KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS NUSA CENDANA Jalan Adi Sucipto Penfui, PO BOX 104, Kupang, 85001, NTT (0380) 881580, 8031580 Fax 0380 ~ 881674 htp://www.undana.ac.id/ E-Mail: bak@undana.ac.id PETUNJUK TEKNIS PENARIKAN, PEMUSNAHAN DAN PENERBITAN ULANG IJAZAH PERIODE JUNI DAN SEPTEMBER TAHUN 2023 A. DASAR HUKUM 4. UU RI Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2, UU RI Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. 4, Peraturan Mendikbudristek RI Nomor 6 Tahun 2022 tentang Ijazah, Sertifikat Kompetensi, Sertifikat Profesi, Gelar dan Kesetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Negara Lain. 5. Peraturan Mendikbudristek RI Nomor 52 Tahun 2022 tentang Statuta Universitas Nusa Cendana. 6. Keputusan Mendikbudristek RI Nomor 85076/MPK.A/KP.07.00/2021 tentang Pengangkatan Dr. drh. Maxs Urias Ebenhaizar Sanam, M.Sc sebagai Rektor Universitas Nusa Cendana masa jabatan 2021-2025. 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 tahun 2016 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip 8. Peraturan Rektor Universitas Nusa Cendana Nomor 5 Tahun 2022 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Nusa Cendana. B. TUJUAN 1, Memberikan acuan bagi pelaksanaan kegiatan penarikan, pemusnahan dan penerbitan ulang ijazah periode Juni dan September 2023 di lingkungan Undana. 2. Menciptakan keteraturan, tata tertib dan kejelasan mekanisme pelaksanaan kegiatan penarikan, pemusnahan dan penerbitan ulang ijazah periode Juni dan September 2023 pada setiap Jurusan/Program Studi di Undana. Hal. 1C. TAHAPAN DAN MEKANISME 1. Undana menetapkan periode penarikan, pemusnahan dan penerbitan ulang ijazah bagi wisudawan periode Juni dan September 2023 sesuai Petunjuk Teknis yang disetujui Direktorat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Riset dan Teknologi sebagai tandasan kerja. 2. Staf Biro Akademik dan Kemahasiswaan membuat draft ijazah (template) untuk setiap program studi yang disertai tanda periksa dan lembar cheklist. 3. Pemeriksaan draft ijazah (template) dan ijazah hasil cetak ulang dilakukan oleh staf Akademik memeriksa draft ijazah (template) yang meliputi : a. nomor Ijazah nasional; b. lambang perguruan tinggi; c. nama perguruan tinggi; d. nomor keputusanakreditasi perguruan tinggi dan/atau program studi; e. program Pendidikan Tinggi; f. nama program studi; g. nama lengkap pemilik Ijazah; h, tempat dan tanggal lahir pemilik |jazah; i. nomor pokok mahasiswa; j. nomor induk kependudukan bagi mahasiswa warga negara Indonesia atau nomor paspor bagi mahasiswa warga negara asing; k. gelar yang diberikan beserta singkatannya; L. tanggal, bulan, dan tahun kelulusan; m. tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan Ijazah; n.nama dan jabatan pimpinan perguruan tinggi yang berwenang menandatangani Ijazah; 4, Pemeriksaan draft ijazah (template) dan ijazah hasil cetak ulang dilakukan oleh Pokja Registrasi dan Statistik dan Pokja Layanan Evaluasi Pendidikan, Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat yang meliputi : a.nomor Ijazah nasional; b.lambang perguruan tinggi; c.nama perguruan tinggi; soe keputusan akreditasi perguruan tinggi dan/atau_ program studi; e. program Pendidikan Tinggi; f. nama program studi; g.nama lengkap pemilik Ijazah; h. tempat dan tanggal lahir pemilik Ijazah; Hal. 2i. nomor pokok mahasiswa; j. nomor induk kependudukan bagi mahasiswa warga negara Indonesia atau nomor paspor bagi mahasiswa warga negara asing; k. gelar yang diberikan beserta singkatannya; |. tanggal, bulan, dan tahun kelulusan; m. tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan Ijazah; n.nama dan jabatan pimpinan perguruan tinggi yang berwenang ‘menandatangani Ijazah; . Kepala subbagian Akademik melakukan pemeriksaan draft ijazah (template) dan memberikan paraf tanda telah diperiksa, yang meliputi : a. nomor Ijazah nasional; lambang perguruan tinggi; nama perguruan tinggi; nomor keputusan _—akreditasi_ perguruan tinggi dan/atau Program studi; program Pendidikan Tinggi; nama program studi; nama lengkap pemilik Ijazah; tempat dan tanggal lahir pemil nomor pokok mahasiswa; nomor induk kependudukan bagi mahasiswa warga negara Indonesia atau nomor paspor bagi mahasiswa warga negara asing; k. gelar yang diberikan beserta singkatannya; \. tanggal, bulan, dan tahun kelulusan; m, tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan Ijazah; n, nama dan jabatan pimpinan perguruan tinggi yang berwenang menandatangani Ijazah; . Kepala Biro Akademik dan Kemahasiswaan melakukan pemeriksaan draft ijazah (template) dan memberikan paraf tanda telah diperiksa yang meliputi: a. nomor Ijazah nasional; lambang perguruan tinggi; nama perguruan tinggi; nomor keputusanakreditasi perguruan tinggi dan/atau program studi; program Pendidikan Tinggi; nama program studi; nama lengkap pemilik Ijazah; tempat dan tanggal lahir pemilik Ijazah; nomor pokok mahasiswa; aos Vjazah; verze mp aes. rxp mp Hal. 39 j. nomor induk kependudukan bagi mahasiswa warga negara Indonesia atau nomor paspor bagi mahasiswa warga negara asing; k. gelar yang diberikan beserta singkatannya; L. tanggal, bulan, dan tahun kelulusan; m. tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan Ijazah; n nama dan jabatan pimpinan perguruan tinggi yang berwenang menandatangani \jazah; . Koordinator Prodi dan Wakil Dekan Bidang Akademik memeriksa serta memberikan paraf tanda telah diperiksa pada draft ijazah (template) metiputi : | Nomor Ijazah nasional; . ambang perguruan tinggi; . Nama perguruan tinggi; . nomor keputusan akreditasi perguruan tinggi dan/atau program studi; . program Pendidikan Tinggi; nama program studi; . nama lengkap pemilik Ijazah; |. tempat dan tanggal lahir pemilik Ijazah; nomor pokok mahasiswa; nomor induk kependudukan bagi mahasiswa warga negara Indonesia atau nomor paspor bagi mahasiswa warga negara asing; k. gelar yang diberikan beserta singkatannya; \. tanggal, bulan, dan tahun kelulusan; m, tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan Ijazah; n.nama dan jabatan pimpinan perguruan tinggi yang berwenang menandatangani Ijazah; eaoge rz e mo }. Staf Biro Akademik dan Kemahasiswaan menerima draft ijazah (template) yang telah diperiksa secara berjenjang selanjutnya melakukan pencetakan ijazah periode Juni dan September 2023 sejumlah 3.984 lembar sesuai dengan hasil verifikasi berjenjang. Ijazah yang dicetak ulang untuk periode Juni dan September 2023 tidak lagi menggunakan materai. 10.Pokja Registrasi dan Statistik dan Pokja Layanan Evaluasi Pendidikan, Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat memeriksa ijazah tersebut, meliputi: a. nomor Ijazah nasional; b. lambang perguruan tinggi; c. nama perguruan tinggi; d |. nomor keputusan akreditasi perguruan tinggi dan/atau program studi; €. program Pendidikan Tinggi; Hal. 4" 12. nama program studi; nama lengkap pemilik Ijazah; tempat dan tanggal lahir pemilik Ijazah; nomor pokok mahasiswa; nomor induk kependudukan bagi mahasiswa warga negara Indonesia atau nomor paspor bagi mahasiswa warga negara asing; gelar yang diberikan beserta singkatannya; tanggal, bulan, dan tahun kelulusan; . tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan Ijazah; nama dan jabatan pimpinan perguruan tinggi yang berwenang menandatangani |jazal ©. stempel perguruan tinggi; dan worm Pace |. Kasubag Akademik melakukan pemeriksaan ijazah, meliputi : ‘a. nomor Ijazah nasional; lambang perguruan tinggi; nama perguruan tinggi; nomor keputusan akreditasi_ perguruan tinggi dan/atau program studi; program Pendidikan Tinggi; nama program studi; nama lengkap pemilik Ijazah; tempat dan tanggal lahir pemitik Ijazah; nomor pokok mahasiswa; nomor induk kependudukan bagi mahasiswa warga negara Indonesia atau nomor paspor bagi mahasiswa warga negara asing; gelar yang diberikan beserta singkatannya; tanggal, bulan, dan tahun kelulusan; |. tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan Ijazah; nama dan jabatan pimpinan perguruan tinggi yang berwenang menandatangani jazah; ©. stempel perguruan tinggi; dan Kepala Biro Akademik dan Kemahasiswaan melakukan pemeriksaan ijazah, meliputi : a. nomor Ijazah nasional; b. lambang perguruan tinggi; c. nama perguruan tinggi; d. nomor keputusan akreditasi perguruan tinggi dan/atau program studi; program Pendidikan Tinggi; nama program studi; g. nama lengkap pemilik Ijazah; pos vr ze me Pace mo Hal. 5h. tempat dan tanggal tahir pemilik Ijazah; nomor pokok mahasiswa; nomor induk kependudukan bagi mahasiswa warga negara Indonesia atau nomor paspor bagi mahasiswa warga negara asing; gelar yang diberikan beserta singkatannya; tanggal, bulan, dan tahun kelulusan; . tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan Ijazah; nama dan jabatan pimpinan perguruan tinggi yang berwenang menandatangani |jazal ©. stempel perguruan tinggi; dan 13. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan dan Koordinator Program Studi memeriksa ijazah, meliputi : a. nomor Ijazah nasional; lambang perguruan tinggi; nama perguruan tinggi; nomor keputusan akreditasi perguruan tinggi dan/atau program studi; program Pendidikan Tinggi; nama program studi; nama lengkap pemilik Ijazah; tempat dan tanggal lahir pemilik Ijazah; nomor pokok mahasiswa; nomor induk kependudukan bagi mahasiswa warga negara Indonesia atau nomor paspor bagi mahasiswa warga negara asing; gelar yang diberikan beserta singkatannya; tanggal, bulan, dan tahun kelulusan; |. tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan Ijazah; nama dan jabatan pimpinan perguruan tinggi yang berwenang menandatangani ljazah; ©. stempel perguruan tinggi; dan 14.Dekan Fakultas dan atau Direktur Pascasarjana memeriksa ijazah, khususnya hal berikut: ‘a. nomor Ijazah nasional; lambang perguruan tinggi; nama perguruan tinggi; nomor keputusan akreditasi perguruan tinggi dan/atau program studi; program Pendidikan Tinggi; nama program studi; nama lengkap pemilik Ijazah; tempat dan tanggal lahir pemilik Ijazah; PBCcRF eos vere ne PBcRF aos Fe me Hal. 6i, nomor pokok mahasiswa; nomor induk kependudukan bagi mahasiswa warga negara Indonesia atau nomor paspor bagi mahasiswa warga negara asing; k. gelar yang diberikan beserta singkatannya; \. tanggal, bulan, dan tahun kelulusan; m, tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan Ijazah; n . nama dan jabatan pimpinan perguruan tinggi yang berwenang menandatangani Ijazah; 0. stempel perguruan tinggi; dan dan selanjutnya menandatangi ijazah. 15. |jazah yang telah ditandatangani oleh Dekan diserahkan ke staf Biro Akademik dan Kemahasiswaan untuk proses selanjutnya. 16.Universitas Nusa Cendana membuat pengumuman resmi tentang penarikan, pemusnahan, penerbitan ulang dan pengambilan ijazah bagi wisudawan periode Juni dan September 2023 di website undana.ac.id. dan media sosial lainnya. 17. Alumni mengisi Berita Acara dan mengembalikan ijazah asli, fotocopy ijazah yang telah legalisir dan menyerah Pasfoto hitam putih ukuran 3x4 cm sebanyak 1 lembar, serta menandatangani Surat Pertanggungjawaban Mutlak yang telah disiapkan oleh Biro Akademik dan Kemahasiswaan. 18.Staf Biro Akademik dan Kemahasiswaan menerima dan mencatat identitas ijazah dalam logbook harian daftar penerimaan dan melakukan pemusnahan awal (dicoret). 19.Staf Biro Akademik dan Kemahasiswaan menyerahkan tanda terima kepada alumni yang dapat digunakan untuk pengambilan ijazah baru. 20. Wakil Rektor Bidang Akademik memeriksa ijazah tersebut, khususnya hal berikut: a. nomor Ijazah nasional; lambang perguruan tinggi; nama perguruan tinggi; nomor keputusan akreditasi perguruan tinggi dan/atau program studi; program Pendidikan Tinggi; nama program studi nama lengkap pemilik Ijazah; tempat dan tanggal lahir pemilik Ijazah; nomor pokok mahasiswa; nomor induk kependudukan bagi mahasiswa warga negara Indonesia atau nomor paspor bagi mahasiswa warga negara asing; gelar yang diberikan beserta singkatannya; LL tanggal, bulan, dan tahun kelulusan; aos vere mo e Hal. 7m, tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan Ijazah; |. nama dan jabatan pimpinan perguruan tinggi yang berwenang menandatangani !jazah; 0. stempel perguruan tinggi; dan p. foto pemilik ijazah. 2 21. Rektor menandatangani ijazah sesuai dengan bukti penyerahan ijazah 22,Sekretaris Rektor membubuhkan stempel pada ijazah dan mengirim kembali ke Staf Biro Akademik dan Kemahasiswaan. 23.Staf Biro Akademik dan Kemahasiswaan menyerahkan ijazah tersebut kepada Alumni dan secara bersama menandatangani berita acara pengambilan ijazah. 24, Pembuatan Berita Acara pemusnahan dokumen ijazah tama dilakukan berdasarkan peraturan kepala Arsip Nasional Republik Indonesia yang berlaku. 25.Pemusnahan ijazah lama oleh pemimpin universitas dihadiri dan disaksikan oleh ketua Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XV, Kepolisian, Notaris dan pihak yang berkompeten. ng, 5 Oktober 2023 gee Hal. 8