Colegios estatales de Catanduanes

Escuela Superior de Tecnología

Departamento de Tecnologías de la Información y la Comunicación

ITM 11 - ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

PROYECTO FINAL

CNHS ComESys
Sistema informatizado de matriculación de la Catanduanes National High School

Grupo:
Christian Red Guerrero - Líder
Joeven Tumpang
Jireh James Tabuzo
John Villamor
Efrén Cabrera
Romeo Benavidez

Presentado a:
Sr. Exequiel Mariano Jr.
Asunto Profesor
Introducción y antecedentes del estudio
La tecnología desempeña hoy un papel vital en nuestra sociedad. Hace que el trabajo del
hombre sea más fácil, rápido y preciso. Minimiza el error de trabajo mediante el uso de máquinas
informáticas. Reduce los costes de una organización desde los trabajos en papel hasta el sistema
de trabajo informatizado. Casi todas las transacciones manuales pueden informatizarse
desarrollando productos de software o sistemas informáticos que faciliten el trabajo y lo hagan
más eficiente y bien organizado.

Las tecnologías de la información pueden ayudar a las empresas y organizaciones a

mejorar la calidad de sus productos y servicios, reducir costes, aumentar la productividad en el
menor tiempo posible, mejorar la comunicación entre los empleados, hacer las cosas con menos
esfuerzo pero con mejores resultados e incluso mejorar la moral de la empresa.

El sistema informatizado de matriculación es el proceso de introducción y verificación de

los datos de los alumnos que se matriculan en una escuela determinada de forma automatizada; a
diferencia de la forma tradicional de matricular a los alumnos, es más preciso y fiable. El sistema
tradicional de inscripción tarda en terminar y con poca precisión. Los expedientes del alumno
pueden tener errores y causar problemas.

Casi todas las universidades e incluso los institutos de enseñanza secundaria disponen de
un sistema informatizado de matriculación. Hoy en día, el proceso de matriculación en los
centros escolares requiere tecnologías de la información. Como estudiante de informática,
tenemos previsto desarrollar un sistema informatizado de matriculación para la Catanduanes
National High School. Al disponer de un sistema informatizado, se reducirán los costes de
inscripción, se reducirá el esfuerzo, se minimizará el tiempo empleado y el trabajo será más
preciso.

La matriculación es uno de los procesos críticos a los que se enfrentan los institutos
públicos o privados. Lleva mucho tiempo si se acciona manualmente. Un sistema informatizado
de matriculación es responsable de un planteamiento eficaz y eficiente tanto para los estudiantes
como para los centros escolares. Así, un sistema de matriculación deficiente podría afectar y
producir muchos problemas en el funcionamiento de la escuela.

La Escuela Nacional de Catanduanes cuenta con más de 2.000 alumnos en los distintos
cursos y secciones, y esta población sigue creciendo cada año. Así, los empleados asignados
durante la inscripción deben realizar su trabajo en un tiempo eficiente y con información precisa.

Con un gran número de población estudiantil viene una gran recopilación de datos en la
matrícula, como el expediente personal de los alumnos y las asignaturas ofertadas. En la
actualidad, Catanduanes National High cuenta con un sistema de matriculación, pero se realiza
manualmente para facilitar el procedimiento de matriculación de los alumnos.

Todos los procesos son realizados manualmente por los empleados, lo que no es aplicable
para esta escuela que tiene una gran población estudiantil. Se encuentran con procesos extensos y
problemas como la pérdida de datos de los alumnos, el extravío de la lista de calificaciones, la
lista de alumnos y errores. Y si se hace de forma continuada provocará un lento progreso de la
matriculación y llega ladecepción de los alumnos a matricularse, así como de los padres/tutores
de los nuevos alumnos que les estaban ayudando.
 Otro problema al que se enfrenta la escuela es la pérdida de datos de los estudiantes
debido al sistema manual y cuando los estudiantes graduados quieren recuperar su formulario
137, la escuela tarda más tiempo en encontrarlo debido al registro manual.

Los procesos de matriculación de la Catanduanes National High School eran muy

deficientes. Como resultado, hay algunas dificultades y problemas tales como la pérdida de
expedientes de los estudiantes y no organizar adecuadamente o la mezcla de expedientes de los
estudiantes en otros documentos y los problemas sobre el almacenamiento, la búsqueda, la
clasificación y la seguridad de los registros, ya que sólo ha almacenado en un almacenamiento
limitado.

En esta escuela debe implantarse un sistema informatizado de matriculación. Es una

forma cómoda de almacenar y recuperar información de un estudiante que facilita el
procedimiento de matriculación. El sistema propuesto para dicha escuela permite encontrar
rápidamente los expedientes de los alumnos. El usuario puede utilizar este sistema para
agilizar su trabajo y reducir el tiempo de procesamiento gracias a su facilidad de uso.
Desarrollaremos un sistema que pueda minimizar el tiempo de acceso a los expedientes de los
alumnos, ya que este proceso de matriculación será mucho más rápido que el sistema manual.

Durante la inscripción, es definitivamente obvio en algunos problemas y dificultades que

surgen de cada procedimiento respectivo, por lo tanto, está dando lugar a errores importantes y la
inexactitud.
Definición del problema

En esta parte del estudio, se discuten los problemas del sistema manual o existente en la
escuela secundaria nacional de Catanduanes.

La Catanduanes National High School tiene un sistema de matriculación manual o

tradicional. Este sistema manual presenta problemas como el almacenamiento de datos, la
recuperación de registros, la clasificación de registros y muchos otros errores. Estos son los
principales problemas de un sistema de inscripción manual:

 Lleva tiempo completar el procedimiento de inscripción

 Inexactitud del registro de datos
 Pérdidas de datos de estudiantes
 Falta de mano de obra
 Recogida desorganizada de datos
 Espacio limitado de almacenamiento de datos

Como resultado de todos estos problemas encontrados por la gestión del registro de la
escuela, los estudiantes pueden no estar satisfechos y la razón por la que otros estudiantes no
están dispuestos a inscribirse en esta escuela debido a su rendimiento.

La implantación del ComESys de la CNHS o Sistema Informatizado de Matriculación de

la Catanduanes National High School fue la forma más fácil de resolver los diferentes problemas
definidos.

Diagrama de flujo de datos del sistema existente

(Para estudiantes de primer año y transferidos)

Diagrama de flujo de datos del sistema existente

Para estudiantes que regresan

Solución propuesta

Para encontrar una solución, decidimos desarrollar un sistema de inscripción

informatizado, porque casi todas las organizaciones que tienen un sistema de gestión
informatizado han mejorado mucho y están más organizadas. Así que estamos planeando
desarrollar un sistema que hará un sistema informatizado de inscripción para Catanduanes
National High school.

Esta parte del estudio tiene como objetivo implementar un sistema de inscripción para
Catanduanes National High School, que también incluye información como el nombre, el año y
la sección basada en el promedio general del año escolar anterior, si el inscrito es de primer año,
la sección se basará en su promedio general de la educación primaria. Este sistema está diseñado
para que el personal y los profesores no tengan problemas al utilizarlo y para que el proceso sea
más preciso.
El sistema hará que el trabajo del profesorado y el personal sea más rápido, fácil y
organizado. El Sistema de Matriculación almacenará los datos de los alumnos, como el nombre,
la sección basada en el grado del curso anterior, las asignaturas y el nivel del curso.

ComESys resolverá los problemas mencionados en la parte de la propuesta dedicada a la

definición de problemas. El ComESys del CNHS tiene cuatro (4) funciones principales que son:

 Asignación automática de sección basada en el promedio general del año anterior,

esto es aplicable sólo para los estudiantes que regresan, mientras que la
asignación de sección se basará en su promedio general de la educación primaria
para los estudiantes de primer año.
 Seguridad de inicio de sesión para garantizar que ninguna persona no autorizada
pueda acceder al sistema de base de datos y a sus registros de alumnos.
 Informes imprimibles de la lista de todos los alumnos año por año y también
ordenados por secciones.
 Proporcionará un certificado de inscripción tras el procedimiento de inscripción.

Otras características:

 Buscar un alumno por su apellido

 Cambio de contraseña para acceder a la base de datos
 Información personal completa de los estudiantes

Este sistema es una gran oportunidad para que la escuela experimente la automatización.
 sistema de matriculación y ayudar al profesorado

Ventajas de ComESys

 Rapidez - automatización del sistema de inscripción Puede procesar la

información mucho más rápidamente que el manual
 Coherencia: dado que el sistema está automatizado, es más coherente que
el manual.
 Precisión: el sistema puede realizar un trabajo muy detallado y seguir
instrucciones precisas sin errores.

El sistema informatizado de matriculación de la Catanduanes National High School ayudará sin

duda a la dirección a hacer el trabajo mucho más fácil y rápido.

Aunque el sistema informatizado de inscripción es preciso, más fiable y más eficaz, la

aplicación de este proyecto entraña riesgos como los siguientes:

 Pérdida de datos por malware informático

 Corrupción de la base de datos

Así que es muy recomendable comprar o instalar antivirus y otro software de utilidad
para evitar estos riesgos y también proporcionar UPS (sistema de alimentación
ininterrumpida), porque la corrupción de la base de datos puede ocurrir cuando la energía
se apaga.
 Flujo de datos propuesto

Presentación del boletín de

Afiliado Antiguo calificaciones del año
alumno sí anterior

No

Cumplimentación de la ficha
personal

Presentación de requisitos
(certificado de nacimiento, Revisión de calificaciones
formulario 138/tarjeta de
calificación, buena conducta anteriores
moral, 4 fotos tamaño carné)

Impresión del COE (contiene el

año, la sección y la Seccionamiento Basado en el
información básica del boletín de notas del año
estudiante) anterior

ACABADO
Alcance y limitación

1. Alcance
 Este sistema está destinado a los procesos de inscripción de la
Catanduanes National High School
 Esto también cubre la recogida de la información y el año,
sección y estado del estudiante, que incluye la impresión de
informes de lista de estudiantes o por secciones
 El sistema permitirá almacenar las notas de cada asignatura de cada
alumno al final del curso escolar.
 Asignación de alumno/s a una sección con profesor
en función de la Media General del curso anterior
2. Limitación
 El sistema no incluirá servicios de contabilidad, ya que el instituto
nacional de Catanduanes ofrece enseñanza gratuita.
 Sólo los administradores pueden acceder a la base de datos y a la
información personal de los alumnos.
 Este sistema funcionará como una aplicación de escritorio.
 El sistema NO calculará las notas de los estudiantes, sino que
proporcionará un almacenamiento para las notas
 Las notas deben ser calculadas manualmente por los profesores de la
asignatura.
 Este sistema NO es una aplicación en línea o basada en la Web.
 El sistema no incluye el Cómputo de calificaciones, este será

Beneficios

El sistema informatizado de matriculación permite al personal de la Escuela mantener

información sobre los estudiantes, los niveles de los cursos y las secciones, y generar la lista de
matriculación y ahorrar tiempo y energía. También permite a los estudiantes finalizar el
procedimiento de inscripción en un plazo muy breve.

El Sistema de Matriculación es un buen ejemplo de proceso generado por ordenador. Esto

puede reducir la carga de trabajo y proporcionar la información precisa que necesita la escuela.
Como resultado, no sólo beneficiará al alumno, sino también a la administración en su conjunto.
El sistema de matriculación es muy esencial en una escuela. En el caso de la Catanduanes
National High School, se trata de un sistema manual. La directora utilizaba un sistema manual
para registrar y recuperar la información de los alumnos.