Jurnal Teknologi Informasi (JALTI)

Politeknik Praktisi Bandung

Volume 5 - Nomor 2- Bulan November 2021
Email : uppm@praktisi.ac.id

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BERKAS KELUAR REKAM

MEDIS DI PUSKESMAS BALEENEDAH

Dapis Baharudin1, Riky Faza2, Leni Herfiyanti3

1
Politeknik Piksi Ganesha Bandung, dapisbaharudin56@gmail.com
2
Politeknik Piksi Ganesha Bandung, riky.faza@piksi-ganesha-online.ac.id
3
Politeknik Piksi Ganesha Bandung, leni.herfiyanti@piksi-ganesha-online.ac.id

ABSTRACT
This study aimed to design and build the implementation of a medical record exit file information system
with a case study at the Baleendah Health Center. The data collection technique used were by conducting
interviews, observations and completed by literature study which had related with the problems.
Software development methods was made using prototype. From the research conducted, there are
factors that hinder the medical record file information system because it still uses the manual method using
paper media which is felt to be less effective and efficient so that there are often recording errors, missing
data, and reporting delays. Therefore, in this research, a medical record file information system design
was made using Data Flow Diagrams (DFD) and implemented with Visual Basic.Net 2010 programming
language and Microsoft Access as a database. Testing the application using a black box. With this
application as a means of processing data files out of medical records, it is expected that the data
processing process can run quickly and optimally.

Keywords : Design, Information System, medical record exit file, Data Flow Diagram

ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun implementasi sistem informasi berkas keluar
rekam medis dengan studi kasus di Puskesmas Baleendah. Teknik pengumpulan data yang digunakan
dengan cara melakukan wawancara, observasi dan dilengkapi dengan kajian pustaka yang memiliki
relevansi dengan pokok permasalahan. Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan adalah
prototype. Dari penelitian yang telah dilakukan,terdapat faktor yang menghambat sistem informasi berkas
keluar rekam medis karena masih menggunakan cara manual menggunakan media kertas yang dirasakan
kurang efektif dan efisien sehingga sering tercada kesalahan pencatatan, data hilang, dan keterlambatan
pelaporan. Oleh karena itu, dalam penelitian ini dibuat suatu perancangan sistem informasi berkas keluar
rekam medis menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dan diimplementasikan dengan bahasa
pemrograman Visual Basic.Net 2010 serta Microsoft Access sebagai database. Pengujian aplikasi
menggunakan blackbox. Dengan adanya aplikasi ini sebagai sarana pengolahan data berkas keluar rekam
medis maka diharapkan proses pengolahan data tersebut dapat berjalan cepat dan optimal.

Kata Kunci : Perancangan, Sistem Informasi, Berkas Keluar Rekam Medis, Data Flow Diagram

PENDAHULUAN adalah dengan mengadakan pelayanan

Puskesmas adalah institusi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat.
Salah satu upaya peningkatan mutu
pelayanan kesehatan di sarana pelayanan
kesehatan seperti Puskesmas dan puskesmas
Rekam Medis seperti yang tertuang dalam
PERMENKES RI No.
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis. Sedang Rekam Medis menurut
PERMENKES No.
269/MENKES/PER/III/2008 berarti “Rekam
Medis adalah berkas yang berisikan catatan
dan dokumen tentang identitas pasien,
 Jurnal Teknologi Informasi (JALTI)
Politeknik Praktisi Bandung
Volume 5 - Nomor 2- Bulan November 2021
Email : uppm@praktisi.ac.id
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayan lain yang telah diberikan kepada
pasien”. Oleh karena itu informasi dalam
Rekam Medis menjadi prioritas utama milik
pasien yang harus terjaga kerahasiaannya
sehingga hanya boleh dikeluarkan oleh
dokter penanggung jawab pasien.
Dengan semakin berkembangnya
peranan teknologi informasi dalam dunia
kesehatan, sangat diharapkan untuk
menghasilkan sistem informasi yang
mendukung kegiatan Puskesmas. Kebutuhan
akan kecepatan dan ketepatan dalam
pemrosesan informasi merupakan alasan
utama mengapa teknologi informasi sangat
dibutuhkan dalam aktifitas pelayanan rekam
medis di Puskesmas. Kecepatan penyajian
informasi berpengaruh besar terhadap
kualitas pelayanan kesehatan. Hal ini dapat
membuat tempat pelayanan kesehatan
berupaya memberikan pelayanan terbaik bagi
pasien. Salah satunya pelayanan berkas
keluar rekam medis.
Berkas Keluar rekam medis di
Puskesmas digunakan untuk keperluan
internal ataupun eksternal yang meliputi
keperluan dalam aspek kegunaan rekam
medis seperti aspek administrasi, medis,
hukum, keuangan, penelitian dan pendidikan.
Oleh karena itu, Puskesmas perlu memiliki
prosedur tetap tentang berkas keluar rekam
medis yang bertujuan untuk melindungi
kerahasiaan isi rekam medis termasuk bila
rekam medis rusak, hilang dan digunakan
oleh pihak yang tidak bertanggung jawab
maka hal tersebut menjadi tanggung jawab
penuh petugas penyimpanan (Depkes RI,
2006).
Puskesmas Baleendah merupakan
salah satu sarana pelayanan kesehatan yang
beralamat di jl. Banjaran No. 103, Kecamatan
Baleendah, Kabupaten Bandung.
Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan,
penyimpanan rekam medis pada bagian
penyimpanan di Puskesmas masih belum
memenuhi standar prosedur yakni terkait
rekam medis salah satunya saat mendata
berkas rekam medis keluar dari ruang rekam
medis. Berkas dapat di akses oleh pihak
selain petugas rekam medis dan dapat di
pinjam demi kelancaran administrasi, tracer
di pakai hanya untuk tanda apabila kepala
rekam medis meminjam berkas rekam medis
untuk diperiksa oleh karena itu sering
terjadinya misfile dan juga duplikasi berkas
rekam medis karena disaat pengambilan
berkas oleh petugas penyimpanan tidak
menggunakan tracer untuk tanda bila berkas
tersebut keluar, dan jika petugas mendapat
kendala dalam pencarian berkas petugas
hanya dapat mengakses sistem informasi
kunjungan pasien dan sistem tersebut masih
belum efektif.
Berdasarkan permasalahan tersebut,
Penulis tertarik untuk merancang dan
membangun implementasi sistem informasi
berkas keluar rekam medis dengan studi
kasus di Puskesmas Baleendah.
LITERATUR REVIEW
A. Pengertian Puskesmas
Berdasarkan UU No 44 Tahun
2009 tentang Puskesmas menyebutkan
bahwa Puskesmas adalah institusi
pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna (meliputi promitf, preventif,
kuratif, dan rehabilitative) dengan
menyediakan pelayanan rawat inap,
rawat jalan, dan gawat darurat.
Menurut keputusan Menteri
Republik Indonesia No.
983.MENKES/SK/1992 mengenai
pedoman Puskesmas umum memberikan
pelayanan kesehatan yang bersifat dasar,
spesialistik dan sub spesialistik,
sedangkan pengertian Puskesmas Umum
Pemerintah adalah Puskesmas baik
pusat, daerah, departemen pertahanan,
dan keamanan maupun Badan Usaha
Milik Negara (BUMN).
Berkas Keluar rekam medis
merujuk pada Permenkes No.
 Jurnal Teknologi Informasi (JALTI)
Politeknik Praktisi Bandung
Volume 5 - Nomor 2- Bulan November 2021
Email : uppm@praktisi.ac.id
269/MENKES/PER/III/2008 tentang
Rekam Medis, bahwa yang berhak
meminjam rekam medis hanya dokter
yang merawat.
B. Berkas Keluar Rekam Medis
Menurut Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesi No.
269/MENKES/PER/III/2008 pasal 1
ayat 1 rekam medis adalah “Berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pengobatan, tindakan,
dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien
Seperti yang tertuang dalam
Permenkes 269 tahun 2008 pada pasal 2
yaitu :
1. Rekam medis harus dibuat secara
lengkap tertulis dan jelas atau secara
elektronik.
2. Penyelengaraan rekam medis dengan
menggunakan teknologi informasi
elektronik diatur lebih lanjut dengan
peraturan sendiri
3. Dengan permenkes tersebut yang
menyatakan bahwa rekam medis
dapat berupa rekam medis
konvensonal maupun sacara
elektronik.
C. Pengertian Perancangan Sistem
Perancangan merupakan suatu
pola yang diciptakan untuk menjadi
solusi dalam mengatasi masalah yang
dihadapi baik oleh perusahaan,
organisasi atau lembaga setelah
dilakukan analisis terlebih dahulu.
Menurut AL-Bahra bin Ladjamudin
(2013:39) Perancangan adalah suatu
kegiatan yang memiliki tujuan untuk
mendesain sistem baru yang dapat
menyelesaikan masalah-masalah yang
dihadapi perusahaan yang di peroleh
dari pemilihan alternatif sistem yang
terbaik.
Sedangkan Sistem adalah
kumpulan dari sub-sub sistem, elemen-
elemen, prosedur-prosedur yang saling
berintregasi untuk mencapai tujuan
tertentu, seperti informasi, target atau
gol (Hapzi, 2010:7). Secara umum
sistem informasi dapat didefinisikan
suatu sistem yang dapat dibuat oleh
manusia yang terdiri dari komponen-
komponen dalam organisasi untuk
mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan
informasi. Sekumpulan prosedur
organisasi yang pada saat dilakukan akan
memberikan informasi bagi pengambil
keputusan dan/ atau untuk
mengendalikan organisasi.
Tahapan Perancangan/ desain
sistem mempunyai tujuan utama, yaitu
untuk memenuhi kebutuhan kepada
pemakai system dan untuk memberikan
gambaran yang jelas dan rancang bangun
yang lengkap kepada pemprogram
komputer dan ahli-ahli teknik yang
terlibat.
METODE PENELITIAN
Dalam proses pengumpulan data
penelitian, Penulis menggunakan metode
penelitian kualitatif dengan pendekatan
deskriptif, dimana menurut Sugiyono
(2005:1), metode penelitian kualitatif adalah
metode penelitian yang digunakan untuk
penelitian pada kondisi objektif yang alamiah
dimana peneliti adalah sebagai instrumen
kunci, teknik penelitian data dilaksanakan
secara gabungan, analisa data bersifat
induktif, hasil penelitian lebih menekankan
pada makna dari pada generalisasi. Dalam
penelitian ini juga menggunakan metode
penelitian deskriptif. Metode deskriptif
adalah gambaran semua data yang kemudian
dianalisis dan dibandingkan berdasarkan
kenyataan yang sedang berlangsung dan
mencoba untuk memberikan pemecahan
selanjutnya.
Pada tahap perancangan, penulis
menggunakan metode pengembangan
prototype. Pada model prototype meliputi
proses-proses yaitu pengumpulan kebutuhan,
perancangan dan evaluasi prototype. Selain
 Jurnal Teknologi Informasi (JALTI)
Politeknik Praktisi Bandung
Volume 5 - Nomor 2- Bulan November 2021
Email : uppm@praktisi.ac.id

itu, sistem akan diuji menggunakan metode

black box. Metode black box ini bertujuan
untuk memeriksa program setelah selesai
dirancang, guna untuk mengetahui aplikasi
berfungsi dengan baik, dan bekerja secara
efisien. Dengan menentukan tujuan dan
kebutuhan yang akan dibutuhkan, kemudian
membuat perancangan resume medis yang
dibangun agar dapat berjalan dengan baik
pada tahap implementasi dan melakukan
evaluasi prototype perancangan sistem
informasi yang dibuat. Rancangan yang
dihasilkan berupa flowmap, DFD, ERD dan
rancangan antarmuka.
Membangun/
Memperbaiki
Mock-Up

Pelanggan
Mendengarkan Melihat/Men
Gambar guji
Pelanggan1. Ilustrasi Model Mock-
Prototyping
Up
HASIL PENELITIAN DAN
PEMBAHASAN
Perancangan sistem ini dibuat sebagai
tahapan untuk mempersiapkan proses Gambar 2. Flowmap Berkas Rekam Medis
implementasi dan untuk memberikan Keluar
gambaran umum tentang sistem yang
dikembangkan kepada penggunanya. Diagram konteks sistem informasi
Gambaran umum dari sistem yang diusulkan retensi rekam medis menggambarkan
adalah untuk memberikan gambaran secara keseluruhan sistem retensi rekam medis,
umum atau keseluruhan sistem kepada menggambarkan masukan (input) yang
pemakai mengenai sistem informasi yang diterima sistem dan keluaran (output) yang
baru. dihasilkan oleh sistem.
A. Perancangan Sistem Informasi
Flowmap merupakan alur penggambaran
system yang akan dibangun yang
diperlihatkan pada gambar 2.

Gambar 3. Diagram Konteks

 Jurnal Teknologi Informasi (JALTI)
Politeknik Praktisi Bandung
Volume 5 - Nomor 2- Bulan November 2021
Email : uppm@praktisi.ac.id

Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk Gambar 6. Data Flow Diagram level 1 proses 3
menggambarkan aliran data didalam sistem
dan menjelaskan fungsi perangkat lunak
pendukung sistem dan hubungan antar
komponen–komponen yang saling
berhubungan didalam sistem. Pada bagian
ini, aliran data mengalir dalam rancangan
sistem informasi berkas keluar rekam medis.

Gambar 7. Data Flow Diagram level 1 proses 4

ERD merupakan suatu model untuk

menjelaskan hubungan antara data dalam
basis data berdasarkan objek-objek dasar data
yang mempunyai hubungan antar relasi,
digambarkan pada gambar 8.

Gambar 4. Data Flow Diagram level 0

Gambar 8. ERD

B. Implementasi Sistem Informasi

Gambar 5. Data Flow Diagram level 1 proses 2
1. Tampilan Sistem Login
 Jurnal Teknologi Informasi (JALTI)
Politeknik Praktisi Bandung
Volume 5 - Nomor 2- Bulan November 2021
Email : uppm@praktisi.ac.id

Gambar 9. Form Login

2. Form Data Rekam Medis

C. Spesifikasi Hardware dan Software
1. Perangkat Keras (Hardware)
Untuk mendukung kinerja
sistem informasi berkas keluar rekam
medis dibutuhkan spesifikasi
perangkat keras (Hardware) agar
sistem berjalan dengan baik. Berikut
adalah spesifikasi yang disarankan:

Tabel 1 Spesifikasi Hardware

Gambar 10. Form Rekam Medis Hardware Contoh
Hardware
3. Form Peminta Berkas RM Processor Inter ® Core i3
RAM 2 GB atau lebih
tinggi
Hardisk 500 GB atau lebih
tinggi

Monitor 15 inch display

Keyboard Kompatible
dengan Windows
Mouse Kompatible
dengan Windows
Gambar 11. Form Peminta Berkas RM
2. Perangkat Lunak (Software)
4. Form Berkas Keluar Rekam Medis Dalam perancangan, sistem
informasi Berkas Keluar dan
pengembalian rekam medis rawat
inap membutuhkan perangkat lunak
(software) sebagai pendukung untuk
kebutuhan program. Adapun
spesifikasi perangkat lunak (software)
untuk membangun sistem yang
Gambar 12. Form Berkas Keluar dirancang sebagai berikut:

5. Laporan Tabel 2 Spesifikasi Software

Hardware Contoh
Hardware

Sistem Windows 7
Operasi Profesional atau
lebih tinggi

Gambar 13. Laporan

 Jurnal Teknologi Informasi (JALTI)
Politeknik Praktisi Bandung
Volume 5 - Nomor 2- Bulan November 2021
Email : uppm@praktisi.ac.id

Pemograman Microsoft Visual Jogiyanto. (2005). Analisis dan Desain

Basic.Net 2010
Pengolahan Microsoft Access
Database 2013 Profesional
Pengolahan Cristal Report
Data (pdf) Profesional
PENUTUP
Dari penelitian dan tulisan yang telah
diuraikan maka dapat ditarik kesimpulan
sebagai berikut:
1. Aplikasi yang dirancang ini diusulkan
untuk dapat membantu petugas di unit
rekam medis Puskesmas Baleendah
dalam mengelola data berkas Keluar serta
laporan secara komputerisasi.
2. Proses perancangan aplikasi Berkas
Keluar menggunakan metode prototype.
3. Cara tepat untuk mengatasi permasalahan
yang sedang terjadi di Puskesmas
Baleendah adalah dengan cara
mengimplementasikan program yang
telah dirancang dengan menggunakan
Microsoft Basic Net. 2010 dan
menggunakan Microsoft Access sebagai
databasenya.
Saran yang dapat disampaikan adalah perlu
adanya pengembangan teknologi system
informasi dan sumber data mengenai
pengolahan data khususnya berkas keluar
rekam yang penulis rancang dan Integrasi
system informasi kesehatan guna
mendapatkan kinerja yang optimal.
Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi.
Andi. Yogyakarta
Y. Yanuar, “Perancangan Sistem Informasi
Kelengkapan Pengisian Formulir
Informed Consent DI RS Al Islam
Bandung,” J. E-Komtek, vol. 1, no. 1,
hal. 112–131, 2018, doi:
10.31227/osf.io/v54gm.
Subadri, Tata. (2005). Metode Penelitian
Kuantitatif Kualitatif dan R&D.
Alfabeta. Bandung
Ardi Taryanto, L. N. H. (2019)
‘Pengembangan Sistem Informasi
Retensi Rekam Medis di Rumah Sakit
Dustira Cimahi’, Jurnal E-KOMTEK
(Elektro-Komputer-Teknik), 3(2), pp.
62–70.
Y. Yanuar dan Yanti, “PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI
KELENGKAPAN PENGISIAN
RESUME MEDIS RAWAT IN AP DI
RSUD MEURAXA KOTA BANDA
ACEH,” vol. 3, no. 1, hal. 1–12, 2019,
[Daring]. Tersedia pada:
http://jurnal.politeknikkebumen.ac.i/in
dex.php/EKOMTEK/article/view/ 37.

DAFTAR PUSTAKA
Bin Ladjamudin, Al-Bahra. (2013). Analisis
dan Desain Sistem Informasi. Graha
Ilmu. Yogyakarta
Hidayatullah, Priyanto.(2012). Visual
Basic.Net. Informatika Bandung
Hapzi Ali, 2010, Sistem Informasi
Manajemen, Berbasis Teknologi
Informasi, Hasta Cipta Mandiri,
Jogyakarta