakan

pengembangan terakhir dari bahasa BASIC (Beginner’s All – purpose symbolic

Instuction Code)

“Bahasa BASIC (Beginner’s All – purpose symbolic Instuction Code)

diciptakan oleh Professor John Kemeny dan Thomas Kurtz dari Kampus

Darmouth pada pertengahan tahun 1960 – an ( Deitel&Deitel, 1990 ).”7

Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang cukup mudah dipelajari bagi

programmer pemula yang baru ingin belajar program. Beberapa kemampuan atau

manfaat dari Visual Basic diantaranya seperti :

1. Untuk membuat program aplikasi berbasis Windows

2. Untuk membuat objek – objek pembantu program seperti misalnya

Kontrol ActiveX, file Help, aplikasi internet dan sebagainya.

6
Yrama Widya. Belajar Komputer Visual Basic 6.0, PT. Elex Media Kompotindo,
Bandung, 2003, Hal 45
7
HM Jogiyanto, Prof.,Akt.,MBA.,Ph.D, op.cit., hal 84
 22

3. Menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat executable

atau langsung dapat dijalankan.

Sejak dikembangkan pada tahun 80 – an, Visual Basic kini telah mencapai

versinya yang ke – 6. Beberapa keistimewaan utama dari Visual Basic 6 ini

diantaranya seperti :

1. Tambahan control – control baru yang lebih cangih serta peningkatan

kaidah struktur bahasa Visual Basic.

2. Sarana akses data yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi

database yang berkemampuan tinggi.

3. Visual Basic memiliki beberapa versi atau edisi yang disesuaikan

dengan kebutuhan pemakainya.

2.6.2. Komponen Visual Basic

Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman tingkat tinggi dimana,

bahasa yang dapat dimengerti oleh manusia dalam mempergunakanya. walaupun

bahasa yang dapat dimengerti manusia belum tentu kita semua dapat

mempergunakanya, untuk menggunakan bahasa pemrograman visual basic,

sebaiknya kita terlebih dahulu mengetahui komponen yang dipakai visual basic

untuk membuat suatu program, maka dari itu saya ingin membagikan sedikit

pengetahuan saya tentang visual basic. berikut merupakan komponen – komponen

yang ada pada visual basic :

1. Form Design Merupakan area yang disediakan untuk pengguna

melakukan perancangan dalam pembuatan program atau apikasi.

 23

Gambar 2.2. Tampilan form Visual Basic 6.0

2. Code Window merupakan area yang disediakan untuk pengguna dalam

melakukan penulisan code program yang akan dibuat.

Gambar 2.3. Tampilan jendela Code Pada Visual Basic 6.0

3. Menu Bar merupakan daftar menu yang berisi daftar perintah – perintah

yang dapat digunakan saat bekerja membuat program.

Gambar 2.4. Menu Bar pada Visual Basic 6.0

 24

4. Tool Bar merupakan suatu alat yang digunakan untuk mengakses secara

cepat perintah – perintah dalam menu bar.

Gambar 2.5. Tool Bar Pada Visual Basic

5. Tool Box merupakan daftar alat yang digunakan untuk mendesain

tampilan program dan aplikasi yang akan dibuat.

Gambar 2.6. Tool Box pada Visual Basic

Keterangan dari Toolbox pada Gambar 2.6. diatas:

Commond Button Digunakan untuk membuat tombol.

Label Digunakan untuk membuat text

seperti judul dan sebagainya
 25

Pointer Digunakan untuk memilih

komponen

Digunakan untuk membuat kontrol

ComboBox kombinasi antara edit box dan list
box. pilihannya dengan cara
menuliskannya atau mengklik.

Data Digunakan untuk menghubungkan

database ke form

Frame Digunakan untuk membuat bingkai.

Untuk menghubungkan data ke

DBGrid
table, agar table tersebut dapat terisi
dengan otomatis.

Image/ Picture Box Digunakan untuk menampilkan

gambar, icon

Text Box Digunakan untuk mengentrikan atau

mengubah teks.

Digunakan untuk menampilkan

Listbox
daftar pilihan yang bisa dipilih.
Pilihan bisa hanya satu, & lebih.

Ole (Object Lingking and Untuk menjalankan program

aplikasi windows yang lain ke
Embedding ) dalam program aplikasi yang kita
buat.

HScrollBar dan Digunakan untuk membentuk Scroll

yang berdiri sendiri.
VScrollBar

Control waktu yang berfungsi untuk

proses background yang diaktifkan
Timer
berdasarkan interval waktu tertentu.
kontrol ini nonvisual dan tidak
terlihat oleh pemakai (user).
 26

6. Project Explorer merupakan daftar tampilan form dan module yang ada

pada project yang aktif.

Gambar 2.7. Project Explorer pada Visual Basic 6.0

7. Property Window merupakan alat yang digunakan untuk mengatur

property dari suatu program atau aplikasi yang sedang dibuat.

Gambar 2.8. Project Propertis Pada Visual Basic

 27

2.7. Basis data (Database)

“Menurut “ Stephens dan Plew ( 2000 ), adalah mekanisme yang digunakan

untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita

gunakan sehari – hari untuk beragai alasan. Dengan basis data, pengguna

dapat menyimpan data secara terorganisasi”.8

Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri

(query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management

system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi. Istilah "basis

data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas,

memasukkan hal – hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data

komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum

revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang

berhubungan dengan bisnis. Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari

catatan – catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki

penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini

disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan

hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi

skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data

atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional,

yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel –

tabel
 28

8
Http://informatika . Web. Id /pengertian Basis Data. Html

yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom

(definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model

ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar

tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan

cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data – data yang saling

berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem

manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya

sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data

untuk kedua arti tersebut.

Lingkungan basis data adalah sebuah habitat di mana terdapat basis data untuk
bisnis. Dalam lingkungan basis data, pengguna memiliki alat untuk mengakses
data. Pengguna melakukan semua tipe pekerjaan dan keperluan mereka
bervariasi seperti menggali data (data mining), memodifikasi data, atau
berusaha membuat data baru. Masih dalam lingkungan basis data, pengguna
tertentu tidak diperbolehkan mengakses data, baik secara fisik maupun logis’.
(Koh, 2005, dalam Janner Simarmata & Imam Paryudi 2006: 33).9

2.8. Microsoft Access

Microsoft Indonesia pada awal tahun 2007 secara resmi mengeluarkan paket

program aplikasi 2007 Microsoft Office System yang dikeluarkan dalam beberapa

edisi, yaitu Microsoft Office Professional 2007, microsoft office professional plus

2007, dan microsoft office enterprise 2007 yang di dalamnya tersedia microsoft

office access 2007.

 29

9
Http://Tomdjoke.Blogspot.Com/2010/12/Apakah – Manfaat – Sistem – Informasi.Html
Microsoft office access 2007 merupakan program aplikasi data base terbaru,

terlengkap dan paling populer saat ini. Microsoft office access 2007 anda dapat

merancang, membuat dan mengelola database dengan secara mudah dan cepat.

Microsoft office access dapat menggunakan data yang tersimpan di dalam format

microsoft office access, microsoft jet database engine, microsoft sql server, oracle

database, atau semua kointener basis data yang mendukung standar ODBC.

a. Sejarah

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November

1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993.

Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan

Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi

Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte

lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8

megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft

Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran

1.44 megabyte.

Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah

basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana

data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data

melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat

itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700
 30

megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa

beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno

atau konfigurasi yang tidak benar.

Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali

adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan

Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka

yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat

purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen

bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama –

sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini

dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan

secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh

keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir

saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

b. Penggunaan

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis – bisnis kecil

dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin

juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para

programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk

menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat

digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang

disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet

 31

Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server

Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang

disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki

kemampuan yang lebih tinggi.

Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan

Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat

(digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool),

khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang

lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.

Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui

jaringan sehingga aplikasi – aplikasi yang digunakan oleh banyak

pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data

yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access

(form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat

digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh

sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet

Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft

Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk

lainnya yang mendukung ODBC.

c. Fitur

Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif

programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman

Structured Query Language (SQL); query dapat dilihat dan disunting

 32

sebagai statemen – statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan

secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara

langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat

mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA

dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk

mengaplikasikan konsep berorientasi objek.

Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang

merupakan sebuah versi mini dari Microsoft SQL Server 2000,

dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan dapat

digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet

Database Engine.

Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang

komplit, Microsoft JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger

dan stored procedure. Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang

menggunakan Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah

sintaksis yang mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa

parameter, dengan sebuah cara seperi halnya sebuah stored procedure,

meskipun prosesur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah pernyataan tiap

prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode

yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel

basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi dilakukan hanya

dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan sesuatu hal yang

umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass – through

 33

dan teknik lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored

procedure di dalam RDBMS yang mendukungnya.

Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung

oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur – fitur yang

berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/struktur data yang

digunakan Access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat

koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server,

ketimbang menggunakan Microsoft JET Database Engine. Sehingga,

dengan menggunakan ADP, adalah mungkin untuk membuat hampur

semua objek di dalam server yang menjalankan mesin basis data

tersebut (tabel basis data dengan constraints dan trigger, view, stored

procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang disimpan di dalam

berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul, sementara untuk

tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang

membelakangi program tersebut.

d. Pengembangan Dengan Access

Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena

semua tabel basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam

berkas basis data miliknya (*.MDB). Untuk membuat Query, Access

menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang

mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus

mengetahui bahasa pemrograman SQL. DI dalam Query Design Grid,

para pengguna dapat memperlihatkan tabel basis data sumber dari

 34

query, dan memilih field – field mana yang hendak dikembalikan oleh

proses dengan mengklik dan menyeretnya ke dalam grid. Join juga

dapat dibuat dengan cara mengklik dan menyeret field – field dalam

tabel ke dalam field dalam tabel lainnya. Access juga mengizinkan

pengguna untuk melihat dan memanipulasi kode SQL jika memang

diperlukan.

Bahasa pemrograman yang tersedia di dalam Access adalah

Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), seperti halnya dalam

beberapa aplikasi Microsoft Office. Dua buah pustaka komponen

Component Object Model (COM) untuk mengakses basis data pun

disediakan, yakni Data Access Object (DAO), yang hanya terdapat di

dalam Access 97, dan ActiveX Data Objects (ADO) yang tersedia

dalam versi – versi Access terbaru.

Gambar 2.9. Tampilan Microsoft Access

 35

2.9. Tipe Data

Field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe

data dalam Access, yaitu :

1. Text

Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos,

telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya.

2. Memo

Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak

bisa diurutkan/diindeks.

3. Number

Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan

untuk proses perhitungan matematis.

4. Date/Time, di guanakan tanggal dan waktu, dan berisi nilai data tanggal

dan waktu untuk tahun 100 sampai dengan 9999.

5. Currency, digunakan untuk nilai dan data bilangan dalam perhitungan

matematis termasuk data dengan 1 sampai 4 angka dibelakang tanda

desimal.

6. Auto Number (Menampilkan nomer urut secara otomatis).

7. Yes atau No (Data dalam bentuk logika True or False, On atau Off).

8. OLE Object.

OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file

suara. Atau menyimpan data dalam bentuk gambar.

 36

9. Hyperlink (Digunakan sebagai alamat hyperlink dalam jaringan web)

10. Lookup Wizard Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field,

maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar

nilai yang ditampilkan dalam combo box.