61

PT. X Tbk. Overview Halaman 1/4

Kebijakan Perusahaan
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

PENDAHULUAN

Business Continuity Plan memberikan bimbingan yang menyeluruh bagi PT. X Tbk.
dalam menanggapi segala peristiwa penting yang dapat mengganggu kelangsungan segala
kegiatan bisnis. Hal ini berlaku pada tingkat skenario kerugian yang terburuk. Untuk
peristiwa-peristiwa yang mengakibatkan resiko yang lebih kecil, bagian-bagian yang
berhubungan dengan suatu rencana hendaknya diseleksi. Dokumen yang dibuat dirancang
agar mudah digunakan. Dokumen tersebut menunjukkan kegiatan-kegiatan yang
seharusnya dimulai dalam jangka waktu tertentu.

Keseluruhan rencana disimpulkan dalam tiga fase alur kerja. Masing – masing dapat
ditemukan dalam tabel yang berbeda bersama dengan materi pendukungnya. Corak warna
seperti lampu lalu lintas telah digunakan: Merah, Kuning, Hijau untuk Emergency Response,
Crisis Management, dan Business Recovery Phases secara berturut-turut.

Secara keseluruhannya, semua rencana menyediakan peta jalan/bagan untuk

melanjutkan kegiatan operasional dengan cepat, kemungkinan pada tempat alternatif,
menangguhkan pengembalian pabrik dan peralatan di plant asal atau tempat kejadian.

Business Continuity Plan hanya akan diputuskan dengan ijin dari anggota Crisis
Management Team. Mereka dengan segera berada di Command Centre dan mengambil
pengendalian secara total pada business continuity process. Crisis Management Team akan
memanggil Emergency Response Team untuk melaksanakan penilaian kerusakan awal.

Tergantung dari luasnya insiden, pemulihan awal Bisnis Continuity Plan mungkin
melibatkan pengurangan sejumlah pegawai untuk memulai pengoperasian, mungkin dengan
alasan-alasan pengganti. Pegawai yang lain akan diarahkan untuk pulang/tetap dirumah,
menunggu instruksi berikutnya dari manajer mereka.

Jabatan Nama Tanda Tangan Tanggal

Operations Director
Managing Director
President Director
 62

PT. X Tbk. Overview Halaman 2/4

Kebijakan Perusahaan
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

KEBIJAKAN TERPADU PT.X Tbk.

q Mempertahankan kepuasan pelanggan yang tertinggi dengan menyediakan produk
atau pelayanan yang berkualitas terbaik dan tepat waktu.
q Melakukan upaya untuk memenuhi peraturan perundangan dan standar &
persyaratan pelanggan yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu,
lingkungan & manajemen resiko yang terkait.
q Secara terus menerus meningkatkan keefektifan manajemen.
q Menggalakkan pencegahan pencemaran pada sumbernya dan pengurangan
dampak yang timbul.
q Mencegah dan mengantisipasi kecelakaan kerja dan kejadian yang dapat
menghambat proses kerja dan mempengaruhi kesehatan & keselamatan kerja
karyawan dan aset perusahaan.
q Mengembangkan keahlian dan kemampuan karyawan.

TUJUAN
q Memastikan “business continuity” pada fungsi bisnis yang kritis seandainya terjadi
keadaan darurat atau krisis.
q Kemampuan BCP diuji coba secara berkala dan hasil-hasil pengujian dan kesiapan
organisasi untuk pulih akan dilaporkan kepada senior management paling tidak
setiap tahun.

CHARTER
q Berusaha untuk menemukan atau melampaui standar-standar internasional yang
diketahui mengenai Business Continuity.
q Memastikan semua aset operasionalnya yang penting cukup dan mudah dijaga dan
dilindungi dari gangguan-gangguan bisnis yang serius, bencana-bencana,
kehilangan fasilitas-fasilitas atau kegagalan infrastruktur lainnya yang tidak terduga.
q Semua pegawai PT.X Tbk. diharuskan mengikuti kebijaksanaan ini dan mengambil
semua penilaian yang perlu dan sesuai untuk memastikan bahwa seluruh sistem,
operasi, proses dan departemen PT.X Tbk. yang penting dilindungi dengan
kebijaksanaan yang memadai, prosedur-prosedur, rencana pemulihan dan
kelebihannya.
q Memudahkan pelaksanaan kebijaksanaan ini, PT.X Tbk. telah membuat Business
Continuity Project yang ditangani oleh Safety Department.
 63

PT. X Tbk. Overview Halaman 3/4

Kebijakan Perusahaan
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

Pernyataan tentang Tujuan Strategi

Pernyataan tentang tujuan strategic adalah kebijaksanaan PT. X Tbk. untuk
melaksanakan operasinya dengan perhatian yang paling besar pada keselamatan dan
kesehatan pegawainya, masyarakat umum dan terhadap perlindungan dan pemeliharaan
properti dan lingkungan. Kontinuitas persediaan untuk para pelanggan harus dipertahankan,
meskipun dibawah kondisi yang paling merugikan.

Hal tersebut penting untuk meyakinkan bahwa Business Continuity Plans akan
berhasil, dan pada akhirnya seluruh rencana tersebut harus secara rutin di perbarui dan diuji
cobakan.

Dewan melihat semua anggota staffnya dalam memberikan dukungan penuh pada
mereka untuk rencana ini. Strategi kepemilikan dari Business Continuity Plan diadakan oleh
yang berkepentingan.

Tujuan-Tujuan Terhadap Suatu Kejadian

Tujuan-tujuan utama terjadi suatu kejadian atau insiden diberikan dibawah ini, dengan
anggapan kejadian yang terburuk:
i) Berurusan dengan korban yang ada dan sanak saudara
ii) Memberi pengarahan dan mengarahkan staff
iii) Memperkirakan perluasan kerusakan.
iv) Memberi tanggapan kepada para pelanggan seefektif mungkin.
v) Mengaktifkan operasi sementara secepat mungkin.
vi) Melindungi kepentingan para pemegang saham.
vii) Berurusan dengan media.

Tujuan Pokok PT.X Tbk.

Beberapa tujuan utama pada manajemen yang menindaklanjuti sesuatu yang penting
pada pabrik PT.X Tbk. :
1. Menjaga pelaksanaan proses produksi.
2. Menjaga kemampuan untuk menyediakan permintaan pasar.
3. Menjaga pengiriman stok kepada pelanggan yang diutamakan.
 64

PT. X Tbk. Overview Halaman 4/4

Kebijakan Perusahaan
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

Scope of the Plan

Kerugian total atau sebagian dari property, sistem informasi / komunikasi atau
peralatan lainnya yang mempunyai potensi secara materiil mempengaruhi aktivitas atau
reputasi bisnis. Lingkup rencana termasuk:
1. Preliminary Processing
2. Primary Processing
3. Secondary Processing
4. Main Material Logistic
5. Logistic

Keputusan Menjalankan Rencana

Hak untuk memutuskan Business Continuity berada pada Manufacturing Manager
dan Head of Public Relation. Pada ketidakhadiran mereka paling tidak salah satu dari Crisis
Management Team akan memutuskan dengan dukungan dari kantor pusat.

Command and Control

Seluruh perintah dan control dalam menanggapi sebuah insiden adalah tanggung
jawab Crisis Management Team yang dipimpin oleh Emergency Controller.

Communication
Tanggung jawab untuk berkomunikasi dan menenangkan para pekerja akan
dilakukan oleh kepala depertemen masing-masing melalui telepon berdasarkan system yang
ada pada pohon telepon (telephone tree). Tanggung jawab untuk berkomunikasi dengan
pihak ke-3 (vendor, supplier, customer, kotraktor) telah diatur didalam rencana.
Para pekerja telah diberikan penjelasan singkat tentang instruksi saat mengalami
insiden berdasarkan aturan dan tanggung jawabnya. Seluruh pekerja harus waspada dan
mematuhi peraturan tersebut.
 65

PT. X Tbk. Overview Halaman 1/3

Kontrol Dokumen
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

PEMELIHARAAN BUSINESS CONTINUITY PLAN

RENCANA INI HARUS BERJALAN. Oleh karena itu perlu sekali bahwa rencana
dibahas ulang setiap satu tahun.

Pembahasan ulang atau review menunjukkan kebutuhan untuk berbagai

pembaharuan pada rencana, pemeliharaan ini harus disediakan dan rencana diterbitkan
kembali untuk yang berkepentingan pada Daftar Distribusi dalam waktu 4 minggu dari
pembahasan kembali atau review.

Apabila review dalam 1 tahun menunjukkan tidak adanya perubahan yang

dibutuhkan, siapa yang berkepentingan dalam Daftar Distribusi harus diberitahukan untuk
menjaga rencana ini tetap di pikiran mereka.

Disarankan bahwa proses pemeliharaan ini menjadi tanggung jawab fungsi internal
Audit dalam bisnis, didukung secara penuh oleh para manajer dari departemen-departemen.
Laporan kepada director tahunan dibuat sesuai dengan penyelesaian yang memuaskan
pada proses audit.

Menjaga Perencanaan
Recovery team harus menjaga salinan rencana-rencana mereka tersedia dengan
mudah untuk setiap waktu.

Di kantor (untuk dibawa waktu evakuasi)

Di rumah (dengan telepon)
 66

PT. X Tbk. Overview Halaman 2/3

Kontrol Dokumen
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

Lampiran 1: Daftar Distribusi

DOKUMEN PENGONTROL
Versi No. 001
Tanggal Versi Sept-03
Disiapkan oleh Koordinator Safety Dept.
PT.X Tbk.

Daftar Distribusi
Rencana Penuh / Sebagian Kontrol
Posisi
Permasalahan No. copy:
Emergency Controller

Emergency Response Team

Crisis Management Team
Leader
Crisis Management Team
Site Specific Business
Recovery Team – Preliminary
Process
Site Specific Business
Recovery Team – Intermediate
Process
Site Specific Business
Recovery Team – Logistik
Site Specific Business
Recovery Team – Primary
Processing
Site Specific Business
Recovery Team – Secondary
Processing
Senior Management & Group

Resepsionis/Penerima tamu

Security
 67

PT. X Tbk. Overview Halaman 3/3

Kontrol Dokumen
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

Lampiran 2: Rencana Pengujian

PENGUJIAN PERENCANAAN DAN PEMELIHARAAN

RENCANA INI HARUS BERJALAN. Hal ini penting untuk diuji secara berkala, terbaru
dan terpelihara.
Bagian-bagian yang Penguji/dirubah
Versi Tanggal pengujian
diuji oleh
68
70
71
 72

PT. X Tbk. Emergency Response Phase Halaman 1/ 1

Skenario Respon
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

CHECK LIST ANCAMAN BOMB

Waktu dan Tanggal lapor:

Hasil Laporan :

Catatan pembicaraan penelepon (dengan tepat):

Pertanyaan-pertanyaan untuk “ditanyakan”:

1. Kapan bom akan meledak?

2. Dimana bom itu sekarang?
3. Bom jenis apa?
4. Seperti apa bentuknya?
5. Mengapa anda meletakkan bom tersebut?
6. Dari mana anda menelepon?

Gambaran Suara Penelpon:

___________________________________________________________

Laki-laki Perempuan Muda Paruh Baya Tua Logat

Nada Suara ______________ Latar belakang suara _____________

Apakah Suara Dapat Dikenalli? _______

Jika ya, seperti suara siapa?

___________________________________________________________

Karakteristik Suara yang lain:

___________________________________________________________

Waktu Ketika Penelpon Menutup Telepon: _________________

Keterangan:
________________________________________________________________

Penerima Telepon
Nama :

Divisi/ Departemen :

Nomor Extention kantor/ HP:

 73

PT. X Tbk. Emergency Response Phase Halaman 1/ 1

Assembly Point
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

Peta Titik Pertemuan / Assembly Point

 74

PT. X Tbk. Emergency Response Phase Halaman 1/ 1

Form Incident Report
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

FORM INCIDENT REPORT

Pertanyaan Tuliskan informasi di colom ini

Apa yang telah terjadi?

Contohnya: kebakaran, ledakan, kebocoran/
tumpakan oli/ BBM, kebocoran/ tumpahan bahan
kimia, kebocoran/ tumpahan gas berbahaya,
pencurian, perusakan, kerusakan, tidak
tersedianya air, kehilangan tenaga listrik,
ponolakan akses, image perusahaan, masalah
ketersediaan karyawan.

Siapa saja yang menjadi korban?

Apakah ada Laporan kecelakaan?

Apakah adanya karyawan, tamu atau kontraktor

yang terluka atau meninggal?

Dimana para karyawan /pegawai sekarang?

(dievakuasi atau tidak)

Kapan layanan-layanan darurat (pemadam

kebakaran, polisi, ambulans) / PEMDA dihubungi?

Kapan hal itu terjadi? (jam, hari, tanggal)

Dimana masalah terjadi? (lokasi kejadian)

Apa dampak dari masalah tersebut?

petunjuk: akibat dari kejadian atau area yang
diketahui/ dipengaruhi (jika diketahui

Mengapa hal itu bisa terjadi? Apabila sudah bisa

diketahui.

Emergency Controller (EC) Tandatangan:

Nama:
Tanggal:

PT. X Tbk. Emergency Response Phase Halaman 1/1

 75

Injury Report Form

No: Revision: Issued: Doc. Cont:

INJURY REPORT FORM

Tgl kejadian: …………………… Jam kejadian: …………………………….
BAGIAN I: DATA KORBAN
STATUS KORBAN:
q Karyawan q Tamu q Kontraktor q Lain-lain

DATA PRIBADI KORBAN:

No. ID : No KPA :
Nama : Jabatan :
Tempat/Tgl Lahir: BU :
Alamat : Divisi/Departemen :

BAGIAN II: KETERANGAN KEJADIAN

• Keadaan Korban Saat ini:
q Meninggal dunia q Luka-luka q Hilang
• Luka yang dialami Korban:
q Memar q Pendarahan q Patah Tulang
• Pertolongan Pertama yang Didapat Korban:

• Pertolongan yang Dibutuhkan:

• Korban Dirujuk ke:

Nama Tempat Rujukan :
Alamat Tempat Rujukan:
BAGIAN III: DATA KERABAT KORBAN
DATA KERABAT:
Nama :
Alamat :
No. Tlp:
q Lain-lain
Status: q Ayah q Ibu q Saudara Kandung
……….
BAGIAN IV: DATA ORANG YANG MENGHUBUNGI KERABAT KORBAN
Nama :
No. Tlp :
Jabatan :
BAGIAN V: DATA ORANG YANG MEMBUAT LAPORAN
Nama : Jabatan : Tanda Tangan:
75
77
79
 80

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 1/ 1

Prosedur Pengambilan Keputusan
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

Crisis Management Team yang akan memutuskan apakah Businsess Continuity Plan akan
dijalankan secara partial atau total.
Sebagai bahan pertimbangan:

A. Apakah insiden tersebut telah menghancurkan fungsi bisnis kritikal di lokasi itu?
Business Continuity Plan akan dijalankan secepatnya.

B. Apakah kerusakan lokasi hanya sebagian?

Crisis Management Team yang terkait akan diperintahkan untuk menuju ke lokasi
dan melaporkan besarnya kerusakan dan keterbatasan waktu untuk langkah awal
sebelum rencana dijalankan berdasarkan petunjuk Senior Manajemen.

C. Apakah jalan masuk terblokir bukan karena kerusakan fisik pada lokasi? Informasi
yang lebih lengkap sebaiknya dikoordinasikan dengan Senior Management sebelum
keputusan diambil.
 81

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 1/ 2

Mendirikan Command Centre
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

1. Rincian Command Centre

Command Centre akan berada di lokasi yang rusak jika jalan masuk tersedia dan
jika terdapat ruang yang cukup. Di bawah ini, command centre akan berada pada salah
satu Real Estate milik PT.X Tbk dengan lokasi didekatnya, dimana paling nyaman dan
tersedia fasilitas. Sebagai alternatif rumah seorang karyawan atau hotel dapat digunakan.

Sebagai pertimbangan yang tidak mungkin adalah menempatkan command centre

sedekat mungkin dengan lokasi yang rusak.

2. Mendirikan Command Centre

Berikut merupakan tindakan untuk mendirikan command centre:

1. Pasang telepon dan mesin fax serta mesin perekam (sebagaimana
diperlukan/tersedia)
2. Atur meja-meja dengan cara yang tepat untuk memungkinkan personnel cukup
berdekatan untuk “aware” bahaya kejadian yang berkembang tapi tidak terlalu dekat
sampai menghalangi kemampuan bekerja dan menggunakan telepon.
3. Pasang TV/video, peralatan audio visual dan sistem PC / printer, jika tersedia.
4. Atur sistem Rotasi untuk memenuhi command centre ( perlindungan 24 jam
mungkin dibutuhkan)
5. Atur minuman / makanan
6. Tersedia sanitasi yang baik.
7. Susun flipcharts (headings yang diusulkan / column headings yang diberikan
dibawah) dan tempatkan di sekitar command centre.
 82

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 2/ 2

Mendirikan Command Centre
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

Command Centre

Lokasi Alamat No. Telepon No. Fax

0xx – 9xxxxxx 0xx- 9xxxxxx

Real Estate AAA Jl. ………….00xx 91xxxxx 92xxxxx

q Pasang telepon dan mesin fax q Susun flipchart templates dan

q Atur meja-meja dengan cara yang tempatkan di sekitar ruangan
tepat untuk memungkinkan pengendalian untuk:
personnel cukup berdekatan untuk o Poin-poin tindakan /
“aware” bahaya kejadian yang checklist sebagaimana
berkembang tapi tidak terlalu dekat dikeluarkan kemudian
sampai menghalangi kemampuan dalam rencana ini
bekerja dan menggunakan telepon. o Titik-titik api - konflik
q Pasang TV/video, peralatan audio kepentingan atau perhatian
visual dan sistem PC / printer, jika – Pemecahan masalah
tersedia. o Urutan kejadian
q Atur sistem Rotasi untuk memenuhi o Korban terluka dan sanak
Command Centre( perlindungan 24 saudara
jam mungkin dibutuhkan) o Customer
q Atur minuman / makanan. o Pertemuan Pers / poin-poin
q Sediakan sanitasi / toilet. yang menonjol dari
pernyataan media paling
baru
o Suppliers
o Pengeluaran yang sah
 70

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 1/ 1

Prosedur Telephone Direct
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

1. Memberitahukan TELKOM tentang kondisi krisis. Hubungi …………

2. Meminta untuk mengalihkan segera nomor telepon …………… ke Kantor Crisis

Management Team …………….

3. Meminta segera nomor khusus untuk memberikan pertolongan kepada karyawan

(employee help-line) dengan nomor…………….

4. Meminta segera nomor khusus untuk berhubungan dengan vendor/ kontraktor/ supplier/
customers/ client dengan nomor………………

5. Menggunakan telepon genggam (hand phone) atau telepon yang ada di Command
Centre (Hotel/ rumah/ kantor) untuk hubungan keluar.
 82

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 1/ 4

Flipcharts untuk Command Centre
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

Flipchart berikut ini untuk digunakan di command centre. Setiap heading pada
flipchart ini dibuat di papan tulis sendiri-sendiri. Setiap papan berisi coulmn heading yang
disarankan tetapi dapat lebih dari yang disarankan. Bentuk rinci dari flipchart ini ditunjukkan
pada Lampiran 1.
Berikut adalah keterangan isi setiap heading Flipchart:

1. Urut-urutan Kejadian
§ Tanggal/Waktu, waktu ketika peristiwa terjadi
§ Kejadian, peristiwa/insiden penting yang telah terjadi (peristiwa dan peristiwa
tambahan)
§ Hal-hal yang perlu dicatat, catatan hal-hal penting untuk laporan seperti area, lokasi,
fasilitas yang terkena dan lain-lain.

2. Kerusakan
§ Item, nama pabrik/lokasi/mesin/bangunan yang rusak akibat insiden yang terjadi.
§ Dapat diperbaiki, item dapat/tidak dapat diperbaiki.
§ Diganti, alternatif lain untuk menggantikan mesin/ fasilitas yang rusak akibat insiden
§ Suplier, nama-nama supplier yang mensuply item yang rusak tersebut
§ Nomor Telepon/Fax, nomor telepon atau fax dari para suplier
§ Biaya, biaya kerusakan fasilitas/mesin/pabrik.

3. Daftar penanganan peristiwa/ permasalahan yang belum terselesaikan yang sedang

berjalan
§ Permasalahan, masalah yang sedang terjadi dan belum dapat teratasi
§ Siapa yang dihubungi, nama orang yang dapat dihubungi yang tahu dengan baik
untuk dimintai keterangan permasalahan diatas
§ Nama untuk dihubungi, nama orang yang berpotensi untuk menyelesaikan
permasalahan diatas
§ Nomor telephone/ fax, nomor telephone orang untuk dihubungi (yang berpotensi
menyelesaikan)

4. Korban-korban
§ Nama, nama orang-orang yang terluka/meninggal (korban).
§ Pegawai/pengunjung/kontraktor/umum, memperlihatkan status korban.
 83

§ Jenis luka, kondisi dari korban.

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 2/ 4
Flipcharts untuk Command Centre
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

§ Nama rumah sakit, nama rumah sakit dimana korban dirawat.

§ Kerabat-kerabat, orang-orang yang mengenal korban dengan baik seperti keluarga,
teman, dll.
§ Kontak dilakukan oleh/dan tanggal /waktu, nama orang yang menghubungi kerabat
korban dan mencatat tanggal dan waktu menghubungi.

5. Titik Kejadian
§ Tanggal/waktu, menunjukkan tanggal dan waktu di titik kejadian
§ Permasalahan, permasalahan yang terjadi pada titik kejadian
§ Penanganan cepat, penanganan pertama yang segera dilakukan di titik kejadian
§ Nama untuk dihubungi, nama orang yang menguasai kejadian di titik kejadian
§ Nomor telepon/ fax, nomor telepon atau fax orang yang dihubungi diatas.

6. Mitra kerja perusahaan

§ Tanggal/waktu, tanggal dan waktu saat melakukan hubungan dengan mitra kerja
§ Penyelidikan, investigasi kepada mitra kerja dan penyampaian kabar
§ Penangan cepat, penanganan pertama terhadap mitra kerja
§ Nama mitra kerja, nama mitra kerja yang terkait
§ Nomor telepon/ fax, nomor telepon dan fax nama mitra kerja yang terkait diatas.

7. Media
§ Hal-hal menonjol dari pernyataan-pernyataan terbaru media, pokok-pokok kejadian
yang diberitakan di media seputar kejadian di perusahaan.
§ Nama Media cetak/Radio/Stasiun TV, nama media yang memberitakan peristiwa
yang terjadi.
§ Nama-nama untuk Dihubungi, nama dari orang yang berhubungan dengan media.
§ Nomor Telepon/Fax untuk dihubungi, nomor telepon untuk dihubungi yang
berhubungan dengan media.
§ Perhatikan kemana pernyataan media telah dikirim.

8. Suplier-suplier
§ Tanggal/waktu, waktu menghubungi suplier-suplier
§ Persoalan, urutan persoalan yang dihadapi terhadap supplier
§ Penanganan cepat, penganan yang dilakukan secara cepat untuk menyelesaikan
 84

masalah yang berhubungan dengan supplier

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 3/ 4
Flipcharts untuk Command Centre
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

§ Tanggal pengiriman yang diharapkan, tanggal perunahan pengiriman yang tertunda

karena kejadian di perusahaan
§ Nama suplier, nama suplier yang dapat dihubungi
§ Nomor telepon/ fax, nomor telepon atau fax suplier diatas

9. Tanggal persetujuan pembelian

§ Tanggal/waktu, catatan waktu saat dilakukan pengeluaran yang telah disahkan
§ Jenis, jenis pengeluaran yang telah disahkan
§ Nilai Rp, nilai pengeluaran yang telah disahkan dalan Rupiah

10. Tanggal pembelian

§ Tanggal/waktu, catatan waktu saat dilakukan pengeluaran yang diadakan
§ Jenis, jenis pengeluaran yang diadakan
§ Nilai cek / tunai, pembelian dilakukan dengan cara cek/ tunai.
 85

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 4/ 4

Flipcharts untuk Command Centre
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

Lampiran 1
 86

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 1/ 2

Penanganan Media
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

1. Menyiapkan Pusat Pers

• Sebelumnya, menyetujui lokasi yang sesuai dan pengaturan.
• Memasang telepon dan mesin fax dan alat perekam.
• Memindahkan meja-meja ke tempat yang sesuai.
• Memasang TV/ video, peralatan audio visual dan sistim PC jika ada.
• Mengatur minuman/makanan.

2. Untuk pengumuman berita secepatnya/ pengumuman berita pertama di media.

Contoh pernyataan media: Ingat Aturan Utama Media!

‘Contoh Bisnis’
Pengumuman Berita Pertama di Media (dalam 6 jam)
Hari, tanggal & waktu
Contoh kekecewaan Bisnis dalam mengumumkan bahwa operasinya
di……..(pabrik/lokasi), telah:
a. Ditutup untuk sementara karena sebuah (kebakaran/insiden/dll)
(besar/kecil)……..
b. Ditutup selama waktu mendatang yang dapat diduga dikarenakan oleh…..
c. Tertunda karena bom telah meledak di tempat……..
d. Yang lainnya
Petugas dalam keadaan darurat dihubungi pada (jam) pada (tanggal). (Perincian) tidak
ada yang terluka/jumlah yang terluka.
Penyebab insiden diperiksa secara keseluruhan oleh (polisi/yang berwajib/ internal)
dengan kerjasama penuh dari perusahaan. Pada waktu yang sama kami melaksanakan
rencana recovery, dan langsung menghubungi:
Pegawai
Direncanakan untuk semua pegawai untuk dihubungi oleh manajer mereka. Mereka yang
tidak dihubungi (dalam waktu 24 jam/3 hari) harus menghubungi nomor ……
Kerabat dan Teman
Apabila anda punya masalah, silahkan hubungi help desk kami, telepon……
Pelanggan dan Suplier
Perusahaan mempunyai Business Continuity Plan dan ini telah digunakan. Aktivitas bisnis
yang penting akan pulih secepatnya. Kontak dapat dilakukan di …….tel……..
mulai……..WIB pada hari……….
Pemberitahuan berikutnya akan dibuat secepatnya.
 87

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 2/ 2

Penanganan Media
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

3. Tindak Lanjut Pernyataan Media

Contoh dari pemberitaan berikutnya di media:

‘Contoh Bisnis’
Pemberitaan Berikutnya di Media
Hari, tanggal & waktu

a. Menyatakan kembali paragraph pertama dari pernyataan pertama media.

b. Memperluas pernyataan diatas dengan fakta-fakta yang lebih jauh yang berkaitan
dengan audiences (peserta yang hadir).
c. Pesan simpati dari perusahaan kepada korban (jika ada).
d. Mengulang-ulang atau menambahkan informasi untuk pegawai dan sanak saudara
dan teman-teman.
e. Membuat kemajuan pelaksanaan BCP. Nomor untuk kontak bisnis. Jika sesuai,
pernyataan yang pasti pada pemulihan.
f. Informasi lainnya.
 88

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 1/ 2

Aturan Utama Media
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

1. Tiga pertanyaan dasar yang akan ditanyakan media:

• Apa yang terjadi
• Mengapa itu terjadi (siapa yang disalahkan)
• Apa yang akan anda lakukan terhadapnya (bagaimana anda akan mencegah hal itu
terjadi lagi)

2. Prioritas yang diharapkan disampaikan di mata media:

1. Orang-orang
2. Lingkungan
3. Properti
4. Uang

3. Persiapan
• Jangan pernah berbicara kepada media tanpa mempersiapkan diri anda.
• Selalu berusaha menunda proses tersebut – bekerja menurut skala waktu anda
(pertimbangkan waktu anda dengan bijak) – susun komitmen anda.
• Jika interview mendadak diminta, tunda itu (jika bisa meskipun hanya 5 menit).
• Perkirakan tipe masalah yang mereka kehendaki untuk dijawab sebelumnya supaya
anda dapat mempersiapkan diri dengan pantas.
• Berbicara dengan persiapan selengkap mungkin
• Persiapkan poin-poin utama yang ingin anda katakan dan jika pertanyaan pertama
tidak memberikan anda kesempatan untuk menyampaikan pesan tersebut, mulailah
dengan kata-kata “sebelum saya menjawab pertanyaan tersebut, ijinkan saya
berbicara”…”.

4. Perlu diingat
• Fakta-fakta adalah kuncinya – Jangan berasumsi apapun.
• Sikap bungkam akan membuat rintangan bagi perusahaan.
• Penipuan itu fatal akibatnya.
• Keraguan mengancurkan kepercayaan akibatnya timbul dugaan terhadap
ketidakjujuran. Dugaan tersebut akan berkembang menjadi keyakinan yang kuat
bahwa terdapat ketidakjujuran maka perlu suatu sanggahan yang kuat.
• Orang lain juga akan memberitahu cerita versinya tanpa informasi yang belum tentu
benar. Versi mereka dapat mengeruhkan suasana hati.
 89

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 2/ 2

Aturan Utama Media
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

• Orang-orang akan merasa berhak jika diberitahu lebih awal dan dipercayakan
dengan fakta-faktanya, dan mereka akan merasa ditipu jika mereka menemukan
kebenarannya. Mereka akan menjadi tidak senang jika cerita mereka berbeda
dengan milik anda.
• Jawab segala hal.
• Mengertilah bahwa mereka juga menderita.
• Kontrol dan kendalikan arus informasi.

5. Hal-hal yang perlu ditunjukkan kepada Media:

• Perhatian: anda peduli dengan apa yang telah terjadi, hal tersebut adalah fakta yang
paling penting.
• Komitmen untuk mencari tahu apa yang terjadi dan membenahinya.
• Pengendalian situasi pada tingkat yang paling serius.

6. Lakukan / jangan lakukan

Lakukan Jangan Lakukan

• Bersikap kooperatif • Akui kekurangan sehubungan

• Bersikap jujur dan positif
• Jika anda tidak tahu – katakana
tidak tahu.
• Jika anda tahu beritahu mereka.
• Jangan berspekulasi – daripada
menunda penyelidikan.
dengan perlunya penyelidikan
masalah.
• Menolak untuk menjawab
pertanyaan.
• Penipuan negatif adalah fatal.
 90

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 1/ 1

Spesifikasi Gedung
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

Ukuran
Tipe Gedung Jumlah unit 2 Jumlah orang
(m )

Primary Processing 2 (PP2)

Intermediate Processing 1
Intermediate Processing 2
Preliminary Processing 1
Preliminary Processing 2
Secondary 1
Secondary 2
Area Produksi
Secondary 3
Engineering
R&D
Waste Terminal
X3 Plant
X4 Plant
X5 Plant
Finish Good Warehouse
Warehouse

Store 1
LTS
Storage
Store 2
Water tank
Security post & PMK
PLN
Forklift
PD
Secondary 1 & 2
Primary Processing 1&2
Offices Preliminary Processing 1&2
Intermediate Processing 1&2
Central
Engineering
Guard Post
PHR 1 (Pump House Room 1)
PHR 2 (Pump House Room 2)
Training room
Kantin Karyawan
 91

PT. X Tbk. Crisis Management Phase Halaman 1/ 1

Form Laporan Kerusakan
No: Revision: Issued: Doc. Cont:

Formulir Laporan Kerusakan

Tanggal Kejadian Lingakari hari kejadian : M S S R K J S

Waktu:

Tipe kejadian

DESKRIPSI KEJADIAN Penyebab (jika diketahui)

Area lokasi yang rusak

Bangunan

KERUSAKAN GEDUNG Pelayanan saluran air

/ ITEM-ITEM YANG
DIWASPADAI (diluar
IS/Telecoms) Pabrik, Mesin, Peralatan

Hardware (main)

Hardware (desktop,/
printer, etc)
KERUSAKAN IS /
TELECOMS / ITEM-
Software
ITEM YANG
DIWASPADAI
Telecoms

Network

Dalam 24 jam

1 s/d 7 hari

PERKIRAAN AWAL 1 s/d 4 minggu

WAKTU PEMULIHAN
2 s/d 3 bulan

4 bulan lebih

Nama yang mengisi formulir ini : Div./ Dept:

No. ext / home / H.P : Tanda tangan:

92
 93

Business Recovery/Relocation
Department / Div.: No. Telepon kantor / HP / rumah:
Secondary 01 03xx-xxxx023
Nama Proses: Making Sieve Pemilik Proses: MR. JR

Asumsi:
1. Recovery Time Objective 2 minggu
2. Existing 1 sieve making machine
3. Power available
Tempat / Gedung Asal: Tempat relokasi/recovery:
Plant X1 / Secondary 01 Plant X3

Tugas (secara berurutan)

1 Meminta tambahan mesin dari Plant lain diluar negri

2 Mempersiapkan ruang yang cukup untuk mesin tambahan di Plant X5
3 Mengirim tenaga ahli ke plant X5
4 Mengirimkan tenaga kerja untuk membantu mempersiapkan lokasi
5 Setting alat yang berhubungan dengan komputerisasi (kontrol kualitas)
6 Setting ulang mesin sieve yang telah ada di plant X5
7 Menjalankan proses dengan mesin yang telah ada
8 Cek kompressor dan utilitas lainnya
9 Komunikasi dengan vendor dan kontraktor
10 Jika tenaga listrik tidak mencukupi pinjam genset tambahan
11 Mengirim mesin dari luar
12 Mengatur penggunaan material yang digunakan (pemesanan material)
13 Mengatur kedatangan material
14 Install mesin yang baru datang
15 Mengatur konfigurasi mesin untuk menghasilkan produk sesuai spesifikasi
16 Menjalankan test atau percobaan
17 Mengatur penyimpanan barang jadi
18 Mengatur pengeluaran dan pengiriman barang jadi
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30 dst…
 94
Lampiran 5: Contact List BCP
 95
Lampiran 5: Contact List BCP (sambungan)
 96
Lampiran 6: Contact List External
 97
Lampiran 6: Contact List External (sambungan)
 98
Lampiran 7: Telephone Tree
 99

Form Contingency Planning

Form diisi oleh semua departemen yang menjalankan critical business function
Form terdiri dari 3 bagian yang berkaitan yaitu:

1. Main Process Identification (Pengenalan Proses Utama)

• Pada kolom kedua dengan judul “Proses Utama”.
Lengkapi dengan penjelasan singkat mengenai semua proses bisnis utama
yang normal yang dilakukan di lokasi/gedung, misalnya: PP II.
• Tidak termasuk proses diluar proses bisnis utama: proses logistik (pengadaan
material, penyimpanan, penanganan waste).
• Sebagai referensi proses bisnis utama dapat melihat Potential Accident List
(PAL) dan Business Model (BM).
• Pada kolom ketiga yang berjudul “Critical: Y/N”. Perhatikan apakah proses
tersebut dipertimbangkan sebagai proses yang cukup kritis, dipandang dari
sudut contingency planning/business continuity, untuk memenuhi metode
alternatif kerja berdasarkan pada top 6 risks yang mungkin terjadi.

2. Dependency List (List Ketergantungan)

• Untuk setiap proses yang diidentifikasi sebagai “Critical” pada form “Main
Process Identification”, maka harus melengkapi Form “Dependency List”.
• Lengkapi dengan penjelasan singkat pada Proses Kritis yang diidentifikasi
dari Form “Main Process Identification”.
• Pada kolom “Recovery Time Objective”, catat waktu maksimal, dalam jam
atau hari atau minggu, dimana proses tersebut dapat tidak beroperasi tanpa
menyebabkan dampak pada bisnis dan selalu mempertimbangkan tujuan
utama perusahaan.
• Kolom pemilik proses lengkapi dengan posisi kerja dari pemilik proses.
• Tuliskan semua komponen yang mempengaruhi proses, dimana proses
tergantung pada komponen tersebut sehingga harus diadakan
kembali/diperbaiki/diganti setelah terjadi kegagalan/proses tidak berjalan
sebagaimana mestinya, contoh kebakaran. Hal ini sebaiknya
dipertimbangkan, tetapi tidak harus ada yakni ketergantungan pada: mesin,
 100

sistem IT, hardware dan prasarana, pensuplai dari luar maupun dalam
perusahaan.
• Pastikan apakah komponen yang ada pada list ketergantungan tersebut dapat
diabaikan “Ignore Y/N?”, dimana proses dapat terus berjalan tanpa adanya
komponen tersebut.
• Bila komponen dapat diabaikan, jelaskan cara penanganannya pada kolom
remark. Jelaskan metode alternatif kerja yang praktis dan dapat dikerjakan,
misalnya bekerja secara manual sebagai pengganti fungsi sistem
komputerisasi yang otomatis.

3. Critical Business Process (Proses Bisnis yang Kritis)

• Untuk setiap komponen yang tidak dapat diabaikan pada form “Dependency
List”, lengkapi form “Critical Business Process”.
• Tuliskan penjelasan singkat pada kolom “Proses bisnis yang critical”
berdasarkan pada komponen yang tidak dapat diabaikan di form
“Dependency List”.
• Tuliskan tipe masalah / tingkatan kejadian berdasarkan pada top 6 risks .
• Buat daftar tindakan yang diperlukan untuk menangani komponen yang tidak
dapat diabaikan, contoh setelah kebakaran, hal yang memungkinkan proses
bisnis kritis dapat berlanjut berdasarkan tujuan metode alternatif kerja, contoh
relokasi ke gedung lain atau outsource fungsi tersebut.
• Catat sumber daya yang diperlukan untuk setiap tindakan, contoh mesin,
komputer, dll
• Catat siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan dan
memastikan ketersediaan sumber daya.
• Pastikan setiap tindakan yang dapat dilakukan pada kolom “Plihan tindakan”
mempunyai asumsi tentang kondisi tersebut, contoh akan adanya ruang dan
kekuatan yang cukup, untuk mendukung pengoperasian yang penting dalam
gedung alternatif atau yang mungkin dapat digunakan untuk menjalankan
sistem komputer yang teridentifikasi dalam gedung alternatif.
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110