GUÍA DE MSWORD PARA

DOCUMENTOS CIENTÍFICOS

Por Carlos Mario Vélez S.

Email: cmvelez@eafit.edu.co

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS

UNIVERSIDAD EAFIT
MEDELLÍN - COLOMBIA
FEBRERO DE 2003
CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 3

2. CREACIÓN DE UNA PLANTILLA...................................................................... 3

2.1. Definición del estilo.................................................................................................................................... 4

2.2. Definición de títulos................................................................................................................................... 5

2.3. Autocorrección........................................................................................................................................... 5

2.4. Definición de otros elementos ................................................................................................................... 6

2.5. Guardar la plantilla................................................................................................................................... 6

3. ESTILO DE UN DOCUMENTO........................................................................... 7

4. REFERENCIAS CRUZADAS.............................................................................. 8

5. SECCIONES ....................................................................................................... 8

6. TABLAS DE CONTENIDO, ILUSTRACIONES E ÍNDICE.................................. 9

7. ACTUALIZACIÓN DE CAMPOS ...................................................................... 10

8. DOCUMENTO MAESTRO ................................................................................ 10

9. OTRAS HERRAMIENTAS ................................................................................ 11

Guía de MSWord para ingenieros 1

ILUSTRACIONES

ILUSTRACIÓN 1. CREACIÓN DE UNA NUEVA PLANTILLA. ......................................................................... 3

ILUSTRACIÓN 2. APLICACIÓN DE UN ESTILO DE LA GALERÍA DE ESTILOS ...................................................... 3
ILUSTRACIÓN 3. ESTILOS Y FORMATOS ........................................................................................... 4
ILUSTRACIÓN 4. DEFINICIÓN DE TÍTULOS ........................................................................................ 5
ILUSTRACIÓN 5. AUTOCORRECCIÓN .............................................................................................. 6
ILUSTRACIÓN 6. CONFIGURAR PÁGINA ........................................................................................... 6
ILUSTRACIÓN 7. CONFIGURAR PÁGINA ........................................................................................... 6
ILUSTRACIÓN 8. GUARDAR PLANTILLA PERSONALIZADA ......................................................................... 7
ILUSTRACIÓN 9. CREAR UN DOCUMENTO NUEVO A PARTIR DE UNA PLANTILLA EXISTENTE .................................... 7
ILUSTRACIÓN 10. APLICAR ESTILO A PARTES DE UN DOCUMENTO .............................................................. 7
ILUSTRACIÓN 11. APLICACIÓN Y DEFINICIÓN DE TÍTULOS ...................................................................... 8
ILUSTRACIÓN 12. UTILIZACIÓN DE REFERENCIAS CRUZADAS................................................................... 8
ILUSTRACIÓN 13. GENERACIÓN DE SALTOS DE SECCIÓN ....................................................................... 9
ILUSTRACIÓN 14. CREACIÓN DE TABLAS DE CONTENIDO, ILUSTRACIONES E ÍNDICE ......................................... 9
ILUSTRACIÓN 15. MARCACIÓN DE LAS ENTRADAS DE UN ÍNDICE ............................................................. 10
ILUSTRACIÓN 16. ACTUALIZACIÓN DE CAMPOS ................................................................................ 10
ILUSTRACIÓN 17. TRABAJAR CON DOCUMENTOS MAESTROS .................................................................. 11
ILUSTRACIÓN 18. MATHTYPE PARA EDICIÓN DE ECUACIONES ................................................................ 11

Guía de MSWord para ingenieros 2

1. INTRODUCCIÓN

Esta guía pretende mostrar rápidamente las posibilidades de edición de documentos

científicos con el programa Microsoft Word. La guía parte de un conocimiento previo de
este procesador de palabras y debe ser complementada con la ayuda de MSWORD.
Para una mejor utilización de la guía se supone que se tiene un documento de mínimo 10
páginas con los siguientes elementos: texto, ecuaciones, figuras, tablas, capítulos y
subcapítulos, referencias.

2. CREACIÓN DE UNA PLANTILLA

Para crear una plantilla utilice el siguiente menú: Archivo|Nuevo|Plantilla. Ver Ilustración
1.

Ilustración 1. Creación de una nueva plantilla.

Ilustración 2. Aplicación de un estilo de la Galería de estilos

Guía de MSWord para ingenieros 3

La plantilla permite personalizar todas las opciones de formato de un documento. Cree
plantillas nuevas para estilos nuevos. Es una buena práctica hacerlo y debe procurar utilizar
sólo los estilos definidos en la plantilla. Por ejemplo, cree estilos para: texto normal, títulos,
código de programación, numeración de ecuaciones, encabezado, pie de página, número de
ecuación, epígrafe (para el nombre de figuras y tablas), lista con viñetas, listas con
números, etc. De esta manera, si tiene un documento con cierto estilo y desea cambiarlo,
sólo de cambiar la plantilla sobre la cual se basa (ver Ilustración 2).

2.1. Definición del estilo

Para definir un estilo se utiliza el menú Formato|Estilo, con el cual aparece a la derecha
una lista con diferentes estilos (ver Ilustración 3). Activar la opción “Agregar a plantilla”.

Ilustración 3. Estilos y formatos

Nota: NO activar la casilla “actualizar automáticamente” del formato de estilos. Estos

estilos se pueden variar más adelante y los ajustes se reflejarán automáticamente en todo el
documento.
El estilo “normal” es el más importante (se define espacio entre renglones, tipo de letra,
alineación, etc). Puede crear otros estilos para formato de tablas, código, interlineado

Guía de MSWord para ingenieros 4

diferente, etc. No es recomendable aplicar un formato diferente cambiando elemento por
elemento (párrafo, tipo de letra, etc); es mejor aplicar un estilo completo.

2.2. Definición de títulos

Utilizar los títulos existentes o definir nuevos títulos como Fig. x.x, (x.x), Lema x.x,
Definición x.x, etc. (Insertar|Título|Nuevo rótulo). Se puede incluir o no el capítulo de la
ecuación (Insertar|Título|Numeración). Ver Ilustración 4.

Ilustración 4. Definición de títulos

2.3. Autocorrección

La aplicación de autocorrección a la definición del formato de ecuaciones, figuras, tablas,

etc. (Herramientas|Autocorreccción) permite unificar y automatizar el formato de
elementos particulares en un documento. Por ejemplo, se diseña una ecuación con el
formato que se desea (una tabla con dos columnas, en la primera columna está la ecuación
centrada y en la segunda, más angosta, el número alineado a la derecha); se selecciona la
ecuación (tabla) y en el menú Herramientas|Autocorreccción se le dice que reemplace EC
(por ejemplo) con el texto con formato anterior. Cada vez que se quiera introducir una
ecuación numerada se introduce EC. Así mismo se hace con las tablas, figuras, etc.

Guía de MSWord para ingenieros 5

 Ilustración 5. Autocorrección Ilustración 6. Configurar página

2.4. Definición de otros elementos

Se pueden definir en la plantilla otros elementos como: márgenes, tamaño del papel, etc.
Utilizar el siguiente menú (ver Ilustración 7): Archivo|Configurar_Página.

Ilustración 7. Configurar página

2.5. Guardar la plantilla

Guardar la plantilla en blanco anterior con un nombre cualquiera. Por ejemplo, trabajo.dot
(llamaremos a este estilo “trabajo”). Así el estilo “normal” (normal.dot) no cambia y lo
puede seguir utilizando para sus cartas y otras cosas. Ver Ilustración 8.

Guía de MSWord para ingenieros 6

 Ilustración 8. Guardar plantilla personalizada

3. ESTILO DE UN DOCUMENTO

Aplicar el estilo “trabajo” a un documento existente utilizando el menú

Formato|Galería_de_estilos|Trabajo (ver Ilustración 2) o crear un nuevo documento con
el estilo “trabajo” con el menú Archivo|Nuevo|Trabajo (ver Ilustración 9).
Utilizar un mismo estilo para número de ecuaciones y título de figuras y tablas (se puede
definir diferentes estilos para estos dos títulos; por ejemplo, epígrafe y TítuloTabla
respectivamente). Esta es la clave para un provecho óptimo del Word.

Ilustración 9. Crear un documento nuevo a Ilustración 10. Aplicar estilo a partes de un

partir de una plantilla existente documento

Aplicar el estilo de títulos a los capítulos y subcapítulos, si no estaban definidos Ilustración

10).
Aplicar títulos a las figuras, ecuaciones, tablas, etc, con el menú Insertar|Título, como se
muestra en la Ilustración 11. Lo más recomendable aquí es utilizar la opción de

Guía de MSWord para ingenieros 7

Autocorrección (se puede definir que con FG1 se cree un espacio para una figura con el
título Fig. x.x en la parte de abajo y con FG2 una tabla con dos columnas, cada una con
espacio para una figura y un título Fig. x.x en la parte de abajo).

Ilustración 11. Aplicación y definición de Ilustración 12. Utilización de referencias

títulos cruzadas

4. REFERENCIAS CRUZADAS

Siempre que se haga referencia a un capítulo o subcapítulo, ecuación, figura, bibliografía,

lema, tabla, etc, utilizar el menú Insertar|Referencia_Cruzada y seleccionar “tipo”
(figura, lema,...), “referencia a” (que se quiere insertar: número del párrafo, página, etc) y el
respectivo “elemento numerado” (buscarlo en la lista). Si se cambia la numeración de un
título la referencia se actualiza automáticamente. Ver la Ilustración 12.

5. SECCIONES

Si desea se aplicar diferente formato a diferentes partes del documento (por ejemplo,
encabezado, número de columnas, pie de página, etc) debe definir las respectivas secciones
(así se denominan en MSWORD). En el límite de cada sección se aplica la opción
Insertar|Salto|Salto de sección y el salto que deseo: continuo o siguiente página (usar este
último para encabezados y pie de página).

Guía de MSWord para ingenieros 8

 Ilustración 13. Generación de saltos de sección

6. TABLAS DE CONTENIDO, ILUSTRACIONES E ÍNDICE

Para crear una tabla de contenido se ubica el cursor donde desea crear la tabla y vaya al
menú Insertar|Índices_y_tablas|Tabla_de_contenido. Seleccionar el estilo que se
prefiera y aplicarlo. Puede cambiarse luego el estilo de la manera que se menciona en el
epígrafe 2.1, pero con el estilo TDC1 (para el título 1), TDC2 (para el título 2),... La tabla
de contenido facilita la navegación por el documento y permite detectar errores en la
numeración de títulos. Ver Ilustración 14.

Ilustración 14. Creación de tablas de contenido, ilustraciones e índice

Para crear tabla de ilustraciones se procede igual que en el caso de una tabla de contenido,
pero se selecciona el menú Insertar|Índices_y_tablas|Tabla_de_ilustraciones.
Para generar un índice debe:
ƒ Seleccionar las palabras o frases que desean que aparezcan y oprimir Alt-Shift-E y en
el campo entrada dar el nombre que desea que aparezca en el índice (por ejemplo, si
marca la palabra MSWORD puede decirle que aparezca en el índice como Microsoft
Word) y hacer click en la opción “marcar” (referenciar sólo esa aparición) o “marcar
todas” (referenciar todas las apariciones en el texto).

Guía de MSWord para ingenieros 9

 Ilustración 15. Marcación de las entradas de un índice

ƒ Generar el índice. Igual que en el caso de una tabla de contenido, pero seleccionar el
menú Insertar|Índices_y_tablas|Índice. Lea el manual en línea de MSWORD para
aprender más sobre esta opción.

7. ACTUALIZACIÓN DE CAMPOS

Para actualizar todas las referencias cruzadas, tabla de contenido, tabla de ilustraciones e
índice seleccione todo el documento (o parte de él) y con el botón derecho del ratón active
el menú y luego la opción “actualizar campos”.

Ilustración 16. Actualización de campos

8. DOCUMENTO MAESTRO

Para trabajar con documentos muy extensos puede utilizar la opción “Documento Maestro”.
Con esta opción el documento se dividirá en secciones más pequeñas (capítulos,
subcapítulos, etc), pero se seguirá trabajando como una sola unidad. Si cambia parte del
documento y guarda los cambios sólo se guardará el respectivo subdocumento (ahorrando
tiempo). Lea el manual en línea de MSWORD para aprender más sobre esta opción.
Nota: es importante que expanda todos los subdocumentos antes de guardar o actualizar
campos. No es una buena práctica abrir subdocumentos individuales.

Guía de MSWord para ingenieros 10

 Ilustración 17. Trabajar con documentos maestros

9. OTRAS HERRAMIENTAS

La herramienta MathType (http://www.mathtype.com/dl) es una mejora del editor de

ecuaciones de MSWORD. Puede crear ecuaciones con gran variedad de estilos.

Ilustración 18. Mathtype para edición de ecuaciones

Puede crear iconos de acceso rápido (actualizar campos, expandir subdocumentos, entrada
de índice, definir idioma, etc) con la opción Herramientas|Personalizar. Ver las barras de
herramientas en la Ilustración 17.
Envíenos sus preguntas y observaciones acerca de esta guía.

Guía de MSWord para ingenieros 11

ÍNDICE

A
Actualización de campos, 10
Actualizar automáticamente, 4
Autocorrección, 5

D
Documento Maestro, 10

E
Ecuaciones, 3, 5, 7, 11
Estilo, 4
Estilo normal, 4
Expansión de subdocumentos, 10

F
Figuras, 3, 5, 7

I
Índice, 9

M
MathType, 11

P
Personalización de barras de herramientas, 11
Plantilla, 3, 4, 6, 7
Provecho óptimo del Word, 7

R
Referencias cruzadas, 8

S
Salto de sección, 8
Secciones, 8

T
Tabla de contenido, 9
Tabla de ilustraciones, 9
Tablas, 3, 4, 5, 7, 9, 10

Guía de MSWord para ingenieros 12