Guia de Referncia Rpida de Gerenciamento de Projeto

para o Project 2007

Antes de comear um novo projeto, uma organizao deve determinar se ele se enquadra em suas metas estratgicas. Os executivos devem classificar os projetos propostos que enfatizam atividades de misso crtica como de alta prioridade e os projetos perifricos para as metas da organizao como de baixa prioridade. Antes do incio do trabalho, um patrocinador executivo deve ser identificado. A organizao deve concluir a avaliao de alto nvel do caso comercial do iao projeto, suas limitaes e seus requisitos tcnicos e financeiros. necessrio identificar, por fim, um gerente de projeto que poder configurar um plano de projeto no Microsoft Office Project 2007. Precisa de um guia mais detalhado para o gerenciamento de projeto com o uia Project 2007? Use o Mapa do Projeto, disponvel no Office Online. , 1. Criar um novo arquivo de projeto Para criar um novo projeto em branco no Project 2007, clique em Novo no menu Arquivo . No painel de tarefas Novo Projeto , clique em Projeto em Branco. Para criar um novo projeto com base em um modelo no Project 2007, clique em Novo no menu Arquivo . No painel de tarefas Novo Projeto , clique em No computador e clique na guia Modelos de Projeto . Clique no inel modelo desejado. Se a sua organizao armazenar modelos na Web, clique na guia Modelos de Empresa .

1 Inicie um novo
projeto

2. Definir a data de incio do projeto 3. Definir o calendrio do projeto 4. Salvar o arquivo do projeto

No menu Projeto , clique em Informaes sobre o Projeto. Na caixa Data de incio , digite a data de incio do projeto. No menu Ferramentas , clique em Alterar Perodo til. Identifique os dias e os perodos teis e no teis para o seu . projeto. No menu Arquivo , clique em Salvar. Na caixa Nome do arquivo , digite o nome do projeto. Se voc estiver publicando o projeto no Microsoft Office Project Server 2007, digite o nome do projeto e inclua os valores para campos personalizados necessrios para a organizao.

2 Planeje as tarefas
1. Inserir tarefas 2. Estruturar tarefas

No estgio de planejamento, voc desenvolve um esquema trabalhvel para realizar as metas do projeto. Para fazer isso, voc identifica as etapas, os produtos e as tarefas do projeto. Esse plano pode ser a estrutura de anlise do seu trabalho (WBS). Voc desenvolve e aprimora o cronograma e identifica os recursos necessrios para implementar o projeto.

No menu Exibir , clique em Grfico de Gantt. No campo Nome da Tarefa , insira as tarefas. As tarefas tambm podem conter tarefas de resumo, etapas e itens WBS. Crie sua hierarquia de tarefas, incluindo tarefas e as etapas sob tarefas de resumo, que podem representar as fases ou outras divises de trabalho. Clique em uma tarefa (ou em vrias) e clique no boto Recuo ou Recuo Esquerda na barra de ferramentas.

3. Inserir duraes

Clique no campo Durao de uma tarefa e insira uma durao; por exemplo, digite 4d para indicar 4 dias. Para dias especificar uma etapa sem uma durao, digite 0d. Para indicar que uma durao uma estimativa, adicione um . ponto de interrogao; por exemplo, digite 6d?. Observao Evite inserir datas de incio e trmino para tarefas. Em vez disso, insira uma durao e deixe que o Project 2007 defina automaticamente essas datas, que podero ser alteradas de qualquer forma, medida que os automaticamente recursos forem atribudos s tarefas.

4. Vincular tarefas para mostrar relacionamentos

Selecione as tarefas que voc deseja vincular e clique no boto Vincular Tarefas. na barra de ferramentas. Para alterar o tipo de dependncia padro terminar terminar-para-iniciar, clique duas vezes na linha entre as tarefas que voc iniciar, deseja alterar e selecione um link de tarefa na lista Tipo . Quando o projeto estiver encaminhado, talvez voc descubra que outros projetos dependem dele como um produto. No menu Colaborar , clique em Gerenciar Produtos. Isso requer o Microsoft Office Project Professional 2007. .

5. Criar produtos

3 Atribuir recursos
1. Definir o pool de recursos

Atribuies so as associaes entre tarefas especficas e os recursos re necessrios para conclu-las. Voc pode atribuir mais de um recurso a uma las. tarefa. Alm dos recursos de trabalho (pessoas), voc pode atribuir recursos materiais (como cimento) e recursos de custo (como uma viagem) s tarefas. ta

No menu Exibir , clique em Planilha de Recursos. No campo Nome do Recurso , digite os nomes dos recursos que voc usar para este projeto. Se voc estiver usando o Project Professional, clique em Criar Equipe a partir de Empresa no menu Ferramentas para adicionar recursos do pool de recursos da empresa.

2. Atribuir recursos s tarefas

No menu Exibir , clique em Grfico de Gantt. Selecione uma tarefa qual voc deseja atribuir um recurso. Clique no . boto Atribuir Recursos button . Na caixa de dilogo Atribuir Recursos , clique nos nomes dos recursos e clique em Atribuir. Tambm possvel atribuir recursos s tarefas usando o Formulrio de Tarefa. Na exibio do Grfico de Gantt, clique em Dividir no menu Windows .

3. Inserir a quantidade de recursos de trabalho gastos nas tarefas

Quando agendam tarefas, s vezes, os gerentes de projeto preferem inserir a quantidade de trabalho (ou a quantidade de mo mo-de-obra) necessrio para a concluso de uma tarefa, em vez da durao dela. Inserir o trabalho fa, reflete o cronograma real. Para inserir horas de trabalho para os recursos atribudos s tarefas, adicione a coluna Trabalho exibio do Grfico de Gantt. No menu Inserir , clique em Coluna.

4. Conhecer seu tipo de tarefa

Assim que voc atribui recursos, o Project 2007 determina como agendar a tarefa com base no tipo de tarefa. Talvez voc na verdade veja as duraes mudarem, medida que os recursos forem adicionados s tarefas.

Como os tipos de tarefas funcionam

O trabalho, a durao e as unidades (% de alocao) so determinados pela frmula: Trabalho = Durao * Unidades. Em . . . Se voc revisar a Se voc revisar a durao do trabalho... durao... Alteraes de durao Alteraes de trabalho Se voc revisar as unidades... Alteraes de durao

Tarefa de unidades fixas Tarefa de trabalho fixo Tarefa de durao fixa

Alteraes de durao Alterao de unidades

Alterao de unidades Alteraes de trabalho

Alteraes de durao Alteraes de trabalho

Para definir um tipo de tarefa padro para todo o projeto, clique em Opes no menu Ferramentas e clique na guia Agenda . Na caixa Tipo de tarefa padro , selecione Unidades Fixas (o padro), Durao Fixa ou Trabalho Fixo. Para alterar o tipo de tarefa para uma tarefa individual, selecione a tarefa e clique no boto Informaes sobre a Tarefa button voc deseja criar. . Clique na guia Avanado e, na caixa Tipo de tarefa , clique no tipo de tarefa que

5. Identificar fatores que afetam agendamentos de tarefas

Voc pode usar o Project 2007 para ajud-lo a entender como as alteraes feitas a uma tarefa podem afetar o restante do projeto e para rastrear alteraes do cronograma. No menu Exibir , clique em Mostrar Realce de Alterao. Para exibir informaes mais detalhadas sobre a agenda e as alteraes da tarefa, use drivers de tarefa. Selecione uma tarefa e clique em Drivers de Tarefa .

4 Defina a linha de base

do projeto
1. Salvar o plano da linha de base

Crie uma linha de base ou um plano provisrio para que voc possa comparar depois a agenda atualizada com a linha de base. Salvar um plano de linha de base lhe permite identificar e resolver discrepncias e planejar os projetos futuros semelhantes com mais preciso.

Depois que o plano do projeto tiver estabelecido a data de trmino, o oramento e o escopo, voc poder envi envi-lo para aprovao. Aps a aprovao, save o plano da linha de base. No menu Ferramentas , aponte para Controle e clique em Definir Linha de Base Base. No menu Exibir , clique em Gantt de Controle. Na rea do grfico, as informaes de linha de base so mostradas . como a parte inferior das duas barras de Gantt para cada tarefa.

2. Exibir dados de linha de base em um modo de Grfico de Gantt 3. Exibir dados da linha de base em uma tabela

No menu Exibir , aponte para Tabela, e selecione Varincia. Esta tabela contm campos para incio e fim da linha de . base e da varincia. Atualizar o andamento do projeto a nica maneira de assegurar que ele permanea nos trilhos medida que o trabalho realizado. O foco nesse ponto est no gerenciamento das alteraes, atualizao do cronograma, controle do andamento e comunicao das informaes do projeto. Observao O Project 2007 controla trs conjuntos de datas: atual, linha de a base e real. Quando voc define pela primeira vez a linha de base, atual = linha de base. Quando uma tarefa est 100% concluda, atual = real. Os valores delinha de base, atual e real existem para a data de incio, a data de trmino, a durao, o custo e o trabalho.

5 Atualizar
andamento
1. Gerenciar alteraes

O gerenciamento de alteraes envolve a modificao de duraes, datas, dependncias, atribuies de recursos ou tarefas com base nas alteraes solicitadas ou novas informaes. Mantenha os campos atualizados e compare-os linha de base.

2. Controlar datas e duraes reais

melhor optar por um nico mtodo para controlar o andamento. Voc pode inserir a porcentagem de concluso, as datas reais de incio e trmino, as duraes real e restante ou o trabalho real e restante. Selecione a tarefa para a qual voc deseja inserir o andamento real. No menu Ferramentas , aponte para Controle e clique em Atualizar Tarefas Na caixa de dilogo Atualizar Tarefas , insira os dados de andamento nos campos que Tarefas. correspondem ao mtodo de controle. respondem

3. Controlar horas e custos reais

Se voc quiser inserir as horas ou os cursos reais e restantes, use a tabela de controle. No menu Exibir , aponte para Tabela e clique em Controle. Insira os dados de andamento nos campos Trab. Real ou Custo Real para a tarefa. Tambm possvel usar a tabela de controle para inserir a porcentagem de concluso, as datas reais de incio e trmino e a durao real e restante.

6 Reportar informaes do
projeto
1. Formatar uma exibio para impresso

Mantenha os acionistas e os membros da equipe atualizados sobre o andamento do projeto fornecendo a eles acesso s exibies e aos relatrios online ou impressos. O Project 2007 fornece muitos mtodos para imprimir e distribuir informaes detalhadas e de viso geral do projeto de forma rpida e eficiente.

No menu Formatar , clique em Estilos de Texto ou Estilos de Barra para configurar estilos que sero aplicados a vrias tarefas. Ou, no menu Formatar , clique em Fonte ou Barra para formatar elementos individuais para uma determinada tarefa. Clique em Escala de tempo, Linhas de grade ou Layout no menu Formatar para alterar os nada aspectos da exibio atual. Configure a exibio atual da maneira como voc deseja que ela seja impressa. No menu Arquivo , clique em Visualizar Impresso para verificar o layout da exibio. Para imprimir a exibio, clique em Imprimir. No menu Relatrio , clique em Relatrios Visuais para visualizar os dados do projeto em relatrios de Tabela Dinmica no Microsoft Office Excel 2007 e em exibies de Diagrama Dinmico no Microsoft Office Visio Professional nmica 2007. Tambm possvel exibir relatrios bsicos que no exigem o Excel ou o Visio. No menu Relatrio , clique em Relatrios. Clique duas vezes em uma categoria de relatrio e clique duas vezes no relatrio predefinido. Insira . vezes qualquer informao solicitada. Uma visualizao do relatrio ser exibida. Para imprimir o relatrio, clique em Imprimir.

2. Imprimir uma exibio como relatrio 3. Gerar um relatrio

4. Adicionar um campo (coluna) a uma tabela

Clique em qualquer lugar em uma coluna esquerda de onde voc deseja inserir uma nova coluna. No menu Inserir , clique em Coluna. Na caixa Nome do campo , clique no nome do campo que voc deseja adicionar como uma nova . coluna. No menu Exibir , clique em Mais Exibies. Clique em Novo ou Editar. Na caixa de dilogo Definio de Modo de . Exibio , especifique a tabela, o grupo e o filtro que voc deseja usar para definir a exibio. No menu Exibir , aponte para Tabela e clique em Mais Tabelas. Clique em Novo ou Editar. Na caixa de dilogo Editar Definio da Tabela , especifique as informaes que voc deseja incluir na tabela. No menu Projeto , aponte para Agrupar pore clique em Mais Grupos. Clique em Novo ou Editar. Na caixa de dilogo Definio de Grupo , especifique como voc deseja agrupar as informaes do projeto. No menu Projeto , aponte para Filtrado por e clique em Mais Filtros. Clique em Novo ou Editar. Na caixa de dilogo Definio de Filtro , especifique como voc deseja filtrar as informaes do projeto. S porque seu projeto est quase terminado no significa que o trabalho foi concludo. Voc ainda precisa resolver os detalhes do projeto final e obter a aceitao dos produtos pelo cliente. Faa uma sesso de lies aprendidas, registrando as informaes sobre reas para aprimoramento e prticas recomendadas. Faa as atualizaes finais ao plano do projeto. E por fim, arquive o plano do projeto de acordo com as diretrizes da organizao. rojeto

5. Personalizar exibies

6. Personalizar tabelas

7. Personalizar grupos

8. Personalizar filtros

7 Fechar o projeto
1. Criar um relatrio final

No menu Relatrio , clique em Relatrios Visuais para visualizar os dados do projeto nos relatrios de Tabela Dinmica no Excel 2007 e nas exibies de Diagrama Dinmico no Visio Professional 2007. Tambm possvel exibir relatrios bsicos que no exigem o Excel ou o Visio. No menu Relatrio , clique em Relatrios. Clique duas vezes em uma categoria de relatrio e clique duas vezes no relatrio predefinido. Insira . qualquer informao solicitada. Uma visualizao do relatrio ser exibida. Para imprimir o relatrio, clique em Imprimir.

2. Salvar um projeto como modelo

Aps concluir um projeto, aproveite o que voc aprendeu com ele tornando o um modelo para projetos futuros. No tornando-o menu Arquivo , clique em Salvar como e, na caixa Salvar como Tipo , clique em Modelo. Modelo