Catanduanes State Colleges

Fachhochschule für Technologie

Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnik

ITM 11 – SYSTEMANALYSE & DESIGN

CAPSTONE-PROJEKT

CNHS ComESys
Computergestütztes Einschreibesystem der Catanduanes National High School

Gruppe:
Christian Red Guerrero – Leiter
Joeven Tumpang
Jireh James Tabuzo
John Villamor
Efren Cabrera
Romeo Benavidez

Eingereicht an:
Herr Exequiel Mariano Jr.
Fachprofessor
Einleitung und Hintergrund der Studie
Die Technologie spielt heute eine entscheidende Rolle in unserer Gesellschaft. Es macht
die Arbeit des Menschen einfacher, schneller und präziser. Es minimiert Arbeitsfehler durch den
Einsatz von Computermaschinen. Es senkt die Kosten für ein Unternehmen von Papierarbeiten
bis hin zu computergestützten Arbeitssystemen. Fast alle manuellen Transaktionen können durch
die Entwicklung von Softwareprodukten oder Computersystemen computerisiert werden, um die
Arbeit einfacher, effizienter und gut organisiert zu machen.

Informationstechnologie kann eine Software für Unternehmen und Organisationen

entwickeln, um die Produkt- und Servicequalität zu verbessern, Kosten zu senken, die
Produktivität in kürzester Zeit zu steigern und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu
verbessern und die Dinge mit weniger Aufwand, aber besserem Output und sogar besserer
Unternehmensmoral zu gestalten.

Das computergestützte Einschreibesystem ist der Prozess der automatisierten Eingabe

und Überprüfung der Daten von Schülern, um sich an einer bestimmten Schule anzumelden. Im
Gegensatz zur traditionellen Art der Einschreibung von Schülern ist es genauer und
zuverlässiger. Das traditionelle Registrierungssystem benötigt Zeit bis zur Fertigstellung und mit
geringer Genauigkeit. Die Aufzeichnungen des Schülers können Fehler enthalten und Probleme
verursachen.

Fast alle Colleges und Universitäten und sogar die High School verfügen über ein
computergestütztes Einschreibesystem. Der Einschreibungsprozess an Schulen erfordert
heutzutage Informationstechnologie. Als Informatikstudent planen wir, ein computergestütztes
Einschreibesystem für die Catanduanes National High School zu entwickeln. Durch ein
computergestütztes System werden die Kosten während der Einschreibung gesenkt und viel
Aufwand reduziert und der Zeitaufwand minimiert und die Arbeit wird genauer.

Die Einschreibung ist einer der kritischen Prozesse, mit denen öffentliche oder private
Gymnasien konfrontiert sind. Es braucht viel Zeit, wenn es manuell bedient wird. Ein
computergestütztes Einschreibesystem ist für einen effektiven und effizienten Ansatz sowohl für
Schüler als auch für Schulen verantwortlich. Daher könnte ein schlechtes Einschreibesystem den
Betrieb der Schule beeinträchtigen und viele Probleme verursachen.

Die Catanduanes National High School hat etwa 2.000 Schüler in verschiedenen
Jahrgangsstufen und -abschnitten, und diese Bevölkerung wächst jedes Jahr weiter. Daher
müssen die zugewiesenen Mitarbeiter während der Einschreibung ihre Arbeit in einer effizienten
Zeit mit präzisen Informationen ausführen.

Mit einer großen Anzahl von Studenten kommt eine große Sammlung von Daten bei der
Einschreibung wie persönliche Aufzeichnungen der Studenten und die angebotenen Fächer.
Derzeit verfügt die Catanduanes National High über ein bestehendes Einschreibesystem, das
jedoch manuell durchgeführt wird, um das Einschreibungsverfahren der Studenten zu erleichtern.

Alle Prozesse werden manuell von den Mitarbeitern durchgeführt, was für diese Schule
mit einer großen Schülerpopulation nicht gilt. Sie begegnen umfangreichen Prozessen und
Problemen wie dem Verlust von Schülerdaten, falsch platzierten Notenlisten, Schülerlisten und
Fehlern. Und wenn dies kontinuierlich geschieht, wird dies zu einem langsamen
Einschreibungsfortschritt führen und die Einschreibung der Schüler sowie der
Eltern/Erziehungsberechtigten der neuen Schüler, die ihnen geholfen haben, enttäuschen.
 Ein weiteres Problem, mit dem die Schule konfrontiert ist, ist der Verlust von
Schülerdaten aufgrund des manuellen Systems. Wenn die Absolventen ihr Formular 137 abrufen
möchten, benötigt die Schule aufgrund der manuellen Aufzeichnung mehr Zeit, um es zu finden.

Die Einschreibungsprozesse der Catanduanes National High School waren sehr schlecht.
Infolgedessen gibt es einige Schwierigkeiten und Probleme wie den Verlust von
Schülerunterlagen und die nicht ordnungsgemäße Anordnung oder das Mischen von
Schülerunterlagen in andere Dokumente und Probleme beim Speichern, Finden, Sortieren und
Sichern von Aufzeichnungen, da sie nur in einem begrenzten Speicher gespeichert wurden.

Das Computerisierungs-Anmeldesystem muss in dieser Schule implementiert werden.

Es ist eine bequeme Möglichkeit, Informationen eines Schülers zu speichern und abzurufen,
die eine einfachere Möglichkeit der Einschreibung bietet. Das vorgeschlagene System für die
besagte Schule bietet eine schnelle Möglichkeit, Aufzeichnungen über die Schüler zu finden.
Der Benutzer kann dieses System verwenden, um seine Arbeit schneller zu erledigen, und es
kann aufgrund seiner benutzerfreundlichen Funktionen die Bearbeitungszeit verkürzen. Wir
werden ein System entwickeln, das die Zeit minimieren kann, um auf die Aufzeichnungen der
Schüler zuzugreifen, da dieser Registrierungsprozess viel schneller ist als das manuelle
System.

Während der Einschreibung ist es bei einigen Problemen und Schwierigkeiten, die sich
aus dem jeweiligen Verfahren ergeben, auf jeden Fall offensichtlich, was zu großen Fehlern und
Ungenauigkeiten führt.
Problemdefinition

In diesem Teil des Studiums werden Probleme des Handbuchs oder des bestehenden
Systems in der Catanduanes National High School diskutiert.

Die Catanduanes National High School verfügt über ein manuelles oder traditionelles
Einschreibesystem. Dieses manuelle System hat Probleme wie das Speichern von Daten, das
Abrufen von Datensätzen, das Sortieren von Datensätzen und viele andere Fehler. Dies sind die
Hauptprobleme eines manuellen Registrierungssystems:

 Es braucht Zeit, um das Anmeldeverfahren abzuschließen

 Ungenauigkeit der Datenerfassung
 Verlust von Schülerdaten
 Mangelnde Arbeitskraft
 Unorganisierte Datenerfassung
 Begrenzter Speicherplatz für Daten

Aufgrund all dieser Probleme, auf die die Leitung des Schulregisters stößt, sind die
Schüler möglicherweise nicht zufrieden und der Grund, warum andere Schüler aufgrund ihrer
Leistung nicht bereit sind, sich an dieser Schule einzuschreiben.

Die Implementierung des CNHS ComESys oder des Catanduanes National High School
Computerized Enrollment System war der einfache Weg, um das unterschiedliche definierte
Problem zu lösen.

Datenflussdiagramm des vorhandenen Systems

(Für Erstsemester und Übernehmer)

Datenflussdiagramm des vorhandenen Systems

Für wiederkehrende Studenten

Lösungsvorschlag

Um eine Lösung zu finden, haben wir uns entschieden, ein computergestütztes

Registrierungssystem zu entwickeln, da sich fast alle Organisationen, die über ein
computergestütztes Managementsystem verfügen, stark verbessert haben und besser organisiert
sind. Daher planen wir, ein System zu entwickeln, das ein computergestütztes Einschreibesystem
für die Catanduanes National High School schafft.

Dieser Teil einer Studie zielt darauf ab, ein Einschreibesystem für die Catanduanes
National High School zu implementieren, das auch Informationen wie Name, Jahr und Abschnitt
enthält, die auf dem allgemeinen Durchschnitt des vorangegangenen Schuljahres basieren. Wenn
der Teilnehmer ein Neuling ist, basiert der Abschnitt auf seiner allgemeinen Durchschnittsnote
aus der Grundschulbildung. Dieses System ist so konzipiert, dass das Personal und die Fakultät
keine Probleme bei der Verwendung des Systems haben und den Prozess genauer gestalten.
Das System wird die Arbeit der Fakultät und des Personals schneller, einfacher und
organisierter machen. Das Einschreibesystem speichert die Daten der Schüler wie Name,
Abschnitt basierend auf der Note des vorherigen Schuljahres, Fächer und Jahrgangsstufe.

Das ComESys wird die Probleme lösen, die im Teil Problemdefinition des Vorschlags
erwähnt werden. Das CNHS ComESys hat vier (4) Hauptfunktionen:

 Automatische Zuweisung des Abschnitts basierend auf dem allgemeinen

Durchschnitt Aus dem Vorjahr gilt dies nur für wiederkehrende Schüler, während
die Abschnittszuweisung auf der allgemeinen Durchschnittsnote aus der
Grundschule für Erstsemester basiert
 Melden Sie sich an Sicherheit, um sicherzustellen, dass kein Unbefugter auf das
Datenbanksystem und seine Aufzeichnungen von Schülern zugreifen kann
 Druckbare Berichte mit einer Liste aller Schüler von Jahr zu Jahr und auch nach
Abschnitten sortiert.
 Wird nach dem Anmeldeverfahren ein Immatrikulationszertifikat vorlegen.

Weitere Merkmale:

 Schüler nach seinem/ihrem Nachnamen suchen

 Passwortänderung für den Zugriff auf die Datenbank verfügbar
 Vollständige persönliche Informationen für Schüler

Dieses System ist eine großartige Gelegenheit für die Schule, automatisierte
 Einschreibesystem und zur Unterstützung der Fakultät

Vorteile von ComESys

 Geschwindigkeit – Automatisierung des Registrierungssystems Kann

Informationen viel schneller verarbeiten als manuell
 Konsistenz – da das System automatisiert ist, ist es konsistenter als
manuell
 Genauigkeit – das System kann sehr detailliert arbeiten und präzise
Anweisungen ohne Fehler befolgen

Das Catanduanes National High School Computerized Enrollment System wird dem
Management sicherlich helfen, die Arbeit viel einfacher und schneller zu machen.

Obwohl das computergestützte Registrierungssystem genau, zuverlässiger und effizienter

ist, gibt es immer noch Risiken bei der Umsetzung dieses Projekts, wie zum Beispiel:

 Datenverlust durch Computer-Malware

 Beschädigung der Datenbank

Es wird daher dringend empfohlen, Antiviren- und andere Hilfssoftware zu kaufen oder
zu installieren, um diese Risiken zu vermeiden und auch eine unterbrechungsfreie
Stromversorgung (UPS) bereitzustellen, da beim Herunterfahren der Stromversorgung
eine Beschädigung der Datenbank auftreten kann.
 Vorgeschlagener Datenfluss

Vorlage der Berichtskarte

Angemeldete Person Alter aus dem Vorjahr
Student ja

Nein

Ausfüllen des persönlichen

Datenblatts

Vorlage der Anforderungen

(Geburtsurkunde, Formular Überprüfung früherer Noten
138/Zeugnis, guter sittlicher
Charakter, 4 Stk. Passgröße
Ausweisbild)

Drucken von COE (enthält

Jahr, Abschnitt und Sektionierung auf der
grundlegende Informationen Grundlage der Berichtskarte
des Schülers) aus dem Vorjahresniveau

FERTIGSTELLEN
Umfang und Beschränkung

1. Geltungsbereich
 Dieses System ist für die Einschreibungsprozesse der Catanduanes
National High School bestimmt
 Dies umfasst auch die Sammlung von Informationen und
Jahr, Abschnitt und Status des Schülers, einschließlich des
Drucks von Berichten über die Liste der Schüler oder nach
Abschnitten
 Das System bietet die Speicherung der Noten jedes Faches für jeden
Schüler am Ende des Schuljahres.
 Zuweisung von Schülern
zu einem Abschnitt mit Lehrer basierend auf dem
allgemeinen Durchschnitt des vorangegangenen
Schuljahres
2. Einschränkung
 Das System umfasst keine Buchhaltungsdienste, da die Catanduanes
National High School eine kostenlose Ausbildung anbietet.
 Nur die Administratoren können auf die Datenbank und die
persönlichen Daten der Schüler zugreifen.
 Dieses System wird als Desktop-Anwendung arbeiten.
 Das System berechnet NICHT die Noten der Schüler, sondern bietet
einen Speicherplatz für die Noten
 Die Noten müssen von den Fachlehrern manuell berechnet werden
 Dieses System ist KEINE Online- oder Web-basierte Anwendung.
 Das System umfasst nicht die Berechnung der Noten, dies wird

Vorteile

Das computergestützte Einschreibesystem ermöglicht es dem Schulpersonal,

Informationen über Schüler, Jahrgangsstufen und Abschnitte zu speichern, die Einschreibeliste
zu erstellen und Zeit und Energie zu sparen. Es ermöglicht den Studenten auch, das
Einschreibungsverfahren in sehr kurzer Zeit abzuschließen.

Das Registrierungssystem ist ein gutes Beispiel für einen computergenerierten Prozess.
Dies kann die Arbeitsbelastung verringern und liefert genaue Informationen, die von der Schule
benötigt werden. Dadurch kommt es nicht nur dem Studenten, sondern der Verwaltung als
Ganzes zugute. Das
Einschreibesystem ist in einer Schule sehr wichtig. Im Falle der Catanduanes National High
School besteht sie aus einem manuellen System. Die Leiterin verwendete ein manuelles System,
um die Informationen des Schülers aufzuzeichnen und abzurufen.