RISALAH RAPAT ONLINE

TOPIK : PENAGIHAN REK. DAN TRA

HARI/TGL. : RABU, 29 APRIL 2020
JAM : 13.30 WIB s.d. 15.00 WIB
PESERTA RAPAT :
1. DIREKTUR UTAMA 6. KADIV KEUANGAN
2. DIREKTUR AIR MINUM 7. KADIV SIM
3. DIREKTUR ADMINISTRASI & KEUANGAN 8. KADIV HUBUNGAN LANGGANAN
4. DIREKTUR AIR LIMBAH 9. KACAB PEMASARAN ZONA 1 DAN 2
5. KA. PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

NO. KESIMPULAN TINDAKLANJUT

1. Pelaksanaan Work from Home (WFH) harus selalu dievaluasi dan dimonitor oleh Seluruh Kepala Unit Kerja
masing-masing Kepala Unit Kerja. Operasional cabang jangan sampai terganggu
dan Kepala Unit Kerja/Kacab yang sangat mengerti kondisi di unit kerjanya. Pada
prinsipnya WFH bertujuan untuk melaksanakan social/physical distancing bukan
libur. Sesuai SE Direksi No. SE-05/DIR/SDM/2020 Bagian III Sistem Kerja poin 5,
Kepala Unit Kerja akan memberikan surat teguran kepada pegawai/tenaga
kontrak/BHL yang tidak bersedia hadir di kantor saat dibutuhkan. Absensi online
melalui aplikasi Work Order sudah effektif diberlakukan mulai tanggal 04 Mei 2020
sesuai SE Direksi No. SE-06/DIR/SDM/2020.
2. Pencatat Meter selain bertugas melakukan penaksiran stand meter dan Kepala Cabang
membukukannya, juga harus menyampaikan surat penagihan TRA kepada
pelanggan (di luar rekening bulan berjalan). Untuk itu, Kepala Cabang agar
melengkapi Pencatat Meter yang ke lapangan dengan perlengkapan APD yang
memadai (masker, sarung tangan, helmet berperisai dll.). Untuk keperluan ini bisa
menggunakan dana kerja cabang dan/atau berkordinasi dengan Tim K3/Kadiv
SISMEN.
3. Setelah proses pembukuan stand meter selesai dilakukan, Kepala Cabang Kepala Cabang
bersama staf terkait harus melakukan cek ulang sebelum rekening air diterbitkan.
4. Untuk meningkatkan kembali penagihan dari pelanggan, loket pembayaran Kepala Cabang
kembali dibuka setiap hari kerja mulai pukul 08.00 s.d. 16.30 WIB dengan
menggunakan 2 shift masing-masing 1 orang yang berbeda setiap shiftnya, shift I
mulai pukul 08.00 s.d. 12.00 WIB (1 orang) dan shift II mulai pukul 12.00 s.d. 16.30
WIB (1 orang). Dalam hal ini tidak diberlakukan lembur.
5. Untuk meningkatkan presentase pelanggan yang mengirimkan stand meter Sekretaris Perusahaan
(pencatatan mandiri) melalui Whatsapp ke cabang-cabang pemasaran, Sekretaris Seluruh pegawai/tenaga kerja
Perusahaan agar memaksimalkan sosialisasi baik melalui media cetak maupun kontrak/BHL
media online, terutama media sosial milik perusahaan dan media sosial milik
Pemprovsu serta selalu mengupdate website resmi perusahaan.
Dalam hal ini, juga diharapkan peran serta aktif seluruh pegawai/tenaga kerja
kontrak/BHL untuk menyebarluaskan informasi pencatatan mandiri kepada
kalangan terdekat (keluarga, rekan, tetangga dll.)
6. Akan ada kebijakan-kebijakan yang diambil terkait dengan operasional perusahaan Seluruh Kepala Unit Kerja.
sehubungan situasi penyebaran COVID-19. Diminta kepada seluruh Kepala Unit
Kerja untuk menyampaikan langsung ke pegawai/tenaga kerja kontrak/BHL agar
tetap bersikap positif dan mendukung kebijakan apapun yang ditetapkan.
7. Kepala Cabang diharapkan menumbuhkan sikap kedewasaan, profesionalisme Kepala Cabang.
dan leadership di tengah situasi seperti sekarang ini dan bertanggungjawab
terhadap operasional serta atur sedemikian rupa mekanisme kerja agar dapat
memonitor dan mengendalikan operasional di cabangnya masing-masing.
8. Kecenderungan Tunggakan Rekening Air (TRA) semakin meningkat terutama Kepala Cabang.
beberapa waktu belakangan ini. Oleh karenanya setiap Kepala Cabang agar tetap
fokus dan harus kreatif dalam menurunkan TRA dari waktu ke waktu.
9. Untuk Kepala Cabang dan staf di Zona 2, agar senantiasa berkordinasi aktif Kepala Cabang
dengan aparat keamanan dan pemerintahan setempat. Jika memang ada kendala Kadiv SDM
operasional terkait adanya larangan mudik dll, silahkan berkordinasi dengan kantor
pusat (Divisi SDM) untuk mengeluarkan surat keterangan atau dokumen apapun
yang diperlukan.
10. Untuk penerimaan pembayaran sebelum pukul 14.00 WIB langsung disetor pada Kepala Cabang
hari yang sama. Pembayaran yang diterima setelah pukul 14.00 WIB disetor pada Kadiv Keuangan
pagi esok harinya dilampirkan dengan LPP (Laporan Penerimaan Penagihan) yang
 diterbitkan sehari sebelumnya (1 LPP mencakup 2 setoran).
11. Progress penagihan dan pembayaran TRA dari pelanggan, merupakan salah satu Kepala Cabang
indikator penilaian kinerja Kepala Cabang.
11. Divisi SIM agar merencanakan kembali penggunaan SMS Blast untuk Kadiv SIM
menyebarluaskan informasi terkait kepentingan perusahaan kepada pelanggan.
12. Divisi Keuangan harus memonitor penerimaan pembayaran dari pelanggan dari Kadiv Keuangan
hari ke hari, terkait dengan ketatnya perhitungan cash flow perusahaan.

Medan, 29 April 2020

Notulen