BAB III

PEMBAHASAN

A. Landasan teori
1. Pengertian surat
Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan
informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh suatu pihak kepada
pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi. Adapun pengertian
surat menurut para ahli:
a. Menurut S. Hidayat
surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu
pernyataan, berita, atau sesuatu yang hendak orang nyatakan,
beritakan, atau tanyakan pada orang lain.
b. Djoko
surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak
lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.
c. Menurut Darji
surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau
pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama sendiri
maupun jabatannya dalam organisasi.
Dari pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan yakni
surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan
memberikan maksud pesan dari si pengirim.
2. Pengertian surat masuk
a. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk dapat diartikan sebagai sebuah surat yang masuk
dalam suatu instansi atau perusahaan atau bisa juga pada bagian

14
lain yang dikirim oleh instansi atau perusahaan lain. Namun, surat
masuk

15
 14

juga bisa berasal dari instansi atau perusahaan yang sama, tetapi
dari bagian yang lain.Setiap surat yang masuk dalam sebuah
instansi atau perusahaan dapat dikatakan sebagai surat berharga.
Hal ini dikarenakan setiap surat dapat digunakan sebagai bahan
yang otentik sekaligus landasan bagi institusi atau perusahaan
untuk melaksanakan suatu kegiatan. Maka dari itu, dalam
perusahaan atau institusi perlu melakukan pengaturan atau
pengelolaan surat masuk secara tepat, sehingga kegiatan institusi
atau perusahaan bisa terlaksana secara maksimal.
3. Pengertian surat keluar
Menurut Wursanto (2004), Surat keluar adalah surat bersifat
kedinasan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan yang dikirim
atau ditujukan kepada pihak lain di luar organisasi atau perusahaan.
Dalam bagian ini, pembahasan pengelolaan surat keluar hanya terbatas
pada surat dinas. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh atau untuk
kepentingan dinas organisasi atau perusahaan.
Pengelolaan surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan
pengelolaan surat masuk. Sama halnya dengan surat masuk, surat
keluar juga dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat penting, surat
rahasia, dan surat biasa. Pengelolaan tiga macam surat keluar tersebut
pada prinsipnya sama. Perbedaannya terletak pada pengelolaannya.
Pengelolaan surat penting dapat menggunakan kartu kendali,
sedangkan pengelolaan surat rahasia dan surat biasa menggunakan
lembar pengantar masing-masing.
Proses pengelolaan surat keluar :
a. Semua konsep surat keluar dibuat oleh satuan kerja pengolah.
Pengolah adalah pejabat pimpinan unit satuan kerja yang bertugas
mengolah penyelesaian surat-surat.
b. Konsep surat diketik menjadi surat dinas oleh satuan kerja
pengolah. Setelah selesai diketik kemudian diserahkan kepada
 15

satuan kerja tata usaha atau secretariat untuk dicatat dan diproses
lebih lanjut.
c. Surat kemudian dicatat identitasnya oleh satuan kerja tata usaha
atau sekretariat dan diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang
bersangkutan untuk ditandatangani.
d. Setelah surat ditandatangani, surat dinas tersebut dikembalikan
kepada satuan kerja tata usaha atau secretariat, selanjutnya
dilampiri dengan kartu kendali (untuk surat penting), atau lembar
pengatar (untuk surat rahasia dan surat biasa), yang telah diisi
secara lengkap kolom-kolomnya.
e. Surat dinas yang telah ditandatangani diberi nomor, diberi cap
dinas, lembar asli berikutnya lampirannya (bila ada), dan tembusan
surat, dikirim ke alamat tujuan sesuai dengan derajat surat dinas
(penting, rahasia, biasa). Kartu kendali lembar I disimpan di tempat
satuan kerja tata usaha atau sekretariat, yang bertindak sebagai
pengarah surat. Sementara itu, lembar kerja ke II dan Lembar ke III
dikirim kepada satuan kerja pengolah bersama tembusan arsip.
f. Oleh satuan kerja pengolah, kartu kendali lembar ke II dank e III
ditandatangani sebagai bukti bahwa konsep surat dinas telah selesai
diproses dan telah dikirim oleh satuan kerja tata usaha atau
sekretariat.
g. Selanjutnya, kartu kendali lembar ke II dikirim kembali oleh
satuan kerja pengolah kepada penata arsip pada satuan kerja tata
usaha atau sekretariat.
h. Kartu kendali lembar ke III bersama konsep surat serta arsipnya
disimpan di satuan kerja pengolah sebagai arsip.
4. Perbedaan surat masuk dan keluar
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi
lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang
diterimamelalui kurir dengan mempergunakan buku pengiriman/
 16

ekspedisi, sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap

(bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani
5. Pengertian arsip dan kearsipan
Arsip dapat diartikan sebagai catatan rekaman kegiatan atau
sebagai sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang
disusun dan dibuat oleh suatu lembaga, instansi, organisasi, atau
balkan perseorangan dalam rangka melaksanakan kegiatan. Arsip
dalam hal ini dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan lain
sebagainya.
Arsip ini menjadi hal yang sangat penting karena dapat dijadikan bukti
sahih untuk suatu tindakan dan juga keputusan. Sehingga dengan
adanya pengembangan teknologi, berbagai jenis dokumen baik itu
dalam bentuk digital, audio, dan juga video dapat dikembangkan oleh
teknologi dan lebih memudahkan penggunanya.
Kata arsip diambil dari bahasa Yunani "Arche" yang memiliki makna
yaitu fungsi atau kekuasaan hukum. Selain itu, arsip juga diambil dari
bahasa Inggris "Archive" yang artinya tempat atau dokumen. Sehingga
dengan demikian, maka arsip ini didefinisikan sebagai kumpulan
berbagai surat atau berbagai dokumen.
Berdasarkan pada Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat
2 terkait kearsipan, arsip merupakan suatu bentuk rekaman kegiatan
atau sebuah peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi, informasi, dan juga komunikasi yang dibuat
serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya.
Dengan demikian, secara umum arsip merupakan sebuah catatan atau
rekaman yang diketik, dicetak, atau ditulis dalam wujud angka,
gambar, dan huruf yang memiliki arti dan juga tujuan tertentu untuk
dijadikan sebagai suatu bahan informasi dan juga komunikasi yang
prosesnya direkam dalam berbagai media, misalnya media komputer,
kertas, atau kertas film.
 17

Arsip memiliki arti dan pengertian yang berbeda dengan bahan pustaka
yang ada di perpustakaan tertentu. Hal ini karena arsip harus lebih
autentik dan dapat dipercaya sebagai suatu barang bukti yang sah,
memiliki informasi secara utuh, dan memiliki asal-usul aturan yang
valid.
Kearsipan adalah Tata cara pengurusan penyimpanan warkat, menurut
aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok
yang meliputi penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Kearsipan
adalah dokumen tertulis atau bergambar dari waktu yang lampau,
disimpan dalam media tulis, elektronik, biasanya dikeluarkan oleh
instansi resmi disimpan dan dipelihara ditempat khusus.
Menurut Drs. Ig Wursanto, Kearsipan adalah proses kegiatan
pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu
sistem tertentu sehingga asrip-arsip dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Pengertian Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber
informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga,
organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Arsip dapat berupa surat, suatu tindakan dan keputusan. Dengan
adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, vidio
dan digital.
Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-undang Nomor 43 Tahun
2009, rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan berkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi, politik, organisasi
kemasyarakatan,dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip sangat berbeda dengan
bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan, arsip mempunyai ciri
khusus yang berbeda dengan bahan pustaka diantaranya adalah arsip
 18

harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya
utuh, dan berdasarkan asas-asas usul dan aturan asli.
Menurut lembaga administrasi Negara (LAN), Arsip adalah
segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara,
gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam
bentuk dan sifatnya, aslinya atau penyelesaiannya, serta dengan segala
cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu
prosedur, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, keahlian-
kebijaksanaan, keputusan-keputusan, badan-prosedur, pekerjaan-
pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
6. Perbedaan arsip dan kearsipan
Setelah memahami pengertian dari arsip dan kearsipan, keduanya
memiliki arti yang hampir sama. Akan tetapi, ada perbedaan antara
arsip dan kearsipan. Perlu diketahui, arsip memiliki sifat yaitu bisa
diterima oleh banyak kalangan, baik itu secara resmi atau personal.
Sedangkan kearsipan merupakan cara untuk mengatur atau menyusun
arsip-arsip yang telah diterima banyak kalangan.
Dengan adanya kearsipan tersebut, maka tujuan pencarian arsip
akan lebih mudah dilakukan, apalagi ketika seseorang membutuhkan
untuk mencari informasi yang mana proses pencarian harus dilakukan
Arsip dan kearsipan juga dapat dibedakan berdasarkan
pemahamanbahwa arsip merupakan media atau barang, sedangkan
kearsipan adalah cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan
arsip agar dalam pencarian informasi atau arsip akan lebih mudah
dilakukan.
 19

7. Macam macam peralatan kearsipan

a. Filling Cabinet

Gambar 3.1
Peralatan kearsipan filing Cabinet

Filling Cabinet adalah peralatan arsip yang biasa digunakan

untuk menyimpan berkas ke dalam laci. Filling Cabinet ini bisa
terbuat dari plastik, logam, atau kayu. Di bagian laci, biasanya
menggunakan semacam slide untuk mempermudah ketika
membukanya, lalu ada semacam pengunci untuk mencegah laci
ketarik keluar hingga lepas. Mekanisme sederhana ini sangat
membantu untuk buka tutup laci. Di depan laci bisa ditempelkan
label untuk memudahkan mengidentifikasi berkas yang ada di
dalamnya. Beberapa Filling Cabinet memiliki kunci khusus untuk
menghindari pembobolan berkas yang disimpan.
b. Lemari Arsip
 20

Gambar 3.2
Peralatan Kearsipan Lemari Arsip
Lemari arsip memiliki fungsi sama seperti Filling Cabinet
tadi, namun bentuknya lebih mirip ke almari almari pakaian. Dan
penyimpanannya pun tidak dilakukan seperti Filling Cabinet.
Penyimpanan pada lemari arsip ini biasanya dengan cara
memasukkan berkas ke dalam Ordner lalu diletakkan secara berdiri
menyamping. Meskipun sebetulnya bisa juga ditumpuk langsung
secara mendatar seperti Filling Cabinet di atas. Lemari arsip
biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun
pintu.
c. Rak Arsip

Gambar 3.3
Peralatan Kearsipan Rak Arsip
Rak Arsip adalah alat pengarsipan dengan menyusun berkas
secara lateral atau menyamping. Berkas-berkas ini bisa
dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke ordner atau kotak arsip
sesuai pengelompokan. Masing-masing kelompok bisa
ditempelkan dengan label namanya untuk mempermudah
pengelolaannya.
 21

d. Alat Sortir

Gambar 3.4
Peralatan Kearsipan Alat Sortir
Alat sortir biasa digunakan untuk memisahkan surat-surat
untuk disimpan ke folder masing-masing. Di industri percetakan,
alat ini sering digunakan untuk menyusun surat atau faktur yang
memiliki beberapa rangkap.
e. Rotary
 22

Gambar 3.5
Peralatan Kearsipan Rotary
Rotary adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa
digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang dengan
sedemikian rupa untuk tujuan bisa menampung berkas lebih
banyak dari lemari biasa, termasuk Filling Kabinet di atas. Dan
hanya dengan memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih
mudah dan cepat. Penggunaan rotary ini bisa membantu dalam
memaksimalkan penggunaan lantai di ruang kantor.
f. Map Arsip Atau Map Folder

Gambar 3.6
Peralatan Kearsipan Map Arsip atau Map Folder
 23

Map dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat atau

dokumen- dokumen lain yang tidak terlalu banyak. Dapat berkisar
dari satu hingga lima puluh lemari. Jika menyimpan terlalu banyak
berkas di dalamnya akan sulit untuk ditutup. Karena memang
fungsinya untuk menyimpan sedikit berkas. Map arsip ini bisa
terbuat dari kertas dan plastik. Terdapat beberapa jenis, yakni
Stopmap Folio, Map Snelhecter, Map Folder, Hanging Folder.

g. Ordner

Gambar 3.7
Peralatan Kearsipan Ordner
Ordner ini seperti map folder, yakni untuk menyimpan
berbagai surat dan dokumen. Namun kapasitasnya lebih besar dan
di dalamnya terdapat ring binder untuk menjepit berkas-berkas.
Untuk itu, sebelum menaruh berkas ke dalam ordner perlu
melubanginya menggunakan perforator. Alat ini terbuat dari materi
yang tebal dan cukup kuat untuk diletakkan secara lateral.
h. Stapler
 24

Gambar 3.8
Peralatan Kearsipan Stepler
Stapler adalah alat untuk menyatukan beberapa lembaran
kertas dengan mengikatnya dengan isi staples. Alat ini sangat
sederhana, cukup digerakkan dengan tangan untuk menekan isi
staples yang berbentuk U untuk mengikat sejumlah lembaran
kertas. Stepler mudah ditemukan di toko buku yang tersedia di
berbagai mall di Jakarta. Jenis Jenis Stapler menurut fungsi dan
kebutuhan;
1) Stapler Ukuran Kecil - Max 10 lbr kertas
2) Stapler Ukuran Sedang - Max 20 lbr Kertas
3) Stapler Ukuran Besar - Max >20 lbr kertas
i. Perforator
 25

Gambar 3.9
Peralatan Kearsipan Perforator
Perforator adalah alat yang biasanya digunakan untuk
membuat lubang di tepi kertas. Namun dapat pula digunakan untuk
melubangi arsip. Alat ini penting dalam peralatan pengarsipan,
karena dibutuhkan ketika ingin memasukkan berkas ke dalam
order. Lubang yang dibuat perforator biasanya memiliki diameter 5
milimeter. Perforator memiliki beberapa jenis berdasarkan lubang
yang dimilikinya, dimulai dari 1 lubang, 2 lubang sampai dengan 5
lubang. lebih dari 5 lubang membutuhkan mesin yang besar yang
biasanya dimiliki oleh percetakan offset dan percetakan digital
untuk melubangi pekerjaan Kalender dan Agenda.

j. Label
 26

Gambar 3.10
Peralatan Kearsipan Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul
pada pengelompokan kertas, lalu dapat ditempelkan pada bagian
folder. Anda bisa mencetak stiker label sendiri sehingga label
terlihat menarik dan bagus. Namun untuk menghemat biaya, anda
bisa menggunakan sticky note untuk di tempelkan sebagai
pengingat.
k. Guide

Gambar 3.11
Peralatan Kearsipan Guide
Guide adalah lembaran kertas yang digunakan untuk sekat
atau pemisah bagian-bagian dokumen. Guide bisa dibuat dengan
berbagai ukuran sesuai dengan ukuran berkas. Kertas yang
digunakan untuk Guide biasanya kertas tebal atau karton.
l. Numerator

Gambar 3.12
 27

Peralatan Kearsipan Numerator

Dalam jenis peralatan kearsipan, numerator dibutuhkan
untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen, tanpa harus
mencetaknya dengan mesin printer. Pada bentuknya, terdapat
numorator bisa memiliki angka kecil atau besar, dan dengan jumlah
digit tertentu.
m. Stopmap folio

Gambar 3.13
Peralatan Kearsipan Stopmap Folio
Stopmap adalah alat kearsipan seperti map folder berbahan
dasar kertas. Stopmap memiliki fungsi menyimpan dokumen yang
sifatnya sementara seperti contoh invoice, penawaran, surat
penjanjian dan lainnya. Alat arsip ini memiliki ukuran
standard yaitu Folio F4 (21,6 cm x 33 cm).

n. Map Snelhcter

Gambar 3.14
Peralatan Kearsipan Map Snelhcter
 28

Ada 2 jenis map Snelhecter yang tersedia di banyak toko

stationery yaitu jenis kertas dan jenis plastik. Akan tetapi yang
paling populer dan banyak digunakan adalah yang berbahan plastik.
map Snelhecter memiliki banyak varian warna (Hijau, Kuning,
Merah dan Biru). Fungsi dari warna yang bervariasi adalah untuk
membedakan dokumen yang disusun sehingga tidak
membingungkan. Untuk menggunakannya, kertas di lubangi dengan
alat arsip perforator 2 lubang terlebih dahulu. Pada saat membuka
map Snelhecter akan terlihat besi putih ditengahnya dengan posisi
vertikal. bukalah sisi atas dan bawahnya besi tersebut sehingga besi
mengacung ke atas, lalu posisikanlah lubang yang ada di kertas
kedalam besi tersebut dan kunci kembali.
o. Hanging Map

Gambar 3.15
Peralatan Kearsipan Hanging Map
Hanging map adalah sebuah map yang memiliki kaitan
diatasnya. kaitan ini berfungsi untuk menggantungkan map pada
filling tray yang nantinya dimasukan kedala filling cabinet. Map ini
cukup populer digunakan untuk membantu perusahaan menyimpan
dokumennya. Hanging map tersedia di toko toko ATK dan bisa
dibeli secara offline ataupun online.
8. Prosedur penyimpanan kearsipan
Secara garis besar, prosedur penyimpanan arsip adalah sama yaitu :
a. Memeriksa berkas/surat
 29

b. Mengindeks
c. Mengode
d. Menyortir
e. Menempatkan
9. Macam macam sistem penyimpanan arsip
a. Sistem Penyusunan Arsip Berdasarkan abjad
Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem
penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan
berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan
berpedoman pada peraturan mengindeks.
b. Sistem Penyusunan Arsip Berdasarkan Subjek
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam
daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada
umumnya terjadi.
c. Sistem Penyusunan Arsip Berdasarkan nomor
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan
warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama
orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena
penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan
pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
d. Sistem Penyusunan Arsip Berdasarkan wilayah/daerah Sistem
penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem
penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah
yang menjadi alamat suatu surat.
e. Sistem penyusunan arsip berdasarkan tanggal
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem
penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang
mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk
diperhatikan dari datangnya surat.
 30

10. Penanganan kearsipan surat masuk dan keluar sistem buku

agenda kembar.
a. Langkah-Langkah Penanganan Surat masuk dan surat keluar
sistem buku agenda kembar Sebagai berikut :
1) Penerimaan Surat
Penerimaan Surat dapat dilakukan oleh pegawai yang bekerja
di bagian Front office, seperti satpam dan resepsionis
(receptionist).
2) Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat
dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju.
3) Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan sistem masuk
buku agenda.
4) Pengarahan Surat
Pengarahan Surat adalah menentukan siapa saja yang
selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan
permasalahan surat.
5) Penyampaian Surat
Saat surat tersebut diberian kepada orang yang telah ditunjuk,
maka yang menerima harus mendandatangani bukti
penerimaan di buku ekspedisi intern.
6) Penyimpanan Surat
Surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk
disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu,
seperti sistem abjad,sistem subjek,sistem wilayah,sistem
tanggal,atau sistem nomor
11. Cara menemukan kembali arsip
a. Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal
adalah sebagai berikut.
 31

1) Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut

dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno
Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip
tersebut adalah 5 Februari 2012.
2) Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide
februari didalam hanging folder 5.
3) Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya,
ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip
(lembar 1).
4) Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar
pinjaman arsip (lembar 2)
5) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file
b. Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya
menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai
berikut.
1) Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan.
contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang
tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip
tersebut adalah Retno Ismaningsih.
2) Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus
3) Tentukan kodenya menjadi Is
4) Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide
berkode I dan hanging folder Is.
5) Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat, contoh
untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut
mempunyai kode surat 5 Februari 2012
6) Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012,
dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5.
7) Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan
lembar pinjam arsip (lembar 1).
 32

8) Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar

2).
9) Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker
file.

B. Implementasi
1. Langkah-langkah Penanganan Surat masuk Menggunakan Buku
Agenda kembar Di Kantor DPRD Kab. Tasikmalaya
a. Penerimaan Surat Masuk
Surat masuk yang telah diterima oleh pihak instansi melalui
satpam/security yang berada di dalam pintu ruang masuk,
Selanjutnya satpam/security memberikan surat tersebut ke bagian
umum (Arsiparis).
b. Memeriksa Surat Masuk
Setelah diterima oleh bagian Arsiparis, Arsiparis akan memeriksa
surat tersebut antara lain: kop surat, nomor surat, tanggal surat,
perihal dan tujuan surat tersebut. Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam memeriksa surat masuk:
1) Pada bagian tujuan surat harus teliti, karena untuk Ketua
DPRD dan Setwan itu memiliki buku ekspedisi yang berbeda.
2) Perhatikan pada bagian perihal, apakah surat masuk biasa
atau undangan, karena untuk surat masuk biasa dan undangan
memiliki lembar disposisi yang berbeda.

c. Memfotocopy Surat/Dokumen
Setelah melakukan pemeriksaan pada surat, langkah selanjutnya
memfotocopy surat/dokumen. Surat yang asli untuk diajukan

kepada pimpinan instansi, sedangkan hasil fotocopy surat untuk

disimpan sebagai arsip.
d. Melakukan Pencatatan Pada Lembar Disposisi
 33

Setelah memfotocopy surat, tahap selanjutnya melakukan

pencatatan pada lembar disposisi. Perhatikan pada gambar
berikut.

Gambar 3.16 Gambar 3,17

Lembar Disposisi Lembar Disposisi
Ditempel pada surat yang asli, dengan menggunakan alat Stapler.
Sedangkan lembar disposisi pada gambar 3.17 disimpan pada
ordner lembar disposisi surat masuk.

Gambar 3.18 Gambar 3.19

Lembar Disposisi Pada Surat Tempat Penyimpanan Lembar Disposisi
e. Memberikan Kode Pada Surat
Pada bagian atas fotocopy surat berikan kode, guna untuk
memudahkan dalam penemuan arsip kembali. Dalam mengkode
surat berisi nomor agenda dan tanggal penerimaan surat.
Perhatikan gambar berikut.
 34

Gambar 3.20
Pemberian Kode Pada Surat
f. Menyimpan Surat
Setelah melalui tahap memberikan kode surat, langkah
selanjutnya menyimpan surat pada Ordner, pada penyimpanan
surat ini harus perhatikan susunan nomor agenda yang harus
berurutan.
g. Pencatatan Pada Buku Agenda Kembar
Tahap terakhir dalam penyimpanan arsip yaitu mencatatkan pada
buku agenda surat masuk, tujuannya untuk lebih memepermudah
apabila dalam proses penemuan arsip kembali.

Gambar 3.22
Buku Agenda kembar Surat Masuk

2. Langkah-langkah Penanganan Surat keluar Menggunakan Buku

Agenda kembar Di Kantor DPRD Kab. Tasikmalaya
a. Penerimaan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang di keluarkan oleh kantor sekertariat
(DPRD) kab. Tasikmalaya untuk di berikan kepada organisasi lain
sebelum surat tersebut dikeluarkan oleh kantor diberi nomor surat
terlebih dahulu oleh bagian umum setelah surat tersebut diberikan
nomor, surat tersebut sudah siap untuk dikeluarkan kepada
organisasi yang bersangkutan dalam surat tersebut.
 35

C. Hasil yang Diperoleh

Dari kegiatan PRAKERIN selama 3 bulan, dimulai pada tanggal 23 Juni-
21 Juni 2023 di Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten
Tasikmalaya, penulis dapat mengetahui cara pengelolaan surat masuk dan
surat keluar di kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten
Tasikmalaya menggunakan buku agenda kembar.
Prosedur pengelolaan surat masuk menggunakan buku agenda kembar
antara lain :
1. Penerimaan surat masuk
2. Memeriksa surat masuk
3. Memfotocopy surat masuk
4. Pencatatan pada lembar disposisi
5. Moengkode surat
6. Menyimpan surat
7. Pencatatan pada buku agenda kembar
Sedangkan penanganan surat keluar menggunakan buku besar diantaranya
1. Menerima surat keluar
2. Memberi nomor pada surat keluar

Dari prakerin selama 3 bulan di kantor sekertariat DPRD kab.tsm

penulis dapat mengetahui pengelelolaan Surat masuk dan surat keluar yang
telah diterima oleh pihak instansi melalui satpam/security yang berada di dalam
pintu ruang masuk, Selanjutnya satpam/security memberikan surat tersebut ke
bagian umum (Arsiparis). Jadi si penulis dapat mengetahui perbedaan dari
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor DPRD dan pengelolaan
surat masuk dan surat keluar menurut teori.