Petunjuk Teknis Pengumpulan Data TB di RS

A. Data yang Dibutuhkan

Data yang dibutuhkan adalah data rekam medis individu rawat jalan dan rawat inap. Variabel
minimal yang dibutuhkan adalah:

1. No Rekam Medis
2. Nama
3. Tanggal lahir/umur
4. Alamat
5. Tanggal masuk/Tanggal Diagnosis
6. Kode ICD X
7. Asal Poli/Ruangan/Unit

Catatan:
● Sebaiknya data yang diambil adalah data dalam bentuk excel. Jika tersedia data dalam
SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) mintalah rumah sakit agar dapat
memberikan file excel dari SIMRS tersebut dengan melakukan export data SIMRS ke dalam
bentuk excel.
● Jika variabel yang didapatkan dari rekam medis lebih sedikit dari variabel yang disebutkan di
atas, silahkan tetap lanjutkan pengumpulan data.
 ● Jika variabel yang didapatkan lebih banyak, kemungkinan akan membantu lancarnya proses
cleaning data.
● Semakin lengkap data yang tersedia maka akan memudahkan proses cleaning dan
penginputan data.

B. Langkah-langkah Pengumpulan Data

1. Pastikan data yang ditarik dari rekam medis adalah kasus TB (baik yang terkonfirmasi secara
bakteriologis atau terdiagnosis secara klinis), bukan suspek.
Untuk memastikan data yang akan di-entry adalah benar-benar pasien TB dan dapat dilihat
daftar obat yang diberikan (dari apotik/data rekam medis) dan penunjang diagnosis (hasil lab,
kultur, rontgen, dll) bahwa pasien tersebut adalah pasien TB.

2. Gabungkan data kasus dari rekam medis yang berasal dari rawat jalan dan rawat inap dari
seluruh kode penyakit TB yang ada di ICD 10 (A15-A19) baik yang diagnosis primer, sekunder,
dan atau tersier adalah TB. Data yang digabungkan dapat berupa data dasar pasien dan atau
data pemeriksaan penunjang. Hal ini tergantung dari sistem informasi RS dan ketersediaan data
yang ada di RS. Ketika menggabungkan data perhatikan variabel yang tersedia, pstikan kedua
data sudah memiliki variabel yang sama.

3. Cleaning data jumlah kunjungan menjadi data jumlah pasien dengan menghapus duplikasi
pasien yang memiliki nomor rekam medis yang sama baik di rawat jalan, rawat inap, dan
gabungan rawat jalan dan rawat inap. Untuk memudahkan pengguna dalam melakukan cleaning
data, gunakan fungsi remove duplicate pada Ms. Excel. Caranya adalah dengan blok kolom “No
Rekam Medis” lalu pada menu atas excel pilih menu “Data” lalu klik “Remove duplicates”.

4. Setelah itu, blok kolom nama, kemudian sort berdasarkan Abjad (A-Z), dan pastikan kembali
apakah ada nama yang sama karena bisa jadi satu orang memiliki dua nomer rekam medis yang
berbeda (blok kolom “Nama”, Home – Conditional Formatting – Highlight Cells Rules – Duplicate
Values), pastikan itu merupakan orang yang berbeda dengan melihat variable lainnya seperti
tanggal lahir/umur atau alamat. Jika ternyata orang yang sama maka harus dihapus namun jika
berbeda maka tetap dimasukkan.

5. Pastikan juga data jumlah pasien tersebut adalah pasien yang ditemukan pertama kali di tahun
2017. Jika ada pasien yang mulai pengobatan sebelum tahun 2017, hapus data tersebut atau
laporkan untuk capaian penemuan kasus di tahun tersebut. Untuk memastikan apakah pasien
ditemukan TB pertama kali di tahun 2017, bisa dilihat pada rekam medis tahun 2016.

6. Cocokkan data yang ada di rekam medis yang telah di-cleaning dengan data yang ada di SITB
baik data SITB yang dilaporkan oleh fasyankes tersebut maupun fasyankes lain yang ada di
kab/kota di mana RS berada. Bahkan ada kemungkinan kasus di RS tersebut juga tercatat di
 fasyankes yang ada di kab/kota lain. Untuk mengetahui kemungkinan ini, lihat alamat pasien TB
yang ada di rekam medis. Misalnya: jika pasien TB yang berobat di RS tersebut hanya berasal
dari 1 kabupaten/kota maka cocokkan data RS dengan data SITB yang ada di kab/kota di mana
pasien RS berasal. Jika pasienTB yang berobat di RS tersebut berasal dari beberapa
kabupaten/kota atau bahkan hampir dari seluruh kabupaten/kota yang ada di suatu provinsi
maka cocokkan data RS dengan data SITB yang ada di seluruh kabuppaten/kota (data tingkat
provinsi).

7. Kasus TB yang tercatat di SITB pasti ada di data rekam medis. Ketidakcocokan data antara data
rekam medis dengan data SITB kemungkinan karena perbedaan nama. Jika NIK tersedia di SITB
dan rekam medis, kedua variable ini dapat digunakan untuk proses matching, namun jika tidak
dapat memperhatikan variabel lainnya misalnya nama, umur/tanggal lahir, alamat.

8. Data yang tidak ada di SITB tetapi ada di rekam medis harus di-entry ke dalam SITB atau register
TB.03 versi excel.

9. Lakukan follow up pasien untuk mengetahui hasil akhir pengobatan dan laporkan sesuai dengan
periode pelaporan yang diatur dalam program TB.

NB :

Untuk petunjuk teknis lebih lengkap dapat dilihat di Video Tuturoial Pengumpulan Data TB di Rumah
Sakit (akan dikirimkan pada minggu kedua Bulan Januari 2018).