PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PT.

ASTRA
GRAPHIA TBK.

Oleh:
- Fachri Fatradien Ermar (2020011065)
- Gifari Safa Aulia (2020011125)
- Hilmy Alief Ramadhan (2020011165)
- Haninditya Putri Maludin (2020011306)
- Ghinaa Athiyyah Rahmat (2020011362)

Prodi Manajemen Sumber Daya Manusia Aparat

Politeknik STIA LAN Jakarta
2021
Pendahuluan
Latar Belakang
Ditengah tingginya persaingan perusahaan-perusahaan dalam merencanakan dan
mengusahakan kemajuan bisnisnya, membuat perusahaan menggunakan berbagai macam
cara yang dilakukan untuk mencapai tujuannya. Mulai dari meningkatkan value /nilai atau
menutupi kekurangan dari perusahaan itu sendiri maupun memanfaatkan peluang atau
mengantisipasi ancaman yang ada diluar perusahaan.
Perusahaan yang kelompok kami bahas pada paper ini adalah PT. Astra Graphia yang telah
terdaftar dalam bursa efek, dimana kebutuhan akan knowledge management berperan
penting bagi PT. Astragraphia, Tbk. PT. Astragraphia, Tbk dituntut untuk mengembangkan
inovasi dan meningkatkan daya saing. Makalah ini akan membahas penerapan manajemen
pengetahuan yang diterapkan di PT. Astragraphia. Penerapan knowledge management ini
dilatar belakangi kebutuhan kemudahan akan pembelajaran informasi dimana persaingan
perusahaan semakin pesat.

Sejarah terbentuknya knowledge management system Astra Graphia

Jusuf D. Salim, CIO AG sekaligus Direktur Sistem & Solusi PT AGIT, ada dua alasan
utama yang memungkinkan AG (Astra Graphia) mengadopsi sistem KM:
1. sebagai show case, karena Xerox yang dulunya terkenal sebagai copier company
harus bertransformasi menjadi document & knowledge management solution
provider.
2. Alasan kedua penerapan KM di AG adalah mempercepat arus informasi. Dampak
yang diharapkan adalah efisiensi biaya.

Pendekatan knowledge management Astra Graphia

Secara umum, penerapan knowledge management di Astra Graphia dilakukan
dengan tiga pendekatan:
1. Pendekatan teknologi (technology approach )
 Network PC
 SAP sebagai proses bisnis inti e-Document Initiative (scanner and printer ) -
Networked Multi Function Device
 Knowledge Portal - DocuShare(TM)
 E-mail & Messager
 Groupware, seperti DCS, Getafix, SOL, CAR, dan lain-lain
 e-Learning yang sebelumnya menggunakan Computer Based Training (CBT).

2. Pendekatan orang (people approach )

  Knowledge Sharing Forum yang merupakan kegiatan penyebaran dan
pengembangan dari, untuk, dan oleh karyawan yang biasanya dilakukan pada
setiap pagi atau akhir minggu. Kegiatan itu tidak hanya untuk berbagi knowledge,
tetapi lebih luas juga untuk berbagi pengalaman dan pemaparan resensi suatu
buku yang sedang tren dimasyarakat
 Pelatihan formal/ training

3. Pendekatan media (media approach )

 Perpustakaan, majalah toner, dan majalah dinding yang terdapat di setiap lantai
yang menampilkan antara lain kliping koran, berita duka, event khusus atau
kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan,information security,dan lain-
lain.

Knowledge System Astra Graphia

Penerapan knowledge management di Astra Graphia sebagian besar memanfaatkan
software Xerox DocuShare untuk memanajemen dokumen. Pada portal Xerox DocuShare
terintegrasi dengan beberapa aplikasi yang bisa diakses secara intranet maupun internet,
antara lain:

 Portal Solution , portal ini berguna untuk menyimpan data tentang masalah dan
solusi, terutama terkait dengan proses bisnis dan pemanfaatan fasilitas IT di
dalam perusahaan. Dengan demikian, karyawan dapat mencari solusi dari
masalah yang mereka hadapi dengan cepat tanpa bantuan orang lain. Selain
itu,karyawan juga dapat menambahkan permasalahan baru apabila
permasalahan yang mereka hadapi yang belum ada di dalam database.

 Portal iLog, portal ini dapat diakses melalui internet dan berguna untuk
menyimpan data tentang tentang masalah dan solusi, terutama yang berkaitan
antara mesin printer dan problem IT di database.

 Portal iSense, portal ini dapat diakses melalui internet dan ditujukan untuk
teknisi printer, yang berisi data kinerja dan monitoring setiap teknisi.Aplikasi lain
yang juga mendukung penerapan knowledge management adalah Daily Control
System (DCS),Electronic Sales Process Control System (e-SPCS),e- Learning,
getafix,Customer Info Media (CIM), dan sebagainya. Proses
penyimpanan,pencarian, dan memperoleh kembali informasi tersebut dengan
mudah merupakankunci sukses berhasilnya implementasi knowledge
management di Astra Graphia.

 Aplikasi Eureka, merupakan aplikasi KM dengan kombinasi penggunaan sistem

Oracle Database dan web-based DocuShare. Di dalam Eureka terdapat kumpulan
“knowledge” para teknisi Xerox sedunia. Melalui Eureka inilah para teknisi Xerox
 sedunia dapat meng-input penemuan mereka, berbagi pengalaman ataupun cara
menangani problem dengan cepat dan, yang tak kalah penting, informasinya
dapat dicari dengan mudah.

Dengan penerapan knowledge management secara aktif dan efektif yang dilakukan oleh
seluruh karyawan Astra Graphia yang didukung oleh pihak manajemen,hal tersebut
membawa pengaruh positif terhadap internal Astra Graphia sebagai organisasi. Pengaruh
positif itu dapat memberikan manfaat dan sekaligus menciptakan keuntungan yang akan
berguna bagi Astra graphia dalam kaitannya untuk menjadi organisasi yang berpengetahuan
atau knowledge organization.

Kendala (kekurangan) knowledge management system pada Astra Graphia dan solusinya
Dalam pengembangan KM ini ada kendala yang dihadapi, yaitu:
1. karyawan itu sendiri, apakah mereka mau menggunakannya dengan tepat atau
tidak. Untuk memecahkan masalah tersebut, Astra Graphia membuat standar, jika
knowledge itu merupakan informasi umum/biasa yang lebih dari 1MB dan
distribusinya lebih dari lima orang, maka harus dimasukkan ke dalam DocuShare agar
informasi dapat disimpan dan hemat biaya bandwitch.
2. Informasi (data) sudah sangat banyak. Untuk menyelesaikan masalah ini, ada
fasilitas di dalam DocuShare untuk meng-update berdasarkan versi data, dan apabila
informasi tersebut tidak pernah diakses lebih dari lima tahun, maka akan di arsip.

Keuntungan knowledge management system di PT Astra Graphia

1. Membantu perusahan dalam hal knowledge retention dan proses edukasi ke
karyawan menjadi lebih mudah.
2. Perusahaan tidak perlu terlalu banyak menyelenggarakan in-class training untuk
menambah ilmu. Karena, kapanpun dan di manapun proses pelatihan bisa dilakukan.
Juga, jika teknisi atau analis sistem mendapatkan problem yang belum pernah
mereka temukan, mereka bisa mencari contoh kasusnya di sistem database. Dengan
begitu, pemecahan masalahnya pun lebih cepat.
3. Merangsang tumbuhnya ide dari setiap karyawan, baik itu yang simple maupun yang
lebih sophisticated (canggih).

Knowledge Management System pada PT Astra Graphia yang dapat diaplikasikan di

kampus
1. Portal ilog, dapat diterapkan dalam kampus, jikalau di Astra Graphia digunakan
untuk menyimpan data, masalah dan solusi terutama printer, untuk di poltek dapat
menjadi wadah untuk menyimpan data masalah dan solusi terutama masalah
pelajaran dan problem kemahasiswaan.
2. Aplikasi Eureka juga cocok diterapkan sebagai model KM di poltek karena berisi
tentang kumpulan "knowledge" para teknisi Xerox di dunia, dalam praktek nya di
poltek, bisa diisi dengan kumpulan knowledge para praktisi Administrasi dan juga
Human Resource baik di ranah lokal maupun internasional, sehingga akan dengan
mudah kita untuk menemukan ilmu dan informasi melalui KMS ini.

3.